Tag Archieven : 4. Lean Office
Jaren geleden deed ik een project samen met een interimmanager. Bij de introductie naar de medewerkers schreef hij zijn 06 nummer op een flap-over en meldde dat iedereen hem 24/7 mocht bellen maar dat hij ontzettend de pest had aan mensen die daar misbruik van maakten. Ik vroeg hem na de bijeenkomst naar deze ongebruikelijke insteek en hij vertelde me dat hij dit altijd zo deed en dat het maar af en toe fout ging en hij dan heel duidelijk maakte waarvoor hij wel en niet gebeld wilde worden.
Wanneer is bellen het beste, wanneer is langs gaan het beste en wanneer kun je beter mailen?
De eerste logica is dat bellen gaat om onmiddellijk contact en mailen het beste is wanneer je de ander wil en kunt laten reageren op haar eigen tijd. Deze logica was er, is er en zal er voorlopig ook nog wel even zijn maar helpt ons niet zo veel in drukke tijden. In dit artikel werk ik een idee uit om collectieve afspraken te maken in nauw samenwerkende teams. Het idee is eerder maar een beetje anders uitgewerkt in een artikel over Standardized work.
In onderstaande matrix zijn op de beide assen twee dimensies weergegeven: urgentie en complexiteit in drie varianten: laag gemiddeld en hoo
Dus:
Zeer urgent: Face-to-face of bellen op 06 met de verplichting om indien ook maar even mogelijk direct op te nemen.
Zeer complex: Via vaste telefoon (kantoorlijn) of face-to-face (eventueel na afspraak).
Gemiddeld urgent en gemiddeld complex: Mailen en werken met de standaardreactietijd.
Niet urgent en niet complex: Mailen en werken met de standaardreactietijd.
Al deze logica valt of staat met heldere reactietijden. Als je als organisatie geen duidelijke reactietijden voor mail hebt dan gaan medewerkers die door willen werken je binnen een uur bellen of je hun mail al hebt gelezen. Als het duidelijk is dat interne mail altijd uiterlijk de volgende werkdag wordt beantwoord is dat telefoontje niet nodig. En als de kwestie echt urgent en/of complex is voldoet mail sowieso niet.
Opties voor Face to Face
- naar elkaar toe gaan
- skype-sessie
- facetime (mac)
- google hang-out
- alle andere video-diensten
Opties voor alleen urgente en eenduidige informatie/communicatie in een team (betekent wel een nieuwe inbox)
Ben benieuwd of je al werkt met een dergelijke systematiek (of nog een betere). Ik hoor het graag.
Laden...
Centraal Beheer Achmea vergadert niet meer
Onnodig vergaderen. Het is een enorme ergernis. En in Nederland overleggen, polderen en praten we heel wat af. Om daar eens verandering in te brengen, heeft Centraal Beheer Achmea een vergaderverbod van een week bedacht.
Want bij de verzekeraar loopt het aantal vergaderingen zo de spuigaten uit, dat het bedrijf er helemaal klaar mee is. Zo klaar, dat vergaderingen deze week verboden zijn. Directievoorzitter Rob Becker: “We hebben een keer gehad dat iemand een vergadering had belegd om de agenda voor de volgende vergadering te bespreken. Dit zijn signalen dat je als organisatie te afhankelijk wordt van formele vergaderingen en dat gaat ten koste van snel informeel overleg. We willen aan ons zelf en medewerkers laten zien, dat je ook met snel informeel overleg veel kan bereiken.”
Een week niet vergaderen, betekent niet dat de vergaderingen worden uitgesteld. Agenda’s worden helemaal schoongeveegd, ook die van de directievoorzitter Becker. “Het principe van niet vergaderen is dat je mensen meer vertrouwen geeft om zelf te acteren. En als ze hulp nodig hebben, kunnen ze naar iemand toelopen om het te vragen. Daarvoor moet er wel iemand aanwezig zijn, dus ik zal volgende week zoveel mogelijk aanwezig in Apeldoorn bij Centraal Beheer.”
