Tag Archieven : 2. Personal Lean
Op de pagina vind je alle blogs die als onderwerp Personal Lean hebben.
Personal Lean is gebaseerd op drie principes:
- Zorg minimaal 51 % voor jezelf
- Vergelijk jezelf met wie je gisteren was en niet met iemand anders vandaag
- Doe wat je doet en bent waar je bent
Deze drie principes vind je door alle blogs heen.
Vuistregels zijn globale richtlijnen waarin je de ervaring vastlegt die je hebt opgedaan van jouw manier van omgaan met de wereld. Ze geven je een eerste houvast op die momenten dat je niet veel tijd hebt om subtiele afwegingen te maken waar denkwerk voor vereist is.
Vuistregels kloppen niet altijd maar wel meestal en daarom zijn ze toch heel waardevol. Ze zijn er in wat meer globale meta varianten maar ook in hele praktische varianten. In deze blog 10 voorbeelden van verschillende slag en soort ter inspiratie.
- Wees hard op afspraken, zacht voor mensen
- Reis licht (travel light)
- Spreek de waarheid, en lieg in ieder geval niet (Jordan Peterson)
- Haast je Langzaam (Festina Lente | Wu Wei)
- Chaos in en om je heen: ga iets opruimen (‘when in doubt clean a drawer’ David Allen)
- Voel je thuis met ongemak (‘Be comfortable with discomfort’ Michael Port)
- Geef toeval een kans
- Gebruik 50% van de tijd die je van anderen vraagt als voorbereidingstijd voor een meeting waar jij voorzitter van bent
- Eenmaal per dag is Postvak In leeg
- Niet meer dan 60% van mijn werktijd is gevuld door afspraken met anderen
Misschien is het goed idee om een test te doen met een paar vuistregels om daarmee je kennis en ervaring te vatten in wijsheid voor alledag.
Gebruik je al vuistregels? Schrijf ze dan hieronder in de reacties ter inspiratie van mij en andere lezers van deze blog.
Wil je een (erg) uitgebreide handleiding voor het opstellen van vuistregels? Waag je dan aan dit artikel.
Laden...
Ik raakte in een gesprek over de volgorde der dingen. Organiseren is ervoor zorgen dat alles op de plek staat die past bij de betekenis die het heeft. Daarna staat het stil. Plannen gaat over voorbereiding voor uitvoeren dus prioriteren, tijddozen, mensen middelen en geld toekennen .
In mijn ervaring is het daarom logisch om eerst te organiseren en daarna te gaan plannen. In dit artikel de basis voor organiseren en plannen in 5 stappen.
Organiseren
Stap 1 Afbakenen
Het is niet mogelijk om de hele wereld te organiseren dus laten we beginnen met het afbakenen van ons speelveld. Dit werkt het beste door de vraag te beantwoorden: ‘Waar ben ik van?’.
Methodiek: maak een mindmap, zet jezelf in het midden en teken alle aandachtsvelden, verantwoordelijkheden, verbindingen met leveranciers en klanten/stakeholders.
Stap 2 Committments in beeld
Het is van het grootste belang om een levend beweeglijk overzicht te hebben en onderhouden van alles wat je beloofd hebt. DIt overzicht geeft antwoord op de vraag: ‘Waar heb ik ‘ja’tegen gezegd?’
Methodiek: start met een simpele lijst (misschien zelfs eerst op papier) met alle resultaten die je wilt behalen.
Het kan zijn dat er in jouw organisatie/bedrijf al zo’n overzicht is waar jouw onderhanden werk zichtbaar is. Bepaal dan of er nog een lijst naast moet voor alles wat daar niet op staat.
Stap 3 Acties slim op rij zetten
Er moet uiteraard ook nog wel iets gedaan worden uiteindelijk. Dus is het wijs om een zo compleet mogelijk overzicht te hebben zonder in de overkill situatie te komen.
Methodiek om te komen tot een goede actielijst staat hier.
Een andere uitwerking van organiseren in een dashboard kun je hier vinden.
Plannen
Stap 4 Dagafsluiting (+ plannen voor de volgende dag)
Voor het plannen is deze stap cruciaal want je koppelt hier de overzichten aan de prioriteit en komt tot een goed overzicht van agenda en de meest belangrijke acties.
