50 Zoekresultaten voor checklist
Wanneer je rust in je koppie wilt is het zaak om te werken aan een BuitenBoordBrein (BBB). Een extended-mind-plek waar alles wat je maar zou willen of moeten onthouden zijn thuis heeft. En laat er nu een praktische plek zijn om zo iets op te gaan bouwen. En laat het nu ook zo zijn dat de meeste van de Office gebruikers al hebben betaald voor die plek maar deze niet gebruiken. Daar gaan we iets aan doen in deze blog.
De essentie van een BBB is dat het antwoord geeft op de volgende 3 vragen:
- Waar ben ik van (wat is mijn speelveld)?
- Waar heb ik allemaal ja tegen gezegd (projecten, acties)?
- Waar hebben anderen ja tegen gezegd (projecten acties) en gaan mij leveren?
plus alle info die daar nog bij hoort ter referentie.
OneNote is daar zeker een goede plek voor. En ja, ik weet dat er ook andere plekken zijn zoals Notes (MacOS) of Evernote. De meeste officegebruikers werken in een grotere organisatie waar OneNote door ICT gedoogd wordt en dat is nu eenmaal een voordeel.
Dus tik het woord OneNote in in het zoekveld bij start en waarschijnlijk zie je daar OneNote al staan.
Wat is OneNote
In essentie is OneNote een heel open systeem van notities. Je kunt notitieboeken, secties en pagina’s aanmaken en zelfs nog subsecties en subpagina’s. Op de pagina’s komen de notities. Je bent helemaal vrij in wat je daar opslaat. Dat kunnen doorgestuurde emails zijn, eigen notities, takenlijsten, Word/Excel/Pdf’s, afbeeldingen, audiobestanden etc. etc. Je kunt notitieboeken delen (bijvoorbeeld als thuisplek voor vergaderingen). Kortom de mogelijkheden zijn letterlijk eindeloos.
Relatie met de weekreview
Jouw BBB is uiteraard een verplichte kandidaat voor je checklist weekreview want het is noodzakelijk om vrienden te blijven met je BBB anders gaat je eigen brein het niet vertrouwen en toch weer alles proberen te onthouden (hetgeen kansloos is).
Wat is een goede start?
Een goede start is het bekijken van een paar video’s op YouTube waarin uitgelegd wordt wat de mogelijkheden zijn. Kies niet te korte video’s en vooral ook video’s die al veel keer zijn bekeken.
Rob van den Brand geeft regelmatig OneNote workshops. Je vindt ze op de agendapagina.
Laden...
Het lijkt misschien een saai onderwerp maar is het zeker niet. Er wordt in ons landje onnoemelijk veel tijd versleten met het zoeken naar en terugvinden van bestanden. In deze blogpost op rij wat de meest waardevolle regels zijn voor een mappenstructuur, naamgeving van bestanden en slim zoeken.
Vroeger liep ik door gangen die volstonden met kasten met daarin ordners. Ook de werkkamers stonden vol met halfhoge ladenkasten, hangmapsystemen en daarnaast lagen alle horizontale oppervlaktes vol met papier, boeken en todo-blokken. Zoeken was een fysieke activiteit.
Dat is nu wel anders. Ik loop door strakke gangen en open ruimtes waar geen kast meer te vinden is. Het probleem is daarmee helaas niet opgelost maar verplaatst. Alles wat zichtbaar was is onzichtbaar geworden want verplaatst naar de virtuele wereld. Zoeken is nu turen op een scherm met rimpels in je voorhoofd.
Vuistregels
Gebruik deze vuistregels voor het simpel terugvinden van je bestanden. De eerste vuistregels gaan over opbergen de laatste over zoeken. Beiden zijn nodig.
1. Deel je mappenstructuur op in drie logische delen
Ik heb deze manier van ordenen beschreven in deze blogpost.
2. Gebruik logische consistente bestandsnamen.
Onderdelen van een goede bestandsnaam kunnen zijn: datumstempel (171020), categorie ‘offerte’ en een paar steekwoorden als representant van de inhoud. Zie deze blogpost voor tips voor bestandsnamen.