Vooral dat stukje over een agenda beleggen om een vergadering voor te bereiden is een goede indicator voor een te grote blik op afstemming ipv op resultaat. En ook uiteraard hier: het kan wel eens heel zinnig zijn om een vergadering ‘en petit commitée’ voor te bereiden. Is dat de standaard manier van werken is, dan is er iets te verbeteren.
Laden...
Er waren de nodige reacties op mijn blog PDCA is soms helaas SRFF. Gerard van Heugten (Manager Transport Planning at Rockwool Roermond) heeft er wel echt werk van gemaakt en mij twee visualisaties gestuurd van de combi van de Deming en de Dooming Cirkel. En Gerard vindt het oké dat ik ze hier openbaar maak. Waarvoor dank!
Je moet even op de afbeeldingen klikken om ze groter in beeld te krijgen.
De DOOM OF THE DEMING CIRCLE laat mooi zien hoe de dagelijkse veel voorkomende stijl zich verhoudt tot een degelijke PDCA aanpak.
In de tweede visualisatie zijn de valkuilen nog op een andere manier mooi in beeld gebracht.
Nogmaals dank aan Gerard voor deze noeste arbeid!
Laden...
Huh, wat is dat nu voor rare titel….
Nee, is het helemaal geen rare titel maar een wet voor het verslaan van bijeenkomsten, vergaderingen enz. De hoofdregel is dat het maken van notulen overproductie is en daarmee ook al snel corvee voor diegene die bij de bijeenkomst de sjaak is (beroepshalve of letterlijk als corvee). Notulen worden opgesteld, verzonden, gelezen (?), geprint, besproken tekstueel/inhoudelijk, bijgesteld, vastgesteld en opgeborgen omdat we dat zo gewend zijn. Opschrijven dat de voorzitter de vergadering opent en weer sluit, wat wie gezegd heeft en wat de discussielijn was enz. heeft vrijwel nooit toegevoegde waarde.
Wanneer wel notuleren? In die doodenkele gevallen dat er een ‘historisch besluit’ genomen gaat worden kan het handig zijn om vast te leggen wat de argumenten waren, wie welk oordeel had en hoe het besluit tot stand is gekomen. Hoe vaak maak je historische besluiten?
Hoe dan wel vastleggen wat de afspraken zijn? Een van de deelnemers zet zijn laptop open, opent een mailtje en legt vast wie, wat, wanneer gedaan zegt te hebben. Na einde bijeenkomst zet hij/zij alle deelnemers in het aan veld en drukt op ‘send’. Tegen de tijd dat iedereen op zijn werkplek is, staan de afspraken al netjes te wachten in de inbox. Voldoet in het overgrote deel van de bestaande vergaderingen, bijeenkomsten enz. Is sneller, praktischer en scheelt een boel corvee (nog los van de kosten van de inzet van een beroepsondersteuner).
Klik om te tweeten
Laden...
Voor wie af en toe nog moeite heeft met de logica en kracht van deze simpele maar niet eenvoudige formule van Deming het volgende ezelsbruggetje dat ik al werkende weg ontdekte. PDCA is denken-doen-denken-doen en dan weer opnieuw. Dus:
- Plan = denken
- Do = doen
- Check = denken (want reflecteren en nadenken over het verschil tussen dat wat je dacht dat er zou gebeuren en dat wat er feitelijk gebeurd is)
- Act = doen (standaardiseren, bijstellen, aanpassen of stoppen)
En dan uiteraard weer beginnen bij de start …..
Zie ook deze eerdere blogpost:
PDCA, ja, ja dat weten we nu wel…
Laden...
Het klinkt misschien een beetje hard maar er bestaan nu eenmaal waardeloze vergaderingen. Je bent erbij omdat het moet, je bent misschien zelfs wel voorzitter omdat het nu eenmaal geagendeerd is in de jaarplanner. Uiteindelijk levert de hele bijeenkomst geen bijdrage aan uw doelen en ook niet aan de doelen van de organisatie als geheel: dus zonder waarde -> waardeloos.
