Er is een goede reden om van je acties een overzicht in lijstvorm te maken: het is namelijk kansloos om alles wat je te doen hebt te onthouden.
Het ingewikkelde van dit overzicht is dat het ongelofelijk persoonlijk is. Het is niet mogelijk een sjabloon te maken waar iedereen, ongeacht aard en aanleg, ongeacht of iemand een visionair, operator of processor is, mee uit de voeten kan.
Toch zijn er wel een paar algemene logicazaken die ik heb geleerd in de afgelopen veertig die wil ik hier delen.
Acties hebben drie thuis plekken
Je agenda is de plaats voor acties die op een dag en tijd gedaan moeten worden. Een groslijst met acties in je agenda opnemen is geen goed idee.
De ‘actiemail’ map in je mailprogramma (daar wonen de acties die e-mail zijn en blijven)
Een actielijst die we hierna zullen bespreken.
Zooitje?
De meeste actielijsten zijn helemaal niet bruikbaar als actielijst. Ze zijn een opsomming van allerhande onduidelijke fluf. Dat helpt natuurlijk niet om er lekker mee te werken.
Aan de structuurkant zie ik de volgende oorzaken:
De lijst is veel te lang en heeft geen enkele ordening
De lijst is heeft geen vaste plek maar leeft in ‘varianten’ op verschillende plekken
De lijst is een mix van ‘verzamelen’ en ‘gedefinieerde acties’
De lijst is een mix van multi-stap zaken (projecten) en single-stap zaken
De lijst is lelijk, niet flexibel en/of niet snel
De lijst
Hoe ziet een goede lijst er uit? Een goed actielijst bestaat uit 3 delen:
3MBA’s (de drie Meest Belangrijke Acties van de dag) Dit is een kort rijtje van acties die je in ieder geval vandaag gedaan wilt hebben. Kun je gewoon op een geeltje zetten en achterop je mobiel plakken.
De actielijst (ook wel optielijst te noemen) Dit is de hoofdlijst waar je alle gedefinieerde acties op bijhoudt. Het zijn daarmee zowel acties als opties. Wanneer deze lijst te lang wordt (meer dan 20 of langer dan 1 A4) verhuis je een aantal acties naar parkeren. Als je de ervaring hebt dat je helemaal kriegel wordt van to-do-actie-lijsten dan kun je deze lijst ook prima zien als een lijst met opties.
De parkeerlijst (‘nu-even-niet’, ‘on-hold’, ‘ooit-misschien’). Op deze lijst komen alle acties die je nu niet gaat doen, maar wel in de toekomst misschien wel. Een actielijst gaat over acties. Dus over het antwoord op de vraag: ‘Wat’ ga/wil/kan/moet ik ‘doen’.
Een heldere omschrijving van een actie heeft derhalve minimaal 2 woorden. Een van de woorden van de omschrijving is meestal een zelfstandig naamwoord, een ding of een mens. Het andere woord is meestal een werkwoord en het liefst een visueel werkwoord (je kunt jezelf de actie zien doen). Soms zijn er meer woorden nodig voor een heldere omschrijving. Dus:
Melk kopen
Printer wegbrengen
Annemarie bellen
Wethouder e-mailen voor afspraak volgende week
Als we er voor het gemak van uitgaan dat je een werkende lijst hebt dan zijn er nog een aantal beren op de weg.
Je agenda staat zo vol dat je helemaal geen tijd hebt om acties te doen (tip: niet meer dan 60% van je werktijd vastzetten).
De acties vragen om een heel andere energie dan die jij beschikbaar hebt (ken jezelf en de tijden waarop je het beste welke type actie kan doen).
Je bent wel goed bezig met acties, maar de acties zijn niet verbonden met je doelen op termijn (er moet een verbinding mogelijk zijn met je missie, visie, strategie, speelveld en projecten anders werk je aan losse flodders).
Je hebt geen handigheid in het onderling beoordelen van de acties op belang, urgentie en een slimme volgorde (werk aan prioriteren met 80/20 regel en eventueel de kwadranten van Eisenhower).
Papier of digitaal
Papier is heel snel en flexibel. Wanneer je nog aan het oefenen bent met actielijsten dan is mijn advies het eerst een tijdje op papier te doen (liefst met potlood). Kun je het op papier dan kun je ook kiezen om digitaal te gaan. Kies wel voor een app die voldoet aan de volgende zaken:
moet toegankelijk zijn op PC, tablet en smartphone
niet alleen in de browser maar ook als app/programma
je moet heel makkelijk (ook tijdelijke) lijsten kunnen maken (en ook weer wissen) en met items slepen van de ene naar de andere lijst
moet geen lange leercurve hebben
De apps die ik zelf gebruik en die voldoen aan deze voorwaarden zijn To Do (werkt heel goed samen met Outlook en Teams en ToDoist.
Tot slot: Een actielijst komt nooit helemaal af! De lengte is dus niet zo van belang wanneer je je houdt aan mijn indeling. Heb je teveel? Verplaats dan de bulk naar de parkeerlijst. Tijdens de weekreview kun je alles beoordelen op bestaansrecht, belang en urgentie.
