In de beroemde kwadranten zit nog van alles verstopt. Ik heb er in 2012 een lang artikel aan gewijd (een van de meest gelezen artikelen) en wil vandaag nog een nieuwe betekenis-laag in het zonnetje zetten en er een tip aan koppelen die je in-de-week-die-komt kunt gebruiken.
Uitgangspunt is de vraag: Wie/wat stuurt er in welk kwadrant?
Kwadrant 1 Dringend en Belangrijk
Dit zijn de zaken die ‘van rechts komen’ en een boel lawaai maken. Ze komen als vanzelf, zijn onvoorspelbaar in voorkomen en duur.
Wat stuurt hier? Wat er gebeurt stuurt!
Kwadrant 2 Niet Dringend, Wel Belangrijk
In dit kwadrant werk je aan de lange termijn en aan het onderhoud van je systemen en processen. Je doet je voorbereiding, nabereiding, je denkt na. Je schept voorwaarden, deelt visie, empowert enz.
Wie stuurt hier? Hier stuur jijzelf!
Kwadrant 3. Dringend maar Niet Belangrijk
Hier komen de ‘apen’ die anderen veelal onbewust aan je proberen te slijten. Hier hoor je de vraag: ‘heb je een minuutje (want ik moet een uur met je praten)’. Hier wordt omhoog gedelegeerd (Baas, we hebben een probleem) enz. Wat gebeurt is belangrijk voor de ander.
Wie stuurt hier? Hier stuurt een ander!
Kwadrant 4. Niet Dringend en ook niet Belangrijk.
Hier rust je uit van kwadrant 1. Hier kijk je uit het raam en doet niets dan een beetje sudderen. Maar ook hier verdwaal je in social media en nu.nl.
Wat stuurt hier? Niets stuurt!
Dus
1. Wat er gebeurt stuurt
2. Jij stuurt
3. De ander stuurt
4. Niets stuurt
Tip: Houd de komende week eens bij of je het verschil kunt voelen tussen de momenten waarop je zelf stuurt en waarop iets of iemand anders stuurt. En deel je ervaringen hieronder.
December is voor de meesten van ons een hele drukke maand omdat we in alle levenssferen zaken willen vieren en afronden.
Hierbij zeven tips die je kunnen helpen het kerstreces op een relatief relaxte manier te halen.
De eerste en de laatste zijn het belangrijkst.
Schrap alle cyclische vergaderingen in december. Ik heb over de logica daarvan een blog geschreven.
Markeer heel duidelijk in je agenda je vrije dagen (dus van 8 tot 5 en niet alleen een klein regeltje bovenin!).
Maak een gesloten actielijst van de zaken die echt nog in 2022 af moeten (er mag niets meer bij als je deze eenmaal hebt gemaakt, alleen nog maar af).
Maak een open actielijst van alle zaken die door kunnen naar 2023 maar niet vergeten mogen worden.
Maak voor iedere decemberdag een dagplan met een 3MBA-lijst (gesloten actielijst met de drie meest belangrijke acties van vandaag).
Doe aan het begin van steeds het laatste dagdeel dat je werkt (bijvoorbeeld begin vrijdagmiddag) een grondige review bestaande uit drie delen:
1. Opschonen van al je inboxen (alle plekken waar informatie binnenkomt)
2. Up to date maken van alle lijsten, planningen en agenda
3. Vooruit kijken naar de week die komt
Geniet van alle warme menselijke momenten die er zijn. Daar zit de echte waarde in deze bijzondere maand.
Deze blog gaat over een Outlook-regel die veel Inbox Zero fans gebruiken.
Deze regel zorgt ervoor dat jouw uitgaande vragen – waarvan je wilt bijhouden of je antwoord krijgt – geautomatiseerd in een map ‘wachten-op’ terecht komen.
De CC regel luidt:
1. Check mijn binnenkomende e-mail
2. Als ik de afzender ben
3. En mijn naam staat in CC
4. Verplaats de binnenkomende CC e-mail naar de map ‘wachten-op’
Je zet je eigen naam als uniek kenmerk in het vak CC en dat is uiteraard zichtbaar voor de ontvanger. Zelf vind ik dat geen probleem. Toch hoor ik regelmatig de vraag of dat niet met BCC kan (zodat de ontvanger het niet kan zien).
Dat kan niet direct omdat die keus niet in de opties van Outlook regels opgenomen is. Het kan wel via een omweg en die ga ik hier onder beschrijven.