3. Zet alle bestanden van voor datum X naar een archiefplek (a-z geordend).
4. Maak één medewerker verantwoordelijk voor de hoofdstructuur.
Nummer de mappen die bij deze structuur horen. Zet de meest gebruikte mappen op nummer 1, 2 en 3. Beperk je tot steeds een laag van maximaal 7 + 2 mappen om het overzicht te behouden (en ga eventueel daarna een laag dieper).
5. Organiseer twee x per jaar een opruim/opschoonmoment. Geef iedereen op een rustig moment een map waar hij goed in thuis is en speel virtueel Hendrik Jan de tuinman. Tegelijk doen is het leukst. Wieden en snoeien dus!
6. Verbied mapjes met de namen: ‘allerlei’, ‘algemeen’, ‘diversen’ enz.
7. Gebruik zoeken in de verkenner
Eerst ga je naar de Verkenner met ‘Windowstoets-E’ en daarna gebruik je ‘Ctrl-F’ om vlot in het zoekveld te komen. Type de steekwoorden uit het bestand dat je zoekt. Je krijgt dan direct een lijst te zien van bestanden die voldoen aan jou zoekvraag. Verfijn het eventueel als je nog niet direct vindt wat je zoekt. Wel eerst je zoekinstellingen optimaliseren want die staan niet vanzelf goed.
8. Zet de door jou het meest vaak gebruikte mappen of bestanden in de verkenner onder snelle toegang.
Dat lukt door ze gewoon daarnaar toe slepen. Windows maakt dan een snelkoppeling voor je (rechtermuisklik: ‘vastmaken aan Snelle toegang’ kan ook). De mappen krijgen een pin-icoontje achter hun naam (zie plaatje).
9. Maak een checklist van de door jou (of je team) te hanteren vuistregels en bespreek die wanneer nodig (en stel dan uiteraard ook weer bij indien nodig).
Laden...
Je agenda is dé lijst waarin je je meest schaarse commodities beheert namelijk tijd & aandacht. Ik kom veel managers en drukke professionals tegen die geen goede manier hebben om die agenda te beheren. Ik wel en ik ga die delen.
Dit proces is prachtig in zijn eenvoud en helaas toch voor veel collega’s een hele heisa om dit werkelijk te gaan doen. De reden daarvoor kan ik ook verklappen: iets te veel verslaafd aan stress.
Dus voor wie zijn agenda in balans wil krijgen het volgende proces dat een onderdeel vormt van de weekreview (waarvoor je een checklist kunt downloaden hier op deze website).
Kies 20/30 minuten aan het eind van een week of direct bij de start van een nieuwe week. Zorg dat je even echt eigen tijd hebt (telefoon uit, deur dicht enz.).
Stap 1: Keek op de Week
Zoom in op de week die is geweest en herinner je van ieder item dat je in je agenda ziet staan:
- wat het was;
- wat de waarde was;
- wat je vond van de duur, de vorm, de regie van de bijeenkomst;
- beoordeel of er nog losse eindjes zijn.
Probeer een gevoel te krijgen bij de voorbije week. Was het een mooie week, was het een waanzinnige week, was het een spannende week met veel succes, was het een spannende week met veel risico’s die maar net goed is afgelopen, was het een saaie week?
Stap 2: Stel je zelf 2 vragen
- waar wil ik meer van in de toekomst?
- waar wil ik minder van in de toekomst?
schrijf deze voornemens even op zodat je die bij de hand hebt bij stap 3
Stap 3: kijk 8 (ja acht!) weken vooruit
Dit is een stap die voor de meeste collegae ongebruikelijk is en toch bijzonder noodzakelijk. De eerste paar weken van deze 8 zijn uiteraard al zo ongeveer gedefinieerd. Het is niet zo eenvoudig om daar zaken echt te verschuiven. Hoe verder weg vandaag hoe meer ruimte er is om iets te wijzigen, verzetten, reserveren enz.
Je bekijkt dus de planning van die weken en zoekt naar gekke of bijzondere zaken (en die zijn er eigenlijk altijd wel).
- dubbele boekingen;
- deadlines;
- reizen;
- familie-bijeenkomsten;
- vakanties;
- noodzakelijke voorbereidingen;
- ruimte voor onverwacht;
- meetings zonder doel of resultaat.
