Tag Archieven : 2. Personal Lean
Op de pagina vind je alle blogs die als onderwerp Personal Lean hebben.
Personal Lean is gebaseerd op drie principes:
- Zorg minimaal 51 % voor jezelf
- Vergelijk jezelf met wie je gisteren was en niet met iemand anders vandaag
- Doe wat je doet en bent waar je bent
Deze drie principes vind je door alle blogs heen.
Verslag van een klein Personal Lean experiment.
Sinds een aantal weken heb ik op het Home-screen van mijn telefoon een map staan met als naam: ‘Tijdverspilling’.
In deze map staan een aantal apps die ik beoordeel als Tijdverspilling.
Te weten: NOS-teletekst, Google Analytics, LinkedIn en Twitter.
Het idee achter het experiment was dat ik steeds als ik de neiging heb om even iets te doen in die map, mijn oordeel ‘Tijdverspilling’ tegen zou komen.
Werkt het?
Ja en nee.
Het werkt omdat ik wel steeds een mini-trigger heb als ik naar de map met apps toe ga. Dat is een voordeel.
Tegelijk merk ik dat het checken van de apps een bepaalde waarde voor mij heeft. En ik het dus ook gewoon blijf doen.
De naam van de map heeft nu een te strenge toon voor mij: ‘Gij zult geen tijd verspillen!‘
Dat roept iets rebels in mij op: ‘Maak ik zelf wel uit!‘.
De volgende stap in het experiment is dat ik de map een nieuwe naam ga geven.
Het wordt ‘Tijdverdrijf’.
Iets milder maar nog steeds duidelijk en misschien iets makkelijker voor mijn interne rebel.
Tijdverspilling mag nooit.
Tijdverdrijf is een keus in een moment. Dat past me meer.
Wordt vervolgd
Laden...
Om, aan en door je heen heb je een grote verzameling gewoontes.
- Sommige gewoontes zijn dom.
- Sommige gewoontes zijn heel wijs of verstandig.
- Sommige gewoontes heb je totaal niet in beeld.
Kijk of je je gewoontes in beeld kunt krijgen en innoveer ze als de engineer van je eigen leven. Moeilijk is het niet (je moet het natuurlijk wel echt doen).
- Documenteer wat je nu doet (tekenend of schrijvend).
- Denk na over dat wat je hebt gedocumenteerd en kijk of er ruimte is voor beter.
- Doe een experiment en leer van de uitkomst.
En voilá: Je leven is een stukje beter geworden!
Laden...
Er is een wijd verbreide organisatie gewoonte om iedereen toegang te geven tot alle agenda’s. Dat is een slecht idee.
De vermeende logica en meerwaarde van deze gewoonte is dat het eenvoudig wordt om collega’s te vinden, volgen en natuurlijk uit te nodigen voor meetings.
Het effect ervan is ‘agenda tetris‘ plus een complexe Outlook agenda interface (staat helemaal vol met agenda’s waar je toegang toe hebt) en daarmee een hoop verlies van tijd, intelligentie en energie op de verkeerde want niet waarde-toevoegende dingen.
Ik denk dat er een andere oplossing mogelijk is:
- organiseer betrouwbare a-synchrone communicatie: e-mail-achtige, chat-achtige en taak-uitwissel-achtige communicatie op 1 platform zoals Basecamp, Trello, Sharepoint etc.
Dus geen interne e-mail via Outlook, geen gechat via Whatsapp (op de server van FB), geen vage taaklijsten overal en nergens maar alles op 1 geïntegreerd simpel en eenduidig platform.
