Tag Archieven : 2. Personal Lean
Op de pagina vind je alle blogs die als onderwerp Personal Lean hebben.
Personal Lean is gebaseerd op drie principes:
- Zorg minimaal 51 % voor jezelf
- Vergelijk jezelf met wie je gisteren was en niet met iemand anders vandaag
- Doe wat je doet en bent waar je bent
Deze drie principes vind je door alle blogs heen.
Volgende week is het zover. Ik geef de Workshop Inbox Zero voor de allerlaatste keer. De reden dat ik ermee stop is niet dat er geen vraag is want die is er zeker. Ik stop omdat het mooi is geweest. Een paar feiten:
- Vanaf 2010 heb ik deze workshop gegeven (die zelfs nog een voorloper had die White Inbox heette);
- Een hele periode samen met Rob van den Brand.
- Aan medewerkers van Gemeentes, Universiteiten, Rechtbanken, Ziekenhuizen, ROC’s, Jeugdzorgorganisaties, Politie, Veiligheidregio’s, GGD’s, Brandweerorganisaties, een grote machinefabriek, een grote boten-bouwer en nog een hele trits kleinere organisaties.
- Vooral in Outlook Klassiek maar ook in Gmail, Lotus Notes, Zimbra en andere oudere interfaces.
- Samen met Rob en Nick hebben we in 2014 de Video-versie (NL, ENG & FR) ontwikkeld die ook nog eens honderden mensen hebben gevolgd.
- Als ik moet gokken hoeveel workshops dat zijn geweest dan is mijn gok ergens rondom de 200 workshops (dat zijn 2400 deelnemers).
De kracht van de workshop zit hem in drie zaken:
- De insteek van de drie werkstijlen Visionair, de Operator en de Processor (die test is inmiddels ruim 4000 keer ingevuld).
- De andere manier van kijken naar e-mail (‘wat moet ermee‘ ipv ‘waar gaat het over‘).
- ‘Zoeken’ prominent maken en als gevolg daarvan Pile not File (Kappen met Mappen).
Wil je nog eens nalezen waar dit allemaal over gaat? Download dan het eerste deel van het Handboek Personal Lean in Pdf. Geen e-mailadres nodig.
Wie weet helpt het je door de herfst heen. En als je nog heel even geduld hebt, kun je gebruikmaken van een Sint/Kerst aanbieding van het fysieke ringband Handboek Personal Lean laatste editie.
En dan uiteraard nog de belangrijkste vraag:
Wie neemt het over?
Mocht je nog een vraag naar een workshop Inbox Zero hebben dan is er gelukkig Karen Visser van New Broom die je verder kan helpen.
Laden...
Als alles steeds wederkerend een chaos dreigt te worden. Als je van je zelf weet dat je meer houdt van nieuwe ideeën dan van oude; morgen interessanter vindt dan gisteren; gericht bent op de toekomst en houdt van innoveren en risiconemen dan ben je vermoedelijk een visionair (en vaak ook een ondernemer).
Een visionair kan gemakkelijk beredeneren dat systemen inrichten, processen ontwerpen, overzichten en checklists maken heel waardevolle klusjes zijn en dus een goede, zinnige en waardevolle tijdsbesteding. Het probleem is helaas dat ze vooral leuk zijn om te verzinnen en te maken, maar niet leuk om ze te gebruiken (voor de Visonair zelf).
De remedie is jezelf deze drie vragen te stellen:
- Wordt mijn leven hier ingewikkelder van?
- Gaat dit ook werken als ik 38 graden koorts heb?
- Voldoet het aan het criterium ‘Stijlvolle Eenvoud’?
Als het antwoord tweemaal ja en eenmaal nee is, dan is het tijd om afscheid te nemen van het systeem, het proces of de checklist (of er sowieso niet aan te beginnen).
En wat mij betreft is het antwoord op vraag 3 het meest bepalend. Houd je eigen workflow mooi en eenvoudig en voeg niets toe dat de boel ingewikkelder maakt.
Laden...
Er is in Nederland een community met de mooie naam Digitale Fitheid, met als initiatiefnemers de mannen Martijn Aslander en Mark Meinema.
Mocht je deze community gemist hebben dan hierbij de aanbeveling om eens een kwartiertje rond te neuzen op hun website.