Je schoont op en maakt betere composities van die acht weken. En omdat je dit iedere week weer doet komt er een leerlus op gang die maakt dat je je tijd en aandacht goed gaat beheren en daardoor je werk en je leven steeds beter in balans komen. Je kunt beter prioriteren omdat je een globaal beeld hebt van alles wat er aan staat te komen. Je geeft minder snel tijd van jezelf weg omdat je die nu eenmaal zeer goed hebt doorgedacht en verankerd in deze komende acht weken.
Kortom: wie dit proces regelmatig aan de praat krijgt geeft zichzelf een mooi kado (en vermoedelijk zijn naast omgeving ook).
Laden...
Wild Water is de organisatiefase die volgt op Pret en heeft als karakter dat je ten onder lijkt te gaan aan je succes. De logica ervan is dat het succes in Pret nog vooral geborgd is in improvisatie, flexibiliteit en een flinke snuf mazzel. Je kunt in deze fase het gevoel hebben dat je berg af, wind mee, op je fiets zit. Het gaat heel hard is ook wel heel leuk maar zeker niet in control. Voor meer info over deze levensfasen zie dit artikel.
Wat ik hierboven beschreven heb komt ook voor in situaties waarbij het nog helemaal niet gaat om een ‘organisatie’ maar meer om een eenmanszaak of een klein team.
Afgelopen week kwam ik 2 duidelijke voorbeelden tegen:
1. Kleermaker
De kleermaker maakt reclame voor maatwerk. Belooft dat het gevraagde over twee weken klaar is. Is niet klaar. Schept een nieuwe verwachting en maakt het daarna weer niet waar. En dit is allemaal geen onwil maar een typisch gevalletje miniatuur wild water.
2. Webshop
Ronkende webshop heeft de allure van Amazon. Eenmaal op de bestelpagina blijkt het allemaal toch wat kleiner. Eerst een bevestigingsmail, dan een betaalverzoek met een rekeningnr (dus geen iDeal oid) met onderin een heleboel onbegrijpelijke code. Of ik zelf eerst wil betalen en als het bedrag binnen is wordt er verzonden. Het product is bijzonder genoeg maar het proces is totaal ontoereikend -> miniatuur wild water.
Maar het kan ook op persoonsniveau
Je zit goed in het werk. Je wordt gewaardeerd. Je bent flexibel, vrolijk, kunt goed improviseren en met een boel creativiteit (en ducttape, elastiek en een klein beetje anarchisme) ben je een heel eind gekomen. Totdat de boel ontploft. De mazzel die je had is opeens weg. Niets lukt meer, harder werken kan niet, omgeving gaat piepen en daar is ie dus -> miniatuur wild water.
Wat te doen?
De truuk in al deze situaties is om alle processor-kracht die je maar hebt, in te gaan zetten en te gaan werken aan het tot rust brengen van het wilde water om daarmee tot een volgend level van professionaliteit te komen. Dus nadenken over goede dragende gewoontes/routines. Zaken vastleggen in checklists. Complementaire kracht invliegen (coaching, ondersteuning, processor-collega opzoeken en kijken hoe zij het doet) enz.
Troost: Klein wild water is een onvermijdelijke voorfase van een volgend level. Dus roep ‘hiep, piep hoera’ en doe er iets aan. En als je niet weet waar je moet beginnen dan bel je of e-mail je mij.
Als je eens een keer een workshop wilt over dit onderwerp laat het me weten via de contactpagina.
Andere ervaringen, tips? Zet ze hieronder in de reacties zodat we er allemaal wat aan hebben. Druk ajb hieronder op alle social media knoppen en/of op de rating-sterren als je dit een aardig artikel vind!
Laden...
Een inbox is een plek waar verse informatie binnen komt. Inboxen zijn de poorten/overgangsplekken van de wereld in zijn algemeenheid naar jouw wereld. Vandaar het belang om precies te weten hoeveel van die poorten je hebt omdat je ze nu eenmaal moet onderhouden en reviewen.
