Tag Archieven : 2. Personal Lean
Op de pagina vind je alle blogs die als onderwerp Personal Lean hebben.
Personal Lean is gebaseerd op drie principes:
- Zorg minimaal 51 % voor jezelf
- Vergelijk jezelf met wie je gisteren was en niet met iemand anders vandaag
- Doe wat je doet en bent waar je bent
Deze drie principes vind je door alle blogs heen.
Misschien wist je het nog niet, maar je zit midden in de toekomst. Thuiswerken (remote – op afstand) kon maar eens zo veel logischer en belangrijker worden dan ooit.
Voor deze crisis was thuiswerken misschien een gunst. Je hebt nu de de kans om te laten zien dat het werkt en win-win is. Wordt de beste thuiswerker die je maar kunt zijn. Dus lees even mee hoe je een goede start kunt maken met Personal Lean.
Wat moet je in ieder geval goed verzorgen?
- Schrijf en stuur een weekvooruitblik aan je baas en liefst ook aan je team. Dit doe je door antwoord te geven op de vraag: Waar ga ik deze week aan werken?
Doe het secuur, helder, met opsommingen, realistisch en … zorg dat je het ook direct kunt gebruiken als je eigen weekplan.
- Schrijf en stuur een dagelijkse reflectie voor je baas (en aan je team). Dat doe je door antwoord te geven op de vraag: Waar heb ik vandaag aan gewerkt en wat was het resultaat (en natuurlijk niet opschrijven: e-mailverwerken en andere blabla maar koppel het aan je weekplan).
- Bespreek wat voor jou en de ontvangers de beste plaats/tool is om dit te doen.
E-mail kan. Een bericht in Teams kan. Als jullie werken met Basecamp, Asana, Monday oid dan kan het nog veel beter daarin.
- Zorg voor een duidelijke start van de werkdag en een duidelijk eind van de werkdag (zie de post Daily Shutdown). En natuurlijk een grondige weekreview zodat je het weekend vakantie hebt.
- Werk zo veel mogelijk a-synchroon. De hele dag bellen en skypen lijkt leuk maar is niet productief en heel vermoeiend.
- Alles staat of valt met helder denken -> helder schrijven en dus -> helder communiceren. Als je daarin steeds beter wordt, ben je een betrouwbare thuiswerkende medewerker en collega en krijg je veel voor elkaar.
Jouw drie grootste voordelen:
- Geen reistijd heen en weer (dat scheelt jij bij 2 x 45 minuten per dag al snel 350 uur per jaar.
- Meer flexibiliteit in de momenten waarop je werkt. Je kunt toegeven aan je ochtend of avondmens logica. Je werktijd opsplitsen en tussendoor iets anders doen. Wat jou maar past. Er is geen reden je te houden aan 9-5 als je maar transparant bent in je planning en resultaten.
- Er wordt minder vergaderd en jij wordt minder gestoord. Waar een kantoor werkdag al snel bestaat uit vergaderingen plus een heleboel kwartiertjes kun je nu eindelijk eens diep gaan en werken met veel langere ongestoorde blokken.
De twee grootste klappers voor je werkplek als je een serieuze thuiswerker wilt worden.
Zorg voor een echte werkplek met twee schermen (als is de tweede maar een oud-PC scherm). Je kunt dan je planning/agenda openhouden terwijl je produceert op het andere scherm.
Zorg voor papier en pen en zet een ‘in’ bakje of mandje op je bureau. Zodra je iets te binnen schiet, of iets anderszins vastleggenswaardig is, schrijf je het op en gooi je het in je ‘in’. Twee keer per dag verwerk je de inhoud in je lijstjes.
Als je jouw thuiswerkskills wil ontwikkelen voor de toekomst die zih nu aan het ontwikkelen is, heb je hiermee een goede start vanuit Personal Lean.
Wil je nog 10 tips voor slim thuiswerken met kanban (inclusief instructie-video) kijk dan hier.
Laden...
