Wie regelmatig parkeert in een omgeving waar ie niet thuis is kent het wel. De stress om te onthouden waar je geparkeerd hebt.
Er is een handigheidje in WhatsApp die ik daarvoor gebruik die je misschien nog niet kent en daar de oplossing voor is. Ik ga bij de beschrijving ervan uit dat je een chatgroep/inbox voor jezelf hebt in WhatsApp. Als je die nog niet hebt, maak die dan eerst aan.
Op de parkeerplek ga je naar de chatgroep met jezelf. Op de plek waar je een bericht kan plaatsen zie je links een plus teken staan.
Klik op het plusje en klik daarna op ‘Locatie’
Er ontstaat een kaartje met daarop de plek waar je op dat moment bent.
Klik op ‘Verstuur uw huidige locatie’
Er staat nu een locatieopgave als bericht in jouw eigen chat/inbox.
Als je weer terug wilt naar je tuut klik je op deze locatieopgave (op het autootje) en WhatsApp vraagt je met welke app je de locatie wilt openen. Je kiest en klikt daarin op ‘lopen’.
Meer is het niet. Werkt simpel, is robuust en heb je altijd bij de hand!
Ik weet dat dit werkt in de iPhone maar niet of dit ook zo werkt op een Android. Als iemand die dit leest dat weet graag even melden in de commentaren hieronder.
Ik hoorde een keer uitspraak van een van de giganten op het gebied van persoonlijke effectiviteit (David Allen) die luidde: Je systeem is pas goed als het ook werkt bij 38º koorts.
Nu kan het statistisch niet anders of een heel aantal lezers van deze blog hadden, hebben of krijgen nog griep. Dus een logische reflectie- of ervaringsvraag is: blijft onze workflow overeind als we griep hebben, onder hoge druk staan, familieperikelen hebben enz.
Als dat niet het geval is dan is er in de meeste gevallen gelukkig niet zo heel veel aan de hand. Toch is het wel heel prettig als je systeem deze toets kan doorstaan.
En op het moment dat je echt geveld bent, is zo’n workflow uiteraard niet echt het meest relevant. Maar des te meer als je ziek aan het worden bent, of aan het uitzieken bent.
Vier tips voor een workflow dat het blijft doen ook als je flink griep hebt.
Houd je systeem zo simpel als het maar kan Verander je systeem niet te vaak, als het werkt is het prima, nieuw is niet perse beter Pas op voor ‘verergbeteren’
Automatiseer standaard handelingen of besluiten Alles wat repeteert kan een digi-ding beter en sneller (regels voor e-mailafhandeling, textexpanding, templates e.d.)
Word onbewust bekwaam ten aanzien van allerlei routines Gebruik checklists waar dat maar kan Leer blindtypen
Gebruik sneltoetsen Gebruik snelonderdelen in Outlook en Word of textexpanders
Doe je weekreview! En de reden daarvoor is natuurlijk dat je op basis van een goed overzicht heel snel je prioriteiten kunt stellen en de rest doorgeven aan anderen of on-hold zetten. De Handleiding Weekreview staat bij de free stuff.
Samen met Karen Visser – een gewaardeerde collega-trainer in hetzelfde vakgebied – was ik in verkennend gesprek (online) met een Belgische opdrachtgever over een traject voor de komende jaren.
Aan het eind van gesprek vatte de opdrachtgever de afspraken samen en maakte er een tijdpad bij.
Als wij een menukaart zouden kunnen leveren dan zou zij uiterlijk 31 maart ons een reactie geven in de vorm van een echte vraag voor een offerte.
Karen reageerde uit een soort professioneel enthousiasme. ‘Wat mooi dat je geen 1 april zegt, want dat zou betekenen dat je jezelf psychologisch in een veel langere horizon zet met de kans dat het al snel een maand later wordt.’
Ik was eerst even in verwarring omdat 1 april bij mij ook te maken heeft met grappenmakerij. Maar daar ging het hier niet om.
Er waaiert een calvinistische norm door het land van productiviteit: Gij zult niet uitstellen! Met in het verlengde daarvan allemaal tips en trucs om deze zonde niet meer te begaan. Ik stel voor dat we deze norm eens wat nader bestuderen leidend tot een paar simpele tips. Een toetje volgt daarna.
