Op deze plek staan de verzamelde blogartikelen over de spelende of filosoferende mens.
De inhoud kan een anekdote zijn, een verhaal, een gekke waarneming, een overweging, een inzicht, een boek of wat mij op enig moment ook maar inspireerde.
Elegantie en stijlvolle eenvoud zijn de woorden die vaak voorkomen in deze blogs omdat ze mij na aan het hart liggen.
Op deze pagina links in naar de podcasts (Open Spotify) waarin ik mijn kennis en ervaring deel.
Je kunt deze podcasts ook vinden op jouw platform van keuze. Laat me weten wat je er van vond!
Over Levensfasen van Organisaties
In gesprek met Daan Schmidt over de zeven levensfasen en de managementrollen die daar een rol in spelen. Hoe je kan komen tot Voorspelbaar Succes en hoe je op deze plek kunt blijven.
Over Chaos en Orde
In gesprek met Johan de Wit over de rol van de COO (Master of Operations) in de verschillende levensfasen. Deze aflevering is deel I van een drieluik.
Over de 7 Verspillingen
In gesprek met Daan Schmidt over de 7 verspillingen zoals voor het eerst beschreven door Taiichi Ohno – een van de eerste engineers van Toyota – en wat een ondernemer daar mee kan.
Af en toe even uitzoomen moet kunnen vandaar vandaag een meer filosofische blog.
Van Aristoteles heb ik geleerd dat er vier oerelementen zijn waaruit onze wereld is opgebouwd: aarde, water, lucht en vuur. Deze vier zijn door verschillende denkers zoals René Slot en Leo van der Burg gekoppeld aan vormen van energie. Bijvoorbeeld op deze manier:
Aarde
Vorm
Water
Kracht
Lucht
Beweging
Vuur
Richting
Ik heb zelf een koppeling gezien met basiselementen van een mooi lean proces zie deze tabel:
Aarde
Vorm
Simpel
Water
Kracht
In flow
Lucht
Beweging
Snel
Vuur
Richting
Effectief
Ieder proces is op enig moment in balans conform de hierboven beschreven vier elementen. Het is simpel, staat nooit stil, heeft een goed tempo en leidt tot een overeengekomen of gewenst doel.
Wat als het proces niet meer lekker loopt?
Helaas valt ieder proces door de tijd vanzelf weer terug in een soort wanorde, leidend tot complexiteit, verspilling, traagheid en ‘er net naast zitten’. De enige manier om dat te voorkomen is een cultuur organiseren van gerichtheid op “verbetering” of liever in mijn bedrijfsnaam-terminologie “op-tijd-aanpassen” aan de interne en externe wijzigende omstandigheden (adjust-in-time). De vier elementen zijn in dat geval te benoemen als:
versimpelen
verspillingen eruit halen
sneller maken
en verbeteren.
Ik vat de essentie samen in een derde tabel maar nu gericht op drie levensfasen van een proces.
In kolom 1 staat het proces dat onderhevig is geweest aan entropie, is niet onderhouden, vet of stijf is geworden enz.
In kolom 2 staan de woorden die passen bij een gezond slank ‘lean’ proces.
In kolom 3 staan de woorden die horen bij het permanente proces van adjustment.
Ga je trekken en sjorren aan een ander of doe je wat nodig is om deze zelf in beweging te laten komen.
Over dit thema zijn bibliotheken volgeschreven met onderwerpen als motivatie-theoriën, empowerment, situationeel leidinggeven en wat al niet meer. Dat hoeft gelukkig allemaal niet meer omdat alles wat er over te zeggen valt in beeld is gebracht in twee scenes in de film Whale Rider.
Whale rider
Deze film geeft een prachtig beeld van het verschil tussen uiterlijk sjorren en trekken of iemand helpen zelf innerlijk in beweging te komen. Het verhaal van de film: Paikea is een jong Maori meisje dat opgroeit als enigst overlevend kind van een twee-eiige tweeling. Haar moeder en broertje sterven bij haar geboorte. Haar grootvader is een afstammeling van de “ouden”. De oerleider van het volk is lang geleden gekomen op de rug van een walvis. Dit dier speelt dan ook een grote rol in de film. Paka de grootvader kan de tekenen niet zien dat zijn kleindochter de nieuwe leider is. In zijn beeld moet het een man zijn. Ik wil hier twee fragmenten van de film laten zien.