De meeste deelnemers aan mijn trainingen komen uit op 5 tot 9 inboxen. Tel voor jezelf eens hoeveel jij er hebt aan de hand van onderstaande voorbeeldlijst.
een fysieke inbak- e-mail inboxen
- voicemail inbox
- sms inbox
- bureaublad fysiek
- bureaublad digitaal
- tas/rugzak
- portemonnee
- notitieblokken fysiek
- notitie-plaatsen digitaal
- je eigen koppie kan zelfs een inbox zijn
Meer dan je dacht? Zet je score ajb hieronder in de reacties dan kunnen we leren van elkaar.
Wat heb je nu aan dit inzicht?
1. groot onderhoud
Je kunt met deze opsomming een eerste ronde onderhoud doen op basis van even reflectie.
- zijn het er te veel? welke poorten gaan vanaf nu dicht?
- zijn er het er te weinig? welke poorten wil je erbij?
2. opnemen in je routine
Voeg deze opsomming toe aan je checklist voor de weekreview zodat je brein erop leert te vertrouwen dat je minimaal één keer per week deze inboxen leegt (maar pas op dat je de weekreview niet misbruikt om achterstanden weg te werken want dat is kansloos!).
3. klein onderhoud
Leer een gevoel te krijgen voor het juiste ritme voor iedere inbox.
- e-mail misschien wel meerdere malen per dag
- voicemail 1 keer per dag
- fysieke postvak iedere 2 dagen
- notitieblok 1 keer per week enz.
Wat jou dan ook maar het beste past.
Met deze manier van werken verzorg je de overgang van de wereld naar jezelf en zorg je dat niet de bottleneck wordt voor de medewerkers en collega’s om je heen.
Als je eens een keer een workshop wilt over dit onderwerp laat het me weten via de contactpagina.
Andere ervaringen, tips? Zet ze hieronder in de reacties zodat we er allemaal wat aan hebben. Druk ajb hieronder op alle social media knoppen en/of op de rating-sterren als je dit een aardig artikel vind!
Laden...
Nee, ik ben niet zielig. Mijn derde hersenhelft is juist heel handig en geeft ruimte in mijn hoofd. Mijn derde hersenhelft bevindt zich namelijk niet in maar buiten mijn hoofd. Het is een systeem dat vertrouwd wordt door mijn brein en waarin ik van alles op kan slaan en vooral ook heel snel weer kan terugvinden.
Bijvoorbeeld al deze zaken:
- wat moet ik nog doen (ook wel: wat zijn mijn opties)?
- waar heb ik ja tegen gezegd?
- wat is mijn speelveld?
- welke grote doelen en projecten heb ik?
- hoe ziet wild succes eruit?
- wat is de reden dat ik hier op deze planeet rondhobbel?
en ook nog dit:
- mijn draaiboeken
- mijn checklists
- mijn lijstjes (boeken, films, cadeau’s)
- enz enz
Mijn derde hersenhelft krijgt nog wel eens een andere behuizing omdat ik het aardig vind om van alles uit te proberen maar woont op dit moment in Workflowy (Tagline: ‘Make lists | Not war’).
Uiteraard offline en online. Ook op mobiel en tablet. Mooi, snel, nauwelijks leercurve.
Disclaimer: Een derde hersenhelft werkt alleen als je het minimaal 1 maal per week grondig bekijkt en ordent (in de weekreview). Anders kwijnt het weg.
Andere ervaringen, tips? Zet ze hieronder in de reacties zodat we er allemaal wat aan hebben. Druk ajb hieronder op alle social media knoppen als je dit een aardig artikel vind!
Laden...
Het begrip return on investment (ROI) wordt in de regel gekoppeld aan geld. In dit artikel koppel ik het aan tijd: Return on invested time (ROIT).
Geld kun je oppotten, je kunt er mee goochelen, je kunt het zomaar in grote hoeveelheden krijgen en weer kwijtraken. Dat kan met tijd allemaal niet. Weg is weg en komt nooit meer terug, en … iedereen krijgt er evenveel van op een dag. Reden te meer om stil te staan bij de keuzes die we maken ten aanzien van de onderwerpen waar we onze tijd aan besteden.
Werken met ROIT kan alleen maar als je jezelf in de reflectiemodus zet. Dus niet doen maar nadenken over. De weekreview is daar de meest logische plek voor hoewel het uiteraard ook op ieder ander moment kan.
