Tag Archieven : 2. Personal Lean
Op de pagina vind je alle blogs die als onderwerp Personal Lean hebben.
Personal Lean is gebaseerd op drie principes:
- Zorg minimaal 51 % voor jezelf
- Vergelijk jezelf met wie je gisteren was en niet met iemand anders vandaag
- Doe wat je doet en bent waar je bent
Deze drie principes vind je door alle blogs heen.
Deze uitspraak door een van de deelnemers aan een workshop was een briljante samenvatting van mijn betoog vlak daarvoor. Waarom dit logisch is (112 bellen en niet mailen ) beschrijf ik hieronder.
E-mail is voor de meeste van ons nog steeds de meest centrale communicatie-hub. E-mail is betrouwbaar, a-synchroon (je communiceert in een keten en niet op hetzelfde moment), goedkoop en eenvoudig als je je houdt aan een paar basale gewoontes.
E-mail heeft ook wel een paar beperkingen die vooral zichtbaar worden als je gaat voor slimme samenwerking. Er zijn kort gezegd twee grote domeinen waar je e-mail beter niet voor kunt gebruiken omdat het daar simpelweg niet geschikt voor is.
Je vraag is dringend/urgent
Hier komen we uit bij 112. Niemand zal 112 gaan e-mailen om spoedeisende bijstand. Toch doen we dat eindeloos met e-mail. Zonder spelregels voor e-mail gaan we er zo maar vanuit dat iedereen aan de andere kant de hele dag zit te wachten op ons dringende e-mailtje en vervolgens uiteraard direct reageert. Als dat niet gebeurt gaan we bellen (‘heb je mijn mailtje gezien’).
Zolang er geen corporate regel is die stelt dat je verplicht wordt om minimaal ieder kwartier je e-mail te processen (en die regel komt er nooit) is e-mail niet geschikt voor dringende zaken tenzij je deze vooraf laat gaan van een andere vorm van communicatie (dus vooraf bellen/chatten etc.).
Je vraag is complex
Voorbeeld: Je hebt een IT-probleem en wilt het oplossen met behulp van een vraag via de e-mail. Je stuurt een e-mail naar de helpdesk (die alleen per e-mail te bereiken is) en je wacht. Het antwoord dat je terugkrijgt is in bijzonder veel gevallen een oplossing voor een probleem dat je niet had. En dat komt omdat het nog niet zo eenvoudig is om in platte tekst iets wat complex is (waar je zelf waarschijnlijk niet alle ins en outs van kent) te beschrijven.
De ‘expert’ aan de andere kant doet zijn best maar begrijpt jouw uitleg van het probleem niet en stuurt je of een standaard antwoord (vaak in de vorm van een link) of een tekst die je nog niet verder helpt. Wat volgt is uiteraard nog een keer heen en weer en vooral de verzuchting van jouw kant dat dit allemaal veel sneller opgelost zou kunnen worden als je maar even de expert zou kunnen bellen.
Wat leert ons dit? Gebruik email niet voor complexe vragen. Het werkt in de meeste organisaties niet (complexe uitleg geven gaat iets beter). Complexe communicatie per e-mail werkt alleen in omgevingen waarin iedereen heel talig is en gewend om helder te denken en schrijven zoals bijvoorbeeld in de rechtspraak of bij remote werkende bedrijven die zich zelf daarin hebben bekwaamd.
Wanneer wel e-mail?
Wat blijft er dus voor ons gewone mensen over als het gaat om ‘good old e-mail’? Alle zaken die niet dringend en niet complex zijn. De dringende en complexe zaken doen we live, met een videocall, bellend, chattend maar niet met email. Dus 112 toch maar beter bellen!
Laden...
Voor wie nog op zoek is naar een mooi zomerproject én nog niet blind kan typen is er nu Juf Diana en haar pleidooi.
Tijdens de laatste ‘Meet & Greet’ van de community Digitale Fitheid (warm aanbevolen) hield zij een helder, vrolijk en onontkoombaar pleidooi voor blindtypen voor iedereen die regelmatig het toetsenbord hanteert dat gelukkig is vastgelegd in een video. Met dank aan Martijn Aslander en Mark Meinema voor de hernieuwde aandacht voor deze basis-skill van digitaal fit zijn.