Zes jaar lang was ik lid van BNI De Zwaan, een ondernemersgroep vol bijzondere mensen. Iedere vrijdagochtend op de Euromast en daarnaast nog op borrels en trainingen werkten wij met elkaar aan ons netwerk, onze dienstverlening en onze eigen ontwikkeling.
Ik wil vandaag de leden van deze fantastische club als afscheid in de schijnwerpers zetten met deze lange blogpost. Zoek je een betrouwbare, integere, op samenwerking en op toegevoegde waarde gerichte partner dan kun je die in deze lijst vinden. Warm aanbevolen!
IT, Windows & Mac
Joeri van der Wel (Bedrijfssoftware)
Met zijn bedrijf IT plus Partners haalt hij bedrijfssoftware uit de knoop, strijkt het en zorgt dat alles het weer netjes doet. Gericht op schaalbaar, robuust, veilig en betaalbaar.
Frans Diepenhorst (Windows) Solutions by FCD is een IT boer van de beste soort. Ervaring vanaf ongeveer 1880. De hele kroniek van Windows zit in zijn bast. Hardware, software, veiligheid, de digitale medewerker, voor alles is Frans je strategische en praktische partner. Klare taal en van alle markten thuis.
Patrick Savelberg (Apple)
Pasav ICT is de Apple expert van de regio en kan daarnaast ook maatwerk digitale oplossingen schrijven in Filemaker. Netwerken in elkaar zetten, werkplekken optimaliseren en onderhouden, kansen heel vroeg zien en daar weer creatief mee omgaan. Alles binnen MacOS en IOS.
Marketing (branding, websites, kleding, tekst, audio en videocontent)
Rob Smith (branding) L5 to Brand is een gerenommeerd Rotterdams merken-bouw-buro. Al meer dan 30 jaar actief. Dat je nog nooit iets hebt gezien dat gemaakt is door L5 is onwaarschijnlijk. Hun vlaggenschip is een brainstormmethodiek Lunch for the Brain waarmee L5 het voor elkaar krijgt om de beste ideeën uit een gemixte groep pro’s van de opdrachtgever te voorschijn te toveren. Ambacht in het kwadraat + sociale kunst maakt L5 uniek.
Joris van Oers (video)
Cinemato is een super videocontent bedrijf met Joris als spil. Animatie, livestreams, webinars, bedrijfspresentaties, productvideo’s, timelaps installaties. Je kunt het zo gek niet bedenken of Cinemato kan het het voor je leveren. Opnames van snel bewegende objecten (met de videorobot of met drones) zijn daarbij een niche.
Remco van de Schans (websites) Cherry Marketing bouwt, host en onderhoudt websites. Altijd vanuit het perspectief van de klantreis van de opdrachtgever. Remco zelf is een internet wizard die met mitrailleur snelheid zijn toetsenbord dwingt dat te doen wat er nodig is. En … daarnaast nog als singer-songwriter bekend onder zijn artiestennaam Mr Martin.
Deborah McLain Pont (audiobranding) Your Sound Productions is je OneStopShop voor Audio Branding, Audio Logo, Voice Overs, Muziek, Sounddesign en Zakelijke Voicemail. Nee, je hoeft voor geluid op maat niet naar Amsterdam. In 010 hebben we dat zelf ook. Op top-niveau en zonder gedoe.
Junior Veiga Gomes (maatpakken) Bij Twenty6suits ben je op de plek waar je jouw eigen superman pak kan laten maken. Een maatpak heb je voor jaren en daarom moet je er even de tijd voor nemen bij de start. Laat je adviseren over kleuren, stoffen en details. Je eigen merk de hele dag om je heen, dat is waar het hier over gaat.
Robbert Bloemendaal (verrekt lekkere teksten) Taalbouw helpt je bij Beleidsverwoording, Projectcommunicatie, Corporate Communicatie en gewoon met Lekkere teksten. Kijk vooral op zijn site om een gevoel te krijgen voor de kwaliteit en pret!
Mensenwerk
Joke Kras (leiderschap in familiebedrijven ) Bureau KEK helpt familiebedrijven vooral met de overgang van de eerste generatie naar de tweede generatie. Geworteld in het Westland kun je rekenen op een helder verhaal in klare taal. Voorbeeld: ‘We verbinden de kracht van het oude met de ambities van het nieuwe.’
Ellen Stokman (marktonderzoek)
Op de peilers: ‘meten, beleven en verbinden’ onderzoekt Marktcheck wat er speelt in een organisatie en brengt de werkelijkheid naar boven in cijfers, beelden en verhalen. Vooral warm aanbevolen voor HR-managers die op zoek zijn naar de thema’s die er het meest toe doen!
Gabi Preiss (incasso) ‘Met een glimlach bereik je meer’ is het motto van Gabi. Sociaal verantwoord incasseren met redelijkheid, humor en doortastendheid als de ingrediënten van het werk van Incasso Preiss. Zeker in deze tijden een belangrijke hulp om de keten van liquide afhankelijkheden van bedrijven onderling gezond te houden.
