‘Alles uít je hoofd en ín een betrouwbare lijst’ is de heilige graal van menig time-management-methodiek.
Het maken van een lijst met zaken die nog moeten is altijd een goede zaak. Ondanks het feit dat er door het maken van de lijst helemaal niets in de wereld is veranderd kun je toch het beleven hebben dat je weer overzicht en grip hebt.
Het resultaat van een dergelijke strategie is een lange groslijst met allemaal zaken die je op enig moment zou kunnen of moeten doen. Voor je brein is dat een ramp. Die lijst komt nooit af want wordt ook iedere dag weer aangevuld met allerlei nieuw spul. Je bent kortom dus nooit klaar. En dat vindt je brein niet fijn!
Twee opties die brein-vriendelijk zijn.
1. Werken met een sorteergegeven
Richt je groslijst zo in dat je kunt sorteren op een extra gegeven. Voorbeelden van zulke extra gegevens zouden kunnen zijn:
De plek waar je iets kunt doen (stad/thuis/kantoor)
Het gereedschap of de soort activiteit dat je ervoor nodig hebt (bellen/mailen)
De persoon die je erbij nodig hebt
Enz.
Door dit goed in te richten kun je eerst besluiten waar je aan gaat werken en selecteert dan de betreffende serie to-do’s. Bijvoorbeeld belletjes of dingen die je alleen in de stad kunt doen. Voor je brein is dit prettig want wat je niet gaat doen is niet zichtbaar.
2. Werken met een ‘Vandaag’ lijst
De truc hierbij is dat je eenmaal per dag de groslijst doorloopt en er minimaal 3 en maximaal 5 to-do’s uithaalt die je vandaag wilt of moet doen (met inachtneming van beschikbare tijd en energie). Zet ze op een geeltje en vink ze af. Je doet je brein er veel plezier mee!
Af en toe krijg ik de verzuchting dat het onhandig is dat er geen weeknummers staan in Outlook. Terwijl het toch een wijd verspreid gebruik is om in weeknummers te communiceren (‘Kun jij in week 6?). Zowel in Outlook e-mail, als in Outlook agenda staan er wel van die handige maandoverzichtjes maar er staan standaard geen weeknummers bij.
Hoe krijg je die nu standaard wel in beeld?
Outlook
Ga naar het bovenste menu links.
Klik op Bestand
Klik op Opties
Klik op Agenda
Scroll naar beneden waar een rijtje opties staat
Vink aan: Weeknummers weergeven in de maandweergave en de datumnavigator
Klik op OK
Dat is het! Nu zie je ipv het linkerbeeld (zonder weeknummers) het rechterbeeld (met weeknummers).
Apple Agenda
De standaard agenda van de Mac is nogal rudimentair. Weeknummers kun je er gelukkig wel makkelijk instellen.
Ga naar het bovenste menu
Klik op Agenda
Ga naar voorkeuren
Ga naar geavanceerd
Vink aan: ’toon weeknummers’
Et voila!
Google Calender (bijgewerkt nav commentaar van Mascha)
Ga naar instellingen (raderwieltje rechtsboven)
Ga naar tab ‘Agenda’s’
Scroll naar beneden naar ‘Andere agenda’s’
Klik op ‘Door interessante agenda’s bladeren’ (staat rechts)
De beroemdste artikelen en tips over deze balans gaan uit van de tegenstelling werk versus privé. Dat is niet zo heel vruchtbaar omdat ik uit eigen ervaring kan stellen dat het gaat om een drieling: werk/privé/mezelf. Dat is dan ook de route die we lopen in dit praktische artikel.
Meestal als iemand interesse heeft in dit thema zijn er een paar dingen aan de hand en vaak ook nog gecombineerd:
Er ís geen balans tussen werk en privé.
Werk heeft de overhand genomen.
De onbalans levert stress op omdat iets of iemand alarmeert (meestal het eigen lijf of je partner).
In dit lange artikel geef ik een aantal basale tips om in beeld te krijgen waar de onbalans zich afspeelt, te weten welke keuzes je zou moeten maken (en tegen welke prijs) om de boel weer in balans te krijgen. Deze minimethodiek kun je herhaald inzetten want je bouwt een paar overzichten op die je kunt onderhouden.