Hierbij het artikel met de video waarin zij haar verhaal vertelt en vragen beantwoordt:
Wil je eerst een test doen om eens te kijken hoe de stand van zaken nu is? Doe dan de test uit deze eerdere blogpost.
Laden...
Het mooie van gewoontes is dat ze ons dragen in allerlei repeterende zaken. Dat ze bestaan, scheelt ons een heleboel dagdagelijkse beslissingen en daardoor mentale bandbreedte en energie.
We hebben een heleboel van die gewoontes en dat is dus maar goed ook. Tegelijk zijn er ook gewoontes die we nog niet hebben; gewoontes die waardevol waren maar nu in de weg zitten en gewoontes die we – zoals ze nu zijn – willen veranderen.
Het geen mij brengt tot de simpele constatering dat er maar 4 redenen zijn om te werken aan een gewoonte. Hier komen ze op rij.
Starten: ik wil een nieuwe gewoonte gaan hanteren. Voorbeelden:
- aan het begin van iedere vrijdagmiddag doe ik de weekreview
- iedere dag is Postvak IN een maal leeg
- op de fiets naar mijn werk gaan
Stoppen: ik wil van een bestaande gewoonte af. Voorbeelden:
- ophouden met roken
- ophouden met telefoneren in de auto
- ophouden met ‘ja-maar’-en
Meer: ik wil een bestaande gewoonte veranderen naar meer of vaker. Voorbeelden:
- meer water drinken/flossen/schoenpoetsen etc
- vaker tijd nemen voor een lunchpauze
- 3 keer per week work-out in plaats van 1 keer per week
Minder: ik wil een bestaande gewoonte veranderen naar minder. Voorbeelden:
- minder koffie drinken
- minder TV kijken
- minder vaak ‘s-avonds op de bank aan het werk
Starten en stoppen staan veel meer op zichzelf. Meer en minder kunnen elkaar versterken als je het een beetje slim aanpakt (meer water en minder koffie bijvoorbeeld).
Mij helpt het onderscheid tussen start, stop, meer en minder bij het veranderen, versimpelen, versnellen, verbeteren van gewoontes.
Laden...
Voor de lezers die regelmatig spijt hebben dat ze te vroeg op ‘Verzenden’ hebben geklikt gaan we iets aardigs knutselen met ‘Regels en waarschuwingen’ als opdracht aan de postbode in Outlook
- Ga naar tabblad ‘Start’
- Selecteer ‘Regels’ op het lint.
- Kies voor ‘Regels en waarschuwingen beheren’
- Klik op ‘Nieuwe regel’
- Kies voor ‘Beginnen met een lege regel’
- Kies voor ‘Regel toepassen op berichten die ik verzend’ (halfweg het venster)
- Klik op ‘Volgende’
- Klik nog een keer op ‘Volgende’. Je krijgt nu de vraag of de regel moet worden toegepast op alle e-mail. Klik op ‘Ja’.
- Vink aan ‘Aflevering van het bericht een aantal minuten uitstellen’
- Klik onder in de rechthoek met de omschrijving van de regel op ‘een aantal’ en geef daar het gewenste aantal minuten uitstel op.
- Klik op ‘Volgende’ want er zijn geen uitzonderingen.
- Geef de regel de naam ‘Verzenden uitstellen met 5 minuten’
- Klik op Toepassen en OK
Voilá: alle e-mails die je verstuurt gaan vanaf nu in de ‘Postvak Uit’ en worden pas na 5 minuten verzonden. Je kunt de aflevering maximaal 2 uur (120 minuten) uitstellen.
Wil je het verzenden van een enkele e-mail uitstellen dan kan dat ook. Dat doe je in de e-mail zelf. Ga naar tabblad ‘Opties’ en kies voor ‘Meer opties/Bezorging uitstellen’.
Laden...
Af en toe is het zover. We hebben een hele lijst met klein grut to-do-tjes. Mooi dat het op een lijst terecht is gekomen maar we moeten er wel een keer vanaf.
Natuurlijk willen we liever onze tijd besteden aan robuuste taken, aan vér-kijken en toekomstgericht werken. Helaas staat het kleine spul niet voor niets op deze lijst.
Review, timeboxing en een sprintje
Wat je het beste kunt doen in deze situatie is gebruik maken van een combi van drie timemanagement mini-technieken.
