Deze post beschrijft nr 3 van de 7 verspillingen. Een inleiding op dit thema is hier te vinden.
Beschrijving
Opslaan (storage) is het oppakken van iets en het vervolgens ergens anders tijdelijk parkeren, om het later nog een keer op te pakken en te gebruiken. Voorraden zijn het gevolg van opslaan. Opslaan en voorraden zijn direct gerelateerd aan transport en overproductie want wat je teveel maakt moet ergens heen om tijdelijk te worden opgeslagen.
Verschijningsvormen en oorzaken
Inbox mail: de meest voorkomende vorm van opslaan en voorraad van deze tijd. Ik vraag vaak naar het aantal mailtjes dat mijn gesprekspartner in zijn inbox heeft zitten. Het aantal varieert van 10 tot 7000. In het kader van lean is een mooi streven Inbox Zero. Niets laten staan, parkeren, ongelezen markeren enz. Er is veel webspace gewijd aan dit principe maar de oergrond vind je hier: inbox zero! inclusief een mooie video van een presentatie voor de medewerkers van Google van Merlin Mann. Inbox Zero wil zeggen dat iedere keer als je een mailtje verwerkt het ook acuut verdwijnt uit de inbox. Als het even kan zou alle mails van de dag consequent dienen te verwerken zodat de bodem geraakt wordt. Verwerken betekent niet dat alle acties uit de mails ook direct compleet afgevinkt hoeven te worden. Mails kunnen worden omgezet in acties en op de eerst-volgende-actie-lijst een plek krijgen. Je kunt ook een mapje aanmaken ‘actie-info’ of ‘actie-support’. Zaken waar een ander wat moet doen kunnen in een map ‘wachten op’ en zaken die moeten sudderen gaan in een map ‘incubatie’ of ‘misschien/ooit’. Als je eenmaal gewend bent aan het genot van een lege inbox (of alleen ‘verse mail’ ziet) wil je nooit meer anders.
De formulierenplank: (kast/wand): ieder kantoor heeft het wel. Een rij bakjes (met als het meezit een klein labeltje op de voorkant waarop staat wat er in zit) waar een aantal voorgeprinte (soms bleek doorgekopieerde) formulieren liggen. 40/50 formulieren is niet uitzonderlijk. Als je een keer een poosje voor de kast gaat staan en je voorstelt welke logica daar tot vorm is gekomen dan kom je waarschijnlijk tot dit interessante beeld. Die kast staat daar nog vanuit de tijd dat er geen printers/computers waren en het handig was om een voorraadje gekopieerde formulieren te hebben. In deze tijden zou ik er toch voor gaan dat alle formulieren (en wel zo min mogelijk en zo simpel mogelijk) in Pdf (laatste versie) logisch geordend in een gedeelde map beschikbaar zijn. Voordelen te over: altijd de juiste versie; geen overproductie; geen geheen en weer; geen opslag en voorraad.
De stapel ‘nog te archiveren’: ook dit fenomeen is vrijwel overal terug te vinden. Ergens ligt een horizontale stapel papier dat een plek moet krijgen in ordners of dossiers. Opbergen is corvee en krijgt derhalve niet altijd prioriteit. In de gunstigste gevallen ruimt de stagiaire of de junior de zaak wekelijks op maar veel vaker wordt het een stapel waaruit spullen worden gevist als ze niet op de plek zitten waar ze horen met als gevolg dat het snel een rommeltje wordt, de ordners en dossiers niet bij zijn -en dus niet betrouwbaar- zijn met alle gevolgen van dien waaronder overbodige beweging/zoeken (een van de andere verspillingen). Remedie: liefst digitaal archiveren. Als dat (nog) niet kan een archiefsysteem en plaatsplek organiseren waarin ieder papier binnen een minuut (dat is tijd die een gemiddeld mens nog net acceptabel vindt) te archiveren is en dan ook de routine/discipline ontwikkelen om iedereen alles direct op te laten ruimen als het afgewerkt is. Het grote voordeel is dat de ordners en dossiers betrouwbaar worden en de zoektijd vermindert.
Wie deze vorm van verspilling eenmaal heeft ontdekt zal hem veel vaker en in veel gedaantes gaan zien. Oplossen is niet moeilijk maar waarnemen des te meer (Tips: printpapier, paperclips, cup-a-soup, introductiemappen voor nieuwe medewerkers enz. enz).
