Tag Archieven : 4. Lean Office
Als ik de vraag krijg wat ik nu precies bedoel met Lean Office dan hoor ik mijzelf soms zeggen dat we werken aan de gebieden waar iemand in de organisatie van denkt: ‘We doen maar wat!’. Drie gebieden waar dat in ieder geval veel voorkomt zijn de beroemde EVA-gebieden: E-mail, Vergaderen en Agenda. We doen inderdaad meestal maar wat…..
Aanvalsplan 1 Lean Office (in stappen)
Schrijf onderstaande punten uit en je hebt een mooie stap gezet in Lean Office, wat het onderwerp ook maar is.
- bepaal je onderwerp en bepaal wat het bestaansrecht is (‘waarom doen we het sowieso?’)
- brainstorm de vuistregels die je met elkaar hanteert en leg die vast
- kijk wat de best voorhanden manier is om iets te doen en leg die vast en ga het allemaal uitproberen
- kijk na een paar weken wat inmiddels anders moet of kan en verbeter je eigen ‘wiki-pedia’ waar mogelijk
- kies een volgend onderwerp en doe hetzelfde
Aanvalsplan 2 Personal Lean
Ga uit van de eenmans-fabriek. Kies een onderwerp dat je veel energie kost, waar je je aan ergert, of waar je het gevoel bij hebt dat de handrem er de hele dag op zit. Stel jezelf de volgende 4 vragen.
- wat gebeurt er als ik het helemaal niet meer ga doen?
- kan ik het automatiseren?
- kan ik het delegeren/uitbesteden? (er iemand anders blij mee maken)
- kan ik het zo slim mogelijk inrichten en ritualiseren? (en me er nooit meer aan ergeren)
Maak een plannetje, schrijf het uit en ga het een tijdje testen. Daarna bekijk je wat je hebt opgeschreven en geheid dat je inmiddels al allerlei ideeën hebt om het nog verder te verbeteren.
Zo zie je maar, het is allemaal niet zo ingewikkeld. Wil je er toch wat hulp bij dan bel je gewoon mij.
Laden...
Iets wat in een bepaald moment zeer waardevol of gewenst is, kan in een later moment volslagen ‘waarde-loos’ zijn geworden. Er zijn twee redenen daarvoor. De eerste is dat wij zijn veranderd en de tweede is dat de wereld veranderd is. Hieronder drie voorbeelden en de manier waarop jezelf de curatorrol kunt nemen.
Sleutelbos
Pak eens je sleutelbos en bekijk die eens heel zorgvuldig. Wat is de functie en betekenis van alles wat er aan die sleutelbos te vinden is. Het zou maar zo eens kunnen zijn dat er een sleutel aanhangt die van een vorig slot of huis is. Het kan zijn dat er nog ‘druppel aanhangt’ van je vorige baan. Het zelfs zo zijn dat er allerlei kleine en grote ringen aan zitten die zonder betekenis zijn.
Uiteraard zijn al deze zaken op enig moment van betekenis voor je geweest. Doordat het voortschrijden van de tijd ben jij en de wereld veranderd en is de betekenis vervallen.
Je kunt deze oefening ook doen met je boekenkast, de laden van je bureau en alle plekken die een zekere vanzelfsprekende rol hebben en niet veel aandacht krijgen.
Folders in je systeem
Een andere plek waar de curator regelmatig grote schoonmaak moet houden is de folderstructuur die je gebruikt om je bestanden op te bergen. Ga nu (ik bedoel letterlijk nu) eens naar je hoofdfolder en kijk eens of je 3 folders kunt vinden die geen enkele betekenis meer hebben. Ik wed dat het je niet meer dan 15 seconden kost. Projecten zijn afgerond, medewerkers uit dienst, klanten weg etc. etc.
Neem eens een keer een uurtje om curator te spelen en je organisatie gaat weer sporen met de realiteit van nu. Dat vindt je brein fijn.
Kijk eens naar dit artikel als je aan slag wilt met dit onderwerp.
Vergadergebouw
Een groot monster in de meeste organisaties is wat ik noem ‘het vergadergebouw’. Dit is de samenhangende cyclische vergaderingen van een organisatie. Er is vast ooit een keer over nagedacht (maar meestal niet in de afgelopen paar jaren). Zet al deze vergaderingen op rij (en vergeet de bilateralen, rvc/rvt- en or-bijeenkomsten etc niet) op rij en kijk of de vorm, lengte, groep van aanwezigen, frequentie etc. nu nog logisch is. Het is zeer waarschijnlijk dat er fossielen zijn die veel tijd (en vermoedelijk ook sluipende ergernis) opleveren.
