‘Eerst maar een lijstje maken,’ is een logische reactie op een gevoel van wegvallen van overzicht en focus. Het geeft een goed gevoel, ordent en er is iets om naar te kijken. Klein probleem: er is nog niets veranderd in de wereld!
Het concept ‘mind-like-water’ van David Allen (Getting Things Done) en naast hem allerlei andere stromingen gaan er vanuit dat het een goed ding is om je hoofd te legen in lijsten. Zit alles in lijsten en review deze vaak genoeg dan is het beloofde land een ‘mind-like-water’.
Er is toch een probleem met dit concept. De tijd die je besteedt aan lijsten maken en reviewen is niet beschikbaar om te doen of om te niksen. Dus is het zoeken naar een optimum. Hoeveel lijsten van welke soort zijn nog behulpzaam en wanneer is de balans weg en neemt de processor/lijstenmaken het over? En kom je zomaar in de Calvinische frustatie dat de lijsten ook nog afgevinkt moeten worden (wat uiteraard helemaal niet kan).
Lijsten
Je hebt op dit moment minimaal 2 lijsten: je agenda en een actielijst. Ik beperk me hier tot de laatste en voeg er nog een lijst aan toe. Ik splits de actie-lijst op basis van mijn ervaring in 3 delen.
Lijst van 3 (3 mba’s)
Iedere avond bepaal je de 3 Meest Belangrijke Acties (3 mba’s) voor de volgende dag en zorg je ervoor dat deze altijd direct en liefst hardcopy beschikbaar zijn (papiertje in je zak of geeltje achterop je telefoon). Hoe je dat doet staat hier.
Lijst van 30 (voortschrijdend voor de week die komt)
Een lijst waar maximaal 30 acties op staan die horen bij een horizon van een week (de week die start bij vandaag: dus voortschrijdend). Niet meer dan 30 zodat je overzicht hebt zonder om te slaan of te scrollen. Wanneer je tijd hebt om acties te doen haal je daar je acties vandaan.
Lijst van 300 (parkeer, misschien, ooit, later)
Een lijst die je ook nog kunt onderverdelen (boeken te lezen, films te kijken, mensen te bezoeken enz) waar alles op komt dat niet op de 3 of de 30 lijst hoort. Deze lijst mag uiteraard ook korter of langer zijn dan 300 want het is nu eenmaal ‘de rest’.
Dag & Weekreview
Dagelijks haal je uit de dingen die er spelen, en uit de lijst van 30 je 3 mba’s. Wekelijks review je de lijst van 30 en de lijst van 300.
Naast deze 3 lijsten adviseer ik je nog een lijst/overzicht te gaan opbouwen waarop je vastlegt tegen welke doelen/resultaten/projecten je ‘ja’ hebt gezegd zodat je in de weekreview ook die dimensie in een overzicht voorhanden hebt.
Met je agenda, 3-30-300 lijst en een overzicht van je projecten heb je een mooi persoonlijk dashboard en houd je overzicht, focus en grip zonder al te veel, te vaak en te lang bezig te zijn met lijsten.
Werk je hier al mee? Heb je andere ervaringen, tips? Zet ze hieronder zodat we er allemaal iets aan hebben.
Laden...
‘Ik heb geen tijd om het hek te repareren want ik ren de hele dag achter de kippen aan’ (Afrikaans spreekwoord)
Als je overvallen wordt door de waan van de dag dan is minimaal een van de volgende drie zaken aan de hand:
Je bent te veel in de reactieve modus terecht gekomen
Je reageert op alles en iedereen, de hele dag. Je bent aan het jongleren met aandachtvragerij van communicatietools en mensen en uiteraard met je eigen onrust vanwege het verlies van overzicht en grip.
Je verliest jezelf in burenhulp of heldendom
Je blijft hangen in de dodelijke combi van empathie en hulpvaardigheid en bent daardoor de hele dag druk met de prioriteiten van anderen, óf je weet alles beter en bent stiekem de held die de wereld redt.
