48 Zoekresultaten voor checklist
Het lijkt misschien een saai onderwerp maar is het zeker niet. Er wordt in ons landje onnoemelijk veel tijd versleten met het zoeken naar en terugvinden van bestanden. In deze blogpost op rij wat de meest waardevolle regels zijn voor een mappenstructuur, naamgeving van bestanden en slim zoeken.
Vroeger liep ik door gangen die volstonden met kasten met daarin ordners. Ook de werkkamers stonden vol met halfhoge ladenkasten, hangmapsystemen en daarnaast lagen alle horizontale oppervlaktes vol met papier, boeken en todo-blokken. Zoeken was een fysieke activiteit.
Dat is nu wel anders. Ik loop door strakke gangen en open ruimtes waar geen kast meer te vinden is. Het probleem is daarmee helaas niet opgelost maar verplaatst. Alles wat zichtbaar was is onzichtbaar geworden want verplaatst naar de virtuele wereld. Zoeken is nu turen op een scherm met rimpels in je voorhoofd.
Vuistregels
Gebruik deze vuistregels voor het simpel terugvinden van je bestanden. De eerste vuistregels gaan over opbergen de laatste over zoeken. Beiden zijn nodig.
1. Deel je mappenstructuur op in drie logische delen
Ik heb deze manier van ordenen beschreven in deze blogpost.
2. Gebruik logische consistente bestandsnamen.
Onderdelen van een goede bestandsnaam kunnen zijn: datumstempel (171020), categorie ‘offerte’ en een paar steekwoorden als representant van de inhoud. Zie deze blogpost voor tips voor bestandsnamen.
3. Zet alle bestanden van voor datum X naar een archiefplek (a-z geordend).
4. Maak één medewerker verantwoordelijk voor de hoofdstructuur.
Nummer de mappen die bij deze structuur horen. Zet de meest gebruikte mappen op nummer 1, 2 en 3. Beperk je tot steeds een laag van maximaal 7 + 2 mappen om het overzicht te behouden (en ga eventueel daarna een laag dieper).
5. Organiseer twee x per jaar een opruim/opschoonmoment. Geef iedereen op een rustig moment een map waar hij goed in thuis is en speel virtueel Hendrik Jan de tuinman. Tegelijk doen is het leukst. Wieden en snoeien dus!
6. Verbied mapjes met de namen: ‘allerlei’, ‘algemeen’, ‘diversen’ enz.
7. Gebruik zoeken in de verkenner
Eerst ga je naar de Verkenner met ‘Windowstoets-E’ en daarna gebruik je ‘Ctrl-F’ om vlot in het zoekveld te komen. Type de steekwoorden uit het bestand dat je zoekt. Je krijgt dan direct een lijst te zien van bestanden die voldoen aan jou zoekvraag. Verfijn het eventueel als je nog niet direct vindt wat je zoekt. Wel eerst je zoekinstellingen optimaliseren want die staan niet vanzelf goed.
8. Zet de door jou het meest vaak gebruikte mappen of bestanden in de verkenner onder snelle toegang.
Dat lukt door ze gewoon daarnaar toe slepen. Windows maakt dan een snelkoppeling voor je (rechtermuisklik: ‘vastmaken aan Snelle toegang’ kan ook). De mappen krijgen een pin-icoontje achter hun naam (zie plaatje).
9. Maak een checklist van de door jou (of je team) te hanteren vuistregels en bespreek die wanneer nodig (en stel dan uiteraard ook weer bij indien nodig).
Laden...
Je agenda is dé lijst waarin je je meest schaarse commodities beheert namelijk tijd & aandacht. Ik kom veel managers en drukke professionals tegen die geen goede manier hebben om die agenda te beheren. Ik wel en ik ga die delen.
Dit proces is prachtig in zijn eenvoud en helaas toch voor veel collega’s een hele heisa om dit werkelijk te gaan doen. De reden daarvoor kan ik ook verklappen: iets te veel verslaafd aan stress.
Dus voor wie zijn agenda in balans wil krijgen het volgende proces dat een onderdeel vormt van de weekreview (waarvoor je een checklist kunt downloaden hier op deze website).
Kies 20/30 minuten aan het eind van een week of direct bij de start van een nieuwe week. Zorg dat je even echt eigen tijd hebt (telefoon uit, deur dicht enz.).