In dit artikel vind je logica om dit onderwerp aan te pakken.
Curator zijn is een heerlijke rol voor wie ervan houdt: je bent tijdelijk ‘Vice President in Charge of Killing Things’ en maakt plekken en processen weer ‘gezond’. Wie wil dat nu niet!
En een neveneffect is verwoord in de quote van David Allen: ‘When in doubt: clean a drawer.’ Na een beetje cureren heb je weer overzicht en grip en dat is een opgeruimd gevoel.
Laden...
Ondanks veel irrationele, emotionele en reptielbrein-gebonden weerstand, oneigenlijke argumentatie en angst voor verlies van control is remote/thuiswerken een heel goed idee wanneer je productieve medewerkers wilt. En ja, uiteraard zijn er schaduwkanten die je op moet lossen. Daarover dit artikel. Als ik het woord thuiswerken gebruik dan kan dat ook werken in de bibliotheek of Starbucks zijn.
Wanneer kan thuiswerken niet (dan hebben we dat gehad)
Thuiswerken kan niet op die momenten dat je fysieke aanwezigheid onlosmakelijk is verbonden met je werk. De bakker, de onderwijzer, de receptionist, de dokter en een heleboel andere diensten vragen om fysieke aanwezigheid.
Wanneer kan thuiswerken wel
Iedereen die ontwerpt, engineert, schrijft, ontwikkelt, boekhoudt, klantenservice verzorgt, kortom iedereen die kenniswerk doet kan thuiswerken. En het hoeft echt niet alle dagen van de week.
De meest gehoorde argumenten tegen thuiswerken (uit het boek Remote)
- Synergie ontstaat pas wanneer we bij elkaar in 1 ruimte zijn.
- Hoe weet ik zeker dat er wel gewerkt wordt?
- Thuis is er allerlei afleiding.
- Alleen bij ons hebben we een veilig netwerk.
- Als er 1 schaap over de dam is wil iedereen het.
- We verliezen onze bedrijfscultuur.
- En wat doen we dan met acute zaken?
- We hebben veel geïnvesteerd in deze werkplekken.
- Dit werkt niet bij ons soort organisatie (wij zijn te groot, te klein, bijzonder etc).
Ze vallen allemaal onder het kopje: ‘People like us do things like this’ [Seth Godin]. Kortom al deze argumenten klinken mooi maar verwoordingen van oude denken en weerstand tegen veranderingen. Er zou heel veel over te zeggen zijn maar hieronder een paar weerleggingen.
- Synergetische werkbijeenkomsten gaan prima met video-calls.
- Leidinggeven gaat over richting geven, voorwaarden scheppen en resultaten definiëren, daarvoor hoef je niet je club de hele dag om je heen te hebben. En natuurlijk wordt er gewerkt als er duidelijke resultaatsafspraken zijn!
- Op je werk is minimaal even veel afleiding als thuis (en waarschijnlijk meer).
- Veiligheid is een issue maar kan betrekkelijk eenvoudig op worden gelost (zie hieronder)
- Functies en mensen zijn verschillend, waar het kan en gewild wordt is het aan de orde.
- De cultuur is een uitdrukking van ‘zo zijn onze manieren’ en uiteraard kun je die beïnvloeden (en het zal moeten wil je talent aan je binden en behouden).
- Voor acute zaken bel je, voor snelle reactie chat je, voor zaken die een dag kunnen wachten is e-mail prima. Kwestie van samenwerkingshygiëne en eerst even nadenken voor dat je in de ‘nu-nu-nu-stand’ stapt.
- Werkplekken over omdat veel mensen thuiswerken? Gefeliciteerd: scheelt schoonmaak, koffie, onderhoud enz.
- Gebruik maken van thuiswerken kan in ALLE organisaties. Er zijn lijsten van zeer grote bedrijven die in het kader van risico-spreiding (als er een orkaan komt en de stroom valt uit op Head Quarters loopt de tent gewoon door) thuiswerken promoten.
Dus gewoon experimenteren en kijken wat er gebeurt.
De nu al voorspelbare voordelen
- geen woonverkeer reistijd meer
- kortere overleggen
- duidelijker resultaten + projecten
- méér productiviteit voor iedereen
- ontwikkelen van vertrouwen en afhankelijkheden in samenwerking
- aantrekkelijker werkgever voor jong talent
Wat moet je in ieder geval voorwaardelijk regelen:
Goede samenwerkingstool inrichten waarmee je minimaal:
- projecten en acties kunt organiseren
- een snelle chat hebt
- een emailvervanger hebt (zodat je alle draadjes bij elkaar hebt)
- tijdlijnen & deadlines in zicht kunt houden
- bestanden per project bij elkaar hebt staan
Mijn tip zou zijn: kijk naar Basecamp (flat fee van $ 99 ongeacht aantal projecten en gebruikers)
Een video-chat tool
Mijn tip: kijk naar Zoom in zijn basisvariant.
