Tag Archieven : 2. Personal Lean
Op de pagina vind je alle blogs die als onderwerp Personal Lean hebben.
Personal Lean is gebaseerd op drie principes:
- Zorg minimaal 51 % voor jezelf
- Vergelijk jezelf met wie je gisteren was en niet met iemand anders vandaag
- Doe wat je doet en bent waar je bent
Deze drie principes vind je door alle blogs heen.
De voorzitter als leider van de vergadering
Deze dagtraining bestaande uit vier blokken van anderhalf uur.
Doelgroep: voorzitters en aspirant voorzitters.
Aantal deelnemers: veelvouden van vier (dus 4, 8, 12 of 16).
Deze dagtraining is een doe-ervaar-leer training. De deelnemers zijn gedurende de dag vier maal in kleine groepjes van vier aan ‘klaverjastafels’ aan de slag met een opdracht die ze de ervaringen geeft die nodig is om effectiever te kunnen bijdragen – zowel in de rol van voorzitter als in de rol van deelnemer.
Inhoud
Blok I: Wat is synergie en wat is ervoor nodig?
Na een korte inleiding gaan de deelnemers aan de slag met de opdracht een gefundeerd
oordeel te vormen over de levensfase van de organisatie.
Blok II: Spelregels en werkvormen (Rules & Tools)
Na een presentatie van opties voor werkvormen anders dan de gebruikelijke rondjes
gaan de deelnemers aan de slag met de spelregels (in alternatieve werkvormen).
Blok III: De vergadering als proces
We kijken naar de vergadering als een voortgang van voorbereiding tot verslag en kijken
wat daar ambachtelijk over te leren valt.
De opdracht is om per deelnemer een mini-audit te doen op een bestaande vergadering
en minimaal drie verbeteringen voor te stellen. De voorzitter krijgt in deze opdracht een
technische regisseursrol (zorgen dat alles kwalitatief past in de gegeven tijd).
Blok IV: De vier sociale skills van de voorzitter
We bespreken luisteren, vragen stellen, interveniëren en samenvatten als basisskills. De
laatste voorzitter krijgt de moeilijke opdracht om een proces te organiseren met het
geleerde van de dag dat leidt tot een besluit over het land waar de eerstvolgende
productievestiging van Remeha geopend zal worden.
De deelnemers krijgen mijn Vergader Manual als naslagwerk.
Wil je overleggen over jouw specifieke vraag en de mogelijkheden voor een training dan zijn er twee opties:
- Bel me op 0180 85 11 55 of 06 224 559 02
- Stuur me een bericht via contact.
Laden...
Er zijn twee manieren om e-mail gesprekken op rij te krijgen. Een meer bekende manier met ‘Weergeven als gesprek’ en een onbekende manier met ‘Verwante items zoeken’.
Gesprekken weergeven
Je vind deze optie door op het tabblad ‘Beeld’ het vinkje ‘Weergeven als gesprek aan te zetten’. Je krijgt de vraag of je dat voor deze map of voor alle mappen wilt doen. Kies voor deze map. Je ziet nu een klein driehoekje verschijnen voor de e-mails die onderdeel uitmaken van een draadje. Als je daar op klikt verschijnt de historie van de betreffende e-mailwisseling. Het is visueel niet heel handig en leidt er soms toe dat gebruikers het hele gesprek zien verdwijnen omdat ze per ongeluk alles in plaats van een e-mail blijken te hebben weggegooid.
Verwante items zoeken
Dit is een betere, tijdelijke en gemakkelijker manier en daar houd ik van. Je vindt deze optie door een rechtermuisklik op het moment dat je een e-mail geselecteerd hebt. Je kiest daarna voor ‘Berichten in dit gesprek’. Je ziet nu in een nieuw venster alle verwante e-mail items netjes op rij. Dat ze nu in een nieuw venster staan is superhandig want je wordt niet meer afgeleid daar allerlei complexe layout waar je om heen moet gaan kijken. Als je in het zoekvenster bovenin kijkt kun je zien dat Outlook een speciale zoekopdracht heeft gemaakt. Dit resultatenvenster is je standaard zoekvenster. Je kunt dit venster optimaliseren. Zie daartoe de blog: Zoeken in Outlook optimaliseren.