Percy Milzink (personeelsdiensten)
Balans Personeelsdiensten is de verbinder tussen werkgever en werknemer (of ZZP-er) gericht op technische beroepen in de regio Groot-Rotterdam. Percy zelf is daarnaast ook nog actief in de steigerbouw dus mocht je daarmee een keer omhoog zitten dan is hij je man. Percy maakt een PLAN en zoekt de MAN.
Gerrit de Heus (fotograaf)
Voor authentieke (website) foto’s heb je geen keus: kies voor Gerrit de Heus. Ongedwongen en vrolijk krijgt hij je in de lens en vangt het moment dat nu juist jouw uniek zijn vangt. Ik spreek uit eigen ervaring (zie de foto’s op deze website en in deze post).
Het Goede Leven
Paul Fitzpatrick (stadstours)
Met Bike & Bite is Paul al wereldberoemd in Rotterdam maar er is nog veel meer. Zijn gidsen zijn allemaal bijzondere mensen en de ‘bite’ plekken brengen je daar waar je zelf nooit zou komen. Ook organiseert hij audiotours (self-guided) en dit zelfs in steeds meer steden.
Marcel Oostrom (koffie) Maatkoffie is de thuisplek van de koffie-king van Rotterdam. Wil je een goed verhaal over koffie, advies over bonen of machines, wil je een webinar of workshop? Marcel is je man. Mijn favoriet is zijn brand ‘Amber’ die ik zelf maal en slow zet.
Peter Schallenberg (wijn)
Hoewel ik zelf niets met wijn heb, weet ik dat Peter een hele goede naam heeft bij kenners en hen vele vreugdevolle momenten bezorgt zowel tijdens proeverijen als daarna bij hun eigen open haard. Peter houdt zijn proeverijen op een prachtige plek op het Vasteland (dat is een straat vlak bij de Erasmusbrug) in Rotterdam.
Tjara Hermans (bloemen, geschenken en kerstballen!) ‘Alles in Wonderland’ is op afstand de leukste winkel van Rotterdam voor kadootjes en prullaria naast de grootste collectie kerstboom ornamenten van de Benelux en ook nog het hele jaar door. En naast Alles in Wonderland vind je ook nog ‘Geschikt’ de plantenbloemenwinkel van dezelfde ondernemersfamilie met een keur aan prachtige (veelal) biologische bloemen en planten.
Marjon Trap (fotografisch kunstenaar)
Wil je een uniek kunstwerk aan de muur met de spullen die karakteristiek zijn voor je bedrijf in een totaal ander perspectief of een fotografisch kunstwerk van vergane boeketten van een bijzonder moment (‘De perfecte schoonheid van het imperfecte’)? Marjon is ’the one’. Neem vooral een kijkje op marjontrap.nl om een idee te krijgen of ga naar een galerie waar haar werk hangt.
Doeners
Vincent de Groot (alles met hout, kunststof en metaal)
Voor alles wat te maken is van hout, kunststof of metaal of een combi van die zaken moet je bij Vincent zijn. Snel, betrouwbaar en altijd meedenkend over de beste en meest praktische oplossing zonder concessies te doen aan kwaliteit.
Eelke Ennik (interieurs) Ennik Interieur is een bedrijf vol van passie en power. Unieke en onderscheidende interieurs voor hotels, vakantieparken, resorts en kantoorgebouwen. Niet alleen ontwerpen maar ook zelf maken. Met zijn team is Eelke onverslaanbaar waar het gaat om iets echts moois te realiseren.
Robert Sesselaar (auto’s en meer)
Carguys Detailing á la Carte is je partner als het gaat om coaten, herstellen en poetsen van je auto. En dat laatste kan op locatie en speciaal interessant voor bedrijven met collectief (door meerdere chauffeurs) in gebruik zijnde auto’s.
Robert van der Wolf (spuiterij)
Kies deze spuiterij niet voor bulk of auto spuitwerk. Spuiterij Dordrecht is gespecialiseerd in bijzonder spuitwerk. Van kunstwerken tot hoogwerkers, van keukens tot gereedschap, alles is mogelijk bij deze bijzondere spuiterij.
Marcel Berrens (winkelinriching)
Ken je of ben je een winkeleigenaar die snapt dat de inrichting van de winkel voor een groot deel bepalend is voor je omzet dan moet je bij Marcel Berrens Design zijn. Ga naar zijn website en bekijk zijn portfolio dan zie je wat een goed interieur doet. Functioneel (gericht op omzet) en mooi gaan bij Marcel hand in hand.
Dienstverleners
Dennis Oemar Said (horeca advies) Kanters Horeca Advies baseert een advies – naast op uiteraard heel veel kennis en ervaring – op data uit een aantal unieke databases waardoor iedere horeca ondernemer geholpen kan worden aan meer klanten en rendement. Of je nu een nieuw idee hebt of al een jaren bestaand concept hebt, Dennis is je gesprekspartner op jouw horeca ondernemersreis.
