Werkplekorganisatie met 5S

Wat is 5S en wat kan ik ermee? Een plek voor alles en alles op zijn plek!

Deze methodiek geeft een logisch stappenplan om een functionele, schone en verzorgde werkplek te krijgen en te houden. Let op! Wat mij betreft is het doel van 5S een georganiseerde werkplek waarin alles de plaats heeft die past bij de betekenis ervan voor het werk dat gedaan wordt.

Mijn expertise ligt vooral in de office-omgeving. Ik beschrijf 5S hier op een generieke overal toepasbare manier. Wil je het een keer beleven in de Outlook omgeving? Doe dan mee met de Online Workshop Inbox Zero. 

Even belangrijk als het uiterlijke fysiek zichtbare resultaat is het oefenen van het denken dat aan deze methodiek ten grondslag ligt. In die manier van denken zit de link naar alle andere ‘leantools’ en de essentie van Lean. Dom ’tools’ toepassen leidt al heel snel tot een snelle afname van enthousiasme.

Opruimen is in zich zelf een heel ander doel dan georganiseerd zijn (hoewel opruimen wel veel oplevert voor het eigen ‘in-control-zijn’-beleven). Drie voordelen van continue 5S toepassen zijn veiligheid, zichtbaar worden van verspilling en zichtbaar worden van afwijkingen/bijzonderheden.

Geschiedenis

De eigenlijke oorsprong van 5S is niet bij Toyota in Japan maar bij Ford in de VS. Ford had een programma dat hij CANDO noemde. Ieder van de letters van CANDO stond voor een activiteit die we ook terugvinden in de 5S-methodiek. Dus ere wie ere toekomt.

5S staat voor 5 stappen waarvan het kernwoord met een S begint. En dat is zowel in het Japans als in het Nederlands gelukt! In dit artikel beschrijf ik de methodiek op basis van mijn ervaring zoals ik die heb opgedaan bij zorgboerderijen, zorgorganisaties en administratieve afdelingen.

Eerst volgen de stappen in vogelvlucht. Daarna iets uitgebreider om een idee te krijgen waar deze methodiek over gaat in de vorm van een programma voor een eerste startdag. Daarna is het de kunst om gelijk de volgende momenten op te nemen in de agenda. Foto’s maken voor dat je begint kan goed helpen om naderhand succes te vieren.

1. Seiri: Sorteer op nodig en overbodig en verwijder overbodig (schiften)
2. Seiton: Structureer plaats en aantal (schikken)
3. Seiso: Maak schoon en doe (preventief) onderhoud (schrobben)
4. Seiketsu: Systematiseren. Standaardiseer, maak afspraken en visualiseer
5. Shitsuke: Stabiliseer de toekomst (standaardiseer alle voorgaande stappen) en zelfdiscipline

S1 Sorteren en schiften

Orde op zaken stellen. Kijk rond op je werkplek. Pak alles een keer vast en verzamel alles wat mogelijk overbodig is (kenmerk: de laatste 2 maanden niet gebruikt, kapot, oud model, materialen van ooit en toen, planloze spullen enz. enz.) op een bepaalde plek. De hamvraag is “hebben we dit hier echt nodig?”

In stappen

• Bepaal het 5S werkgebied en het team dat hiermee aan de slag gaat.
• Ga het werkgebied rond en plak “MOGELIJK OVERBODIG”-stickers of labels op/aan overbodige materialen en mogelijk overbodige materialen.
• Wijs één of meerdere quarantaine gebieden aan waar al het overbodige of mogelijk overbodige materiaal kan worden verzameld. (Met lint of tape wordt het gebied afgezet.)
• Alle teamlieden gaan door het werkgebied, pakken alles vast, bekijken alles en vragen zich af waar het voor wordt gebruikt.
• Besluit van alles of het overbodig, onduidelijk waarvoor het wordt gebruikt, te veel is of niet.
• Verzamel al het mogelijk overbodige in het quarantaine gebied dat afgezet is door lint.
• Wijs een  veilingmeester aan (roulerend).
• De veilingmeester pakt alles in het quarantaine gebied vast en stelt een aantal veilingvragen (Wat is dit?, Zit er een actie aan vast?, Kan het weg? Heeft het waarde? Hebben we een afvoerroute? enz.).
• Het team beslist over de bestemming van het materiaal en voert deze naar de juiste bestemming.
• Alle materialen waarover niet is beslist, blijven in quarantaine. Met behulp van een sticker of label met datum wordt na een afgesproken tijd alsnog een beslissing genomen.

