Tag Archieven : 2. Personal Lean

Diep Werk (vier verschillende stijlen om gefocust te zijn)

Diep werk is het begrip dat hoort bij gefocust werken gedurende een van te voren vastgesteld serieus blok in je agenda.

Het tegenovergestelde van diep werk is oppervlakkig werk. Dit oppervlakkige werk is niet te vermijden maar het is wel zaak dit in balans te houden met diep werk.

Cal Newport beschrijft in zijn boek ‘Deep Work‘ vier verschillende strategieën om te borgen dat je toe komt aan diep werk. Ik parafraseer ze hier in mijn eigen taal, verbonden met mijn eigen voorbeelden en ervaring  met honderden managers en drukke pro’s.

1. Monnik stijl | weg uit de wereld

Je trekt je terug uit de wereld en doet niets anders dan diep werk voor een groot doel of project. Je ontkoppelt jezelf van e-mail, social media, haalt internet van je telefoon en zet deze ook nog uit als je aan het werk bent. Je doet dit weken achter elkaar en krijgt op deze manier iets groots van de grond.

2. Jung/Gates stijl | retraites

Deze beide heren stonden de meeste van hun weken gewoon in het volle leven. Jung in zijn academische disputen met de wereld die vol was van de denkbeelden van zijn voormalige leermeester Freud. Gates met het bouwen aan Microsoft. Beiden trokken zich cyclisch een aantal dagen terug op een stilte plek, helemaal in hun eentje om diep te kunnen werken.

3. Schubert/Pressfield stijl | rituelen

Van de componist Schubert is bekend dat hij iedere ochtend – voordat hij ook maar iets anders deed – componeerde. Hijzelf vond dit noodzakelijk omdat de muziek tot hem kwam in de nacht en deze anders door het wereldse gedoe zou kunnen verdwijnen. Steven Pressfield beschrijft in zijn briljante boekje ‘The War of Art’, hoe belangrijk het is om rituelen te ontwikkelen die ervoor zorgen dat je gewoon gaat zitten op een bepaalde tijd en met het diepe werk begint.

4. Mozart/Isaacson stijl | innerlijk switchen

Mozart mocht graag biljarten. Op de momenten dat hij niet aan de beurt was schreef hij zijn meesterwerken in het geroezemoes van het café. Vierentwintig (!) verschillende (veelal ook nog transponerende) instrumenten en dus balken onder elkaar, maat voor maat briljante muziek. Dat kan alleen als je overal waar je maar bent de knop naar diep werk kunt omzetten. Isaacson is de biograaf van o.a. Einstein, Steve Jobs en nog van veel meer prachtig ‘gecomponeerde’ boeken. Ook van hem is bekend dat hij op een verjaardag zo maar twintig minuten ‘kwijt’ was omdat hij even helemaal in diep-werk-stand wilde zijn.

Alle vier de stijlen hebben zo hun kleur en passen bij verschillende soorten mensen (ik gebruik zelf een mix van Stijl 2 en 3). Wil je meer weten of werken aan jouw diep werk stijl, schrijf je dan in voor Online Workshop Personal Lean.

Welke stijl gebruik jij (of kom je helemaal niet toe aan diep werk)? Laat het ons weten in de reacties hieronder.

nog geen beoordelingen

Laden...

Over twee emmers en het einde van efficiency

Je probeert zo goed mogelijk een emmer met tien liter water over te gieten in een emmer van vijf liter. Uiteraard lukt dat niet en loopt de helft loopt op de grond. Stel je nu voor dat je dit iedere dag opnieuw aan het doen bent.

Als dit beeld past op jouw werksituatie dan heb je een probleem. Wat je wil kan niet.