Als eerste wil een drietal belangrijk veelgenoemde uitingen verkennen die te maken heb met deze onbalans.
‘Ik kan er werkelijk niets aan doen dat de balans verstoord is.’
Dat de balans eruit ligt komt omdat bijvoorbeeld:
Je je baas moet vervangen omdat ze uitgevallen is;
Je vlak voor een deadline zit van een groot project;
Je jezelf moet bewijzen omdat je anders je vast contract mis loopt;
Of misschien heb je net een tweeling gekregen en mis je een boel slaap;
Of ben je in de levensfase waarin je ouders mantelzorg gaan vragen;
Of wat het ook maar is.
Als je werkelijk gelooft dat je er niets aan kunt doen is dat een hele gevaarlijke gevoel of opvatting en bovendien principieel niet waar. Je hebt nu eenmaal altijd een keus. Het vervelende is dat iedere keus een prijs heeft en daarom is het van belang wel de goede keus te maken.
“Thuis ben ik met werk bezig en op mijn werk met thuis. Ik word er gek van.”
Je brein maakt geen onderscheid tussen werk en privé. Voor je eigen bestaan is het onderscheid kunstmatig want je kunt zomaar aan een nog te sturen email denken als je met je familie aan tafel zit en je brein herinnert je er net zo makkelijk aan dat je nog kattenvoer moet moet kopen als je in een bilateraal overleg bent op je werk. Omdat je brein geen onderscheid maakt tussen werk en privé kun je zelf wel denken in te onderscheiden rollen maar zul je een systeem moeten ontwikkelen dat overzicht geeft over al je levensdomeinen. Bovendien is de tegenstelling werk privé incompleet.
In de werkelijkheid zijn er 3 levenssferen:
Ik (mijn eigen ruimte en ontwikkeling),
de sociale omgeving waarin ik leef (mijn familie, mijn buurt)
en de bijdrage aan de maatschappij (mijn werk).
Alle drie de levenssferen eisen hun plek op. In die situaties dat je uit balans bent, is er al snel de neiging alleen te denken in de tegenstelling werk – privé waarmee je geen punt hebt om op te staan, om jezelf helderheid te geven en besluiten te nemen.
“Ik heb simpelweg geen tijd om alles te doen wat echt moet.”
Tijd is een factor maar pas wel op met rekenen. We doen even een kleine fatale (maar ook oneigenlijke) rekenexercitie. Er zitten 7 x 24 uur in een week = 168 uur. Die heb je te verdelen over 3 zaken: slapen, werk en privé. Slapen is ongelofelijk belangrijk in die situaties waarin er onbalans is (en anders ook).
De gemiddelde mens slaapt 8 uur per nacht die dus bijzonder goed worden besteed. Daarna heb je dus nog 168 – (7 x 8) = 112 uur over.
De meeste mensen hebben een arbeidsovereenkomst afgesloten die in essentie inhoudt dat zij een aantal uren gemiddeld per week arbeid leveren tegen een vastgesteld salaris per maand.Laten we in de rekensom vanuit gaan dat je hebt afgesproken dat je 40 uur werkt per week. Als het reizen naar en van je werk je gemiddeld 2 uur per dag kost, dan wordt het vervolg van de rekensom dat je 112 – 40 – 10 = 62 uur hebt voor privé.
In die 62 uur zitten nog allerlei ‘instand-houdingszaken’ zoals maaltijden, boodschappen doen, schoonmaken, opruimen enz. Trek je die er ook nog eens af dan zie je dat er nog maar bijzonder weinig voor ‘jezelf’ overblijft. Zeker als je er ook nog van allerlei andere kanten ‘contributie’ gevraagd wordt (familie, buren, maatschappelijke organisaties, school van je kinderen enz.).
Kortom als je de tijd als sturende factor gaat gebruiken heb je waarschijnlijk al heel snel een hopeloos gevoel omdat je geen eigen tijd meer lijkt te hebben. En dat is zeker een bron van diepe stress.
Omdat tijd een factor is zul je vrienden moeten worden met het fenomeen tijd in relatie tot je eigen aandachtsvelden en verantwoordelijkheden.