ROIT toepassen
Waar speelt dit het duidelijkst en kun je dus goed beginnen? Bij nieuwe vragen of keuzes zoals:
- je wilt een opleiding doen
- je wordt gevraagd lid te worden van bestuur VVE of de Rotary
- je ben van plan een nieuw app te gaan gebruiken
- je hebt een nieuwe medewerker en moet die inwerken
- je gaat een checklist of een procesbeschrijving maken
In al deze gevallen is het van belang om even na te denken wat het tijdsbeslag is aan de voorkant en wat je verwacht daarvoor terug te krijgen in waardes als: tijd, geld, energie, welzijn, erkenning enz. aan de achterkant.
Die inschattingen (investering en rendement) zullen vaak niet meer zijn dan een educated guess maar toch veel inzicht opleveren.
Dit artikel lezen kost je 1 minuut en levert je bij toepassing een veelvoud op. Een goed ROIT dus!
Disclaimer: Het gaat er uiteraard niet om ieder moment van de dag neurotisch efficient vol te stampen met allerlei belangrijke en waardevolle belevenissen. Niets doen of op een terrasje mensen kijken kan ook een uitstekende keus zijn!
Heb je voorbeelden? Ervaringen? Zet ze vooral hieronder zodat anderen er ook plezier van kunnen hebben.
Laden...
Om in control te komen en vooral ook te blijven is het noodzakelijk om regelmatig en het liefst iedere week op je eigen berg te gaan zitten en te kijken naar alles wat er zich zoal heeft gespeeld, alles wat aan zit te komen en natuurlijk al je overzichten actueel te maken.
Het grote voordeel van de weekreview doen is dat je gedurende de week veel beter op je intuïtie kunt varen en ieder weekend vakantie hebt!
Het niet doen van de weekreview betekent voor je brein dat deze 24/7 aan het reviewen blijft en dat kost tijd, energie en mentale bandbreedte.
Een dergelijk review heeft een vaste opbouw. Je hoeft het dus niet zelf te verzinnen hoe je dit nu eens zult aanvliegen.
Zie voor de handleiding weekreview het Handboek Personal Lean.
Als je nog nooit een weekreview hebt gedaan begin dan met de terugblik (1 week) en de vooruitblik (8 weken) van je agenda. Daarmee krijg je vast de smaak wel te pakken.
Wil je een eigen checklist weekreview maken, meld je dan aan voor de Online Workshop Personal Lean.
Laden...
Als je zeker weet dat ‘iets’ werkt en je moet dat ‘iets’ steeds herhalen dan is het wijs om dat ‘iets’ vast te leggen in een routine.
Grof gezegd zijn daar 2 manieren voor:
Uniformeren
(gelijk trekken, vastleggen | doen zoals het hoort)
Uniformeringen worden zichtbaar in formulieren, digitale workflows, in normen voor specifieke beroepen.
Het voordeel is dat het proces of routine vast ligt en daardoor eenvoudiger overdraagbaar wordt voor nieuwe collega’s.
- Nadeel 1: Je routine wordt al heel snel dwingend en gaat in de weg zitten bij uitzonderingen (bijvoorbeeld bij dwingende digitale workflows).
- Nadeel 2: Uniformeringen hebben de neiging om steeds complexer te worden omdat we proberen de problemen van vandaag te tackelen door een nieuwe toevoeging aan de uniforme routine. Een klein voorbeeld daarvan is dat we onze schoenen dienen uit te doen bij security op het vliegveld.
Standaardiseren
(de laatste inzichten vastleggen | blijven nadenken over verbeteren)
Standaarden worden zichtbaar in checklists, in waardestroomtekeningen, in standard-operation-procedures etc.
Het voordeel van deze manier van vastleggen is dat de mensen die werken met de routine er eigenaar van zijn en blijven en dus ook steeds de standaard kunnen gebruiken om verbeteringen toe te voegen.
Het nadeel is dat deze manier van vastleggen alleen mogelijk is in een cultuur die gericht is op verbeteren (never-ending-improvement).