Je eigen zaken zijn ontploft
Omdat je – vermoedelijk door bovenstaande zaken – niet genoeg eigen tijd hebt, kom je niet toe aan jouw zaken op het moment dat ze wel belangrijk zijn maar nog niet dringend en worden ze vanzelf door hun deadline belangrijk én dringend (ze ontploffen!). Daarmee worden ze onderdeel van de waan van de dag.
Remedie (‘Be Here Now’)
- Maak een dagplan en hou je eraan.
- Oefen met ‘bijstaan niet overnemen’ en leer het af de held te willen zijn.
- Doe een ordentelijke weekreview, kijk één week terug en acht weken vooruit.
- En niet vergeten: organiseer een Workshop Personal Lean voor jezelf en je team.
Laden...
“Ben je de klant of de leverancier?” Dat is een vraag die ik mezelf af en toe hoor stellen wanneer we bezig zijn het inventariseren van drukte en corvee.
In eerste instantie krijg ik meestal een vragende blik en een ‘Hoe bedoel je?’ antwoord. Toch denk ik dat het een heel relevante vraag is op het moment dat je nadenkt over je speelveld of reflecteert over dat waar je zo druk mee bent. Dus genoeg reden om er een paar gedachten aan te wijden.
Extern
In het externe veld is het ogenschijnlijk wel helder. Als mijn betalen direct gekoppeld is aan waardeschepperij aan de andere kant ben ik de klant. Ik bepaal de gewenste dienst of het gewenste product en de andere partij geeft mij die tegen een vooraf duidelijk gecommuniceerde tegenwaarde (meestal geld).
Toch zijn er genoeg situaties waarin door kennisongelijkheid, macht of versluiering die verhouding een stuk onduidelijk is.
- In de gezondheidszorg word ik als klant omgekat naar patiënt en heb dan opeens veel minder klant-status.
- Op het moment dat ik een hypotheek wil van de bank kan ik ook maar zo het beleven krijgen dat ik klant-af ben en vooral aan het leveren ben (stukken, info enz).
- Als ik Facebook bezoek kan ik met enig nadenken eenvoudig inzien dat ik geen klant ben maar leverancier van content, clicks, likes enz.
Intern
Binnen organisaties is het niet zo gebruikelijk om expliciet te zijn over klant-leverancier relaties. Ik denk dat het wijs is om daar wel helderheid in te zoeken. Is de HR-afdeling leverancier of klant van de manager? Is de manager klant of leverancier van de afdeling Finance? Een keer expliciet dat gesprek voeren kan heel veel verhelderen.
De basis van deze gesprekken wordt gevormd door vragen als:
- Wat krijg ik dat ik helemaal niet nodig heb?
- Wat krijg ik niet dat voor mij heel waardevol zou zijn?
- Wat lever ik en waarom (en kunnen we dat eventueel elimineren, optimaliseren automatiseren, anders regelen)?
Hallo, ik ben de klant.
Ik gebruik af en toe in trainingen een extreme formulering van service die misschien nog behulpzaam kan zijn bij een dergelijk gesprek:
“los mijn probleem volledig op
gebruik daarbij zo min mogelijk van mijn tijd
doe wat ik vraag
het liefst waar en wanneer mij dat uitkomt
denk mee om oplossingen te versimpelen
verminder het aantal beslissingen
dat ik moet nemen
en streef ernaar de totale kosten
zo laag mogelijk te houden”
Vraag: Herken je deze thematiek? Heb je nog andere inzichten of ervaringen? Deel ze dan ajb hieronder in de reacties zodat we er allemaal iets aan hebben.
Laden...
We hebben het over chrono-types. De verdeling is simpel:
- 20% van ons is een ochtendmens;
- 20% van ons is een avondmens;
- 60% hangt er zo’n beetje tussen in.