Ik ben er al langer lid van (geen kosten) en alle deelnemers staan op ‘geven’.
Alles wordt gedeeld vanuit het idee dat de manier om verder te komen in deze tijd.
Soms zie ik iets dat wel heel nerdy is en op andere momenten zie ik iets geniaals voorbij komen.
Niet altijd voor mij maar wel heel interessant om te zien hoe creatief mensen gebruik maken van de op dit moment beschikbare tools.
Er is een maandelijkse ‘Meet Up’ in Seats2 Meet Utrecht.
En deze maand kun je zelf meedoen met een Notion sessie.
Allemaal zonder kosten.
Supermooi initiatief!
Mijn tip: kijk een keer een kwartiertje rond en als het je bevalt: meld je aan.
Hieronder legt Martijn uit wat digitale fitheid is.
Laden...
Deze blog kan heel erg van pas komen als je jezelf regelmatig aan het eind van de dag terugvindt met de verbazing dat je hele dag druk bent geweest in de reactieve modus en niets van wat je gepland had jouw tijd en aandacht heeft gekregen.
Een thema van de dag bepaal je de dag ervoor (namelijk op het moment dat je de daily shutdown doet). Je kunt jezelf een hele grote vrijheid gunnen bij het verzinnen van een thema van de dag. Ik ga hieronder een aantal een beproefde varianten als voorbeeld beschrijven. Je gebruikt de thema’s als een soort experimenten in het kader van onderzoek in eigen werk.
Thema: Ja-zeggen
Zeg op alle vragen van de dag ‘ja’ en kijk wat er gebeurt. Wanneer je dat eens een dag heel bewust doet ga je goed ervaren wat er in de interactie gebeurt als je dit thema leidend maakt. DIt gaat van ‘wil je nog koffie?’, ‘heb je tijd voor een wandeling?’ tot ‘kun jij misschien deze afspraak van mij overnemen?’ Misschien krijg je het even een heel klein beetje drukker maar de winst is dat je even heel goed beleeft wat ja zeggen doet.
Thema: Telefoon
Probeer eens een dag lang iedereen te bellen in plaats van emails te sturen en kijk goed wat het verschil is in de duur en de kwaliteit van de communicatie.
Thema: Dank aan de wereld
Electriciteit doet het, wifi werkt, koffieapparaat geeft koffie enz.enz. Probeer een dag bij te houden wat er allemaal door anderen wordt beheerd, geregeld, voorbereid zodat jij je werk kunt doen. De hele dag is vol cadeau’s als je goed kijkt.
Thema: Probeer uit
Neem eens een dag lang ‘risico’s’, doe alles anders, drink thee in plaats van koffie, blijf staan tijdens een gesprek, ga met het openbaar vervoer in plaats van met de auto, zit op een andere plaats bij een vergadering, neem iets heel anders voor de lunch.
Je kunt met een klein beetje creativiteit allerlei thema’s verzinnen die je eens zou kunnen uitproberen. Het levert pret op en zeker een stevig gevoel van grip & zelfsturing. Door te werken met een thema van de dag zet je jezelf heel bewust in een pro-actieve experimenteer modus en uiteraard is zo’n dag een prima tegengif tegen al te veel reactiviteit.
Laden...
Wat in mijn actielijst is dé actie die een deel van de rest van mijn acties eenvoudiger of zelfs eventueel niet langer relevant maakt?De basis
De domino-strategie heeft als uitgangspunt dat je een overzicht hebt van ‘alle’ acties die op enig moment mogelijk zouden zijn. De meeste pro’s met wie ik werk hebben zo’n overzicht, of werken er aan (en de vaste lezers uiteraard ook). Deze lijst verschijnt in allerlei geheim taal als de ‘master-to-do-list’ , de ’total-inventory-list’ enz. Het is natuurlijk gewoon een groslijst waar alles opstaat wat je moet doen om alles te realiseren waar je ‘ja’ tegen hebt gezegd. Soms geordend naar context (personen, bellen, mailen, lezen, boodschappen enz).
De keus
Je reviewt je lijst en probeert je voor te stellen welke acties met elkaar samenhangen en in welke volgorde. Als je daar zicht op hebt gekregen fantaseer je of een van die acties een trigger is voor andere acties. Vind je die niet dan zou je kunnen nadenken of je zo’n trigger actie zou kunnen definiëren.