De emmermetafoor gebruik ik in situaties waarbij de grote emmer dag voor dag, week voor week, steeds voller is komen te zitten door:

• er zaken ’tijdelijk’ bij te nemen die nooit meer weg gaan;
• ‘ja’ te zeggen waar het beter een ‘nee’ had kunnen zijn;
• te blijven hangen in zaken waarvan iedereen vindt dat jij er juist zo goed in bent maar waar je allang afscheid van had moet nemen.

Wat is de natuurlijke reactie?

1. Harder werken. Steeds meer tijd stoppen in werk door ’s avonds e-mail te gaan verwerken, de zondagavond erbij te nemen enz., waarmee je in een gevaarlijke neerwaartse spiraal terecht komt.
2. Op zoek gaan naar nog meer efficiëntie en tools. Dagje timemanagement doen en de laatste productiviteitstools uitproberen om te zien of die je helpen de tien liter te managen zodat die past in een emmer van vijf.
3. Eindeloos takenlijsten maken – het lucht wel op – maar er nooit toe komen om de acties die erop staan ook werkelijk te doen.

Het zal duidelijk zijn dat geen van deze strategieën fundamenteel genoeg is om je duurzaam uit de problemen te helpen. Er is gewoon weg praktisch een einde aan persoonlijke efficiency. Hier ontstaat de overgang naar het domein van persoonlijke effectiviteit en personal lean en dat kent hele andere logica.

Wat wel te doen?

• Balans werk, privé en mezelf in kaart brengen met behulp van een mindmap (zie deze blog voor een uitgebreide handleiding).
• Serieus stilstaan bij het gegeven dat jij uniek bent en dus je eigen ‘gouden kip’ en dat het wijs is die niet te slachten (zie deze blog voor een uitgebreide beschrijving daarvan).
• Op zoek te gaan (eventueel met een weekje tijdschrijven) naar de plekken waar je bezig bent met zaken die ‘waarde-loos’ zijn en een plan maken om je corvee terug te brengen tot een realistisch minimum.
• Onderscheid te gaan maken tussen oppervlakkig werk en diep werk. En daar praktische inrichtingen voor te vinden in je werk (zie daarvoor deze blog).

En natuurlijk: een halfuur videobel afspraak met mij maken (vrijblijvend)

PS: Iedere gelijkenis met bestaande personen berust volledig op toeval. 🙂

1 beoordelingen

Laden...

Vier manieren van luisteren

Luisteren is een belangrijke skill tijdens alle menselijke uitwisseling. Ook tijdens vergaderingen, bila’s, presententaties, pitches en onderhandelingen.

Volgens Otto Scharmer zijn er vier manieren van luisteren.

Als ik ze op basis van mijn ervaring in mijn eigen woorden vertaal dan is het onderscheid als volgt eenvoudig te beleven.

Oordelend luisteren (downloaden)

Ik luister om te kunnen beoordelen of de spreker dat zegt wat in mijn normering past. Komt vooral voor bij intakes in zorgprocessen (bijvoorbeeld bij de huisarts), maar ook bij onderzoeksprocessen of data verzamelprocessen. Dit type luisteren is noodzakelijk om snel een pad te vinden om verder te gaan op basis van het antwoord op voorgedachte vragen.

Verrijkend luisteren (ophalen)

Ik luister om mijn data en informatie uit te breiden. Komt vooral voor bij netwerkgesprekken maar ook in leerling/meester situaties.

Inlevend luisteren (heen en weren).

Ik probeer te horen wat de spreker beweegt, waarom hij/zij zegt wat hij/zij zegt. Ik probeer dat zo te doen dat ik niet te veel interfereer (mijn sympathie en antipathie de ruimte geven) of mee tril (“dat heb ik ook meegemaakt en ik wil het graag vertellen”). Dit type luisteren is gebruikelijk in een zinvol heen-en-weer gesprek bijvoorbeeld tussen collega’s.

Luisteren naar potentie.