Als ik er goed over nadenk is het opvallend hoe goed ik heb leren vertrouwen op mijn agenda. Ik weet niet wat ik volgende week donderdagmiddag moet doen en toch voel ik mij er heel rustig onder. Al mijn afspraken staan namelijk in een betrouwbare lijst met dagen en uren die ik altijd bij me heb en waar ik zo veel als ik maar nodig vind in kan kijken.
Vanuit de methodische aanpak GTD valt te leren dat het net zo rationeel is om nog 4 andere lijsten bij te houden die maken dat je hoofd leeg is en vrij voor reflectie, creativiteit en intuïtie. De 5 lijsten zijn:
Lijst met afspraken (agenda dus)
Lijst met eerstvolgende acties
Lijst met lopende projecten
Lijst met zaken die onderweg zijn en waar anderen aan zet zijn (wachten-op)
Lijst met misschien/ooit/later items
Het lijkt heel veel. Toch is mijn ervaring na een paar jaar ermee werken dat alle lijsten heel rationeel zijn om te gebruiken. Net zo rationeel als het gebruik van de lijst die agenda heet.
Nog een paar tips vanuit de GTD wereld die mij veel hebben opgeleverd:
Wel doen: In je agenda alleen zaken op nemen die echt bij die dag horen. Dus of afspraken op een specifieke tijd, of zaken die persé op die dag moeten maar niet op een specifieke tijd. Niet doen: Geen to-do rijtjes of reminders in je agenda opnemen. Deze komen op een andere plek te weten op de eerstvolgende-actie-lijst of als input in een van je inboxen. Zie voor dit laatste een eerdere post. Terugblik: Wekelijks 2 weken terugkijken in de agenda en alle losse eindjes die erin zitten eruit halen (b.v. was niet bij die bijeenkomst, moet dus achterhalen wanneer de volgende is gepland; b.v. heb iets toegezegd en niet opgeschreven op mijn eerstvolgende actielijst; b.v ben naar nieuwe opdrachtgever gereden maar kwam op de foute locatie terecht dus NAW bijwerken; enz.) Vooruitblik: Wekelijks 2 maanden vooruitkijken. Waar zijn de pieken en dalen en kan ik daar nog iets aan doen? Waar zit logistieke ellende (‘s-0chtends Groningen en ’s middags Maastricht) en kan ik daar nog iets aan doen? Welke afspraken heb ik heel lang geleden gemaakt en wil ik graag bevestigd zien? Aan welke afspraak zit voorwerk vast dat niet goed gepland zit in de tijd? enz.
De afbeelding komt uit de film “The golden compass” waarin een instrument voorkomt dat een mix is tussen een kompas en een kroniek van de wereldgeschiedenis (verleden en toekomst).
Ik las het boek ‘De Zahir’ van Paulo Coelho, AP uitgeverij (gekregen van Sven, waarvoor veel dank). In het boek staat in dialoogvorm (blz 44 en 45) heel mooi de essentie van netwerken beschreven. De metafoor is een onzichtbare bank met de welluidende naam Bank van Wederdienst. Het betreffende citaat:
‘Wat is dat: de Bank van Wederdienst?’
‘Dat weet je wel. Geen mens ter wereld die hem niet kent.’
‘Dat kan zijn, maar ik snap toch nog niet wat je bedoelt.’
‘In een boek van een Amerikaanse schrijver wordt hij beschreven. Het is de machtigste bank ter wereld. En in alle sectoren aanwezig.’
‘Ik kom uit een land zonder literaire traditie. Ik zal waarschijnlijk niemand een dienst kunnen bewijzen.’
‘Dat is niet van belang. Ik kan je een voorbeeld geven: ik weet dat jij iemand bent die gaat groeien, op een dag zul je veel invloed hebben. Ik weet het omdat ik ooit net zoals jij ben geweest, ambitieus, onafhankelijk, eerlijk. Vandaag de dag heb ik niet meer de energie die ik vroeger had, maar ik wil jou helpen omdat ik niet kan of niet wil blijven stilstaan, ik droom niet van mijn pensioen maar ik droom van het interessante gevecht dat het leven is, van macht, van glorie. Ik begin met stortingen te doen op jouw rekening – geen geld maar contacten. Ik stel je voor aan allerlei mensen, ik maak bepaalde onderhandelingen gemakkelijker voor je – voorzover dat wettelijk is toegestaan. Jij weet dat je me het een en ander schuldig bent, ook al vraag ik je nooit om iets in te lossen.’