Er zijn nog drie aanvullende weetjes:
- kleine kinderen zijn allemaal ochtendmens
- pubers zijn allemaal avondmens
- oudere mensen worden steeds meer overdagmens
Maar nu de pech van avondmensen die in kantooromgevingen werken
Als je een avondmens bent en je werkt in een kantoorbaan én je wordt ook nog tussen 9 en 5 op je bureaustoel verwacht, dan heb je pech want je werkt volledig tegen je eigen ritme in. Je maakt de slaaptijd al snel (te) kort omdat de avond je beste tijd is. Opstaan wordt vervolgens zwaar en je vriend is dan de koffie-aftrap.
Dat geeft een upper waar je ergens op de dag weer voor moet betalen als je niet wéér koffie neemt. De meeste hard-liner avondmensen drinken dan ook veel koffie overdag. Om al die uppers weer te downen is het al snel logisch om alcohol te gebruiken. Glaasje bij het koken en bij het eten en je voelt je weer relaxt en klaar voor een mooie avond waar het echte leven zich afspeelt.
Zie daar de sociale jetlag ten opzichte van de standaard inrichting in onze werkmaatschappij.
Remedies (allemaal deeloplossingen)
- reistijd zo kort mogelijk houden
- zo laat mogelijk starten met werken (ik ken voorbeelden die pas om 11:00 starten)
- gedurende de eerste werkuren geen diepwerk plannen
- de eerste uren vanuit huis werken
- begin van de avond gebruiken voor werk (alleen als je het totaal aantal contracturen als norm houdt)
- koffie en alcohol niet uit de hand laten lopen (dat is voor niemand goed)
- of natuurlijk ZZP-er worden (was een commentaar op LinkedIn)
NB: hetzelfde heb je als avondmens de eerste jaren met kleine kinderen en wordt het pas weer wat logischer met pubers 🙂
Laden...
Een wijd verbreid ‘spel’ in onze drukke organisaties is Agenda Tetris. Het gaat als volgt: de secretaresses proberen een Tetris blok van een uur in diverse agenda’s te laten passen.
Dat is natuurlijk een heel gepuzzel en gedoe omdat die agenda’s vaak al helemaal vol zitten met vergaderingen, ‘eigen-tijd’-blokken, afspraken met hun reistijd, thuiswerkmomenten enz.
Dus leidt Agenda Tetris tot geschuif en onderhandelen, dat levert vervolgens weer een boel werk op tot dat het uiteindelijk ooit ergens een keer net past. Vervolgens komt er niets tussendoor dat nóg belangrijker is en begint het hele spel weer van voor af aan.
En dat wordt niet minder maar alleen maar erger. Er wordt zelfs software gebruikt om de Tetris-puzzel op te lossen. Dat is geen leuk spel en een slecht idee. Hier een andere manier van kijken.
Denkexercitie: agenda onzichtbaar voor iedereen behalve jezelf (en je ondersteuner)
Stel dat we de andere kant op denken en het veel moeilijker maken om een live-afspraak te maken. Ik moet je eerst zien te bereiken. Vervolgens met een hele goede reden komen waarom ik beslag wil leggen op je tijd. Jij moet overtuigd raken dat het inderdaad synergie oplevert om die afspraak met mij te hebben. Als ik eenmaal de afspraak heb, zorg ik ervoor dat ik mij heel goed voorbereid en dat we het maximale halen uit het gedeelde moment.
A-synchrone communicatie in plaats van synchrone communicatie
Omdat het een hele klus is om een afspraak te maken ga ik zoeken naar alternatieve manieren om af te stemmen, vragen te stellen, besluiten op te halen en je te informeren. Dat kan uiteraard prima. Er zijn heel veel a-synchrone manieren omdat te doen.
Ik kan je een e-mail sturen. Ik kan gebruik maken van chat-tools. Ik kan gebruik maken van projectsoftware als MS Teams, Asana, Trello of Basecamp en mij bekwamen in de mogelijkheden ervan. Ik kan OneNote notitieblokken delen, ik kan Sharepoint Dashboards gebruiken enz.enz. Ik hoef alleen maar te kijken wat de beste manier is binnen onze organisatie.
