Voorzitten op afstand (een ambacht voor gevorderden)

Voorzitten op afstand, dat is wel een echt ding in deze dagen. In deze blog wat ervaringen van mezelf en van de bedrijven die dit al veel langer praktiseren. Voorzitter zijn betekent leider zijn van een synergetische werkbijeenkomst. Voorzitten op afstand lijkt op voorzitten aan tafel maar is moeilijker. Krijg je dit ambacht goed op orde dan heb je er ook veel plezier van als straks iedereen weer aan een tafel zit.

Punt 1: niet doen als dat ook maar even kan!

Probeer (cyclische en andere lichte) vergaderingen om te vormen tot puur schriftelijk verlopende communicatie. Zoek een online plek/stek (bijvoorbeeld een Team in MS Teams) geef die de naam van het overleg. Maak van ieder agendapunt een eigen bericht en nodig iedereen uit op zijn eigen tijd maar wel voor een bepaalde tijd commentaar/reactie te geven op de vraag in het agendapunt. Vat conclusies van alle reacties samen en probeer ze om te vormen tot een ‘Wie doet wat en wanneer is het af’ puntenlijstje.
Met een beetje goede wil van iedereen bevrijd je zo veel werkuren en gun je jouw collega’s iets meer ononderbroken werktijd.

Punt 2: vuistregels voor als je het toch nodig vindt

Als je toch online gaat vergaderen, zorg dan dat je de vergadering heel goed voorbereid op de volgende aspecten:

• comprimeer de agenda waar mogelijk en regel zo veel mogelijk punten a-synchroon en schriftelijk;
• ieder agendapunt krijgt een vooraf beschikbare schriftelijke context en een duidelijke vraag aan de deelnemers;
• houd de tijd zo kort mogelijk;
• houd het deelnemers aantal zo klein mogelijk (niet meer dan 4 of 5) en informeer en consulteer de rest volgens punt 1;
• stel veel en vaak checkvragen en vat samen op ieder moment dat er een stap is gezet in de overwegingen;
• gebruik uiteraard geen rondvraag folklore!;
• communiceer een duidelijke start en eindtijd (en houd je er ook aan);
• master de techniek en help je medevergaderaars dit ook te doen;
• oortjes (of koptelefoon met microfoon) helpt heel erg dus blijf er op wijzen als collega’s galmend proberen hun punt proberen te maken;
• denk na of online werkvormen (zoals digitale whiteboards, scherm delen, breakout rooms etc.) bij kunnen dragen aan de synergie die je zoekt;
• plaats het – zo kort mogelijk- verslag op een vaste digitale plek waar commentaar mogelijk is.

Waarom deze vrij strikte vuistregels? Omdat online vergaderen heel veel levenskracht kost van de deelnemers (we worden er bekaf van). Beschouw vergaderen op afstand als ‘Last Resort’ en niet als ‘First Option’ en je bent al een heel eind.

Tip! Ben je een Apple/Mac gebruiker? Kijk dan eens op de website MacMonk

Beoordeel deze tip:

1 beoordelingen

Laden...