Fragment 1: Sjorren en trekken
Het eerste fragment laat zien hoe alle Maori onder leiding van de grootvader proberen de leider van de walvis te keren die op het strand ligt en gedoemd is om te sterven als hij niet weer in de zee terecht komt. Met kabels en een tractor proberen ze de walvis te helpen. Geen beweging van buiten heeft zin of effect. Paikea (het meisje en de nieuw geboren maar niet erkende leider) mag niet meehelpen.
Fragment 2. Wekken
In het tweede fragment gaat het meisje – als de anderen bedroefd zijn vertrokken – naar de walvis. Zij raakt met haar handen en voorhoofd de walvis en brengt hem met zang en woorden innerlijk tot bewegen. Zij klimt op zijn rug en de walvis neemt haar mee op zijn rug en roept de andere walvissen die op het strand liggen op hem te volgen.
Ik vind het werkelijk prachtig verbeeld en hoop dat je dit herkent. De film is trouwens helemaal meer dan de moeite waard.
Tijdens een conferentie zat ik aan de lunch met een werelddeel-directeur van Unilever (80 fabrieken in alle landen van Europa).
Ik heb hem gevraagd hoe hij met zijn tijd omging. Zijn inzicht in de mix met de mijne leidde in een aantal jaren tot de volgende bewegingen van de tijd: Op Tijd; Neem Tijd; De Juiste Tijd; Navigatie Tijd.
Op tijd
Op tijd staat voor het nakomen van afspraken. Deze vorm van tijd vormt de basis van het sociale. De kern wordt gevormd door:
geen afspraken te maken die je niet wilt hebben;
voldoende tijd voor de overgang te nemen wanneer je van de ene naar de andere afspraak gaat;
niet meer dan 60% van je tijd vol te plannen met afspraken (omdat iedere afspraak potentieel werk oplevert en … omdat ook onverwachte zaken veel op kunnen leveren).
Neem tijd
Sommige zaken hebben tijd nodig om te rijpen. Je moet ze in een pannetje stoppen en op een laag vuurtje laten sudderen. Besluiten snel nemen heeft in deze situaties geen zin. Tijd is een factor geworden die invloed heeft/neemt. Het kan zelfs voorkomen dat zaken uit zichzelf oplossen (Eisenhower: “Durch Einfach Liegen Lassen Erledigt”) maar … daar mogen we niet op rekenen.
De juiste tijd
Er is één moment dat het juiste moment is om door te pakken, aan te sporen, te besluiten, te sjorren, te trekken, weg te gaan, te komen enz. Dat juiste moment vind je alleen maar intuïtief (met tegenwoordigheid van geest) en dus alleen maar wanneer je hoofd leeg is. Als je te druk bent met van alles dan mis je de juiste tijd.
Navigatie tijd
Deze tijd heeft te maken met reflectie. Waar wil ik naar toe? Waar ben ik nu? En wat is dus de beste volgende stap. Deze tijd is de tijd van de weekreview en van alle momenten waarop ons zelf de tijd gunnen om de stand van zaken op te maken.
Overproductie is meer doen dan noodzakelijk, meer maken dan noodzakelijk of het eerder maken of doen dan noodzakelijk. Wat wel of niet noodzakelijk is wordt bepaald door de klant van het proces.
We niet gewend zijn met deze bril op te kijken naar onze acties. Heel vaak zijn we ook niet in staat om deze klant te bevragen op zijn oordeel over de toegevoegde waarde van dat wat wij dagelijks aan het doen zijn.
Een oordeel over of iets overproductie is of niet zal vaak pas voortkomen uit het inleven in onze klant en vanuit zijn/haar standpunt wakker kijken naar dat we als routines hebben. Als je in staat bent de overproductie te zien is het vaak niet moeilijk om er iets aan te doen. Met als gevolg dat het werk eenvoudiger en prettiger wordt.