De rationele opvatting zegt: er is oorzaak en gevolg (en ook nog in deze volgorde). Voor ons onderwerp betekent dit: er is een planning en er is productiviteit als gevolg van deze (uitgevoerde) planning. De planning is de werkvoorbereiding (zo efficiënt mogelijk en gericht op de goede zaken). De uitvoering volgt daarna.
Dus hoe beter ik de uitvoering van de door mij verzonnen planning volg, hoe productiever ik ben.
En zie: Tadaa! Hier verschijnt natuurlijk gewoon weer het ouderwetse werkvoorbereider/uitvoerder duo.
En als het niet lukt (dus uitstel verschijnt) ligt het aan toegeven aan afleiding, te weinig discipline, chaotisme enz. dus … procrastionation.
De werkelijkheid is dat we helemaal niet gestuurd wíllen worden. Niet door een externe werkvoorbereider maar ook niet door een efficient/effectieve interne alter ego. We willen gewoon cherry-picken; doen wat op dat moment het aardigste lijkt; we willen opties en keuzemogelijkheden.
Dus laten we dat gewoon toegeven en onze wereld zo organiseren. Dat kan met behulp van de volgende vier tips.
Tips:
Plan alleen die zaken die echt moeten, zet ze in een tijddoos, haal alle afleiding weg, doe het werk en houd zo veel mogelijk ruimte vrij er omheen;
Zorg voor een overzicht van ‘opties’: zaken die je zou kunnen doen;
Kies in een moment dat uit je opties wat het beste past bij de tijd en energie die hebt, de plek waar je bent, de spullen die je tot je beschikking hebt en uiteraard waarvan je de toegevoegde waarde het grootst acht;
Nick stuurde me een video van Tom Urban die op een vrolijke manier uitlegt hoe het toch komt dat we allemaal in meer en mindere mate last hebben van niet doen wat we ons hebben voorgenomen op de tijd die we daarvoor hadden bedacht.
Er zijn drie (interne) personages bij betrokken:
the rational desicionmaker
the instant gratificaton monkey
the panique monster
Deze drie alter ego’s maken de show. Als je een keer een vrolijke reflectie wil op het thema procrastination is deze video warm aanbevolen.
Er is een disclaimer: uiteraard is het kijken van deze video op zichzelf een zeer waarschijnlijke vorm van procrasination.
‘Eerst maar een lijstje maken,’ is een logische reactie op een gevoel van wegvallen van overzicht en focus. Het geeft een goed gevoel, ordent en er is iets om naar te kijken. Klein probleem: er is nog niets veranderd in de wereld!
Het concept ‘mind-like-water’ van David Allen (Getting Things Done) en naast hem allerlei andere stromingen gaan er vanuit dat het een goed ding is om je hoofd te legen in lijsten. Zit alles in lijsten en review deze vaak genoeg dan is het beloofde land een ‘mind-like-water’.
Er is toch een probleem met dit concept. De tijd die je besteedt aan lijsten maken en reviewen is niet beschikbaar om te doen of om te niksen. Dus is het zoeken naar een optimum. Hoeveel lijsten van welke soort zijn nog behulpzaam en wanneer is de balans weg en neemt de processor/lijstenmaken het over? En kom je zomaar in de Calvinische frustatie dat de lijsten ook nog afgevinkt moeten worden (wat uiteraard helemaal niet kan).
Lijsten
Je hebt op dit moment minimaal 2 lijsten: je agenda en een actielijst. Ik beperk me hier tot de laatste en voeg er nog een lijst aan toe. Ik splits de actie-lijst op basis van mijn ervaring in 3 delen.
Lijst van 3 (3 mba’s)
Iedere avond bepaal je de 3 Meest Belangrijke Acties (3 mba’s) voor de volgende dag en zorg je ervoor dat deze altijd direct en liefst hardcopy beschikbaar zijn (papiertje in je zak of geeltje achterop je telefoon). Hoe je dat doet staat hier.
Lijst van 30 (voortschrijdend voor de week die komt)
Een lijst waar maximaal 30 acties op staan die horen bij een horizon van een week (de week die start bij vandaag: dus voortschrijdend). Niet meer dan 30 zodat je overzicht hebt zonder om te slaan of te scrollen. Wanneer je tijd hebt om acties te doen haal je daar je acties vandaan.
