Tag Archieven : 1. Inbox Zero
Inbox Zero is de naam van een methodiek in Outlook met als norm dat Postvak IN eenmaal per dag leeg (zero) is.
Dat kan als je op een andere manier leert kijken naar je e-mail workflow. Adjustintime verzorgt een Online Workshop Inbox Zero. Info vind je hier.
Een longread basis artikel over Inbox Zero is ‘Wat is Inbox Zero?’
Hierna alle artikelen die in de loop der jaren zijn verschenen over Inbox Zero, Outlook en alle tips en trucs die daarbij horen.
Ik krijg van lezers regelmatig handigheidjes aangereikt daarom vandaag een paar van die kleine handige tips die een glimlach brengen en het leven misschien weer een heel klein beetje mooier maken. Vandaag voor Outlook. Dezelfde dingen zijn ook mogelijk in de andere programma’s met een beetje zoeken.
Tip 1 Slim handtekening kiezen.
In het verlengde van de tip over handtekeningen. Wanneer je meerdere handtekeningen hebt aangemaakt: geef een rechtermuisklik op de handtekening die standaard verschijnt in een mail en je ziet een lijstje met de andere varianten waaruit je er nu 1 kunt kiezen.
Wil je blanco beginnen? Maak dan een lege handtekening aan (met alleen een punt voor de rechtermuisklik positie) en maak deze standaard.
Tip 2 Slim rechtermuisklikken
Op vrijwel alle toetsenborden (uitgezonderd de Mac) zit een door vrijwel niemand gebruikte toets. Hij ziet er zo uit:

Dit is de contexttoets en zit rechts op het rijtje bij de spatiebalk. Klik erop en merk dat deze toets direct het effect van een rechtermuisklik heeft en dus het zg contextmenu laat zien. Handig in combi met tip 1.
Tip 3 Mail kopiëren en verplaatsen
Er zijn twee sneltoetsen die dit werk voor je doen zodat je niet hoeft te muizen:
Ctr-shift-v: Verplaatst de email (er komt een pop-upvenster omhoog met jouw mappen die je kunt kiezen met de eerste letter of nummer van de betreffende map, met de pijtjes kan dat ook).
Ctr-shift-y: Kopieert de email (dan kan soms handig zijn als je hem wilt verplaatsen naar de agenda. Kies dan in het pop-venster ‘agenda’ en daarna een tijd waarop je de actie in de mail gaat uitvoeren.
Mijn vraag aan jou: Ken jij nog van die supertruukjes die het leven aangenamer maken? Deel ze ajb met de andere lezers van deze tips hieronder in de reacties.
Laden...
Inbox Zero is een feit als je Postvak In alleen ongelezen e-mail bevat en het aantal zich tussen 0 en 1 scherm bevindt. Je ziet dan in ieder geval wit aan de onderkant van je scherm en dat is het criterium voor een Postvak In dat in control is. Hieronder 16 gewoontes die voorkomen dat je Inbox Zero haalt.
1. Kijken en niks doen
Hoe vaak open je je ‘Postvak In’ om er alleen even doorheen te scrollen maar doe je feitelijk niets? Als je ‘Postvak In’ opent: Doe iets! Ruim op, archiveer, maak taken aan, maak ‘wachten-op’s’ enz.
2. E-mails weer ongelezen zetten
Nooit doen! Het is alsof je de brief weer in de envelop stopt, dicht plakt en weer in eigen brievenbus stopt. Dus als er een actie aan vast zit: zet hem in een actie-mail-folder of maak een taak of agenda-item aan.
3. Geen ritme of systeem
De snelheid waarmee je je emails kunt verwerken hangt net als alles in de wereld af van goede gewoontes en routines. Wanneer je geen vaste tijd hebt om mail te verwerken, wanneer je geen slim systeem hebt áls je eenmaal je e-mail gaat verwerken dan ben je de sjaak. De hele dag kost de inbox je energie en wordt zeker nooit zero.
4. Gegarandeerd kansloze missie kiezen
Als je jezelf tot doel stelt ‘zo veel mogelijk’ mails te verwerken dan heb je geen duidelijk doel en ga je het dus ook niet halen. Twee keer per dag je Postvak In helemaal zero is een heel helder doel waar je heel snel aan verslaafd zult raken (komt in je comfortzone net als tandenpoetsen en douchen).
