Tag Archieven : 3. Microsoft Teams
Op deze pagina vind je alle blogs die MS Teams en alles wat daar mee samenhangt tot onderwerp hebben.
Wil je meer weten of een grondige introductie hebben in de wereld van MS 365 en Teams kijk dan eens naar deze workshop.
In 2020 kregen de meeste drukke werkers Teams erbij als communicatie en samenwerkingsgereedschap.
Teams is in eerste instantie in de plaats gekomen van live-meetings. Maar nu zo langzamerhand zie ik de vragen ontstaan naar wat Teams nog meer onder de motorkap heeft. En vooral ook wat dat betekent voor de workflows waar we aan gewend zijn.
Een voorbeeld: Bestanden heen en weren en bewerken
Als ik een bestand naar een Rob stuur via e-mail met de vraag voor review dan gebeurt er dit:
- Ik heb het bestand ergens in mijn systeem
- Ik voeg het als bijlage toe aan een e-mail (er ontstaat een ’tijdelijk’ bestand in de outbox)
- Rob ontvangt het in zijn inbox (tijdelijk bestand wordt aangemaakt)
- Rob zet het ergens in zijn systeem als bestand en bewerkt het.
- Rob voegt het als bijlage toe aan een e-mail (tijdelijk bestand wordt aangemaakt)
- Ik ontvang het in mijn inbox (tijdelijk bestand wordt aangemaakt)
- Ik zet het ergens in mijn systeem
Kortom er zijn 7 bestanden nodig om deze samenwerking te organiseren. Dat is niet handig. Dat wisten ze bij Microsoft natuurlijk ook wel en dus is dit opgelost in Teams. Er is één bestand op een vaste plek dat daar wordt bewerkt en waarvan alle wijzigingen zichtbaar blijven.
Hoera: we zijn af van overvolle inboxen, we zijn af van versie beheer en af van zoeken naar een van de vele incarnaties van ons bestand.
Dus als je intern samenwerkt stuur je NOOIT meer een bestand per e-mail. Alles krijgt een duidelijke plek in een Team/Kanaal en je hebt minder corvee, verspilling, gedoe en zoektijd.
Dit zal betekenen dat de communicatie rondom de bestanden logischer wordt via Chat of Posts in Teams. En dus Minder Outlook | Meer Teams.
Het leven zit vol wonderen!
PS: Links onderin Teams staat ‘Help’. Daar vind je alle uitleg en video’s over de mogelijkheden en functies van MS Teams. Dus zorg dat je er niet pas over vijf jaar achter kom wat er allemaal mogelijk is…
Laden...
Als je op zoek bent naar een manier om al je projecten, acties, wachten op’s, afstemmingsdingetjes en ‘wie-weet-ooit’-dingen te ordenen dan zou je een experiment kunnen doen met MS To Do.
Ik heb een basisopzet beschreven op één A4 die je hieronder kunt downloaden. Het wijst zich vandaar allemaal vanzelf.
Download Manual MS To Do als BBB
Wanneer je gebruik maakt van Microsoft 365 kun je het beste inloggen met dat account want dat zorgt ervoor dat alle taken uit Outlook en MS Teams Planner/Taken gesynchroniseerd blijven.
Uiteraard kun je ook een BuitenBoordBrein inrichten in een andere app. Het mooie is dat je dan een vergelijkbare opzet kunt gebruiken om een start te hebben.
Disclaimer: MS To Do is nog volop in ontwikkeling (want voormalig Wunderlist).
Laden...
Als jij niet je e-mail checkt terwijl wij praten, dan beloven wij jouw tijd niet te verspillen.
Als je toezegt mij in de ogen te kijken en de essentie probeert te ontdekken van wat ik zeg, dan zal ik scherp, overtuigend en in klare taal, soepel mijn punt maken.
Als je er voor zorgt dat jij heel helder bent over welke Zoom-sessies verspilling van tijd voor je zijn dan kunnen we die houden zonder jouw aanwezigheid.