Als je tot hier hebt gelezen heb je de grootste hobbel al genomen. Je wilt er echt iets mee.
Mijn kleine methodiek is gebaseerd op de meest complete manier om naar stress te kijken.
Stress is afwezig in die situaties waarin je:
Begrijpt wat er aan de hand is (verleden: overzicht en begrip)
Betekenis geeft aan je eigen situatie (nu: label en focus)
Invloed neemt/hebt (toekomst: grip)
Omgekeerd: als je geen overzicht hebt, niet begrijpt waarom je in de situatie bent waar je je in bevindt, je deze situatie niet kunt duiden, geen betekenis kunt geven en het beleven hebt dat je geen invloed hebt dan kom je in serieuze stress, val je om en brand je op.
We beginnen met het creëren van overzicht, gaan vervolgens labelen en voor- en achtergrond bepalen en daarna is het kiezen geblazen, gevolgd door besluiten als uitdrukking van het hebben van invloed op onze eigen situatie.
Stap 1: Overzicht: Je werkelijkheid van nu in beeld brengen
We maken als eerste een overzicht van alle aandachtsvelden en verantwoordelijkheden die het gevolg zijn van keuzes en besluiten die je eerder in je leven hebt genomen plus de zaken die nu eenmaal bij je horen omdat je mens bent. De beste manier om dit te doen is met behulp van een mindmap. Een mindmap is een tekening met een centraal thema, met er omheen hoofdthema’s en daar van getakt weer kleinere thema’s. Je kunt een mindmap zo gedetailleerd maken als je dat zelf wenst en nodig is om overzicht te krijgen en te houden.
Zie dit voorbeeld.
Zoals je ziet staan er alleen maar zaken op die niet ‘af te vinken’ zijn. Ze zijn er en ze blijven er tenzij jij echt een besluit neemt je werkelijkheid te veranderen. Een duidelijk voorbeeld van zoiets is het aandachtsveld ‘gezondheid’. Je gezondheid kan in balans zijn en dan hoef je er niets mee. Het kan ook zo zijn dat je gezondheid niet in balans is en je veel aandacht aan te geven hebt. Het thema gezondheid gaat nooit meer weg en zal ten alle tijden onderdeel uit maken van je werkelijkheid.
Op een complete mindmap staan alle aandachtsvelden en verantwoordelijkheden die in je leven bij je horen (vanuit eerdere keuzes) en die jou aandacht, tijd en energie vragen (of opeisen).
Stap 2: labelen en voor en achtergrond maken
De volgende stap is dat we nu ieder item op onze mindmap gaan bekijken met de volgende vraag in gedachten: krijgt het genoeg aandacht?
Daarbij zijn er 3 mogelijke uitkomsten:
Ja, krijgt genoeg aandacht
Nee, krijgt veel te veel aandacht (zet er een aantal ++ bij)
Nee, krijgt veel te weinig aandacht (zet er en aantal — bij)
Vooral de laatste twee bevindingen zijn voor deze oefening van belang. Dit bekijken gebeurt vanuit een basis-balans-gevoel en dat is prima.
Het resultaat is nu dat je een mindmap hebt (een landschap) waarin je zichtbaar hebt gemaakt wat te veel en wat te weinig aandacht krijgt. En je zult kunnen beleven dat er twee wetmatigheden in werken.
Op de onderwerpen waar er te veel aandacht zit geldt: Aanbod schept vraag. Hetgeen betekent dat het nooit genoeg is en ook nooit genoeg zal zijn.
Op de onderwerpen waar er te weinig aandacht is geldt dat de vraag naar aandacht steeds luider wordt en uiteindelijk tot een crisis gaat leiden.
Stap 3. Kiezen en besluiten
Nu je in beeld hebt welke zaken te veel en te weinig aandacht krijgen kun je nog de volgende stap zetten. Waar kun je winst halen zonder al te veel consequenties.
Dit lijkt een simpele stap maar het vergt vermoedelijk nog wel wat denkwerk. Als een van de punten is dat er te weinig tijd voor klussen in huis (huisonderhoud) dan zou je kunnen besluiten geen TV meer te kijken (waarmee je misschien wel heel veel tijd wint), of het niet meer zelf te doen maar het uit te besteden (als je je dat financieel kunt veroorloven). Schrijf de opties uit in steekwoorden.