De BCC regel luidt:
1. Check mijn binnenkomende e-mail
2. Als ik de afzender ben
3. En mijn naam staat niet in ‘Aan’ en niet in ‘CC’ (zie plaatje hieronder: deze opties staan in het venster uitzonderingen)
4. Verplaats de binnenkomende BCC e-mail naar de map ‘wachten-op’
Omdat jouw naam maar op drie plekken kan staat: Aan, CC en BCC en je er twee uitsluit, blijft BCC over. De regel werkt nu op het moment dat je jouw eigen naam in het vak BCC zet en jij de afzender bent.
Wil je de BCC mogelijkheid altijd beschikbaar hebben bij het opstellen van een nieuwe e-mail?
Dat doe je als volgt:
Open een nieuwe e-mail
Ga naar het tabblad ‘Opties’
Klik BCC aan op het lint
Vanaf nu staat de BCC optie altijd in beeld.
Als je helemaal niet weet hoe je regels kunt maken in Outlook, doe dan een keer mee met de Online Workshop Inbox Zero.
Wanneer je je werk zo hebt ingericht dat je regelmatig in een bijeenkomst aantekeningen op papier maakt, dan ontstaan de vraag wat je met deze notities gaat doen en waar je ze laat.
Terug naar af
De vraag daar aan voorafgaand zou moeten zijn waarom je deze aantekeningen maakt. De meesten van ons hebben daarvoor deze redenen:
vooraf: voorbereiding zorgt ervoor dat je weet wat je wilt (als een soort mini agenda)
tijdens: je kunt de lijn vast houden en direct belangrijke zaken vastleggen (zoals namen, inzichten, ideeën, afspraken, besluiten en acties)
erna: aantekeningen vormen een extern geheugen waar je naar terug kunt om het beeld weer op te roepen van het moment
Ruw materiaal
Aantekeningen gemaakt in een bijeenkomst hebben de vorm van ruw materiaal. Sommige zinnen zijn niet af, andere zaken zijn slordig geschreven en al heel snel niet meer te begrijpen. Ideeën en acties moeten naar een andere plek enz.
De meest logische conclusie is dat ruwe aantekeningen – als ze van belang zijn – een bewerking verdienen. De bewerking kan in het ideale geval leiden tot een notitie die ‘eeuwig’ waarde heeft.
Logica voor het bewerken
Datum bovenaan
Onderwerp of reden
Namen van de gesprekspartners
Realistisch korte opsommingen die de samenvatting vormen van de bijeenkomst
Dat is het. De zaken zoals acties en ideeën kunnen beter naar een centralere plek omdat het anders moeilijk is om ze in beeld te houden.
Waar laat je de bewerkte aantekeningen?
Als je in een grote of publieke organisatie werkt die als basis Microsoft 365 heeft dan is OneNote je tool van keus. Als je er nog nooit mee gewerkt hebt kun je het beste een van deze introductie video’s bekijken, zodat je een beeld hebt van de logica van de tool. OneNote heeft de potentie om uit te groeien tot een Persoonlijk Kennis Management (PKM) systeem.
Wanneer je vrij bent om je tool te kiezen dan zijn er tientallen keuzes. De twee meest gebruikte tools op dit moment (naast OneNote) zijn Notion en Obsidian.
Houd je wel aan deze twee vuistregels:
1. Begin Klein – bouw langzaam uit
2. Houd Het Simpel
Direct digitaal aantekeningen maken?
Ik ben daar geen voorstander van. Waarom dat zo is heb ik beschreven in deze (lange) blog.
Dat de weekreview een hele belangrijke routine is, zal de meeste lezers van deze artikelen duidelijk zijn. Ik tamboer daar tenslotte bijna wekelijks op. De dagreview (in de literatuur ook wel benoemd als ‘daily shutdown’) is de kleine broer van de weekreview. Hieronder een omschrijving hoe zo’n routine er uit kan zien in 6 stappen en 6 minuten.
De dagreview is de afsluiting van de werkdag. Deze afsluiting heeft alleen betekenis als je daarna ook innerlijk je werk kunt loslaten tot de volgende dag. Het is daarmee een overgangsritueel van werk naar thuis. Zoals de weekreview de overgang is van de werkweek naar het weekend. De meest logische tijd om de dagreview te doen is derhalve het laatste kwartier van je werkdag. Hoe laat dat ook is.