Voorbeelden rondom bellen
- Stel dat je op je lijst all-over-the-place bel-acties hebt staan. Zet de belletjes bij elkaar en kijk welk telefoongesprek er voor gaat zorgen dat je in de belmodus komt en er voor zorgt dat je start met bellen.
- Denk na of je met een van de telefoontjes ook nog andere acties af kunt handelen (bijvoorbeeld met dezelfde persoon). Zet die bij de betreffende bel-actie en handel ze direct tijdens het gesprek af.
- Kijk of je een cluster bel-acties kunt delegeren aan je ondersteuner en zorg dat je ze helder overdraagt (met heldere gewenste uitkomsten). Dat kan misschien in een gesprekje van een paar minuten of in een overdrachts/delegeer e-mail.
Domino-strategie plus als medicijn tegen uitstellen.
Je kunt er ook nog iets subtieler mee omgaan en zoeken naar de meest oncomfortabele actie op je lijst (het bijna-lijk in de bijna-kast) en zo moedig zijn om die nu direct zonder al te veel nadenken in beweging zetten. De opluchting die dit oplevert geeft je de adrenaline en energie om nu gelijk ook een heleboel andere dingetjes af te handelen.
Negatieve domino-strategie
Het werkt natuurlijk net zo goed de andere kant op.
Als je jezelf – voor dat je begint aan het bijna-lijk in de bijna-kast – een praatje met een collega gunt, dan weet je bijna zeker dat je daarna eerst toch even iets anders moet doen (meestal voor die collega), waardoor je uiteindelijk alleen nog maar op het allerlaatst aan de vervelende actie kan beginnen en dan vervolgens:
- info mist die je weer op moet zoeken;
- waardoor je veel tijd verliest;
- en te laat van kantoor vertrekt;
- waardoor je je kinderen vergeet op te halen;
- daardoor weer terug moet in het verkeer;
- dan mét kinderen die moe zijn boodschappen moet doen;
- iets vergeet;
- waardoor je maaltijd rommelig wordt;
- enz. enz.
Zo werkt de domino-strategie uiteraard ook (I’ve been there, done that :-)).
Laden...
Ik zie een nieuwe trend opduiken.
Voicemail gaat de schroothoop op en audioberichten in WhatsApp nemen hun plaats in. Eigen schuld, dikke bult voor de providers met hun omslachtige voicemailfuncties: te veel geklik, gewacht en onzinnige tussenteksten.
Audioberichten zijn handig, snel en blijven in de informele WhatsApp-sfeer. Zelf gebruik ik ze vooral als ik weinig vertrouwen heb in de e-mailvaardigheden van mijn ontvanger.
Kort en Krachtig vs. Lang en Uitgebreid
Voor korte berichten is de WhatsApp-interface prima: druk op het microfoontje en spreek in. Voor langere berichten is het niet handig. Zeker niet met worstvingers of als je graag wilt wandelen om je gedachten te ordenen.
De Lange Audioberichten-Truc
Toen kwamen de dames om de hoek.
Mijn lief en haar vriendinnen sturen wekelijks audioberichten van soms wel twintig minuten. Dat werkt niet met een vinger op het microfoontje. Ze gebruiken de ‘Dictafoon’ app op hun iPhones. Eén druk op de rode knop, inspreken, en via het deelknopje gaat het audiobestand naar WhatsApp. Ik heb het getest; het werkt elegant en snel. Dit trucje werkt trouwens ook met e-mail en Notities.
Houd het Simpel en Elegant
Ja, er zijn apps die je audioberichten transcriberen, achterstevoren afspelen en in het Swahili vertalen. Maar ik houd het liever simpel en elegant.
- Kan dit ook in MS Teams Chat? Dat hangt van de inrichting van MS 365 af.
- En op Android telefoons? Geen idee. Weet jij het? Deel het hieronder in een reactie, dan hebben anderen er ook iets aan.
Update:
Tip van Annemarie uit de reacties (die verder helemaal niet enthousiast is over langere spraakberichten):
‘Je hoeft trouwens niet het microfoontje ingedrukt houden in WhatsApp voor de wat langere berichtjes. Als je de microfoon indrukt en dan tegelijkertijd omhoog veegt “lockt” hij het microfoontje. En dan kun je praten met losse handen ;-).’