Verschijningsvormen
Notulen zijn in de meeste gevallen goede voorbeelden van overproductie. Te lang, te letterlijk. Niet zinnig voor wie deel hebben genomen aan de bijeenkomst en niet bruikbaar voor wie er niet was. Een stevige evaluatie van de cultuur ten aanzien van verslaglegging en communicatie van bijeenkomsten kan veel overproductie blootleggen.
Formulieren zijn vaak ook een mooie vind-plek van deze vorm van verspilling. Hoe vaak dient een nieuwe medewerker, of klant niet zijn naam, (adres, geboortedatum enz.) in te vullen op onze formulieren?
CC-mail. De gewoonte om veel mensen een cc-tje te sturen is ontstaan omdat het ogenschijnlijk niets kost. Niet zo zichtbaar zitten er uiteraard wel verspillingskanten aan. Als ik een cc ontvang ga ik deze openen lezen, er iets van vinden, misschien zelfs wel iets terugsturen en/of de mail opbergen in een map. Als deze werktijd gekapitaliseerd zou worden (1 minuut werktijd kost gemiddeld € 0,58 bruto/bruto bron: pwnet) dan zou de verspilling zichtbaar worden.
E-mail opbergen in mappen en submappen. De gewoonte om mappen aan te maken (voor iedere interne en externe klant een map) met daarachter weer klant-project mappen is een goed voorbeeld van overproductie. De e-mail programma’s waar we meestal mee werken (Outlook, Apple Mail, Gmail) hebben allemaal uitstekende zoekfuncties waar in een milliseconde alle e-mail met een bepaald zoekwoord (of reeks zoekwoorden) de gezochte mail zo te achterhalen is.
E-mail cultuur. Functionele interne mail mag ook gewoon functioneel zijn. Alle aardig bedoelde startregels kunnen worden overgeslagen als je daar een keer met elkaar over spreekt. “Beste Annemarie, zou je als je tijd hebt een keer willen kijken naar bijgevoegd document” kan dan worden “graag review”. Als dit verzoek ook direct in de onderwerp regel komt kan de mail verder leeg blijven. Uiteraard is het over de gewenste stijl communiceren wel van belang.
Muis gebruiken. De muis gebruiken is een menskundig heel ingewikkelde bezigheid. De gevraagde oog-handcoördinatie en precisie vraagt veel meer van ons dan het geïnternaliseerd gebruik van sneltoetsen. (Ctrl N = mail openen; Ctrl shift V = mail verplaatsen naar map enz enz). Voor wie het wil uitproberen heb een kleine instructie-mail-zonder-muis gemaakt voor mailverwerking zonder muis in Outlook. Zie voor nog veel meer sneltoetsen b.v. dit overzicht.
Leer overproductie zien en je hebt er je leven plezier van (en last als je het wel ziet maar er geen invloed op hebt).
December is voor de meesten van ons een hele drukke maand omdat we in alle levenssferen zaken willen vieren en afronden.
Hierbij zeven tips die je kunnen helpen het kerstreces op een relatief relaxte manier te halen.
De eerste en de laatste zijn het belangrijkst.
Schrap alle cyclische vergaderingen in december. Ik heb over de logica daarvan een blog geschreven.
Markeer heel duidelijk in je agenda je vrije dagen (dus van 8 tot 5 en niet alleen een klein regeltje bovenin!).
Maak een gesloten actielijst van de zaken die echt nog in 2022 af moeten (er mag niets meer bij als je deze eenmaal hebt gemaakt, alleen nog maar af).
Maak een open actielijst van alle zaken die door kunnen naar 2023 maar niet vergeten mogen worden.
Maak voor iedere decemberdag een dagplan met een 3MBA-lijst (gesloten actielijst met de drie meest belangrijke acties van vandaag).
Doe aan het begin van steeds het laatste dagdeel dat je werkt (bijvoorbeeld begin vrijdagmiddag) een grondige review bestaande uit drie delen:
1. Opschonen van al je inboxen (alle plekken waar informatie binnenkomt)
2. Up to date maken van alle lijsten, planningen en agenda
3. Vooruit kijken naar de week die komt
Geniet van alle warme menselijke momenten die er zijn. Daar zit de echte waarde in deze bijzondere maand.