Tips voor het gebruik van ‘mogelijk-overbodig’ stickers of labels.

• Kijk ook naar in kasten en ander opslagzaken.
• Kijk naar dingen, pak ze vast, bekijk ze nog eens en besluit of het mogelijk overbodig is.
• Stickers worden alleen op materialen en machines geplakt (dus niet op mensen).
• Iedereen plakt bijvoorbeeld minimaal 3 stickers.

S2 Schikken en organiseren

Van rotzooischuur naar overzichtelijk magazijn/supermarkt. Hier gaat het om structureren. Doel van deze stap: alles wat nodig is voor het dagelijkse werk is in maximaal 30 seconden te pakken. Denk goed na over de juiste plaats en het juiste aantal van alles op de werkplek. Als zaken door meerdere personen gebruikt moeten worden, zijn goed doordachte en gedragen afspraken noodzakelijk. Op basis van de gebruiksfrequentie wordt van alles bepaald hoeveel er nodig is en waar de beste plaats is (ver of dichtbij).

In stappen

• Bepaal alle benodigde materialen, hulpmiddelen, bestanden, etc.
• Bepaal van alles waarbij of voor welk doel het wordt gebruikt (niet overslaan deze stap!).
• Bepaal van alles hoe vaak het nodig is of wordt gebruikt (erg nodig, vaak gebruikt tot bijna nooit nodig of gebruikt).
• Bepaal van alles hoeveel nodig is voor de procesvoorgang.
• Bepaal van alles op welke plaats het hoort (vaak gebruikt = dichtbij, weinig gebruikt = ver weg).
• Bepaal van alles hoe het moet worden opgeslagen.
• Probeer de nieuwe situatie uit (eventueel met zelf gefabriceerde dummy’s).
• Maak de nieuwe situatie definitief.
• Ondersteun de definitieve plek met kleuren, stickers, tapemarkering enz.

Tips ten aanzien van aantal en opslagwijze:

• Te veel ligt al snel in de weg, maakt het stellen van prioriteiten noodzakelijk en vergroot de doorlooptijd. Dit levert de verspilling opslag op.
• Te weinig zorgt voor stilvallen, leegloop en lage werksnelheid dit leidt tot onderproductie.
• Goede opslag maakt dat je alles gemakkelijk kunt vinden en pakken.

Voordelen van deze stap:

• Alles is makkelijk te vinden en weer op te bergen.
• Minder frustratie en ergernis.
• Minder voorraden en ruimte nodig

S3 Schoonmaken, inspecteren en onderhouden

Schoonmaken en onderhouden is veel meer dan poetsen en stofzuigen. De essentie ervan is dat je tijdens het schoonmaken de bron van het vervuilen op het spoor komt en daar vervolgens een plan voor maakt dat maakt dat er de volgende keer niet of minder schoongemaakt hoeft te worden.

Net als S1 en S2 gaat het niet alleen om de fysieke omgeving maar ook om de digitale omgeving (directories, schijven, adreslijsten, websites enz.).

En …‘Schoonmaken’ wordt nooit natuurlijk, het is aangeleerd!

Om met Jan Willem van den Brandhof te spreken:

Eerst vormen wij onze gewoontes en vervolgens vormen zij ons.
(Uit Jan Willem van den Brandhof ‘Gebruik je hersens’)

Als je werkplek georganiseerd en opgeruimd is, is er niet veel tijd nodig om je werkplek en werkplek-organisatie bij te houden. Herstellen na een tijd van verwaarlozing kost veel tijd. Daarom kun je een 5-minuten routine instellen waarbij de dagelijkse taken worden uitgevoerd. Dit kun je het beste vastleggen in een schema.

