Wat is INBOX ZERO? (en wat kan ík ermee?)

Inbox Zero is een simpele en elegante e-mail methodiek die zorgt dat jouw Postvak In minimaal eenmaal per dag leeg is.

De combi tussen onze methodiek en jouw voorkeuren maakt je tot een Inbox Zero Hero die nooit meer de basale stress heeft die wordt veroorzaakt door het gevoel dat er nog ergens ‘tikkende tijdbommen’, ‘monsters’ en belangrijke ‘wacht-ik-op’ e-mails verstopt in zitten in jouw e-mailmoeras.

Rust, overzicht & grip in plaats van ‘ik doe maar wat’.

Inbox  Zero is een tool uit de gereedschapskist van Personal Lean. Onder het kopje ‘Free Stuff’ kun je een twee delen van het Handboek Personal Lean downloaden. In deel I staat een basale handleiding voor Inbox Zero.

De twee problemen van e-mail opgelost

E-mail is stiekum van middel naar doel verschoven.
We staan te vaak in een reactieve modus als het over e-mail gaat. We zijn er druk mee, er komt nooit een eind aan, het kost veel te veel tijd. Kortom we kunnen, als we niet oppassen, ons zelf zo maar zuchtend terugvinden als medewerker in de e-mail-verwerkende industrie. En dat was toch echt niet de reden waarom je op deze planeet rondloopt.

Er is helemaal geen methodiek.
Veel van ons hebben helemaal geen methodiek, proces of strategie als het over e-mail gaat. We doen maar wat. We zijn ooit achter een PC terecht gekomen waar iemand ons heeft gewezen waar het icoontje voor het e-mail-programma zit (meestal Outlook). Vanaf dat moment is de hele wereld er vanuit gegaan dat we meedoen met het grote, uitdijende, en vaak ook clunky, rommelige, tijdverslindende e-mail-spel. Met alle gevolgen van dien.

De methodiek Inbox Zero in vogelvlucht

Postvak In krijgt een eigen en zeer specifieke functie: verzamelen

Je Postvak IN is een brievenbus voor elektronisch vervaardigde communicatie-zaken: een postbus dus. In je Postvak IN wordt alle nieuwe, verse ongelezen e-mail verzameld. En dat is tegelijk de enige functie van Postvak IN. Verzamelplek als voorportaal van je leven en werk.

Bekijken is besluiten

Een e-mail bekijken leidt automatisch tot het nemen van een besluit over de betekenis van de e-mail. De betekenis van de e-mail bepaalt de actie waarbij de varianten zijn:

• ik moet iets doen en dat kan direct nu
• ik moet iets doen maar niet nu
• iemand anders moet iets doen
• ik neem een procedureel besluit: ik bekijk deze e-mail later als ik meer info heb
• ik wil deze e-mail terug kunnen vinden en er zit nu geen actie aan
• ik wil er helemaal niets mee en ook niet bewaren

Vier mapjes is alles wat we gebruiken

• Mapje ‘actiemail‘ voor alle e-mail waar je zelf iets gaat doen maar niet nu direct
• Mapje ‘wachten op‘ als waterdichte administratie van alle e-mail waar je nog een antwoord op wilt krijgen
• Mapje ‘parkeren‘ voor alle e-mail die je in de gaten wilt houden tot dat je er een besluit over neemt
• Mapje ‘archief‘ voor alle e-mails waar geen actie aan verbonden is en die je terug wilt kunnen vinden

Dat is het het. Niet meer.

Verder passen we de volgende zaken aan:

• Leesvenster uit waar dat maar kan (in ieder geval in Postvak IN)
• Piep, bliep & knor uit
• We optimaliseren de zoekfunctie
• We zetten tellers op de mapjes
• We gebruiken sneltoetsen

De norm is vervolgens simpel: minimaal een keer per dag is Postvak In leeg (zero).

Er zijn nog een aantal aanvullende inzichten die je gaan helpen om met Inbox Zero je e-mail goed te verwerken en beheren die volgen hieronder.

Drie typen van e-mail beheer

Er zijn globaal drie stijlen om e-mail te verwerken. Wil je weten welke werkstijl jij van nature hebt? Doe dan deze korte (gratis) test en je krijgt de eerste twee delen van het Handboek Personal ook toegestuurd. In het eerste deel staan alle tips en trucs voor Inbox Zero -direct toepasbaar -.

1.    De visionaire/creatieve-stijl
De visionair verzint regelmatig de mooiste systemen waarvan het meeste in de hitte van de strijd van alle dag snel slijten. Het resultaat van deze stijl is een hybride systematiek met een heleboel mapjes, een beetje werken met taken, sommige zaken die geautomatiseerd zijn en toch ook een heleboel e-mails in Postvak In.

2.    De operator-stijl
De operator ziet Outlook als een noodzakelijk kwaad en denkt er liefst zo min mogelijk over na. Alles blijft in Postvak In staan, wordt weer ongelezen gezet of maximaal voorzien van kleur of vlag. E-mail mag ten slotte geen tijd kosten. Het gaat om de dingen voor elkaar te krijgen waar e-mail de drager van is.

3.    De processor-stijl
De processor heeft plezier in een goed functionerend e-mailproces. Hij/zij verdiept zich in de mogelijkheden van b.v. Outlook, weet de snelle-toegang-werkbalk te vinden, maakt volop gebruik van snelle stappen en regels en waarschuwingen en kan genieten van een smooth draaiend e-mail proces.

