Tag Archieven : 2. Personal Lean
Op de pagina vind je alle blogs die als onderwerp Personal Lean hebben.
Personal Lean is gebaseerd op drie principes:
- Zorg minimaal 51 % voor jezelf
- Vergelijk jezelf met wie je gisteren was en niet met iemand anders vandaag
- Doe wat je doet en bent waar je bent
Deze drie principes vind je door alle blogs heen.
Vanaf Windows 10 is er een functie waarvan ik weet dat veel te weinig pro’s het bestaan kennen. Eenmaal gezien, gesnapt kun je deze functie zo opnemen in je workflow. Dus daar komtie!
Oude manier
Kopiëren met ctrl + c en vervolgens plakken met ctrl + v. En vaak een aantal keren in de herhaling omdat je stukjes teksten meerdere keren nodig hebt maar tussendoor alweer iets anders hebt gekopieerd.
Nieuwe manier
Kopiëren met ctrl + c en vervolgens plakken met Windows-toets + v (dat is de toets met het Windows logo: buurman van ctrl). Dat is het!
Je ziet nu alle gekopieerde zaken sinds je de laatste keer bent opgestart mooi op rij staan en kunt dus ook kiezen voor de voorlaatste of die daarvoor.
Als je deze functie nog nooit hebt gebruikt moet je hem aanzetten (dat verschijnt vanzelf als vraag) en uiteraard de kroniek vullen.
Bonus: je kunt je snippet (stukje tekst) eventueel pinnen of verwijderen door op de drie puntjes te gaan staan die rechtsboven ziet staan in je kroniek.
Laden...
Deze gevleugelde zin wordt vaak onbewust en onhoorbaar afgerond met: “want ik moet een uur met je praten!”
En omdat je de beroerdste niet bent, van een open-deur-policy houdt en ook graag aandacht hebt voor je medewerkers ga je er op in.
Eén keer uitgebreid gaan zitten om mee te denken met een van je medewerkers is uiteraard logisch. Twee keer is bijzonder en drie keer is een gewoonte die leidt tot nog meer van deze sessies met deze medewerker en vrijwel zeker ook tot vergelijkbare sessies met andere medewerkers.
En natuurlijk ís het soms ook precies het juiste moment en levert het gesprek bijzonder veel waarde op. Maar vaak ook niet en kom je zelf in de knel.
Dus pas op dat ad-hoc gesprekken niet ten koste gaan van kostbare voorbereidings-lees-werktijd die niet meer in te halen valt en stress oplevert op een ander moment in je agenda – met alle ergernis en kwaliteitsverlies van dien.
Strategie:
- Meld de medewerker dat je niet één minuut hebt maar zelfs vijf en dat u daarna weer verder wilt met je eigen werk. Blijf staan en rond het gesprek af binnen vijf minuten.
- Meld aan de medewerker dat je nieuwsgierig bent wat deze gedaan zou hebben als je niet in huis was geweest.
- Ontwikkel een scherp gevoel voor ‘omhoog delegeren’. Pak geen ‘aap’ van de schouder van je medewerker. Zijn werk is zijn werk en niet dat van jou.
- Wanneer specialisten en kenniswerkers regelmatig afstemming met je nodig hebben, heb je vast bila’s met hen ingericht. Stem de frequentie en de duur van deze bila’s zo af dat de tussendoor vragen niet meer nodig zijn.
- En uiteraard: pas op met zelf ‘een minuutje’ vragen en vervolgens een uur te nemen.
Laden...
Hoera! Je hebt een lijst met ideeën klussen, projecten. Dat is al fantastisch. Nu is het zaak er een beetje voor en achtergrond in aan te brengen want een lijst is maar een lijst en nog geen tijdlijn met acties.
Er zijn drie bewezen manieren om relatief snel en goed een lijst met dingen op rij te krijgen (te editen). Ik zal ze hieronder kort beschrijven:
Orden naar ‘waarde’ en ‘simpel te doen’
Zet al je ideeën op een eigen post-it en plak ze op een whitebord, raam of deur terwijl je ze ordent.