Daarom: nu het nieuwe seizoen aan alle kanten weer losbarst en de jaarplanning voor 2013 op de rol staat, gebruik een keer een paar uur met een paar getrouwen om eens kritisch uw vergadergebouw aan te harken. Wie komt wanneer, met welk doel, hoe vaak, waar bij elkaar. En vergeet ook de bilateralen niet.
Als u niet echt een afstemmingsorganisatie bent en het echte werk dus elders gebeurt, is een uitdijend vergadergebouw een signaal van onderontwikkelde organisatorische samenhang en eigenaarschap. Ook daar kunt u natuurlijk beginnen.
Vuistregel
Als er 25% of meer van de tijd van (kennis)werkers wordt doorgebracht in vergaderingen (van welke afstemmingssoort dan ook) is er ruimte voor het verbeteren van organisatorische samenhang en eigenaarschap.
Hoe is dat bij u? Verbetering mogelijk? Hulp nodig (06 224 559 02)?
Laden...
De dochter heeft een nieuw mobiel. En ik kon er gister mee spelen. Een prachtig vormgegeven kleine smartphone met de naam Desire. Als ik niet zo’n fan was van de combi iPhone, iPad en MacBook Pro zou ik serieus overwegen te gaan voor dit juweeltje. Zij was altijd fan van Nokia maar zoals alle jongere mensen allang hebben gesnapt: Nokia is in de Grote Sleur terecht gekomen en valt dus af als hun leverancier van mobieltjes. Toch zijn er ook wat problemen met HTC. De baas van HTC Peter Chou heeft na een beroerd kwartaalresultaat (ingehaald door Samsung en bedreigd door Apple) een email gestuurd aan alle medewerkers waaruit een aantal citaten publiek zijn geworden:
1. “We have people in meeting and talking all the time but without decision, strategic direction or sense of urgency,”
2. “Bureaucracy crept in without clear ownership. We agreed to do something but we either didn’t do it or executed it loosely.”
Hadden maar meer bedrijven zo’n CEO. Een betere zintuig voor de overgang van Predictable Success naar Treadmill zie ik zelden.
De kern van zijn betoog (ook uit de mail):
“Zorg ervoor dat we bureaucratie de nek omdraaien. Werk aan innovaties en maak ze nog beter.”
Nu maar eens kijken of zijn oproep ook leidt tot het afbreken van onvruchtbare vergaderingen (waarin gepraat wordt zonder besluiten, strategische richting of gevoel voor urgentie) en leidt tot terugkeer naar helder eigenaarschap waarin een besluit niet leidt tot niet doen of een beetje doen. En waar innovatie de standaard is voor resultaat!
Maar voorlopig heeft de dochter een super mooie mobiel die alles kan wat zij nodig heeft.
Laden...
Prachtig om visie te ontwikkelen, ambities te ontketenen en collectief richting te zien.
Helaas. Dan ben je er nog niet. Er hangen niet voor niets te veel projecten op half zeven met een slap excuus: ‘Heeft onze voortdurende aandacht.’ terwijl er helemaal niemand iets doet. Vandaar de volgende mijmering.
Na het besluit
- moeten er één of meer mensen iets gaan doen in de werkelijkheid (actieplan);
- moet er gecommuniceerd worden (tis nu eenmaal niet anders) met iedereen die ergens de gevolgen gaat ondervinden van het besluit (communicatieplan);
- moeten de besluitvormers standvastig zijn als er een briesje of storm opsteekt (volharding).
Kortom: Nadenken is nog geen besluiten. Besluiten is nog geen implementeren.
Dat laatste stapje wordt soms vergeten en dat is dan weer zonde van tijd, energie en intelligentie.
En een project uit de lucht halen is uiteraard ook altijd nog een optie. Dan is het ook duidelijk.
Laden...