5. Lange e-mails schrijven
Mensen lezen geen e-mails. Ze scannen ze zo’n beetje. Dus maak je je e-mails heel goed leesbaar door ze kort te houden, veel te werken met opsommingstekens, duidelijk te zijn in wat je wilt enz. Als gevolg krijg je minder en kortere e-mails retour.
6. Emotionele emails schrijven
Geen bozigheid, feedback, ironie/vage leut en andere mogelijk emotionele zaken per e-mail doen. E-mail is er niet geschikt voor. Wel doen leidt op zijn best tot verwarring, maar genereert meestal veel onnutte en risicovolle heen-en-weers. Zit je wat dwars: bel of ga langs. Niet e-mailen.
7. Complexe of dringende zaken per e-mail af willen handelen
Complexe zaken komen nooit goed uit de verf in e-mail. Probeer je probleem maar eens uit te leggen aan een helpdesk die alleen maar per e-mail te bereiken is. De kans dat je direct begrepen wordt is nihil. Je verzucht al snel dat bellen veel sneller zou zijn. En dat is ook zo!
Voor dringende zaken geldt iets dergelijks. Alleen is de follow up dan vaak ook telefoon (‘heb je mijn mail van een half uur geleden al gelezen’).
8 RE:RE:RE:RE
Als een e-mail vaker dan 3 keer heen en weer gaat is het voor het onderwerp geen goed medium: bellen of face-tot-face dus.
9 Reply All en CC te pas en te onpas gebruiken
Pas op wanneer je dit inzet. Het zou maar zo eens kunnen zijn dat mensen die in RA of CC staan zich met de conversatie gaan bemoeien met als gevolg dat je weer meer e-mail krijgt en dus je Postvak In helemaal nooit meer zero krijgt.
10 Onbegrijpelijke wartaal digitaal rondsturen
Als je een e-mail schrijft: wees duidelijk. Wees specifiek. Lees je e-mail voor je hem verstuurt nog een keer door. Zet hem even weg als concept en review de e-mail nog een keer. Heldere e-mails leiden tot veel minder vraag en weer uitleg e-mails.
11. Steeds weer dezelfde teksten typen
Als je in de situatie bent dat je vaker alinea’s aan het herhalen bent in e-mails: verzin een list. Maak een mini-datbase van herhalende zinnen (b.v. in een nooit te verwijderen conceptmail) of gebruik Textexpander, Active Words of Fingertips.
12 Nooit ‘unsubscribe’ gebruiken
Meld je af voor nieuwsbrieven en reclame die je helemaal niet wilt hebben. Als je het niet doet heb je een herhaling van (irritante) corvee-zetten.
13 Zelf veel e-mails sturen
De wet is nu eenmaal: hoe meer je zend hoe meer je ontvangt. Derhalve is de snelste interventie om de Postvak In zero te krijgen simpelweg minder e-mail te sturen.
14 Muizen
Muizen en slepen kost tijd en is niet precies. Leer jezelf de basissneltoetsen aan die horen bij jouw programma en merk hoe elegant dat gaat.
15 Niet blind kunnen typen
Als e-mailen een basiscommunicatiemiddel voor je is leer jezelf dan blindtypen. Het grootste oponthoud is er na een minuut achter komen dat er chinees in hoofdletters op je scherm staat in plaats van de briljante alinea waarvan jij dacht dat je die aan het typen was.
16 In het wilde weg zoeken in Outlook
Outlook staat default op zoeken in de folder waar je in aan het werken bent. En dat is natuurlijk bijzonder onhandig. Ga naar Bestand/Opties/Zoeken en vink zoek ‘in alle mappen + verwijderde items’ aan en klik op ‘ok’. Alle andere programma zoeken in alles zoals het hoort.
Ken je nog meer slechte gewoontes? Zet ze dan hieronder in de comments. WANT IK SPAAR ZE!!
Laden...
Eerst even wat het is: Inbox Zero is historisch gezien een idee/concept van Merlin Mann. Hij heeft zich in 2007 als visionair over dit idee uitgesproken in een lange en beroemde video die je hier kunt zien. Hij voorzag de groei van het email-monster en verzon op zijn techno-adhd-manier allerlei strategiën om de baas te blijven over dit fenomeen.