- Rechtsboven: veel waarde en simpel te doen
- Linksonder: weinig waarde en niet zo eenvoudig te doen
- Linksboven: niet veel waarde maar simpel te doen
- Rechtsonder: veel waarde maar niet zo eenvoudig te doen
Kwadranten van Eisenhower (dringend en belangrijk)
Mocht je deze nog niet kennen dan verwijs ik je naar dit lange artikel waar je er alles over kun lezen.
Intellectuele diversiteit -> gesprek buiten je bubbel
Zoek iemand op die je respecteert maar wel kritisch kan zijn en ga het gesprek aan over je ideeën, klussen en projecten. Dit is de koninklijke weg. Jij wordt er slimmer van, anderen ook. Een gesprek kan live zijn, maar uiteraard ook een blog zijn, een Post of reactie op LinkedIn.
Verzamelen van ideeën is één ding. Ze editen, verwerken, op rij krijgen is nog een heel ander ding.
Heb je nog hele andere manieren? Deel ze hieronder zodat ook deze blog verrijkt wordt.
Laden...
Er bestaat een intrigerend begrip in het Amerikaans: ‘peer-management’. Een ‘peer’ is daarin geen vrucht maar een collega van gelijke rang (zoals in ‘peer-review’ in de wetenschap).
De essentie van deze stijl is dat iedere pro zijn eigen projecten, doelen, targets enz. heeft en er nergens sprake is van collectief eigenaarschap. Toch zijn allen betrokken op de doelen, targets en resultaten van eenieder.
Hoe doe je dat?
De eerste manier is om een cultuur te realiseren waarin ieder permanent met een actieve houding rondloopt met de vraag: ‘wat hebben de anderen aan informatie nodig om hún werk goed te kunnen doen?’. Er ontstaat derhalve een informatie-breng plicht.
De tweede manier is om tijdens vergaderingen en bijeenkomsten cyclisch een compleet overzicht van organisatie/team of project te bespreken en er daarmee voor te zorgen dat het klip en klaar is wie er eigenaar is van welk stukje van het collectieve ‘going concern’. Zo’n overzicht maken wij in een mindmapvorm om uitdrukking te geven aan het feit dat het hier niet gaat om afvinkbare doelen maar om aandachtsvelden en verantwoordelijkheden. Bij een bespreking van dit overzicht zijn drie vragen leidend:
- Is het overzicht actueel en compleet?
- Heeft alles een eenduidige eigenaar?
- ‘Krijgt alles de aandacht die het verdient?’
Een voorbeeld van zo’n overzicht:
Dit overzicht bouw je met elkaar op. Ieder relevant onderwerp komt erop te staan. Je kunt zover door-takken als je maar wilt. Vanuit het midden gezien heeft ieder aandachts- of verantwoordelijkheidsgebied een eigenaar. In de deeltakken kunnen nog weer andere verantwoordelijken verschijnen. Bijkomend voordeel: Wanneer er iemand van de binnenste kring naar een andere plek of organisatie verhuist is het ook direct duidelijk wat er dus herverdeeld dient te worden.
Als je eens een keer een workshop wilt over dit onderwerp laat het me weten via de contactpagina.
Laden...
Iets half doen is dodelijk voor de productiviteit:
- alvast kort even iets zeggen;
- een mailtje bekijken en weer markeren als ‘ongelezen’;
- een gestart agendapunt doorschuiven naar de volgende keer enz.;
- alvast iets doen aan de enquête.
Al dit soort dingen leiden tot twee keer starten. Daarnaast is er de kans dat het item helemaal naar de achtergrond verdwijnt en op vervolgens uiteraard op een onmogelijk moment van rechts aan komt zetten met een sirene erop (zeer dringend en zeer belangrijk ‘geworden‘).
Kortom de Gouden Tip voor vandaag:
Beginnen = Afmaken (en … wees geen perfectionist)
“A task left undone remains undone in two places – at the actual location of the task, and inside your head. Incomplete tasks in your head consume the energy of your attention as they gnaw at your conscience. They siphon off a little more of your personal power every time you delay. No need to be a perfectionist, that’s debilitating in an imperfect world, but it’s good to be a ‘completionist’. If you start it, finish it – or forget it.”
[Citaat van Brahma Kumaris]
Laden...
