Incompany Workshop Personal Lean
E-mail in Control | Agenda in Balans | Ieder Weekend Vakantie
Basisgegevens
- Dagdeel
- Live of Online
- Maximaal 9 (online) of 12 (live) deelnemers
Opbrengsten van de workshop voor de deelnemer:
- Grip op de eindeloze e-mailstroom door het toepassen van Inbox Zero
- Outlook agenda ingericht als een dashboard voor het beheren van tijd en aandacht (de meest schaarse middelen die er zijn)
- Maatwerk checklists van een goede dag- en weekreview zodat het eigen systeem op orde en up-to-date blijft
- Inspiratie en tips voor het werken met een dagplan
Inhoud:
Vooraf krijgen de deelnemers een link naar de drie minuten werkstijltest die de deelnemers een eerste idee geeft over hun werkstijl en de tips die daarbij horen.
De workshop zelf bestaat uit een drieluik
- Inbox Zero. Uitleg over de achterliggende principes en de methodiek. Met behulp van het manual kunnen de deelnemers na de workshop Inbox Zero zelf implementeren.
- Agenda in Balans. Gezichtspunten, wetmatigheden en tools om je agenda in balans te krijgen met je werkdoelen en tijd te hebben voor de leuke en belangrijke dingen van het leven.
- Dagplan & Weekreview. Twee basale routines om zowel je werkdag als je werkweek goed af te sluiten zodat je opgeruimd het weekend in kunt.
De workshop heeft een up-tempo karakter met verschillende werkvormen waardoor we gebruik maken van de concrete context van de deelnemers.
De deelnemers ontvangen de materialen (Handboek Personal Lean, Inbox Zero Manual + de benodigde werkbladen) tijdens de live workshop of bij een online workshop op hun thuisadres of via de organisatie.
Na de workshop ben ik via bellen en e-mail bereikbaar voor vragen die ontstaan in de eerste periode na de workshop.
Prijzen
Online Incompany Workshop
De basisprijs voor een Online Incompany Workshop van een dagdeel is € 1350 exclusief btw. Er kunnen maximaal 9 deelnemers meedoen.
Deze prijs is bij een volle groep € 150 exclusief btw. per deelnemer inclusief de materialen en de mogelijkheid om na de workshop mij te (video-) bellen of mailen over aanvullende vragen.
Voor organisaties die een van mijn workshops op willen nemen in hun standaard aanbod gelden mantel-overeenkomst prijzen afhankelijk van frequenties.
Live Incompany Workshop
De basisprijs voor een live incompany workshop van een dagdeel is € 1950 exclusief btw en binnen de regio groot Rotterdam.
Er kunnen maximaal 12 deelnemers meedoen.
De prijs bij een volle groep is in dit geval € 162,50 excl. btw per deelnemer inclusief materialen en de hierboven beschreven nazorg.
Wil je overleggen over jouw vraag en de mogelijkheden dan zijn er twee opties:
- Bel me op 06 224 559 02
- Stuur me een bericht via contact.
Laden...
Incompany Workshop Inbox Zero
“Als je niet oppast, werk je zomaar in de e-mail-verwerkende industrie.”
Basisgegevens
- Dagdeel
- Live of online
- Maximaal 9 (online) of 12 (live) deelnemers
Voor iedere organisatie:
- Die vindt dat e-mail te veel tijd kost
- Die Outlook Klassiek gebruikt
- Die een slimme, snelle workflow wil introduceren
- Waarbij de workflow aansluit bij de werkstijl van medewerkers
Opbrengsten van de workshop voor de organisatie
- Iedere dag een lege Postvak IN voor medewerkers
- Outlook simpel en efficiënt ingericht (Windows only!)
- Aangepast aan de werkstijl van de medewerkers
- Direct geïmplementeerd op de laptops van medewerkers
- Versnelde workflows met sneltoetsen
- Minder tijd kwijt aan e-mails, betere communicatie
- Iedere e-mail snel terugvinden
Hoe werkt het?