Deze blogpost is geschreven met de functie ‘Dicteren’ in Word van Office 365. Je vindt deze functie helemaal rechts op het lint op het tabblad Start (ook in Office 365 voor de Mac).
Nodig: een laptop of PC met microfoon + internet.
Werk je in de zorg of onderwijs of op een andere plek waar je veel zaken schriftelijk moet vastleggen, dan heeft Word een mooie (nieuwe) functie. Het is in eerste instantie even wennen maar ben je er eenmaal aan gewend en heb je leren werken met de interpunctielijst, dan gaat het razend rap. Het resultaat blijft wel klad, een beetje aflakken is nodig.
De interpunctielijst:
- Punt
- Komma
- Vraagteken
- Uitroepteken
- Uitroepteken
- Nieuwe regel
- Nieuwe alinea
- Puntkomma
- Dubbele punt
- Aanhalingsteken openen
- Aanhalingsteken sluiten
- Dubbele aanhalingsteken openen
- Dubbele aanhalingsteken sluiten
En voor alle duidelijkheid: die internetverbinding is onmisbaar (jouw tekst gaat heen en weer naar Microsoft | het is tenslotte Artificial Intelligence).
Laden...
Hierbij 12 simpele vuistregels voor wie weer een stapje wil zetten op het eindeloze pad naar Personal Lean.
- Als iets dubbel is kan een van de twee weg
- Als iets al een tijdje kapot is en je het niet gebruikt, kun je zonder en dus kan het weg
- Koop niets wat je niet de rest van je leven wilt bezitten
- Vermijd zaken met stekkers of batterijen
- Zorg voor goede afvoerroutes zoals de gemeentewerf, de kringloop, Marktplaats (als je wilt verkopen)
- Verkoop dingen pas als je ze niet weg kunt geven aan iemand die er blij mee is
- Neem geen troepjes (b.v. mappen, pennen, blocnotes ) mee terug van trainingen, seminars, netwerkbijeenkomsten etc.
- Repareren is beter dan nieuw kopen
- Onderhoud is beter dan reparatie (als gevolg van slecht onderhoud)
- Iets wat je een jaar niet hebt gebruikt is een serieuze kandidaat voor wegdoen
- Iets wat bij een oude hobby-beroep hoort, gaat door naar iemand voor wie het een levende hobby-beroep is (boeken, gereedschap, instrumenten)
- Low Tech gaat voor High Tech
Laden...
De vraag is: ben je meester van je eigen tijd?
Als je agenda vol staat of je dag vol loopt met zaken die door anderen bepaald zijn én ‘je komt niet toe aan je eigen werk’ dan is er iets aan de hand.
Wat kun je doen om op te schuiven in de richting waarin je dat wilt?
Neem een A4 zet er een groot kruis op op zodat je 4 kwadranten krijgt.
Je maakt daarna gebruik van 4 oordelen:
- Belangrijk voor mijn doelen en geeft mij plezier
- Voor anderen en geeft mij plezier
- Belangrijk voor mijn doelen en mwah (saai)
- Voor anderen en mwah (saai)
- Links boven komt te staan BP (belangrijk + plezier)
- Links onder komt te staan AP (anderen + plezier)
- Rechts boven komt te staan BM (belangrijk + mwah)
- Rechts onder komt te staan AM (anderen + mwah)
Bij iedere actie, vergadering meeting, bila, gesprek, desnoods e-mail zet je een stip in een van de kwadranten. Doe dat een week, En kijk wat je er van vindt. Kan het beter?
Doe er iets aan.
Ingewikkelder is het niet.
Laden...
Het optimum zit daar ergens.
Je bent altijd op de een of andere manier te bereiken.
A-synchroon. Zodat je kunt reageren op jouw eigen tijd.
Dat kan met
- E-mail
- Chat: maar dan vanzelfsprekend nooit gebruik maken van stoplicht-signalering (bijvoorbeeld groen is beschikbaar)
- ‘Teams’ berichten
- En uiteraard heel goed in de Asana’s, Monday’s, Basecamp’s etc van deze wereld
Collega’s kunnen zo een boodschap, een vraag, een antwoord aan je kwijt. En jij kunt eerst nadenken over je antwoord en het verhaal zorgvuldig weer een stapje verder brengen.