Ja…. Waar worden de echte gesprekken gevoerd en beslissingen genomen? Het wil nog wel eens voorkomen dat er even van te voren gebeld wordt om zaken alvast wat af te stemmen. Het wil ook nog wel eens voorkomen dat ná het MT er nog even wordt overlegd (het komt zelfs wel eens voor dat de voorzitter bij een heikel punt zelf zegt: ‘zullen we het daar na de vergadering over hebben?’).
Al dit voor en na gaat niet helpen in de opbouw van een top MT. Beter is het de agenda van het MT op te schonen door mededelingen te beperken tot het minimum (want wat kan er nu niet per mail) en de rondvraag ook te skippen. Daarmee ontstaat er ruimte om, met de deur dicht, het moeilijke gesprek te voeren en daarmee collectief te komen tot het best mogelijke besluit voor de organisatie als geheel.
Dus…
Vergaderen voor de vergadering: NIET DOEN!
Vergaderen na de vergadering NIET DOEN!
Laden...
Het naamgeven van bestanden is in de meeste van de mij bekende organisaties een onontgonnen terrein. Dat is eigenlijk raar omdat hier heel veel winst te behalen valt. Ik wil in deze post een paar tips geven. Hiernaast een voorbeeld van een map uit mijn systeem waar ik voorbeelden van arbeidsovereenkomsten in alle soorten en maten bewaar als referentie. David Sparks maakt onderscheid tussen ‘boeren’ en ‘jagers’. Boeren bergen de bestanden netjes op en jagers kunnen heel goed zoeken. De tips hieronder kunnen beide typen helpen.
Mijn advies: probeer het eens uit!
Start alle bestandsnamen met
- het jaar
- de maand
- de dag
- zodat er een datumstempel ontstaat zoals dit: 2012-06-25 (of natuurlijk 120625 als je dat rustiger vindt)
Geef daarna een spatie en geef daarna in steekwoorden aan waar het bestand over gaat. Je kunt de bestanden als het ware ’taggen’ (voorzien van steekwoorden). De maximale lengte van het pad vanaf c:// is 260 tekens (in Windows). Als je niet te veel geneste folders hebt kun je je uitleven in de bestandsnaam. En houd de namen van mappen vooral kort.
Gebruik alleen kleine letters (dus NERGENS HOOFDLETTERS), dit geeft een rustiger beeld en voorkomt allerlei regelgeving die geen waarde toevoegt.
Dus een mooi voorbeeld van een complete bestandnaam van b.v deze blog zou worden:
2012-06-25 blog tips bestandnamen
Voordelen:
nooit meer nadenken over namen
rustig beeld in de mappen
alles mooi op datum rij
gemakkelijk terug te vinden
Met Textexpander voor de Mac en Fingertips voor Windows kun je eenvoudig de datumstempels automatiseren.
Laden...
Veel vergadernotulen hebben een soort aanhangsel dat actielijst heet. Op deze lijst staan de afspraken uit de vorige vergaderingen die nog niet af te vinken zijn als ‘gedaan’. Als ik MT-vergaderingen bijwoon, wil het nog al eens voorkomen dat deze actielijst besproken wordt en voorzien van dit soort commentaar:
‘Mag erop blijven staan.’
‘Ben ik nog mee bezig’
‘Staat er zo lang op, mag er wel af”
en soms zelfs
‘Zou ík dat doen?’
enz, enz.
Mij bekruipt soms het gevoel dat de actielijst feitelijk een Misschien-Ooit-lijst is met het karakter: “Het heeft onze voortdurende aandacht (maar in de werkelijkheid verandert er niets).
Mijn tip:
Ieder gewenst resultaat is een gevolg van een collectief gedragen besluit. Niet uitvoeren van deze taak verslapt de besluitspier van het team! Wat helpt: Maak een ‘resultatenlijst’ en zorg ervoor dat er in iedere formulering van een gewenst resultaat een voltooid deelwoord staat. Ieder gewenst resultaat (purpose, doel) heeft een eigenaar en een einddatum. Alleen al de discipline van helder formuleren zal gaan helpen.
Zie nog dit eerder verschenen eZine artikel over een goede besluitvormingsroute.
Laden...