- geef trainingen in duidelijk schriftelijk vragen stellen en antwoorden
- leer er met elkaar op vertrouwen dat de communicatie en de kroniek van de communicatie altijd op 1 plek te vinden is
Voordelen
- Gewoon weer ouderwets onderhandelen over tijd (dat is goed bestede tijd)
- Minder en betere vergaderingen
- Meer mogelijkheden voor hele snelle 1 op 1 afstemming (face-to-face, bel, of video-call)
- Meer respect voor en regie over de eigen tijd inclusief je eigen biologische ritme
- Communicatie op 1 plek (inclusief de historie)
- Serieuze ruimte voor tijd- en plaatsonafhankelijk werken
Kan niet bij jou? Want IT wil niet mee, we zijn te groot, we zijn te klein, enz. enz?
Begin klein en wordt zo goed met jouw team dat niemand er om heen kan en ook zo’n manier van werken wil.
Laden...
Travel light is een van de vuistregels van Personal Lean. Je kunt het toepassen op werkelijk van alles. Van je familiehistorie en je trauma’s, tot de achterbak van je auto, je koffer tijdens je vakantie en natuurlijk je persoonlijke standaarduitrusting.
Wat zijn de zaken die je altijd bij je hebt?
- sleutels (auto/fiets + huis)
- mobiel (bereikbaarheid + info)
- pasjes/geld
Travel light betekent in dit geval jezelf de vraag stellen: ‘Wat is hier mogelijk overbodig?’
Welke sleutels, apps en pasjes draag ik altijd met mij mee maar kan ik prima zonder of op een andere manier organiseren.
- Sleutels kun je nadat je ze hebt opgeschoond soms in een verschillende bossen organiseren, kleinere ringen gebruiken, sleutelhanger eraf halen.
- Winkel-pasjes verzamel je in een app zoals stocard zodat ze makkelijk kunt vinden in je mobiel (die je toch altijd bij je hebt).
- De rest van de inhoud van je portemonneé kun je terug brengen tot het realistisch minimum en misschien ook splitsen in ‘soms’ en ‘vaak’ nodig. En misschien zelfs wel in een andere vorm organiseren.
- En je mobiel heeft nog wel een heel eigen verhaal maar dat komt een andere keer.
Op het travel light terrein kun je snel en makkelijk innoveren zonder dat je er ook maar iets of iemand anders voor nodig hebt. Probeer het eens uit!
Laden...
Hier is het idee: vergeet het maken van jaarplannen (scope veel te groot), maak ook geen los plan voor de dag (wordt snel doel-loos). Maak een 90-Dagen plan.
90 Dagen (dus dertien weken | 3 maanden) vormen naar mijn ervaring de beste boog.
Niet te lang en niet te kort.
Gebruik het plan niet voor de ‘gewone’ resultaten maar voor innovatie en verbetering die je meer tijd op gaan leveren (voor nadenken of voor de leuke dingen van het leven).
De vorm maakt niet uit, de inhoud uiteraard wel.
- Op 1 A4
- Met startdatum en einddatum.
- Een beperkt aantal doelen die haalbaar zijn in 3 maanden op rij gezet naar prioriteit (maximaal 7).
- Zo goed mogelijk geformuleerd (nee niet SMART want dat is veel te ingewikkeld, kijk hier voor een slimmere manier)
- Op zo’n manier bewaard dat je er altijd overal bij kunt (tip van Irka maak een foto met je mobiel dan heb je het plan altijd en overal bij de hand ter referentie).
Gebruik je 90-Dagen plan als anker voor je weekreview en je dagelijkse planning. Doel behaald? Afvinken en feesten!
Ja, helaas moet je vaker nee gaan zeggen tegen allerlei fantastische nieuwe ideeën. Zet ze op de parkeerlijst ter overweging voor het volgende 90-Dagen plan.
Laden...
Breed verspreid over social media. Een 1,5 minuten durende video van een gesprek tussen een interviewer, Bill Gates en Warren Buffet.
Bill Gates verwoordt zijn verbazing over zijn ervaring dat Warren maar 3 of 4 afspraken per week heeft en een kleine A6 papieren agenda gebruikt. Bill had in die tijd zijn agenda stampvol met allerlei afspraken en wist niet beter dan dat dit de werkelijkheid was van een CEO van een beetje bedrijf.
