Help, ik heb geen contrôle over mijn agenda

Zeer regelmatig krijg ik tijdens sessies de opmerking dat er helemaal geen of nauwelijks contrôle over de eigen agenda mogelijk is. En dat mijn tips in dít geval helaas niet opgaan….

Meestal wordt de week dan gevuld met:

• cyclische vergaderingen
• allerlei korte meetings die overal in alle kleine hoeken en gaten worden geschoten door medewerkers/collega’s die behoefte hebben aan afstemming (en tijd en aandacht)
• adhoc zaken die (latest & loudest) nú direct afgehandeld moeten worden
• reistijd
• noodzakelijke productieve tijd die terecht komt in vroege ochtenduren, de avonduren en uiteraard ook in de weekenden (eerst zondagavond en dan zondagmiddag alvast een beetje)

Mijn vraag is altijd: Is het wel zo dat je geen contrôle hebt over je agenda? Als dat werkelijk waar is dan is er een heel serieus probleem want dan ben jij niet meer degene die stuurt.

Continuüm

Je bevindt je sowieso altijd ergens op het continuüm tussen compleet contrôle hebben over je tijd, aandacht en energie en helemaal geen contrôle hebben over je tijd, aandacht en energie.

1. Het eerste kan aan de hand zijn als je vakantie hebt en er helemaal even niets moet. Uitslapen kan, boek lezen kan, wandelen kan. Kortom je hebt alle opties open en kunt de intuïtie van het moment volgen.
2. Het laatste kan aan de hand zijn als je regisseur bent van een klanten-dag die maandenlang is voorbereid en verankerd is in een strak draaiboek. Geen opties, geen keuzes, je loopt volgens plan je dag.

De truc is om je bewust te worden van de plaats waar je je nu – op dit moment – bevindt op het continuüm en ervoor te zorgen dat je opschuift in de richting die je zelf wenst (en uiteraard is dat meestal naar rechts).

Hoe krijg  je meer control over je agenda? 5 tips

Tip 1: Maak een inventarisatie van alle cyclische vergaderingen, bila’s, bijeenkomsten van het afgelopen half jaar. Schrijf daar bij hoeveel tijd deze je kosten gemiddeld per week (inclusief voorbereiding, nabereiding en reistijd). Ga in de ‘Hendrik-Jan-de-Tuinman’ stand: wieden maar! Wat kan minder vaak of korter, zonder jou of zelfs helemaal niet?
En vraag je tot slot ook af of je niet misschien een vergadering mist die je als die er wel zou zijn veel tijd op zou leveren. Dat komt namelijk ook regelmatig voor.

Tip 2: Maak een inventarisatie van alle reistijd die je maakt en beoordeel of je die productiever of leuker kunt maken door bijvoorbeeld met openbaar vervoer te gaan, je te laten rijden of samen te reizen. En uiteraard kun je ook beoordelen of er geen reis-meetings zijn die je kunt vervangen door een videocall.

Tip 3: Zet afspraken met jezelf in de agenda in een afwijkende kleur. Dit zorgt voor ruimte waarin je de noodzakelijke/belangrijke zaken (presentaties maken, complexe zaken voorbereiden etc.) kunt doen op het moment dat ze nog niet dringend zijn.

Tip 4: Houd een tijdje je spobilo’s bij en verzin een list om er zo verstandig mogelijk mee om te gaan.

Tip 5: Doe je weekreview!!! en vooral uiteraard het agendadeel (1 week terug kijken en 8 weken vooruit). Zie het Handboek Personal Lean voor de fijne kneepjes van de weekreview.

Wil je deze exercitie samen met mij doen? Laat het me weten via de contactpagina.

Tip! Ben je een Apple/Mac gebruiker? Kijk dan eens op de website MacMonk

Beoordeel deze tip:

nog geen beoordelingen

Laden...