Stap 1: Keek op de Week
Zoom in op de week die is geweest en herinner je van ieder item dat je in je agenda ziet staan:
- wat het was;
- wat de waarde was;
- wat je vond van de duur, de vorm, de regie van de bijeenkomst;
- beoordeel of er nog losse eindjes zijn.
Probeer een gevoel te krijgen bij de voorbije week. Was het een mooie week, was het een waanzinnige week, was het een spannende week met veel succes, was het een spannende week met veel risico’s die maar net goed is afgelopen, was het een saaie week?
Stap 2: Stel je zelf 2 vragen
- waar wil ik meer van in de toekomst?
- waar wil ik minder van in de toekomst?
schrijf deze voornemens even op zodat je die bij de hand hebt bij stap 3
Stap 3: kijk 8 (ja acht!) weken vooruit
Dit is een stap die voor de meeste collegae ongebruikelijk is en toch bijzonder noodzakelijk. De eerste paar weken van deze 8 zijn uiteraard al zo ongeveer gedefinieerd. Het is niet zo eenvoudig om daar zaken echt te verschuiven. Hoe verder weg vandaag hoe meer ruimte er is om iets te wijzigen, verzetten, reserveren enz.
Je bekijkt dus de planning van die weken en zoekt naar gekke of bijzondere zaken (en die zijn er eigenlijk altijd wel).
- dubbele boekingen;
- deadlines;
- reizen;
- familie-bijeenkomsten;
- vakanties;
- noodzakelijke voorbereidingen;
- ruimte voor onverwacht;
- meetings zonder doel of resultaat.
Je schoont op en maakt betere composities van die acht weken. En omdat je dit iedere week weer doet komt er een leerlus op gang die maakt dat je je tijd en aandacht goed gaat beheren en daardoor je werk en je leven steeds beter in balans komen. Je kunt beter prioriteren omdat je een globaal beeld hebt van alles wat er aan staat te komen. Je geeft minder snel tijd van jezelf weg omdat je die nu eenmaal zeer goed hebt doorgedacht en verankerd in deze komende acht weken.
Kortom: wie dit proces regelmatig aan de praat krijgt geeft zichzelf een mooi kado (en vermoedelijk zijn naast omgeving ook).
Laden...
Wild Water is de organisatiefase die volgt op Pret en heeft als karakter dat je ten onder lijkt te gaan aan je succes. De logica ervan is dat het succes in Pret nog vooral geborgd is in improvisatie, flexibiliteit en een flinke snuf mazzel. Je kunt in deze fase het gevoel hebben dat je berg af, wind mee, op je fiets zit. Het gaat heel hard is ook wel heel leuk maar zeker niet in control. Voor meer info over deze levensfasen zie dit artikel.
Wat ik hierboven beschreven heb komt ook voor in situaties waarbij het nog helemaal niet gaat om een ‘organisatie’ maar meer om een eenmanszaak of een klein team.
Afgelopen week kwam ik 2 duidelijke voorbeelden tegen:
1. Kleermaker
De kleermaker maakt reclame voor maatwerk. Belooft dat het gevraagde over twee weken klaar is. Is niet klaar. Schept een nieuwe verwachting en maakt het daarna weer niet waar. En dit is allemaal geen onwil maar een typisch gevalletje miniatuur wild water.
2. Webshop
Ronkende webshop heeft de allure van Amazon. Eenmaal op de bestelpagina blijkt het allemaal toch wat kleiner. Eerst een bevestigingsmail, dan een betaalverzoek met een rekeningnr (dus geen iDeal oid) met onderin een heleboel onbegrijpelijke code. Of ik zelf eerst wil betalen en als het bedrag binnen is wordt er verzonden. Het product is bijzonder genoeg maar het proces is totaal ontoereikend -> miniatuur wild water.
Maar het kan ook op persoonsniveau
Je zit goed in het werk. Je wordt gewaardeerd. Je bent flexibel, vrolijk, kunt goed improviseren en met een boel creativiteit (en ducttape, elastiek en een klein beetje anarchisme) ben je een heel eind gekomen. Totdat de boel ontploft. De mazzel die je had is opeens weg. Niets lukt meer, harder werken kan niet, omgeving gaat piepen en daar is ie dus -> miniatuur wild water.