Regelmatig terugkijken op de periode die voorbij is heeft veel positieve effecten. Een jaar is daarvoor een mooie periode. Je kunt (zeker als je het samen doet) een scherper en completer beeld krijgen van de kroniek. Je kunt zonder de drukte en emoties en van toen vanuit een iets rustiger standpunt zaken waarderen.
Terugblikken is ook opruimen doordat er voor- en achtergrond ontstaat en sommige zaken belangrijker blijken te zijn geweest dan andere zaken. Na het terugblikken is er heel even het nu en dan is er tijd en ruimte om eens vooruit te kijken en creatief te worden over alle kansen, mogelijkheden (uitdagingen) die vanuit de toekomst lonken.
Mijn ervaring is dat het heel prettig is om dit te doen in een niet te formele sfeer en in een vrij kort tijdsbestek (maximaal anderhalf uur). Een MT of een teamoverleg is een mooi gremium om zoiets eens te doen.
Hierbij wat leidende vragen
1. Afsluiten en afronden
Wat is er dit jaar afgerond?
Wat hebben we dit jaar bereikt?
Wat kunnen we of willen we afsluiten?
2. Opruimen
Kies een klein ding uit om op te ruimen en beleef de creativiteit die het directe gevolg is van het opgeruimde gevoel (een kast, een la, je tas, je portemonée, je sleutelbos). Werkt ook in overdrachtelijke zin.
3. Preview light (geen formele planning maar geleide nieuwsgierigheid of ambitie)
Wat zou volgend jaar kunnen brengen?
Hoe zou een succesvol jaar eruit kunnen zien?
Welke nieuwe dingen staan er op de rol en hoe ziet succes eruit?
Welke plannen/doelen komen er op?
4. Meer & minder
Wat willen we meer doen volgend jaar?
Wat willen we minder doen volgend jaar?
Waar willen we meer van volgend jaar?
Waar willen we minder van volgend jaar?
5. Reken niet op discipline en wilskracht
Nieuwe voornemens (gewoontes veranderen) is maar als de drivers discipline en wilskracht moeten zijn dan is mislukking al snel aan de orde.
6. Zoek je nog een nieuwe gewoonte: Daily Shutdown
Lees deze blogpost en doe er je voordeel mee.
Laden...
Alle mooie dingen in de wereld hebben al een eigen dag of week of maand. Vergaderen verdient daarin ook een eigen tijd. Ik stel voor dat de maand december uit geroepen wordt tot de vergaderloze maand.
Nee, je hoeft het niet al te rigoureus te doen. Stiekum toch even overleggen omdat iets door moet, mag. Maar schrap wel al het cyclisch geplande overleg. Als het niet meer voor dit jaar kan doe het dan in de jaarplanning van volgend jaar. Want uit mijn ervaring kan ik melden dat veel overleg in december gepland kreupel is omdat:
- op de een of andere manier iedereen heel druk is met zijn gewone werk
- er veel overleg wordt afgezegd op het allerlaatste moment
- weersomstandigheden de planning overhoop helpen
- december een korte maand is met veel momenten waarop werk en privé elkaar (meestal vrolijk) raken
- de begroting van het volgende jaar toch al afgekaart is (?)
- iedereen toe is aan terugblikken, opruimen, feesten, vroeg naar huis enz. enz.
Ik heb het ooit een jaar gerealiseerd in een organisatie en ken een aantal organisaties die dit op mijn advies toepassen, en ik kan je melden dat iedereen die echt informatie, oordelen of besluiten nodig heeft, zijn weg toch vindt wel in deze maand. Er gaat niets verkeerd en er is wel veel meer rust in de zaak.
Laden...
Dus:
Het naamgeven van bestanden is in de meeste van de mij bekende organisaties een onontgonnen terrein. Dat is eigenlijk raar omdat hier heel veel winst te behalen valt. Ik wil in deze post een paar tips geven. Hiernaast een voorbeeld van een map uit mijn systeem waar ik voorbeelden van arbeidsovereenkomsten in alle soorten en maten bewaar als referentie. 