Laden...
Online Workshop Open Inschrijving
Datum en Aanmelden
Aanmelden kan via het contactformulier.
Graag de volgende gegevens in het berichtveld zetten:
- wie je aan wilt melden + e-mailadressen van de deelnemers
- factuurgegevens ( adres + e-mailadres + evt. inkoopordernummer of kostenplaatsnummer);
- postadres per deelnemer waar de workshop-materialen naar toe gezonden moeten worden
Voor de workshop maken we gebruik van MS Teams. Je ontvangt van mij de link na inschrijving. Deze link werkt ook als je geen Microsoft account hebt. De bijbehorende materialen worden binnen een werkdag verzonden.
[table id=11 /]
Aanmelden gaat simpel en snel met het contactformulier.
Laden...
Tijdens een conferentie zat ik aan de lunch met een werelddeel-directeur van Unilever (80 fabrieken in alle landen van Europa).
Ik heb hem gevraagd hoe hij met zijn tijd omging. Zijn inzicht in de mix met de mijne leidde in een aantal jaren tot de volgende bewegingen van de tijd: Op Tijd; Neem Tijd; De Juiste Tijd; Navigatie Tijd.
Op tijd
Op tijd staat voor het nakomen van afspraken. Deze vorm van tijd vormt de basis van het sociale. De kern wordt gevormd door:
- geen afspraken te maken die je niet wilt hebben;
- voldoende tijd voor de overgang te nemen wanneer je van de ene naar de andere afspraak gaat;
- niet meer dan 60% van je tijd vol te plannen met afspraken (omdat iedere afspraak potentieel werk oplevert en … omdat ook onverwachte zaken veel op kunnen leveren).
Neem tijd
Sommige zaken hebben tijd nodig om te rijpen. Je moet ze in een pannetje stoppen en op een laag vuurtje laten sudderen. Besluiten snel nemen heeft in deze situaties geen zin. Tijd is een factor geworden die invloed heeft/neemt. Het kan zelfs voorkomen dat zaken uit zichzelf oplossen (Eisenhower: “Durch Einfach Liegen Lassen Erledigt”) maar … daar mogen we niet op rekenen.
De juiste tijd
Er is één moment dat het juiste moment is om door te pakken, aan te sporen, te besluiten, te sjorren, te trekken, weg te gaan, te komen enz. Dat juiste moment vind je alleen maar intuïtief (met tegenwoordigheid van geest) en dus alleen maar wanneer je hoofd leeg is. Als je te druk bent met van alles dan mis je de juiste tijd.
Navigatie tijd
Deze tijd heeft te maken met reflectie. Waar wil ik naar toe? Waar ben ik nu? En wat is dus de beste volgende stap. Deze tijd is de tijd van de weekreview en van alle momenten waarop ons zelf de tijd gunnen om de stand van zaken op te maken.
Laden...
10 Agendatips voor het begin van het jaar
- Plan wekelijks op het laatste dagdeel dat je werkt een uur om terug te blikken en vooruit te blikken.
- Plan een vast moment in de dag/week om met jouw ondersteuner/collega agenda’s door te nemen om daarmee elkaar te helpen de weken tot een mooie compositie te maken.
- Plan je vakanties zo ver mogelijk vooruit in je agenda en blok een dag voorafgaand en een dag direct na je vakantie als open tijd.
- Zet schoolvakanties in je agenda
- Zet alle pappa/mamma, verjaardag, jubilea, familiedagen, schoolfeesten, examens, opvoeringen (uit het schooljaarboekje) enz dagen die vrij moeten blijven in je agenda.
- Zet algemene feestdagen die invloed hebben op het jaar in je agenda
- Denk even na over andere cyclische dingen waarvan nu al zeker is dat ze tijd gaan vragen (Marap, Burap, Begroting, Jaarrekening enz) en plan tijd voor deze zaken in de agenda ook als je de tijd nog niet precies weet (schuiven is beter dan afzeggen en verzetten).
- Plan nadenk/retraite/terugblik momenten naar je eigen behoefte cyclisch in je agenda.
- Zet alle cyclische vergaderingen waar je aan deelneemt op rij (je ‘vergadergebouw’) en bepaal of de frequentie, lengte en de bezetting van deze bijeenkomsten ideaal is of mogelijk beter kan.