Laden...
Hieronder een kleine checklist met zaken die je beter voor je vakantie even langsloopt zodat je onbezorgd weg kunt en het ‘op de zaak’ goed achterlaat zodat je er niet meer aan hoeft te denken.
Agenda
- Vakantiedagen een eigen kleur geven gedurende kantoortijden (alsof het een afspraak is).
- Agenda leegmaken door je af te melden voor alle cyclische en alle andere overleggen, bijeenkomsten, opleidingsdingen enz. (Haal de bijeenkomst ook echt uit je agenda zodat deze leeg wordt en je een visueel beeld hebt van de zaken waarvoor je je nog niet hebt afgemeld).
- Laatste dagdeel voor je vakantie leegplannen en daarin een grondige weekreview doen.
- Eerste dagdeel na je vakantie leegplannen (agenda review doen, mail bijwerken, even bijpraten, bij lezen).
Mail
- Tijdelijk mapje aanmaken met titel “na de vakantie afhandelen”
- Out-of-office aanzetten en in je agenda (+ melding in agenda ‘out of office uitzetten’).
Taken/resultatenlijst
- Lijst maken: moet af voor de vakantie
- Lijst + eventueel digitale + fysieke plek maken: na de vakantie doen
Samenwerking
- Wie moet weten dat ik er niet ben en hoe zorg ik ervoor wanneer en hoe dat die dit weten
- Wie heeft welke info nodig van mij en hoe zorg ik ervoor dat die deze info heeft
Telefoon
- Voicemail bericht aanpassen ( + melding in agenda ‘voicemail bericht terugzetten’)
Spullen (hardware, info)
- Wat is op de zaak dat ik liever thuis heb
- Wat is thuis dat ik liever op de zaak heb
Met deze kleine checklist in de hand kom je door het gansche land (en ook nog wel verder).
Heb je aanvullingen? Zet ze ajb in de reacties hieronder.
Stel ik heel erg op prijs.
Laden...
“In de afspraak incarneert het sociale.” Lex Bos
Mijn toezegging is de helft van een afspraak. Namelijk mijn kant van de afspraak. In deze blog wat gedachten over deze kant van de afspraak.
Ruim 20 jaar geleden leerde ik een les van een oude rot in het conferentie-organiseer-vak. We hadden het erover wie we zouden kunnen vragen als spreker voor een bepaalde bijeenkomst. Ik stelde iemand voor en zijn reactie was: “Dat zou je kunnen vragen maar de kans is niet zo groot dat je een ja krijgt. Als je snel resultaat wilt kun je het beter vragen aan iemand die een heel druk leven heeft. Dat zijn namelijk de mensen die snel ja zeggen.”
Die uitspraak is mij altijd bij gebleven. Mensen die het druk hebben zeggen vaker ja. En als je veel ja zegt, en geniet van het merendeel, leuke mensen ontmoet en anderen helpt dan is dat is toch een mooie keus.
Voor mij is dat nog steeds een mooie heldere waarheid.
Toch kent iedereen de momenten dat je te vaak ja hebt gezegd en daarmee een subtiele grens bent gepasseerd. Opgeteld past alles niet meer in de dag, week en maand. En dan ontstaat er een probleem.
Je wordt aangesproken op iets wat je zou doen en op het moment dat dit gebeurt herinner je je weer dat je een toezegging hebt gedaan maar weet je ook dat het helemaal nergens is geborgd en dat het waarschijnlijk nooit meer boven was komen drijven in de dagdagelijkse drukte.
Dat gebeurt het meest vaak op de overgang van de levenssferen. In je werk lijkt het te overzien, misschien een ‘beetje’ veel. Thuis komen er ook allemaal logische vragen op je af en wordt het ondanks alle logica ook een ‘beetje’ veel. En opeens loop je achter jezelf aan te rennen (dat kan ik zo bijna letterlijk beleven). Het past niet en het lukt dus ook niet. Je neemt het en der een beetje krediet op en hoopt op betere tijden.
Toch wordt daar de keten doorbroken.