Voorafgaand aan de workshop stuur ik de deelnemers een link naar een korte test die hen helpt zicht te krijgen op hun persoonlijke voorkeursstijl voor e-mail.
Tijdens de workshops werken de deelnemers in hun eigen Outlook-omgeving op hun eigen laptop. Ik maak de deelnemers enthousiast om in hun eigen Outlook-structuur de inrichting van Inbox Zero te hanteren met behoud van eigen voorkeuren. Daarna gaan we aan de slag met het verwerken van de eigen e-mails in de nieuwe inrichting, gebruikmakend van alle mogelijkheden die Outlook biedt.
Bij de online workshop ontvangen de deelnemers een week van tevoren het Inbox Zero Manual met een uitgebreide beschrijving van de inhoud van de workshop als naslagwerk op een door hen opgegeven postadres.
Na de workshop ben ik via telefoon en e-mail bereikbaar voor vragen die ontstaan in de eerste periode na de workshop.
Voor wie?
Voor iedere organisatie met drukke professionals. Ik werk met managers, engineers, rechters, griffiers, administratieve ondersteuners, managementassistentes, brandweermannen, politieagenten, bankmedewerkers, planners, beleids-, sales- en HR-medewerkers, artsen, ICT’ers, gezinshuisouders, jeugdzorgwerkers, gemeentemedewerkers, architecten, schilders, marketingmedewerkers en nog veel meer.
Kortom, voor elke organisatie waar medewerkers dagelijks Outlook open hebben staan en waardevollere communicatie willen in minder tijd.
Weg uit de e-mailverwerkende industrie!
Wees niet langer ‘a fool with a tool’. Zet Outlook naar je hand. E-mail is tenslotte niet het werk, maar de drager van het werk. Leer Outlook zo te gebruiken dat medewerkers niet eindeloos aan het checken en scrollen zijn. Word de baas over het Postvak IN. Inbox Zero kost minder tijd en levert meer op voor de organisatie en de medewerkers.
Prijzen
Online Incompany Workshop
De basisprijs voor een Online Incompany Workshop van een dagdeel is € 1350 exclusief btw. Er kunnen maximaal 9 deelnemers meedoen.
Deze prijs is bij een volle groep € 150 exclusief btw. per deelnemer inclusief de materialen en de mogelijkheid om na de workshop mij te (video-) bellen of mailen over aanvullende vragen.
Voor organisaties die een van mijn workshops op willen nemen in hun standaard aanbod gelden mantel-overeenkomst prijzen afhankelijk van frequenties.
Live Incompany Workshop
De basisprijs voor een live incompany workshop van een dagdeel is € 1950 exclusief btw en binnen de regio groot Rotterdam.
Er kunnen maximaal 12 deelnemers meedoen.
De prijs bij een volle groep is in dit geval € 162,50 excl. btw per deelnemer inclusief materialen en de hierboven beschreven nazorg.
Wil je overleggen over jouw vraag en de mogelijkheden dan zijn er twee opties:
- Bel me op 06 224 559 02
- Stuur me een bericht via contact.
Laden...
Basisgegevens
- Dagdeel
- Live of Online
- Maximaal 9 (online) of 12 (live) deelnemers
Waarom deze workshop?
Microsoft Teams is een vast onderdeel geworden van de gereedschapskist van organisaties. Teams is heel veel meer – waar je al voor hebt betaald – dan alleen maar videobellen. Deze dagdeel workshop kan live of online.
Wanneer je de logica van Microsoft 365 leert snappen en stap voor stap gaat gebruiken, gaat Teams je veel tijd opleveren want
- alle interne e-mail kan naar Teams;
- de WhatApp’s communicatie kan naar de chat van Teams;
- al je bestanden staan op een vaste plek;
- en je kunt er op hetzelfde moment met anderen in werken;
- alle microwijzingingen worden realtime opgeslagen;
- je kunt ieder moent terug naar een eerdere versies;
- al je taken, acties en todo’s staan voortaan in één overzicht gesynct bij elkaar;
- jouw Outlook en Teams werken naadloos samen.
Hoe eerder je dit met elkaar snapt, hoe sneller je de voordelen hebt.