Dit is voor managers en drukke pro’s nog steeds een heel actueel thema. Mail is de grootste informatiestroom.
In mijn praktijk (training & coaching, online cursussen) leer ik daarom als een van de eerste routines iedereen Inbox Zero tot nieuwe comfort-zone te verheffen bijvoorbeeld in mijn Online Workshop Personal Lean.
Disclaimer: Inbox Zero betekent niet dat er minder werk is wel dat e-mail afhandeling minder tijd gaat kosten. Het betekent dat alle binnenkomende mail iedere dag verwerkt wordt (van een beslissing wordt voorzien), als het kan ook direct beantwoord wordt en als dat niet kan een plek krijgt in een betrouwbaar simpel systeem.
Inbox Zero is in mijn definitie:
- je email-inbox bevat alleen ongelezen mail
- je email-inbox heeft geen leesvenster en geen groeperingen op datum oid
- je email-inbox is eenmaal per dag leeg
- een mail bekijken betekent een besluit nemen en verwerken of organiseren
- de lijst van mails in je email-inbox is maximaal 1 scherm lang (afhankelijk van je schermgrootte tussen de 30 en 40 mails) zodat je nooit hoeft te scrollen
En dan nu de 5 redenen:
1. Geen angst voor mijnen onder water
Maximaal 1 scherm is goed te overzien en vlot te verwerken. Door ervoor te zorgen dat je te allen tijden alle nieuwe verse mail kunt zien verdwijnen er geen mail onder de scroll lijn (en dat zijn altijd de landmijnen).
2. Duidelijk voorportaal voor leven en werk
Al die nieuwe mail is niets anders dan informatie die graag jouw leven in wil. En dat is nog helemaal niet zo vanzelfsprekend. Jij neemt er zelf een besluit over: past deze mail bij mijn speelveld, moet ik er wel iets mee, wil ik het wel aanpakken enz. Pas na je besluit is het eventueel een onderdeel van je werk of leven geworden. Je inbox leren zien als het voorportaal en je besluit als een hekwerk ben je al een heel eind.
3. Alles op de plek die past bij de betekenis die het voor je heeft
Door niet alle noodzakelijke opberg/betekenisfuncties van mail op één plek te houden krijg je helderheid. Dus maak minimaal mappen aan voor:
- actiemail (langer dan 2 minuten actie)
- wachten op (vragen die je anderen hebt gesteld, onderweg dingen zoals bestellingen enz)
- ooit.misschien mails
- archief (1 grote bak waar je alles in kwijt kunt dat je misschien in de toekomst nog eens nodig zou kunnen hebben.
En leer natuurlijk de zoek functie goed gebruiken
4. Muisloos (en snel) mailverwerken is makkelijk en supersnel in Inbox Zero
Leer een paar sneltoetsen die je het leven veel gemakkelijker maken.
In Outlook b.v.:
Enter = mail open
Esc = mail sluiten
Control-shift-v = verplaatsen (supertruuk)
Control d = verwijderen (doet het altijd en overal)
5. Snellere workflow waar anderen blij van worden
Doordat jij als manager of drukke pro je mail bijhoudt loopt de workflow van de mensen met wie je samenwerkt ook sneller door en dat versnelt de flow in de hele organisatie en haalt de totale hoeveelheid mail naar beneden omdat er geen rappelmails geschreven hoeven te worden.
En ten slotte: Inbox Zero is voor managers niet optioneel!
Laden...
Vroeger gebruikten we carbonpapier om een kopie te maken van iets papierderigs. Daarvoor hadden we een afschrift (dat was helemaal monnikenwerk) Tegenwoordig hebben we CC-mail. Net als zo veel van dit soort zaken een zegen en een vloek.
Doe eens een klein onderzoekje hoeveel CC-mails je per dag ontvangt. Zijn dat er weinig: Niet verder lezen.
Zijn dat er veel: Dan hier drie tips:
- Wanneer het vaker is dan 1 op de 10 dan heb ik de tip om er een aparte regel* voor aan te maken die ervoor zorgt dat je CC-mail in een aparte map terecht komt.
- Als je merkt dat je geen zin/tijd hebt (er geen waarde in ziet voor jouw doelen) om al die gedetailleerde info van medewerkers die aan je rapporteren te lezen vraag hen jou met maatwerktekst te informeren (kort en bondig). En dan natuurlijk niet in het CC veld maar in het Aan-veld.