Kiezen: Waar zijn de zaken die echt moeten veranderen maar veel consequenties hebben?
Dit is al een echt moeilijke stap.
Hebben en houden is niet mogelijk. En hier is je denkvermogen niet meer je grootste vriend maar zul je vooral ook af moeten gaan op je gevoel. Bij welke gedachte wordt je panisch en bij welke gedachte durf je de ruimte te voelen en misschien wel blijdschap. Hier gaat het vooral ook om de reëele prijs te bepalen van je keus. Wanneer je er zelf niet helemaal uit komt zoek dan een goede vriend(in) op en spreek daar je overwegingen en mogelijke keuzen mee door.
Besluiten
Dit is de allermoeilijkste stap. Hier moet je groot denken. Moed hebben en je anker zoeken in jouw beeld van een goede toekomst voor jezelf ongeacht de prijs die er bij hoort. Het juiste besluit zul je helemaal in je eentje moeten nemen. En zodra je dat doet en het besluit communiceert zul je moeten dealen met iedereen die er iets van vindt en je niet meer moeten laten ompraten om toch maar weer klein te denken, bescheiden te leven, je leven te accepteren, blij te zijn met wat je hebt enz.
Mensenkennis is zelfkennis, zelfkennis is mensenkennis.
Productief omgaan met je tijd, energie, je bronnen en je medewerkers vergt dat je (behoorlijk goed) weet hoe je zelf naar aard en aanleg in elkaar zit. In dit artikel de drie hoofdtypen zoals ik ze tegen kom en tips voor als je eenmaal weet waar je bij welk type je hoort.
De algemene oplossingen die in alle zelfhulpboekjes staan gaan niet helpen als ze niet passen bij jouw stijl want:
Discipline…? is leuk maar dat houdt geen mens vol. Passie….? best van belang maar daar ben je nog geen professional mee. Go with the flow…?doen alleen de dode vissen.
Een crea-ver-kijker (visionair) mens heeft nu eenmaal een andere logica dan een voor-elkaar-krijger (operator) en deze twee hebben weer een heel andere logica dan een eerst-denk-dan-doener (processor)
Ben je een crea-ver-kijker?
Gebruik een ooit/misschien lijst om alle nieuwe ideeën eerst eens te borgen.
Haast je langzaam.
Neem een besluit om alle spullen/nieuwe-gewoontes/software die je uitprobeert minimaal een jaar te gebruiken.
Leef je uit in vakanties, hobby’s en bijbanen en houdt je aan een collectieve strategie in je organisatie.
Ben je een voor-elkaar-krijger
Vier je successen ook door vast te leggen wat de clou was van je handelen.
Los fouten maar één keer op (leer ervan).
Probeer van SRFF (surprise-react-fix-forget) naar PDCA (plan-do-check-act) te komen.
Accepteer dat zonder andere typen de wereld om je heen steeds trager zou gaan draaien.
Ontwikkel een eigen relativerende stijl van vrolijkheid.
Vertel in je presentaties & communicatie niet alle data waarop je oordeel is gebaseerd (wil niemand weten).
Zeg nooit (nee nooit) ” zie je wel dat had ik al voorspeld” (laat dat de anderen over)
Wil je meer mensenkennis en/of meer zelfkennis?
Lees dan de tweewekelijkse stukjes goud van Peter Vonk dé Nederlandse expert op het gebied van functionele mensenkennis.
Hij stuurt ze gratis rond als je je aanmeldt voor zijn lijst en je kunt ze ook hier lezen.
Iets waardevols tot stand brengen lukt als je focust, gericht bent op een resultaat. Het vraagt energie en creativiteit en ononderbroken tijd.
In de meeste werksituaties is er deze paradox:
We worden geacht gefocust (onafgeleid) bezig te zijn met het realiseren van waardevolle resultaten
én
We worden geacht de hele dag bereikbaar te zijn via telefoon/email enz om bij te dragen aan dezelfde soort waardevolle resultaten van anderen
Collectief
Deze paradox wordt versterkt of verlicht door de cultuur van een organisatie.