Wil je sparren of dit iets is voor jou en je team?
We kunnen eerst kennismaken en in kaart brengen hoever jullie nu zijn met Teams – en welke keuzes er al zijn gemaakt – zodat ik kan aansluiten bij waar jullie staan op deze reis.
Als je het contactformulier invult neem ik per ommegaande contact met je op.
Waarom Minder Outlook?
- Het aantal berichten groeit en gaat steeds sneller heen en weer en daar is e-mail niet voor bedoeld;
- Alles staat door elkaar en ‘all over the place’;
- Van ieder bestand dat je uitwisselt ontstaan er meerdere versies en tijdelijke kopieën
- Je moet een heel systeem onderhouden om gesprekken en bestanden terug te kunnen vinden
- Daarnaast moet je je acties uit allerlei lijsten en e-mails halen en zelf bij elkaar zetten
- E-mail is geen data veilige communicatiestroom voor AVG-gevoelige zaken
Waarom Meer Teams
- Alle alle communicatie staat per onderwerp bij elkaar.
- Bestanden blijven op hun plek en de gebruikers gaan er naar toe.
- Bestanden zijn direct opgeslagen, je kunt er met meerdere medewerkers tegelijk in werken, er is automatisch versiebeheer.
- Alle acties staan per teams, kanaal/projecten in één overzicht naast het overzicht van je eigen acties.
- Chatten via Teams en voorkomt dat bedrijfsinfo op de servers van Meta staat.
- Alle communicatie en vastlegging gebeurt vanuit de beveiligde MS 365 omgeving.
Wat is nu precies het voordeel voor ons als team?
- Ik maak jullie enthousiast over de mogelijkheden van Teams.
- Je gaat naar huis met eenvoudiger en veiliger workflows.
- De dag erna heb je minder e-mail en wel alle communicatie naar onderwerp geordend.
- Alle belangrijke samenwerkingsbestanden staan op een vaste plek dus je hebt geen gezoek of versie gedoe meer.
- Alle cyclische vergaderingen hebben een plek in Teams.
- Jij hebt overzicht en grip door de ordening in teams en kanalen.
- Je werkt optimaal met de combinatie van – en overgangen tussen – Outlook en Teams.
Wij hebben al deelgenomen aan een workshop/introductie-traject/adaptatiecursus …
Dit soort activiteiten zijn niet opgezet vanuit Personal Lean en Lean Office;
komen te vroeg of te laat; laten veel zien maar niet genoeg zelf beleven en hebben vermoedelijk geen concrete samenwerkingsafspraken opgeleverd.
Dat MS Teams verandert nog steeds, wanneer is het juiste moment om een workshop te doen?
- Nú.
- Hoe eerder je een pro bent in Teams zoals het nu is, hoe meer voordeel je hebt van het Teams zoals het zich ontwikkelt in de komende jaren.
- En je hebt vanaf nu het je dagelijkse communicatie en samenwerken slimmer, makkelijker, beter en sneller georganiseerd in een veilige omgeving.
Wil je overleggen over jouw vraag en de mogelijkheden dan zijn er twee opties:
- Bel me op 06 224 559 02
- Stuur me een bericht via contact.
Laden...
Er zijn twee manieren om e-mail gesprekken op rij te krijgen. Een meer bekende manier met ‘Weergeven als gesprek’ en een onbekende manier met ‘Verwante items zoeken’.
Gesprekken weergeven
Je vind deze optie door op het tabblad ‘Beeld’ het vinkje ‘Weergeven als gesprek aan te zetten’. Je krijgt de vraag of je dat voor deze map of voor alle mappen wilt doen. Kies voor deze map. Je ziet nu een klein driehoekje verschijnen voor de e-mails die onderdeel uitmaken van een draadje. Als je daar op klikt verschijnt de historie van de betreffende e-mailwisseling. Het is visueel niet heel handig en leidt er soms toe dat gebruikers het hele gesprek zien verdwijnen omdat ze per ongeluk alles in plaats van een e-mail blijken te hebben weggegooid.