Er worden boeken volgeschreven over focus. En terecht. Het is een van de belangrijkste vermogens van een manager of drukke pro die stressbestendig wil leven en werken.
We moeten nu eenmaal dealen met de paradox dat we het liefst de hele dag bereikbaar willen zijn en tegelijk ook gefocust willen werken. En dat kan helaas niet!
In deze blog wil een beeld delen dat ik zelf gebruik om de waarde van focus uit te leggen (meestal aan anderen en regelmatig ook aan mijzelf).
Het is een beeld uit herfst en winter. Soms ben ik alleen thuis en merk ik dat overal in het huis lichten aan zijn. Mijn zintuig voor verspilling triggert me om overal waar ik niet ben, of snel zal zijn, de lichten uit te doen. Ik doe dat omdat dat energie spaart en mij niet het beleven geeft dat ik mijn aandacht tegelijk in het gehele huis moet hebben.
In dit beeld is focus dus: ‘overal het licht uit doen waar je op dat moment niet bent’.
Wat zou je kunnen doen om dit overdrachtelijke beeld te integreren in je dagelijkse workflow?
In drie simpele tips:
Bepaal tijd en een klus en maak je jezelf onbereikbaar (deur dicht, telefoon op flightmode).
Ruim je werkplek om je heen op zodat je een ‘zen-fengshui-mindfull’ omgeving hebt.
Werk in fullscreen modus *.
Vooral het switchen van de telefoon (flight mode aan en uit) is een krachtig beeld voor bereikbaar zijn of gefocust zijn. Probeer het eens uit en laat mij hieronder weten wat je er van vindt.
* Fullscreen modus is in de meeste programma’s te vinden onder ‘beeld’ of ‘view’.
Ken je het kinderspelletje: ik lig in mijn bed en stel me voor dat ik mijzelf zie liggen.
Daarna stel ik mij voor dat ik mijn bed zie in mijn kamer, dan zie ik het huis waar mijn kamer in staat, vervolgens de straat enz. totdat ik mijzelf als stipje zie vanuit de sterren.
Of een ander spel: ik stuur een brief met een adres dat begint met de eigen straat, dan stad, dan provincie, land, werelddeel, de aarde, zonnestelsel en kosmos.
Twee volwassen mannen, Charles en Ray Eamus, hebben al in 1968 van dit gegeven een korte documentaire gemaakt. Voor wie dit filmpje nog nooit heeft gezien: iedere tien seconden wordt de afstand tot de pick-nick waar alles mee begint 10 maal zo groot. Een fantastisch project met schitterende beelden. Mooie video om de eigen wirwar af en toe een beetje te relativeren.
De afgelopen weken heb ik al een beetje warmgelopen op LinkedIn.
Ik ga een aantal maanden iedere dag een post doen op LinkedIn volgens dit schema:
Zaterdag -> Fun
Zondag -> Filosofie
Maandag -> E-mail & consorten
Dinsdag -> Agenda
Woensdag -> Vergaderen
Donderdag -> MS Teams
Vrijdag -> Lean-wijsheid
Waarom?
Omdat ik leuk vind om te delen. Ik zal steeds een kort berichtje maken en als het aan de orde is linken naar een van de ruim 600 berichten op Ad’s Blog.
Volgen?
Vind je het leuk of waardevol om dit experiment te volgen, ga dan naar https://www.linkedin.com/in/advanderhulst/ dan kunnen we linken en komen de berichten van dit experiment in jouw tijdlijn terecht.
Triage is de manier waarop in de Spoed Eisende Hulp wordt geprioriteerd.
Tri staat voor 3. En bij triage zoek je naar een vooral snelle manier van voor- en achtergrond scheppen. Deze snelle manier kun je niet risicoloos doen, en dat hoeft ook niet. De risico’s blijven beperkt als degene die de triage doet maar veel ervaring heeft en een goed gevoel voor “pluis” versus “niet pluis”.
Ieder “geval” wordt langs een meetlat gelegd en in een van de drie beschikbare categoriën geparkeerd.