De structuur van de dagreview
De dagreview (daily shutdown), is net als de weekreview een drieluik: terugkijken, up to date maken, vooruitkijken (verleden, heden & toekomst) en deze logica leidt dan ook tot de volgende structuur.
Stap 1: Kijk in je agenda naar de planning van de dag die is geweest met de volgende vragen:
zijn er zaken blijven liggen
zijn er zaken die ik heb toegezegd die ik niet heb vastgelegd
zijn er zaken die anderen hebben toegezegd die niet zijn vastgelegd
waar wil ik meer van en waar wil ik minder van
Stap 2: kijk naar volgende twee dagen in je agenda
leef je in hoe die dag zal zijn
wie ga je ontmoeten, wat zijn de reis-spullen-mee-zaken die spelen
hoe zijn de overgangen met thuis
Stap 3: Scan je email (die uiteraard dicht bij Zero is, omdat je gedurende de dag Inbox Zero gebruikt)
Stap 4: Werk je actieoverzicht bij. Als je daar nog niet tevreden over bent kijk dan naar dit artikel.
Stap 5: Bepaal de 3MBA’s (drie meest belangrijke acties) voor de volgende dag. Markeer deze en blok indien nodig tijd in de dag van morgen om zeker te stellen dat deze acties ook daadwerkelijk gaan gebeuren. Let op! Dit is een gesloten actielijst. Er mag alleen maar af en niets bij. Maak eventueel gelijk een dagplannetje met de andere zaken die van belang zijn om bij te hand te hebben morgen.
Stap 6: Zeg HARDOP tegen jezelf: Einde werkdag
Dat is het. Meer is niet nodig afgezien van de gewenning om daarna niet meer op de telefoon of laptop te kijken naar email, agenda, sms, voicemail enz. Werkzaken zijn klaar tot de volgende dag.
Waarom zou je dit doen?
Je wordt productiever van een duidelijk onderscheid van levenssferen (is eindeloos aangetoond).
Je avond komt vrij voor thuiszaken.
Je slaapt beter.
Je leven wordt daarmee een beetje aardiger.
Je weekreview wordt eenvoudiger omdat je brein door het doen van de dagreviews er aan went regelmatig in de reflectiemodus te zijn.
Ik hoor het graag als je een andere routine of gewoonte hebt als dagreview.
De belofte van timemanagement in zijn algemeenheid is meer doen in minder tijd.
Dat alleen al is te mooi om waar te zijn: Er zit een duidelijk luchtje aan want er mist een parameter: het resultaat.
We willen helemaal niet méér doen!
We willen:
minder tijd besteden
mínder doen
met meer resultaat.
Daarom vandaag een omdenktip.
Uitgaande van het gegeven dat 20% van onze inspanning 80% van ons resultaat oplevert (zoals Pareto ons heeft geleerd), willen we ons uiteraard vooral toeleggen op die 20% en niet onze 100% vergroten door nog eens meer te gaan doen.
Daarvoor zijn 2 dingen nodig:
Overzicht Je hebt op ieder moment overzicht nodig over jouw beeld van succes, jouw doelen, jouw speelveld en alles waar je ja tegen hebt gezegd.
Focus Op basis van je overzichten kies je actief maand, week en/of dag doelen.
Je acties bepaal je vervolgens altijd in het moment op basis van je overzicht en je focus.
De boel gaat swingen als je vervolgens gebruik maakt van de volgende regels.
Gulden regel 1: Verminder de Tijdverspillers (niet meer doen)
Wat kun je laten zonder veel consequenties. Opties: onbelangrijke email, bijeenkomsten, nieuws-rondjes, Facebook- Twitter- LinkedIn-rondjes, telefoontjes, herhalende discussies etc.
Gulden regel 2: Verminder de Tijdvreters (slimmer doen)
Zoek actief in de herhalende processen waar je aan vast zit naar zaken die veel tijd kosten en feitelijk (in het licht van je overzicht en focus) zonder waarde zijn. Voorbeelden: rapportages, lezen van periodieken, steeds dezelfde mensen bellen en terugbellen, cc-mails etc.
Gulden regel 3: Empower de mensen om je heen (moed en vertrouwen)
Let goed op wanneer er meedenken of toestemming aan je gevraagd wordt en zorg dat helder wordt binnen welke kaders jouw volwassen, kundige en welwillende medewerkers en collega’s geacht worden zelf te denken en beslissen.