Verwante items zoeken
Dit is een betere, tijdelijke en gemakkelijker manier en daar houd ik van. Je vindt deze optie door een rechtermuisklik op het moment dat je een e-mail geselecteerd hebt. Je kiest daarna voor ‘Berichten in dit gesprek’. Je ziet nu in een nieuw venster alle verwante e-mail items netjes op rij. Dat ze nu in een nieuw venster staan is superhandig want je wordt niet meer afgeleid daar allerlei complexe layout waar je om heen moet gaan kijken. Als je in het zoekvenster bovenin kijkt kun je zien dat Outlook een speciale zoekopdracht heeft gemaakt. Dit resultatenvenster is je standaard zoekvenster. Je kunt dit venster optimaliseren. Zie daartoe de blog: Zoeken in Outlook optimaliseren.
Laden...
Basisgegevens
- Dagdeel
- Live
- Maximaal of 12 deelnemers
Workshop Speelveldanalyse voor Samenwerkende Teams
Deze live workshop van een dagdeel heeft als doel en resultaat dat een team een visuele weergave heeft – in mindmap vorm – van alle aandachtsvelden, verantwoordelijkheden, commitments, contracten, netwerken en vergaderingen die opgeteld de weergave zijn van ‘Going Concern’.
Het overzicht maakt het verschil duidelijk tussen ‘Daar ben ik van.’ en ‘Daar ben ik niet van’ en is een van de zeven overzichten die met elkaar ervoor zorgen dat de organisatie in lijn is van actie tot missie en andersom.
Op individueel niveau is het speelveld heel waardevol omdat het duidelijkheid geeft die niet te vinden is in organigram of functieomschrijving.
Op teamniveau is het speelveld waardevol omdat een gedeeld visueel beeld van het team helpt bij het versterken van eigenaarschap wat communicatie en vastlegging scheelt.
Het Speelveldoverzicht vormt derhalve de basis voor:
- Helder eigenaarschap
- Kwartaalreview
- Inhoud van een jaarplan
- En zelfs de inrichting van samenwerkingsplekken zoals bijvoorbeeld de opzet van Teams en Kanalen in MS Teams en de mappenstructuur daarachter.
Het Speelveldoverzicht is één van de zeven niveaus die maken dat er overzicht en grip is voor iedereen. De logica van de zeven overzichten zullen ook besproken worden tijdens de workshop als introductie voor het tekenen van de het eigen speelveld. We gebruiken voor de overzichten de metafoor van vlieghoogten waarbij de missie het 50.000 voet overzicht is, het speelveld het 20.000 voet overzicht is.
De zeven overzichten – met de daarbij behorende vragen – op rij:
- Tijdgeest: wat gebeurt er om ons heen?
- Missie: waar staan we voor?
- Visie: waar gaan we voor?
- Strategie: wat zijn onze grote doelen?
- Speelveld: wat is nu feit en waar zijn wij en ben ok van?
- Resultaten en projecten: waar heb ik ja tegen gezegd?
- Acties: wat moet ik daar voor doen?
Inhoud workshop
- Introductie van het vlieghoogten model (Tijdgeest, Missie, Visie, Strategie, Speelveld, Resultaten & Acties)
- Uitleg van de Speelveld analyse
- Eerste ronde tekenen van het speelveld op een leeg A3 met kleurstiften
- Uitwisselen met een collega
- Digitaal samenvoegen van de individuele speelvelden tot een mastermindmap
- Speelveld review op basis van de vragen:
– Is het Speelveld zo compleet en actueel?
– Is het van ieder item duidelijk wie de eigenaar is?
– Krijgt alles de aandacht die het verdient?
- Definiëren van de eerste 10 acties voorkomende uit de analyse
De workshop is altijd live en incompany. Maximum aantal deelnemers 12.
NB: Deze workshop is geen analyse van invloedsferen en machtsverhoudingen.
Wil je overleggen over jouw specifieke vraag en de mogelijkheden voor een training dan zijn er twee opties:
- Bel me op 0180 85 11 55 of 06 224 559 02
- Stuur me een bericht via contact.