Ed van Meer (arbeidsrecht)
‘Als ik de emotie uit een conflict haal, blijft er juridisch niet veel over’ is de uitspraak die blijft hangen als je aan de slag gaat met Ed. Met zijn team van Van Meer JZA bedient hij vakbonden, werkgevers en werknemers meestal zonder te procederen – en dat scheelt iedereen tijd en geld!
Armand Kriel (chiropractie)
Bij TopChiro Rotterdam kun je terecht voor chiropractische oplossingen. Helemaal uit Zuid Afrika en daarmee ook volledig Engelstalig kan hij iedereen die last heeft van uit de bocht gevlogen botjes en spieren weer in het gareel duwen en knijpen.
Jordy Leiwakabessy (schadeverzekeringen en audio spullen)
Delsalle is een verzekeringskantoor gespecialiseerd in schadeverzekeringen en Jordy is daar top-adviseur voor ondernemers. Daarnaast is Jordy partner bij het bedrijf AudioLease dat audioapparatuur verkoopt, verhuurt, least en financiert. Maak een afspraak met Jordy en laat je verrassen in het Experience Center.
Margarethe Reijke (facility management)
Your Need Organized betekent: alles wat jij nodig hebt op facilitair gebied wordt goed georganiseerd en geregeld tegen realistisch lage kosten. Er gaat veel geld om in facilities en het is de sport van Margarethe om een inventarisatie te maken van de huidige contracten en de daarbij behorende wensen, kwaliteit en tevredenheid om daar vervolgens een slag in te slaan met minder kosten, meer kwaliteit of een passender dienstverlener.
Raymond Wensing (drukwerk en meer) FWA Drukwerk is naast een drukkerij vooral ook een meedenkende en co-creërende denktank voor alles wat er nodig is in de breedste zin aan printwerk en signing. Van wanddecoratie tot kaartspelen en van bedrijfsauto’s beplakken tot letters op het dak. Raymond regelt het goed en snel. FWA is de huisdrukker van Adjustintime!
Eddy Ramos (virtuele balie)
‘Bereikbaar ook als u er zelf niet bent!’ is de slogan van Virtual Balie. Schakel door en laat de Angels (engelen) van Eddy je telefoon opnemen en de basis antwoordservice vervullen. Dat wat nog rest komt per e-mail naar je toe zodat je zelf kunt bepalen hoe jij wilt reageren op de betreffende boodschap. Simpel idee met veel toegevoegde waarde als telefoon een belangrijk communicatiekanaal is.
Shailendra Sripal (boekhouding en belastingadvies)
Een integere boekhouder die de poort vormt naar allerhande specialisten die je zelf niet goed kunt vinden en als je ze vindt er te weinig feeling voor hebt om zelf te kunnen beoordelen wat de toegevoegde waarde is. Het team van Sripal geeft je open en eerlijk advies onder het motto: ‘Proud to be fair’. Uiteraard onmisbaar in een club als BNI De Zwaan.
Deze uitspraak door een van de deelnemers aan een workshop was een briljante samenvatting van mijn betoog vlak daarvoor. Waarom dit logisch is (112 bellen en niet mailen ) beschrijf ik hieronder.
E-mail is voor de meeste van ons nog steeds de meest centrale communicatie-hub. E-mail is betrouwbaar, a-synchroon (je communiceert in een keten en niet op hetzelfde moment), goedkoop en eenvoudig als je je houdt aan een paar basale gewoontes.
E-mail heeft ook wel een paar beperkingen die vooral zichtbaar worden als je gaat voor slimme samenwerking. Er zijn kort gezegd twee grote domeinen waar je e-mail beter niet voor kunt gebruiken omdat het daar simpelweg niet geschikt voor is.
Je vraag is dringend/urgent
Hier komen we uit bij 112. Niemand zal 112 gaan e-mailen om spoedeisende bijstand. Toch doen we dat eindeloos met e-mail. Zonder spelregels voor e-mail gaan we er zo maar vanuit dat iedereen aan de andere kant de hele dag zit te wachten op ons dringende e-mailtje en vervolgens uiteraard direct reageert. Als dat niet gebeurt gaan we bellen (‘heb je mijn mailtje gezien’).
Zolang er geen corporate regel is die stelt dat je verplicht wordt om minimaal ieder kwartier je e-mail te processen (en die regel komt er nooit) is e-mail niet geschikt voor dringende zaken tenzij je deze vooraf laat gaan van een andere vorm van communicatie (dus vooraf bellen/chatten etc.).
Je vraag is complex
Voorbeeld: Je hebt een IT-probleem en wilt het oplossen met behulp van een vraag via de e-mail. Je stuurt een e-mail naar de helpdesk (die alleen per e-mail te bereiken is) en je wacht. Het antwoord dat je terugkrijgt is in bijzonder veel gevallen een oplossing voor een probleem dat je niet had. En dat komt omdat het nog niet zo eenvoudig is om in platte tekst iets wat complex is (waar je zelf waarschijnlijk niet alle ins en outs van kent) te beschrijven.