Schrijven als meest belangrijke vaardigheid
A-synchrone communicatie kan uitstekend maar … vraagt wel om zorgvuldig schrijven. Helder schrijven is helder denken. Ik moet mij helder uitdrukken en mij proberen in te leven in wat jij van mij nodig hebt om mijn vraag te beantwoorden. Als ik niet helder ben in mijn schrijven loopt de communicatie stroef en dat is niet in mijn belang en ook niet in het belang van jou.
Voordelen
Minder live synchroon meetings en meer a-synchroon op een handig platform heeft als groot voordeel dat iedereen lange blokken ongestoorde tijd heeft en kan werken op de plek en tijd die voor jezelf het beste past.
Utopia?
Ik denk het niet. Het Tetris Spel is niet leuk en heel inefficiënt en een beeld van een doodlopend pad. Misschien is het een idee om deze exercitie eens te doen voor jouw team of organisatie. Misschien kom je dan nog wel op een heel goed idee.
N.B.: Het beeld van het Tetris Agenda Spel komt uit het nieuwe boek van Jason Fried en David Hansen Heineman: It doesn’t have to be crazy at work. Warm aanbevolen!
Laden...
Tijdens workshops merk ik dat dit een ondergeschoven kunst is. Dat is jammer want dan mis je een deel van de kracht van MS 365.
MS To Do
Het hart van je taakmanagement zou MS To Do moeten zijn. To Do kun je gebruiken:
- als app op je telefoon
- als desktop app op je PC of laptop (met een icoon op je taakbalk)
- als onderdeel van Outlook nieuwe stijl (desktop en online)
- als online applicatie in de browser
- en als icoon in je navigatie balk in MS Teams (Tasks voor Planner en To Do)
Alles is automatisch gesynchroniseerd. Het is een wonder en werkt echt naadloos en snel.
Je kunt in deze eerdere blog een Pdf downloaden met een handleiding voor To Do als je dat nog niet aan de praat hebt.
Chat of Post wordt taak
De werkwijze is identiek en werkt als volgt:
- Zet je cursor op de chat of post. Je ziet nu een extra balk met emoij en ‘…’ (drie puntjes verschijnen).
- Klik op de drie puntjes. Je ziet nu een nieuw menu verschijnen met daarin een keus voor een taak.
- Klik op ‘Taak Maken’. Je komt nu in een scherm waarin je de naam kunt veranderen en nog andere gegevens kunt toevoegen zodat je later nog weet wat er concreet te doen is.
Zie de plaatjes hieronder.
Terug naar To Do
Ga nu naar een van de varianten van To Do daar vind je jouw taak terug. Als je je taken niet hebt georganiseerd op aanmaakdatum maar op naam vind je deze uiteraard terug op de alfabetische plek van de naam van je taak (die je zelf hebt toegekend in de stap hierboven).
Tasks voor Planner en To Do
Dit is een plek voor alle taken van jezelf en van de taken die aan je zijn toegewezen op planners/borden met taken op het niveau van een kanaal in een team. Je kunt deze plek permanent zichtbaar maken door op de drie punten te klikken in het navigatievenster van Teams en daar ‘Tasks voor Planner en To Do’ vandaan te slepen naar je navigatievenster. De app blijft nu permanent zichtbaar.
Ook daar vind je jouw taak terug. Inclusief alle andere taken die je al eerder hebt aangemaakt door een e-mail te vlaggen of als item zelf hebt aangemaakt. Kijk deze video als je meer info wilt over deze functie.
Laden...
Wat als de postbode 37 x aanbelt, op het raam klopt en aan de achterdeur rammelt
We schrijven 1975. Twee keer per dag wordt er post bezorgd. De postbode fluit een deuntje op zijn Herman van Veens (‘Hilversum 3 bestond nog niet’) en fiets-belde als hij weer wegreed.
Die postbode is niet meer. Hij heet ‘postbesteller’ en komt 1 x per dag en maandag niet meer.