Methodiek voor deze dagafsluiting (Daily Shutdown) vind je hier.
Stap 5 Weekafsluiting (+ plannen van de volgende weken)
Hier komen we weer op de beroemde weekreview. Als je al langer lezer bent van deze blog dan is dat evident noodzakelijk voor een goede planning. Ben je nieuw dan raad ik je aan de handleiding voor de weekreview hier te downloaden.
Conclusie
Eerst organiseren (verwerken van alles wat binnenkomt in een betrouwbaar systeem buiten je hoofd) en dan dagelijks en wekelijks (en zoveel vaker als nodig) plannen. Met deze 5 stappen heb je een degelijke basis.
Laden...
Voor de meesten van ons geldt dat je zomaar de kans loopt dat je een heel deel van je tijd opsoupeert aan getut met digitale spiegeltjes en kraaltjes. Wat mij betreft vallen daar onder: social media bijhouden; email communicatie bijhouden; regievergaderingen bezoeken waar eigenlijk niets aan waarde ontstaat; spobilo’s (spontane binnenlopers die je afhouden van geconcentreerde klussen) en meer van dat soort zaken.
De werkelijkheid is dat we er nooit helemaal van af komen. Je bewegen in het sociale betekent nu eenmaal dat een beetje oppervlakkig werk onvermijdelijk is.
Wat kun je er nu wel mee?
Mijn ervaring is dat het erg kan helpen om quota in te stellen voor dit soort werk. Dat betekent dat je van te voren bepaalt hoeveel tijd je wilt besteden aan een set van deze zaken. Mij bevalt het goed om in mijn ochtendopstart een timer aan te zetten van een kwartier en daarin de volgende zaken langs te lopen:
1. Teletekst
2. Facebook
3. LinkedIn
4. Twitter
Deze 4 kunnen prima in een kwartier. En dat is het dan weer voor de rest van de dag. Er is geen reden om er vaker of langer naar te kijken. Als ik via twitter op een interessante video stuit van 14 minuten dan neem ik het kijken van de video op in mijn actielijstje.
Voordelen:
- je blijft globaal bij (en dat is hier genoeg)
- er is een harde reminder voor het eind van de tijddoos
- je blijft dus niet hangen in de geniale verleidingsstrategiën van deze platforms
Test het werken met quota een week uit en laat me dan weten wat je er van vindt.
Wat denk jij? Andere ervaringen, tips? Zet ze hieronder in de reacties zodat we er allemaal iets aan hebben.
Laden...
Een van de krachtigste gereedschappen die we hebben waar het gaat om het managen van onze tijd is het werken met tijddozen (timeboxing).
Een duidelijk begin en eind beleven is nu eenmaal noodzakelijk voor ons brein. Concentratievragende klussen (Deep Work) komen niet voor elkaar zonder tijddoos. En tijddozen zijn noodzakelijk voor een goede dag en weekplanning. Vandaar dit artikel.
Tijddozen voor jezelf
Er is een klus. En je weet zeker dat je deze moet doen. De belangrijkste vraag is nu: hoeveel tijd krijgt deze klus van mij? Bij veel zaken is dat met een beetje ervaring redelijk in te schatten. De kunst hierbij is om realistisch krap te plannen.
Wanneer je bijvoorbeeld een enquete moet invullen (noodzakelijk maar niet echt waardescheppend) kun je er blind aan beginnen en er uren aan kwijt zijn. Of je kunt besluiten dat je deze enquete een uur van je tijd gunt en daarmee je brein helpt om te prioriteren, op de hoofdlijn te blijven, niet in de overproductie-modus te komen enz.
Op het moment dat je een tijddoos hebt bepaald komt deze uiteraard zichtbaar in je agenda terecht.
Gebruik een eigen kleur voor afspraken met jezelf zodat je brein makkelijk overzicht houdt in je agenda. Heb je niet direct een voorkeur? Gebruik dan groen voor afspraken met jezelf (ervaringsfeit: je brein vindt dat fijn).
Tijddozen gedeeld met anderen
In de meeste gevallen zijn dit meetings/vergaderingen. Bij iedere collectieve tijddoos zou je van te voren een antwoord moeten hebben op de vraag: ‘Wat is de gewenste uitkomst?’ Er zijn 5 typen uitkomst van meetings die je kunt gebruiken als meetlat.