Twee moralen: je kunt ongeveer alles kopen behalve tijd; zitten en denken is een goede tijdbesteding.
Een beetje ervan kunnen we vast wel organiseren en ik kan je er prima bij helpen als je tempo wilt maken.
Laden...
Vanaf mei 2009 schrijf ik wekelijks een artikel op deze blog met direct toepasbare tips in klare taal op het gebied van Personal Lean en Lean Office
Daarnaast schrijf ik reflecties op zaken die mij raken zoals echt ambacht, bijzondere boeken, en soms ook zaken die gewoon grappig zijn [geen katten] onder de noemer Fun en Filosofie.
- Inmiddels zijn er ruim 600 blogs gepubliceerd.
- Er zijn ruim 1700 lezers die zich hebben geabonneerd op de blog via e-mail of via RSS.
- Deze site heeft maandelijks ruim 8000 bezoekers die vooral op zoek zijn naar tijdloze principes, praktische vuistregels en handige tips en trucs.
“Ik lees je tips al een tijdje en ik wil je complimenten geven voor de heldere taal. Ik wil je ook complimenten geven, omdat je het leven van drukke managers ontwart, die te vaak de hoofdprijs betalen wanneer ze dat niet doen. Of eigenlijk: hun gezinnen c.q. vrouw en kinderen, en hun toekomst.”
Basis
Een paar lange basisartikelen voor wie zich snel wil inlezen in de hoofdonderwerpen van deze blog.
Abonneren
Je kunt je op twee verschillende manieren abonneren.
De eerste manier is via e-mail. Dat doe je door hiernaast je e-mail adres in te geven en op ‘Abonnneer mij’ te drukken [en uiteraard moet je akkoord gaan met de privacy-verklaring die je hier kunt lezen]. Afmelden kan in iedere e-mail die je van mij ontvangt. Even opletten dat de blog niet in ‘ongewenste mail | spam’ terecht komt).
Deze blog kun je ook volgen in je RSS-reader [Really Simple Syndication] van keus. Als je geen idee hebt waar dit over gaat en hoe handig dit is kun je hier lezen wat het is en hoe je RSS gebruiken kunt voor het in één overzicht bijhouden van blogs.
De RSS feed van Ad’s Blog.
Zoeken
Je kunt door de hele website op ieder woord zoeken door een zoekterm in te tikken rechts bovenin op de hoogte van het logo.
Laden...
Een bilateraal overleg (bila) is een overleg tussen twee personen die een verantwoordelijkheids- of aandachtsgebied delen.
De onderstaande checklist is gericht op de variant leidinggevende-medewerker.
Waarom
Denk heel goed na waarom je een bila inricht. Een bila kan een heel zinnige vorm van overleg zijn, het kan ook verspilling van tijd en aandacht zijn. Redenen om een bila in te richten zouden kunnen zijn:
- voorkomen van veel spontaan binnenloop overleg;
- voorkomen van veel andere communicatie (bellen/e-mail etc.);
- kennisoverdracht, coaching en begeleiding;
- bespreken van gevoelige of emotionele onderwerpen.
Met wie
Een bila kan waardevol zijn in bijvoorbeeld de volgende situaties:
- medewerker is junior;
- medewerker bevindt zich in een functioneringstraject;
- er loopt een strategisch project en doorlopende afstemming is noodzakelijk.
Een vaste cyclus van bila’s organiseren met iedereen van dezelfde functiecategorie is geen goed idee. Een zeer ervaren senior medewerker vraagt iets anders dan een net binnengekomen junior.
Hoe vaak
Iedere dag een bila kan zinnig zijn en eenmaal per maand kan ook zinnig zijn. Denk hier goed over na en zorg dat je afspraken die je daarover maakt tijdelijk houdt.