De ‘expert’ aan de andere kant doet zijn best maar begrijpt jouw uitleg van het probleem niet en stuurt je of een standaard antwoord (vaak in de vorm van een link) of een tekst die je nog niet verder helpt. Wat volgt is uiteraard nog een keer heen en weer en vooral de verzuchting van jouw kant dat dit allemaal veel sneller opgelost zou kunnen worden als je maar even de expert zou kunnen bellen.
Wat leert ons dit? Gebruik email niet voor complexe vragen. Het werkt in de meeste organisaties niet (complexe uitleg geven gaat iets beter). Complexe communicatie per e-mail werkt alleen in omgevingen waarin iedereen heel talig is en gewend om helder te denken en schrijven zoals bijvoorbeeld in de rechtspraak of bij remote werkende bedrijven die zich zelf daarin hebben bekwaamd.
Wanneer wel e-mail?
Wat blijft er dus voor ons gewone mensen over als het gaat om ‘good old e-mail’? Alle zaken die niet dringend en niet complex zijn. De dringende en complexe zaken doen we live, met een videocall, bellend, chattend maar niet met email. Dus 112 toch maar beter bellen!
Managers en Meetings. Volgens heel veel medewerkers dé grote verstoringen in het echt iets voor elkaar krijgen. Vandaar deze blog.
We hebben het ‘oude werken’ en het ‘nieuwe werken’ en we hebben echt vernieuwende manieren van samenwerken.
Een van de bedrijven die dat laatste voorleven is Basecamp. Jason Fried is een van de twee oprichters en een fanatiek evangelist van andere manieren van werken en samenwerken.
Jason Fried heeft het recht om deze rol te vervullen. Hij heeft op basis van zijn ervaringen in zijn eigen welbewust kleine bedrijf, al meerdere boeken geschreven die allemaal de onlogica bloot leggen van met name de amerikaanse manier van werk organiseren (vaste werkdagen, veel meetings, en veel onbetaald overwerk, cubicals, veel command & control aansturing van managers, veel korte termijn doelen enz.).
Zijn meest beroemde eerste boek heette Rework. Het boek staat helemaal vol met inzichten en tips over hoe je als bewust klein bedrijf of vrije afdeling je werk zo zou kunnen inrichten dat je zoveel mogelijk gedaan krijgt zonder te vergaderen, zonder dat je op dezelfde tijd of plaats werkt en zonder dat er een kant en klaar toekomstplan ligt.
Hierna een Ted-talk van Jason Fried. Onder de video zet ik een paar kernideeën van Jason uit de video.
De plek waar mensen hun beste werk doen is nooit het kantoor. Een kantoor huren, spullen erin zetten en je medewerkers naar die plek laten komen is dus iets om nog eens over na te denken.
Kantoren zijn plekken waar je geen werkdagen hebt maar in het gunstigste geval werkkwartieren of halfuren.
Managers (de eerste M) zijn er om je te onderbreken. Ze komen je vragen hoe het gaat en storen je daarmee in je flow.
Meetings (de tweede M) zijn giftig want slurpen tijd op en vormen ook onderbrekingen in je stroom. Ze gaan altijd over de zaken die later moeten gebeuren en leveren dus geen toegevoegde waarde in het moment.
Drie experimenten die hij voorstelt:
‘No-talk Thursday’. Besluit tot een dag of dagdeel waarin niemand praat en kijk wat je zo voor elkaar kunt krijgen wanneer je een aantal uren ononderbroken kunt werken.
Minder live overleg maar meer gebruik maken van niet-synchrone communicatiemiddelen (e-mail, sms, Slack, Asana, Basecamp, MS Teams etc.).
Blaas de eerst volgende vergadering gewoon eens af en kijk wat er gebeurt.
Uiteraard valt er van alles te nuanceren. Toch is de kijk van Jason Fried heel verfrissend en bevrijdend en geeft je vast een paar nieuwe ideeën die in je eigen situatie van toepassing kunnen zijn. Warm aanbevolen.
Mijn insteek is: redeneer vooral vanuit je eigen agendabeheer. Kijk iedere week een week terug en acht weken vooruit en denk goed na over waar je jouw tijd, aandacht en energie aan wilt besteden.
Ik kom steeds meer bedrijven tegen die zich bezig houden met bouwen van dashboards. Er is blijkbaar behoefte aan praktisch overzichten bij managers en pro’s. Een veel gebruikte logica op deze dashboards is ‘het gemiddelde’ uitdrukken in één getal. Helaas: op de waarde van ‘het gemiddelde’ valt heel vaak iets af te dingen. Vandaar dit artikeltje.
Het idee gemiddelde is handig want het maakt dat je een serie gegevens netjes terug kunt brengen tot één simpel getal. En dat is iets waar ons brein van houdt. Er zijn wel een paar dingen die je beter heel goed in de gaten kunt houden als je gaat sturen op dit getal.
Het bestaat niet in de werkelijkheid
“Het Nederlandse gezin heeft gemiddeld 1,7 kind.”
Een 0,7 kind bestaat uiteraard niet. En zo is het heel veel gemiddelden. Het getal is een abstractie.