Lijst van 300 (parkeer, misschien, ooit, later)
Een lijst die je ook nog kunt onderverdelen (boeken te lezen, films te kijken, mensen te bezoeken enz) waar alles op komt dat niet op de 3 of de 30 lijst hoort. Deze lijst mag uiteraard ook korter of langer zijn dan 300 want het is nu eenmaal ‘de rest’.
Dag & Weekreview
Dagelijks haal je uit de dingen die er spelen, en uit de lijst van 30 je 3 mba’s. Wekelijks review je de lijst van 30 en de lijst van 300.
Naast deze 3 lijsten adviseer ik je nog een lijst/overzicht te gaan opbouwen waarop je vastlegt tegen welke doelen/resultaten/projecten je ‘ja’ hebt gezegd zodat je in de weekreview ook die dimensie in een overzicht voorhanden hebt.
Met je agenda, 3-30-300 lijst en een overzicht van je projecten heb je een mooi persoonlijk dashboard en houd je overzicht, focus en grip zonder al te veel, te vaak en te lang bezig te zijn met lijsten.
Werk je hier al mee? Heb je andere ervaringen, tips? Zet ze hieronder zodat we er allemaal iets aan hebben.
We hebben het over chrono-types. De verdeling is simpel:
20% van ons is een ochtendmens;
20% van ons is een avondmens;
60% hangt er zo’n beetje tussen in.
Er zijn nog drie aanvullende weetjes:
kleine kinderen zijn allemaal ochtendmens
pubers zijn allemaal avondmens
oudere mensen worden steeds meer overdagmens
Maar nu de pech van avondmensen die in kantooromgevingen werken
Als je een avondmens bent en je werkt in een kantoorbaan én je wordt ook nog tussen 9 en 5 op je bureaustoel verwacht, dan heb je pech want je werkt volledig tegen je eigen ritme in. Je maakt de slaaptijd al snel (te) kort omdat de avond je beste tijd is. Opstaan wordt vervolgens zwaar en je vriend is dan de koffie-aftrap.
Dat geeft een upper waar je ergens op de dag weer voor moet betalen als je niet wéér koffie neemt. De meeste hard-liner avondmensen drinken dan ook veel koffie overdag. Om al die uppers weer te downen is het al snel logisch om alcohol te gebruiken. Glaasje bij het koken en bij het eten en je voelt je weer relaxt en klaar voor een mooie avond waar het echte leven zich afspeelt.
Zie daar de sociale jetlag ten opzichte van de standaard inrichting in onze werkmaatschappij.
Remedies (allemaal deeloplossingen)
reistijd zo kort mogelijk houden
zo laat mogelijk starten met werken (ik ken voorbeelden die pas om 11:00 starten)
gedurende de eerste werkuren geen diepwerk plannen
de eerste uren vanuit huis werken
begin van de avond gebruiken voor werk (alleen als je het totaal aantal contracturen als norm houdt)
koffie en alcohol niet uit de hand laten lopen (dat is voor niemand goed)
of natuurlijk ZZP-er worden (was een commentaar op LinkedIn)
NB: hetzelfde heb je als avondmens de eerste jaren met kleine kinderen en wordt het pas weer wat logischer met pubers 🙂
Tijdens workshops merk ik dat dit een ondergeschoven kunst is. Dat is jammer want dan mis je een deel van de kracht van MS 365.
MS To Do
Het hart van je taakmanagement zou MS To Do moeten zijn. To Do kun je gebruiken:
als app op je telefoon
als desktop app op je PC of laptop (met een icoon op je taakbalk)
als onderdeel van Outlook nieuwe stijl (desktop en online)
als online applicatie in de browser
en als icoon in je navigatie balk in MS Teams (Tasks voor Planner en To Do)
Alles is automatisch gesynchroniseerd. Het is een wonder en werkt echt naadloos en snel.
Je kunt in deze eerdere blog een Pdf downloaden met een handleiding voor To Do als je dat nog niet aan de praat hebt.