Wat helpt:
Helder eigenaarschap (resultaat, verantwoordelijkheid en bevoegdheid bij elkaar)
Resultaatgericht ipv actie- of afstemmingsgericht zijn als management
Wat niet helpt:
Kantoortuinen met onvoorbereide implementatie van Het Nieuw Werken
Onduidelijk beleid over interne respons-tijden voor mail, sms e.d.
Individueel
Wanneer het niet lukt hier goede routines te ontwikkelen, verdunnen beide kanten van de paradox. We behalen minder waardevolle resultaten (want staan toe dat we steeds worden afgeleid), en we dragen niet optimaal bij aan de resultaten van de collega’s omdat we ons liever niet steeds willen laten afleiden.
Wat helpt:
‘s-Ochtends eerst werken aan een waardevol resultaat.
Internet afsluiten, telefoon uit en op een rustige plek gaan zitten als je echt meters wilt maken.
Wat niet helpt:
Je speelveld (overzicht van aandachtsvelden en verantwoordelijkheden) niet helder hebben
Ritmeloos/pauzeloos je werkdag doorleven
Als je deze paradox herkent wil je hem hieronder in een voorbeeld beschrijven ter lering (en misschien vermaak) van ons allen?
Ik weet niet of het waar is maar ik hoorde eens dit mooie verhaal:
Bij de NASA waren een aantal onderzoekers bezig met het ontwikkelen van een pen die zou blijven werken in een ruimtestation ver weg van Moeder Aarde toen een van hen op het idee kwam om een spion naar de russen te sturen om te achterhalen hoe deze dit ‘probleem’ opgelost hadden. Deze kwam terug met de mededeling dat de russen … potloden gebruikten!
Hetgeen bewijst dat low tech voor high tech gaat. Wanneer iets simpel kan, houd het dan ook zo. Wanneer het noodzakelijk lijkt om up te graden doe het dan. Wanneer blijkt dat de upgrade ten koste gaat van levenskracht en energie heb dan de moed om weer terug te gaan naar low tech. Wat kunnen we met deze wijsheid doen?
Papier ℗ en potlood ℗: onverslaanbaar duo: Het PP-systeem
Papier is vrijwel altijd voorhanden, je hebt geen stroom nodig, is goedkoop, werkt simpel dus er is geen leercurve. Potlood (natuurlijk met een gummetje eraan) doet het altijd, is makkelijk te wissen, vlekt niet.
Dus hierbij een simpel PP-systeem om overzicht te houden. Wat je nodig hebt is een blanko A4, het liefst zonder lijntjes, en een mooi (vulpotlood). Zelf gebruik ik Quantore Blank (omdat het ook nog eens mooi dun papier is) en een super elegant Lamy vulpotlood. Het PP-systeem is minder geschikt voor mensen die groot schrijven.
Opzet van het systeem
Vouw je A4 door het midden over de breedte en doe daarna het zelfde over de lengte. Vouw het daarna nog een keer zodat het formaat A7 ontstaat. Wanneer je het vel nu weer openvouwt heb je 8 vlakken en dat aan 2 kanten. Dus in totaal 16 vlakken.
Daarmee heb je maximaal de ruimte voor 16 verschillende lijsten. Of 8 iets grotere (of uiteraard een combinatie van kleiner en groter).
Zie plaatje
Ben je een GTD-fan dan gebruik je de vakjes voor de verschillende lijsten: doen, wachten-op, ooit-misschien & projecten. Desgewenst maak je vakjes voor contexten (bellen, mailen, boodschappen, bila’s, thuis, werk, stad enz). En de achterkant gebruik je natuurlijk als inbox. Als je twee keer per week je papier ververst heb je gelijk je weekreview gedaan. Ben je Agile Result-fan dan hou je je drie van de maand/week in een vak bij, de 3 van de dag in een volgend vak erop bij (met bijvoorbeeld een * ervoor) en gebruik je de rest als b.v. een GTD-systeem.
Ben je een fan van je eigen systeem. Houd het vooral daarbij.
Samengevat de voordelen van het PP-systeem:
Kost bijna niets
Kan zonder stroom
Heb je altijd bij je
Reviewen doe je vanzelf
Als je moe bent van je supersonische app op je smartphone/ipad-enz. wissel dan eens een paar weken naar dit systeem dan weet je zo weer waar het in essentie om gaat. En mocht je toch weer supersonisch willen vraag je zelf dan eerst af of je leven er complexer of simpeler van wordt.