Laden...
Online Workshop Open Inschrijving
Datum en Aanmelden
Aanmelden kan via het contactformulier.
Graag de volgende gegevens in het berichtveld zetten:
- wie je aan wilt melden + e-mailadressen van de deelnemers
- factuurgegevens ( adres + e-mailadres + evt. inkoopordernummer of kostenplaatsnummer);
- postadres per deelnemer waar de workshop-materialen naar toe gezonden moeten worden
Voor de workshop maken we gebruik van MS Teams. Je ontvangt van mij de link na inschrijving. Deze link werkt ook als je geen Microsoft account hebt. De bijbehorende materialen worden binnen een werkdag verzonden.
[table id=11 /]
Aanmelden gaat simpel en snel met het contactformulier.
Laden...
Het korte antwoord is: nee.
Het langere antwoord
Ik heb jarenlang mijn workshops en trainingen op vraag van veelal grote en internationale bedrijven ook in het Engels verzorgd en gemerkt dat ik te veel mijn snelheid en humor verlies als ik doe. Daarnaast is het zo dat de deelnemers van mijn workshops en trainingen boekjes en boeken ontvangen. Het vertalen en onderhouden van deze materialen is veel en niet leuk werk.
Er zijn nog zoveel Nederlandse en Belgische professionals en managers die ik blij kan maken met mijn werk dat ik mij daarop richt.
Wat wel in het Engels?
- Ik kan je doorverwijzen naar collega’s die je verder kunnen helpen.
English
I don’t do classroom or online workshops in English.
In addition, from my previous work in English, I have 40 booklets in which Inbox Zero, Agenda in Balance, Meetings, Priorities, Smart Collaboration and day review and week review are described.
If you are interested, I will send you a copy so that you can get a feel for form and content.
Wil je overleggen over jouw specifieke vraag en de mogelijkheden voor een training dan zijn er twee opties:
- Bel me op 0180 85 11 55 of 06 224 559 02
- Stuur me een bericht via contact.
Laden...
Basisgegevens
- Dagdeel
- Live
- Maximaal 12 deelnemers
Deze live workshop van een dagdeel met een samenwerkende groep professionals of managers maakt van een saaie vergadering een synergetische werkbijeenkomst onder het motto: De voorzitter als leider van de vergadering.
We werken van 9 tot 12:00 uur met een kleine groep aan de kwaliteit van de eigen vergaderingen met als inhoud
- Basisprincipe van het fenomeen vergaderen en daarvan afgeleid voor de hand liggende Do & Don’ts
- Een audit op het eigen vergadergebouw (per deelnemer)
- Rules en Tools (over spelregels en werkvormen)
- Inzoomen op de bestaande vergaderingen, die ook voorzien van een audit om van daaruit verbeteringen te ontwerpen
- De 7 rollen in vergaderingen
- De vier sociale voorzitters skills
Materialen breng ik mee. De deelnemers ontvangen het boekje ‘Effectief Vergaderen | De voorzitter als leider van de vergadering’.
We gebruiken meegebrachte agenda’s en notulen als oefenmateriaal.
Deze workshop wordt uitgevoerd door Bureau KEK. Info en afstemming over maatwerk kan met Irene en Joke van Bureau KEK.
Laden...
Tijdens een conferentie zat ik aan de lunch met een werelddeel-directeur van Unilever (80 fabrieken in alle landen van Europa).
Ik heb hem gevraagd hoe hij met zijn tijd omging. Zijn inzicht in de mix met de mijne leidde in een aantal jaren tot de volgende bewegingen van de tijd: Op Tijd; Neem Tijd; De Juiste Tijd; Navigatie Tijd.
Op tijd
Op tijd staat voor het nakomen van afspraken. Deze vorm van tijd vormt de basis van het sociale. De kern wordt gevormd door:
- geen afspraken te maken die je niet wilt hebben;
- voldoende tijd voor de overgang te nemen wanneer je van de ene naar de andere afspraak gaat;
- niet meer dan 60% van je tijd vol te plannen met afspraken (omdat iedere afspraak potentieel werk oplevert en … omdat ook onverwachte zaken veel op kunnen leveren).