Inbox Zero zoals hier beschreven levert alle drie de stijlen een prachtige uitgangspunt. De visionaire stijl heeft een goed werkende basis. De operator kan veel sneller uit de e-mail want alles is lean en klopt. De processor kan checken met zijn systeem en her en der slingers en ballonnen ophangen of weghalen.

Inbox Zero en Lean Office

Inbox Zero is een van de tools in de gereedschapskist Lean Office. Door Inbox Zero te gebruiken hebben we een proces waarmee je de 7 verspillingen uit e-mail haalt.

1. Overproductie: te veel, te vroeg en te vaak e-mailen, cc-en
2. Transport: heen en weren van e-mail (re:re:re: enz)
3. Opslag: overvolle inboxen waardoor er overal zaken stagneren
4. Wachten: geen administratie van uitstaande vragen
5. Complexiteit: proberen om complexe zaken via de e-mail communicatie op te lossen
6. Herwerk: nog een keer starten van draadjes omdat ze plat zijn gevallen
7. Overbodige beweging: zoeken van e-mail

Wanneer e-mailen en wanneer bellen

Er zijn grofweg 5 manieren om met elkaar te communiceren. Nummer 1 is de meest complete manier en nummer 5 is de meest incomplete manier. Allemaal fantastisch indien niet misbruikt. Daar komen ze:

1. Live met elkaar spreken (synchroon + compleet)
   Je hoort niet alleen een stem maar krijgt ook alle non verbale nuances mee. Je hoort niet alleen de inhoud (wat wordt gezegd) met beleeft ook de rest (wat wordt bedoeld). Live heeft de voorkeur bij alles wat ook maar even complex en/of dringend is.
2. Teams, Skype/Google-meet/FaceTime etc.  (synchroon + half compleet)
   Heeft als grote voordeel dat je niet fysiek naar elkaar toe hoeft en scheelt dus verplaatstijd. Je levert er wel iets mee in maar blijft toch redelijk dicht bij live-ontmoeten, zeker als je elkaar regelmatig live ziet.
   N.b. Als je skype zonder video gebruikt dan geldt dit bovenstaand niet.
3. Bellen (synchroon + kwart compleet)
   Bellen is snel en als zaken niet heel complex zijn werkt het fantastisch. Het vraagt geen voorbereidingstijd.
   Je hoort alle nuances van de menselijke stem maar mist wel alle non-verbale communicatie.
4. Chat zoals Teams, sms, WhatsApp, Slack, Yammer etc. (a-synchroon en super snel)
   Werkt heel snel voor eenduidige afstemmingsdingetjes. Kan zelfs met clubs zodat iedereen op de hoogte blijft zonder direct te hoeven reageren.
5. E-mailen (a-syncroon en plat)
   Uitstekend voor niet complexe en niet dringende zaken. Mits je werkt met Inbox Zero is e-mail  een heel goed en betrouwbaar communicatiemiddel.

Het e-mail kwadrant

Ik ga uit van twee dimensies die weergegeven worden in een matrix: dringend en complex.In deze matrix ontstaan derhalve 4 kwadranten:

Q 1 = niet dringend, niet complex
Q 2 = dringend, niet complex
Q 3 = niet dringend, wel complex
Q 4 = dringend én complex

Q2.
Wanneer er veel tijdsdruk is (dringend niet complex) kun je beter geen e-mail  gebruiken (je gaat 112 tenslotte ook niet e-mailen), de kans dat iemand spontaan snel reageert is niet groot en niet zeker. In gevallen van grote urgentie is bellen of langsgaan een veel betere optie. Zeker omdat er in de meeste organisaties geen enkele afspraak is over de maximale, uiterste reactietermijn.

Q3.
Wanneer een item zeer complex (en niet dringend) is dan is, behoudens in het geval van juridische of andere onderhandelingen waar het aankomt op zeer precieze formuleringen, e-mail geen goed medium. Probeer maar eens je vraag te stellen aan een helpdesk die alleen per email te bereiken is. In de meeste gevallen wordt jouw vraag niet begrepen en kost het een aantal keren heen en weren voordat je het gewenste antwoord hebt. Met een kort belletje was het antwoord vermoedelijk veel sneller gegeven.

Q4.
Wanneer een item dringend én complex is, dan is email uiteraard een totaal ongeschikt communicatiemiddel (behalve soms als begeleidend verschijnsel van andersoortige communicatie).

Q1:
Niet dringend en niet complex: dit is het eigenlijke domein van email. Voor zaken die niet dringend en niet complex zijn, is email mits gehanteerd in de Inbox Zero methodiek een uitstekende optie.

Software gebruiken die je helpt bij Inbox Zero?

Pas op! Er is veel software op de markt of zelfs ingebouwd die je belooft te zullen helpen bij het bereiken van Inbox Zero. Het is maar zeer de vraag of die je gaat helpen (zorg dat je eerst met het handje kunt zagen voor je een elektrische koopt!). Uiteindelijk is het allemaal post voor jou en jij bent dan ook de enige die betekenis toe kan kennen aan een e-mail en daarmee ook de enige die kan bepalen wat de juiste plek en tijd is voor deze e-mail.

Software of ingebouwde hulpmiddel en filters die je helpen ordenen kunnen zinvol zijn. Software die pretendeert voor jou te besluiten zou ik mijden. Deze software is in een vele gevallen een kunstmatige oplossing voor een ander probleem.

Zorg dat je je systeem onderhoudt, e-mail krijgt die betekenis voor je heeft. Organiseer deze op basis van die betekenis en houd je systeem zo simpel als maar enigszins mogelijk is.

Tip! Ben je een Apple/Mac gebruiker? Kijk dan eens op de website MacMonk

Beoordeel deze tip:

4 beoordelingen

Laden...