Op basis van overzicht + focus en de toepassing van deze 3 gouden regels kun je met minder tijd, minder dingen doen en toch meer resultaat hebben. En daar gaat het uiteraard weer wel om!
Er worden boeken volgeschreven over focus. En terecht. Het is een van de belangrijkste vermogens van een manager of drukke pro die stressbestendig wil leven en werken.
We moeten nu eenmaal dealen met de paradox dat we het liefst de hele dag bereikbaar willen zijn en tegelijk ook gefocust willen werken. En dat kan helaas niet!
In deze blog wil een beeld delen dat ik zelf gebruik om de waarde van focus uit te leggen (meestal aan anderen en regelmatig ook aan mijzelf).
Het is een beeld uit herfst en winter. Soms ben ik alleen thuis en merk ik dat overal in het huis lichten aan zijn. Mijn zintuig voor verspilling triggert me om overal waar ik niet ben, of snel zal zijn, de lichten uit te doen. Ik doe dat omdat dat energie spaart en mij niet het beleven geeft dat ik mijn aandacht tegelijk in het gehele huis moet hebben.
In dit beeld is focus dus: ‘overal het licht uit doen waar je op dat moment niet bent’.
Wat zou je kunnen doen om dit overdrachtelijke beeld te integreren in je dagelijkse workflow?
In drie simpele tips:
Bepaal tijd en een klus en maak je jezelf onbereikbaar (deur dicht, telefoon op flightmode).
Ruim je werkplek om je heen op zodat je een ‘zen-fengshui-mindfull’ omgeving hebt.
Werk in fullscreen modus *.
Vooral het switchen van de telefoon (flight mode aan en uit) is een krachtig beeld voor bereikbaar zijn of gefocust zijn. Probeer het eens uit en laat mij hieronder weten wat je er van vindt.
* Fullscreen modus is in de meeste programma’s te vinden onder ‘beeld’ of ‘view’.
Digitale Fitheid is een van de fundamenten voor kenniswerkers.
Er is sinds enkele maanden een (gratis) community, opgericht door Martijn Aslander en Mark Meinema waar iedereen die vragen heeft, bij wil dragen en/of na wil denken over digitale fitheid voor zichzelf of voor het team waar hij in werkt lid kan worden.
Martijn en Mark hebben samen met Arjan Broere het boek geschreven ‘Ons werk is stuk’ dat een mooi inkijkje geeft in de manier waarop de mannen kijken naar kenniswerk en daarmee naar de filosofie die direct ook weer terug te vinden is in de community.
Er is in de community nu al heel veel informatie, kennis en ervaring te vinden. Je kunt je hier aanmelden en de rest wijst zich vanzelf.
Mijn advies: knikker FaceBook eruit en meld je aan voor Digitale Fitheid. Leuker, interessanter en waardevoller.
Outlook heeft de mogelijkheid automatisch een kleur toe te voegen aan een agenda item onder de voorwaarde dat je een uniek kenmerk meegeeft.
Voorwaardelijke opmaak
De manier waarop dit werkt is simpel. Je zorgt ervoor dat je aan de naam van de afspraak (met jezelf of met anderen) altijd hetzelfde unieke kenmerk toevoegt. Dit kenmerk koppel je aan een kleur.
Hoe doe je dat?
Ga naar ‘Agenda’
Kies tabblad ‘Beeld’
Kies ‘Instellingen wijzigen’
Ga naar ‘Voorwaardelijke opmaak
Klik op ‘Toevoegen’, bepaal de naam , de kleur en een voorwaarde.
Dat is het is. Je kunt als voorwaarde allerlei kenmerken kiezen: een woord, een persoon, een status etc.
Tip: maak het niet te bont.
NB: Let op: deze kleuren hebben niets te maken met de categoriekleur die je kunt toevoegen met een rechtermuisklik. Deze laatsten werken als ’tag’ dus als Database item waar je nog veel meer mee kunt doen.
Ken je het kinderspelletje: ik lig in mijn bed en stel me voor dat ik mijzelf zie liggen.
Daarna stel ik mij voor dat ik mijn bed zie in mijn kamer, dan zie ik het huis waar mijn kamer in staat, vervolgens de straat enz. totdat ik mijzelf als stipje zie vanuit de sterren.
