Vergadering om vergadering voor te bereiden?

Centraal Beheer Achmea vergadert niet meer

Onnodig vergaderen. Het is een enorme ergernis. En in Nederland overleggen, polderen en praten we heel wat af. Om daar eens verandering in te brengen, heeft Centraal Beheer Achmea een vergaderverbod van een week bedacht.

Want bij de verzekeraar loopt het aantal vergaderingen zo de spuigaten uit, dat het bedrijf er helemaal klaar mee is. Zo klaar, dat vergaderingen deze week verboden zijn. Directievoorzitter Rob Becker: “We hebben een keer gehad dat iemand een vergadering had belegd om de agenda voor de volgende vergadering te bespreken. Dit zijn signalen dat je als organisatie te afhankelijk wordt van formele vergaderingen en dat gaat ten koste van snel informeel overleg. We willen aan ons zelf en medewerkers laten zien, dat je ook met snel informeel overleg veel kan bereiken.”

Een week niet vergaderen, betekent niet dat de vergaderingen worden uitgesteld. Agenda’s worden helemaal schoongeveegd, ook die van de directievoorzitter Becker. “Het principe van niet vergaderen is dat je mensen meer vertrouwen geeft om zelf te acteren. En als ze hulp nodig hebben, kunnen ze naar iemand toelopen om het te vragen. Daarvoor moet er wel iemand aanwezig zijn, dus ik zal volgende week zoveel mogelijk aanwezig in Apeldoorn bij Centraal Beheer.”

Vooral dat stukje over een agenda beleggen om een vergadering voor te bereiden is een goede indicator voor een te grote blik op afstemming ipv op resultaat. En ook uiteraard hier: het kan wel eens heel zinnig zijn om een vergadering ‘en petit commitée’ voor te bereiden. Is dat de standaard manier van werken is, dan is er iets te verbeteren.