Wat te doen?
De truuk in al deze situaties is om alle processor-kracht die je maar hebt, in te gaan zetten en te gaan werken aan het tot rust brengen van het wilde water om daarmee tot een volgend level van professionaliteit te komen. Dus nadenken over goede dragende gewoontes/routines. Zaken vastleggen in checklists. Complementaire kracht invliegen (coaching, ondersteuning, processor-collega opzoeken en kijken hoe zij het doet) enz.
Troost: Klein wild water is een onvermijdelijke voorfase van een volgend level. Dus roep ‘hiep, piep hoera’ en doe er iets aan. En als je niet weet waar je moet beginnen dan bel je of e-mail je mij.
Als je eens een keer een workshop wilt over dit onderwerp laat het me weten via de contactpagina.
Andere ervaringen, tips? Zet ze hieronder in de reacties zodat we er allemaal wat aan hebben. Druk ajb hieronder op alle social media knoppen en/of op de rating-sterren als je dit een aardig artikel vind!
Laden...
Een inbox is een plek waar verse informatie binnen komt. Inboxen zijn de poorten/overgangsplekken van de wereld in zijn algemeenheid naar jouw wereld. Vandaar het belang om precies te weten hoeveel van die poorten je hebt omdat je ze nu eenmaal moet onderhouden en reviewen.
De meeste deelnemers aan mijn trainingen komen uit op 5 tot 9 inboxen. Tel voor jezelf eens hoeveel jij er hebt aan de hand van onderstaande voorbeeldlijst.
een fysieke inbak- e-mail inboxen
- voicemail inbox
- sms inbox
- bureaublad fysiek
- bureaublad digitaal
- tas/rugzak
- portemonnee
- notitieblokken fysiek
- notitie-plaatsen digitaal
- je eigen koppie kan zelfs een inbox zijn
Meer dan je dacht? Zet je score ajb hieronder in de reacties dan kunnen we leren van elkaar.
Wat heb je nu aan dit inzicht?
1. groot onderhoud
Je kunt met deze opsomming een eerste ronde onderhoud doen op basis van even reflectie.
- zijn het er te veel? welke poorten gaan vanaf nu dicht?
- zijn er het er te weinig? welke poorten wil je erbij?
2. opnemen in je routine
Voeg deze opsomming toe aan je checklist voor de weekreview zodat je brein erop leert te vertrouwen dat je minimaal één keer per week deze inboxen leegt (maar pas op dat je de weekreview niet misbruikt om achterstanden weg te werken want dat is kansloos!).
3. klein onderhoud
Leer een gevoel te krijgen voor het juiste ritme voor iedere inbox.
- e-mail misschien wel meerdere malen per dag
- voicemail 1 keer per dag
- fysieke postvak iedere 2 dagen
- notitieblok 1 keer per week enz.
Wat jou dan ook maar het beste past.
Met deze manier van werken verzorg je de overgang van de wereld naar jezelf en zorg je dat niet de bottleneck wordt voor de medewerkers en collega’s om je heen.
Als je eens een keer een workshop wilt over dit onderwerp laat het me weten via de contactpagina.
Andere ervaringen, tips? Zet ze hieronder in de reacties zodat we er allemaal wat aan hebben. Druk ajb hieronder op alle social media knoppen en/of op de rating-sterren als je dit een aardig artikel vind!
Laden...
Nee, ik ben niet zielig. Mijn derde hersenhelft is juist heel handig en geeft ruimte in mijn hoofd. Mijn derde hersenhelft bevindt zich namelijk niet in maar buiten mijn hoofd. Het is een systeem dat vertrouwd wordt door mijn brein en waarin ik van alles op kan slaan en vooral ook heel snel weer kan terugvinden.
Bijvoorbeeld al deze zaken:
- wat moet ik nog doen (ook wel: wat zijn mijn opties)?
- waar heb ik ja tegen gezegd?
- wat is mijn speelveld?
- welke grote doelen en projecten heb ik?
- hoe ziet wild succes eruit?
