Op deze plek staan de verzamelde blogartikelen over de spelende of filosoferende mens.
De inhoud kan een anekdote zijn, een verhaal, een gekke waarneming, een overweging, een inzicht, een boek of wat mij op enig moment ook maar inspireerde.
Elegantie en stijlvolle eenvoud zijn de woorden die vaak voorkomen in deze blogs omdat ze mij na aan het hart liggen.
In een grote nis in onze hal thuis hebben twee timmermannen een maatwerk inbouwkast gefabriekt. Ons huis is al wat ouder en daarmee een beetje scheef.
De mannen – en wij daarmee ook – troffen het. Het weer was goed en alle materialen en gereedschappen konden buiten worden uitgestald.
Wat me opviel is dat deze vaklui precies in de gaten hebben op welk moment ze beter met het handje kunnen zagen (eenmalig ding, maatwerk, onhandige plek) en wanneer ze de zaagbankinzetten (meerdere gelijke delen op basis van standaardinstellingen van een zekere omvang).
Voor mij staat de handzaag voor low-tech en de zaagbank voor high-tech. En deze beiden kan ik ook opvatten als metafoor voor ons organiseer-werk.
Een potlood is low tech en een stylus is hightech.
Papier is low-tech, notities maken in Evernote/One-note op een iPad is high-tech.
Een whiteboard met geeltjes is low-tech, een dashboard in Trello is high-tech.
Hoofdregel 1: low-tech gaat voor high-tech
Start een nieuwe routine, werkmanier, project altijd met simpel en goed beheerst gereedschap. Je hebt dan niet de dubbele leercurve van de tool en het nieuwe van de inhoud van je project. Low-tech is vrijwel altijd sneller, minder kwetsbaar en kost in eerste instantie minder tijd, aandacht en investering.
Hoofdregel 2: gebruik geen high-tech als je low-tech niet beheerst
Als je niet met de hand kunt zagen gebruik dan geen zaagbank (dat kost je je vingers). Als je geen actielijsten bij kunt houden op papier ga dan niet werken met een digitaal systeem voor acties. Kost je frustratie en dus energie en tijd.
Een uitzondering op deze regel is hobby. Als je er veel plezier in hebt allerlei zaken uit te proberen en via high-tech op te lossen dan is daar natuurlijk niets mis mee.
Voor werkelijke productiviteit is dat anders. Daar blijft de tool het middel en is kiezen voor low-tech als start (en pas gebruik maken van high-tech bij standaardisatie of opschalen) verstandig.
Andere ervaringen, ideeën, beelden? Deel ze hieronder in de reacties dan hebben we er allemaal wat aan.
Het prachtige begrippenpaar Vital few & Trivial many komt van Joseph M. Juran en heeft een directe relatie met Pareto’s 80/20 wetmatigheid.
Als je niet de hele dag in de brandweermodus werkt (alles lijkt van rechts te komen, maakt een boel lawaai en eist voorrang op) maak je waarschijnlijke gebruik van deze logica. Je kijkt naar de zaken die je het meest waarde opleveren én je bovendien de minste tijd en energie kosten. In die zaken zit de hefboom.
De Pareto-regel stelt en bewijst dat er een onevenredige verhouding is tussen oorzaak en gevolg. Sommige acties leveren meer rendement dan anderen.
20% van de oorzaken leveren 80% van de gevolgen.
In 20% van je tijd genereer je 80% van je resultaten.
In 20% van je resultaten lever je 80% van je toegevoegde waarde
Je kunt die Pareto-regel als onontkoombaar zien (want dat is ie theoretisch ook!) of er aan werken dat je actief steeds minder tijd besteedt aan de trivial many om steeds meer tijd te kunnen besteden aan de vital few.