Chat of Post wordt taak
De werkwijze is identiek en werkt als volgt:
Zet je cursor op de chat of post. Je ziet nu een extra balk met emoij en ‘…’ (drie puntjes verschijnen).
Klik op de drie puntjes. Je ziet nu een nieuw menu verschijnen met daarin een keus voor een taak.
Klik op ‘Taak Maken’. Je komt nu in een scherm waarin je de naam kunt veranderen en nog andere gegevens kunt toevoegen zodat je later nog weet wat er concreet te doen is.
Zie de plaatjes hieronder.
Terug naar To Do
Ga nu naar een van de varianten van To Do daar vind je jouw taak terug. Als je je taken niet hebt georganiseerd op aanmaakdatum maar op naam vind je deze uiteraard terug op de alfabetische plek van de naam van je taak (die je zelf hebt toegekend in de stap hierboven).
Tasks voor Planner en To Do
Dit is een plek voor alle taken van jezelf en van de taken die aan je zijn toegewezen op planners/borden met taken op het niveau van een kanaal in een team. Je kunt deze plek permanent zichtbaar maken door op de drie punten te klikken in het navigatievenster van Teams en daar ‘Tasks voor Planner en To Do’ vandaan te slepen naar je navigatievenster. De app blijft nu permanent zichtbaar.
Ook daar vind je jouw taak terug. Inclusief alle andere taken die je al eerder hebt aangemaakt door een e-mail te vlaggen of als item zelf hebt aangemaakt. Kijk deze video als je meer info wilt over deze functie.
Wat als de postbode 37 x aanbelt, op het raam klopt en aan de achterdeur rammelt
We schrijven 1975. Twee keer per dag wordt er post bezorgd. De postbode fluit een deuntje op zijn Herman van Veens (‘Hilversum 3 bestond nog niet’) en fiets-belde als hij weer wegreed.
Die postbode is niet meer. Hij heet ‘postbesteller’ en komt 1 x per dag en maandag niet meer.
Maar …. we hebben een andere postbode die Outlook of Gmail of Macmail of nog anders heet en als je er niets aan doet meldt hij/zij zich bij ieder poststuk 3 keer.
Hij belt aan (piep)
Hij toont de brief door het raam (envelop op je scherm)
En knort (telefoonbuzz)
Als je 37 x post krijgt op een dag is dat 37 x 3 = 108 meldingen van de postbode. Dat is per jaar 39.320 meldingen.
Je kent het wel je bent lekker aan het [bliep/even-kijken-wat-het-is] ….. Wat was ook ik al weer aan het [piep/laat-nu-maar-even-gaan-anders-kom-ik-nergens-toe] doen? Oh ja ik was net begonnen met het schrijven aan [knor-knor/wie zou mij een whats-appje gestuurd hebben? Toch maar even kijken?] etc. etc.
Ja dat schiet natuurlijk helemaal niet op.
De tip van deze week is dus:
ZET ALLE PIEP, BLIEP EN KNOR en ENVELOP UIT.
Zodat je volgende week weer lekker ongestoord kunt werken.
Want je moet maar zo denken de kans dat je een serieuze melding krijgt van de hoofdprijs (want dat is natuurlijk het verslavende aan nieuwe email) is helaas verwaarloosbaar.
Hoe? Bij Outlook: Bestand/Opties/Email/Ontvangst van bericht/
Jason Fried is een van de mannen van een projectmanagementtool Basecamp en daarnaast een fervent evangelist van nieuwe manieren van samenwerken (zoals bijvoorbeeld remote).
Daarnaast heeft hij ook duidelijke opvattingen over productiviteit en effectiviteit.
Hieronder in het kader een aantal van zijn tweets over dit onderwerp omdat ik vind dat ze de moeite van het delen waard zijn.
En ja, misschien is het voor een deel woordenspel. Tegelijk is de boodschap helder: Ben je klaar met je doelen voor vandaag? Ga wat aardigs doen en blijf vooral niet ‘productief’!
Als je meer wilt van zijn manier van denken dan kan ik je Rework aanbevelen. Mooi boekje met allerlei korte hoofdstukken met opvallende stellingnamen en inzichten.
Personal Lean is een afgeleide van Lean. Daarom kijken we eerst naar de essentie van Lean en vertalen dat vervolgens naar het persoonlijke domein.