- wat is de reden dat ik hier op deze planeet rondhobbel?
en ook nog dit:
- mijn draaiboeken
- mijn checklists
- mijn lijstjes (boeken, films, cadeau’s)
- enz enz
Mijn derde hersenhelft krijgt nog wel eens een andere behuizing omdat ik het aardig vind om van alles uit te proberen maar woont op dit moment in Workflowy (Tagline: ‘Make lists | Not war’).
Uiteraard offline en online. Ook op mobiel en tablet. Mooi, snel, nauwelijks leercurve.
Disclaimer: Een derde hersenhelft werkt alleen als je het minimaal 1 maal per week grondig bekijkt en ordent (in de weekreview). Anders kwijnt het weg.
Andere ervaringen, tips? Zet ze hieronder in de reacties zodat we er allemaal wat aan hebben. Druk ajb hieronder op alle social media knoppen als je dit een aardig artikel vind!
Laden...
Het begrip return on investment (ROI) wordt in de regel gekoppeld aan geld. In dit artikel koppel ik het aan tijd: Return on invested time (ROIT).
Geld kun je oppotten, je kunt er mee goochelen, je kunt het zomaar in grote hoeveelheden krijgen en weer kwijtraken. Dat kan met tijd allemaal niet. Weg is weg en komt nooit meer terug, en … iedereen krijgt er evenveel van op een dag. Reden te meer om stil te staan bij de keuzes die we maken ten aanzien van de onderwerpen waar we onze tijd aan besteden.
Werken met ROIT kan alleen maar als je jezelf in de reflectiemodus zet. Dus niet doen maar nadenken over. De weekreview is daar de meest logische plek voor hoewel het uiteraard ook op ieder ander moment kan.
ROIT toepassen
Waar speelt dit het duidelijkst en kun je dus goed beginnen? Bij nieuwe vragen of keuzes zoals:
- je wilt een opleiding doen
- je wordt gevraagd lid te worden van bestuur VVE of de Rotary
- je ben van plan een nieuw app te gaan gebruiken
- je hebt een nieuwe medewerker en moet die inwerken
- je gaat een checklist of een procesbeschrijving maken
In al deze gevallen is het van belang om even na te denken wat het tijdsbeslag is aan de voorkant en wat je verwacht daarvoor terug te krijgen in waardes als: tijd, geld, energie, welzijn, erkenning enz. aan de achterkant.
Die inschattingen (investering en rendement) zullen vaak niet meer zijn dan een educated guess maar toch veel inzicht opleveren.
Dit artikel lezen kost je 1 minuut en levert je bij toepassing een veelvoud op. Een goed ROIT dus!
Disclaimer: Het gaat er uiteraard niet om ieder moment van de dag neurotisch efficient vol te stampen met allerlei belangrijke en waardevolle belevenissen. Niets doen of op een terrasje mensen kijken kan ook een uitstekende keus zijn!
Heb je voorbeelden? Ervaringen? Zet ze vooral hieronder zodat anderen er ook plezier van kunnen hebben.
Laden...
Om in control te komen en vooral ook te blijven is het noodzakelijk om regelmatig en het liefst iedere week op je eigen berg te gaan zitten en te kijken naar alles wat er zich zoal heeft gespeeld, alles wat aan zit te komen en natuurlijk al je overzichten actueel te maken.
Het grote voordeel van de weekreview doen is dat je gedurende de week veel beter op je intuïtie kunt varen en ieder weekend vakantie hebt!
Het niet doen van de weekreview betekent voor je brein dat deze 24/7 aan het reviewen blijft en dat kost tijd, energie en mentale bandbreedte.
Een dergelijk review heeft een vaste opbouw. Je hoeft het dus niet zelf te verzinnen hoe je dit nu eens zult aanvliegen.
Zie voor de handleiding weekreview het Handboek Personal Lean.
Als je nog nooit een weekreview hebt gedaan begin dan met de terugblik (1 week) en de vooruitblik (8 weken) van je agenda. Daarmee krijg je vast de smaak wel te pakken.
Wil je een eigen checklist weekreview maken, meld je dan aan voor de Online Workshop Personal Lean.
Laden...
Als je zeker weet dat ‘iets’ werkt en je moet dat ‘iets’ steeds herhalen dan is het wijs om dat ‘iets’ vast te leggen in een routine.