Deze complete Windows sneltoetsen lijst is opgesteld door Frans Diepenhorst van Solutions by FCD (de Windows expert in regio Rotterdam) en is onderaan dit artikel te downloaden voor de liefhebber.
Kopiëren, plakken en andere algemene sneltoetsen
[table id=1 /]
Opmerking: Je kunt deze snelkoppeling zo wijzigen dat hiermee ook schermknipsels worden geopend waarmee je de schermafbeelding kunt bewerken. Selecteer Start>Instellingen>Toegankelijkheid>Toetsenbord en schakel de wisseltoets in onder Sneltoets voor schermafdruk.
Sneltoetsen samen met de Windows-logotoets
[table id=2 /]
Opmerking: Deze sneltoets is standaard uitgeschakeld. Als je de sneltoets wilt inschakelen, selecteer je Start>Instellingen>Cortana en schakel je de wisselknop in onder Laat Cortana luisteren naar mijn opdrachten wanneer ik de op de Windowstoets + C druk. Cortana is niet altijd en overal beschikbaar.
[table id=3 /]
Om deze handige sneltoets in te schakelen, selecteer je Start>Instellingen>Systeem>Klembord en schakel je de wisselknop in onder Klembordgeschiedenis.
[table id=4 /]
Sneltoetsen voor de opdrachtprompt
[table id=5 /]
Sneltoetsen voor dialoogvensters (tabbladen)
[table id=6 /]
Sneltoetsen voor de Verkenner
[table id=7 /]
Sneltoetsen voor virtuele bureaubladen
[table id=8 /]
Sneltoetsen voor de taakbalk
[table id=9 /]
Sneltoetsen voor instellingen
[table id=10 /]
Download en tip
Zoals je hierboven hebt kunnen zien zijn er heel veel sneltoetsen. Gelukkig heeft Frans ze in een downloadfile op rij gezet. Je kunt de Pdf hier downloaden.
Tip: Kies drie of vier sneltoetsen uit. Schrijf die op een geeltje dat je tijdelijk op je laptop of PC plakt. Als je ze geïnternaliseerd hebt kun je de volgende serie kiezen. Net zo lang tot het genoeg is voor deze ronde.
Laden...
Er is een geheim: hoe specifieker je doel (het ‘wat’), hoe overvloediger de creativiteit zal zijn en hoe meer wegen je gaat vinden om het doel te bereiken (het ‘hoe’). Bij nieuwe doelen is dat het meest duidelijk. Er zijn nog geen procedures, gewoontes, routines, patronen, cultuur die het nieuwe in de weg staan.
Een nieuw ‘Wat’
Als je jouw doelen herijkt dan is dat op zich enthousiasmerend. Je weet weer wat je gaat doen en waarom je dat doet. Door je enthousiasme genereert je energie en focus. Vanuit dit momentum kan je snel veel bereiken. Het nieuwe zal een plek moeten krijgen in ‘Going Concern’: de staande organisatie. Als de staande organisatie een beetje stijf is geworden door alle kwaliteitsbeleid, procedures en checklists dan ontmoet je daar de weerstand van mensen en organisatiegewoontes.
Het oude ‘Hoe’
Je organisatie wás op orde. Het ‘Hoe’ zat verankerd in:
- formulieren
- procedures
- S.A.P. of andere ERP spul
- een certificering van het auditbedrijf (geborgd op intranet)
- functiebeschrijvingen
Kortom: het oude ‘Hoe’ was goed en adequaat en passend voor toen en ooit. Helaas, de wereld is gewijzigd en daardoor nu ook het ‘Wat’ van je organisatie.
Alles is altijd klad
Het helpt om als leidend principe te gaan communiceren dat alles altijd klad is. Je houdt daarmee het midden tussen chaos (vernieuwing en innovatie) en orde (optimalisatie en schaalbaarheid). ‘Alles is altijd klad’ is een goed principe voor Voorspelbaar Succes.
Alles wat er is georganiseerd zal steeds moeten worden herijkt en onderhouden om er voor te zorgen dat het elegant is, flexibel is en past bij jouw doelen en waarden van vandaag.