1 Review
Bekijk ieder item op je lijst een keer kritisch met de volgende vragen:
Is het me echt duidelijk waarom ik deze actie ooit op mijn lijst heb gezet (reflecteren)?
Wil ik, gegeven de werkelijkheid van mijn wereld van de dag, deze actie nog steeds doen (her-onderhandelen)?
Is deze actie zo duidelijk dat ik hem ook kán doen (verhelderen)?
2 Timeboxing
Kies een blokje tijd (timebox) van bijvoorbeeld een uur. Zorg ervoor dat je in een omgeving bent waar je absoluut ongestoord kunt werken (even niet belbaar bent, geen notificaties voor email aan hebt staan, enz.).
Sprintje
Ga gewoon beginnen! Geef gas. Kies een actie van je lijst en werk deze af. En nu de volgende, en de volgende en weer de volgende net zolang tot het blokje-tijd op is. Valkuil is om steeds weer na te denken over de volgende keus. Niet doen! Blijf sprinten.
Met deze 3 stapjes kun je ongelofelijk veel voor elkaar krijgen in een simpel uur. De meesten van ons hebben daarna de neiging om door te gaan omdat ze in de flow terecht komen. Doe dat niet. Plan eventueel een nieuwe sprint.
Laden...
Wanneer het je wel eens overkomt dat je je sleutels of portemonnee vergeet, heb ik deze week een goede tip voor je.
PSU is een woord dat staat voor Persoonlijke Standaard Uitrusting en komt uit de sfeer van het leger. Ik heb de term niet leren kennen in het leger want ik was een uitgesproken dienstweigeraar (en diende mijn tijd in een kindertehuis).
Toch is dat van die standaarduitrusting wel een goed idee. We hebben allemaal zo onze eigen PSU en de kunst is je daar eenmaal heel bewust van te zijn en vervolgens gebruik te maken van deze truuk.
In mijn versie bestaat je PSU uit alle zaken die je altijd en overal met je meeneemt.
Voorbeeld:
Mijn PSU bestaat uit:
- Linkerbroekzak: een leren beursje met muntgeld, sleutels en gevouwen flappen
- + een hoesje voor 5 passen.
- Rechterbroekzak: autosleutels
- + Jabra oortjes
- Rugzak met laptop
- Rechterzak van jas of bodywarmer: iPhone.
In totaal derhalve 6 dingen. Dus ZES DINGEN!
De tip bestaat uit 2 routines die je er even in moet slijpen.
1. Zodra je in huis komt leg je alles op een vaste plek (liefst bij elkaar)
2. Als je uit huis gaat, doe je alles op zijn plek en tel je mee: 1,2,3,4,5,6 check.
Eenmaal hier aan gewend hoef je er nooit meer aan te denken en heb je altijd alles bij je.
Nb 1: ik ben me er van bewust dat het voorbeeld vooral een mannenvoorbeeld is.
Nb 2: Voor vrouwen bestaan er binnentasjes die je thuis uit de tas van vandaag kunt halen, op een vaste plek kunt zetten en bij vertrek in 1 keer compleet weer in de tas van dat moment kunt plaatsen (dus 1.check!).
Laden...
Er zijn een heleboel dingen in het leven waarvan je vrij zeker weet dat ze op enig moment zullen gebeuren. Je weet alleen niet wanneer.
- Ik weet dat mijn laptop het een keer op zal geven.
- Ik weet dat er een snaar van mijn gitaar zal breken op een moment dat het mij helemaal niet uitkomt.
- Ik weet dat ik ooit mijn koffer kwijt zal zijn bij aankomst op een vliegveld.
Planning for failure is de truc om een keer serieus na te denken hoe je de oplossing organiseert voor voorspelbare problemen met een hoge prijs.
En begrijp mij goed. Ik ben er helemaal niet voor om alle avontuur uit het leven weg te organiseren maar sommige zaken hebben nu eenmaal een te hoge prijs om ze te laten gebeuren.
Bijvoorbeeld:
- Laptop kaduuk? Alles staat 1. in de cloud (MS 365) en 2. nog een keer via Frans Diepenhorst los daarvan op een serie andere servers.
- Snaar breekt? Duhh, reserve setje in de gitaarkoffer.