Nadenken over de veiligheid
- alleen https websites gebruiken (moet altijd)
- geen automatische log-in’s gebruiken
- degelijke wachtwoorden gebruiken en dus een goede password manager gebruiken (tip 1Password)
- op de email two-factor-authentificatie (dit is belangrijk omdat er zo geen reset van wachtwoorden mogelijk is)
- encryptie op alle harde mobile harde schijven (ter voorkoming van elende bij verlies of diefstal)
- alle mobiele telefoons op afstand kunnen wissen
Dat is het voor nu!
Wil je me een keer uitleggen waarom het toch niet kan? Of samen met mij nadenken hoe het wel kan? Stuur me een bericht en we spreken wat af.
Laden...
Dit is geen mekkerblog over ’Het Nieuwe Werken’. Wel een stand-van-zaken-inzichten-blog op basis van mijn ervaring van de afgelopen jaren.
Waarom zijn kantoortuinen ontstaan, wat waren de motieven?
- Versterken van samenwerking.
- Snellere en kortere communicatielijnen.
- Minder papier meer digitaal.
- Tijd en plaatsonafhankelijk werken.
- Aantal werkplekken afstemmen op het realistisch aanwezig aantal medewerkers (minder werkplekken ivm parttimers en thuiswerkers) en dus bedrijfsmatig, financieel voordeel.
De paradox waar kantoortuinen last van hebben.
Medewerkers worden geacht hun weg te vinden in twee strijdige verwachtingen van de organisatie
- werk geconcentreerd aan het toevoegen van waarde voor de klant
- wees de hele dag bereikbaar voor samenwerking en afstemming
De mix daarvan in een bepaalde functie bepaalt of een kantoortuin een goed idee is.
Wanneer werkt een kantoortuin?
- Voor medewerkers met kortcyclische taken (administratie, secretariaat etc).
- Voor medewerkers die voordeel hebben bij directe verbale en non-verbale afstemming (sales, inkoop-verkoop).
- Voor callcenters.
- Voor groepen engineers wanneer er een bibliotheek-stemming gerealiseerd kan worden.
Wanneer werkt een kantoortuin niet?
- Voor medewerkers die ‘diep werk’ moeten leveren (beleidsmedewerkers, ontwikkelaars, managers).
- Voor medewerkers die werken met privacy gevoelige en vertrouwelijke zaken (HR en directiesecretariaat).
Ik zie het meest in een goede mix van ‘op de zaak’ werken in een sociale context als een kantoortuin, werken op een stilteplek (voor de ‘topsport’-zaken) en thuis werken voor het ordinaire ongestoord meters maken.
Het lijkt mij daarnaast een dringende zaak om heel kritisch te kijken naar de noodzaak van 9-5 op dezelfde plek zijn. Tenslotte is dat in veel gevallen oud denken dat zeker weten niet werkt met schaars jong talent. Afgezien van alle fileleed.
Afstemming gaat op steeds meer plekken met Skype, Zoom, GoToMeeting en andere video & chat-tools. Dat went snel en geeft een boel meer flex in de agendavoering. En afspraken worden vanzelf korter.
Een (software) bedrijf dat compleet ‘remote’ is ingericht met medewerkers verspreid over continenten en tijdzones is ‘Basecamp’ . Hun leringen en inzichten zijn o.a. vastgelegd in Remote van Jason Fried . Ook zeer leerzaam als je geen software maakt.
Laden...
Sommige mensen kunnen in meetings heel snel een beeld en een oordeel vormen. Anderen moet je niet haasten. Sommige mensen zijn briljant in hun eerste reactie. Andere moeten eerst een tijdje kijken naar en sudderen over een papieren voorstel.
Al deze verschillen maken het verstandig om bij belangrijke besluiten minimaal twee keer bij elkaar te komen. De tweede keer kan dan uiteraard best kort zijn (bijvoorbeeld de volgende ochtend als allereerste activiteit).
In zijn algemeenheid geldt: als een onderwerp een aparte vergadering waard is ga er dan maar vanuit dat een tweede moment zijn meerwaarde zal bewijzen.
Ik heb te vaak meegemaakt dat een superduidelijk voorgenomen besluit, de dag daarop terecht van allerlei bezwaren werd voorzien en leidde tot een veel grondiger en beter besluit.
De aloude wijsheid dat een nachtje ‘erover’ slapen een goed idee is geldt ook hier.