Of een ander spel: ik stuur een brief met een adres dat begint met de eigen straat, dan stad, dan provincie, land, werelddeel, de aarde, zonnestelsel en kosmos.
Twee volwassen mannen, Charles en Ray Eamus, hebben al in 1968 van dit gegeven een korte documentaire gemaakt. Voor wie dit filmpje nog nooit heeft gezien: iedere tien seconden wordt de afstand tot de pick-nick waar alles mee begint 10 maal zo groot. Een fantastisch project met schitterende beelden. Mooie video om de eigen wirwar af en toe een beetje te relativeren.
De afgelopen weken heb ik al een beetje warmgelopen op LinkedIn.
Ik ga een aantal maanden iedere dag een post doen op LinkedIn volgens dit schema:
Zaterdag -> Fun
Zondag -> Filosofie
Maandag -> E-mail & consorten
Dinsdag -> Agenda
Woensdag -> Vergaderen
Donderdag -> MS Teams
Vrijdag -> Lean-wijsheid
Waarom?
Omdat ik leuk vind om te delen. Ik zal steeds een kort berichtje maken en als het aan de orde is linken naar een van de ruim 600 berichten op Ad’s Blog.
Volgen?
Vind je het leuk of waardevol om dit experiment te volgen, ga dan naar https://www.linkedin.com/in/advanderhulst/ dan kunnen we linken en komen de berichten van dit experiment in jouw tijdlijn terecht.
Triage is de manier waarop in de Spoed Eisende Hulp wordt geprioriteerd.
Tri staat voor 3. En bij triage zoek je naar een vooral snelle manier van voor- en achtergrond scheppen. Deze snelle manier kun je niet risicoloos doen, en dat hoeft ook niet. De risico’s blijven beperkt als degene die de triage doet maar veel ervaring heeft en een goed gevoel voor “pluis” versus “niet pluis”.
Ieder “geval” wordt langs een meetlat gelegd en in een van de drie beschikbare categoriën geparkeerd.
Een voorbeeld in de e-mail Postvak IN wereld:
De drie categorieën zouden als label kunnen hebben:
Tikkende tijdbommen
Goudklompjes
Bulk
Bij triage op Postvak IN zoek je naar de “tikkende tijdbommen” en de ‘goudklompjes” omdat die beide van veel waarde voor je zijn. De tijdbom om er voor te zorgen dat ie niet afgaat, en de goudklomp om er voor te zorgen dat ie niet in de grote bulk verdwijnt.
Wat zijn tikkende tijdbommen?
Medewerker meldt zich ziek meldt wegens burn out
Klant heeft serieuze en terechte klacht
Financieel overzicht laat iets heel anders (en negatiever) zien dan jij in beeld had
Wat zijn goudklompjes?
‘Ja’ tegen een offerte of project
Een compliment van klant/baas
Een levering waar je op zat te wachten
En wat doe je met de bulk?
Uiteraard ook van betekenis voor jou voorzien. Logisch in de volgende categorieën:
Prullenbak
Gelijk doen
Later doen
Doorsturen of
Opbergen (in Archief of Monitoren)
Dus: Triage gaat over de snelle manier van beoordelen van kansen en bedreigingen. In te zetten als je veel IN krijgt en weinig tijd hebt.
Een deelnemer aan een Online Workshop Personal Lean stelde de vraag hoe ik aan het ‘alles- in- één- overzicht’ kom dat ze bij mij zag. Voor wie het nog nooit gezien heeft: het gaat om onderstaand overzicht.
Je kunt dit overzicht bereiken door op in het navigatievenster (het venster met de mapnamen) je accountnaam te selecteren. Meestal is dat je e-mailadres vlak boven het mapje Postvak IN. Je kunt het overzicht nog naar je eigen voorkeuren wijzigen door rechtsboven te klikken op ‘Outlook Vandaag aanpassen’.
Je kunt dit overzicht gebruiken als basis voor je dagplan.
We gebruiken cookies zodat deze website zo soepel mogelijk draait. Als je doorgaat met het gebruiken van de website, gaan we er vanuit dat ermee instemt.IK BEN AKKOORDNee, ik wil meer info
In de beroemde kwadranten zit nog van alles verstopt. Ik heb er in 2012 een lang artikel aan gewijd (een van de meest gelezen artikelen) en wil vandaag nog een nieuwe betekenis-laag in het zonnetje zetten en er een tip aan koppelen die je in-de-week-die-komt kunt gebruiken.
Laden...