Een voorbeeld in de e-mail Postvak IN wereld:
De drie categorieën zouden als label kunnen hebben:
Tikkende tijdbommen
Goudklompjes
Bulk
Bij triage op Postvak IN zoek je naar de “tikkende tijdbommen” en de ‘goudklompjes” omdat die beide van veel waarde voor je zijn. De tijdbom om er voor te zorgen dat ie niet afgaat, en de goudklomp om er voor te zorgen dat ie niet in de grote bulk verdwijnt.
Wat zijn tikkende tijdbommen?
Medewerker meldt zich ziek meldt wegens burn out
Klant heeft serieuze en terechte klacht
Financieel overzicht laat iets heel anders (en negatiever) zien dan jij in beeld had
Wat zijn goudklompjes?
‘Ja’ tegen een offerte of project
Een compliment van klant/baas
Een levering waar je op zat te wachten
En wat doe je met de bulk?
Uiteraard ook van betekenis voor jou voorzien. Logisch in de volgende categorieën:
Prullenbak
Gelijk doen
Later doen
Doorsturen of
Opbergen (in Archief of Monitoren)
Dus: Triage gaat over de snelle manier van beoordelen van kansen en bedreigingen. In te zetten als je veel IN krijgt en weinig tijd hebt.
Berry maakte me attent op dit prachtige gedicht van René Oskam die schrijft in Supernormaal Nederlands. Zeer de moeite waard om zijn werk te bekijken en zijn verhaal te lezen.
Hier komt – omdat het kan – zijn pretgedicht over deze beruchte productiviteitsvalkuil.
Een organisatie (of afdeling/team) wordt vanzelf complexer en ingewikkelder.
Om daar wat tegenwicht tegen te bieden is het wijs om regelmatig de vraag te stellen: “Waar zullen we eens mee ophouden?”.
Waarmee we ons zelf de kans geven oud hout te kappen, zaken weer simpel te maken, processen flexibel te maken, afdelingen vitaal te krijgen, beheerssytemen aan te harken enz. Ter illustratie (lering en vermaak) een fout voorbeeld en een bijzonder goed voorbeeld.
Voorbeeld van hoe het niet moet
Dr. Robert Sobel Professor Geschiedenis vertelt dat de Britten in 1803 een burger-baan creeërden die inhield dat een man op de kliffen van Dover de wacht moest houden met een verrekijker. Hij werd geacht de bel te luiden als hij Napoleon aan zag komen. De baan werd opgeheven in 1945.
Voorbeeld van hoe het wel moet
Robert Townshend werd in 1962 CEO van Avis (autoverhuur). Hij trof een verkalkte, verbureaucratiseerde verlieslijdende organisatie aan. In 1965 verliet hij een winstgevend, snel en flexibel autoverhuur bedrijf. Een van zijn eerste daden was om een ‘Vice President In Charge Of Killing Things’ aan te stellen.
Het bestaansrecht van deze functie was het om fris en vol verwondering door te vragen waarom processen gingen zoals ze gingen, of waarom functies waren ontstaan. Als er geen goed antwoord kwam, volgde de vraag wat er zou gebeuren als de organisatie er mee stopte. Als het antwoord daarop ook nog vaag was dan kwam er een test periode om te onderzoeken wat er gebeurde als het proces tijdelijk werd opgeheven, of de betreffende functionaris tijdelijk iets anders ging doen.
In veel gevallen gebeurde er natuurlijk helemaal niets. De tijdelijkheid werd omgezet in een echt besluit en de organisatie was weer wat functioneler geworden (lees uit zijn antiquarische maar zeer waardevolle ABC boek op Google Books het betreffende hoofdstuk)
Hierna een rijtje met zaken die vaak worden gestart:
een nieuw formulier
een nieuw soort overleg
een nieuw(e) product, locatie, vestiging
een nieuwe specialistische functie
een nieuwe controle
een nieuwe verantwoording
een nieuw software pakket
een nieuwe projectmedewerker
een nieuw samenwerkingsverband
Soms zeer nuttig maar soms ook overbodig. Wees dus heel alert bij het starten van nieuwe dingen!