- Krijg je van één van je medewerkers heel veel CC-mail, zoek dan uit wat maakt dat hij dit nodig vindt of heeft. Vaak is het een onduidelijk mandaat of onduidelijk eigenaarschap.
* Kom naar de Online Workshop Inbox Zero dan implementeren we de regel tijdens de workshop.
Laden...
Klein citaat over Inbox Zero uit een artikel van Les McKeown in Inc:
“It may be over-promoted and it’s often over-complicated, but the ability to achieve Inbox Zero (or something close to it) isn’t optional for great leaders. If you’re serious about achieving great things, you need the time and space to do it, and if you’re using every break available to scroll through your inbox (or your social media stream), then I have news for you–you ain’t doing great things.”
Vrije vertaling: Het zal wel te veel aangeprezen worden, en vaak alsof het heel ingewikkeld is, maar de vaardigheid om Inbox Zero te bereiken (of iets dat vlak bij komt) is niet optioneel voor goede leiders. Als je serieus belangrijke zaken voor elkaar wilt krijgen, heb je tijd en ruimte nodig om dat te doen, en als je iedere pauze die beschikbaar is gebruikt om door je Inbox te scrollen (of je social media stroom), dan heb ik nieuws voor je – je bent niet bezig met belangrijke zaken.
Waarvan Acte!
Laden...
Vorige week verstuurde het bedrijf van David Allen zijn Productive Living nieuwsbrief (zeer zeldzaam verschijnend maar toch warm aanbevolen). Hierin een paar gedachten over Inbox Zero.
INBOX ZERO: Iedere dag is je email inbox minimaal 1 x helemaal leeg.
Ik neem de vrijheid om hier te citeren:
“WHAT’S HOLDING YOU BACK FROM GETTING YOUR EMAIL INBOX TO ZERO?
At a certain point, you will get it together.
When the number of used glasses and cups in your living area reaches a certain point, you will clean them up. For some people one is too many. Someone puts one down, they pick it up. Some people, however, will only do something about the glasses and cups when there are no more clean ones. Different standards for “stuff.”
At a certain point, you will clean up your email. For some people twenty is too many. And for some, it’s five thousand. Different standards for “stuff.”
These standards are very powerful unconscious drivers of your behavior and permitted experience. You may consciously think you’d like to keep a neater house, or process your email more regularly, but if you don’t change the set point of the real standards you have about the amount of out-of-control-ness you actually will tolerate, they will slide back in spite of your best intentions. Pit your willpower against your unconscious cruise controls, and guess where I’ll place my bets.
If the good fairy visited everyone you know and work with right now and magically dissolved every email sitting in IN, within days the number would be back up to the comfort zone of the individual. Some people would have twenty, some three hundred, and some two thousand. Even people doing the same jobs, at the same level, with the same amount of input.
So what?
I assert that, for email, it’s actually less effort to maintain it at zero than to maintain it at three hundred. As opposed to drinking glasses, for which the next action is obvious (wash or dishwash it), that decision is still unmade for much of what lies in IN (hence it is still “stuff,” i.e. something in your world for which the action is still unclear). Every time you even slightly notice it again and do not dispatch it, it wastes energy.
Also, have you noticed that you don’t throw paper on the ground in a clean park? But as soon as there’s any trash at all, it has broken the code and more trash accumulates than would otherwise. As soon as you allow indecision on the front end with any of your input, you have broken the code and it will mount up all around you.”
Aanmelden voor deze GTD nieuwsbrief ” Productive Living” kan hier.
Laden...
In deze drukke wereld waarin het tempo der dingen (thema van de dag, maar ook email en contacten) steeds meer versnelt is het niet moeilijk om af en toe het overzicht te verliezen en daardoor geen voor en achtergrond meer te zien in alles wat roept om aandacht, tijd en energie.