Lean
Lean is een eindeloze reis waarin je focust op
Waarde voor de klant. Wat is het dat de klant van je wil? Zo precies en duidelijk mogelijk (wat, waar, hoe, wanneer, welke prijs etc.).
Waardestroom. Een waardestroom is een proces, een routine een workflow waarin de waarde tot stand komt die de klant graag van je ontvangt.
Flow. Hier is het zoeken naar een elegante slimme manier om zo’n proces, routine of workflow in te richten zodanig dat er geen stilstand ontstaat.
Pull. Pull gaat over de notie dat je het beste kunt beginnen op een moment dat er een concrete vraag van de klant is. Hier uit zich een streven naar het vermijden van stapels en voorraden doordat je zaken te vroeg, te vaak of te veel gaat doen.
Streven naar perfectie
Dit is de essentie naar mijn smaak. Steeds weer zoeken naar een volgende kleine of grotere stap om de bovenstaande zaken in ontwikkeling te houden. Dit is de ultieme en eindeloze dans.
Ik ben de klant
Wat betekent dit allemaal wanneer ik mezelf als klant beschouw?
Personal Lean is naar mijn idee dit: beschouw jezelf als klant en ga daarmee op pad. In het verlengde van wat ik hierboven beschreven heb moet ik duidelijk zien te krijgen:
Wat wil ik, wanneer heb ik goed, waar krijg ik een glimlach van, waar krijg ik energie van?
Welke processen, routines of workflows horen daarbij?
Kan ik die processen in beeld krijgen zodat ik er iets van kan vinden?
Kan ik ze zo inrichten dat er flow ontstaat?
Kan ik ze zo inzetten dat ze er zijn als ik ze nodig heb maar er niets mee hoef als ik ze niet nodig heb?
Heb ik een manier om te werken aan het streven naar perfectie (permanent verbeteren).
Drie manieren om te beginnen met Personal Lean
Wanneer je wilt beginnen met Personal Lean dan kun je naar mijn ervaring verschillende paden bewandelen. Ik wil er hier drie beschrijven.
Manier 1: Waarde in beeld brengen
Je maakt op papier een inventarisatie van allerlei gewoontes, routines (dus ook verplichtingen, dagritmes, huisafspraken etc.). Daarna voorzie je ieder van deze items van een van de volgende oordelen:
Waardevol (kleur groen)
‘Rot maar ’t mot’ (kleur geel)
Zonder waarde (‘waarde’-loos) (kleur rood)
Daarna is het de truc om de waardevolle zaken nog waardevoller te maken.
De ‘rot maar ’t mot’ zaken terug te brengen tot het absoluut noodzakelijke en als het kan te automatiseren, ritualiseren of te delegeren.
En te stoppen met de zaken die het label ‘waarde’-loos hebben gekregen.
En uiteraard: deze manier is niet moeilijk om te begrijpen maar niet zo eenvoudig om uit te voeren. Hoe beter je je eigen klantvraag helder hebt hoe eenvoudiger het wel wordt (wat wil ik?; wat heb ik nodig?; waar heb ik behoefte aan?; wat past bij mij?).
Manier 2: twee sturende vragen gebruiken
En nog simpeler manier is gebruik te maken van de twee belangrijkste vragen op het terrein van Personal Lean:
Waar wil ik meer van?
Waar wil ik minder van?
Deze vragen zorgen ervoor dat je uit het domein van het denken afdaalt naar het domein van het voelen en dat is nu eenmaal een wezenlijker domein voor het dichterbij je eigen waarde komen dan nadenken.
Als je in de situatie bent dat je niet weet waar je ook maar zou kunnen beginnen dan is dit artikel misschien behulpzaam (over balans werk, privé en mezelf).
Manier 3: werken aan de 4 belangrijkste meta-skills
Reflectie is de basis van leren en ontwikkelen. Deze drie metaskills zijn de dragers van reflectie.
Dagreview: als je nog geen goede ‘daily-shutdown’ routine hebt zou je hier kunnen kijken.
Weekreview: dit is een wekelijks feestje waarin je zorgt dat alles opgeruimd raakt en up to date komt, zodat je bandbreedte vrij krijgt voor creatieve zaken en verbeteringen in je workkflow.