Hoe lang
Kort! Een bila langer dan een half uur verliest zijn functie. Een kwartier kan ook heel goed werken als het goed is voorbereid. Een standaardtijd van een kwartier eventueel na afstemming te verlengen tot een half uur is een prima werkbare vorm.
Lijst of open gesprek
Een lijst bespreekpunten dient als agenda voor de bila.
Soms gaat de lijst aan de kant omdat er iets anders aan de orde is in het moment.
Wie doet wat | voor en nabereiding
De medewerker brengt de lijst met bespreekpunten mee – en is daarmee verantwoordelijk voor de voorbereiding. De leidinggevende vult de lijst aan en is voorzitter van het moment (en bewaakt de tijd). De medewerker legt de afspraken vast en koppelt die op een overeengekomen manier terug aan de leidinggevende.
Overzicht en onderhoud
Zorg dat je als leidinggevende een compleet overzicht hebt van alle bila’s inclusief hun duur en hun frequentie en review dit overzicht twee keer per jaar (zomerreces, kerstreces). Dat is de beste manier om ervoor te zorgen dat ieder bilateraal overleg waardevol blijft en synergie oplevert.
Dat is het. Aanvullingen graag hieronder dan hebben we er allemaal iets aan.
Laden...
Als ik de vraag krijg wat ik nu precies bedoel met Lean Office dan hoor ik mijzelf soms zeggen dat we werken aan de gebieden waar iemand in de organisatie van denkt: ‘We doen maar wat!’. Drie gebieden waar dat in ieder geval veel voorkomt zijn de beroemde EVA-gebieden: E-mail, Vergaderen en Agenda. We doen inderdaad meestal maar wat…..
Aanvalsplan 1 Lean Office (in stappen)
Schrijf onderstaande punten uit en je hebt een mooie stap gezet in Lean Office, wat het onderwerp ook maar is.
- bepaal je onderwerp en bepaal wat het bestaansrecht is (‘waarom doen we het sowieso?’)
- brainstorm de vuistregels die je met elkaar hanteert en leg die vast
- kijk wat de best voorhanden manier is om iets te doen en leg die vast en ga het allemaal uitproberen
- kijk na een paar weken wat inmiddels anders moet of kan en verbeter je eigen ‘wiki-pedia’ waar mogelijk
- kies een volgend onderwerp en doe hetzelfde
Aanvalsplan 2 Personal Lean
Ga uit van de eenmans-fabriek. Kies een onderwerp dat je veel energie kost, waar je je aan ergert, of waar je het gevoel bij hebt dat de handrem er de hele dag op zit. Stel jezelf de volgende 4 vragen.
- wat gebeurt er als ik het helemaal niet meer ga doen?
- kan ik het automatiseren?
- kan ik het delegeren/uitbesteden? (er iemand anders blij mee maken)
- kan ik het zo slim mogelijk inrichten en ritualiseren? (en me er nooit meer aan ergeren)
Maak een plannetje, schrijf het uit en ga het een tijdje testen. Daarna bekijk je wat je hebt opgeschreven en geheid dat je inmiddels al allerlei ideeën hebt om het nog verder te verbeteren.
Zo zie je maar, het is allemaal niet zo ingewikkeld. Wil je er toch wat hulp bij dan bel je gewoon mij.
Laden...
Wat krijg je als je leanthinking loslaat op de hele school van timemanagement. Is lean timemanagement een vruchtbare of hopeloze combi? Daarover deze blog.
Lean thinking
De volgende versimpeling van lean thinking is goed bruikbaar voor ons doel waar het gaat over kenniswerkers in organisaties:
- je doet dingen die waardevol zijn voor je (interne of externe klanten)
- je doet die dingen op een doordachte, georganiseerde manier
- je doet ze zo dat er zo min mogelijk verspilling optreedt
- je doet ze op het moment dat er vraag is (niet eerder en niet later)
- en je ruimt tijd en aandacht in om dit proces steeds meer te optimaliseren
Wat voor klussen komen hier nu uit als je het managen van je tijd en aandacht serieus neemt?