- Informatie delen of leren
- Informatie op rij zetten, ordenen, plannen
- Opties, en scenario’s en oordelen ontwikkelen
- Besluiten nemen
- Iets ‘vieren’
De tijddoos-lengte wordt bepaald door de voorzitter maar kan uiteraard ook onderwerp van gesprek zijn tussen de deelnemers van een vergadering of bijeenkomst en zelfs worden bijgesteld voor en tijdens de bijeenkomst.
Dagplanning
Wat voor de meeste onder ons goed werkt is op een papier een aantal rechthoeken te tekenen op een lege pagina van je notitieblok. In die blokken (tijddozen) schrijf je de (eventueel geklusterde) klussen die je vandaag wilt doen met de tijd en de tijdsduur.
Dit doen is een prima start van de dag. Je hebt op deze manier het landschap van de dag steeds bij de hand. Je maakt als het ware een visueel beeld van je agendaplanning.
Gebeurt er iets op de dag dat de boel door de war schopt (en dat gebeurt: het leven is nu eenmaal messy!), dan stel je de tijden bij. Zo hou je grip op de compositie van de dag.
Weekplanning
De weekplanning staat uiteraard in je agenda. Zorg dat je gebruik maakt van verschillende kleuren voor verschillendsoortige activiteiten zodat je voor- en achtergrond creeërt. Iedere afspraak met jezelf of met anderen is een tijddoos.
Het is wijs om regelmatig goed na te denken over de plek, de inhoud en de lengte van de wederkerende, cyclische tijddozen om te voorkomen dat de waarde langzamerhand verwatert. De weekreview is uiteraard het beste moment daarvoor.
Wat denk jij? Andere ervaringen, tips? Zet ze hieronder in de reacties zodat we er allemaal iets aan hebben.
Laden...
Lothar Seiwert (de productiviteits-expert van onze Oosterburen) heeft een simpele methodiek ontwikkeld en beschreven om in een paar minuten een dagplanning uit te werken en te onderhouden. Tijd om die methodiek hier in het zonnetje te zetten.
ALPEN
Is een acroniem waarbij iedere letter staat voor een van 5 stappen. Ik zal hieronder kort beschrijven. Ze spreken daarna voor zichzelf.
A: Activiteiten en acties op rij zetten
Je maakt op een notitieblok een overzicht van de dag met blokken. Een aantal van die blokken komen uit je agenda en liggen vast naar vorm, plek en inhoud. Andere blokken kun je zelf nog invullen. Daarvoor schrijf je de gewenste acties op (in ieder geval de 3MBA’s).
L: Lengte in minuten schatten
De agendablokken hebben hun eigen ‘tijddoos’ maar neem nu ook reistijd, transitie, direct voor- en nabereiden mee. Geef ieder blok een realistisch aantal minuten.
P: Problemen incalculeren
En uiteraard zijn er problemen, verstoringen (leuk en niet leuk). Dit opgetelde ad hoc komt zeker (je weet alleen nog niet wanneer) dus je moet er open-tijd voor inruimen. Alles volplannen maakt dat je gegarandeerd vast loopt op de dag.
E: Kiezen waar je je tijd in gaat steken gedurende de dag
Iedere overgang op de dag ga je terug naar je blokkenoverzicht en bepaal je welk blok het meest waarde oplevert. Dat blok ga je doen en je accepteert de gevolgen van de keus.
N: Na-contrôle
Aan het eind van de werkdag kijk je wat er van je planning is geworden. De uitkomst (verschuiven, schrappen, aanvullen) neem je mee in de planning van de volgende dag.
Deze ALPEN methodiek is een onderdeelvan de Daily Shutdown zoals ik die leer aan mijn klanten.
Deze simpele methodiek is de moeite waard om eens een week te proberen en te kijken of het je gaat helpen een goede balans te vinden tussen de planner en de doener in je.
Laden...
Een wederkerende vraag die wij tegenkomen? Hoe krijg je het takendeel van Outlook op je telefoon zodat je jouw to-do-lijst altijd bij je hebt?