Je bent niet altijd beschikbaar.
Beschikbaar is van een heel andere orde. Een overleg, meeting, overval ‘heb je een minuutje?’ kunnen zo beperkt blijven als uiterste maatregel als het andere niet werkt.
Zo houden we meer tijd over voor geconcentreerd waarde toevoegend werk.
Dus vooral schrijven in plaats van praten.
Helder schrijven vereist helder denken. En daar kunnen we best wel een beetje meer van gebruiken.
Laden...
Ik leerde van een wijs mens dat er altijd maar 1 prioriteit is (!) en daarmee het meervoud van prioriteit een overbodig woord is geworden.
Dat is een mooie en schone gedachte als je alles abstract of laag resolutie houdt. Zoom je in op het leven van alle dag dan wordt het iets taaier.
In de snelle werkelijkheid van alle dag betekent het dat het prio 1 idee alleen werkt, als je op ieder besluitmoment moment een realistisch overzicht hebt van al je actie-opties.
En dat ook nog buiten je hoofd,
up-to-date gehouden door dag- en weekreview,
met niet zo veel actie-opties dat je uit de vaart van het beslissen raakt.
Daarnaast is het handig – zo niet noodzakelijk – dat je vaardig bent met het verschil tussen dringend en belangrijk, pareto (de 80/20 regel) kunt inzetten en je triage-skills hebt ontwikkeld.
Kortom er is wel een beetje ambacht voor nodig om dat allemaal praktisch aan de praat te houden.
Het goede nieuws is dat je vandaag kunt beginnen met de Daily Shutdown en met deze kleine 6 minuten routine kunt gaan oefenen om per dag overzicht te krijgen als basis voor prio 1. Het is niet moeilijk. Je moet het alleen wel doen.
Laden...
Wees blij wanneer je je ergert. Je krijgt zomaar een seintje dat iets niet is wat het zou kunnen zijn. En je kunt er, omdat je het nu in de gaten hebt, wat aan doen.
- Je beroerde dagplanning
- Eindeloze ‘waarde’-loze bijeenkomst
- Stress voor een deadline die je niet goed in beeld had
- Eindeloos ge-cc om je heen
- Feedback die je zou willen geven maar niet voor elkaar krijgt
- Je vele keer ‘eh’ tijdens je presentatie
Kortom allerlei kansen om dingen vast te pakken en een klein beetje verder te brengen. Ieder klein stapje telt want werkt voor de rest van je leven.
En het beste van dit verhaal: opgeteld wordt de winst steeds groter vanwege het ‘samengestelde interest’ effect van dagelijkse kleine verbeteringen.
Laden...
In je Outlook agenda kun je van iedere tijddoos/afspraak aangeven of je:
- beschikbaar bent (free);
- ergens anders werkt (working elsewhere),
- voorlopig bezet bent (tentative);
- bezet bent (busy);
- niet aanwezig bent (out of office).
Vijf keuzes die in de interface zijn opgenomen.
Voor het gemak van anderen!
De keuzes zijn bedoeld als een hulpmiddel voor het voorstellen van afspraken (het zou er makkelijker door moeten worden).
Werkt niet (in de zin van: niet effectief).
Er zijn drie redenen
- Steeds meer mensen krijgen toegang tot je agenda en dat is geen goed idee als je ooit nog eens iets gedaan wilt krijgen.
- VOP problemen. In de praktijk wordt dit niks omdat er teveel verschil is tussen Visionairs, Operators en Processors. V’s en O’s gaan al deze keuzes niet gebruiken. Te veel systeem dat te veel tijd, intelligentie en energie kost [doe hier de test]. Pogingen tot collectieve afspraken over betekenis en gebruik heb ik nog nergens zien werken.