Kwaliteits-systemen krijgen als dragers van uniformering of standaardisering vaak de schuld. Dat is niet terecht. De ISO’s en INK’s van deze wereld zijn neutraal. Je kunt ermee uniformeren én standaardiseren. Uniformeren leidt al snel tot verstarring en tot verplichte review-acties op het moment dat de audits er weer aankomen. Standaardiseren vraagt om een permanente cultuur van empowerment en verbeteren.
Mijn tip: ga voor standaardiseren waar en zo snel als dat maar mogelijk is.
Laden...
Handboek Personal Lean
Dit robuuste ringband-full color-doe-boek is de meest complete toolkit voor een elegante, ambachtelijke manier van het organiseren van je werk.
Jouw workflow blijft flexibel, eenvoudig te wijzigen en maatwerk voor jouw aard en aanleg.
De inhoud is de vrucht van mijn jarenlange ervaring met alle soorten technieken, concepten, inzichten en toolkits op het gebied van persoonlijke productiviteit.
Het boek is opgebouwd rondom zeven thema’s. Van ieder thema zijn de basiswetmatigheden beschreven die daarna worden uitgewerkt in handvatten, tips en trucs waar je direct zelf mee aan de slag kunt.
In dit boek ligt het accent op het kenniswerkers-ambacht: overzicht, koers en grip houden op de zaken van alle dag, in lijn met de zaken van volgend jaar met ruimte voor toeval en intuïtie, en tijd voor de leuke, belangrijke en waardevolle dingen van het leven.
Resultaten door het werken met dit boek:
- Iedere dag Postvak IN minimaal een keer leeg met Inbox Zero
- Genoeg tijd om na te denken en genoeg tijd voor de onvermijdelijke ad hoc zaken die het leven interessant maken
- Niet meer dan zestig procent van je agenda in gebruik voor afspraken met anderen
- Iedere avond vrij en elk weekend vakantie door te werken met een dagplan en een weekreview
- Je bilateralen geoptimaliseerd.
- Je vergaderingen omgevormd tot synergetische werkbijeenkomsten
- Plannen en prioriteiten op basis van een persoonlijk dashboard
- Samenwerking met je ondersteuner of collega’s geoptimaliseerd.
- Direct toepasbare checklisten en overzichten.
Deze zeven thema’s in dit boek zijn:
- Inbox Zero
- Agenda in balans
- Optimaliseren van vergaderingen en bijeenkomsten
- Prio’s
- Koers & Fundament
- Slim samenwerken met ondersteuner en team
- Dagplan, Weekreview en de ontwikkeling en onderhoud van goede routines
Klik op de plaatjes om een indruk te krijgen van vorm en inhoud.
Laden...
Wie mij al wat langere tijd kent, weet dat ik een hartstochtelijk evangelist ben van de weekreview.
Hoewel iedereen na een preek van mij echt wel snapt dat het cruciaal is om een dergelijke gewoonte te ontwikkelen, blijkt het in de praktijk nog niet zo eenvoudig te zijn. Wat helpt is een goede borging. Dat kan op vele manieren en vandaag werk ik er één uit die in de praktijk vaak soelaas biedt.
Nodig:
- Een digitale agenda
- Een uur aan het begin van het laatste werkdagdeel
Hierna de stap voor stap instructie voor de inrichting.
- Maak een nieuwe kalender-gebeurtenis aan van een uur
- Geef deze gebeurtenis de naam: “Hoera! Weekreview”
- Geef deze gebeurtenis een kleur en liefst groen (kan in Outlook via categoriën)
- Maak er een wekelijks terugkerend agenda-item van
- Gebruik het notitieveld om een checklist te maken voor de drie fasen van de weekreview
Je hebt nu een terugkerend uitnodiging aan jezelf in een breinvriendlijke kleur én de checklist staat niet ergens in de krochten van je mappenstructuur maar is altijd bij de hand.
Wil je meer weten over de inhoud van de weekreview kijk dan hier.
Een goede weekreview zorgt ervoor dat je overzicht houdt, focus kunt aanbrengen en grip houdt gedurende de week. Wie niet op een vast moment reviewt doet het 7 x 24.
Als je eens een keer een workshop wilt over dit onderwerp laat het me weten via de contactpagina.