Ik wil hier een lans breken voor een zeer vruchtbare manier om weer focus en control te krijgen. Het is een simpele manier, en lijkt misschien in eerste instantie veel te klein om verschil te maken en toch is dat wel het geval. Ik stel voor één sleutelroutine te kiezen en die leidend te laten zijn voor alles wat er in 2012 maar aan de orde kan zijn. Hieronder twee voorbeelden:
Voorbeeld 1: Inbox van de email nooit voller dan één scherm (dus niet scrollen) en minimaal één keer per dag helemaal leeg (Inbox Zero). Het effect van deze routine zal zijn dat je:
- gaat nadenken waar je actie-mail laat, waar je archief-mail laat, waar je wachten-op anderen-mail laat;
- gaat nadenken of je alles wat binnenkomt wel wilt hebben (twitter/faceboek-berichten, nieuwsbrieven, linkedin-updates enz.);
- genoeg tijd gaat besteden aan verse input zodat het doel realistisch wordt.
Daarnaast ben je af van iedereen die binnenkomt en navraag doet ‘of je mail al hebt gelezen’ en rappèl-mails niet meer krijgt. Je bent ook af van het knagende gevoel dat er nog ergens een ‘landmijn’ tussen de 623 mails kan zitten.
Voorbeeld 2: Wekelijks een terugblik en een vooruitblik doen op basis van de eigen agenda. Besteed iedere vrijdag een half uur om daarin twee weken terug en twee maanden vooruit te kijken in je agenda. Het effect van deze routine zal zijn dat je:
- een kroniek hebt van alle afspraken zoals ze in de werkelijkheid hebben plaatsgevonden;
- iets kan vinden van de ‘compositie’ of ‘architectuur’ van die weken;
- ziet waar en wanneer er te veel drukte, onlogische reisroutes, of juist een prettige workload was of aan zit te komen;
- je voor uit afspraken met jezelf gaat inplannen om projecten, presentaties en bijeenkomsten uit te werken op die momenten dat er nog geen sprake is van dwingende urgentie.
Een groot neveneffect van deze routine is dat je heel goed beeld hebt van de opgetelde committments die er al zijn en dus realistischer zult omgaan met nieuwe vragen.
Kortom een goed volgehouden sleutelroutine brengt (als je deze steeds leidend laat zijn voor keuzes) een hele reeks acties in gang die allemaal bijdragen aan meer Helderheid, Focus & Control. Je verplaatst je comfortzone een klein stukje met een grote hefboomwerking voor je eigen duurzame productiviteit.
Laden...
Verdeel (onder) en heers
Wat te doen met een volle kast met onduidelijke ordners, een inbox met fluffy stuff of een schuur vol met lang-niet-geziene-planken vol met spul?
De kreet Divide & Conquer wordt meestal gebruikt in relatie tot machtspelletjes (zet iedereen tegen elkaar op en wordt de ‘hero’ door te redden). In mijn beeld is Divide & Conquer ook toe te passen op de kast en de mailbox. Hak de klus op in delen en werk het per deel weg. Een voorbeeld vanuit de dagelijkse loopgraven.
De afgelopen weken ben ik op een aantal plekken druk geweest met hulp bij volle mailboxen. Het record aantal mails dat ik ben tegengekomen staat op ruim 7000. Als ik vervolgens evangeliseer dat de norm Inbox Zero is (dus 1 x per dag je mailbox leeg) is er dus wel wat te doen.
Wat te doen?
Als eerste links onderin je scherm kijken naar het huidige aantal mails in je inbox. Daarna deze tips toepassen:
- mapjes aanmaken met de namen @actie (voor mail waar een actie aan vast zit die langer dan 2 minuten vraagt); @wachten op (voor mail waar een vraag aan een ander aan vast zit en waarvan je een reminder wilt bewaren); @ooit/misschien (voor alle mail waar niets mee hoeft maar die misschien nog ooit van pas kan komen).
- vanaf de oudste naar boven alle mail deleten waarvan eenvoudig is vast te stellen dat de prullenbak de juiste plaats is.
- een map aanmaken met titel ‘oudemail/nog besluiten’ en alle mail daar naar toe doen die ouder is dan 1 week en vervolgens iedere dag een half uur besteden om deze map naar zero te werken en vervolgens de map weer te verwijderen.
Door de klus in delen te hakken is het bewezen veel eenvoudiger de moed er in te houden en je doel te halen zoals in dit voorbeeld Inbox Zero.
Laden...
Vorige week verstuurde het bedrijf van David Allen zijn Productive Living nieuwsbrief (zeer zeldzaam verschijnend maar toch warm aanbevolen). Hierin een paar gedachten over 