Grof gezegd zijn daar 2 manieren voor:
Uniformeren
(gelijk trekken, vastleggen | doen zoals het hoort)
Uniformeringen worden zichtbaar in formulieren, digitale workflows, in normen voor specifieke beroepen.
Het voordeel is dat het proces of routine vast ligt en daardoor eenvoudiger overdraagbaar wordt voor nieuwe collega’s.
- Nadeel 1: Je routine wordt al heel snel dwingend en gaat in de weg zitten bij uitzonderingen (bijvoorbeeld bij dwingende digitale workflows).
- Nadeel 2: Uniformeringen hebben de neiging om steeds complexer te worden omdat we proberen de problemen van vandaag te tackelen door een nieuwe toevoeging aan de uniforme routine. Een klein voorbeeld daarvan is dat we onze schoenen dienen uit te doen bij security op het vliegveld.
Standaardiseren
(de laatste inzichten vastleggen | blijven nadenken over verbeteren)
Standaarden worden zichtbaar in checklists, in waardestroomtekeningen, in standard-operation-procedures etc.
Het voordeel van deze manier van vastleggen is dat de mensen die werken met de routine er eigenaar van zijn en blijven en dus ook steeds de standaard kunnen gebruiken om verbeteringen toe te voegen.
Het nadeel is dat deze manier van vastleggen alleen mogelijk is in een cultuur die gericht is op verbeteren (never-ending-improvement).
Kwaliteits-systemen krijgen als dragers van uniformering of standaardisering vaak de schuld. Dat is niet terecht. De ISO’s en INK’s van deze wereld zijn neutraal. Je kunt ermee uniformeren én standaardiseren. Uniformeren leidt al snel tot verstarring en tot verplichte review-acties op het moment dat de audits er weer aankomen. Standaardiseren vraagt om een permanente cultuur van empowerment en verbeteren.
Mijn tip: ga voor standaardiseren waar en zo snel als dat maar mogelijk is.
Laden...
Wie mij al wat langere tijd kent, weet dat ik een hartstochtelijk evangelist ben van de weekreview.
Hoewel iedereen na een preek van mij echt wel snapt dat het cruciaal is om een dergelijke gewoonte te ontwikkelen, blijkt het in de praktijk nog niet zo eenvoudig te zijn. Wat helpt is een goede borging. Dat kan op vele manieren en vandaag werk ik er één uit die in de praktijk vaak soelaas biedt.
Nodig:
- Een digitale agenda
- Een uur aan het begin van het laatste werkdagdeel
Hierna de stap voor stap instructie voor de inrichting.
- Maak een nieuwe kalender-gebeurtenis aan van een uur
- Geef deze gebeurtenis de naam: “Hoera! Weekreview”
- Geef deze gebeurtenis een kleur en liefst groen (kan in Outlook via categoriën)
- Maak er een wekelijks terugkerend agenda-item van
- Gebruik het notitieveld om een checklist te maken voor de drie fasen van de weekreview
Je hebt nu een terugkerend uitnodiging aan jezelf in een breinvriendlijke kleur én de checklist staat niet ergens in de krochten van je mappenstructuur maar is altijd bij de hand.
Wil je meer weten over de inhoud van de weekreview kijk dan hier.
Een goede weekreview zorgt ervoor dat je overzicht houdt, focus kunt aanbrengen en grip houdt gedurende de week. Wie niet op een vast moment reviewt doet het 7 x 24.
Als je eens een keer een workshop wilt over dit onderwerp laat het me weten via de contactpagina.
Andere ervaringen, tips? Zet ze hieronder in de reacties zodat we er allemaal wat aan hebben. Druk ajb hieronder op alle social media knoppen en/of op de rating-sterren als je dit een aardig artikel vind!
Laden...
Deze tip gaat de vele complexere projecten die ergens als ballonnen in onze organisatie rondhangen in de hoop dat ze ooit allemaal tot een mooie, nieuwe, betere, winstgevender toekomst zullen leiden.
Wanneer de middelen geen limiet kennen is er uiteraard theoretisch ook geen limiet aan het aantal projecten dat een afdeling of organisatie onder handen kan hebben. Helaas is dát zelden het geval. Dus loopt het heel vaak spaak.
Wat te doen?
- Zet alle projecten van je afdeling of organisatie op een lijst.