Implementeren is dan ook niet alleen nieuwe dingen inrichten maar ook de oude organisatiegewoontes tegen het licht houden en die weer in lijn brengen met de nieuwe doelen. En dat lijkt vaak saai en minderwaardig werk toch kan dit heel waardevol en energie gevend zijn.
Daar waar het ‘Hoe’ niet meer verbonden is met het ‘Wat’ van vandaag ontstaan:
- bureaucratie
- managementcorvee
- onduidelijke schaduwplekken in de organisatie
- verspilling van menskracht, energie, tijd en intelligentie.
Wil je daar eens over sparren? Laat het me weten.
Laden...
“Als iedereen en alles bij jou uitkomt …. dan ben je een bottleneck.” Deze intrigerende quote is van Les McKeown. Een bottleneck ben je als jij de schaarse ‘commodity’ bent en processen & besluiten altijd op enig moment jou in je functie nodig hebben.
Vóór jou ontstaan voorraden en stapels (voorraden mensen die een plek willen in je agenda; je ‘een minuutje’ nodig hebben, stapels facturen, mails, te lezen stukken enz.).
Achter jou ontstaat wachttijd. Processen kunnen niet verder voordat jij er je zegen aan hebt gegeven.
De bottleneck wordt zo veel mogelijk ingezet want anders loopt de boel vast. Als jij als baas de bottleneck bent, heb je het dus druk en krijg je het steeds drukker bij groei of problemen. Het is maar zeer de vraag of het wel echt nodig is.
Dit soort management werkt goed in kleine of startende organisaties (in ‘Vroege strubbelingen’ of ‘Pretfase’). Daar is het centrum logischerwijs verankerd in de visie van de pionier/eigenaar. Om in Voorspelbaar Succes te komen zal het anders moeten. Helder eigenaarschap, bouwen aan vuistregels en principes waarlangs besluiten kunnen worden genomen en daarna delegeren zijn o.a. de bouwstenen van deze fase.
Laden...
Wie wel eens met mij heeft gewerkt weet dat ik advocaat ben van de agendareview (als onderdeel van je weekreview). Deze exercitie houdt in dat je één week terug kijkt en acht weken vooruit.
In dat vooruit kijken kun je een heleboel ontdekken. Een van de dingen die je zou kunnen ontdekken is dat de derde week vanaf nu eigenlijk al vol zit op basis van een misschien nog wat vaag oordeel.
Vuistregel
Je kunt dat oordeel professionaliseren door er een vuistregel aan te hangen. Dat werkt bijvoorbeeld als volgt: ‘Als er vier dagdelen gevuld zijn met overleg dan gaat de week op slot.’
Visueel maken
Praktisch gezien gaan we de week visueel markeren als zijnde vol. Dat gaat als volgt: Je maakt een nieuwe agenda afspraak. Je vinkt aan dat de bijeenkomst de hele dag duurt en geeft deze de naam ‘Week is Vol’. Je vinkt aan dat de afspraak duurt van maandag tot en met vrijdag en geeft deze met een categorie een heldere kleur.
Er verschijnt nu in de bovenbalk van iedere dag een melding dat de week vol is.
Onderhandelen
Wanneer er nu een nieuw agendaverzoek verschijnt in deze week dan is het aan je zelf om te boordelen of je deze er nog bij wilt doen, in wilt ruilen voor iets anders dat er staat, of een tegenverzoek doet voor een tijd en dag buiten de week die vol is. Je onderhandelt als het ware eerst met jezelf en daarna met degene die het agendaverzoek doet.
Als je met een ondersteuner werkt, kun je deze truc ook gebruiken. Eerst bepaal je samen de vuistregel en vervolgens ga je zien dat er weken op slot gaan. Daarna is het onderhandelen, kiezen, besluiten en communiceren.
Opbrengst: meer balans in je agenda, meer bewustzijn voor onderhandelen over tijd en aandacht. Allebei hele goede zaken.
Laden...
Ieder modern mens kent dit soort momenten:
- te veel ideeën strijden om de aandacht
- er zijn een aantal losse eindjes die zich braaf steeds weer bij je melden
- het overzicht dat je had raakt steeds meer verdund
- je gerichtheid op waardevolle, leuke en interessante zaken of mensen verdwijnt
- tijd loopt door je vingers door
Als het zover is gekomen, is het tijd om je koppie te legen.