Want de wereld draait op deze simpele wetmatigheid: samenwerking, synergie en sociale kunst ontstaan doordat we doen wat we hebben gezegd te zullen doen. We hoeven niet méér te doen (mag wel als het maar niet ten koste gaat van andere commitments), we moeten ook niet minder doen. De voortgang van de wereld hangt af van onze (deel-)bijdrage.
Uiteindelijk is het de kunst:
- Realistisch toezeggingen doen (niet meer dan past bij je speelveld).
- Heldere toezeggingen doen (wat precies? wanneer? in welke vorm?)
- Die toezeggingen direct en compleet vastleggen (in een simpel systeem buiten je hoofd).
- Regelmatig je toezeggingen reviewen en van daaruit plannen.
- En uiteraard de toezeggingen nakomen.
Waarmee we betrouwbare samenwerkingspartners worden. En dat is in alle levenssferen een belangrijk goed.
En waarom vastleggen? Omdat we ons geheugen zeer snel overschatten, we zonder overzicht geen overzicht hebben en niet makkelijk een oordeel kunnen vormen of er nog iets bij past of niet.
En nee zeggen is ook altijd nog een optie
Een eerlijk ‘nee’ is tegelijk een ‘ja’ tegen iets anders, misschien wel tegen je eigen integriteit. ‘Ja’ zeggen als het ‘nee’ moest zijn is een leugen en haalt je uit de realiteit. En dat zorgt weer voor allerhande ellende.
Laden...
Soms is dat héééél handig en hier beschreven hoe dat kan.
Check als eerste of je verbinding hebt met de Exchange server.
Klik op het tabblad ‘Map’ en zoek naar ‘Verwijderde items herstellen’
- Je vindt hier de verborgen map met permanent verwijderde items tot dertig dagen terug.
- Selecteer de e-mail die je terug wilt hebben.
- Deze wordt teruggezet in de map van waaruit deze verwijderd is (meestal is dat Postvak IN).
- Zie je de e-mail niet? Dan ALT Q gebruiken (zoeken).
That’s it!
Laden...
Veel adviezen op het gebied van productiviteit, lean en lean-office hebben standaardisatie als basis .
Dat is logisch als het gaat over collectieve processen (namelijk voor zover de standaardisatie de basis vormt voor permanent verbeteren). Voor persoonlijke effectiviteit en productiviteit werken normerende, voorschrijvende systemen heel vaak tegen omdat iedereen nu eenmaal een andere natuurlijke werkstijl heeft.
Het beeld voor ‘One size fits all’ wordt akelig helder beschreven in
de mythe van Procrustes.
‘In de Griekse mythologie was Procrustes de wrede eigenaar van een klein landgoed tussen Athene en Eleusis. Hij had een merkwaardig gevoel voor gastvrijheid: hij ontvoerde reizigers, bood hun een copieuze maaltijd aan en nodigde ze uit de nacht door te brengen in een bijzonder bed. Hij eiste dat ze precies in het bed pasten: van degenen die te lang waren, hakte hij met een bijl de benen af; degenen die te klein waren, rekte hij uit.’
Mijn valkuil zou kunnen zijn dat ik iedereen waar ik mee werk, vanuit mijn expertise en autoriteit, in een zelfde standaard probeer te duwen en daarmee Procrustes wordt. Waarmee ik de natuurlijke stijl (aard en aanleg) van mijn ‘leerling’ (klant) veronachtzaam en hem/haar laat werken in een onnatuurlijke maar vast goed doordachte stijl. Uiteraard leidend tot terugval op enig moment. Dat doen we dus niet!
Daarmee wordt het allemaal wel veel ingewikkelder maar ook interessanter en blijft zelfkennis een voortdurende bron (wat bij mij werkt kan bij een ander maar zo eens tegenwerken). Mijn taak is om mijn ‘leerlingen’ (klanten) de algemene wetmatigheden en processen te laten leren kennen en hen daarna te verleiden dingen uit te proberen. Als het werkt is het systeem verbeterd, als het niet werkt is er meer inzicht.
Wil je meer weten over je natuurlijke stijl dan kun je mijn werkstijltest (drie minuten 12 vragen) een keertje doen. Met de eerste tips voor e-mail, agenda en vergaderingen.
Laden...
Ik krijg af en toe de vraag hoe je alle e-mails van een bepaalde domein – dus bijvoorbeeld @xyz.nl – bij ontvangst direct naar een daarvoor gemaakte map kunt sturen.