- Wees Cristal Clear over het gewenste resultaat ervan.
- Gebruik een pijplijn om alle projecten te ordenen naar belang en urgentie.
- Bepaal hoeveel project-capaciteit je beschikbaar hebt en hoeveel projecten je daarmee actief kunt hebben. En wees daarin zeer realistisch!
- Ga met dit aantal (3 is een goed aantal) aan de gang en zet de rest (alle andere projecten dus) on-hold in de pijplijn!
- Is er een project afgerond af dan kies je weer een volgende enz. enz.
Met deze tip hou je de vaart in je projectmanagement en blijf je weg van illusies.
Ik heb een checklist gemaakt met allerlei vragen die je van pas kunnen komen bij de opstart van een project. Je kunt die checklist hier downloaden.
Mijn vraag aan jou: Zijn er bij jou ook veel projectballonnen in de lucht? Werk je met een pijplijn of heb je een andere manier om de vaart er in te houden? Deel je inzichten en ervaringen met de andere lezers van deze tips hier in de reacties. Geef jouw reactie hier onder.
Laden...
Situatie: Er wordt door de afdeling control een email verzonden waarin staat dat er in een bijeenkomst van de directie een deadline is vastgesteld voor het opleveren van gegevens voor een managementrapportage (kwartaalrapport) dat dient als verantwoordingsinstrument voor de directie.
Je ziet deze mail en schrikt omdat uit vorige rondes gebleken is dat het veel kunst en vliegwerk vergt om alle gewenste gegevens (want de gevraagde bijdrage is het invullen van een uitgebreid formulier van control) boven tafel te krijgen en de deadline is al nabij en één van je MT-leden is met vakantie.
Gelukkig is de maandag daarop de bijeenkomst van je MT. Dit punt gaat op de agenda en alle MT leden worden geacht hun deelcijfers te verzamelen. Tijdens deze bijeenkomst wordt er ritueel flink gezucht en gemopperd op de nabije deadline en verkapt op het vele vervelende en stressy werk en de zin en onzin van deze kwartaalrapportage.
Al dat komt in de plaats van energiegevend bouwen aan de toekomst van uw organisatie.
Kortom: aan alle kanten symptomen van managementcorvee zowel voor jezelf als voor je managers.
Komt ook voor bij andere cyclisch voorkomende organisatiezaken: begrotingen, enquettes, kwaliteitsaudits, RI&E’s kwartaalrapportages & jaarverslagen.
Strategie:
- Ze je ergernis over deze terugkerende crisis om in een dagdeel hard werken met een of meer managers.
- Ga in dat dagdeel grondig in op de gevraagde gegevens en de bronnen waaruit deze gegevens gehaald moeten worden.
- Zorg dat deze gegevens ieder moment (niet alleen op dit kwartaal-moment) op te halen zijn.
- Maak een pro-active cyclus maken waarin je de planning zelf overneemt voor uw afdeling.
- Stel met je companen een draaiboek (checklist) op van zaken die gedaan moeten worden voor iedere kwartaalrapportage.
- Maak een van je medewerkers eigenaar van de cyclus en van het afwerken van het draaiboek.
Effect: Dit managementcorvee krijgt een plek in een solide organisatie-routine waar je zelf nauwelijks omkijken naar hebt. Je loopt voor op de planning van control. Je bent van de interne ergenis en stress af en vooral: je kunt je tijd besteden aan je bijdrage voor de organisatie als geheel.
Laden...
Situatie: Je bent bezig met mail verwerken (want daar gaat dit stukje over) en denkt er mooi doorheen te komen. Je hebt al minstens 30 mails verwerkt en beantwoord. Sommige met ‘Oké’, andere met ‘Dank je’, nog weer andere met ‘Houd me op de hoogte’ enz. Terwijl je inbox langzaam naar ZERO loopt gebeurt er iets opmerkelijks. Aan de bovenkant loopt uw mailbox weer vol. Voor de ‘Oké’’s krijgt u nog een ‘Oké’ retour. ‘Dank je’ wordt ‘Graag gedaan’ en ‘Houd me op de hoogte’ wordt ‘Doe ik’. En dat in alle varianten die er maar te verzinnen zijn.