Tactiek:
houd een goed overzicht bij van de inrichting van je organisatie (liefst in mindmapvorm)
review dit overzicht per kwartaal zeer kritisch en beoordeel ieder aandachtgebied, verantwoordelijkheid en functie op zijn bijdrage aan je doelen
start alle nieuwe zaken als ‘pilot’ met een go/nogo review na een paar maanden
houd in je kpi’s. marap, MIS, bij hoeveel formulieren, functies, schalen, overleggen enz. er worden ingezet in je organisatie en vind er iets van
stel regelmatig de belangrijkste vraag: “Waar zullen we eens mee ophouden?” (je vraagt daarmee naar een emotie, een ergernis, een ongemak, een ontevredenheid die zo maar eens veel zou kunnen opleveren).
Tip
Er is een fantastische Amerikaanse komiek met de naam George Carlin. Hij heeft een monoloog waarin hij ons allemaal spiegelt hoe het toch komt dat we steeds meer spullen verzamelen. Helaas is de man niet meer onder ons. Zijn sketch is gelukkig te vinden op YouTube. Vijf minuten briljante Stand-Up-Comedian.
Misschien gebeurt dit ook wel in onze organisaties.
Er is iets bijzonders met tijd. Je zou denken ‘snel is altijd goed’ want dan hou je tijd over.
Hoe zit dat met zaken sneller doen of juist vertragen. Kan dat en wat is het gevolg daarvan? Daarover gaat dit tikkie filosofisch artikel.
Een workflow is een doordachte manier van werken die je zo internaliseert of automatiseert dat de routine/gewoonte zichzelf draagt en jij er nauwelijks meer energie in hoeft te stoppen.
Het is een mooi woord: workflow | werkstroom. Voor mij verbeeldt het woord dat er een stroom is die haar eigen tempo heeft. Het werk loopt soepel door, of met de stroom mee, in een eigen elegante cadans.
In de muziek heet deze cadans: ‘tempo giusto. Een beetje muzikant voelt het juiste tempo dat hoort bij een bepaald stuk als vanzelf aan. Ik denk dat dit met workflows ook zo is.
Een workflow kun je bewust inrichten met een checklist, visualiseren met een stroomdiagram, met een mindmap enz. Het enige wat je hoeft doen is regelmatig uit de ‘het-loopt-vanzelf-stand’ gaan en je workflow een APK geven.
Kun je je workflow versnellen en zo in workfast terecht komen?
Probeer het. Soms levert het inzicht op maar vaker kom je erachter dat dit niet zo veel zin heeft wanneer de stappen gelijk blijven. Je loopt al snel aan tegen de eigen logica van de stroom zodat je struikelt of herwerk moet doen of – nog dommer – te veel doet omdat je te snel ging.
Kun je je workflow vertragen en zo in workslow terecht komen?
Dat kan en is soms ook heel zinnig. De prijs is dat je er veel bewustzijn, energie en intelligentie instopt en dat heeft alleen zin als je bezig met een APK-ronde ten aanzien van je routine. Als je de bevindingen van de workslow weer integreert in je workflow wordt deze sneller. Dan is het tegelijk ook een nieuwe incarnatie van je workflow geworden. Met een nieuw ‘tempo giusto’ die je zo maar eens sneller bij je resultaat zou kunnen brengen!
Wil je een experiment met een e-mail workflow of een agenda workflow? Meld je dan aan voor een Online Workshop Personal Lean.
We gebruiken cookies zodat deze website zo soepel mogelijk draait. Als je doorgaat met het gebruiken van de website, gaan we er vanuit dat ermee instemt.IK BEN AKKOORDNee, ik wil meer info
Op deze pagina links in naar de podcasts (Open Spotify) waarin ik mijn kennis en ervaring deel.
Laden...
Af en toe even uitzoomen moet kunnen vandaar vandaag een meer filosofische blog.
Ga je trekken en sjorren aan een ander of doe je wat nodig is om deze zelf in beweging te laten komen.
Tijdens een conferentie zat ik aan de lunch met een werelddeel-directeur van Unilever (80 fabrieken in alle landen van Europa).