Klant
Heel handig om eens een keer heel serieus na te denken over wie je klant eigenlijk is. En met die klant in gesprek te gaan over wat zijn/haar wensen zijn. En uiteraard in een organisatie is een klant vaak een interne klant. Het is tenslotte nog al zonde als je veel tijd en energie stopt in zaken die je klant helemaal niet waardeert omdat ze te veel, te complex, te laat in de tijd etc. zijn.
Doordachte manier
Kijk naar je werk en zie waar er processen bestaan (bv emailbeheer, agendabeheer, vergaderingen etc.) en maak voor deze wederkerende processen een standaard voor jezelf: ‘zo ga ik dat eens een tijdje doen’.
Zo min mogelijk verspilling
Vermijd deze 7 rakkers!
- overproductie,
- transport
- voorraden en stapels
- wachten
- complexiteit
- opnieuw doen om een fout om te lossen
- zoeken
Op tijd (niet te vroeg en niet te laat)
Lever op het moment dat het je klant past. En als het ook maar even mogelijk is: ‘underpromise & overdeliver’.
Optimaliseren
En zoals alles vraagt een lean-aanpak ook onderhoud. De simpelste manier is gebruik te maken van Kleine Broer & Grote Broer.
Zo zie je maar dat nadenken over Lean Timemanagement je snel weer op mooie ideeën kan brengen voor een nog beter optimum voor jezelf ergens op het continuüm tussen chaos en orde.
Laden...
Als je veel te veel te doen hebt kun je als een dwaas gaan rennen maar dat is uiteraard niet de beste strategie. Mijn advies is dat je eerst zorgt dat je een lijst hebt met alle zaken waarvan je vindt dat die gedaan zouden moeten worden door jou. Gebruik vervolgens de 4 x 3 vragen hieronder en je zult zien dat je lijst al snel slinkt.
De truuk is deze: je kijkt eerst of je het item kunt elimineren, als dat niet kan of je het kunt automatiseren, als dat niet kan of je het kunt delegeren en als dat niet kan of je het kunt ritualiseren.
Elimineren
- Waarom staat dit op mijn lijst?
- Moet het eigenlijk wel?
- Wat gebeurt er als ik het niet doe?
Automatiseren
- Is er manier om hier een standaard voor te verzinnen?
- En zo ja, kan ik het automatiseren?
- Kan ik de automatiseer-inspanning of kosten terugverdienen?
Delegeren/besteden
- Kan ik het als resultaat klip en klaar voor mij zien?
- Heb ik mensen in mijn omgeving die dit kunnen (of binnen een redelijke termijn kunnen leren)?
- Vind ik het de investering in tijd en kosten waard?
Ritualiseren
- Kan ik dit terug brengen tot het realistisch minimum?
- Kan ik het koppelen aan zaken die ik prettig vind of in een ‘batch’ verwerken?
- Kan ik vastzetten in mijn agenda zodat ik er nooit meer een organiseer-gedachte aan hoef te wijden?
Met deze 4 basale strategiën heb je nooit meer te véél te doen want als het druk dreigt te worden pas je deze vragen gewoon weer toe.
Laden...
Te laat, te vroeg en op tijd. Drie oordelen die horen bij het begrip tijd. En ze zijn flink subjectief. In dit artikel een korte verkenning van de verschillende kanten van dit fenomeen.
Te vroeg
Wie het oordeel heeft dat hij ergens ‘te vroeg’ aan is gekomen heeft een oordeel over de waarde van de tijd tussen feitelijke aankomst en gewenste aankomsttijd.
- Zonde, die tijd ben ik nu kwijt, volgende keer moet ik later op pad gaan.
- Mooi, geen gestress, nog even wachten en dan loopt alles mooi glad door.