Dit geldt des te meer in die gevallen waarin de voorzitter een visionair is met de neiging tot tempo maken en de bereidheid tot het nemen van risico’s.
nb: Robert Townshend heeft me als eerste op dit fenomeen gewezen.
Laden...
Bij kenniswerk (werk waar jij meer van weet dan je baas) is het voor relaxte productiviteit wijs om zo duidelijk mogelijke gewenste resultaten af te spreken met je baas. Je kunt dan aan de slag met deze duidelijke doelen en deze in je eigen flow, tempo en volgorde plannen en doen. Er is geen enkele reden om meer te bewegen, lawaai te maken, aandacht te vragen dan strikt noodzakelijk voor het behalen van je resultaten.
Als de gewenste resultaten onduidelijk zijn is er de automatische reflex om zichtbaar druk-druk-druk te zijn. Je krijgt dan de menselijke neiging om je onmisbaarheid, committment en toewijding aan de zaak zichtbaar te maken door zichtbaar te zijn en vooral in de aanwezigheid van anderen manifest te zijn. Met als mogelijke consequentie dat je hen afleidt.
Wil je daar weg van blijven dan is het dus zaak om je resultaten zo helder te maken dat ze als een magneet worden voor jouw intelligentie, tijd en aandacht.
Hoe doe je dat?
Stel je zelf de volgende 3 vragen en probeer de antwoorden ‘voor je te zien’. Visueel denken is de clou bij resultaten.
- Wat is er veranderd in de wereld als ik dit doel heb bereikt?
- Hoe ziet mijn resultaat er uit (dus kleur, vorm, hoeveelheid, omvang etc.)?
- Wat draagt mijn resultaat bij aan de waarde die we voor klanten proberen te realiseren?
Met het beantwoorden van deze 3 vragen heb je de grootste slag geslagen. Stem daarna met je baas af of jullie klokken/verwachtingen gelijk zijn en je kunt relaxt aan de slag.
Kun je je voor stellen wat voor verschil het maakt voor een samenwerkingscultuur of iedereen druk-druk-druk is, of iedereen zoemend bezig is met heldere resultaten?
De foto is het resultaat van een nieuwe vakantiehobby: #zenandthartofniksdoen
Laden...
Je maakt nog eens wat mee in de trein. Ik zat naast een vrouw die de treinreis gebruikte om haar Postvak IN te cureren. Omdat ik een buitengewone interesse heb in hoe mensen omgaan met hun Postvak In kon ik het niet laten om af en toe een blik te werpen op haar manier van werken. Wat me opviel is dat ze langere e-mails überhaupt niet las! En daar is zij niet de enige in (let er maar eens op bij jezelf).
Too Long Didn’t Read (TL;DR)
Deze afkorting is beroemd in schrijversland. Te veel tekst op de foute plek. En ja, dat gebeurt nog al eens in een email. Het natuurlijke thuisland van email wordt gevormd door communicatie over eenduidige, simpele zaken waar geen tijdsdruk op staat (zie voor de logica daarvan het gedeelte ‘email-kwadrant’ uit dit artikel).
Als je email gaat gebruiken voor complexe zaken (en dus veel woorden gebruiken om context te geven, argumenten op te bouwen en conclusies te trekken) dan ben je al heel snel je lezer kwijt.
E-mail gebruiken voor dringende zaken kan alleen als de ontvanger daar van te voren mee akkoord is gegaan (en dus niet als permanente strategie).
Kortom (en to-the-point): lange e-mails worden niet gelezen.
Overproductie en aanpalende ellende
Vanuit leanthinking kennen we de 7 verspillingen. De moeder van alle verspilling is overproductie: meer doen, eerder doen en vaker doen dan de klant waardeert. Overproductie leidt tot transport (heen en weer) en opslag (stapels). Dat is ook aan de orde met lange e-mails. Dus:
- De e-mail wordt helemaal niet gelezen en verdwijnt daarmee in het moeras. Al het schrijfwerk was verspilling.
- De e-mail wordt niet in zijn geheel gelezen (dat komt later wel) en blijft dus hangen in Postvak IN (stapels), of wordt gedeeltelijk beantwoord hetgeen uiteraard leidt tot ge-heen-en-weer.
Wat dan wel?
- Voor dringende of complexe zaken stijg je een of meer tredes op de communicatieladder (dus bel, Skype of ga live).
- Beperk de lengte van je emails tot het realistische minimum. Twee regels context + een duidelijke, liefst visueel afwijkende call-to-action (witregel ervoor-erna; schuin; vet) wordt het meest gewaardeerd.
- Gebruik de onderwerpregel als samenvatting van de inhoud van je e-mail.
- Als je handtekening langer is dan de omvang van je email -> doe er iets aan (als je die invloed hebt).