Het verhult de data erachter
“Gemiddeld 45 % van de deelnemende medewerkers geeft aan dat zij het koud hebben op het werk.”
Hoeveel medewerkers er zijn ondervraagd betekent iets voor de waarde van het gemiddelde.
Niet altijd zinnig
Een gemiddelde berekenen heeft alleen maar zin in een situatie waarin er rust heerst en er geen hele grote uitschieters mogelijk zijn.
De gemiddelde lengte van de Nederlandse man is een getal wat betekenis zou kunnen hebben voor de kledingindustrie en dergelijke.
Het gemiddelde vermogen van de Nederlander berekenen is betekenisloos omdat een paar hele grote uitschieters zorgen voor een groot deel van dit percentage.
Drie manieren om een gemiddelde te berekenen
Tel alle data op en deel ze door het aantal (zie voorbeeld hieronder). Dit getal heet de ‘mean’.
Zoek het getal op met de middelste waarde (net zoveel hoger en net zoveel lager). Dit gemiddelde heet de ‘mediaan’.
Kijk naar welk getal het meest voorkomt. Dit getal heet de ‘modus’ (zoals in Jan Modaal).
Voorbeeld
Als ik een reeks heb van 2 -11-12-12-16-21-27-34-72 dan
is de mean: 207/9=23 (alle getallen opgeteld gedeeld door het aantal)
is de mediaan: 16 (4 eronder en 4 erboven)
is de modus: 12 (want komt het meeste voor)
Zoals je kunt zien is er nogal een verschil tussen de verschillende gemiddelden.
Hetgeen betekent dat wanneer je ergens een gemiddelde hoort noemen het handig is om te weten van welk van deze drie gemiddelden gebruikt wordt.
“Wij zijn een hele goede werkgever want het gemiddelde brutoloon is € 4500. “
Wanneer de directiesalarissen zijn meegeteld dan zegt dit niet zoveel (mean). Als dit het middelste loon is zegt het ook nog niet zo veel maar iets meer (mediaan). Wanneer dit het modale loon is dan is het wel een echt goede werkgever (als je kijkt naar salaris).
“Het gemiddelde ziekteverzuim is 3,4 %.”
Wanneer alle afdelingen zijn meegeteld dan hebben we iets wat we kunnen volgen als trend (mean). Als gebruikt gemaakt is van de mediaan dan worden we gefopt want dan vallen de afdelingen met de hoogste scores er uit (net als die met de laagste scores uiteraard maar die werken minder sterk door want lager dan nul kan niet). Als we hier de modus gebruiken zegt het ook niet zo veel.
De moraal van het verhaal
Omdat de meeste van ons een broertje of zusje dood hebben aan statistiek zijn we makkelijk te foppen met cijfers. Wees derhalve gezond kritisch als je het begrip gemiddelde voorbij ziet komen. En omgekeerd wees heel helder wat je hebt berekend als je zelf een gemiddelde wilt gebruiken als betekenisvol getal of als onderdeel van een argument.
Een klein maar niet onbelangrijk inzicht dat deze week weer eens tot mij door is gedrongen is het verschil tussen maximaliseren en optimaliseren. De begrippen liggen ogenschijnlijk dicht tegen elkaar aan. Toch zijn het helemaal geen vrienden van elkaar.
Ik heb in mijn jonge jaren van een boer les in spitten gehad. Toen ik het kunstje eenmaal door had wilde ik uiteraard laten zien wat ik waard was en ging er met volle kracht en snelheid tegen aan. Na een kwartier was ik helemaal uitgeput. De boer liet mij gewoon mijn gang gaan terwijl hij in een rustig tempo doorspitte en dat met groot gemak 1,5 uur achter elkaar volhield. Uiteraard was hij onverslaanbaar waar het ging om de kwaliteit en het aantal meters en was hij ook in staat om na een korte pauze weer anderhalf uur te spitten. Dit was voor mij een van de eerste lessen in het verschil tussen maximaal en optimaal.
Maximaliseren
Maximaliseren is gericht is het opzoeken van de grens.
In het woord maximum zit deze gerichtheid. We zoeken naar het punt waar het nog net mogelijk is. Vlak voor dat het onmogelijk wordt zit het maximum. We komen uit op:
zo snel mogelijk
zo veel mogelijk
zo duur mogelijk
Maximaliseren is gericht op de korte termijn
Als vanzelf komen we terecht in korte termijn politiek wanneer we bezig gaan met maximaliseren. We willen de winst en we willen het nu. We komen in de wereld van sprints, competitie, druk, extra beloningen enz.
Maximaliseren leidt tot uitputting
Een maximale prestatie kan uiteraard niet altijd en dus vergt het extra en vaak zelfs buitengewone inspanning. Dit leidt tot vermoeidheid en uitputting van materialen, machines en mensen.
Maximaliseren leidt tot verspilling op aanpalende terreinen
De focus op een enkel resultaat, kpi, norm, doelstelling etc. leidt altijd tot ‘collateral damage’. Andere zaken blijven liggen; schade en risico’s liften automatisch mee.
Optimaliseren
Optimaliseren is een zaak van balans en evenwicht.