De reden is uiteraard dat je exchange versie van Outlook je die mogelijkheid eerst niet gaf (nu dus wel).
MS 365
Als je een betaald MS 365 account hebt dan is het simpel. Zet de MS ToDo app op je PC en telefoon, log in met je MS 365 account en alles synchroniseert als een zonnetje. Hier kun je een A4 handleiding voor MS ToDo downloaden.
Heb je dat niet dan is er nog een alternatief.
Task Task
Ik ken diverse hoog productieve pro’s die daarvoor Task Task gebruiken. Je knoopt je exchange account aan de app en nu heb je wel alle taken op rij, en ook nog op de manier waarop jij dat het prettigst vindt.
Het is maar een weet ….
Zorg wel dat je je taken op een verstandige manier organiseert ander ben je een ‘fool with a tool’ (en dus nog steeds een fool) (met dank aan Eric voor de quote). Wil je weten hoe je dat doet? Lees dan dit (helaas lange) artikel.
Laden...
Dat stellen van prioriteiten is nog niet zo eenvoudig. De reden is in 99 % van de gevallen dat de overall-doelen niet helder zijn of dat er geen actiestand is (of uiteraard beiden). Vijf voorbeelden van project prioriterings-‘ziekten’ aan de hand van een metafoor van Jim Benson (een lean-denker die hier artikelen over schrijft).
Zwalken
Duidelijk geval van gebrek aan vitamine D (doelen). Het ene project gaat rechts, het andere links, het volgende weer rechts en uiteindelijk zijn we heel druk maar schieten we er als organisatie helemaal niets mee op.
Remedie: eerst maar eens bepalen wat het grote doel is, zodat alle initiatieven langs die meetlat kunnen worden gelegd en er allignment ontstaat.
Dit gezwalk ontstaat snel bij visionaire leiders die iedere maandagochtend een nieuw briljant idee hebben om alle wereldproblemen op te lossen.
Capaciteits illusie
Een geval van gebrek aan vitamine C (capaciteit). Er worden steeds weer nieuwe relevante projecten in de lucht gehangen met als gevolg dat iedereen deelneemt aan allerlei projectgroepen en onder andere daardoor geen tijd heeft om iets te doen.
Remedie: zet alle lopende projecten op rij en maak er een pijplijn van. Kijk hoeveel veranderingscapaciteit je hebt. Als gevolg van dit inzicht bepaal je dat er bijvoorbeeld altijd maar 3 projecten actief zijn. Op het moment dat er een project is afgerond kies je een nieuw project uit de pijplijn.
Deze illusie ontstaat vaak bij operationele veel-doeners met het ‘alles-moet-syndroom’.
Terugkijken doen we niet
Een geval van gebrek aan vitamine F. We lopen in ieder project weer aan tegen dezelfde soort problemen (‘Prince II is veel te complex voor ons’ | ‘de projectsoftware kost ons onevenredig tijd’ | ‘we overschrijden altijd tijd/geld’.
Remedie: na ieder project zitten en je betaalde leergeld verzilveren. Er zijn allerlei handige technieken voor (AAR, FMEA, Hansei etc.) die allemaal terug te brengen zijn tot 4 vragen:
- wat ging goed?
- wat kan beter?
- wat leren we hiervan?
- hoe gaan we dat borgen?
Plannen in het kwadraat
Duidelijk gevalletje van te veel vitamine P (plannen). Ieder project wordt dood-gepland met Gantt-charts, waterval-overzichten, tijd, geld en menskracht-budgettering enz. Bijverschijnselen: iso-fluff, controle, overleg, rapportages, verantwoordingssessies enz. Allemaal Business-Non-Value-Adding.
Remedie: Ga scrummen, werk met dag- of weekstarts, maak een mooie A3 en onderhoudt die (hang hem op). Kortom doe alles behalve overbodige complexiteit organiseren.
Hier hebben vooral processors de lead. Heel belangrijk maar pas op met een te veel aan vitamine P.
Belangencircus
Het belangencircus ontstaan bij een overvloed aan vitamina P2 (politiek). Ieder project komt in het midden van een belangenstrijd met als meest voorkomende uitslag dat een project zo wordt ingericht dat iedere partij even ontevreden is. Geen kleur, geen keus, geen richting en zelfs vaak geen duidelijke eigenaar. P2 kan over alle 4 de eerdere anomalien heenkomen en dan is er helemaal geen prioritering meer.