Dit PP-systeem werkt bij mij in ieder geval super: Ik heb er jarenlang een complexe HRM-baan mee gemanaged.
In 2013 was er een mooi relletje in de tweede kamer.
PVV wil de Koran weg van de griffierstafel die daar staat als naslagweg naast de Bijbel en nog meer mooi boeken. De voorzitter vindt opruimen van die tafel wel een goed idee dus alles mag weg behalve het reglement van orde. Kamer op zijn achterste benen en alles blijft zoals het was. Daarover gaat dit artikel.
Opgeruimd zijn maakt je een opgeruimd mens
‘When in doubt, clean a drawer’ (als je het even niet meer weet, ruim een la op) [David Allen]
Weten wat je hebt
Het grootste voordeel van opgeruimd zijn, is dat je precies weet wat je hebt. Door regelmatig op te ruimen geef je alle zaken een betekenis en een plek. Een van de nadelen van een rommelige, rotzooi-erige omgeving is dat je niet kunt bijhouden (of er zeker van zijn) wat je hebt. Bovendien blijven er altijd zaken in je omgeving hangen die inmiddels geen betekenis of waarde meer hebben of kapot zijn (kijk maar eens in de bovenste la van je bureau).
Weten wat je niet hebt
Een tweede groot voordeel van opgeruimd zijn is dat je precies weet wat je niet hebt. En dat is helemaal van belang. Je hoeft dus nooit te zoeken naar iets wat je niet hebt. En dat is echt heel belangrijke kennis. Bij iedere vraag van jezelf of een ander kun je direct bepalen of je een bepaald gereedschap, een stuk of een dossier hebt of niet hebt.
Alles op de plek die past bij de betekenis die het voor jou heeft.
Dit is de enige echte definitie van het begrip opgeruimd. Als dit lukt is het mooi. De wereld zorgt er helaas voor dat alles door de tijd vanzelf weer een rommeltje wordt. Dat is niet anders en daarom is regelmatig je spullen reviewen en opruimen van grote betekenis.
Dus kijk in een verloren of gepland moment/uur/dagdeel eens naar:
je bureaublad
je bureauladen
je vensterbanken
je kasten en het archief, de mappen, de stapels dat zich daar bevinden
je tas, de inhoud van je portemonnée, je sleutelbos
En vraag je af of je alles wel wilt behouden en als het antwoord ‘ja’ is, of dit wel op de meest geëigende plek is.
De logica daarbij is:
Hoe vaker je iets gebruikt hoe dichter het bij je is.
Kan ik ieder moment nodig hebben bv mobiele telefoon, pen: op of bij je.
Heb ik dagelijks nodig: binnen een paar meter van je werkplek.
Heb ik af en toe eens nodig: mag verder weg.
Gebruik ik zelden: mag in een andere ruimte.
Want:
Opgeruimd zijn is weten wat je hebt, weten wat je niet hebt en alles op de plaats hebben die past bij de betekenis die het heeft.
Hardloper Hans had een tijd geleden een prachtig bizar voorbeeld van een manier om tijdens je werk te kunnen bewegen.
TREADMILL DESKS
Je zet gewoon een loopband onder je bureau en loopt tijdens je werk terwijl je niet van plaats veranderd. Op deze manier kun je makkelijk een paar kilometer per dag extra wandelen.
Nu nog het raam open en het dak eraf en we zijn waar we wezen willen. Lekker buiten, bewegend in de open lucht.
Of een douche en toiliet erbij en we zijn weer bij Intensieve Menshouderij.
NB1: Dit is geen geintje maar serious business (in de VS: dat dan weer wel).
NB2: Niet doen dus, of er verschrikkelijk veel pret mee hebben.
“The key is not to prioritize what’s on your schedule, but to schedule your priorities.” | Stephen Covey
En dat is een doordenkertje. Vrij vertaald: Het is niet de kunst te prioriteren wat er op je lijstje staat maar een lijst te maken van je prioriteiten.