Neem tijd
Sommige zaken hebben tijd nodig om te rijpen. Je moet ze in een pannetje stoppen en op een laag vuurtje laten sudderen. Besluiten snel nemen heeft in deze situaties geen zin. Tijd is een factor geworden die invloed heeft/neemt. Het kan zelfs voorkomen dat zaken uit zichzelf oplossen (Eisenhower: “Durch Einfach Liegen Lassen Erledigt”) maar … daar mogen we niet op rekenen.
De juiste tijd
Er is één moment dat het juiste moment is om door te pakken, aan te sporen, te besluiten, te sjorren, te trekken, weg te gaan, te komen enz. Dat juiste moment vind je alleen maar intuïtief (met tegenwoordigheid van geest) en dus alleen maar wanneer je hoofd leeg is. Als je te druk bent met van alles dan mis je de juiste tijd.
Navigatie tijd
Deze tijd heeft te maken met reflectie. Waar wil ik naar toe? Waar ben ik nu? En wat is dus de beste volgende stap. Deze tijd is de tijd van de weekreview en van alle momenten waarop ons zelf de tijd gunnen om de stand van zaken op te maken.
Laden...
Overproductie is meer doen dan noodzakelijk, meer maken dan noodzakelijk of het eerder maken of doen dan noodzakelijk. Wat wel of niet noodzakelijk is wordt bepaald door de klant van het proces.
We niet gewend zijn met deze bril op te kijken naar onze acties. Heel vaak zijn we ook niet in staat om deze klant te bevragen op zijn oordeel over de toegevoegde waarde van dat wat wij dagelijks aan het doen zijn.
Een oordeel over of iets overproductie is of niet zal vaak pas voortkomen uit het inleven in onze klant en vanuit zijn/haar standpunt wakker kijken naar dat we als routines hebben. Als je in staat bent de overproductie te zien is het vaak niet moeilijk om er iets aan te doen. Met als gevolg dat het werk eenvoudiger en prettiger wordt.
Verschijningsvormen
- Notulen zijn in de meeste gevallen goede voorbeelden van overproductie. Te lang, te letterlijk. Niet zinnig voor wie deel hebben genomen aan de bijeenkomst en niet bruikbaar voor wie er niet was. Een stevige evaluatie van de cultuur ten aanzien van verslaglegging en communicatie van bijeenkomsten kan veel overproductie blootleggen.
- Formulieren zijn vaak ook een mooie vind-plek van deze vorm van verspilling. Hoe vaak dient een nieuwe medewerker, of klant niet zijn naam, (adres, geboortedatum enz.) in te vullen op onze formulieren?
- CC-mail. De gewoonte om veel mensen een cc-tje te sturen is ontstaan omdat het ogenschijnlijk niets kost. Niet zo zichtbaar zitten er uiteraard wel verspillingskanten aan. Als ik een cc ontvang ga ik deze openen lezen, er iets van vinden, misschien zelfs wel iets terugsturen en/of de mail opbergen in een map. Als deze werktijd gekapitaliseerd zou worden (1 minuut werktijd kost gemiddeld € 0,58 bruto/bruto bron: pwnet) dan zou de verspilling zichtbaar worden.
- E-mail opbergen in mappen en submappen. De gewoonte om mappen aan te maken (voor iedere interne en externe klant een map) met daarachter weer klant-project mappen is een goed voorbeeld van overproductie. De e-mail programma’s waar we meestal mee werken (Outlook, Apple Mail, Gmail) hebben allemaal uitstekende zoekfuncties waar in een milliseconde alle e-mail met een bepaald zoekwoord (of reeks zoekwoorden) de gezochte mail zo te achterhalen is.
- E-mail cultuur. Functionele interne mail mag ook gewoon functioneel zijn. Alle aardig bedoelde startregels kunnen worden overgeslagen als je daar een keer met elkaar over spreekt. “Beste Annemarie, zou je als je tijd hebt een keer willen kijken naar bijgevoegd document” kan dan worden “graag review”. Als dit verzoek ook direct in de onderwerp regel komt kan de mail verder leeg blijven. Uiteraard is het over de gewenste stijl communiceren wel van belang.
