Het Monster dat email heet
Drie vragen:
- Denkt u dat de stroom emails in de komende jaren zal toenemen?
- Denkt u dat u derhalve ook steeds meer tijd zult moeten besteden om deze mail te verwerken?
- Denkt u dat de rest van uw werk in steeds minder tijd zal lukken?
Als uw antwoorden op deze drie vragen ‘ja, ja en nee’ zijn dan hoort u bij de 99,99% van de werkende mensheid die dit probleem ook heeft (in de VS 93 mails per dag gemiddeld, voor managers tussen de 100 en de 200 mails per dag. Deze kenniswerker is een kwart van zijn dag kwijt met verwerken van deze mail en daardoor het gevoel dat allerlei ander werk niet af komt. Ambtenaren zijn gemiddeld de helft van de werkdag bezig met mail verwerken.
De 7 grootste truuks van het monster:
- De ‘aan allemaal’ truuk. De meeste organisaties hebben een groep aangemaakt die het mogelijk maakt om alle medewerkers in één keer te informeren (en daarnaast vaak ook nog een startscherm op het intranet waar organisatiemededelingen op geplaatst kunnen worden). Als deze knop gebruikt wordt gaan er direct veel mails rond.
- De ‘Out-of-office’ truuk. Veel mensen hebben ergens geleerd om aan te geven of ze wel of niet mails kunnen lezen (sommigen doen dat zelfs in het weekend zo zie ik regelmatig). Deze truuk leidt uiteraard tot veel (loze) mails.
- De ‘CC’ truuk maakt het eenvoudig om allerlei mensen te informeren. Deze mensen lezen mogelijk de mail en als een van de direct of CC-geadresseerden reageren krijgt weer iedereen een mail in zijn inbox waardoor er een tijdelijke lus ontstaat die voor een reeks mails zorgt. Bovendien is CC vaak een gevolg van bewust of onbewust onduidelijk eigenaarschap.
- De ‘reply-all’ truuk is zelden waardevol. Als u deze mails analyseert wordt er in deze mails vaak een vraag gesteld aan een collectief (team, afdeling). Heeft een van jullie misschien een voorbeeld van XYZ. In het ergste geval gaat iedereen reply-all gebruiken om te melden dat hij ja/nee zo’n XYZ heeft met als gevolg dat alle mailboxen vollopen.
- De ‘makkelijk dat ik niet hoef op te staan’ truuk. Medewerkers van een afdeling die liever een mail sturen naar een collega in de volgende kamer met als argument dat deze vervolgens op zijn eigen tijd kan antwoorden (waar iets in zit).
- De ‘bijt in je eigen staart’ truuk. Wie krijgt er af en toe niet eens een mail met als inhoud ‘Heb je mijn mail al gelezen.’ of ‘Oké’ en die in allerlei varianten.
- De ‘Spam’ truuk. Wijst voor zichzelf.
Al deze truuks van dit monster maken dat u veel mails stuurt en ontvangt. De remedie:
Verzend steeds minder mails en u ontvangt er ook steeds minder.
En natuurlijk is email een fantastische manier van communiceren mits met verstand (en gevoel) gebruikt. Als u geen tegendruk ontwikkelt bent u steeds meer tijd per dag kwijt met het verwerken van email (waaronder heel veel mails voortkomend uit de truuks van het monster) en dat is dan al snel weer managementcorvee!
Graag hoor ik uw reactie op dit artikel.
Tip! Ben je een Apple/Mac gebruiker? Kijk dan eens op de website MacMonk
Beoordeel deze tip:
nog geen beoordelingen
Laden...