“In den beginne” was er namelijk nog geen lijst maar wel een missie (waarom doen we dit trouwens) een visie (waar gaan we met deze club naar toe) en doelen (wat moeten we daar allemaal voor realiseren).
Vanaf dit drietal (missie, visie en strategie) dalen de prioriteiten vanzelf af en kunnen dan ook op een lijstje komen.
De omgekeerde weg is er wel, maar die heeft geen lijstje nodig omdat die altijd een boel lawaai maakt en van rechts komt.
De samenhang in het kort zien van missie, visie, strategie en de andere drie overzichten die nodig zijn? Kijk deze korte video op YouTube
Deze blogpost heeft als inhoud een artikel dat ik heb geschreven voor mijn eZine. Voor diegenen die zich wel hebben geabonneerd op deze blog maar niet op het eZine en het eBook niet kennen miscchien een goede gelegenheid om daar ook eens kennis mee te maken. Inschrijven kan rechtsboven op deze pagina.
In de oertijd hadden we papieren agenda’s. En wat was dat prettig! Ieder jaar een nieuw, vers begin en kans om het dit jaar nog beter, slimmer en overzichtelijker op te zetten. Een aantal van de gewoontes die we toen hadden zijn met de digitale agenda verloren gegaan maar wel zeer ten onrechte.
10 Agendatips voor het begin van het jaar
Plan wekelijks op het laatste dagdeel dat je werkt een uur om terug te blikken en vooruit te blikken.
Plan een vast moment in de dag/week om met ondersteuner je agenda door te nemen om daarmee de weken tot een mooie compositie te maken.
Plan je vakanties zo ver mogelijk vooruit in je agenda en blok een dag voorafgaand en een dag direct na je vakantie als open tijd.
Zet alle pappa/mamma, verjaardag, jubilea, familiedagen, schoolfeesten, examens, opvoeringen (uit het schooljaarboekje) enz dagen die vrij moeten blijven in je agenda.
Zet algemene feestdagen die invloed hebben op het jaar in je agenda (zijn hier te vinden)
Denk even na over andere cyclische dingen waarvan nu al zeker is dat ze tijd gaan vragen (Marap, Burap, Begroting, Jaarrekening enz) en plan tijd voor deze zaken in de agenda ook als je de tijd nog niet precies weet (schuiven is beter als afzeggen en verzetten).
Plan nadenk/retraite/terugblik momenten naar je eigen behoefte cyslisch in je agenda.
Zet alle cyclische vergaderingen waar je aan deelneemt op rij (je ‘vergadergebouw’) en bepaal of de frequentie, lengte en de bezetting van deze bijeenkomsten ideaal is of mogelijk beter kan.
Denk na over kleurgebruik voor categoriën afspraken.
Situatie: Je bent aan het werk in de e-mailbox. Het gaat vlot, edoch … plotseling is er een mail waarvan je niet precies weet wat er mee moet. Er komt een lichte ergernis op en vervolgens heb je de neiging om de mail eerst maar eens even te laten voor wat hij is.
De inhoud van de mail is zoiets als:
“zou je misschien even mee willen denken met XYZ” (ik weet niet wat ik moet doen met XYZ) , of
“weet jij nog wat we hebben afgesproken/toegezegd” (ik heb niet opgeschreven wat ik zou doen’) , of
“heb jij nog een goed idee wat we met de stukken in de bijlage moeten doen” (ik begrijp niet meer wat de samenhang is in al deze bijlagen’) enz.
Het zijn vaak mailtjes waarin een ‘we’ wordt gepresenteerd waar ‘ik’ zou moeten staan.
Wat er aan de hand zou kunnen zijn is het volgende: een medewerker die aan jou rapporteert (of een collega manager) en het even niet helemaal weet, probeert (meestal onbewust) je de bal toe te spelen. Als je
daar niet bedacht op bent;
in een hulpvaardige modus bent;
een risico vermoedt;
veel verstand hebt van de inhoud,
kan het maar zo zijn dat je het werk van de betreffende medewerker of collega gaat doen.
Het effect daarvan kan zijn dat aanbod vraag schept en je steeds vaker dit type mails krijgt. Dus meer mail en en meer oneigenlijk werk dus managementcorvee!
