Het probleem van digitale aantekeningen (+ 4 tips)
Digitaal aantekeningen maken lijkt handig. Ik kom managers en pro’s tegen die mij melden dat het hen ‘nog niet’ gelukt is om helemaal digitaal te gaan vanuit de aanname dat een papierloos bestaan de norm is.
Er zijn vanuit de Personal Lean kant een paar serieuze problemen met digitaal aantekeningen maken.
Praktische problemen
Een tool kiezen. Er zijn er heel veel en ze kunnen allemaal net iets anders – en vaak net niet genoeg. De kunst is om er één te kiezen en er bij te blijven (minimaal een half jaar). Tip: Heb je een MS 365 account? Kies dan voor OneNote.
Daarnaast heb je nog de volgende praktische problemen om op te lossen:
- er overal en altijd bij kunnen (ook zonder wifi);
- beveiliging en back-up organiseren (wat als je je laptop in de trein laat liggen?).
Sociale problemen
Digitaal aantekeningen maken vraagt meer focus en aandacht dan aantekeningen maken in een notitieblok. Door het onvermijdelijke switchen tussen scherm en gesprek, verlies je tegenwoordigheid van geest. Je gesprekspartner of medevergaderaars merken dit.
Aantekeningen maken op een tablet of laptop kan de schijn geven dat je bezig zijn met iets anders. Deze schijn is in het sociale al snel een feit voor de ander. Dat doet afbreuk aan de kwaliteit van het moment.
Schrijven op je tablet met een stylo is een alternatief. De praktische en procesproblemen zijn nog steeds aan de orde.
Procesproblemen
Er zijn drie fasen te doorlopen met aantekeningen (fysiek of digitaal):
- Verzamelen
- Verhelderen
- Organiseren
Aantekeningen maken is verzamelen van gedachten (fase 1). Door het verwerken van je aantekeningen (fase 2) komen de vruchten ervan terecht in acties en verslagen (fase 3).
Digitale aantekeningen krijgen vaak meer status dan ze verdienen omdát ze digitaal zijn en de illusie geven dat ze al georganiseerd zijn terwijl ze dat helemaal niet zijn.
Mijn advies in een vier tips:
- Als je geen heel goede reden hebt blijf dan op papier je aantekeningen maken (je werkt trager en dieper en bent er veel beter mee verbonden). Papier is low-tech, super snel en doet het altijd (er zit geen stekker aan). Daarnaast heb je het voordeel dat je direct tekeningen kunt maken en verbanden kunt aanbrengen met lijnen.
- Zet je notitieblok op de checklist van je weekreview zodat je er aan went je aantekeningen te verwerken tot acties en verslagen. .
- Wil je toch digitaal aantekeningen maken kies dan een tool die je mooi vindt. Dit helpt om het ook te blijven gebruiken. Als je een keus hebt gemaakt blijft er dan minimaal een half jaar mee werken..
- Maak bij de start van een gesprek of vergadering heel helder naar je gesprekspartner(s) dat je gekozen hebt voor het digitaal aantekeningen maken.
Deze blog is een bewerking van een blog uit 2016.
Heb je manier gevonden die wel werkt?
Heb je andere ervaringen?
Deel ze hieronder zodat iedereen ze kan lezen.
Tip! Ben je een Apple/Mac gebruiker? Kijk dan eens op de website MacMonk
Beoordeel deze tip:
2 beoordelingen
Laden...
11 reacties
Hoi Ad,
Door met de hand aantekeningen te maken blijf ik beter bij het gesprek. Het later digitaliseren van mijn aantekeningen zie ik als een verdieping en ordening van het gesprek en het onderwerp. In feite een zelfde noodzakelijke handeling als getting things done op de vrijdagmorgen. Hiermee beklijft de informatie voor mij beter.
In mijn opleiding doe ik het ook zo en daar is het mijn extra leerslag, die ik dus in mijn werk ook goed kan gebruiken.
Aantekeningen die ik pas veel later weer onder ogen krijg, en niet meer in de context van het gesprek, hebben voor mij behoorlijk aan informatiewaarde ingeboet. Die devaluering is met de digitale aantekening misschien nog sterker. Er is geen noodzaak tot uitwerken, ‘alles staat immers op schijf’. Echter zonder context is deze informatie ook niet meer wat ie was, laat staan als het je nog wat moeite kost om tijdens het gesprek je tablet te vullen en je aandacht dus niet bij de inhoud was.
Grtz,
Peter.
Hoewel ik een iPad gebruik bij overlegsituaties, is dat alleen om te lezen: vergaderstukken, iets snel opzoeken, etc.
Aantekeningen maak ik op papier. ik gebruik de app Camscanner om de aantekeningen te digitaliseren. Met Camscanner maak je een foto van documenten, whiteboard, presentatie via de beamer of flip-over. De app rekt die uit tot A4-formaat, optimaliseert de kleur en maakt er een goed leesbare PDF van.
Z.s.m. na het overleg haal ik er de actiepunten uit en verhuis die naar mijn digitale werksysteem. KDaarna sla ik de PDF als naslagwerk op in een systeemmap onder de klant, het project of het overleg waar ik de rest van de digitale stukken ook heb.