Als je mij bij de les kunt houden en mij enthousiast kunt krijgen over de interactie, dan kan ik mijn bijdrage leveren en terugkijken met meer energie dan jij hebt ingebracht.
Het doel van een Zoom-sessie is niet om een tijddoos in ons aller agenda’s te vullen. Het doel is een idee te delen met alle emoties die daarbij horen en uit te vinden wat nog mist in ons geëngageerde gesprek.
Als dat niet mogelijk is, laten we dan geen Zoom-sessie houden.
Multi-tasking is niet productief, getuigt niet van respect en is ongezond.
Vrij naar Seth Godin
Laden...
Het is wonderlijk. In vrijwel iedere organisatie waar ik kom en er naar vraag, wordt WhatsApp gebruikt voor snelle uitwisseling van korte berichten.
WhatsApp by Facebook is de formele naam. En dat is niet voor niets. Gratis en dus zijn wij het product. Aan de onzichtbare achterkant wordt data in elkaar geschoven en je hoeft geen helderziende te zijn om te snappen dat er advertenties aanstaande zijn. ICT afdelingen zijn er niet blij mee omdat al deze werkgegevens nu op andersmans servers staan.
WhatsApp is wel heel handig. Je kunt er:
- berichtjes mee sturen
- emoiji strooien
- gifjes invoegen
- audioboodschappen opnemen
- videoboodschappen opnemen
- foto’s toevoegen
- groepen maken
Maar ja wel ‘By Facebook’. Er is een alternatief: De chat die ingebakken zit in MS Teams.
Voor wie MS Teams al in gebruik heeft is de logische nieuwe vuistregel: Interne chats gaan via MS Teams (en dus niet meer via WhatsApp). MS Teams chat kan bijna alles wat WhatsApp kan en meer (audio- en videoboodschappen opnemen en versturen kan niet).
En natuurlijk kun je MS Teams zo op je mobiel en tablet zetten zodat je net zo snel kunt antwoorden als je dat nu doet met WhatsApp. Werk en privé zijn zo mooi gescheiden. Alle info van werk in de kroniek heb je bij elkaar, werkbestanden kun je delen in de chat, je kunt direct overschakelen naar (video-) bellen en nog veel meer.
Dus geen WhatsApp by Facebook maar: MS Teams Chat by Microsoft.
Tis even wennen maar je zult zien, al heel snel snel wil je niet meer anders.
Laden...
Het is een echt een fantastische aanbieding. Zo werkt het: Je koopt een schroevendraaier en krijgt er een gereedschapskist bij cadeau.
Er is één kleine bijzonderheid. De gereedschapskist wijzigt bijna iedere week. Soms gaan er dingen uit en soms komen er dingen bij en veranderen de namen van het gereedschap. De handleidingen worden dan uiteraard weer bijgewerkt.
Zo is het ook met MS Teams.
MS Teams krijg je cadeau bij Microsoft 365 (ja dat is de nieuwe naam :-)). Het ís een fantastisch verzameling tools. Je moet alleen wel heel goed nadenken wat je er mee gaat doen en je niet direct laten verleiden door je eigen werkstijl.
- Als je een visionair bent dan ontdek je steeds weer mooie nieuwe gadgets: ‘Kijk eens hoe handig!’
- Een processor is aan het zoeken om te kunnen blijven doen wat hij deed met dit mooie gereedschap (en in de verte lonken de Power BI Dashboards).
- De operator kijkt helemaal niet naar al deze verschillende tools. Zij neemt de drie makkelijkste en bekendste. Test deze en als ze voldoen dan is het dat.
- En de synergist zoekt naar manieren om in al dat digitale geweld de verbinding en het sociale overeind te houden.
Wat is de plek van MS Teams
Een organisatie kun je zien als een vehikel met een richting & een plan, een cultuur en systemen. MS Teams krijgt een plek in de verbinding tussen cultuur (‘Ons soort mensen doen dit soort dingen.’) en de systemen die noodzakelijk zijn om enige standaard en fundament te hebben in de samenwerking.