Ooit (ver voor ik ook maar gehoord had van 5S) hadden we in ons team een medewerker die iedere vrijdagmiddag ons kantoor op deze manier verzorgde. Hij leegde alle prullenbakken, vulde koffie en thee aan, vulde de lades van de printer, keek naar essentiële voorraden (cartridges voor de printer b.v.) waste af, keek naar teveel of te weinig paperclips, elastieken enz. Ruimde alle dossiers op enz. Hij had daar een vaste routine voor en onze club had er heel veel plezier van.

Ook schoonmaken en onderhouden kunnen een bron van verspilling zijn. Ze zijn beiden nodig maar vormen niet de waarde toevoegende activiteit zelf. Het streven zou er dus moeten zijn om ze terug te brengen tot het realistisch minimum. (Business Non Value Added). Daarom moeten we permanent werken aan verbetering van de ‘vervuilingsbronnen’, werkmethoden en hulpmiddelen.

De ervaring leert dat het noodzakelijk is dat ieder (deel van een) ruimte een eigenaar heeft die verantwoordelijk is voor schoonmaak, inspectie en onderhoud.

Voordelen van S3:

• veiligheid
• minder uitval
• prettiger werkomgeving en daardoor betere sfeer

S4 Standaardiseren en visualiseren

Standaardiseer en visualiseer. In deze stap gaat het om het duidelijk krijgen van wat je met elkaar als ‘normaal’, of ‘de normale manier van werken’ beschouwd. Standaardiseren betekent dat iedereen op dezelfde manier werkt. De uiterlijke ondersteunings-/vastleggingsvorm kan een visueel schema, checklist of b.v. een stroomdiagram zijn.

Wil het werken moet het kort, simpel en zo mogelijk visueel en met kleur zijn. Standaardiseren leidt tot vaste routines en gewoontes. Zonder deze stap is het werk van S5 overbodig.

Standaarden vormen de basis voor verbetering ze zijn de steen waar je op kunt gaan staan. Over standaarden zelf moet je niet nadenken, die moet je nakomen. Nadenken moet je over hoe de standaard kan worden verbeterd.

Standaarden werken vaak niet omdat ze:

• Alleen beschreven zijn in verband met een extern motief als certificeren (‘Handboek Soldaat’)
• Te complex zijn (moeilijk taalgebruik);
• Te lang zijn (te lang zoeken naar het antwoord);
• Geen antwoord geven op de vraag;
• Verouderd zijn (!!);
• Omdat ze toch niet worden gehandhaafd of getoetst;
• Of gewoon overbodig zijn.

Visualiseren betekent zichtbaar maken. Door de afspraken te visualiseren worden ze beter controleerbaar en is het eenvoudiger ze na te komen. Door visualisatie van de voortgang van de processen worden ze stuurbaar en controleerbaar waardoor anderen bij problemen kunnen helpen. Visualisatie wordt vaak al toegepast in de tweede stap van 5S.

Visualisatie betekent= In één oogopslag duidelijk

Tips voor visualisatie:

• Zichtbaar op afstand
• Op de juiste plaats
• Voor iedereen te begrijpen
• Duidelijkheid gevend

5S Stabiliseren

Stabiliseer de toekomst

Dit is de moeilijkste S. Het gaat hierbij om continue aandacht voor verbetering. De belangrijkste aspecten zijn:

• Discipline stimuleren en handhaven
• Opleiden van nieuwelingen en ervaren medewerkers
• Gewenste niveau vaststellen
• Plannen en uitvoeren van de herhaling van S1 t/m S4.

5S en persoonlijke productiviteit/timemanagement

Bij persoonlijke effectiviteit gaat werkplekorganisatie in eerste instantie om het organiseren van een eenmanswerkplek op zo’n manier dat alles dicht bij de hand is, aantrekkelijk voor je is, snel en betrouwbaar werkt en een minimale funfactor heeft. Het regelmatig reviewen van alles in je naaste omgeving is daarbij cruciaal. De 5S methodiek is daar een prachtige manier voor.