- Koffer kwijt? Medicijnen en wereldstekker zitten natuurlijk in de handbagage en niet in de koffer (want anders zit je, zoals mij overkwam, opeens vast in London en zonder deze vitale zaken).
Tip
Denk eens na over situaties die je dramatisch zou vinden als ze zouden gebeuren en verzin er een list op. Neem van mij aan: Het is kicken als je voorbereid tegen zo’n probleem aanloopt. Doe je dit al lang en heb je briljante voorbeelden waar anderen ook wat aan kunnen hebben? Zet een reactie onder deze tip.
Laden...
We zijn zonder dat in de gaten te hebben totaal ondergedompeld en afhankelijk van de ritmes van de wereld. Een van de duidelijkste ritmes is de wissel van dag en nacht. Onze persoonlijke ritmes in verhouding tot de wereldritmes maken ons tot een specifiek chronotype.
Twintig procent van ons is ochtendmens. Twintig procent van ons is avondmens. De rest zit er een beetje tussenin.
Het is handig om deze zelfkennis te hebben omdat je als ochtendmens je diepwerk beter als eerste kan doen in plaats van je verliezen in e-mail en tuttelklusserij. Als avondmens – werkend in een 9 – 5 setting – kun je in de valkuil stappen van de dagelijkse sociale jetlag die je vervolgens bestrijdt met koffie in de ochtend en afblust in de avond met alcohol.
Je chronotype wisselt ook nog een beetje met de leeftijd. Vrijwel iedere puber is een avondmens. Vrijwel iedere pensionada gaat steeds vroeger zijn mandje in (ook al is dat relatief).
Wil je meer zicht op jouw chronotype? Vul dan deze Nederlandstalige (5 minuten) test in.
https://medische-vragenlijsten.nl/questionaire/slaap/morningness-eveningness-questionaire
Je kunt de uitslag direct downloaden zonder gedoe.
Voor wie het leuk vind om te weten: ik ben voor 85% een ochtendmens.
Laden...
Een slim idee dat ik op heb gedaan in de digitale fitheid community. Niet voor iedereen maar misschien wel voor jou.
Je maakt een WhatsApp-groep aan met iemand die je goed kent en noemt de groep Inbox [naam]. Bij naam komt uiteraard je eigen naam te staan. Vervolgens verwijder je die iemand weer uit de groep (wel even van te voren aankondigen natuurlijk). Je hebt nu een app-groep waar alleen jij lid van bent.
Als je in het overzicht van de chats op je Inbox [naam] swipe naar rechts doet, kun je deze pinnen zodat de chatgroep met jezelf altijd bovenaan staat en dus bij de hand is.
Je kunt hier nu alle snelle of briljante gedachten kwijt, toezeggingen, linkjes, boeken, namen etc. kwijt. In de weekreview verwerk je deze Inbox net als alle andere inboxen.
N.B. 1.: kunt ook sowieso jezelf appen maar …. dan kun je de naam niet aanpassen.
N.B. 2: Als je niemand weet die je erin en eruit kunt gooien kun je mij gebruiken: 06 224 559 02 (no hard feelings, kan zonder te vragen).
N.B. 3: In MS Teams heb je als vanzelf zo’n Chatkanaal met jezelf.
Laden...
De ‘Jumplist’ is een lijst met bestanden waar je heel snel toegang toe hebt. Je springt als het ware in één keer naar een bestand. Voor wie het niet kent hieronder de plek waar je de lijst kunt vinden en hoe je deze kunt gebruiken.
Waar vind ik de Jumplist?
Doe een rechtermuisklik op het icoontje op de taakbalk van het programma waarin het bestand dat je wilt gebruiken is gemaakt. Je krijgt nu de lijst met laatst gebruikte bestanden van dit type te zien. In het voorbeeld hier zie je een aantal presentaties in Powerpoint.
Dat is op zichzelf al handig omdat daar uiteraard de bestanden staan waarin je aan het werk bent.
Maar het wordt nog handiger. Je kunt een bestand dat je veel gebruikt pinnen in deze Jumplist. Je kunt dat zien op de afbeelding. De bovenste vijf presentaties gebruik ik het meest en zijn vastgemaakt in dit menu.
Hoe kan ik een bestand pinnen in de Jumplist?