- Voor iedereen toegankelijke agenda’s in combinatie met deze folklore leidt tot meer agenda-tetris. Een bijzonder akelig spel dat vooral ongeliefd is bij ondersteuners. [zie deze blog].
Personal Lean inzichten
- Deel je agenda met zo min mogelijk collega’s [zie deze blog].
- Gebruik een goed doordacht rijtje kleuren voor een paar basale categoriën (dat vind je brein fijn).
- Gebruik Inbox Zero en neem direct een besluit over elk agendaverzoek.
- Doe dat op basis van de twee basale gewoontes: dagreview & weekreview [zie deze blog].
Laden...
De goedkope frase is dat timemanagement niet bestaat omdat iedereen nu eenmaal evenveel tijd heeft en tijd altijd alleen beleefd kan worden tussen toen en ooit in. De beste time-manager heeft er met al zijn kunsten nog nooit een seconde bij versierd!
Daar is niets tegenin te brengen.
Je agenda is evengoed een heel belangrijk dashboard waar het gaat om tijd. In je agenda beheer je de planning van je tijd, de verdeling van je aandacht en het optimaal gebruiken van je energie.
De reuzen van deze manieren van kijken naar agenda verdienen het om af en toe ook hier de credits te krijgen.
Voor het formuleren van doelen moet je zijn bij David David Allen & Stephen Covey; het werken met voorgedefinieerde en daarmee delegeerbare acties leer je van Tim Ferris; het leren werken met energie als bepalende parameter leer je van Tony Schwartz.
Alle drie eindigen zij hun methodiek met reflectie en review. En dat is niet voor niets!
Want uiteindelijk komt alles toch neer op een moment stilstaan in het heden, om iets te bepalen in de toekomst, op basis van wel of niet welgevallige ervaringen in het verleden.
Heb je hier nog nooit iets mee gedaan? Begin dan met de Daily Shutdown. Kost je 6 minuten per dag en levert je heel veel meer op.
Laden...
Pas was ik weer terug in een bedrijf waar ik trainingen Personal Lean heb gegeven. Toen ik over een afdeling met engineers liep riep een van hen ‘Einde Werkdag’. Het was half tien in de ochtend. Ik vond het grappig en een compliment. Waarom?
Dat zit zo.
In de Training Timemanagement | Personal Lean zit een blok met o.a. de dagreview. De dagreview is een serie van zes kleine stappen van ieder ongeveer een minuut. Die routine is bedoeld voor het moment dat je de overgang wilt maken van werk naar niet werk. En de laatste stap is ‘Einde Werkdag!’ uitspreken als signaal voor je brein dat het kan gaan archiveren.
De engineer liet me weten dat de boodschap was aangekomen en dat hij aan het experimenteren was met deze routine. Beter voor hem, beter voor zijn familie en uiteraard ook beter voor het bedrijf omdat er weer een werknemer meer is die realistisch zelf stuurt.
Vier keer per jaar doe ik deze training via open inschrijving. Kijk hier voor de info en de knop om je aan te melden.
Laden...
Mijn scheerapparaat heeft het definitief opgegeven. Dat gaf mij een reden om nog eens heel goed na te denken over deze gewoonte.
- Niet scheren is geen optie.
- Nieuw apparaat ook niet omdat ik nooit iets zal kunnen vinden dat op kan tegen mijn 25 jaar oude apparaat. Ik heb al eens een nieuwe gekocht en die weer weggedaan en de oude gerepareerd.
- Iedere dag naar een barber gaat niet lukken in Barendrecht.
Inmiddels heb ik een paar dingen getest en ben ik er wel uit. Terug naar de simpelste manier van natscheren.
Warm water, kokosolie (geen geklungel met bakjes schuim) en een houder met enkel los scheermesje (dus niet die lelijke plastic wegwerpdingen). Simpel, ambachtelijk, duurzaam, lichtgewicht en fun. Kortom een echte verbeterde gewoonte.
Een van de ‘rules voor life’ is: ‘vergelijk jezelf met wie jij gisteren was en niet met iemand anders’.