Remedie: Leiderschap (tis niet anders).
Laden...
De meesten van ons hebben een beeld van het volgende level dat je zou willen bereiken. Dat kan een carrière stap zijn, maar ook een persoonlijke volgende stap zijn (huiseigenaar, moeder, pro-golfer, 5 ballenjongleur, electrische gitarist…). Vandaag een paar stappen die dan in ieder geval aan de orde zijn.
1. Concreet beeld hebben van nieuw
Uiteraard start je met het zo concreet mogelijk voorstellen hoe het leven er uit zal zien als alles is gelukt. Doe dat in plaatsen, mensen, kleuren, geuren en zie jezelf in deze nieuwe omstandigheden. Pas als je dat voldoende visievol, concreet kunt zien, gaat de wereld met je meewerken.
2. Loslaten van oud
Maak een lijstje van zaken die niet meer passen bij het bovenstaande beeld en/of zaken die plaats moeten maken om het volgende level mogelijk te maken in termen van ruimte, tijd en geld.
Uiteraard is het slim om dit loslaatlijstje op te nemen in je weekreview zodat je het iedere week ziet verschijnen als niet-meer-doen lijstje.
3. Leren op je nieuw level
- Kijk welke boeken er in de top 10 staan van het betreffende onderwerp/level en zorg dat je die gelezen heb (of geluisterd hebt audio-boeken & podcast zijn een goede optie als je veel onderweg bent).
- Neem deel aan cursussen, kijk video’s en ga praten met mensen die er al zijn.
- Ga aan het werk met de beste coach/leraar/gids die je je kunt permiteren.
4. Maak een plannetje en oefen/experimenteer
In mijn ervaring werkt het goed als je een plan maakt voor maximaal 90 dagen met kleine doelen en experimenten (die je uiteraard ook opneemt in de weekreview)
5. Bonustip: zoek een accountability-partner
Kijk of je iemand in je omgeving hebt die met je mee wil kijken en je bij de les wil houden (neem niet je partner want dat werkt meestal niet). Misschien is er zelfs wel iemand met dezelfde ambitie met wie je samen kun optrekken.
Vraag: Hoe ziet jouw volgende level eruit? Wil je dat delen hieronder?
Laden...
Wanneer je rust in je koppie wilt is het zaak om te werken aan een BuitenBoordBrein (BBB). Een extended-mind-plek waar alles wat je maar zou willen of moeten onthouden zijn thuis heeft. En laat er nu een praktische plek zijn om zo iets op te gaan bouwen. En laat het nu ook zo zijn dat de meeste van de Office gebruikers al hebben betaald voor die plek maar deze niet gebruiken. Daar gaan we iets aan doen in deze blog.
De essentie van een BBB is dat het antwoord geeft op de volgende 3 vragen:
- Waar ben ik van (wat is mijn speelveld)?
- Waar heb ik allemaal ja tegen gezegd (projecten, acties)?
- Waar hebben anderen ja tegen gezegd (projecten acties) en gaan mij leveren?
plus alle info die daar nog bij hoort ter referentie.
OneNote is daar zeker een goede plek voor. En ja, ik weet dat er ook andere plekken zijn zoals Notes (MacOS) of Evernote. De meeste officegebruikers werken in een grotere organisatie waar OneNote door ICT gedoogd wordt en dat is nu eenmaal een voordeel.
Dus tik het woord OneNote in in het zoekveld bij start en waarschijnlijk zie je daar OneNote al staan.
Wat is OneNote
In essentie is OneNote een heel open systeem van notities. Je kunt notitieboeken, secties en pagina’s aanmaken en zelfs nog subsecties en subpagina’s. Op de pagina’s komen de notities. Je bent helemaal vrij in wat je daar opslaat. Dat kunnen doorgestuurde emails zijn, eigen notities, takenlijsten, Word/Excel/Pdf’s, afbeeldingen, audiobestanden etc. etc. Je kunt notitieboeken delen (bijvoorbeeld als thuisplek voor vergaderingen). Kortom de mogelijkheden zijn letterlijk eindeloos.