Voordeel:
Ik heb tijdens vergaderingen alleen een schrijfblok en een iPad bij me en direct na het overleg hou kan al het papier weggegooid. Daarnaast zitten ook “collectieve aantekeningen van whiteboard of flip-over in hetzelfde systeem. Nog een voordeel: als ik papieren aantekeningen in mijn schrijfmap vindt, weet ik dat die nog geprocessed moeten worden. Een duidelijke werkvoorraad.
Ook na het geven van een workshop zitten de aantekeningen van de flip-over, eventueel samen met de powerpoint al in de mail bij de deelnemers, vaak nog voordat ze op hun werkplek terug zijn. Het processen daarvan laat ik bij de deelnemers.
Voor mij werkt dit heel goed.
Heren,
jullie beschrijven beiden varianten van de door mij voorgestelde workflow en vooral die van Ron kan voor veel anderen ook een voorbeeld zijn. Lijkt mij een mooie combi van ‘best of both worlds’. Dank
Gr Ad
Ron ik werk op een soort gelijke manier. Echter ik leg het vast in Microsoft OneNote. Deze heeft ook de mogelijkheid om foto,’s te maken van je aantekeningen en om te zetten naar een soort White board beeld. Verder is het mogelijk om goed te sorteren, te annoteren en benaderbaar via telefoon, tablet en pc.
Mijn aantekeningen maak ik op gelamineerde bladen met een soort White board stift. Nadat ik de foto heb gemaakt in One Note wis ik die gewoon weer uit. Dus blijf ik redelijk papierloos. Hier is ook een commerciële versie van genaamd Bambook.
Volledig eens dat je alleen moet digitaliseren als het meerwaarde heeft. Een voordeel kan zijn dat je informatie gemakkelijker kan delen en terugvinden. Dit is bv bij 24/7 organisaties het geval. Bovendien kan het handig zijn om alle soorten aantekeningen op 1 plaats te hebben voor overzicht en opvolging. Een voorbeeld wat ik wil noemen is de dagstart bij verschillende afdelingen in Elisabeth ziekenhuis Tilburg. Zij nemen elke dag bij een groot digitaal bord de meldingen door en zetten indien nodig direct acties uit. Leuk detail, ze gebruiken ook een variant van trello, visueel gestuurd.
Maar de mens maakt uiteindelijk het verschil
Praten of luisteren en aantekeningen maken is onmogelijk tegelijk. Ik heb alle aandacht nodig voor gesprek. Ik gebruik tijdens het gesprek OneNote op een Surface tablet en meld dat ik af en toe een steekwoord intik, ik denk niet dat het mijn aandacht voor de ander of het gesprek verstoord.
Ik werk binnen korte tijd gesprek uit en vind dat belangrijk, voer vele gesprekken. Het is verbazingwekkend dat je met enkele steekwoorden volledig gesprek terughaalt. OneNote met een goede structuuropbouw is super en synchroniseert met Smartfone en Desktop.
Mijn probleem altijd geweest dat ik aan het einde van een week/maand of jaar nog stapels met aantekeningen tegen kwam. Uitwerken en acties toekennen schoot er gewoon bij in.
Ik heb gekozen voor de volgende combinatie met als reden dat ik zo alleen naar mijn aantekeningen hoef om te terug te lezen in geval van discussie over besluiten etc.
– Onenote met heldere opzet voor het verzamelen. Daarbij laat ik de ander weten dat ik zo nu en dan even wat noteer.
– Binnen Onenote het ’taak te doen’ icoontje wanneer dit een actie is voor mij of waar ik iets mee moet
– Sync service ‘Pleexy’ die alle teksten met dat blokje ervoor synchroniseert naar Todoist in de ‘Inbox’.
– 1x per dag ga ik in Todoist door mijn inbox en behandel dit alla ‘GTD’ van D. Allen 🙂
– Taken worden gepland in HourStack en bijgehouden voor de besteedde tijd
– Taken die afgerond worden Todoist of HourStack krijgen via de ‘Pleexy sync’ een afgeronde status. Zo weet ik bij ieder overleg in 1 oogopslag dat ik bij ben of niet.
Ps: van geen van de genoemde partijen heb ik aandelen. 😁
Ha Colin, je beschrijft een echt doorontwikkelde workflow. En ik kan uit je beschrijving opmaken dat je een processor bent (in termen van werkstijlen). Je reviewt je aantekeningen ter plekke op acties en haalt daarmee de derde fase direct naar de eerste fase. Dank voor je beschrijving. Mooi dat dit voor jou werkt!
Hi Ad, kan me goed vinden in je post. Ik heb geïnvesteerd in een prachtige remarkable die als digitaal notebook heerlijk schrijft. Grootste uitdaging voor me is structuur en inrichten, waardoor ik op dit moment nog blijf bij verzamelen.
Ha Dorothy, de Remarkable is wel een heel mooie tool. De kunst is het inderdaad om acties en projecten eruit te halen na de fase van verzamelen. Dat gaat dan weer meer minder handig daarin. Misschien ToDo ernaast gebruiken? Succes.