- Denk na over kleurgebruik voor categorieën afspraken.
Als je eens een keer een workshop wilt over dit onderwerp laat het me weten via de contactpagina.
Andere ervaringen, tips? Zet ze hieronder in de reacties zodat we er allemaal wat aan hebben. Druk ajb hieronder op alle social media knoppen en op de waarderingssterren als je dit een aardig artikel vind!
Laden...
In de beroemde kwadranten zit nog van alles verstopt. Ik heb er in 2012 een lang artikel aan gewijd (een van de meest gelezen artikelen) en wil vandaag nog een nieuwe betekenis-laag in het zonnetje zetten en er een tip aan koppelen die je in-de-week-die-komt kunt gebruiken.
Uitgangspunt is de vraag: Wie/wat stuurt er in welk kwadrant?
Kwadrant 1 Dringend en Belangrijk
Dit zijn de zaken die ‘van rechts komen’ en een boel lawaai maken. Ze komen als vanzelf, zijn onvoorspelbaar in voorkomen en duur.
Wat stuurt hier? Wat er gebeurt stuurt!
Kwadrant 2 Niet Dringend, Wel Belangrijk
In dit kwadrant werk je aan de lange termijn en aan het onderhoud van je systemen en processen. Je doet je voorbereiding, nabereiding, je denkt na. Je schept voorwaarden, deelt visie, empowert enz.
Wie stuurt hier? Hier stuur jijzelf!
Kwadrant 3. Dringend maar Niet Belangrijk
Hier komen de ‘apen’ die anderen veelal onbewust aan je proberen te slijten. Hier hoor je de vraag: ‘heb je een minuutje (want ik moet een uur met je praten)’. Hier wordt omhoog gedelegeerd (Baas, we hebben een probleem) enz. Wat gebeurt is belangrijk voor de ander.
Wie stuurt hier? Hier stuurt een ander!
Kwadrant 4. Niet Dringend en ook niet Belangrijk.
Hier rust je uit van kwadrant 1. Hier kijk je uit het raam en doet niets dan een beetje sudderen. Maar ook hier verdwaal je in social media en nu.nl.
Wat stuurt hier? Niets stuurt!
Dus
1. Wat er gebeurt stuurt
2. Jij stuurt
3. De ander stuurt
4. Niets stuurt
Tip: Houd de komende week eens bij of je het verschil kunt voelen tussen de momenten waarop je zelf stuurt en waarop iets of iemand anders stuurt. En deel je ervaringen hieronder.
Laden...
December is voor de meesten van ons een hele drukke maand omdat we in alle levenssferen zaken willen vieren en afronden.
Hierbij zeven tips die je kunnen helpen het kerstreces op een relatief relaxte manier te halen.
De eerste en de laatste zijn het belangrijkst.
- Schrap alle cyclische vergaderingen in december. Ik heb over de logica daarvan een blog geschreven.
- Markeer heel duidelijk in je agenda je vrije dagen (dus van 8 tot 5 en niet alleen een klein regeltje bovenin!).
- Maak een gesloten actielijst van de zaken die echt nog in 2022 af moeten (er mag niets meer bij als je deze eenmaal hebt gemaakt, alleen nog maar af).
- Maak een open actielijst van alle zaken die door kunnen naar 2023 maar niet vergeten mogen worden.
- Maak voor iedere decemberdag een dagplan met een 3MBA-lijst (gesloten actielijst met de drie meest belangrijke acties van vandaag).
- Doe aan het begin van steeds het laatste dagdeel dat je werkt (bijvoorbeeld begin vrijdagmiddag) een grondige review bestaande uit drie delen:
1. Opschonen van al je inboxen (alle plekken waar informatie binnenkomt)
2. Up to date maken van alle lijsten, planningen en agenda
3. Vooruit kijken naar de week die komt
- Geniet van alle warme menselijke momenten die er zijn. Daar zit de echte waarde in deze bijzondere maand.
Laden...
Deze blog gaat over een Outlook-regel die veel Inbox Zero fans gebruiken.
Deze regel zorgt ervoor dat jouw uitgaande vragen – waarvan je wilt bijhouden of je antwoord krijgt – geautomatiseerd in een map ‘wachten-op’ terecht komen.