- Muis gebruiken. De muis gebruiken is een menskundig heel ingewikkelde bezigheid. De gevraagde oog-handcoördinatie en precisie vraagt veel meer van ons dan het geïnternaliseerd gebruik van sneltoetsen. (Ctrl N = mail openen; Ctrl shift V = mail verplaatsen naar map enz enz). Voor wie het wil uitproberen heb een kleine instructie-mail-zonder-muis gemaakt voor mailverwerking zonder muis in Outlook. Zie voor nog veel meer sneltoetsen b.v. dit overzicht.
Leer overproductie zien en je hebt er je leven plezier van (en last als je het wel ziet maar er geen invloed op hebt).
Laden...
In mijn optiek is er een verschil tussen functie en taakvolwassenheid leidend tot een reeks stadia die iedereen doorloopt tot hij/zij weer start met een nieuwe functie. Die stadia (loopbaanfasen) zou ik als volgt willen beschrijven:
- Junior: je bent vooral bezig met het je inwerken in de betreffende rol functie. Alles is nieuw, je leert iedere dag en bent blij met alle ervaring die er is bij de collegae waar je mee samenwerkt.
- Medior: je bent zelfstandig beroepsbeoefenaar. Je kunt wat je moet kunnen en hebt in de gaten dat er buren zijn en dat het handig is om er mee af te stemmen.
- Senior: het feitelijke werk loopt grotendeels op cruise-control. Je weet je prima te redden in allerlei bijzondere situaties die zich voordoen en je bent vraagbaak, begeleider en coach van junior en medior medewerkers.
- Werkondernemer: je hebt alle gewone dingen wel gezien en je doet om in ontwikkeling te blijven (en om je niet te vervelen) er projecten bij of rollen naast. Je bent lid geworden van de OR, van een projectgroep, je doet af en toe stafklussen/onderzoeken, je wordt gevraagd aanwezig te zijn bij managementdagen, je helpt nieuwe afdelingen opzetten of andere afbouwen. Kortom je gedraagt je als een mee-ondernemende werknemer.
- Free agent: je bent inmiddels tot “eigen merk” geworden. Iedereen weet wat je kunt en waarvoor ze jou moeten hebben. De functiebenaming is compleet naar de achtergrond verdwenen. Je doet je ding en krijgt/neemt er de ruimte voor. Je bent tot voordeel van de organisatie zolang jouw doel en het doel van de organisatie samen opgaan. Wanneer dat niet meer zo is dan pak je je koffer in, vertrekt en pakt je koffer bij een andere organisatie weer uit en werkt weer vol overtuiging, vaak in hetzelfde veld, en met veel succes. Je bent en blijft wel een onaanstuurbaar authentieke werknemer.
In mijn opvatting is de loopbaanfase een uitdrukking van taakvolwassenheid ten opzichte van een functie. Dus er bestaan junior, medior en senior varianten van iedere functie. Een functiebenaming waarin een van de loopbaanfasen is opgenomen leidt tot rare toestanden. Zoals ik pas hoorde van een 23 jarige, net van school afgekomen, senior-hypotheek adviseur, die eigenlijk een (junior want pas gestarte) senior-hypotheek adviseur (zo heet de functie) is!
Wat heeft dit te maken met Personal Lean?
In al deze fasen zijn er een paar dingen die op orde moeten zijn. Als je je e-mail niet in control hebt, je agenda niet in balans krijgt en niet in staat bent om af en toe werk ‘uit’ te zetten dan kun je niet succesvol zijn op de lange termijn. In welke functie en in welke fase van taakvolwassenheid dan ook.
Laden...
10 Agendatips voor het begin van het jaar
- Plan wekelijks op het laatste dagdeel dat je werkt een uur om terug te blikken en vooruit te blikken.