Vier strategiën die daarbij helpen
niet meer doen
dat is uiteraard de beste strategie maar is niet altijd mogelijk
time-boxing
realistisch krap plannen en tevreden zijn met ‘huishoud-kwaliteit’
automatiseren
eerst standaardiseren en dan zo veel mogelijk softwaretruukjes het werk voor je laten doen
delegeren
iemand anders blij maken (voor wie dit werk misschien wel tot de vital few kan behoren)
Tip samengevat:
Streef er actief naar de vanzelfsprekende 80% trivial many terug te brengen tot 50% zodat je 50 % tijd kunt besteden aan de vital few.
Ps: Leuk weetje: In zijn nadagen veranderde Juran het begrippenpaar in Vital Few & Useful Many.
De vele bedrijven en organisaties die een certificaat moeten hebben op straffe van korting, verscherpt toezicht of zelfs uitsluiting van hun maatschappelijke functie hebben helemaal geen keus. Ze zitten vast aan het voor hen geldende certificeringsschema, de normen en het verplichte auditcircus.
Derhalve kan het niet anders of de ‘macht’ van de certificerende instantie leidt tot een ‘externe macht’ die interne processen gaat sturen. En laten we duidelijk zijn: daar is deze certificering ook voor bedoeld!
De aanname is natuurlijk dat dit hele circus leidt tot een verbetering van de kwaliteit van de organisatie en derhalve van een betere waarde voor de echte klanten van de organisatie.
De certificeerder wordt daarmee tot verplichte klant en zal naar tevredenheid bedient dienen te worden worden. Omdat dit zo is lijkt de me de volgende stelling niet zo extreem:
De meeste kwaliteitsafdelingen zouden beter certificerings-afdelingen kunnen heten.
Wanneer dat zou gebeuren zou er een heleboel helderheid komen omdat niemand meer met de verwachting kan leven dat kwaliteit verzorgd is omdat er een afdeling is met die naam. En deze certificeringsafdeling kan aan het werk met alles te doen om het certificaat te verwerven en behouden.
PDCA
Vrijwel alle certificeringsschema’s en alle kwaliteitsystemen hebben als oergrond ISO en de PDCA-cyclus. Het verschil is dat de certificeringsbranche bij voorkeur gebruikt maakt van het geschreven woord (meerjarenbeleidsplan, jaarplannen, pannen van aanpak met ‘smart’-geformuleerde doelen, procesbeschrijvingen met her en der een stroomdiagram, planning en control-cyclussen, kwartaalrapportages, managementreview-verslagen enz.) leidend tot een (uitgebreid) kwaliteitshandboek.
De kwaliteitsbewegingen die los werken van certificeringen zoals lean, agile, scrum, six sigma gebruiken voor hun PDCA’s een veel breder scala van zaken en snappen dat het geschreven woord zo ongeveer de minst geschikte vorm is om kwaliteit aan de praat te krijgen, te houden of vast te leggen (zie voor een overzicht dit artikel).
Kwaliteit zit nu eenmaal in de waarde die de klanten van het primaire proces ervaren en nooit in het geschreven woord.
Tips
Mijn tips voor iedereen die er invloed op heeft:
1. noem het beestje bij zijn ware naam (afdeling certificering)
2. laat de verantwoordelijkheid voor kwaliteit waar deze hoort: in de lijn
3. gebruik de ordening van het certificeringsschema bij alle pdca-activiteiten in de lijn
4. laat de afdeling certificering haar creativiteit gebruiken om alles aan elkaar te knopen
als je dit goed doet voldoe je vanzelf en hoef je nooit meer zaken vreemd-aan-de-orde-van-de-dag te plannen of te doen omdat ‘het’ moet van ‘de HKZ/INK/NEN/BMI’, of wat het dan ook maar voor schema is.
Scheelt een heleboel stress, ergernis en verlies van intelligentie & tijd!
Oud collega Arineke Elsenaar stuurde een tweet de wereld in die in een notendop een prachtige keten weergeeft en daarmee ook gelijk 6 overgangen zichtbaar maakt waar de communicatiefouten zomaar vanzelf opduiken.