Lezen: lezen brengt je in contact met verhalen over of inzichten van medereizigers die je blik kunnen verruimen, je een nieuwe focus kunnen geven of je kunnen inspireren. Het is de meest voordelige, duurzame en simpele metaskill die er maar bestaat.
Gewoontes kunnen veranderen
Dit is uiteraard de moeder van alle metaskills, je kunt reflecteren tot je ons weegt, lezen zo veel als je maar wilt, wanneer je niet in staat bent om inzicht en kennis, inspiratie en enthousiasme om te zetten in actie dan blijft het wat het is (kortom klein beginnen en series maken).
We zijn sinds jaar en dag gewend om in onze eigen bestandsnamen spaties te zetten. Nu de meeste van ons werken met MS 365 (OneDrive, Teams en vooral Sharepoint) staan al onze bestanden in ‘de cloud’ wat vooral betekent dat ieder bestand feitelijk een weblink is naar een plek op een server in een wolk.
Dat kun je zien als je een link (naar een bestand op een cloudlocatie) stuurt of ontvangt, in plaats van het bestand zelf (wat een goede strategie is). Je bestandsnaam start nu met https:// (of file:// als het intern is). De bestandsnaam zelf is op dat moment moeilijk leesbaar omdat iedere spatie in de naam vervangen is door een ‘%20’ code.
De bestandsnaam die bij mij in de verkenner een eenvoudige en herkenbare naam heeft zoals
230811 aanbod workshop personal lean
krijgt in de browser als naam
230811%20aanbod%20workshop%20personal%20lean
Alle spaties worden vervangen door een %20 code vanwege een weblink-protocol dat zegt dat de spatie een onveilig leesteken is.
Er zijn twee redenen om hier over na te denken
1. De code ‘%20’ bestaat uit drie tekens (%+2+0) en een spatie maar uit een. Dus bestandsnamen worden ongemerkt langer wat ons mogelijk in de problemen kan brengen bij back-ups
2. De leesbaarheid en herkenbaarheid van de bestandsnaam gaat achteruit
Wat zijn onze opties?
Optie 1: vanaf nu geen spaties gebruiken in bestandsnamen maar gebruik maken van de toegestane tekens _ en – (onderstreepje en middenstreepje). Onze bestandsnaam wordt dan:
230811_aanbod_workshop_personal_lean
of
230811-aanbod-workshop-personal-lean
Optie 2: vanaf nu alle woorden direct achter elkaar aan schrijven zodat de bestandsnaam er zo uit komt te zien:
230811aanbodworkshoppersonallean
Optie 3: gewoon spaties blijven gebruiken en je bestandsnamen kort houden (en weten wat %20 betekent als je dat tegenkomt).
Met dank aan Luc die me attent maakt op dit fenomeen naar aanleiding van de blog van vorige week en Frans Diepenhorst die me uitlegde hoe dat nu allemaal zo is gekomen.
Er is een goede reden om van je acties een overzicht in lijstvorm te maken: het is namelijk kansloos om alles wat je te doen hebt te onthouden.
Het ingewikkelde van dit overzicht is dat het ongelofelijk persoonlijk is. Het is niet mogelijk een sjabloon te maken waar iedereen, ongeacht aard en aanleg, ongeacht of iemand een visionair, operator of processor is, mee uit de voeten kan.
Toch zijn er wel een paar algemene logicazaken die ik heb geleerd in de afgelopen veertig die wil ik hier delen.
Acties hebben drie thuis plekken
Je agenda is de plaats voor acties die op een dag en tijd gedaan moeten worden. Een groslijst met acties in je agenda opnemen is geen goed idee.
De ‘actiemail’ map in je mailprogramma (daar wonen de acties die e-mail zijn en blijven)
Een actielijst die we hierna zullen bespreken.
Zooitje?
De meeste actielijsten zijn helemaal niet bruikbaar als actielijst. Ze zijn een opsomming van allerhande onduidelijke fluf. Dat helpt natuurlijk niet om er lekker mee te werken.