Ik luister of ik mogelijk aanknopingspunten hoor vanuit de toekomst naar het nu. Ik probeer potentie of kans te horen. Dit type luisteren zou bijvoorbeeld de basis kunnen zijn voor vruchtbare jaargesprekken tussen leidinggevende en medewerker en bij werving & selectiegesprekken. Hoe past het ‘verhaal’ van de medewerker het best bij het ‘verhaal’ van de organisatie? In de gevallen waarin de organisatie te veel downloadend luisteren heeft in gebouwd in haar gesprekkencycli (lijstjes afvinken en afwerken) raakt dit vruchtbare luisteren op de achtergrond en verdwijnt enthousiasme voor potentie.

Het is razend boeiend om je bewust te zijn van welke sociale techniek je gebruik maakt in welke situatie. Oefenen is simpel. Je kunt in iedere situatie proberen je bewust te zijn van de manier van luisteren die je zelf inzet of letten op de luisterstijl van je gesprekspartner.

Wil je meer met luisteren doen tijdens je vergaderingen? Plan een Workshop Effectief Vergaderen

Het absolute tegenbeeld van luisteren is de telemarketeer die mij opbelt, mij hoort spreken (overduidelijke mannenstem) en van zijn scherm de historische woorden spreekt: “Spreek ik met mevrouw van der Hulst?” en vervolgens mij allerlei vragen wil gaan stellen (en die invoert) zodat hij weer bij de volgende voorgebakken logische vraag komt. Uiteraard is daar geen luisteren, geen ontmoeting en moesten we daar maar snel mee ophouden.

Afbeelding komt van hier.

1 beoordelingen

Laden...

Wat je kunt leren van de Spoed Eisende Hulp (over prioriteiten)

Er zijn drie praktische manieren om te prioriteren. Ze hebben allemaal hun sterke kant.

De methodiek die gebruikt wordt bij de Spoed Eisende Hulp (SEH) is het meest krachtig als er veel tegelijk komt en alles even belangrijk lijkt. Het Handboek Personal Lean heeft een uitgebreid deel over prioriteiten. De drie manieren op rij.

1. Werken met Dringend en Belangrijk (kwadranten van Eisenhower)

Ieder kwadrant is een combi van dringend en belangrijk en heeft zijn eigen strategie. Ik heb er een uitgebreid artikel over geschreven met de focus op de overgangen tussen de verschillende kwadranten.

2. Pareto: de 80/20 regel

Dit principe stelt dat 20% van de oorzaken verantwoordelijk is voor 80% van de gevolgen:

• in 20 % van je tijd haal je 80% van je resultaat;
• 20 % van je collega’s of medewerkers vragen 80 % van je tijd;
• 20 % van je klanten zorgen voor 80 % van je omzet;
• 20 % van de mensen heeft 80 % van het inkomen;
• 20 % van de maakindustrie levert 80 % van de vervuiling.

De kunst is om te bepalen waar de 20 % oorzaken zich bevindt die 80 % van de gevolgen voor zijn rekening neemt. Als je de 20% vindt heb je de hefboom in beeld. De bedrijfskundige variant hiervan is de ABC-XYZ-analyse.

3. Triage (de prioritering bij de SEH)

Bij de SEH kunnen ze prioriteren als de beste en ze hebben er nauwelijks tijd voor nodig. Het is de kern van het succes. De triage-verpleegkundigen bepalen wie er eerst behandeld gaat worden en wie best een tijdje kan wachten. Alles gericht op redden van de meeste levens en het geven van directe hulp.

Het begrip triage is ontstaan aan de Franse kant van het slachtveld van WO I. De ’tri’ stond voor drie simpele categorieën:

1. onbehandelbaar;
2. ter plekke behandelen;
3. naar het hospitaal vervoeren.

Bij onze SEH’s gaat dat inmiddels wel iets anders maar de basis is onveranderd. Snel bepalen wat prio is. De triage-verpleegkundigen doen dat uiteraard niet zomaar maar hebben checklists, routines en protocollen die de basis vormen. De triage-verpleegkundige neemt ín het moment – op basis van alle eigen kennis en ervaring – in relatieve rust, razendsnel besluiten over de juiste dingen.