Andere ervaringen, tips? Zet ze hieronder in de reacties zodat we er allemaal wat aan hebben. Druk ajb hieronder op alle social media knoppen en/of op de rating-sterren als je dit een aardig artikel vind!
Laden...
Deze tip gaat de vele complexere projecten die ergens als ballonnen in onze organisatie rondhangen in de hoop dat ze ooit allemaal tot een mooie, nieuwe, betere, winstgevender toekomst zullen leiden.
Wanneer de middelen geen limiet kennen is er uiteraard theoretisch ook geen limiet aan het aantal projecten dat een afdeling of organisatie onder handen kan hebben. Helaas is dát zelden het geval. Dus loopt het heel vaak spaak.
Wat te doen?
- Zet alle projecten van je afdeling of organisatie op een lijst.
- Wees Cristal Clear over het gewenste resultaat ervan.
- Gebruik een pijplijn om alle projecten te ordenen naar belang en urgentie.
- Bepaal hoeveel project-capaciteit je beschikbaar hebt en hoeveel projecten je daarmee actief kunt hebben. En wees daarin zeer realistisch!
- Ga met dit aantal (3 is een goed aantal) aan de gang en zet de rest (alle andere projecten dus) on-hold in de pijplijn!
- Is er een project afgerond af dan kies je weer een volgende enz. enz.
Met deze tip hou je de vaart in je projectmanagement en blijf je weg van illusies.
Ik heb een checklist gemaakt met allerlei vragen die je van pas kunnen komen bij de opstart van een project. Je kunt die checklist hier downloaden.
Mijn vraag aan jou: Zijn er bij jou ook veel projectballonnen in de lucht? Werk je met een pijplijn of heb je een andere manier om de vaart er in te houden? Deel je inzichten en ervaringen met de andere lezers van deze tips hier in de reacties. Geef jouw reactie hier onder.
Laden...
Situatie: Er wordt door de afdeling control een email verzonden waarin staat dat er in een bijeenkomst van de directie een deadline is vastgesteld voor het opleveren van gegevens voor een managementrapportage (kwartaalrapport) dat dient als verantwoordingsinstrument voor de directie.
Je ziet deze mail en schrikt omdat uit vorige rondes gebleken is dat het veel kunst en vliegwerk vergt om alle gewenste gegevens (want de gevraagde bijdrage is het invullen van een uitgebreid formulier van control) boven tafel te krijgen en de deadline is al nabij en één van je MT-leden is met vakantie.
Gelukkig is de maandag daarop de bijeenkomst van je MT. Dit punt gaat op de agenda en alle MT leden worden geacht hun deelcijfers te verzamelen. Tijdens deze bijeenkomst wordt er ritueel flink gezucht en gemopperd op de nabije deadline en verkapt op het vele vervelende en stressy werk en de zin en onzin van deze kwartaalrapportage.
Al dat komt in de plaats van energiegevend bouwen aan de toekomst van uw organisatie.
Kortom: aan alle kanten symptomen van managementcorvee zowel voor jezelf als voor je managers.
Komt ook voor bij andere cyclisch voorkomende organisatiezaken: begrotingen, enquettes, kwaliteitsaudits, RI&E’s kwartaalrapportages & jaarverslagen.
Strategie:
- Ze je ergernis over deze terugkerende crisis om in een dagdeel hard werken met een of meer managers.
- Ga in dat dagdeel grondig in op de gevraagde gegevens en de bronnen waaruit deze gegevens gehaald moeten worden.
- Zorg dat deze gegevens ieder moment (niet alleen op dit kwartaal-moment) op te halen zijn.
- Maak een pro-active cyclus maken waarin je de planning zelf overneemt voor uw afdeling.
- Stel met je companen een draaiboek (checklist) op van zaken die gedaan moeten worden voor iedere kwartaalrapportage.
- Maak een van je medewerkers eigenaar van de cyclus en van het afwerken van het draaiboek.
Effect: Dit managementcorvee krijgt een plek in een solide organisatie-routine waar je zelf nauwelijks omkijken naar hebt. Je loopt voor op de planning van control. Je bent van de interne ergenis en stress af en vooral: je kunt je tijd besteden aan je bijdrage voor de organisatie als geheel.
Laden...