Relatie met de weekreview
Jouw BBB is uiteraard een verplichte kandidaat voor je checklist weekreview want het is noodzakelijk om vrienden te blijven met je BBB anders gaat je eigen brein het niet vertrouwen en toch weer alles proberen te onthouden (hetgeen kansloos is).
Wat is een goede start?
Een goede start is het bekijken van een paar video’s op YouTube waarin uitgelegd wordt wat de mogelijkheden zijn. Kies niet te korte video’s en vooral ook video’s die al veel keer zijn bekeken.
Rob van den Brand geeft regelmatig OneNote workshops. Je vindt ze op de agendapagina.
Laden...
Ja , ik weet het . Zo’n lijstje is helemaal persoonlijk. Toch vind ik het altijd aardig om de voorkeuren van anderen te zien. Hier zijn die van mij. Ze zijn mij alle 10 even lief. Dus de volgorde is niet het meest van belang.
1 Deep Work | Cal Newport
Boek over het organiseren en onderhouden van tijd om diep geconcentreerd werk te kunnen doen. Het eerste deel is meer theoretisch. Het tweede deel “The Rules” zit vol met praktische strategiën. Bestaat ook in een vertaalde versie.
Deep Work | Call Newport
2. Ontketen je Brein | Theo Compernolle
Confronterend boek over de effecten van altijd online zijn, multitasken en welk effect dat heeft op je brein. Veel herhalingen maar alles bij elkaar toch een heel relevant boek. En een beetje de antipool van Deep Work.
Ontketen je Brein | Theo Compernolle
3. The Effective Executive | Peter Drucker
De bijbel van managementproductiviteit. Boek uit 1967 en het fundament voor David Allen en Stephen Covey. Peter Drucker maakt als eerste onderscheid tussen efficiëntie en effectiviteit. Toont het belang aan van jezelf managen als voorwaarde voor het beroep. Nog steeds heel leesbaar en vol van wijsheid.
The Effective Executive | Peter Drucker
4. Essentialisme | Greg McKeown
“The Disciplined Pursuit of Less”. Een beschrijving van de weg naar de essentie met alles waar daar bij komt kijken. Veel voorbeelden, veel praktische strategiën en een oproep tot bewust kiezen.
Essentialisme | Greg McKeown
5. A Factory of One | Dan Markovitz
Een perspectief op persoonlijke effectiviteit vanuit de lean wereld. Ook waardevol als je niets van lean weet maar zeker interessant als je daar ervaring mee hebt.
A Factory of One | Dan Markovitz
6. Getting Results The Agile Way | J.D. Meier
Net als het boek hierboven een boek over de toepassing van agile en scrum op het onderwerp persoonlijke effectiviteit. Mooie vondsten en ideeën en zeker waardevol voor diegenen die al in teams met deze technieken werken. Vooral de invalshoek van ‘design’ je dag, week, maand en jaar kan inspirerend werken.
Getting Results The Agile Way | J.D. Meier
7. Getting Things Done | David Allen
Even door de Amerikaanse marketingfluff heenprikken maar dan heb je ook wat. De 5 fasen wokflow is een ijzersterk archetype en is supergoed en praktisch uitgewerkt. En natuurlijk komt dit David Allen de eer toe als eerste grondig het belang en het proces te beschrijven van de weekreview. Engelse titel, redelijke NL-versie.
Getting Things Done | David Allen
8. Making it All Work | David Allen
In dit boek beschrijft David Allen de door hem benoemde horizons of focus. De verbinding met de persoonlijke missie, visie en strategie en ook weer de 5 fasen van Getting Things Done in samenhang daarmee. Ik vind wel dat er een horizon mist (namelijk de tijdgeest) maar evengoed wel een belangrijk boek.
Making it All Work | David Allen
9. De zeven eigenschappen van effectief leiderschap | Stephen Covey
De orginele titel is wel stukken beter (“7 habits of highly effective people”). Prachtig boek, mooie compositie en onverslaanbare klassieker. Van ‘Begin bij het eind’ tot ‘Houdt de zaag scherp’.
