Drie keer niet doen bij vergaderingen

1. Notulen: Nee, tenzij!

Het maken van notulen is vrijwel altijd overproductie. En dus vrijwel altijd corvee voor diegene die de sjaak is (beroepshalve of letterlijk als corvee).

Soms is de vergadering zelf zonder waarde. Tijdens de Personal Lean workshop doen we vergaderaudit die de waarde van de vergaderingen in kaart brengt.

Notulen worden opgesteld, verzonden, gelezen (?), geprint, besproken – tekstueel en inhoudelijk – , bijgesteld, vastgesteld en opgeborgen. Alleen omdat we dat zo gewend zijn. Opschrijven dat de voorzitter de vergadering opent en weer sluit, wat wie gezegd heeft en wat de discussielijn was, heeft vrijwel nooit toegevoegde waarde.

Wanneer wel notuleren?
In die doodenkele gevallen dat er een ‘historisch besluit’ genomen gaat worden, kan het handig zijn om vast te leggen wat de argumenten waren, wie welk oordeel had en hoe het besluit tot stand is gekomen. Hoe vaak maak je een historische besluit?

En omdat het wettelijk moet bij Raden van Toezicht, Raden van Commissarissen en dat soort gremia.

Hoe dan wel vastleggen wat de afspraken zijn? Een van de deelnemers zet zijn laptop open, opent een mailtje (of een OneNote pagina in een Kanaal in MS Teams) en legt het minimale vast. Na einde bijeenkomst zet hij/zij alle deelnemers in het ‘aan’-veld en drukt op ‘send’. Tegen de tijd dat iedereen op zijn werkplek is, staan de afspraken al netjes te wachten in de inbox.

Voldoet in het overgrote deel van de bestaande vergaderingen, bijeenkomsten enz. Is sneller, praktischer en scheelt een boel corvee (nog los van de kosten van de inzet van een beroepsondersteuner).

2. Actielijsten maken: Heeft mijn voortdurende aandacht (?!)

Veel vergadernotulen hebben een soort aanhangsel dat actielijst heet. Op deze lijst staan de afspraken uit de vorige vergaderingen die nog niet af te vinken zijn als ‘gedaan’. Als ik MT-vergaderingen bijwoon, wil het nog al eens voorkomen dat deze actielijst besproken wordt en voorzien van dit soort commentaar:

• ‘Mag erop blijven staan.’
• ‘Ben ik nog mee bezig’
• ‘Staat er zo lang op, mag er wel af”
• en soms zelfs
• ‘Zou ík dat doen?’
• enz, enz.

Mij bekruipt soms het gevoel dat de actielijst feitelijk een Misschien-Ooit-lijst is met het karakter: “Het heeft onze voortdurende aandacht (maar in de werkelijkheid verandert er niets).

3. Rondvraag: vuilnisbak van losse eindjes?

Op de meeste vooraf geformuleerde vergader-agenda’s staat ergens het onderwerp ‘rondvraag’. Het idee ervan is dat zaken die op dat moment aandacht vragen maar niet als agendapunt zijn opgevoerd toch een plek krijgen. In mijn ervaring kan dit punt voor veel gedoe zorgen als de voorzitter niet heel strak de touwtjes in handen heeft. Ontsporingen die ik regelmatig zie:

• De rondvraag staat als eerste punt op de agenda en kost veel tijd waarmee de aandacht voor geplande en voorbereide agendapunten onder druk komt en de creatieve energie al opgesoupeerd is.
• De rondvraag staat als laatste punt op de agenda en kost veel tijd waarmee de agenda uit zijn geplande tijd vliegt en mensen in de problemen komen met andere verplichtingen.
• De rondvraag wordt een ‘vuilnisbak’ van allerlei onduidelijke zaken, ergernisjes, losse eindjes enz.

Dus:

1. Geen rondvraag op de agenda zetten en als u toch iets dergelijks wilt er ‘mededelingen’ van maken en aan het begin van de vergadering vastzetten in een strikte snelle ronde langs de deelnemers.
2. Van alle punten die echt op het allerlaatst toch ‘vreemd aan de orde van de dag’ op de agenda moeten, zeer kritsch bekijken of het niet ‘latest, loudest’-dingen zijn en als dat zo is, de indieners ervan feedback geven ter lering voor volgende keren.

PS: Voor wie eens een grondige review/audit wil doen van al zijn vergaderingen kan hier een instrument met toelichting daarvoor downloaden.

Deel je ervaringen in de commentaren hieronder ter lering en vermaak!

Tip! Ben je een Apple/Mac gebruiker? Kijk dan eens op de website MacMonk

Beoordeel deze tip:

nog geen beoordelingen

Laden...