Allemaal communicatie die niet veel waarde toevoegt maar wel veel tijd opsouppeert die veel van jullie uiteindelijk opgeteld labelen als corvee. Helaas zijn deze aardige reageermailtjes natuurlijk wel een uitdrukking van het streven naar een prettige samenwerkingscultuur gericht op communicatie en gesprek. Om van hier te komen naar een cultuur waarin actie en resultaat voorop staat en communicatie daarvan in dienst staat is een verandering nodig.
En de reden is simpel: email is nu eenmaal een monster dat direct groeit als je het te eten geeft daarom is het zaak maatregelen te nemen.
Kortom: Het is niet anders:
Hoe email je verzendt hoe meer je zult ontvangen.
Strategie:
- Laat je secretaresse de aardige nietstoevoegende mailtjes uit je archief vissen, ze voor één keer printen en bespreek ze met haar. Haal er voornemens uit en voer die uit.
- Gebruik een code voor de afsluiting van de communicatie. Bijvoorbeeld NRN (No reaction needed); ZG (Zaak gesloten) enz. Daarmee is duidelijk dat er een punt is gezet.
- Spreek met je team af dat de onderwerpregel van een email gebruikt kan worden als een sms-bericht. Een * voor de tekst betekent: er is geen andere inhoud dan de onderwerpregel.
Oud:
Onderwerpregel: Vraagje.
Hoofdtekst: Beste Annemarie, alles goed daar? Ben je druk? Zou je de bijlage willen reviewen en mij voor aanstaande vrijdag daar iets over willen laten weten. Ga er zonder tegenbericht vanuit dat dit gaat lukken. Hoor graag van je. Groet Ad.
Nieuw:
Onderwerpregel: * Graag review bijlage voor vrijdag
Hoofdtekst: [leeg]
Het is misschien even wennen en je moet het natuurlijk goed afspreken maar dan werkt het als een snelle en adequate communicatiemanier gericht op actie en resultaat.
Als je dit artikel waardevol vond en er wel meer van zou willen kun je je op deze pagina aanmelden voor het Adjit Ezine. Aanmelders kunnen direct een handleiding Weekreview downloaden en daarmee een checklist maken die je in een uur focus, overzicht en grip geeft. Daarna ontvang je elke vrijdag een mail met daarin 3 tips voor de week die komt.
Laden...
Reuring
In het Voorspelbaar Succes model van de levencyclus van organisaties wordt de voorfase van het Walhalla (voorspelbaar succes) Wild Water genoemd. Dat is niet voor niets. De organisatie ontbeert systemen en processen en hopt van hot naar haar, drijft op latest & loudest, en het rendement, de winst en de toegevoegde waarde wordt steeds minder totdat ingrepen noodzakelijk zijn. De oplossing voor deze fase is het beheerst bouwen aan de juiste systemen en processen (en liefst ook nog in de goede volgorde).
Rust
In dit zelfde model wordt de fase volgend op het Walhalla Tredmolen genoemd. Het succes is te veel verankerd in processen, procedures, draaiboeken, kwaliteitsbeleid, sixsigma-verplichtingen, leanroutines enz. Je hoeft alleen nog maar te handelen zoals het hoort. De organisatie dreigt te verstijven, te sclerotiseren en het leven gaat eruit. De oplossing voor deze fase is het aannemen van anarchisten/vrijdenkers/creatievelingen; het stellen van vragen als “waar zullen we eens mee ophouden” enz.
Voorspelbaar succes (reuring + rust)
En zoals altijd zoeken we de gulden middenweg. In managementtaal organiseren we een paradox: we stabiliseren en dynamiseren tegelijk. We maken checklisten (standaarden/stabiliseren) als basis voor verbeteren (dynamiseren). We hebben conservatief financieel beleid en maken veel ruimte voor innovatie met de daarbij behorende risico’s.
En als bonus: waar de missie en visie gedragen wordt door voldoende mensen in de organisatie wordt schaalvergroting mogelijk.
Laden...
Het lijkt misschien een saai onderwerp maar is het zeker niet. Er wordt in ons landje onnoemelijk veel tijd versleten met het zoeken naar en terugvinden van bestanden. In deze blogpost op rij wat de meest waardevolle regels zijn voor een mappenstructuur, naamgeving van bestanden en slim zoeken.
1 beoordelingen