De zeven eigenschappen | Stephen Covey
10. Prioriteiten | Stephen Covey
Vervolg op het bovenstaande boek. Gaat meer in op de verbinding van missie en visie met je dagdagelijkse planning op basis van de kwadranten van Eisenhower. Inclusief agenda voorbeelden, testjes en van allerlei andere handige tips. Beetje gedateerd her en der maar zeker nog steeds zeer de moeite waard.
Prioriteiten | Stephen Covey
[disclaimer: de links zijn affilate links]
Heb je nog ander boeken die in jouw top 10 zouden staan? Laat het ons weten in de reacties!
Laden...
Je agenda is dé lijst waarin je je meest schaarse commodities beheert namelijk tijd & aandacht. Ik kom veel managers en drukke professionals tegen die geen goede manier hebben om die agenda te beheren. Ik wel en ik ga die delen.
Dit proces is prachtig in zijn eenvoud en helaas toch voor veel collega’s een hele heisa om dit werkelijk te gaan doen. De reden daarvoor kan ik ook verklappen: iets te veel verslaafd aan stress.
Dus voor wie zijn agenda in balans wil krijgen het volgende proces dat een onderdeel vormt van de weekreview (waarvoor je een checklist kunt downloaden hier op deze website).
Kies 20/30 minuten aan het eind van een week of direct bij de start van een nieuwe week. Zorg dat je even echt eigen tijd hebt (telefoon uit, deur dicht enz.).
Stap 1: Keek op de Week
Zoom in op de week die is geweest en herinner je van ieder item dat je in je agenda ziet staan:
- wat het was;
- wat de waarde was;
- wat je vond van de duur, de vorm, de regie van de bijeenkomst;
- beoordeel of er nog losse eindjes zijn.
Probeer een gevoel te krijgen bij de voorbije week. Was het een mooie week, was het een waanzinnige week, was het een spannende week met veel succes, was het een spannende week met veel risico’s die maar net goed is afgelopen, was het een saaie week?
Stap 2: Stel je zelf 2 vragen
- waar wil ik meer van in de toekomst?
- waar wil ik minder van in de toekomst?
schrijf deze voornemens even op zodat je die bij de hand hebt bij stap 3
Stap 3: kijk 8 (ja acht!) weken vooruit
Dit is een stap die voor de meeste collegae ongebruikelijk is en toch bijzonder noodzakelijk. De eerste paar weken van deze 8 zijn uiteraard al zo ongeveer gedefinieerd. Het is niet zo eenvoudig om daar zaken echt te verschuiven. Hoe verder weg vandaag hoe meer ruimte er is om iets te wijzigen, verzetten, reserveren enz.
Je bekijkt dus de planning van die weken en zoekt naar gekke of bijzondere zaken (en die zijn er eigenlijk altijd wel).
- dubbele boekingen;
- deadlines;
- reizen;
- familie-bijeenkomsten;
- vakanties;
- noodzakelijke voorbereidingen;
- ruimte voor onverwacht;
- meetings zonder doel of resultaat.
Je schoont op en maakt betere composities van die acht weken. En omdat je dit iedere week weer doet komt er een leerlus op gang die maakt dat je je tijd en aandacht goed gaat beheren en daardoor je werk en je leven steeds beter in balans komen. Je kunt beter prioriteren omdat je een globaal beeld hebt van alles wat er aan staat te komen. Je geeft minder snel tijd van jezelf weg omdat je die nu eenmaal zeer goed hebt doorgedacht en verankerd in deze komende acht weken.
Kortom: wie dit proces regelmatig aan de praat krijgt geeft zichzelf een mooi kado (en vermoedelijk zijn naast omgeving ook).
Laden...
Iedere lezer van deze blog zal snappen dat focus een belangrijke zaak is en vooral wordt bedreigd door onze eigen bewuste en onbewuste keuzen die er voor zorgen dat we onszelf (laten) afleiden, anderen willen helpen, graag aardig gevonden willen worden en al die andere gewone en heel gebruikelijke oer-menselijke zaken.
Wat helpt is veel oefenen om bij de door jouw gekozen doelen te blijven door te leren op een elegante manier nee te leren zeggen tegen nieuwe projecten, klussen en vragen die je aandacht verdunnen en of je in ‘latest & loudest’ brengen. Deze methodiek werkt in drie stappen. Ik zal ze hieronder kort beschrijven.
