Mappenstructuur en 5S (lean office)
Wat gebeurt er als je 5S toepast op de centrale digitale mappenstructuur? Je krijgt een heldere structuur, die makkelijk te begrijpen is, die één eigenaar heeft en door iedereen onderhouden kan worden. Hoe? Zie de vijf stappen hierna:
- Sorteren: Neem een deel van je netwerkschijf en een deel van je team en bekijk met elkaar wat er mogelijk overbodig is en parkeer dat in een tijdelijke map.
- Schikken: Maak in de structuur onderscheid naar wat levend project is, wat ‘going concern’ is en wat terugvind-archief is. Bepaal wat er daarnaast nog nodig is aan persoonlijke werkmappen.
- Schoonmaken: Schuif in elkaar wat kan. Bepaal een heldere taxonomie voor de map- en bestandsnamen en pas die toe op alle bestanden en mappen die je hebt. Ruim de parkeermap op.
- Systematiseren: Beschrijf je logica in vuistregels, de structuur waar die toe leidde, je namen-taxonomie voor mappen en bestanden, in een eerste versie procedure/checklist en bepaal wie vanaf nu de eigenaar is van de mappenstructuur en geef deze voldoende bevoegdheden.
- Stabiliseren: doe ieder kwartaal klein onderhoud en ieder jaar groot onderhoud.
Heb je geen idee wat 5S is? Kijk dan hier.
Wil je dat ik met je meedenk over jouw mappenstructuur? Laat het me weten via het contactformulier.
Tip! Ben je een Apple/Mac gebruiker? Kijk dan eens op de website MacMonk
Beoordeel deze tip:
nog geen beoordelingen
Laden...