De 6 plekken:
Zendende partij:
Bedoelen: helder hebben wat je over wilt brengen en op welke manier
Zeggen: dat vervolgens ook in woord (en gebaar) over kunnen brengen
De ontvangende partij:
Horen: in wat er gezegd wordt kunnen horen wat er bedoeld is
Begrijpen: voor je kunnen zien wat er aan actie nodig is, gewenst wordt, verwacht wordt
Akkoordgaan: ja-zeggen tegen die actie, wens of verwachting
Doen: en vervolgens ook nog handelen in het verlengde van actie, wens of verwachting
Niet zo vreemd dat het vanzelf misgaat en er moeite en oefenen (en vertrouwen en tolerantie) nodig is om communicatie vruchtbaar te laten zijn.
De herkomst van de reeks is onduidelijk (heb ik nagevraagd bij Arineke) maar blijkt zwervende wijsheid te zijn (die mij nog nooit had bereikt).
Warren Buffett (van 1930!) geeft in een interview toe dat het niet makkelijker gaat als je ouder wordt . Maar zelfs als je van nature geneigd bent ‘ja’ te zeggen, hulpvaardig en empathisch bent, moet je de competentie ontwikkelen ‘nee’ te zeggen.
“Nee zeggen’ heeft meer creatieve energie in zich dan alle briljante ideeën, inzichten en talenten gecombineerd. Je ‘Nee’ bewaakt de tijd, de draad waarmee we onze creaties weven. Er is geen hogere wiskunde rondom tijd: je hebt altijd minder dan je denkt en je hebt meer nodig dan je weet.”
” Haal de magie en mythe van het creëren weg en alles wat overblijft is werk … Het maakt niet uit wat je leest , het maakt niet uit wat iedereen beweert, bijna alle productieve geesten besteden bijna al hun tijd op de plek waar het moet gebeuren. Er zijn maar zeer weinig instant successen en veel hard-werken successen. “
Tijd om crea-productief te zijn is op drie manieren schaars.
Als mens zijn we eerst kind en later bejaard. Daartussen moet het gebeuren.
Tijd die weg is komt nooit meer terug. Tijd is geen verhandelbare ding.
Tijd is democratisch verdeeld: We leven gemiddeld 80 jaar. Daar kun je niet veel aan doen ook al heb je al het geld van de wereld.
Buffett praat over een schilder Berkshire Hathaway en hoe deze een lijkt te zijn met zijn doek en dat hij gelukkig is als hij elke dag kan schilderen. Maar om je kunst te maken – en om zinvol productief werk te doen heb je tijd nodig- dus is het beheren van je tijd de sleutel tot creatief en productief zijn.
Het goede van geheide routines en gewoontes is dat je er niet over na hoeft te denken; ze kosten je nauwelijks energie en je hebt er geen omkijken naar. Ze geven je ruimte, tijd, energie en intelligentie voor de belangrijkste dingen des levens.
Het slechte van geheide routines en gewoontes is dat je niet vanzelfsprekend op het idee komt om ze onder de loep te leggen, te reviewen of te verbeteren. En daarmee kunnen de goede gewoontes van ‘ooit en toen’ je toch knap in de weg zitten voor het effectief en creatief inzetten van tijd, energie en intelligentie voor de doelen die je verder brengen op je pad.
Het midden is dus andermaal weer eens dat wat we zoeken: goede gewoontes ontwikkelen en ook regelmatig stil staan en kijken of de gewoontes nog passen bij het werk en het leven dat we nodig hebben of wensen op ons pad.
Ik denk dat dit de essentie van Lean is, ongeacht of het nu gaat over een groot bedrijfsproces, emailen of tandenpoetsen!
In een korte video zien we hoe twee leancracks van Toyota meedenken met de organisatie van een tijdelijk voedseldistribueer centrum. Super menselijk & superslim. Kortom als je van menselijkheid + slim organiseren houdt is dit een feestje (van 6 minuten).