Er zijn drie methodieken die je daarbij kunnen helpen. Alle drie werken maar wel allemaal op een andere manier.
1. Vrij op papier
Neem een leeg vel (liefst A3) en iets om te schrijven (liefst kleur, stiften en potlood). Begin met opschrijven wat er bij je opkomt en associeer er vrijelijk op los. Zaken waar je acties uit volgen geef je al direct een code zodat je ze later makkelijk terug kunt vinden (ik zelf gebruik daar een driehoekje voor). Gewoon door blijven schrijven en associëren (minimaal een half uur).
2. Gebruik maken van een associatielijst
Dit is een open geleide werkmanier. De truc hier is om met behulp van een voorgebakken lijst je koppie leeg te krijgen. De lijst is een inventarislijst van onderwerpen die mogelijk de drukte in je hoofd veroorzaken. Die lijst heb je nu nog niet maar kun je hier downloaden. Je neemt weer een vel papier en iets om te schrijven en legt vervolgens een printje van de associatielijst ernaast. Je leest zelf de lijst en als je denkt ‘o ja, dat doet me denken aan ….’ schrijf je dat op. Ook als het ogenschijnlijk niets met het onderwerp te maken op de lijst. Wanneer je door de lijst heen bent houd je nog even de innerlijke radar aan en als het genoeg is dan is het klaar.
3. Werken met een mindmap van je speelveld
Deze manier van werken is het meest pro maar vereist dat je een dergelijke mindmap hebt. Lijkt je het wel wat om zo te werken dan kan het maken van zo’n mindmap ook een koppie leeg effect hebben. Ik heb de werkwijze om zo’n mindmap te maken uitgewerkt in een lang artikel wat je hier kunt vinden.
Heb je eenmaal zo’n mindmap dat is het een kwestie van regelmatig reviewen (zo veel en zo vaak als nodig) en je koppie raakt niet meer vol of is zo weer leeg.
Samengevat komen alle drie de methodieken neer op het volgende:
Eerst is je koppie vol en het papier leeg en
daarna is je koppie leeg en je papier vol.
Ingewikkelder is het niet.
Laden...
Zo beroemd als de ‘Appeltje’ toets is/was op de Mac, zo onbekend is zijn collega op de Windows toetsenborden. De meeste gebruikers hebben nooit gezien dat die toets bestond en kennen derhalve ook niet zijn vele functies.
Daar gaan we per nu verandering in brengen. Hierbij de Top 10 van dit moment. De strategie is simpel namelijk: gelijk uitproberen!
- 1. Windowstoets klikken en direct beginnen met de naam van het document, programma of map die je wilt zoeken en voilá!
- 2. Windows + E : Een nieuw verkennervenster opent zich.
- 3. Windows + A : Opent het actiecentrum waar je de laatste geopende bestanden, vensters en programma’s kunt terugvinden en ook nog eventueel een extra bureaublad aan kunt maken als je dat tot voordeel is.
- 4. Windows + D : Sluit alle actieve vensters zodat je je bureaublad kunt zien.
- 5. Windows + V : Zelfde als CTR + V maar nu met de historie erbij.
- 6. Windows + pijltje rechts, links, op en neer : Uitproberen en je zult zien dat de venster verschuiven zodat je ze gemakkelijk kunt ordenen als je met meerdere programma’s tegelijk wilt werken.
- 7. Windows + 1-9 : Opent het programma dat correspondeert met de plaats op de taakbalk. Staat Outlook op de eerste plek op je taakbalk dan opent Windows + 1 Outlook (en je kunt zelf met slepen de volgorde optimaliseren).
- 8. Windows + T : Cirkelt door je taakbalk programma’s heen totdat je hebt gevonden wat je nodig hebt.
- 9. Windows + I : Opent het instellingen venster. Mooi plek om eens te snuffelen op een verloren moment en te kijken of je een verbetering voor jezelf kunt vinden (start met ‘Persoonlijke Instellingen’).
- 10. Windows + L : Zet je scherm in de slaapstand.
En ja, er zijn er nog veel meer maar dit is al een mooi setje om mee te starten. Ken je nog heeeele waardevolle andere dan graag hieronder in de reacties zetten zodat we er allemaal wat aan hebben.