- Plan een vast moment in de dag/week om met jouw ondersteuner/collega agenda’s door te nemen om daarmee elkaar te helpen de weken tot een mooie compositie te maken.
- Plan je vakanties zo ver mogelijk vooruit in je agenda en blok een dag voorafgaand en een dag direct na je vakantie als open tijd.
- Zet schoolvakanties in je agenda
- Zet alle pappa/mamma, verjaardag, jubilea, familiedagen, schoolfeesten, examens, opvoeringen (uit het schooljaarboekje) enz dagen die vrij moeten blijven in je agenda.
- Zet algemene feestdagen die invloed hebben op het jaar in je agenda
- Denk even na over andere cyclische dingen waarvan nu al zeker is dat ze tijd gaan vragen (Marap, Burap, Begroting, Jaarrekening enz) en plan tijd voor deze zaken in de agenda ook als je de tijd nog niet precies weet (schuiven is beter dan afzeggen en verzetten).
- Plan nadenk/retraite/terugblik momenten naar je eigen behoefte cyclisch in je agenda.
- Zet alle cyclische vergaderingen waar je aan deelneemt op rij (je ‘vergadergebouw’) en bepaal of de frequentie, lengte en de bezetting van deze bijeenkomsten ideaal is of mogelijk beter kan.
- Denk na over kleurgebruik voor categorieën afspraken.
Als je eens een keer een workshop wilt over dit onderwerp laat het me weten via de contactpagina.
Andere ervaringen, tips? Zet ze hieronder in de reacties zodat we er allemaal wat aan hebben. Druk ajb hieronder op alle social media knoppen en op de waarderingssterren als je dit een aardig artikel vind!
Laden...
Deze dagen hoor ik veel serieus gesprek (en ook veel gebabbel) over zelfsturende teams, resultaatverantwoordelijke teams, eigenaarschap en al die mooie dingen.
Wat ik tegenkom zijn de volgende 2 schaduw-varianten:
Schaduw 1: “Zie maar hoe ge u met dit kindeke redt”
Zelfsturendheid wordt afgeroepen (vergelijkbaar met: “Doe eens spontaan!”). De leiding van een organisatie wil bezuinigen, of van een laag in het middenkader af, wil problemen uit haar waarneming zien te krijgen en meldt dat de teams vanaf ‘aanstaande maandag’ geacht worden zelfsturend te zijn.
Schaduw 2: “Wij willen geen baas”
Vanuit een verlicht gevoel, licht anarchistisch, meldt een team zelf dat zij zelfsturend willen zijn. Zij hebben last van hun leidinggevende, zien grote voordelen in meer autonomie, vinden sowieso dat de hen omringende organisatie meer vraagt dan dat zij biedt.
Dat dus niet. Hoe dan wel?
Vanuit de sociotechniek is bekend dat het wijs is om je aan de volgende kaders te houden:
het team mag niet te klein en niet te groot zijn (dus groter dan 6 en kleiner dan 12);
- het team verzorgt een afgeronde taak, proces of dienst;
- iedereen in het team leert zoveel mogelijk rollen die voorkomen beheersen (los van status of functieverschil);
- er is een eigen informatiestroom die de beslissingen van het team voedt;
- een van de teamleden (liefst roulerend) is aanspreekpunt voor buiten en binnen;
- double loop learning’ d.w.z. zowel het huidige proces leren beheersen als gericht zijn op verbeteren (en de regelvrijheid hebben omdat te doen).
Als je wilt werken met zelfsturende teams die succesvol bijdragen zul je eerst de volgende zaken moeten verzorgen:
- Je houden aan de bovenbeschreven kaders
- Volstrekt heldere lijn onderhouden van missie tot actie
- De moed hebben om alle informatie te delen
- De autonomie stap voor stap versterken totdat de Locus of control is overgegaan van de formeel leidinggevende naar ieder van de individuele teamleden.
Zelfsturendheid wordt daarmee het resultaat van een reis en niet de start!
Heb je ervaring met zelfsturing die interessant kan zijn voor anderen? Andere beelden, tips? enz. Laat het ons weten in een reactie op deze tip.
Laden...