‘Tot op een goede dag … ‘
‘Precies. Tot op een goede dag het zover is, en ik jou om iets vraag. Je kunt nee zeggen, maar je weet dat je bij me in het krijt staat. Je zult doen wat ik je vraag, ik blijf je helpen, de anderen zullen horen dat jij een betrouwbaar iemand bent, ze doen stortingen op jouw rekening-uitsluitend contacten, want deze wereld bestaat uit contacten en verder niets. Op een dag zullen ze jou ook om iets vragen, jij toont respect voor de persoon die jou geholpen heeft en biedt hem jouw steun, en na verloop van tijd zul je beschikken over een netwerk dat de hele wereld omspant, je zult de mensen leren kennen die je moet kennen, en je invloed zal steeds groter worden.’
‘Of ik weiger te doen wat jij me vroeg.’
‘Natuurlijk, dat kan. Investeren in de Bank van Wederdienst is – net als bij iedere andere bank – niet zonder risico. Je weigert me de dienst waar ik je om vroeg, want je vindt dat ik je hielp omdat jij dat verdiende, jij bent de grootste, wij hebben allemaal de plicht jouw talent te erkennen. Goed, ik bedank je, ik vraag wel een ander op wiens rekening ik ook heb gestort, maar vanaf dat moment weet iedereen, zonder dat er iets gezegd hoeft te worden, dat jij het vertrouwen niet waard bent.
Je kunt groot worden, maar je zult nooit zo groot worden als je ambieerde. Op een gegeven moment begint je leven bergafwaarts te gaan, je bent halverwege gekomen maar de top heb je niet bereikt, je bent maar half tevreden en niet echt vrolijk, je bent noch een gefrustreerd man, noch iemand die zich volledig heeft kunnen ontplooien. Je bent warm noch koud, je bent lauw en, zoals de een of andere evangelist zegt in een of ander heilig boek, lauwe dingen smaken niet.’
En dat is toch maar weer eens mooi beschreven! Later meer.
In mijn eerste jaren als beleidsmedewerker en hoofd P&O had ik een secretaresse (Ciel) die speciaal voor mij een laatje in een staande kast in ere hield waar een mooi label op zat waar ‘Troepjes’ op stond.
De clou van dit laatje was dat alle losse ditjes en datjes, gekregen pennen, papieren, badges van congressen, reuze interessante floppies, hebbedingetjes van een uitzendbureau, batterijen en dergelijke toch een plek hadden. Een paar keer per jaar was het aan de orde om de troepjeslade op te ruimen.
Dat gaf heel veel voldoening! Uitdelen en weggooien was het devies.
George Carlin was een Amerikaanse komiek (hij is in 2008 overleden) die zijn publiek spiegels voor houdt. Een van de spiegels is zijn sketch over “Stuff”. Iets meer als 5 minuten dikke pret over anderen (maar toch ook een beetje over mezelf).
Maar nu die troepjes. De clou is er voor te zorgen dat ze niet binnenkomen.
Dus als je bij een studiedag een bloknoot krijgt, een flutpen, een badge, een mooie paperclip, een muispad, een plastic tas met folders enz. enz. gewoon niet aanpakken of naderhand weer inleveren. Is duurzaam, groen, geeft een lekker gevoel van regie (want je loopt toch wel gauw voor joker met zo’n plastic congrestas op het station).
Maar ook nieuwsbrieven en abonnementen op blogs (behalve de mijne natuurlijk) afzeggen. Uitzendbureaus verzoeken geen prullen meer te geven maar in plaats daarvan eventueel zaken die eetbaar zijn (en dus vanzelf opgaan).
Kalenders en PR spul van PGGM, UWV enz. in de aanbieding doen bij de koffie en daarna rigoureus weggooien. Dikke enveloppen met folders van dit en dat terugsturen naar de afzender.
Daarnaast ben ik erg van een paar hele mooie spullen (dus een MacBook Pro en een iPhone). Ik geef toe: ook gedeeltelijk boystoys maar daar heb ik dan ook veel pret van :-).
We gebruiken cookies zodat deze website zo soepel mogelijk draait. Als je doorgaat met het gebruiken van de website, gaan we er vanuit dat ermee instemt.IK BEN AKKOORDNee, ik wil meer info
Deze post beschrijft nr 3 van de 7 verspillingen. Een inleiding op dit thema is hier te vinden.
Laden...