Strategie:
Als je dit type ergernis op voelt komen:
Ga na of het eigenaarschap van het betreffende onderwerp helder is.
Als dat niet zo is: schrijf een antwoord dat er voor zorgt dat dit vanaf nu wel helder is.
Als het eigenaarschap wel helder is stel de e-mailer de vraag of hij de inhoud van zijn mail kan omvormen naar een inleiding + een vraag waarop het enig mogelijke antwoord ja of nee is.
Effect:
De medewerker en collega blijft eigenaar van het onderwerp (en weet er uiteindelijk natuurlijk het meeste van) en komt met een vraag om een besluit vanuit de bredere context of samenhang die de essentie vormt van jouw bijdrage. Daarmee empower je hen en zorgt ervoor dat je zelf niet heel diep in materie hoeft te denken waar je geen eigenaar van bent.
* Deze mail-hygiënische truuk heb ik geleerd van mijn collega Taco Oosterkamp
Tip: Gebruik de wijsheid van je ondersteuner bij deze exercitie. Grote kans dat zij feilloos weet welke zaken van je bord af kunnen.
Er is zijn drie soorten problemen die met elkaar de meeste stress veroorzaken wanneer je in een managementfunctie werkt:
1. Gebroken processen
Ieder proces dat niet doet wat het zou moeten doen komt in de vorm van een probleem uiteindelijk op het bordje van de manager. De breuk in processen wordt veroorzaakt door 1 of meer van de 7 verspillingen. Het is de kunst doorlopend te werken aan de kwaliteit van de processen en vooral daarbij gebruik te maken van de mensen die het feitelijke werk in die processen verzetten. Heb je mooie, slanke, simpele en overdraagbare processen dan is de eerste bron van stress in control.
2. Onduidelijk eigenaarschap
Alle zaken binnen uw verantwoordelijkheidsgebied die niet een duidelijk ‘accountable’ eigenaar hebben zijn uw directe verantwoordelijkheid en melden zich als deze te veel of te weinig aandacht krijgen. Het is de kunst met een slim overzicht in kaart te brengen hoe uw afdeling/bedrijf enz. eruit ziet wanneer het over verantwoordelijkheden, kpi’s, aandachtvelden en verplichtingen gaat en te checken of alle zaken een eigenaar hebben. Scheelt u heel veel afstemming, overleg, cc-mails enz. Met een dergelijk overzicht is de tweede bron van stress in control.
3. Geen degelijk fundament onder de eigen workflow
De derde grote bron van stress is het hebben van een onvoldoende ontwikkeld fundament onder uw eigen workflow. Daarbij gaat het om de organisatie van uw werkplek, het op orde zijn van uw persoonlijke standaarduitrusting, een agenda die in balans is, een emailbox die in control is, kwalitatieve en complementaire ondersteuning en support en ‘last but not least’ een goed ontwikkelde week-review methodiek. Is dit op orde dan is de allergrootste bron van stress getackeld!
Een kleine tip voor een productievere dag. Stel Outlook (of welk programma je ook maar gebruikt) zo in, dat je als eerste een blik hebt op die schaarse, externe bron te weten tijd.
Tijd is de trein die onverbiddelijk voorbij rijdt en het is dan ook slim om je te verbinden met dat wat je tijdgebonden al had gepland. Eerst de mail bekijken kan je zo maar heel veel tijd kosten die je misschien wel voor iets heel belangrijks (maar misschien nog niet dringend) had bestemd.
Hoe je dat doet?
In Outlook: Ga naar ‘Bestand/Opties’en van daar naar ‘Geavanceerd’. Op die plek kun je kiezen in welke map Outlook opstart.
Op de Mac: daar is agenda een aparte App dus ligt het helemaal aan jezelf.
We gebruiken cookies zodat deze website zo soepel mogelijk draait. Als je doorgaat met het gebruiken van de website, gaan we er vanuit dat ermee instemt.IK BEN AKKOORDNee, ik wil meer info
‘Alles uít je hoofd en ín een betrouwbare lijst’ is de heilige graal van menig time-management-methodiek.
Laden...
Dat is het! Nu zie je ipv het linkerbeeld (zonder weeknummers) het rechterbeeld (met weeknummers).