Maar …. we hebben een andere postbode die Outlook of Gmail of Macmail of nog anders heet en als je er niets aan doet meldt hij/zij zich bij ieder poststuk 3 keer.
- Hij belt aan (piep)
- Hij toont de brief door het raam (envelop op je scherm)
- En knort (telefoonbuzz)
Als je 37 x post krijgt op een dag is dat 37 x 3 = 108 meldingen van de postbode.
Dat is per jaar 39.320 meldingen.
Je kent het wel je bent lekker aan het [bliep/even-kijken-wat-het-is] ….. Wat was ook ik al weer aan het [piep/laat-nu-maar-even-gaan-anders-kom-ik-nergens-toe] doen? Oh ja ik was net begonnen met het schrijven aan [knor-knor/wie zou mij een whats-appje gestuurd hebben? Toch maar even kijken?] etc. etc.
Ja dat schiet natuurlijk helemaal niet op.
De tip van deze week is dus:
ZET ALLE PIEP, BLIEP EN KNOR en ENVELOP UIT.
Zodat je volgende week weer lekker ongestoord kunt werken.
Want je moet maar zo denken de kans dat je een serieuze melding krijgt van de hoofdprijs (want dat is natuurlijk het verslavende aan nieuwe email) is helaas verwaarloosbaar.
Hoe? Bij Outlook: Bestand/Opties/Email/Ontvangst van bericht/
-> vier vinkjes weghalen.
Laden...
Jason Fried is een van de mannen van een projectmanagementtool Basecamp en daarnaast een fervent evangelist van nieuwe manieren van samenwerken (zoals bijvoorbeeld remote).
Daarnaast heeft hij ook duidelijke opvattingen over productiviteit en effectiviteit.
Hieronder in het kader een aantal van zijn tweets over dit onderwerp omdat ik vind dat ze de moeite van het delen waard zijn.
En ja, misschien is het voor een deel woordenspel. Tegelijk is de boodschap helder: Ben je klaar met je doelen voor vandaag? Ga wat aardigs doen en blijf vooral niet ‘productief’!
Als je meer wilt van zijn manier van denken dan kan ik je Rework aanbevelen. Mooi boekje met allerlei korte hoofdstukken met opvallende stellingnamen en inzichten.
Laden...
Personal Lean is een afgeleide van Lean. Daarom kijken we eerst naar de essentie van Lean en vertalen dat vervolgens naar het persoonlijke domein.
Lean
Lean is een eindeloze reis waarin je focust op
- Waarde voor de klant. Wat is het dat de klant van je wil? Zo precies en duidelijk mogelijk (wat, waar, hoe, wanneer, welke prijs etc.).
- Waardestroom. Een waardestroom is een proces, een routine een workflow waarin de waarde tot stand komt die de klant graag van je ontvangt.
- Flow. Hier is het zoeken naar een elegante slimme manier om zo’n proces, routine of workflow in te richten zodanig dat er geen stilstand ontstaat.
- Pull. Pull gaat over de notie dat je het beste kunt beginnen op een moment dat er een concrete vraag van de klant is. Hier uit zich een streven naar het vermijden van stapels en voorraden doordat je zaken te vroeg, te vaak of te veel gaat doen.
- Streven naar perfectie
Dit is de essentie naar mijn smaak. Steeds weer zoeken naar een volgende kleine of grotere stap om de bovenstaande zaken in ontwikkeling te houden. Dit is de ultieme en eindeloze dans.
Ik ben de klant
Wat betekent dit allemaal wanneer ik mezelf als klant beschouw?
Personal Lean is naar mijn idee dit: beschouw jezelf als klant en ga daarmee op pad. In het verlengde van wat ik hierboven beschreven heb moet ik duidelijk zien te krijgen:
- Wat wil ik, wanneer heb ik goed, waar krijg ik een glimlach van, waar krijg ik energie van?
- Welke processen, routines of workflows horen daarbij?
- Kan ik die processen in beeld krijgen zodat ik er iets van kan vinden?