De CC regel luidt:
1. Check mijn binnenkomende e-mail
2. Als ik de afzender ben
3. En mijn naam staat in CC
4. Verplaats de binnenkomende CC e-mail naar de map ‘wachten-op’
Je zet je eigen naam als uniek kenmerk in het vak CC en dat is uiteraard zichtbaar voor de ontvanger. Zelf vind ik dat geen probleem. Toch hoor ik regelmatig de vraag of dat niet met BCC kan (zodat de ontvanger het niet kan zien).
Dat kan niet direct omdat die keus niet in de opties van Outlook regels opgenomen is. Het kan wel via een omweg en die ga ik hier onder beschrijven.
De BCC regel luidt:
1. Check mijn binnenkomende e-mail
2. Als ik de afzender ben
3. En mijn naam staat niet in ‘Aan’ en niet in ‘CC’ (zie plaatje hieronder: deze opties staan in het venster uitzonderingen)
4. Verplaats de binnenkomende BCC e-mail naar de map ‘wachten-op’
Omdat jouw naam maar op drie plekken kan staat: Aan, CC en BCC en je er twee uitsluit, blijft BCC over. De regel werkt nu op het moment dat je jouw eigen naam in het vak BCC zet en jij de afzender bent.
Wil je de BCC mogelijkheid altijd beschikbaar hebben bij het opstellen van een nieuwe e-mail?
Dat doe je als volgt:
- Open een nieuwe e-mail
- Ga naar het tabblad ‘Opties’
- Klik BCC aan op het lint
Vanaf nu staat de BCC optie altijd in beeld.
Als je helemaal niet weet hoe je regels kunt maken in Outlook, doe dan een keer mee met de Online Workshop Inbox Zero.
Laden...
Wanneer je je werk zo hebt ingericht dat je regelmatig in een bijeenkomst aantekeningen op papier maakt, dan ontstaan de vraag wat je met deze notities gaat doen en waar je ze laat.
Terug naar af
De vraag daar aan voorafgaand zou moeten zijn waarom je deze aantekeningen maakt. De meesten van ons hebben daarvoor deze redenen:
- vooraf: voorbereiding zorgt ervoor dat je weet wat je wilt (als een soort mini agenda)
- tijdens: je kunt de lijn vast houden en direct belangrijke zaken vastleggen (zoals namen, inzichten, ideeën, afspraken, besluiten en acties)
- erna: aantekeningen vormen een extern geheugen waar je naar terug kunt om het beeld weer op te roepen van het moment
Ruw materiaal
Aantekeningen gemaakt in een bijeenkomst hebben de vorm van ruw materiaal. Sommige zinnen zijn niet af, andere zaken zijn slordig geschreven en al heel snel niet meer te begrijpen. Ideeën en acties moeten naar een andere plek enz.
De meest logische conclusie is dat ruwe aantekeningen – als ze van belang zijn – een bewerking verdienen. De bewerking kan in het ideale geval leiden tot een notitie die ‘eeuwig’ waarde heeft.
Logica voor het bewerken
- Datum bovenaan
- Onderwerp of reden
- Namen van de gesprekspartners
- Realistisch korte opsommingen die de samenvatting vormen van de bijeenkomst
Dat is het. De zaken zoals acties en ideeën kunnen beter naar een centralere plek omdat het anders moeilijk is om ze in beeld te houden.
Waar laat je de bewerkte aantekeningen?
Als je in een grote of publieke organisatie werkt die als basis Microsoft 365 heeft dan is OneNote je tool van keus. Als je er nog nooit mee gewerkt hebt kun je het beste een van deze introductie video’s bekijken, zodat je een beeld hebt van de logica van de tool. OneNote heeft de potentie om uit te groeien tot een Persoonlijk Kennis Management (PKM) systeem.
- How to Use OneNote Effectively (Stay organized with little effort!)
- How to use OneNote
Wanneer je vrij bent om je tool te kiezen dan zijn er tientallen keuzes. De twee meest gebruikte tools op dit moment (naast OneNote) zijn Notion en Obsidian.
Houd je wel aan deze twee vuistregels:
1. Begin Klein – bouw langzaam uit
2. Houd Het Simpel
Direct digitaal aantekeningen maken?