- Te vroeg is mooi op tijd want ik ben blij met buffers (ik heb er een plannetje voor: lezen, foto’s opschonen, eten etc).
Te laat
Wie ergens ‘te laat’ is, botst in 99% van de gevallen tegen een sociale afspraak. Je zou ergens zijn om met anderen iets te doen. En je bent er niet. Dat kan leiden tot een verschillende emoties. Zeker als je niet hebt gecommuniceerd dat je “later” (te laat) bent.
- Balen, maar ik kan altijd nog de ‘back-to-back-meeting’, het verkeer of de trein de schuld geven.
- Ik schaam me. Dit doet afbreuk aan mijn imago.
- Het is wat het is. Ik ga op de blaren zitten. Ik ben in ieder geval niet te vroeg.
Op tijd
Als je op tijd bent, blijf je in de stroom van je dag. Het op tijd zijn is een oordeel van jezelf. Ook als je veel te vroeg bent kun je dat beleven als ‘ruim op tijd’. Aan de voorkant van de afspraak zit ruimte. De begintijd van de afspraak is in de meeste gevallen een sociaal contract. Je er niet aan houden (zeker zonder communicatie) is dan ook een minpunt in het sociale.
Waar zit jij met het beleven van ‘te vroeg’, ‘te laat’ en ‘op tijd’? Laat het ons weten in de reacties hieronder.
‘
En wie wel eens goed naar mijn bedrijfsnaam heeft gekeken heeft vast begrepen waar mijn ambitie zit: ad-justintime :-).
Laden...
Er zijn twee samenhangende routines die drager zijn van een elegante, soepel werkende workflow. Of je nu meer visionair, operator of processor bent, deze beide gewoontes zijn onvermijdelijk noodzakelijk. Ik noem ze in deze blog Kleine Broer en Grote Broer.
Kleine Broer (routine 1)
Kleine Broer is de dagelijkse wrap-up, de dagafsluiting, de ‘Daily Shutdown’ of hoe je dit maar wilt noemen. De essentie ervan is dat je op maandag, dinsdag, woensdag en donderdag je dag afsluit met 6 kleine acties van een minuut die ervoor gaan zorgen dat er rust komt in de tent en je niet de hele dag achter de spreekwoordelijke kippen aan het rennen bent.
De 6 stappen heb ik al eerder uitgebreid beschreven in dit artikel. In het kort komt het hier op neer:
- terugblik op de dag van vandaag
- vooruitblik op de dag van morgen
- snelle check van de grootste communicatiehub (meestal email)
- snelle review van je actie lijst
- bepalen van de drie MBA’s (meest belangrijkste actie voor de dag die komt)
- hardop roepen:’Einde Werkdag!’
En daarna natuurlijk alle schermen dicht, uit en rust in de tent en vooral in je brein.
Grote Broer (routine 2)
Grote Broer is de weekreview. De gulden routine om iedere week op vrijdag een aantal zaken op te ruimen, up-to-date te krijgen en visie te ontwikkelen op de nabije toekomst. Over de weekreview kun je op deze website heel veel vinden. Bij Free Stuff vind je een handleiding voor het opbouwen van een maatwerk checklist voor de weekreview.
Samenhang
Je kunt de samenhang voorstellen als een ketting met kleine en grote kralen. Steeds eerst vier kleine kralen en dan weer een grote kraal. En dat in de herhaling. Het is voor veel mensen moeilijk om de weekroutine er als gewoonte in te krijgen. De dagreview doen (kost je dagelijks 6 minuten) helpt enorm voor de drempel van de weekreview.
In de combi zijn deze routines onverslaanbaar. Doe het en je hebt een steady basis voor een stressvrije werkdag en werkweek (althans wat betreft de onnodige kippenstress).
Heb je al ervaring met deze combi laat het ons hier weten in de reacties ter enthousiasmering van ons allen!
Laden...