- Kan ik ze zo inrichten dat er flow ontstaat?
- Kan ik ze zo inzetten dat ze er zijn als ik ze nodig heb maar er niets mee hoef als ik ze niet nodig heb?
- Heb ik een manier om te werken aan het streven naar perfectie (permanent verbeteren).
Drie manieren om te beginnen met Personal Lean
Wanneer je wilt beginnen met Personal Lean dan kun je naar mijn ervaring verschillende paden bewandelen. Ik wil er hier drie beschrijven.
Manier 1: Waarde in beeld brengen
Je maakt op papier een inventarisatie van allerlei gewoontes, routines (dus ook verplichtingen, dagritmes, huisafspraken etc.). Daarna voorzie je ieder van deze items van een van de volgende oordelen:
- Waardevol (kleur groen)
- ‘Rot maar ’t mot’ (kleur geel)
- Zonder waarde (‘waarde’-loos) (kleur rood)
Daarna is het de truc om de waardevolle zaken nog waardevoller te maken.
De ‘rot maar ’t mot’ zaken terug te brengen tot het absoluut noodzakelijke en als het kan te automatiseren, ritualiseren of te delegeren.
En te stoppen met de zaken die het label ‘waarde’-loos hebben gekregen.
En uiteraard: deze manier is niet moeilijk om te begrijpen maar niet zo eenvoudig om uit te voeren. Hoe beter je je eigen klantvraag helder hebt hoe eenvoudiger het wel wordt (wat wil ik?; wat heb ik nodig?; waar heb ik behoefte aan?; wat past bij mij?).
Manier 2: twee sturende vragen gebruiken
En nog simpeler manier is gebruik te maken van de twee belangrijkste vragen op het terrein van Personal Lean:
- Waar wil ik meer van?
- Waar wil ik minder van?
Deze vragen zorgen ervoor dat je uit het domein van het denken afdaalt naar het domein van het voelen en dat is nu eenmaal een wezenlijker domein voor het dichterbij je eigen waarde komen dan nadenken.
Als je in de situatie bent dat je niet weet waar je ook maar zou kunnen beginnen dan is dit artikel misschien behulpzaam (over balans werk, privé en mezelf).
Manier 3: werken aan de 4 belangrijkste meta-skills
Reflectie is de basis van leren en ontwikkelen. Deze drie metaskills zijn de dragers van reflectie.
- Dagreview: als je nog geen goede ‘daily-shutdown’ routine hebt zou je hier kunnen kijken.
- Weekreview: dit is een wekelijks feestje waarin je zorgt dat alles opgeruimd raakt en up to date komt, zodat je bandbreedte vrij krijgt voor creatieve zaken en verbeteringen in je workkflow.
- Lezen: lezen brengt je in contact met verhalen over of inzichten van medereizigers die je blik kunnen verruimen, je een nieuwe focus kunnen geven of je kunnen inspireren. Het is de meest voordelige, duurzame en simpele metaskill die er maar bestaat.
- Gewoontes kunnen veranderen
Dit is uiteraard de moeder van alle metaskills, je kunt reflecteren tot je ons weegt, lezen zo veel als je maar wilt, wanneer je niet in staat bent om inzicht en kennis, inspiratie en enthousiasme om te zetten in actie dan blijft het wat het is (kortom klein beginnen en series maken).
Laden...
We zijn sinds jaar en dag gewend om in onze eigen bestandsnamen spaties te zetten. Nu de meeste van ons werken met MS 365 (OneDrive, Teams en vooral Sharepoint) staan al onze bestanden in ‘de cloud’ wat vooral betekent dat ieder bestand feitelijk een weblink is naar een plek op een server in een wolk.
Dat kun je zien als je een link (naar een bestand op een cloudlocatie) stuurt of ontvangt, in plaats van het bestand zelf (wat een goede strategie is). Je bestandsnaam start nu met https:// (of file:// als het intern is). De bestandsnaam zelf is op dat moment moeilijk leesbaar omdat iedere spatie in de naam vervangen is door een ‘%20’ code.