Stap 1. Zeg volmondig ‘ja’ tegen het bestaansrecht van de vraag
“Wat een ontzettende leuke/bijzondere vraag.”
“Wat aardig dat je aan mij denkt.”
Stap 2. Zeg ‘nee’ voor wat jouw bijdrage betreft
“Helaas laat mijn agenda niet toe dat ik er nieuwe projecten/klussen/vragen bij neem, hoe graag ik het ook zo willen doen.”
“Jammer genoeg past het wel bij mij maar niet bij de zaken waar ik mij al aan gecommitterd heb. Ik kan je dus niet helpen.
Stap 3. Help de vrager een stap verder (dit is een andere vorm van antwoord en dus van ‘ja’-zeggen)
“Ik zou het aan X vragen, ik weet dat die heel graag meewerkt aan dergelijke projecten.”
“ Je zou Y eens moeten bellen, ik weet dat ze veel ervaring heeft én een groot netwerk. Zij kan je vast weer verder helpen.
Mijn ervaring is dat de vrager met een zeer tevreden gevoel bij je weg gaat. De vrager is serieus genomen in de vraag, heeft een duidelijk antwoord en een richting gekregen voor een volgende stap.
Probeer deze werkwijze eens uit als het je past en laat je ervaring hieronder weten zodat we er allemaal iets aan hebben.
Disclaimer:
Te veel focus houden kan ook betekenen dat je toeval uitsluit en daarmee de mooiste kans mist die het lot voor je in petto had.
Als je eens een keer een workshop wilt over dit onderwerp laat het me weten via de contactpagina.
Andere ervaringen, tips? Zet ze hieronder in de reacties zodat we er allemaal wat aan hebben. Druk ajb hieronder op alle social media knoppen en/of op de rating-sterren als je dit een aardig artikel vind!
Laden...
Een inbox is een plek waar verse informatie binnen komt. Inboxen zijn de poorten/overgangsplekken van de wereld in zijn algemeenheid naar jouw wereld. Vandaar het belang om precies te weten hoeveel van die poorten je hebt omdat je ze nu eenmaal moet onderhouden en reviewen.
De meeste deelnemers aan mijn trainingen komen uit op 5 tot 9 inboxen. Tel voor jezelf eens hoeveel jij er hebt aan de hand van onderstaande voorbeeldlijst.
een fysieke inbak- e-mail inboxen
- voicemail inbox
- sms inbox
- bureaublad fysiek
- bureaublad digitaal
- tas/rugzak
- portemonnee
- notitieblokken fysiek
- notitie-plaatsen digitaal
- je eigen koppie kan zelfs een inbox zijn
Meer dan je dacht? Zet je score ajb hieronder in de reacties dan kunnen we leren van elkaar.
Wat heb je nu aan dit inzicht?
1. groot onderhoud
Je kunt met deze opsomming een eerste ronde onderhoud doen op basis van even reflectie.
- zijn het er te veel? welke poorten gaan vanaf nu dicht?
- zijn er het er te weinig? welke poorten wil je erbij?
2. opnemen in je routine
Voeg deze opsomming toe aan je checklist voor de weekreview zodat je brein erop leert te vertrouwen dat je minimaal één keer per week deze inboxen leegt (maar pas op dat je de weekreview niet misbruikt om achterstanden weg te werken want dat is kansloos!).
3. klein onderhoud
Leer een gevoel te krijgen voor het juiste ritme voor iedere inbox.
- e-mail misschien wel meerdere malen per dag
- voicemail 1 keer per dag
- fysieke postvak iedere 2 dagen
- notitieblok 1 keer per week enz.
Wat jou dan ook maar het beste past.
Met deze manier van werken verzorg je de overgang van de wereld naar jezelf en zorg je dat niet de bottleneck wordt voor de medewerkers en collega’s om je heen.
Als je eens een keer een workshop wilt over dit onderwerp laat het me weten via de contactpagina.
Andere ervaringen, tips? Zet ze hieronder in de reacties zodat we er allemaal wat aan hebben. Druk ajb hieronder op alle social media knoppen en/of op de rating-sterren als je dit een aardig artikel vind!
Laden...