Ik ben daar geen voorstander van. Waarom dat zo is heb ik beschreven in deze (lange) blog.
Het probleem van digitale aantekeningen (+ 4 tips)
Laden...
Dat de weekreview een hele belangrijke routine is, zal de meeste lezers van deze artikelen duidelijk zijn. Ik tamboer daar tenslotte bijna wekelijks op. De dagreview (in de literatuur ook wel benoemd als ‘daily shutdown’) is de kleine broer van de weekreview. Hieronder een omschrijving hoe zo’n routine er uit kan zien in 6 stappen en 6 minuten.
De dagreview is de afsluiting van de werkdag. Deze afsluiting heeft alleen betekenis als je daarna ook innerlijk je werk kunt loslaten tot de volgende dag. Het is daarmee een overgangsritueel van werk naar thuis. Zoals de weekreview de overgang is van de werkweek naar het weekend. De meest logische tijd om de dagreview te doen is derhalve het laatste kwartier van je werkdag. Hoe laat dat ook is.
De structuur van de dagreview
De dagreview (daily shutdown), is net als de weekreview een drieluik: terugkijken, up to date maken, vooruitkijken (verleden, heden & toekomst) en deze logica leidt dan ook tot de volgende structuur.
Stap 1: Kijk in je agenda naar de planning van de dag die is geweest met de volgende vragen:
- zijn er zaken blijven liggen
- zijn er zaken die ik heb toegezegd die ik niet heb vastgelegd
- zijn er zaken die anderen hebben toegezegd die niet zijn vastgelegd
- waar wil ik meer van en waar wil ik minder van
Stap 2: kijk naar volgende twee dagen in je agenda
- leef je in hoe die dag zal zijn
- wie ga je ontmoeten, wat zijn de reis-spullen-mee-zaken die spelen
- hoe zijn de overgangen met thuis
Stap 3: Scan je email (die uiteraard dicht bij Zero is, omdat je gedurende de dag Inbox Zero gebruikt)
Stap 4: Werk je actieoverzicht bij. Als je daar nog niet tevreden over bent kijk dan naar dit artikel.
Stap 5: Bepaal de 3MBA’s (drie meest belangrijke acties) voor de volgende dag. Markeer deze en blok indien nodig tijd in de dag van morgen om zeker te stellen dat deze acties ook daadwerkelijk gaan gebeuren. Let op! Dit is een gesloten actielijst. Er mag alleen maar af en niets bij. Maak eventueel gelijk een dagplannetje met de andere zaken die van belang zijn om bij te hand te hebben morgen.
Stap 6: Zeg HARDOP tegen jezelf: Einde werkdag
Dat is het. Meer is niet nodig afgezien van de gewenning om daarna niet meer op de telefoon of laptop te kijken naar email, agenda, sms, voicemail enz. Werkzaken zijn klaar tot de volgende dag.
Waarom zou je dit doen?
- Je wordt productiever van een duidelijk onderscheid van levenssferen (is eindeloos aangetoond).
- Je avond komt vrij voor thuiszaken.
- Je slaapt beter.
- Je leven wordt daarmee een beetje aardiger.
- Je weekreview wordt eenvoudiger omdat je brein door het doen van de dagreviews er aan went regelmatig in de reflectiemodus te zijn.
Ik hoor het graag als je een andere routine of gewoonte hebt als dagreview.
Laden...
De belofte van timemanagement in zijn algemeenheid is meer doen in minder tijd.
Dat alleen al is te mooi om waar te zijn: Er zit een duidelijk luchtje aan want er mist een parameter: het resultaat.
We willen helemaal niet méér doen!
We willen:
- minder tijd besteden
- mínder doen
- met meer resultaat.
Daarom vandaag een omdenktip.
Uitgaande van het gegeven dat 20% van onze inspanning 80% van ons resultaat oplevert (zoals Pareto ons heeft geleerd), willen we ons uiteraard vooral toeleggen op die 20% en niet onze 100% vergroten door nog eens meer te gaan doen.
Daarvoor zijn 2 dingen nodig:
- Overzicht
Je hebt op ieder moment overzicht nodig over jouw beeld van succes, jouw doelen, jouw speelveld en alles waar je ja tegen hebt gezegd.