De bestandsnaam die bij mij in de verkenner een eenvoudige en herkenbare naam heeft zoals
230811 aanbod workshop personal lean
krijgt in de browser als naam
230811%20aanbod%20workshop%20personal%20lean
Alle spaties worden vervangen door een %20 code vanwege een weblink-protocol dat zegt dat de spatie een onveilig leesteken is.
Er zijn twee redenen om hier over na te denken
1. De code ‘%20’ bestaat uit drie tekens (%+2+0) en een spatie maar uit een. Dus bestandsnamen worden ongemerkt langer wat ons mogelijk in de problemen kan brengen bij back-ups
2. De leesbaarheid en herkenbaarheid van de bestandsnaam gaat achteruit
Wat zijn onze opties?
Optie 1: vanaf nu geen spaties gebruiken in bestandsnamen maar gebruik maken van de toegestane tekens _ en – (onderstreepje en middenstreepje). Onze bestandsnaam wordt dan:
230811_aanbod_workshop_personal_lean
of
230811-aanbod-workshop-personal-lean
Optie 2: vanaf nu alle woorden direct achter elkaar aan schrijven zodat de bestandsnaam er zo uit komt te zien:
230811aanbodworkshoppersonallean
Optie 3: gewoon spaties blijven gebruiken en je bestandsnamen kort houden (en weten wat %20 betekent als je dat tegenkomt).
Met dank aan Luc die me attent maakt op dit fenomeen naar aanleiding van de blog van vorige week en Frans Diepenhorst die me uitlegde hoe dat nu allemaal zo is gekomen.
Laden...
Dag, week, maand in je agenda
- Een dag zien geeft je veel focus en weinig perspectief.
- Een maand zien geeft je veel perspectief maar geen focus
- Een week een beetje van beiden.
Wat je ook kiest: maak het bekijken van je agenda tot eerste en laatste actie van de dag: alfa en omega.
In je agenda beheers je tijd, aandacht en energie.
Nergens anders.
Laden...
Er is een goede reden om van je acties een overzicht in lijstvorm te maken: het is namelijk kansloos om alles wat je te doen hebt te onthouden.
Het ingewikkelde van dit overzicht is dat het ongelofelijk persoonlijk is. Het is niet mogelijk een sjabloon te maken waar iedereen, ongeacht aard en aanleg, ongeacht of iemand een visionair, operator of processor is, mee uit de voeten kan.
Toch zijn er wel een paar algemene logicazaken die ik heb geleerd in de afgelopen veertig die wil ik hier delen.
Acties hebben drie thuis plekken
- Je agenda is de plaats voor acties die op een dag en tijd gedaan moeten worden. Een groslijst met acties in je agenda opnemen is geen goed idee.
- De ‘actiemail’ map in je mailprogramma (daar wonen de acties die e-mail zijn en blijven)
- Een actielijst die we hierna zullen bespreken.
Zooitje?
De meeste actielijsten zijn helemaal niet bruikbaar als actielijst. Ze zijn een opsomming van allerhande onduidelijke fluf. Dat helpt natuurlijk niet om er lekker mee te werken.
Aan de structuurkant zie ik de volgende oorzaken:
- De lijst is veel te lang en heeft geen enkele ordening
- De lijst is heeft geen vaste plek maar leeft in ‘varianten’ op verschillende plekken
- De lijst is een mix van ‘verzamelen’ en ‘gedefinieerde acties’
- De lijst is een mix van multi-stap zaken (projecten) en single-stap zaken
- De lijst is lelijk, niet flexibel en/of niet snel
De lijst
Hoe ziet een goede lijst er uit? Een goed actielijst bestaat uit 3 delen:
- 3MBA’s (de drie Meest Belangrijke Acties van de dag) Dit is een kort rijtje van acties die je in ieder geval vandaag gedaan wilt hebben. Kun je gewoon op een geeltje zetten en achterop je mobiel plakken.