Optimaal is de juiste mix van input van goede materialen, tools, menskracht, tempo, proces en output. En de kunst om dat evenwicht steeds weer te onderhouden als het er eenmaal is.
Optimaliseren is zaak van duurzaam organiseren.
Het is daarmee gericht op de lange termijn.
In het optimum is er geen uitputting van materialen, machines en mensen. In het optimum zit de zorg voor de lange adem. Niet even een sprint maar lang volhouden.
En de combi?
Wat mij betreft heeft een optimum altijd een realistisch maximum in zich. En daarnaast is het optimum niet statisch je kunt altijd op zoek blijven naar een beter balanspunt door zaken gemakkelijker, beter, sneller of goedkoper in te richten.
En je kunt het werken met sprints ook optimaliseren door pauzes in te lassen zodat je je weer even in het nu kunt oriënteren en eventuele neveneffecten kunt beheren. In alle gevallen gaat het erom dat je bewust rekening houdt met verspillingen, onbalans en opbranden.
Conclusie: Maximaal en optimaal zijn van nature geen vrienden. Je kunt wel met een beetje inzicht en nadenken het maximum optimaliseren en het optimum maximaliseren.
Voor wie nog op zoek is naar een mooi zomerproject én nog niet blind kan typen is er nu Juf Diana en haar pleidooi.
Tijdens de laatste ‘Meet & Greet’ van de community Digitale Fitheid (warm aanbevolen) hield zij een helder, vrolijk en onontkoombaar pleidooi voor blindtypen voor iedereen die regelmatig het toetsenbord hanteert dat gelukkig is vastgelegd in een video. Met dank aan Martijn Aslander en Mark Meinema voor de hernieuwde aandacht voor deze basis-skill van digitaal fit zijn.
Hierbij het artikel met de video waarin zij haar verhaal vertelt en vragen beantwoordt:
Het mooie van gewoontes is dat ze ons dragen in allerlei repeterende zaken. Dat ze bestaan, scheelt ons een heleboel dagdagelijkse beslissingen en daardoor mentale bandbreedte en energie.
We hebben een heleboel van die gewoontes en dat is dus maar goed ook. Tegelijk zijn er ook gewoontes die we nog niet hebben; gewoontes die waardevol waren maar nu in de weg zitten en gewoontes die we – zoals ze nu zijn – willen veranderen.
Het geen mij brengt tot de simpele constatering dat er maar 4 redenen zijn om te werken aan een gewoonte. Hier komen ze op rij.
Starten: ik wil een nieuwe gewoonte gaan hanteren. Voorbeelden:
aan het begin van iedere vrijdagmiddag doe ik de weekreview
iedere dag is Postvak IN een maal leeg
op de fiets naar mijn werk gaan
Stoppen: ik wil van een bestaande gewoonte af. Voorbeelden:
ophouden met roken
ophouden met telefoneren in de auto
ophouden met ‘ja-maar’-en
Meer: ik wil een bestaande gewoonte veranderen naar meer of vaker. Voorbeelden:
meer water drinken/flossen/schoenpoetsen etc
vaker tijd nemen voor een lunchpauze
3 keer per week work-out in plaats van 1 keer per week
Minder: ik wil een bestaande gewoonte veranderen naar minder. Voorbeelden:
minder koffie drinken
minder TV kijken
minder vaak ‘s-avonds op de bank aan het werk
Starten en stoppen staan veel meer op zichzelf. Meer en minder kunnen elkaar versterken als je het een beetje slim aanpakt (meer water en minder koffie bijvoorbeeld).
Mij helpt het onderscheid tussen start, stop, meer en minder bij het veranderen, versimpelen, versnellen, verbeteren van gewoontes.
Voor de lezers die regelmatig spijt hebben dat ze te vroeg op ‘Verzenden’ hebben geklikt gaan we iets aardigs knutselen met ‘Regels en waarschuwingen’ als opdracht aan de postbode in Outlook
Ga naar tabblad ‘Start’
Selecteer ‘Regels’ op het lint.
Kies voor ‘Regels en waarschuwingen beheren’
Klik op ‘Nieuwe regel’
Kies voor ‘Beginnen met een lege regel’
Kies voor ‘Regel toepassen op berichten die ik verzend’ (halfweg het venster)
Klik op ‘Volgende’
Klik nog een keer op ‘Volgende’. Je krijgt nu de vraag of de regel moet worden toegepast op alle e-mail. Klik op ‘Ja’.
Vink aan ‘Aflevering van het bericht een aantal minuten uitstellen’
Klik onder in de rechthoek met de omschrijving van de regel op ‘een aantal’ en geef daar het gewenste aantal minuten uitstel op.
Klik op ‘Volgende’ want er zijn geen uitzonderingen.
Geef de regel de naam ‘Verzenden uitstellen met 5 minuten’
Klik op Toepassen en OK
Voilá: alle e-mails die je verstuurt gaan vanaf nu in de ‘Postvak Uit’ en worden pas na 5 minuten verzonden. Je kunt de aflevering maximaal 2 uur (120 minuten) uitstellen.