Aan de structuurkant zie ik de volgende oorzaken:
De lijst is veel te lang en heeft geen enkele ordening
De lijst is heeft geen vaste plek maar leeft in ‘varianten’ op verschillende plekken
De lijst is een mix van ‘verzamelen’ en ‘gedefinieerde acties’
De lijst is een mix van multi-stap zaken (projecten) en single-stap zaken
De lijst is lelijk, niet flexibel en/of niet snel
De lijst
Hoe ziet een goede lijst er uit? Een goed actielijst bestaat uit 3 delen:
3MBA’s (de drie Meest Belangrijke Acties van de dag) Dit is een kort rijtje van acties die je in ieder geval vandaag gedaan wilt hebben. Kun je gewoon op een geeltje zetten en achterop je mobiel plakken.
De actielijst (ook wel optielijst te noemen) Dit is de hoofdlijst waar je alle gedefinieerde acties op bijhoudt. Het zijn daarmee zowel acties als opties. Wanneer deze lijst te lang wordt (meer dan 20 of langer dan 1 A4) verhuis je een aantal acties naar parkeren. Als je de ervaring hebt dat je helemaal kriegel wordt van to-do-actie-lijsten dan kun je deze lijst ook prima zien als een lijst met opties.
De parkeerlijst (‘nu-even-niet’, ‘on-hold’, ‘ooit-misschien’). Op deze lijst komen alle acties die je nu niet gaat doen, maar wel in de toekomst misschien wel. Een actielijst gaat over acties. Dus over het antwoord op de vraag: ‘Wat’ ga/wil/kan/moet ik ‘doen’.
Een heldere omschrijving van een actie heeft derhalve minimaal 2 woorden. Een van de woorden van de omschrijving is meestal een zelfstandig naamwoord, een ding of een mens. Het andere woord is meestal een werkwoord en het liefst een visueel werkwoord (je kunt jezelf de actie zien doen). Soms zijn er meer woorden nodig voor een heldere omschrijving. Dus:
Melk kopen
Printer wegbrengen
Annemarie bellen
Wethouder e-mailen voor afspraak volgende week
Als we er voor het gemak van uitgaan dat je een werkende lijst hebt dan zijn er nog een aantal beren op de weg.
Je agenda staat zo vol dat je helemaal geen tijd hebt om acties te doen (tip: niet meer dan 60% van je werktijd vastzetten).
De acties vragen om een heel andere energie dan die jij beschikbaar hebt (ken jezelf en de tijden waarop je het beste welke type actie kan doen).
Je bent wel goed bezig met acties, maar de acties zijn niet verbonden met je doelen op termijn (er moet een verbinding mogelijk zijn met je missie, visie, strategie, speelveld en projecten anders werk je aan losse flodders).
Je hebt geen handigheid in het onderling beoordelen van de acties op belang, urgentie en een slimme volgorde (werk aan prioriteren met 80/20 regel en eventueel de kwadranten van Eisenhower).
Papier of digitaal
Papier is heel snel en flexibel. Wanneer je nog aan het oefenen bent met actielijsten dan is mijn advies het eerst een tijdje op papier te doen (liefst met potlood). Kun je het op papier dan kun je ook kiezen om digitaal te gaan. Kies wel voor een app die voldoet aan de volgende zaken:
moet toegankelijk zijn op PC, tablet en smartphone
niet alleen in de browser maar ook als app/programma
je moet heel makkelijk (ook tijdelijke) lijsten kunnen maken (en ook weer wissen) en met items slepen van de ene naar de andere lijst
moet geen lange leercurve hebben
De apps die ik zelf gebruik en die voldoen aan deze voorwaarden zijn To Do (werkt heel goed samen met Outlook en Teams en ToDoist.
Tot slot: Een actielijst komt nooit helemaal af! De lengte is dus niet zo van belang wanneer je je houdt aan mijn indeling. Heb je teveel? Verplaats dan de bulk naar de parkeerlijst. Tijdens de weekreview kun je alles beoordelen op bestaansrecht, belang en urgentie.
We gebruiken cookies zodat deze website zo soepel mogelijk draait. Als je doorgaat met het gebruiken van de website, gaan we er vanuit dat ermee instemt.IK BEN AKKOORDNee, ik wil meer info
Wie regelmatig parkeert in een omgeving waar ie niet thuis is kent het wel. De stress om te onthouden waar je geparkeerd hebt.
Laden...