Bonussen
Als bonus nog wel een veel gezochte sneltoets te weten: Alt F4 -> sluit het actieve venster. Eventueel FN ALT F4 als je de FN lock hebt aanstaan.
Nagekomen: Windows + . (punt): gaat naar het emoji scherm.
Laden...
Wanneer een bepaalde gedachte steeds weer aandacht opeist is er een van de vier volgende situaties aan de orde:
1. wat het is en wat ik wil is onduidelijk
Ik heb niet geïnvesteerd in het voor mij zien van het gewenste resultaat en ik heb er geen besluit over genomen. Ik heb niet de voordelen, winst, pret voor mij gezien wanneer de uitkomst gerealiseerd zou zijn. Kortom ik heb wel gemerkt dat er iets aan mij knaagde maar tot nog toe geen serieuze aandacht aan besteed.
2. de eerst mogelijke stap heb ik niet bedacht
Misschien heb ik wel de uitkomst in beeld maar heb ik nagelaten mij voor te stellen wat de eerste concrete fysieke actie zou moeten zijn om een eindje op te schuiven richting mijn gewenste resultaat. Ik ben waarschijnlijk te abstract gebleven waardoor ik nooit toekom aan het zetten van de eerste stap en blijft het een beetje rondzingen rondom het ‘hoe..?’.
3. een combi van die twee
Dat komt het meeste voor. De zaak verschijnt steeds weer op mijn innerlijke radar (want zo’n trouwe helper is mijn brein!) maar ik kijk er net steeds een heel klein beetje naast. Ik merk subtiel dat iets mij ergert, misschien een kans zou kunnen zijn, ‘eigenlijk’ nu toch wel aandacht verdient, maar ik krijg het nauwelijks boven tafel in de schijnwerper van mijn bewustzijn.
4. niets is vastgelegd in een betrouwbaar buiten-boord-brein
Ik heb misschien wel een beeld van de gewenste uitkomst en heb ook nog nagedacht over een concrete actie om de zaak in gang te krijgen maar heb de resultaten van mijn aandacht niet vastgelegd in een simpel, betrouwbaar en degelijk systeem dat bij mij past. Dit veroorzaakt dat ik over een tijdje weer iets heb wat door in mijn radar verschijnt en om aandacht vraagt. Waarmee de cyclus weer opnieuw begint.
En moet dat nu echt, alles vastleggen? De eindeloze dans tussen chaos en orde heeft een hoog tempo en er gaat heel veel in om. Dan lukt het echt niet om te onthouden.
En als het een deuntje is dat rondzingt?
Dan ben je een gezegend mens tenzij het een irritant carnavalsdeuntje is. In de muzikantenwereld (waar ik vandaan kom) geldt als truuk dat je het deuntje achterstevoren moet afspelen in je eigen muzikale voorstelling om van een oorworm af te komen. En dat is helaas niet voor iedereen weggelegd.
Laden...
Wie mijn boek kent, of met mij heeft gewerkt, weet dat ik al jaren de voorzitters train om een vergadering van een uur na 50 minuten af te ronden zodat iedereen tijd heeft voor een hap, een stap en een plas.
Ik ben blij dat Satya Nadella (de eindbaas van Microsoft) mijn boek heeft gelezen want HOERA! je kunt dit voor de planning van je vergaderingen en afspraken nu standaard instellen.
Dat gaat zo:
- Ga in Outlook naar het tabblad ‘Bestand’ (links boven naast ‘Start’)
- In ‘Bestand’ zie je de keus ‘Opties’ (links onderin)
- In ‘Opties’ kies je voor ‘Agenda’
- Daar vind je de keus: ‘Standaard duur voor nieuwe vergaderingen en afspraken’.
Zie de afbeelding hieronder.
In MS Teams videoafspraken komt er nu automatisch een melding dat de vergadering over 5 minuten afloopt. Maar daarover een andere keer.
Laden...
Vanaf Windows 10 is er een functie waarvan ik weet dat veel te weinig pro’s het bestaan kennen. Eenmaal gezien, gesnapt kun je deze functie zo opnemen in je workflow. Dus daar komtie!