Wil je het verzenden van een enkele e-mail uitstellen dan kan dat ook. Dat doe je in de e-mail zelf. Ga naar tabblad ‘Opties’ en kies voor ‘Meer opties/Bezorging uitstellen’.
Deze week kwam tijdens een Teams workshop de vraag: ‘Maar hoe kan ik zien wie van mijn collega’s online is?’ Goeie vraag en hier is het antwoord.
Chat
Zet de collega’s met je het meeste samenwerkt in het ‘vastgemaakt’ gedeelte bovenin je chat. Je kunt nu aan het statusbericht zien wie van je collega’s beschikbaar is.
Team
Klik op de drie puntjes naast de naam van het Team. Klik op ‘Team beheren’ en dan op ‘Leden’. Hier kun je met dezelfde codes de status zien van je teamleden in dit moment.
David Allen meldt zich regelmatig met de vuistregel: “Speed up by slowing down”. Het is een mooi en beetje geheimzinnig zinnetje dat een broertje is van “Haast u langzaam”. Daarover een paar gedachten.
Sneller gaan heeft een prijs: je wordt er breekbaarder en kwetsbaarder van. Er vliegt bij snelheid nu eenmaal gemakkelijk iets uit de bocht. Snelheid heeft een aspect van race tegen de klok en speelt zich af op de horizontale as van tijd: Chronos. En snelheid is verbonden met efficiëntie. Zo veel mogelijk doen in zo weinig mogelijk tijd.
Wanneer je bewust en actief vertraagt kom je in een hele andere dimensie van de tijd. Het is de verticale dimensie die Kairos wordt genoemd. Hier gaat het over in het moment terecht komen (tegenwoordigheid van geest), overzicht en perspectief (terug) vinden. Mijmeren, sudderen, Kreatief Uit het Raam Kijken (K.U.R.K.-en) leveren je momenten waarop je jezelf weer richting geeft.
Elegante productiviteit gaat niet over zoveel mogelijk doen. Elegante productiviteit gaat over het realiseren van je doelen met zo weinig mogelijk inspanning. Dit lukt het best wanneer je Chronos gepland en ongepland maar in iedere geval regelmatig inruilt voor Kairos.
Hoe doe je dat?
Plan een blok van 2 uur met ‘NIX’ in je agenda.
Ga wandelen in plaats van autorijden of fietsen.
Houd de TV een avond uit.
Doe je weekreview eens extra uitgebreid.
Geef toeval een kans door al je zintuigen open te zetten.
Heb altijd iets te lezen bij je dat je uit de tijd haalt.
In deze Kairos momenten krijg je de inzichten die je gaan helpen bij een volgende stap op deze reis zonder eind naar elegante(re) productiviteit.
Af en toe is het zover. We hebben een hele lijst met klein grut to-do-tjes. Mooi dat het op een lijst terecht is gekomen maar we moeten er wel een keer vanaf.
Natuurlijk willen we liever onze tijd besteden aan robuuste taken, aan vér-kijken en toekomstgericht werken. Helaas staat het kleine spul niet voor niets op deze lijst.
Review, timeboxing en een sprintje
Wat je het beste kunt doen in deze situatie is gebruik maken van een combi van drie timemanagement mini-technieken.
1 Review Bekijk ieder item op je lijst een keer kritisch met de volgende vragen:
Is het me echt duidelijk waarom ik deze actie ooit op mijn lijst heb gezet (reflecteren)?
Wil ik, gegeven de werkelijkheid van mijn wereld van de dag, deze actie nog steeds doen (her-onderhandelen)?
Is deze actie zo duidelijk dat ik hem ook kán doen (verhelderen)?
2 Timeboxing Kies een blokje tijd (timebox) van bijvoorbeeld een uur. Zorg ervoor dat je in een omgeving bent waar je absoluut ongestoord kunt werken (even niet belbaar bent, geen notificaties voor email aan hebt staan, enz.).
Sprintje
Ga gewoon beginnen! Geef gas. Kies een actie van je lijst en werk deze af. En nu de volgende, en de volgende en weer de volgende net zolang tot het blokje-tijd op is. Valkuil is om steeds weer na te denken over de volgende keus. Niet doen! Blijf sprinten.
Met deze 3 stapjes kun je ongelofelijk veel voor elkaar krijgen in een simpel uur. De meesten van ons hebben daarna de neiging om door te gaan omdat ze in de flow terecht komen. Doe dat niet. Plan eventueel een nieuwe sprint.
We gebruiken cookies zodat deze website zo soepel mogelijk draait. Als je doorgaat met het gebruiken van de website, gaan we er vanuit dat ermee instemt.IK BEN AKKOORDNee, ik wil meer info
Er is een goede reden om van je acties een overzicht in lijstvorm te maken: het is namelijk kansloos om alles wat je te doen hebt te onthouden.
2 beoordelingen
Laden...
Af en toe is het zover. We hebben een hele lijst met klein grut to-do-tjes. Mooi dat het op een lijst terecht is gekomen maar we moeten er wel een keer vanaf.