- Focus
Op basis van je overzichten kies je actief maand, week en/of dag doelen.
Je acties bepaal je vervolgens altijd in het moment op basis van je overzicht en je focus.
De boel gaat swingen als je vervolgens gebruik maakt van de volgende regels.
Gulden regel 1: Verminder de Tijdverspillers (niet meer doen)
Wat kun je laten zonder veel consequenties. Opties: onbelangrijke email, bijeenkomsten, nieuws-rondjes, Facebook- Twitter- LinkedIn-rondjes, telefoontjes, herhalende discussies etc.
Gulden regel 2: Verminder de Tijdvreters (slimmer doen)
Zoek actief in de herhalende processen waar je aan vast zit naar zaken die veel tijd kosten en feitelijk (in het licht van je overzicht en focus) zonder waarde zijn. Voorbeelden: rapportages, lezen van periodieken, steeds dezelfde mensen bellen en terugbellen, cc-mails etc.
Gulden regel 3: Empower de mensen om je heen (moed en vertrouwen)
Let goed op wanneer er meedenken of toestemming aan je gevraagd wordt en zorg dat helder wordt binnen welke kaders jouw volwassen, kundige en welwillende medewerkers en collega’s geacht worden zelf te denken en beslissen.
Op basis van overzicht + focus en de toepassing van deze 3 gouden regels kun je met minder tijd, minder dingen doen en toch meer resultaat hebben. En daar gaat het uiteraard weer wel om!
Laden...
Er worden boeken volgeschreven over focus. En terecht. Het is een van de belangrijkste vermogens van een manager of drukke pro die stressbestendig wil leven en werken.
We moeten nu eenmaal dealen met de paradox dat we het liefst de hele dag bereikbaar willen zijn en tegelijk ook gefocust willen werken. En dat kan helaas niet!
In deze blog wil een beeld delen dat ik zelf gebruik om de waarde van focus uit te leggen (meestal aan anderen en regelmatig ook aan mijzelf).
Het is een beeld uit herfst en winter. Soms ben ik alleen thuis en merk ik dat overal in het huis lichten aan zijn. Mijn zintuig voor verspilling triggert me om overal waar ik niet ben, of snel zal zijn, de lichten uit te doen. Ik doe dat omdat dat energie spaart en mij niet het beleven geeft dat ik mijn aandacht tegelijk in het gehele huis moet hebben.
In dit beeld is focus dus: ‘overal het licht uit doen waar je op dat moment niet bent’.
Wat zou je kunnen doen om dit overdrachtelijke beeld te integreren in je dagelijkse workflow?
In drie simpele tips:
- Bepaal tijd en een klus en maak je jezelf onbereikbaar (deur dicht, telefoon op flightmode).
- Ruim je werkplek om je heen op zodat je een ‘zen-fengshui-mindfull’ omgeving hebt.
- Werk in fullscreen modus *.
Vooral het switchen van de telefoon (flight mode aan en uit) is een krachtig beeld voor bereikbaar zijn of gefocust zijn. Probeer het eens uit en laat mij hieronder weten wat je er van vindt.
* Fullscreen modus is in de meeste programma’s te vinden onder ‘beeld’ of ‘view’.
Laden...
Digitale Fitheid is een van de fundamenten voor kenniswerkers.
Er is sinds enkele maanden een (gratis) community, opgericht door Martijn Aslander en Mark Meinema waar iedereen die vragen heeft, bij wil dragen en/of na wil denken over digitale fitheid voor zichzelf of voor het team waar hij in werkt lid kan worden.
Martijn en Mark hebben samen met Arjan Broere het boek geschreven ‘Ons werk is stuk’ dat een mooi inkijkje geeft in de manier waarop de mannen kijken naar kenniswerk en daarmee naar de filosofie die direct ook weer terug te vinden is in de community.
Er is in de community nu al heel veel informatie, kennis en ervaring te vinden. Je kunt je hier aanmelden en de rest wijst zich vanzelf.
Mijn advies: knikker FaceBook eruit en meld je aan voor Digitale Fitheid. Leuker, interessanter en waardevoller.
Laden...
De voorzitter als leider van de vergadering