Je kunt een bestand pinnen door het in de lijst ‘Recent’ te selecteren. Er wordt een pinnetje zichtbaar achter de naam van het bestand. Klik erop en het bestand verschuift naar de bovenste lijst ‘Vastgemaakt’.
Dat is het.
Laden...
Het ebook is een samenvatting van de website die speciaal gewijd was een dit onderwerp. De website is niet meer. Het Manifesto wel. Voor de liefhebber hier gratis te downloaden.
7 Verspillingen Manifesto 2023
Wil je meer weten over Lean thinking toegepast op persoonlijke productiviteit?
Grasduin dan eens in Ad’s Blog.
Laden...
Dat het wijs is om afspraken met jezelf in je agenda te zetten zullen de meeste van de lezers van deze blog wel snappen.
De volgende hobbel is vervolgens jezelf aan deze afspraken te houden. En dat is nog niet zo eenvoudig. Daarom onthoud: Erase? Replace!
In je agenda zie je een door jezelf gepland blok van 1,5 uur gereserveerd voor het uitwerken van een bepaalde klus. Niet persé heel dringend (nog) maar wel uit de categorie belangrijk. Je zegt tegen jezelf: “goed bezig!” Maar helaas toch lukt het niet om deze klus op dat moment te doen. Er zijn grofweg drie oorzaken waarom deze afspraak met jezelf uiteindelijk de mist in gaat.
1. De klus is niet leuk.
Er zijn op dat moment andere zaken die veel aardiger zijn om te doen. En een klein rondje van/in/op de zaak levert al zo veel afleiding op dat de gereserveerde tijd met gemak vol loopt met allerhande bijstand, afstemming, kort overleg, leuteren & lol enz.
2. Je energie klopt niet met de klus.
Je hebt die ochtend als de brandweer rondgerend, staat nog stijf van de adrenaline, staat in de praat-communicatiestand. Nu gaan werken aan een klus die veel concentratie en focus vraagt is kansloos.
3. Je hebt een SPOBILO
Je hebt een spontane binnenloper die je vraagt of je een minuutje hebt (om een uur met je te praten). Je laat hem binnen (burenhulp moet kunnen) en voordat je het weet is het zitten met koffie (en weg is je gereserveerde tijd).
Erase?
Kortom: je hebt de facto de afspraak met jezelf uitgegumd en als je niet oppast wordt het belang pas weer zichtbaar op het moment dat er urgentie is. En dat is echt absoluut ongewenst.
Maar zo gaat het nu eenmaal omdat niets menselijks ons vreemd is. Dus wat te doen?
Replace!
De oplossing is niet zo heel moeilijk. In je volgende weekreview kijk je niet alleen vooruit maar ook terug in je agenda. Je ziet daar dat de hypothese van de planning in de werkelijkheid anders is gelopen en je verplaatst de afspraak naar een plek waar de kans dat deze gaat gebeuren zo groot mogelijk is.
En wat nu als het een klus is die je echt niet past? Niet leuk is? enz. Dan zit er niets anders op dan
- ouderwets calvinisme (niet zeuren en gewoon doen met een kwaliteit die past bij het realistisch minimum);
- delegeren (liefst naar iemand voor wie het een uitdagende klus is);
- het commitment opnieuw onderhandelen met de ‘klant’ van je deliverable.
Dus onthoud: Erase? Replace!
Laden...
Een handig niemendalletje.
De gebruikelijke sneltoets voor ‘gewoon’ zoeken in Outlook e-mail is ctrl-e (voor geavanceerd zoeken is dat ctrl-shift-f). Vooral ctrl-e is vingergymnastiek en ook nog eens onlogisch omdat zoeken in zo ongeveer alle programma’s met ctrl-f (van Find) gaat. Helaas is die in Outlook vergeven voor ‘forward’.
Kortom allemaal niet zo handig. Een betere optie is om vanaf nu ALT-Q (van ‘question’) te gebruiken: geen vingergymnastiek meer en makkelijk te onthouden.
En kijk vooral ook even bij de andere tips over zoeken in Outlook.
Wil je je e-mail definitief in control krijgen? Doe dan een keer mee met de Online Workshop Personal Lean.
Laden...
Deze uitspraak door een van de deelnemers aan een workshop was een briljante samenvatting van mijn betoog vlak daarvoor. Waarom dit logisch is (112 bellen en niet mailen ) beschrijf ik hieronder.