Conclusie: houd je e-mail kort en to-the-point en gebruik de onderwerpregel wijs.
Laden...
Een tijdje geleden kreeg ik van Annet een briljant idee doorgestuurd om snel bij veelgebruikte bestanden te komen. Je kunt dan volstaan met dit snelkoppelingenblad bij de hand te hebben en je hoeft daarna niet meer eindeloos te klikken om bij je bestanden te komen.
Hoe werkt het?
Je hebt een Excelbestand dat je vastmaakt aan de taakbalk zodat je het steeds bij de hand hebt. Op het eerste werkblad staan een aantal rijen knoppen in verschillende kleuren die categorieën vertegenwoordigen. Je kunt bijvoorbeeld verwijzen naar belangrijke referentiebestanden, of templates van documenten, arbeidsovereenkomsten enz. Op de knop staat de naam van het bestand. De naam is tegelijk een link naar het bestand.
Hoe maak je het?
- Neem een nieuw Excelbestand.
- Maak een knop aan via ‘invoegen/vorm/afgeronde vorm’.
- Kies een kleur.
- Zet de juiste bestandsnaam in de vorm en positioneer de tekst in het midden van de vorm (even terug naar menu start).
- Zet onderstrepen aan (zodat het er ook uit ziet als een link)
- Koppel aan bestandsnaam de link naar het bestand via ‘invoegen/hyperlink/selecteren’
Het ziet er nu zo uit:
Als je eenmaal de truuk snapt dan kun je dit uiteraard uitbreiden naar een heel snelkoppelingenblad.
Dat ziet er dan bijvoorbeeld zo uit:
of als je los gaat bijvoorbeeld zo:
Het is even werk maar daarna verdien je dat zo terug. Je kunt uiteraard ook zo’n overzicht maken voor een team (dan wel even op slot zetten zodat het niet verprutst kan worden door een excel-kluns).
Wat denk je? Is het wat voor jou? Heb je een andere briljante oplossing? Laat het weten in de reacties hieronder zodat we er allemaal iets aan hebben.
Laden...
Veel organisaties zijn overgestapt naar Office 365, andere zijn er nog over in conclaaf. Feit is dat Microsoft met Office en daarin Outlook 2016 een nieuwe weg is ingeslagen die bijzonder succesvol is. In de slipstream daarvan worden veel cursussen ontwikkeld en aangeboden die de medewerkers leren om te gaan met deze nieuwe interface. Dat nu is een onlogisch en verspillend idee vanwege drie grote redenen.
1. Het gaat niet om de tool maar om het doel
Outlook is een tool met onwaarschijnlijk veel mogelijkheden. Je kunt met gemak een dag vullen om een keer alle contextuele menu’s langs te lopen van de e-mail-kant en daar wat mee te oefenen zodat je alle mogelijkheden van dit deel van Outlook een keer hebt gezien. Maar dat heeft geen zin op het moment dat je geen visie hebt op wat je eigenlijk wilt met de tool.
1. Wat je zou moeten willen is:
- iedere dag je Postvak In een keer leeg
- zo min mogelijk mapjes en zo goed mogelijke zoek-skill
- zoveel mogelijk overzicht over de communicatie per email
- agenda overzicht als basis voor de dag en weekreview
2. Alles hangt af van je persoonlijke stijl (er is geen ‘one-size fits all’)
Ben je een visionair ? Dan verzin je tijdens de cursusdag allerlei systemen, structuren en workflows maar gaat ze niet gebruiken. Waar je je uiteraard dan later weer schuldig over voelt.
Ben je een operator ? Dan vind je de cursusdag zonde van je tijd want je richt het uiteraard weer net zo in als in Outlook 2013 want dat is simpel en werkt.
Ben je een processor ? Dan heb je allang zelf uitgezocht dat er nauwelijks verschil is tussen 2013 en 2016. Een paar user-interface wijzigingen maar niets fundamenteels. Dus die cursus is zonde van je dag. Je gaat wel en pikt er misschien nog een paar kleine zaken uit op.
3. Kost een hoop (te veel) tijd en geld.
Natuurlijk en terecht wil een OR dat er geschoold wordt na zo’n implementatie. Natuurlijk raken medewerkers onthand als er een dag-dagelijks gebruiksding er opeens anders uitziet. Natuurlijk is aanbieden van scholing een uitdrukking van goed werkgeverschap. Dat is allemaal waar. Toch is het verspilling op deze manier. Het rendement van al de geïnvesteerde uren en euro’s is simpelweg veel te laag.