Iedere klein voornemen dat leidt tot een kleine verbetering is een super investering in de rest van je leven. Nu iets gemakkelijker, beter, sneller of goedkoper doen betekent een voordeel hebben voor alle dagen die nog komen.
Het zijn geen grote dramatische thema’s, je wordt er ook helemaal geen held van. Ze helpen je wel om je werk en je leven ‘waarde’-voller te maken.
Weg met corvee en weg met verspillingen. Ook op je werk zijn er zat zaken die je heel veel geven als je ze een klein beetje weet te verbeteren.
E-mailvaardigheden, je dag en week plannen, vergader/voorzitterskills, prioriteren (dus ‘nee’ zeggen wanneer het ‘nee’ moet zijn), overzicht organiseren, slim samenwerken en uiteraard een steeds betere dag en weekreview voor jezelf in-trainen.
Ik daag je uit: wil jij op een of meer van deze basis ambachtszaken echt stappen maken? Kom naar de Training Timemanagement | Personal Lean.
In één dag krijg je een vlootschouw van al deze onderwerpen. Met tientallen vuistregels, honderden tip en trucs om deze beweging aan de gang te krijgen. Je maakt je eigen 90 dagen plan en gedurende die 90 dagen krijg je ondersteuning van mij wanneer je dat wilt.
Die dag is een bewezen hele goede start van een eindeloze reis met kleine stapjes die opgeteld hele grote veranderingen brengen. En ik kan even een moment je gids zijn.
Laden...
Af en toe lijkt het wel of de wereld steeds complexer wordt en sneller gaat. Met als effect dat wij ook steeds verleid worden om alles bij te houden, alles wat herrie maakt als prioriteit te beschouwen, de hele dag ‘aan’ te staan’ en daardoor vroeg of laat een grote kans te lopen op te branden.
Er is een tegengif dat het verdunnen van je aandacht voorkomt, het permanent opsouperen van je energie stopt en het uiteindelijk afbreuk doen aan je gezondheid vervangt door vitaliteit en duurzaam bijdragen aan deze complexe wereld.
- Ken jezelf (i.p.v. ‘Ik word gek van mezelf’)
- Ken je gewoontes (i.p.v. ‘Ik doe maar wat’)
- Werk aan betere gewoontes (i.p.v.’ Daar heb ik geen tijd voor’)
- Werk met een plan (i.p.v. ‘Alles moet’)
- Leer van het leven
Laden...
Het maakt nogal wat uit voor de ideale ‘compositie’ van de week of je een ochtendmens bent of een avondmens. Het is dus als eerste zaak er achter te komen waar jouw primaire biologische tijd van nature zit. In deze A-kwaliteit-tijd plan je idealiter andere dingen van in de B-tijd.
Hoe kom je erachter of je een ochtendmens of een avondmens bent?
Dat kan met een paar praktische vrolijke experimenten.
- Werk een week zonder kunstmatige uppers (koffie) en downers (alcohol) en kijk waar je natuurlijke uppers en downers te voorschijn komen.
- Doe in een vakantie een keer gek, Haal klokken en wekkers weg en kijk waar je natuurlijke ritme je brengt.
Google brengt je zo bij een eindeloze reeks testjes en rijtjes kenmerken die je kunnen helpen om er achter te komen.
En voor de duidelijkheid: 90 % van de hele gewone wereld is ingericht op de ochtendmens. Dat is mooi als je een ochtendmens bent.
Ben je dat niet, dan zijn er rituelen: radio en tv-programma’s die ons wakker praten; koffie om wakker te worden; e-mail-als-eerste-op-de-dag om een beetje op te starten.
Wil je zelf invloed op de inrichting van de week in het verlengde van je eigen aard dat is het wijs om een ideale werkweek voor jezelf te componeren. Dat doe je als volgt:
- Kom er achter of je een ochtend- of avondmens bent
- Download hier het werkblad weekplanning
- Vul het werkblad in met behulp van de instructie
- En vertel ons in de reacties onder de blog wat je er aan hebt gehad
Laden...