MS Teams gaat dus over communicatie en het organiseren van workflows.
Eerst bepaal je hoe je wilt organiseren, wat je wilt doen met wie en hoe je dat wilt doen. Dan pas kijk je naar de slimste manier om dit te doen met behulp van MS Teams.
Zomaar een beetje rondrommelen leidt onherroepelijk tot een nieuw moeras en dat zou echt zonde zijn.
Laden...
Vergaderingen die verschuiven van kantoor naar remote worden onderworpen aan een waardetest. Blijft de toegevoegde waarde van dit specifieke overleg overeind nu we door omstandigheden elkaar niet meer treffen in één ruimte?
Als dat niet het geval is dan kunnen er twee dingen aan de hand zijn:
- De vergadering is zo afhankelijk van de live ontmoeting dat het online heel moeilijk is om dezelfde waarde te creëren.
- De vergadering had al te weinig gewicht en dit is een goed moment om er afscheid van te nemen of helemaal om te vormen.
Ga er bij twijfel maar vanuit dat het de tweede optie is!
Leer van online vergaderen de volgende vuistregels en pas die ook toe als je elkaar weer live kunt ontmoeten:
- zorg voor focus (onderwerp helder, goed voorbereid, opbrengst goed vastgelegd;
- houd ze kort (zo kort als mogelijk);
- met zo min mogelijk deelnemers.
Want iedere vergadering kan tenslotte worden omgevormd tot een ‘synergetische werkbijeenkomst’!
Laden...
Deze blogpost is geschreven met de functie ‘Dicteren’ in Word van Office 365. Je vindt deze functie helemaal rechts op het lint op het tabblad Start (ook in Office 365 voor de Mac).
Nodig: een laptop of PC met microfoon + internet.
Werk je in de zorg of onderwijs of op een andere plek waar je veel zaken schriftelijk moet vastleggen, dan heeft Word een mooie (nieuwe) functie. Het is in eerste instantie even wennen maar ben je er eenmaal aan gewend en heb je leren werken met de interpunctielijst, dan gaat het razend rap. Het resultaat blijft wel klad, een beetje aflakken is nodig.
De interpunctielijst:
- Punt
- Komma
- Vraagteken
- Uitroepteken
- Uitroepteken
- Nieuwe regel
- Nieuwe alinea
- Puntkomma
- Dubbele punt
- Aanhalingsteken openen
- Aanhalingsteken sluiten
- Dubbele aanhalingsteken openen
- Dubbele aanhalingsteken sluiten
En voor alle duidelijkheid: die internetverbinding is onmisbaar (jouw tekst gaat heen en weer naar Microsoft | het is tenslotte Artificial Intelligence).
Laden...
Een wederkerende vraag die wij tegenkomen? Hoe krijg je het takendeel van Outlook op je telefoon zodat je jouw to-do-lijst altijd bij je hebt?
De reden is uiteraard dat je exchange versie van Outlook je die mogelijkheid eerst niet gaf (nu dus wel).
MS 365
Als je een betaald MS 365 account hebt dan is het simpel. Zet de MS ToDo app op je PC en telefoon, log in met je MS 365 account en alles synchroniseert als een zonnetje. Hier kun je een A4 handleiding voor MS ToDo downloaden.
Heb je dat niet dan is er nog een alternatief.
Task Task
Ik ken diverse hoog productieve pro’s die daarvoor Task Task gebruiken. Je knoopt je exchange account aan de app en nu heb je wel alle taken op rij, en ook nog op de manier waarop jij dat het prettigst vindt.
Het is maar een weet ….
Zorg wel dat je je taken op een verstandige manier organiseert ander ben je een ‘fool with a tool’ (en dus nog steeds een fool) (met dank aan Eric voor de quote). Wil je weten hoe je dat doet? Lees dan dit (helaas lange) artikel.
Laden...