Wat dan wel:
Corporate Inbox Zero! Een permanente cyclus met een mix van korte classroom workshops, online courses, (+ webinars, spelregelsessies en ondersteuning bij vragen) waarin Inbox Zero wordt aangeleerd en je een eigen stijl vindt voor agenda. Inbox Zero is nu eenmaal een simpele methodiek die zich richt op een norm/doel (1 x per dag Postvak In leeg); die past voor alle typen werkers (visionairs, operators en processors) en veel minder tijd en geld kost.
Het mooie is dat je hiermee niet in de Tsunami-modus zit, maar kan blijven herhalen, nieuwe medewerkers mee kan nemen in de corporate manier van werken en kennis en skills in huis hebt en houdt voor zo’n belangrijk middel als mailcommunicatie.
Outlook komt daarmee op zijn plek: middel voor een doel: zo soepel mogelijk verlopende communicatie via email.
En taken bijhouden in Outlook? Dat is alleen maar weggelegd voor echte processors. Die kun je een keer bij elkaar zetten en ze elkaar laten helpen met het tonen van hun manier. Maar val daar zeker visionairs en operators niet mee lastig.
Wat denk je? Outlook cursus gedaan en wel of niet tevreden? Andere gedachten, ideeën of tips? Laat het ons weten in de reacties hieronder zodat we er allemaal wat aan hebben.
Laden...
De 10 belangrijkste vormzaken in tipvorm.
- Zorg voor (white)boards of wanden die permanent beschikbaar blijven
- Zorg voor een plek zichtbaar voor zo veel mogelijk teamleden
- Doe de dagstart aan het begin van de dag
- Blijf staan tijdens de dagstart
- Zet de timer op een kwartier
- Verlaag de vergadertijd als het maar even kan per direct
- Wissel zodra het kan cyclisch van voorzitter
- Werk met beelden, statistieken en kleuren (bijvoorbeeld stoplichten) en emoticons en maximaal 3 KPI’s
- Zorg dat missie, visie en kernwaarden zichtbaar zijn op de borden
- Wees als leidinggevende gewoon een lid van het team waar mogelijk. Regisseur of beslisser alleen als het onvermijdelijk is (en stel vragen!).
Vraag: Werk je al met een dagstart? Wat zijn je ervaringen? Zou je het aanbevelen aan anderen?
Laden...
Het lijkt misschien een saai onderwerp maar is het zeker niet. Er wordt in ons landje onnoemelijk veel tijd versleten met het zoeken naar en terugvinden van bestanden. In deze blogpost op rij wat de meest waardevolle regels zijn voor een mappenstructuur, naamgeving van bestanden en slim zoeken.
Vroeger liep ik door gangen die volstonden met kasten met daarin ordners. Ook de werkkamers stonden vol met halfhoge ladenkasten, hangmapsystemen en daarnaast lagen alle horizontale oppervlaktes vol met papier, boeken en todo-blokken. Zoeken was een fysieke activiteit.
Dat is nu wel anders. Ik loop door strakke gangen en open ruimtes waar geen kast meer te vinden is. Het probleem is daarmee helaas niet opgelost maar verplaatst. Alles wat zichtbaar was is onzichtbaar geworden want verplaatst naar de virtuele wereld. Zoeken is nu turen op een scherm met rimpels in je voorhoofd.
Vuistregels
Gebruik deze vuistregels voor het simpel terugvinden van je bestanden. De eerste vuistregels gaan over opbergen de laatste over zoeken. Beiden zijn nodig.
1. Deel je mappenstructuur op in drie logische delen
Ik heb deze manier van ordenen beschreven in deze blogpost.
2. Gebruik logische consistente bestandsnamen.
Onderdelen van een goede bestandsnaam kunnen zijn: datumstempel (171020), categorie ‘offerte’ en een paar steekwoorden als representant van de inhoud. Zie deze blogpost voor tips voor bestandsnamen.
3. Zet alle bestanden van voor datum X naar een archiefplek (a-z geordend).
4. Maak één medewerker verantwoordelijk voor de hoofdstructuur.
Nummer de mappen die bij deze structuur horen. Zet de meest gebruikte mappen op nummer 1, 2 en 3. Beperk je tot steeds een laag van maximaal 7 + 2 mappen om het overzicht te behouden (en ga eventueel daarna een laag dieper).
5. Organiseer twee x per jaar een opruim/opschoonmoment. Geef iedereen op een rustig moment een map waar hij goed in thuis is en speel virtueel Hendrik Jan de tuinman. Tegelijk doen is het leukst. Wieden en snoeien dus!