Wat kunnen wij leren van de SEH?

• Het bestaansrecht, de waarde en de leidende principes van deze bijzondere vorm van zorg zijn diep verankerd en altijd paraat.
• De kennis en ervaring is geborgd in ondersteunende systemen zodat de diegene die de triage doet vrij in het ‘hier en nu’ kan staan.
• De triagist heeft de skill om te focussen op één probleem te midden van allerlei stress.

Hoewel ons het in ons werk niet over leven en dood gaat, kunnen we triage goed gebruiken om voor- en achtergrond te krijgen in hectische momenten.

nog geen beoordelingen

Laden...

Het probleem van digitale aantekeningen (+ 4 tips)

Digitaal aantekeningen maken lijkt handig. Ik kom managers en pro’s tegen die mij melden dat het hen ‘nog niet’ gelukt is om helemaal digitaal te gaan vanuit de aanname dat een papierloos bestaan de norm is.

Er zijn vanuit de Personal Lean kant een paar serieuze problemen met digitaal aantekeningen maken.

Praktische problemen

Een tool kiezen. Er zijn er heel veel en ze kunnen allemaal net iets anders – en vaak net niet genoeg. De kunst is om er één te kiezen en er bij te blijven (minimaal een half jaar). Tip: Heb je een MS 365 account? Kies dan voor OneNote.

Daarnaast heb je nog de volgende praktische problemen om op te lossen:

• er overal en altijd bij kunnen (ook zonder wifi);
• beveiliging en back-up organiseren (wat als je je laptop in de trein laat liggen?).

Sociale problemen

Digitaal aantekeningen maken vraagt meer focus en aandacht dan aantekeningen maken in een notitieblok. Door het onvermijdelijke switchen tussen scherm en gesprek, verlies je tegenwoordigheid van geest. Je gesprekspartner of medevergaderaars merken dit.

Aantekeningen maken op een tablet of laptop kan de schijn geven dat je bezig zijn met iets anders. Deze schijn is in het sociale al snel een feit voor de ander. Dat doet afbreuk aan de kwaliteit van het moment.

Schrijven op je tablet met een stylo is een alternatief. De praktische en procesproblemen zijn nog steeds aan de orde.

Procesproblemen

Er zijn drie fasen te doorlopen met aantekeningen (fysiek of digitaal):

1. Verzamelen
2. Verhelderen
3. Organiseren

Aantekeningen maken is verzamelen van gedachten (fase 1). Door het verwerken van je aantekeningen (fase 2) komen de vruchten ervan terecht in acties en verslagen (fase 3).

Digitale aantekeningen krijgen vaak meer status dan ze verdienen omdát ze digitaal zijn en de illusie geven dat ze al georganiseerd zijn terwijl ze dat helemaal niet zijn.

Mijn advies in een vier tips:

1. Als je geen heel goede reden hebt blijf dan op papier je aantekeningen maken (je werkt trager en dieper en bent er veel beter mee verbonden). Papier is low-tech, super snel en doet het altijd (er zit geen stekker aan). Daarnaast heb je het voordeel dat je direct tekeningen kunt maken en verbanden kunt aanbrengen met lijnen.
2. Zet je notitieblok op de checklist van je weekreview zodat je er aan went je aantekeningen te verwerken tot acties en verslagen. .
3. Wil je toch digitaal aantekeningen maken kies dan een tool die je mooi vindt. Dit helpt om het ook te blijven gebruiken. Als je een keus hebt gemaakt blijft er dan minimaal een half jaar mee werken..
4. Maak bij de start van een gesprek of vergadering heel helder naar je gesprekspartner(s) dat je gekozen hebt voor het digitaal aantekeningen maken.