Het kan met gewone ‘Regels en Waarschuwingen’ en het kan ook met ‘Zoekmappen’ maar dat is allemaal net iets ingewikkelder.
Wat simpel werkt is een regel aanmaken in de webversie van Outlook. Je kunt die vinden door te gaan naar https://www.office.com/ – eventueel in te loggen – en te kiezen voor Outlook. Uiteraard kun je het instellen van de regel weer terug naar Outlook klassiek waar de regel vervolgens ook werkt.
De regel maak je als volgt:
- Ga in de webversie naar Instellingen (het tandwieltje)
- Kies daar voor ‘Regels/Nieuwe regel toevoegen’
- Neem onderstaande keuzes over (vervang xyz uiteraard voor het gewenste domein)
Klik op opslaan en check of het goed staat
Dat is het. Testen maar en je zult zien dat het werkt.
Laden...
Pas had ik in één week drie afspraken op voor mij nieuwe plekken. Om niet te laat zijn – en dus onzinnige stress te vermijden – ben ik op dit soort plekken meestal flink te vroeg.
Dat zijn altijd bijzonder waardevolle kwartiertjes. Ik zie medewerkers rondlopen, ik zie klanten zich aanmelden bij een receptie. Ik beleef de stijl van communiceren, de ongeschreven kledingregels, de vormgeving van de ruimtes en krijg daarmee al een degelijke indruk van de betreffende organisatie.
Ik zou ook kunnen beleven dat ik heb zitten wachten maar dat is niet zo. Het is heel waardevolle tijd in mijn bestaan.
Mijmering
- Wachten is altijd wachten op een ander ‘nu’.
- Wachten doen we op iets, want als dat iets er niet is, is het geen wachten.
- Wachten heeft te maken met een opvatting over een van de 4 soorten tijd (Chronos).
- Wachten kan het gevoel geven dat je tijd verspilt.
Wachten is een apart verschijnsel. We hebben al snel een beetje beeld erbij: wachten is niet fijn en als het kan dien je het te vermijden. Toch bestaat wachten feitelijk niet voor een mens.
Wie zich ergert aan wachten zet zichzelf ‘on hold’. Haalt zichzelf uit het ‘nu’ en accepteert dat het echte leven pas zo meteen weer begint.
Wachten is de middelste verspilling van de 7 verspillingen. Voor de mens hoeft deze niet te bestaan. Informatie wacht. Spullen wachten. Mensen kunnen kiezen of ze wachten (en zichzelf daarmee ‘on hold’ zetten) of ervoor kiezen in het ‘nu’ te blijven en daarmee te kiezen iets anders te doen. Bijvoorbeeld:
- Mensen kijken.
- Kreatief Uit het Raam kijken (KURK-en)
- Lezen
- Nadenken
- enz .enz.
Mijn advies: Ik zou gaan voor het laatste. Maakt het leven een stuk aardiger.
Laden...
Wie regelmatig parkeert in een omgeving waar ie niet thuis is kent het wel. De stress om te onthouden waar je geparkeerd hebt.
Er is een handigheidje in WhatsApp die ik daarvoor gebruik die je misschien nog niet kent en daar de oplossing voor is. Ik ga bij de beschrijving ervan uit dat je een chatgroep/inbox voor jezelf hebt in WhatsApp. Als je die nog niet hebt, maak die dan eerst aan.
Op de parkeerplek ga je naar de chatgroep met jezelf. Op de plek waar je een bericht kan plaatsen zie je links een plus teken staan.
- Klik op het plusje en klik daarna op ‘Locatie’
Er ontstaat een kaartje met daarop de plek waar je op dat moment bent.
- Klik op ‘Verstuur uw huidige locatie’
Er staat nu een locatieopgave als bericht in jouw eigen chat/inbox.
Als je weer terug wilt naar je tuut klik je op deze locatieopgave (op het autootje) en WhatsApp vraagt je met welke app je de locatie wilt openen. Je kiest en klikt daarin op ‘lopen’.
Meer is het niet. Werkt simpel, is robuust en heb je altijd bij de hand!
Ik weet dat dit werkt in de iPhone maar niet of dit ook zo werkt op een Android. Als iemand die dit leest dat weet graag even melden in de commentaren hieronder.
Laden...