6. Verbied mapjes met de namen: ‘allerlei’, ‘algemeen’, ‘diversen’ enz.
7. Gebruik zoeken in de verkenner
Eerst ga je naar de Verkenner met ‘Windowstoets-E’ en daarna gebruik je ‘Ctrl-F’ om vlot in het zoekveld te komen. Type de steekwoorden uit het bestand dat je zoekt. Je krijgt dan direct een lijst te zien van bestanden die voldoen aan jou zoekvraag. Verfijn het eventueel als je nog niet direct vindt wat je zoekt. Wel eerst je zoekinstellingen optimaliseren want die staan niet vanzelf goed.
8. Zet de door jou het meest vaak gebruikte mappen of bestanden in de verkenner onder snelle toegang.
Dat lukt door ze gewoon daarnaar toe slepen. Windows maakt dan een snelkoppeling voor je (rechtermuisklik: ‘vastmaken aan Snelle toegang’ kan ook). De mappen krijgen een pin-icoontje achter hun naam (zie plaatje).
9. Maak een checklist van de door jou (of je team) te hanteren vuistregels en bespreek die wanneer nodig (en stel dan uiteraard ook weer bij indien nodig).
Laden...
“Alle medewerkers zijn tevreden” is geen helder gewenst resulaat. Het is een formulering in de orde van “De wereld is een paradijs” (en dat duurt nog even). Veel te abstract en dus niet bruikbaar. Dat kan anders en beter.
Tijdens mijn Training Timemanagement | Personal Lean besteden we tijd aan het formuleren van resultaten. En dat is niet voor niets omdat het voor de meeste deelnemers nog niet zo eenvoudig is om te komen tot heldere visie-volle afspraken (‘je kunt iets voor je zien’). Ik ontdek steeds preciezer wat daar de oorzaak van is. Hieronder een paar gedachten + tips daarover.
Abstractie is de norm
We hebben op de middelbare school geleerd om ‘samen te vatten’. Dat is een andere manier om te zeggen dat je een algemene formulering zoekt die geldt voor alle zaken waar je het over hebt. Het effect is dat je abstracter gaat denken. Wanneer je vervolgens een aantal van je samenvatingen nog een keer gaat samenvatten tot een nog meer algemener categorie, dan kom je in een nog abstracter wereld terecht en ben je zo maar weg van de werkelijkheid.
Voorbeelden van ‘De wereld is een paradijs’ resultaten
- Alle medewerkers zijn tevreden.
- Iedereen voelt zich gewaardeerd.
- We zijn een topteam.
Een norm is nog geen resultaat.
‘Alle medewerkers zijn tevreden’ is een norm die je jezelf zou kunnen opleggen. Het betekent dat je misschien op enig moment kunt voldoen aan deze norm. De dag erna kun je er al weer vanaf zijn omdat er zich iets heeft voor gedaan waardoor een medewerker niet langer meer tevreden is. Kortom: als je ‘Alle medewerkers zijn tevreden’ als resultaat op zou nemen op je dashboard dan kun je dit resultaat nooit afvinken. Het is derhalve geen bruikbaar resultaat maar een norm waaraan je jezelf kunt toetsen.
Afpellen van lagen van abstractie
De kunst van het formuleren van afspraken wordt vaak gekoppeld aan SMART. Ik ben daar niet zo van (zie hier waarom). Ik zie meer in het afpellen van alle lagen van abstractie.
Dus in mijn voorbeeld ‘Alle medewerkers zijn tevreden’ zijn er een aantal abstracties:
1. alle
2. medewerkers
3 tevreden
de kunst is dus om hier terug te denken tot op het niveau van een resultaat waar ik iets mee kan.
Als ik dat doe, kom ik misschien uit op:
Er is op 1 januari een medewerkerstevredenheidsonderzoek uitgevoerd onder alle medewerkers van schaal 1 tot 3.
of
Ik heb voor 1 maart met de 14 medewerkers van mijn afdeling een gesprek gevoerd waar minimaal de vraag is gesteld: Ben je tevreden met je werk, de beloning en mijn stijl van leidinggeven?
Met een dergelijke concretisering kom ik tot een resultaat dat ik als eindpunt kan zien van een aantal acties. En dat werkt lekker (samen).
Vraag: Heb jij af en toe last van te abstracte doelen/resultaten? Heb je daar voorbeelden van? Oplossingen voor?
Laden...
Top op heden heb ik 7 manieren gevonden om te starten met Lean Office. Ik ga ze hier kort en in zevenmijlsstappen de revue laten passeren. Ik heb er veel links in zitten omdat het verhaal anders veel langer en daarmee onleesbaar zou worden.
Doel is in alle gevallen: de opgetelde kennis en ervaring van de mensen die het werk doen inzetten om iedere nieuwe dag iets gemakkelijker, beter, sneller of goedkoper te kunnen doen dan de dag ervoor, in een gezamelijke reis met steeds opnieuw interessante en uitdagende tussendoelen.