- De actielijst (ook wel optielijst te noemen) Dit is de hoofdlijst waar je alle gedefinieerde acties op bijhoudt. Het zijn daarmee zowel acties als opties. Wanneer deze lijst te lang wordt (meer dan 20 of langer dan 1 A4) verhuis je een aantal acties naar parkeren. Als je de ervaring hebt dat je helemaal kriegel wordt van to-do-actie-lijsten dan kun je deze lijst ook prima zien als een lijst met opties.
- De parkeerlijst (‘nu-even-niet’, ‘on-hold’, ‘ooit-misschien’). Op deze lijst komen alle acties die je nu niet gaat doen, maar wel in de toekomst misschien wel. Een actielijst gaat over acties. Dus over het antwoord op de vraag: ‘Wat’ ga/wil/kan/moet ik ‘doen’.
Een heldere omschrijving van een actie heeft derhalve minimaal 2 woorden. Een van de woorden van de omschrijving is meestal een zelfstandig naamwoord, een ding of een mens. Het andere woord is meestal een werkwoord en het liefst een visueel werkwoord (je kunt jezelf de actie zien doen). Soms zijn er meer woorden nodig voor een heldere omschrijving. Dus:
- Melk kopen
- Printer wegbrengen
- Annemarie bellen
- Wethouder e-mailen voor afspraak volgende week
Als we er voor het gemak van uitgaan dat je een werkende lijst hebt dan zijn er nog een aantal beren op de weg.
- Je agenda staat zo vol dat je helemaal geen tijd hebt om acties te doen (tip: niet meer dan 60% van je werktijd vastzetten).
- De acties vragen om een heel andere energie dan die jij beschikbaar hebt (ken jezelf en de tijden waarop je het beste welke type actie kan doen).
- Je bent wel goed bezig met acties, maar de acties zijn niet verbonden met je doelen op termijn (er moet een verbinding mogelijk zijn met je missie, visie, strategie, speelveld en projecten anders werk je aan losse flodders).
- Je hebt geen handigheid in het onderling beoordelen van de acties op belang, urgentie en een slimme volgorde (werk aan prioriteren met 80/20 regel en eventueel de kwadranten van Eisenhower).
Papier of digitaal
Papier is heel snel en flexibel. Wanneer je nog aan het oefenen bent met actielijsten dan is mijn advies het eerst een tijdje op papier te doen (liefst met potlood). Kun je het op papier dan kun je ook kiezen om digitaal te gaan. Kies wel voor een app die voldoet aan de volgende zaken:
- moet toegankelijk zijn op PC, tablet en smartphone
- niet alleen in de browser maar ook als app/programma
- je moet heel makkelijk (ook tijdelijke) lijsten kunnen maken (en ook weer wissen) en met items slepen van de ene naar de andere lijst
- moet geen lange leercurve hebben
De apps die ik zelf gebruik en die voldoen aan deze voorwaarden zijn To Do (werkt heel goed samen met Outlook en Teams en ToDoist.
Tot slot: Een actielijst komt nooit helemaal af! De lengte is dus niet zo van belang wanneer je je houdt aan mijn indeling. Heb je teveel? Verplaats dan de bulk naar de parkeerlijst. Tijdens de weekreview kun je alles beoordelen op bestaansrecht, belang en urgentie.
Laden...
Hieronder zeven eenvoudige leefregels die er voor zorgen dat je gegarandeerd in een duurzame vorm van stress kunt leven.
- werk met de deur open
- zeg altijd op alle ego-kietelende vragen ja
- geef iedereen rechten voor je agenda
- laat iedere piep, bliep en knor op je laptop en mobiel aan staan
- weet alles altijd het beste
- geniet van onmisbaar zijn
- geniet van iedere dag de grote held zijn
Laden...
‘Eerst maar een lijstje maken,’ is een logische reactie op een gevoel van wegvallen van overzicht en focus. Het geeft een goed gevoel, ordent en er is iets om naar te kijken. Klein probleem: er is nog niets veranderd in de wereld!