Ik weet niet of het waar is maar ik hoorde eens dit mooie verhaal:
Bij de NASA waren een aantal onderzoekers bezig met het ontwikkelen van een pen die zou blijven werken in een ruimtestation ver weg van Moeder Aarde toen een van hen op het idee kwam om een spion naar de russen te sturen om te achterhalen hoe deze dit ‘probleem’ opgelost hadden. Deze kwam terug met de mededeling dat de russen … potloden gebruikten!
Hetgeen bewijst dat low tech voor high tech gaat. Wanneer iets simpel kan, houd het dan ook zo. Wanneer het noodzakelijk lijkt om up te graden doe het dan. Wanneer blijkt dat de upgrade ten koste gaat van levenskracht en energie heb dan de moed om weer terug te gaan naar low tech. Wat kunnen we met deze wijsheid doen?
Papier ℗ en potlood ℗: onverslaanbaar duo: Het PP-systeem
Papier is vrijwel altijd voorhanden, je hebt geen stroom nodig, is goedkoop, werkt simpel dus er is geen leercurve. Potlood (natuurlijk met een gummetje eraan) doet het altijd, is makkelijk te wissen, vlekt niet.
Dus hierbij een simpel PP-systeem om overzicht te houden. Wat je nodig hebt is een blanko A4, het liefst zonder lijntjes, en een mooi (vulpotlood). Zelf gebruik ik Quantore Blank (omdat het ook nog eens mooi dun papier is) en een super elegant Lamy vulpotlood. Het PP-systeem is minder geschikt voor mensen die groot schrijven.
Opzet van het systeem
Vouw je A4 door het midden over de breedte en doe daarna het zelfde over de lengte. Vouw het daarna nog een keer zodat het formaat A7 ontstaat. Wanneer je het vel nu weer openvouwt heb je 8 vlakken en dat aan 2 kanten. Dus in totaal 16 vlakken.
Daarmee heb je maximaal de ruimte voor 16 verschillende lijsten. Of 8 iets grotere (of uiteraard een combinatie van kleiner en groter).
Zie plaatje
Ben je een GTD-fan dan gebruik je de vakjes voor de verschillende lijsten: doen, wachten-op, ooit-misschien & projecten. Desgewenst maak je vakjes voor contexten (bellen, mailen, boodschappen, bila’s, thuis, werk, stad enz). En de achterkant gebruik je natuurlijk als inbox. Als je twee keer per week je papier ververst heb je gelijk je weekreview gedaan. Ben je Agile Result-fan dan hou je je drie van de maand/week in een vak bij, de 3 van de dag in een volgend vak erop bij (met bijvoorbeeld een * ervoor) en gebruik je de rest als b.v. een GTD-systeem.
Ben je een fan van je eigen systeem. Houd het vooral daarbij.
Samengevat de voordelen van het PP-systeem:
Kost bijna niets
Kan zonder stroom
Heb je altijd bij je
Reviewen doe je vanzelf
Als je moe bent van je supersonische app op je smartphone/ipad-enz. wissel dan eens een paar weken naar dit systeem dan weet je zo weer waar het in essentie om gaat. En mocht je toch weer supersonisch willen vraag je zelf dan eerst af of je leven er complexer of simpeler van wordt.
Dit PP-systeem werkt bij mij in ieder geval super: Ik heb er jarenlang een complexe HRM-baan mee gemanaged.
Hardloper Hans had een tijd geleden een prachtig bizar voorbeeld van een manier om tijdens je werk te kunnen bewegen.
TREADMILL DESKS
Je zet gewoon een loopband onder je bureau en loopt tijdens je werk terwijl je niet van plaats veranderd. Op deze manier kun je makkelijk een paar kilometer per dag extra wandelen.
Nu nog het raam open en het dak eraf en we zijn waar we wezen willen. Lekker buiten, bewegend in de open lucht.
Of een douche en toiliet erbij en we zijn weer bij Intensieve Menshouderij.
NB1: Dit is geen geintje maar serious business (in de VS: dat dan weer wel).