1. Via de fysieke ordening en omgeving starten
Dit is een rip-off van de strategie voor productieomgevingen. De aanname is: Start met 5S en je hebt al heel veel winst. Wat mij betreft maar hoogst zelden een vruchtbare ingang. Als je al Lean Office wil starten met deze route dan is het zaak 5S om te vormen voor het digitale domein. Bijvoorbeeld door te beginnen met de mappenstructuur.
2. Via de proceskant Lean Office aanvliegen
Gaat meestal in vier stappen:
- Eerst de grote vissen zoeken met ABC-XYZ
- Dan waardestroom in kaart brengen met behulp van zwembaantjes.
- Vervolgens de waardestroom beoordelen vanuit het gezichtspunt van de klant en daarna met de uitkomsten aan de slag gaan met elkaar.
- Daarna goed gestandaardiseerd proces met bijvoorbeeld workflow/formulierstroom inrichten als nieuwe nul-stand (bijvoorbeeld met leanforms).
3. Onderscheid maken tussen value en failure demand
Vooral in service gerichte afdelingen kan dit een mooie start zijn. Je gaat aan de slag met 2 lijsten.
- Je ontwerpt eerst een turflijst waarop je ‘failure demand’ bijhoudt (feedback op de je proces, product, service, communicatie, tijdigheid enz.). Je zet de meest ervaren medewerkers dagelijks/wekelijks aan het werk om deze stroom terug te brengen tot een realistische minimum.
- Je ontwerpt daarna een turflijst voor ‘value demand’ en houdt bij op welk vraag er wederkerende zaken vanuit klanten komen (kopen, info, uitbreiding, verlenging enz). Je zet een paar klantgerichte medewerkers dagelijks/wekelijks aan het werk om deze zaken uit te breiden en nog makkelijker, beter, sneller of goedkoper te maken voor de klant.
Zie voor deze Lean Office manier bijvoorbeeld het boek Freedom from command & control van John Seddon
4. 7 verspillingen leren zien
Met deze aanvliegroute ga je met speelse werkvormen zorgen dat je medewerkers inzicht en taal krijgen zodat ze de 7 verspillingen leren zien en erover gaan praten. Vervolgens kun je de medewerkers uitdagen om Lean Office plannen te maken om verspillingen aan te pakken. Uiteraard dan wel honoreren en stimuleren.
5. Feitelijke onderhanden werk visueel maken
Office-werk vindt vaak plaats in PC’s en is daarmee vooral onzichtbaar. Je kunt Lean Office ook prima aanvliegen door het teamwerk zichtbaar te gaan maken op een leanbord, een whitebord, een scrumbord of wat in jouw geval ook maar passend is. Vervolgens ga je, liefst dagelijk, even met elkaar bij de visuele presentatie van het werk staan en bespreek je voortgang en obstakels, leidend tot acties van medewerkers.
6. Starten met de noodzakelijke vaardigheden van het team
Dit doe je door aan de slag te gaan met een vaardighedenmatrix (skillmatrix). De winst is dan dat je heel helder met elkaar moet nadenken over de basale vaardigheden van je medewerkers en dat kan ook zeker een mooie aanvliegroute zijn.
7. Starten bij de ‘Factory of One’
Met deze aanvliegroute start je met directe voordelen voor de individuele medewerker door grote tijd- en energieslurpers aan te pakken. De kunst is deze tijd, energie en aandachts-bandbreedte te bevrijden. E-mail (met behulp van Inbox Zero) en vergaderen zijn in 99% van de gevallen de eerste kandidaten om aan te pakken. Je sluit hiermee aan bij de beroemde zender ‘WII-FM’ (‘What’s in it for me). Dit blijkt in grotere organisaties die al wel bezig zijn met lean in de productie of in het primaire proces wel een hele mooie Lean Office aanvliegroute.
Welke van deze aanvliegroutes voor jou en je team het meest geëigend is om te starten met Lean Office (een combi kan uiteraard ook het juiste zijn) zul je zelf moeten bepalen. Edoch: wil je dat ik een keer met je meedenk dan doe ik dat uiteraard graag.
Let op: starten met Lean Office betekent een systeembreuk. Leidinggeven wordt langzamerhand omgevormd van handelen naar niet handelen. En dat kan flink onwennig zijn.
Bonustip: maak gebruik van de structuur van een voortschrijdend 90-dagen plan. Niet te kort en niet te lang. En review dit 90-dagen plan uiteraard per maand.
Als je eens een keer een workshop wilt over een van deze onderwerpen laat het me dan weten via de contactpagina.
Laden...
