Waar zullen we eens mee ophouden?

Een organisatie (of afdeling/team) wordt vanzelf complexer en ingewikkelder.

Om daar wat tegenwicht tegen te bieden is het wijs om regelmatig de vraag te stellen: “Waar zullen we eens mee ophouden?”.

Waarmee we ons zelf de kans geven oud hout te kappen, zaken weer simpel te maken, processen flexibel te maken, afdelingen vitaal te krijgen, beheerssytemen aan te harken enz. Ter illustratie (lering en vermaak) een fout voorbeeld en een bijzonder goed voorbeeld.

Voorbeeld van hoe het niet moet

Dr. Robert Sobel Professor Geschiedenis vertelt dat de Britten in 1803 een burger-baan creeërden die inhield dat een man op de kliffen van Dover de wacht moest houden met een verrekijker. Hij werd geacht de bel te luiden als hij Napoleon aan zag komen. De baan werd opgeheven in 1945.

Voorbeeld van hoe het wel moet

Robert Townshend werd in 1962 CEO van Avis (autoverhuur). Hij trof een verkalkte, verbureaucratiseerde verlieslijdende organisatie aan. In 1965 verliet hij een winstgevend, snel en flexibel autoverhuur bedrijf. Een van zijn eerste daden was om een ‘Vice President In Charge Of Killing Things’ aan te stellen.

Het bestaansrecht van deze functie was het om fris en vol verwondering door te vragen waarom processen gingen zoals ze gingen, of waarom functies waren ontstaan. Als er geen goed antwoord kwam, volgde de vraag wat er zou gebeuren als de organisatie er mee stopte. Als het antwoord daarop ook nog vaag was dan kwam er een test periode om te onderzoeken wat er gebeurde als het proces tijdelijk werd opgeheven, of de betreffende functionaris tijdelijk iets anders ging doen.

In veel gevallen gebeurde er natuurlijk helemaal niets. De tijdelijkheid werd omgezet in een echt besluit en de organisatie was weer wat functioneler geworden (lees uit zijn antiquarische maar zeer waardevolle ABC boek op Google Books het betreffende hoofdstuk)

Hierna een rijtje met zaken die vaak worden gestart:

• een nieuw formulier
• een nieuw soort overleg
• een nieuw(e) product, locatie, vestiging
• een nieuwe specialistische functie
• een nieuwe controle
• een nieuwe verantwoording
• een nieuw software pakket
• een nieuwe projectmedewerker
• een nieuw samenwerkingsverband

Soms zeer nuttig maar soms ook overbodig. Wees dus heel alert bij het starten van nieuwe dingen!

Tactiek:

• houd een goed overzicht bij van de inrichting van je organisatie (liefst in mindmapvorm)
• review dit overzicht per kwartaal zeer kritisch en beoordeel ieder aandachtgebied, verantwoordelijkheid en functie op zijn bijdrage aan je doelen
• start alle nieuwe zaken als ‘pilot’ met een go/nogo review na een paar maanden
• houd in je  kpi’s. marap, MIS, bij hoeveel formulieren, functies, schalen, overleggen enz. er worden ingezet in je organisatie en vind er iets van
• stel regelmatig de belangrijkste vraag: “Waar zullen we eens mee ophouden?”  (je  vraagt daarmee naar een emotie, een ergernis, een ongemak, een ontevredenheid die zo maar eens veel zou kunnen opleveren).

Tip

Er is een fantastische Amerikaanse komiek met de naam George Carlin. Hij heeft een monoloog waarin hij ons allemaal spiegelt hoe het toch komt dat we steeds meer spullen verzamelen. Helaas is de man niet meer onder ons. Zijn sketch is gelukkig te vinden op YouTube. Vijf minuten briljante Stand-Up-Comedian.

Misschien gebeurt dit ook wel in onze organisaties.

Tip! Ben je een Apple/Mac gebruiker? Kijk dan eens op de website MacMonk

Beoordeel deze tip:

nog geen beoordelingen

Laden...