Deze blog is een bewerking van een blog uit 2016.
Heb je manier gevonden die wel werkt?
Heb je andere ervaringen?
Deel ze hieronder zodat iedereen ze kan lezen.

2 beoordelingen

Laden...

Zoeken in Outlook optimaliseren

Omdat we zelf postkantoor en archief zijn, is het slim op een keer wat tijd te besteden om zoeken binnen Outlook te optimaliseren. Deze truc is een onderdeel van de Online Workshop Inbox Zero.

Als je brein het vertrouwen heeft dat alles terug te vinden is, vervalt de behoefte aan het maken van mapjes.

Het optimaliseren gaat in drie stappen.

Stap 1: Zet de algemene instellingen goed

Ga binnen Outlook naar het tabblad ‘Bestand’ en klik links onderin op ‘Opties’.
In de navigatiebalk van het hulpvenster staat het item ‘Zoeken’, klik daarop.
Zet de instellingen zoals in dit plaatje.

Je zoekt nu altijd in alle mappen en ook in de prullenbak. En dat is wat we nodig hebben.

Stap 2: Optimaliseer het resultatenvenster

Het resultatenvenster is het scherm dat het ontstaat door een zoekwoord in het zoekveld te typen en op enter te klikken. Er ontstaat nu een nieuw venster dat standaard niet heel handig is. We kunnen daar iets aan doen door de kolommen beter in te richten.

Start een zoekactie zodat je in een resultatenscherm terecht komt. Dit is het venster dat verschijnt als resultaat van iedere zoekopdracht en dit is dus ook de plek die we gaan optimaliseren.

Ga eerst naar het tabblad ‘Beeld’. Zoek ‘Leesvenster’ en zet het voor nu uit.

Zoek op hetzelfde tabblad ‘Beeld’ op het lint naar een commando dat heet: ‘Kolommen toevoegen’ (ongeveer in het midden) en klik erop. Er komt een hulpvenster te voorschijn met rechts de kolommen die zichtbaar zijn en links alle kolommen die beschikbaar zijn maar niet zichtbaar. Je kunt kolommen van links naar rechts en andersom verplaatsen met ‘Verwijderen’ en ‘Toevoegen’. Zorg nu dat het rechterrijtje de kolommen bevat die hieronder op het plaatje zichtbaar zijn.

Zet nu het leesvenster aan maar op zo’n manier dat alle ingestelde kolommen zichtbaar blijven (dus een bescheiden leesvenster rechts of onder).

Stap 3: Zoekpaden leren gebruiken

Er zijn verschillende manieren waarmee je de zoekopdracht kunt verfijnen. We gebruiken hier de meest elementaire die in 99 % van de zoekacties volstaat. De taxonomie gaat als volgt: [zoekwoord 1] spatie [zoekwoord 2] spatie [zoekwoord 3]. Dus de zoekactie: “vergadering_kerstpakket_2017” levert mij alle e-mail op die deze drie woorden ergens (onderwerp, hoofdtekst, bijlages, metadata) hebben staan.

Doe dit een aantal keren en je wordt er vanzelf handig in.

Met deze drie stappen wordt je een zoek-ninja waardoor het organiseren in mapjes overbodig is geworden (scheelt intelligentie, tijd en energie).

Eventueel kun je deze lay-out opslaan voor later herstel of gebruik in een andere e-mailmap. Dat doe je door het lint op het tabblad ‘Beeld’ helemaal naar links te klikken op het blauwe pijl icoon (weergave wijzigen). Kies de middelste tekstkeus ‘Huidige weergave opslaan als een nieuwe weergave’ en geef deze weergave de naam ‘zoekvenster’. Wanneer je deze weergave nog een keer wilt toepassen kun je deze vinden als opgeslagen weergave onder een envelopje onder het icoon van de blauwe pijl op het lint op tabblad ‘Beeld’.

nog geen beoordelingen

Laden...