De 5 sleutels voor slim samenwerken

In dit artikel beschrijf ik de 5 essentiële zaken waar je op moet letten als je de samenwerking met collegae en teamleden vlot wil laten verlopen zonder al te veel verspilling (overproductie, heen en weren, wachten, onbegrip/herwerk enz.).

1. Competentie en wil (met stip op 1)

Tis niet anders. Als iemand (collega/teamlid) niet kan wat ie zou moeten kunnen en het ook niet op korte termijn kan leren dan is er direct ook een samenwerkingsprobleem. Je kunt:

• er natuurlijk omheen gaan werken
• er iemand bij huren
• het werk zelf gaan doen

maar dat is allemaal niet slim.

Dus denk in ieder geval na over je team (want daar heb je invloed op). Zit iedereen op de beste plek. Zijnde de plek waar zijn competentie (talent, kennis en ervaring, ambitie) het beste tot zijn recht komt. Zo niet, kijk of je daar beweging in kan krijgen de goede kant op.
Juist op het gebied van competentie kun je grote slagen slaan.

2. Helder eigenaarschap

Gezamenlijke verantwoordelijkheid voor doelen vraagt om individueel eigenaarschap en afstemming op de raakvlakken. De truuk is om een visueel overzicht te ontwikkelen waaruit precies te zien is wie van wat is. Welke aandachtsvelden en verantwoordelijkheden bij het team horen en daarbinnen welke aandachtsvelden en verantwoordelijkheden er bij ieder teamlid horen.
In mijn ervaring is een mindmap de beste visuele vorm voor het in kaart brengen van het speelveld.
Het gezamenlijk opbouwen en onderhouden is de beste waarborg dat het mentale beeld van de afdeling bij ieder teamlid gelijk blijft en dat is essentieel voor elegant en slimme samenwerking.

3. Duidelijke, van visie doordrenkte resultaats-afspraken

Hier gaat het heel vaak mis. Overdracht van taken/resultaten/uitkomsten is vaak belabberd. De verwachtingen managen door heel helder te zijn in je formuleringen: ‘één A4 met de voors en tegens op rij en een advies vanuit jouw kennis en kunde, graag binnen een week en mag per mail’ is nu eenmaal veel lekkerder werken als ‘wil jij er eens naar kijken’. In de eerste formulering kan ik het gewenste resultaat voor mij zien en dus is er visie! EN dat is nu juist de kunst. Wees heel expliciet in wat je van elkaar verwacht.

Geef niets weg dat onhelder is en pak niets aan wat onhelder is. Helpt enorm in het samenwerken.

4. Afspraken over welke communicatiemiddelen te gebruiken en welke reactietijden we daarbij hanteren.

• Wanneer gaan we vergaderen en hoe vaak en in welke frequentie?
• Voor welke zaken gebruiken we email en welke reactietijd spreken we af?
• Voor welke zaken gebruiken we face-to-face contact (ook al is het via Skype, Google Hang-out of Face-time)?
• Voor welke zaken bellen we?

Mijn advies: Maak onderscheid tussen

• operationele afstemming (kort, zo vaak als nodig en staand);
• procedurele afstemming (gaat over het hoe en kan vaak wel cyclisch gepland maar: klaar is klaar!);
• strategische afstemming (via onderzoek en beeldvorming, naar interpretatie en oordeelsvorming; naar besluitvorming (inclusief communicatie en implementatieplan). Vandaag besluiten is morgen doen als het maar even kan!). NEEM VOOR STRATEGISCHE AFSTEMMING RUIM DE TIJD.

• Email alleen gebruiken voor eenduidige zaken zonder urgentie met een reactietijd van een dag.
• Face-to-face gebruiken voor alles wat subtiel of complex is.
• Bellen voor de echte urgente dingen.

5. Reflectie inbouwen

Iedereen zal moeten leren wekelijks onderhoud te plegen ten aanzien van zijn persoonlijke systemen, speelveld en resultaten. Als dat niet tot gewoonte wordt is optimaal samenwerken niet mogelijk.
Daarnaast is het aan te bevelen per kwartaal het teamspeelveld in mindmapvorm te reviewen met de volgende drie vragen:

1. Is het compleet?
2. Heeft iedere tak een duidelijke eigenaar?
3. Krijgt alles de aandacht die het verdient?

Samenvattend: Wanneer ieder teamlid

1. competent is (kan wat ie moet kunnen)
2. een heldere eigen speelveld heeft
3. ‘ja’ zegt tegen visievolle gewenste resultaten
4. gebruik maakt van gezamenlijke opgebouwde communicatieroutines
5. leert wekelijks een review te doen
6. en regelmatig in het collectief het speelveld en de resultaten reviewt

dan is slim samenwerken het resultaat.

NB: Ja, en natuurlijk zijn belangen die houden van wat schaduw en gordijn om zich achter te kunnen verschuilen als het spannend wordt. Maar het is ons belang om zaken helder te maken, focus aan te brengen en grip te houden op voortgang. En dan kan nu eenmaal het beste zonder schaduwen en gordijnen.