NB2: Niet doen dus, of er verschrikkelijk veel pret mee hebben.
Langzamerhand begin ik steeds meer te ontdekken van de oerprincipes van persoonlijke en collectieve productiviteit. Een van die ontdekkingen wil ik hier beschrijven.
Het ultieme doel van een goede workflow is het realiseren van een betrouwbaar systeem buiten je hoofd waarin alles wat voor jou van belang is een plek heeft en dat beschikbaar is (of zichzelf middels een piepje meldt) op de tijden dat je dat wenst.
Als dat lukt dan ben je op een relaxte manier productief en kun je veel doen van de dingen die voor jou op dat moment aan de orde zijn.
Waarom zou ik dat willen en wat levert mij dat op?
Het levert mij drie grote winsten:
Innerlijke ruimte voor reflectie. Ik kan terugblikken op de dag/week die was en kan daardoor oogsten, ontwikkelen en leren.
Tegenwoordigheid van geest (intuïtie). Ik ben aangesloten aan de werkelijkheid en de context van het moment. Ik word niet gestoord door belangen, emoties en impulsen uit het verleden of de toekomst. Daardoor kan ik precies het juiste doen in het moment.
Creativiteit. Door de rust die ik heb gaat er van alles borrelen. Ik krijg plannen ideeën. Ik laat mij inspireren. Ik wil nieuwe dingen doen, nieuwe paden op, nieuwe mensen en zaken ontmoeten.
Met deze drie winsten bevind ik mij in de drie grote richtingen van het bestaan.
Het reflecteren sluit aan bij de onderzoekende houding van de onderzoeker/wetenschapper. Ik verzamel feiten en trek conclusies.
De tegenwoordigheid van geest steunt op de onbewuste bekwaamheid van de professional handelend vanuit ervaring en kennis.
De creativiteit hoort bij de kunstenaar die in gesprek met de toekomst impulsen naar het nu haalt en iets gaat doen.
Ik denk dat ieder compleet mens (of beroep) deze drie zaken op de een of andere manier ruimte zou moeten geven. Einstein speelde tenslotte ook piano & viool en Leonardo was ook een onderzoeker (van bijvoorbeeld de anatomie van de mens).
Er waren de nodige reacties op mijn blog PDCA is soms helaas SRFF. Gerard van Heugten (Manager Transport Planning at Rockwool Roermond) heeft er wel echt werk van gemaakt en mij twee visualisaties gestuurd van de combi van de Deming en de Dooming Cirkel. En Gerard vindt het oké dat ik ze hier openbaar maak. Waarvoor dank!
Je moet even op de afbeeldingen klikken om ze groter in beeld te krijgen.
De DOOM OF THE DEMING CIRCLE laat mooi zien hoe de dagelijkse veel voorkomende stijl zich verhoudt tot een degelijke PDCA aanpak.
In de tweede visualisatie zijn de valkuilen nog op een andere manier mooi in beeld gebracht.
Voor wie af en toe nog moeite heeft met de logica en kracht van deze simpele maar niet eenvoudige formule van Deming het volgende ezelsbruggetje dat ik al werkende weg ontdekte. PDCA is denken-doen-denken-doen en dan weer opnieuw. Dus:
Plan = denken
Do = doen
Check = denken (want reflecteren en nadenken over het verschil tussen dat wat je dacht dat er zou gebeuren en dat wat er feitelijk gebeurd is)
Act = doen (standaardiseren, bijstellen, aanpassen of stoppen)
We gebruiken cookies zodat deze website zo soepel mogelijk draait. Als je doorgaat met het gebruiken van de website, gaan we er vanuit dat ermee instemt.IK BEN AKKOORDNee, ik wil meer info
In een grote nis in onze hal thuis hebben twee timmermannen een maatwerk inbouwkast gefabriekt. Ons huis is al wat ouder en daarmee een beetje scheef.
Laden...
In de categorie zomerfun een video waarin de instructies voor de volgende versnellingen: