Op een dag wil een bewoner van een 24-uurs zorg voorziening een hondje. Hij wil het echt. De eerste reactie is ‘Wat leuk! waarom ook niet’. De tweede reactie is ‘Daar hebben we geen beleid voor’. De derde reactie ontstaat in een overleg ‘Wat nu als alle bewoners dieren gaan willen. Misschien zitten we straks met poezen, konijnen, vogels, cavia’s en hamsters.’ Er ontstaat een schrikbeeld toekomst scenario ‘We zijn straks een dierentuin in plaats van … Wat te doen. We stellen een protocol op’. Vervolgens ontstaat er een protocol met veel tekst, dode taal, lange zinnen over de denkbeeldige situatie dat een van de andere bewoners een huisdier wil.
En.. het ergste komt nog. De auditor van de kwaliteitscertificering komt langs en vraagt naar de inbedding van het ‘huisdierenbeleid’ in het kwaliteitsbeleid. Hij stelt indringende vragen want wat nu als een van de volgende situaties zich voordoet:
– de bewoner wil het huisdier niet meer;
– de bewoner blijkt allergisch te zijn;
– de bewoner verhuist naar een woonplek waar anderen het dier niet willen;
– de broers/zussen/ouders van de bewoner willen geen dier meer want hij bijt, stinkt, piest enz;
– het huisdier wordt ziek en moet medische zorg hebben en dat brengt kosten en besluiten met zich mee. Wie gaat betalen en waarvan?
De auditor staat erop dat er beleid wordt geschreven voor de voorkomende situaties. Vervolgens verdient elk protocol een onderhoudscyclus. Waar wordt er geëvalueerd en bijgesteld? Wie is de eigenaar? Waar is dit alles vastgelegd in notulen, verslagen. Enz. enz.
Kortom: Laten we op houden met al deze onzin! Er is een simpele vraag vanuit het leven ‘Ik wil een hondje. Kunnen jullie dat samen met mij mogelijk maken?’ Dus gewoon regelen of nee zeggen en heel wakker zijn op de daaruit mogelijk volgende bureaucratische staarten. Vooral géén beleid maken op incidentele gebeurtenissen die geen reëel risico in zich dragen.
Ik heb hetzelfde meegemaakt met:
– kledingvoorschriften (medewerker in korte broek, stagiaire met blote buik);
– kettingen en oorbellen van medewerkers;
– taalgebruik;
– parkeren van klusauto’s/campers op het parkeerterrein van de voorziening;
– jong hondje meebrengen naar een receptiefunctie enz. enz.
Iedereen die wat langer werkt kent ongetwijfeld dit soort situaties. Oplossing: een besluit nemen gegeven de zich voordoende context en dat besluit laten volgen door actie, en anders gewoon aanspreken. ‘Doen we hier niet’. En vooral geen beleid/protocol maken. Anders ontstaat hier een nieuw hoofdstuk in het bureaucratische handboek soldaat. Het zal niet gaan werken maar er zit wel een boel (niet cliëntgebonden) werk aan vast van allerlei medewerkers. Het beleid/protocol moet worden vastgesteld, eventueel voorzien van medezeggenschap, en zal vervolgens moeten worden onderhouden. De auditor moet er iets van vinden en doet dat dus ook.
Een protocol is hier een vorm van overproductie dat geen enkele waarde toevoegt en dus vermeden dient te worden.
De illusie achter achter al deze zaken is dat wijsheid opgedaan aan een unieke gebeurtenis richting aan handelen kan geven bij de volgende precies dezelfde gebeurtenis. En die komt uiteraard niet, maar wel een die er bijna op lijkt en dus……
Zie voor nog meer voorbeelden Het ontstaan van een bureacratie.
Voor situaties die echte kennis of vaardigheden betreft verdienen checklists veruit de voorkeur. Zij zijn de democratische vastlegging van de laatste stand van inzicht en ervaring van de medewerkers die de situaties in de praktijk tegen komen. Checklist zijn snel, flexibel en als ze goed zijn ook nog visueel. Zie deze lofzang op de checklist.
Regelmatig krijg ik een reactie van mensen die mij bevragen op wat ik doe. Ik vertel uiteraard iets over Lean thinking en de eerste reactie is dan: O ja, Lean en Mean. De wenkbrauw gaat omhoog en ik hoor ze bijna denken ‘Oppassen, dat is zo’n harde snijder’.
Voor mij hebben Lean en Mean niets met elkaar te maken. Lean staat voor slank en Mean voor gemeen. Deze foute combinatie is vanuit een dwingend command & control perspectief rigoureus alles terugbrengen naar het absolute minimum ten behoeve van de cijfers, de RvC (in de zorg RvB), de aandeelhouders enz.
Leanthinking gaat over over continue verbeteren en dús over innovatie. Leanthinking ís innovatief denken ten gunste van de klant en en gaat dus automatisch over de lange termijn. Kostenreductie, kaasschaven, formatie terugbrengen voor de korte termijn hebben niets te maken met innovatie.
Een fout voorbeeld:
In 2005 had Northwest Airlines (zuster van onze KLM) grote financiële problemen. Onder de vlag van Lean werd een groot programma ingezet gericht op kostenreductie om te kunnen concurreren met de Easy Jets van deze wereld. De doelen van de operatie:
1. Stoppen met verzorgen van (gratis) maaltijden
2. Niet langer pretzels en gratis kranten en tijdschriften uitdelen
3. Verkopen van een zakje snoepjes voor een dollar
Besparing: $ 2.000.000 in het eerste kwartaal.
Totaal verlies op de hele lijn in dat kwartaal $ 450.000.000!
Les: Stoppen met zoutjes is niet Lean: het is gewoon Mean.
Leanthinking gaat over meer doen van wat er toe doet, door te stoppen met dingen die er niet toe doen. Wat er toe doet is dat wat de klant van waarde acht. Wat er niet toe doet is verschijnt als onbalans, overbelasten van processen en mensen, en de 7 verspillingen. Dat deze acties leiden tot kostenbesparingen is vaak het geval. Maar bovenal is de actie het weglaten van zaken die vanuit het verdiepte inzicht in het proces geen toegevoegde waarde hebben. Dit weglaten is prettig want het maakt het proces simpeler en eleganter voor iedereen die een rol heeft in het proces.
(nagekomen bericht van een lezer: MEAN BETEKENT NIET GEMEEN De correcte vertaling van het woordje Mean is niet “gemeen” maar “vaardig, lastig te verslaan”. Voorbeelden zijn: “He is a Lean and Mean Fighting Machine” en “She has a mean backhand”)
Dit weekend in Chalon de Saone zag ik een paar juweeltjes van visueel management. Hoe vaak gebeurt het in Nederland dat iemand zijn auto op een parkeerplaats zet die is gereserveerd voor een auto van een gehandicapte? Ik denk heel vaak. Soms onbewust omdat je afgeleid wordt door duizend en één visuele symbolen en ook nog op het verkeer moet letten. En soms expres met een houding dat je er vast mee mee weg komt als je erop aangesproken wordt (Oh, niet gezien!). Dat kan hier echt niet!
Zoals te zien op de foto is het parkeervak blauw geschilderd en staat het bordje voor je neus als je erin rijdt op de hoogte van je neus.
Een tweede voorbeeld vond ik naast de zebrapaden. Er is een extra strook voor rolstoelers in groen. Helaas heb ik het niet in werking kunnen zien en had ik teveel vakantie om te wachten.
Het verbaast me wel hoe eenvoudig deze oplossingen eigenlijk zijn als je je goed inleeft in de situatie.
Op de grens van Frankrijk naar Spanje was ik degene die een duidelijk visueel signaal negeerde. Einde ‘peage’ (tolweg) betekent afrekenen. Op alle eerdere peages kon dat met een creditcard. Hier stond duidelijk aangegeven dat Master/Maestro kaarten niet bruikbaar waren. Ik negeerde het bord want kon me niet voorstellen dat zo’n belangrijk punt, waar duizenden auto’s per dag afrekenen, zo’n internationaal betaalmiddel niet zou werken. En daar stond ik (zonder veel auto’s achter me). Leg dan maar in je beste Spaans uit dat je kaartje is ingeslikt door de automaat en dat je eigenwijs bent geweest met de creditcard. Dus achteruit en in de rij bij de kassa en met flappen afgerekend.
Dat krijg je als je visuele aanwijzingen niet serieus neemt.
Bovenstaand uitspraak wordt toegeschreven aan Jack Welch, de grote man van General Electric en tevens de grote promotor van Six Sigma. Essentie ervan is dat het meten = weten adagium. Ik heb een beetje ambivalente verhouding met dit adagium. In deze bijdrage een kleine terugblik op een half jaar lange diepe duik in statistiek als basis voor het op het spoor komen van potentiële verbeteringen in processen.
Ik heb deze week een Black Belt Six Sigma opleiding afgerond bij Ibis UVA. Deze opleiding staat helemaal in de traditie van dit adagium. Met behulp van een zeer uitgebreide statistische gereedschapskist vol met technieken, tips en trucs kan de Black Belt de werkelijkheid onderzoeken. Als de werkelijkheid een beetje meewerkt (processen zijn redelijk stabiel en meetbaar) worden er data verzameld. Na een statistische analyse kunnen er voorstellen opgesteld worden. Deze voorstellen tot verbetering worden vervolgens geïmplementeerd en geborgd. Ieder probleem wordt opgevat als een project als er genoeg te verdienen valt met de gevonden oplossingen. De projectgang is bijzonder uitgekiend, slim, behulpzaam en praktisch, en kent de volgende stappen:
Define
Kies een probleem en bepaal wat de gewenste focus kan zijn om het probleem te meten en te leren begrijpen (b.v. te veel wachttijd, veel ongelukken, veel onregelmatigheid enz.). Neem ook de omgeving mee in de keus (stakeholderanalyse).
Measure
Stel een meetplan op. Zorg ervoor dat je meetmethodieken verantwoord zijn (valideer). Meet en zorg daarmee voor een betrouwbare dataset.
Analyze
Analyseer alle harde data (en ook alle beschikbare zachte gegevens) en krijg daardoor inzicht in de mogelijke verbanden tussen de gekozen focus en allerlei beïnvloedende factoren.
Improve
Kies uit alle inzichten die zaken die te bestempelen zijn als de “grote vissen”. Dat zijn de verbeteringen die veel winst opleveren. Organiseer deze als verbeteracties. Ken eigenaren toe aan aan alle gewenste uitkomsten en volg de implementatie.
Control
Borg systematisch de verbeteringen en zorg daarmee dat de winst (inzichten en voordelen) een plek krijgen in het “going concern” deel van de organisatie.
Six Sigma en Lean: Twee wegen naar Rome
De beperking van Six Sigma is dat het uitgaat van het command & control paradigma en daarmee met het primaat van intelligentie en macht. Ik zal niet ontkennen dat dit een zeer werkzaam paradigma is gebleken op een heleboel plekken en in veel organisaties. Tegelijkertijd is de werkelijkheid in zorg- publieke- en creatieve organisaties vaak uiterst complex.
Er is een eigen kroniek en er zijn altijd een aantal in beton gegoten gewoontes die niet met rationaliteit om zijn te vormen. Gelijk hebben is dan toch echt iets heel anders dan gelijk krijgen. Zelf zie ik voor deze organisaties meer in het blijven streven naar het vergroten van het inzicht in de processen door de medewerkers die dagelijks met deze processen werken om vandaar uit te komen tot verbetermogelijkheden. Dat maakt het meten en analyseren van gegevens zeker niet minder waard maar brengt dit wel op de juiste plek.
‘Gelijk hebben’ komt dan als inzicht van de participerende medewerkers en ‘gelijk krijgen’ (er verandert ook iets in de werkelijkheid) is dan een kleinere stap. Dat door management keuzes gemaakt worden, doelen worden gesteld en focus noodzakelijk is, blijft altijd en overal nodig.
Daarna is het toch vooral de kunst om in de processen en het systeem de verbeteringsmogelijkheden op te zoeken. Met het streven zo dicht mogelijk bij de waarneming van de werkelijkheid en het gezonde verstand te blijven. Meten kan dan uiteraard zeer behulpzaam zijn. De analyse van dat wat gemeten is kan vervolgens heel veel inzicht opleveren voor een vervolg. Zie voor een mooie reflectie over dit onderwerp deze blogpost van Marc Rouppe van der Voort.
Mijn voorlopige conclusie is dan ook: De inzichten en technieken van Six Sigma worden bij mij een zeer gewaardeerd onderdeel van de Lean-gereedschap kist. Bij de opleiders was dit zeker andersom (Lean is één van de tools van Lean Six Sigma).
In de onderstaande (1 minuut) video een kleine blik op Jack Welch en zijn stijl. Het gaat bij hem allemaal om mensen en hun bijdragen. De beste krijgen de meeste kansen. De gemiddelde medewerkers worden uitgedaagd om de beste te worden. De laatste tien procent dient de organisatie te verlaten (“up or out”). En de laatste 10 % blijft er helaas altijd.
Hoe anders is dat bij Leanthinking waar alles draait om het proces en daarmee uiteraard om het teamwork rondom het proces. Het lijkt bíjna hetzelfde maar er is een universum van verschil voor de goede waarnemer.
En ja, er zijn verschillende wegen naar Rome.
In mijn zoektocht naar elegantie werd ik mij gisteren bewust dat ik nog een verslaving heb die ik beschouw als voorbeeld van elegantie en dat is jongleren. Ik was in Het Bossche Broek met boek en 5 ballen en had een heerlijke tijd met afwisselend een beetje lezen en jongleren (hoe simpel kan het leven zijn!).
Jongleren is mooi vormgegeven beweging, heeft vaak symmetrieën in zich, of ritmes. Jongleren is heel prettig om te doen. Je doet wat je moet doen en het bewustzijn raakt naar de achtergrond omdat de flow zelf zo prettig is. Jongleren is simpel ten opzichte van de complexiteit die beheerst moet worden. Al het overbodige is eruit. Het is basic gericht op de aanwezige complexiteit. En ten slotte is jongleren duurzaam, heeft bestaanrecht, gebruikt niet onevenredig natuurlijke bronnen als stroom, water of mensen. Het proces is herhaalbaar en stabiel.
Jongleren beschrijven is eigenlijk niet mogelijk daarom hierna een beroemde jongleervideo.
Het is een muzikale jongleerroutine van Chriss Bliss op Golden Slumbers van de Beatles. De jongleur is entertainer en geen beroepsjongleur. In zijn act doet hij van alles met drie ballen en wint met zijn creativiteit een prijs op een prestigieus jongleerfestival.
Een kleine 20 jaar geleden gingen we met de kleine familie een aantal zomers naar Val Sinestra: een mooi tegen de berg aangeplakt familiehotel in het Engadin in Zwitserland. Naast Val Sinestra liep een beek genaamd de Branca. Met zoon en dochter was ik in die jaren uren druk met pogingen de loop van de beek te beïnvloeden. Het was fantastisch om kleine watervalletjes te maken, of snelheid in het water te krijgen door een bedding te forceren. Soms probeerden we zelfs de loop van de beek in zijn geheel te veranderen. Maar wat heeft dat nu met invloed en flow van doen?
In-Vloed = In-Flow
Soms valt je iets te binnen en dit was er zo een! Er zijn planken volgeschreven over ‘invloed’ en (andere) planken volgeschreven over ‘flow’. Ik heb de indruk dat de schrijvers van deze twee categorieën boeken elkaars boeken niet lezen en elkaar ook niet spreken. En toch hebben ‘invloed uit willen oefenen’ en ‘in flow zijn’ direct met elkaar te maken. Het woord in-vloed verwijst naar in de vloed zijn, in stroom zijn.
Ik ben er van overtuigd dat de meeste invloed ontstaat als het lukt waar te nemen, rekening te houden en gebruik te maken van de energie, beweging en stroom van de medewerkers die het werk doen. Daar raken in-vloed en flow elkaar.
Uiteraard kun je ook tot de conclusie komen dat er stenen in de weg van de stroom liggen of kun je vinden dat de stroom weliswaar een mooie elegante loop heeft maar dat je de stroom een klein beetje wilt verleggen om aan het eind beter uit te komen.
Het aardige is dat je samen met de medewerkers naar de stroom in het proces kunt kijken. En met elkaar tot beelden van mogelijke verbeteringen kunt komen. Lukt dat dan heb je het over de goede dingen en zijn ‘invloed hebben’ en ‘in flow zijn’ twee kanten van één beweging.
Peter Vonk schreef pas een blogpost over leiderschap in crisis. Ja zeker, dát is af en toe ook nodig. Maar ik denk minder vaak en minder hard als bovenstaande invloedsvorm onderdeel van de cultuur is geworden.
Ik ben overal maar niemand ziet mij meer, zo gewend als men is aan mijn aanwezigheid. Men pakt mij op en zet mij weer neer zonder erbij na te denken. Ik ben er al zolang dat bijna niemand meer weet dat ik bijzonder ben. Ik ben de pallet printpapier. Ik ben de mailbox met 3000 mails. Ik ben de horizontale stapels op bureaus. Ik ben de kelder vol met levensmiddelen (die ‘helaas’ wel eens over de datum gaan). Ik ben het onderhanden werk, de werkvoorraad en de achterstand. Als het even kan zorg ik ervoor dat er stilstand komt, er gestapeld wordt en voor de zekerheid overal zeer veel meer dan genoeg van alles op voorraad is. Ik ben dan ook blij met overproductie en kan het heel goed vinden met transport.
Ik ben bang de korting te missen van het in één keer veel bestellen.
Ik ben bang voor het moment dat er geen excuus meer is om echt aan de slag te gaan omdat er niets anders meer voorhanden is dan dat wat moet.
Ik ben bang voor te kleine voorraden omdat ik er niet op wil vertrouwen dat mijn leveranciers op tijd zullen kunnen of willen zijn.
Voorbeeld proces in kaart met Value Stream Mapping
In service-organisaties zoals verzekeraars, financiële dienstverleners, gezondheidszorg en dergelijke gaat het veelal en vooral over het managen van variatie. Managers en leidinggeven hebben de neiging zich helaas vooral te focussen op de competentie, de motivatie, kortom op het ‘gedoe’ en de ‘kunsten’ van de individuele medewerker. Ik denk dat dit de foute weg is. De meeste tijd, focus en energie zal moeten zitten in het begrijpen en verbeteren van de samenhang en kwaliteit van de processen.
Deze week was ik op een afdeling waar kundige, gemotiveerde medewerkers met mij een eigen proces in kaart brachten en verbijsterd waren over de onnodige complexiteit van het proces. Theoretisch werd voor iedere keer dat er een item (in dit geval een schadedossier) door het proces ging, 2,5 kilometer gelopen (dagverwerking). De bottleneck is het proces zat in een toewijzing van dossiers aan experts die gebeurde door een seniormedewerker (verlies soms 1 soms meerdere dagen in een proces waar kpi’s van 13 tot 20 dagen gelden). Vervolgens was er ook nog een deelconclusie dat de staart van het proces geen enkele waarde voor de opdrachtgever opbracht en het derhalve de moeite waard was om zo creatief te worden dat dit stuk niet meer nodig zou zijn (wint bijna een half uur bewerkingstijd per procesgang).
Het vervolg is simpel: per verbeterpunt gaat een klein clubje aan de gang en verzint iets beters dan dat er nu is en test dit in een maand uit volgens de PDCA-cyclus. De opbrengst zal groot zijn. En dat is nog maar een allereerste stap op het lean-thinking pad.
Wat me weer op viel was dat we nog helemaal niet geleerd hebben een proces te kunnen zien. Naar mijn stellige overtuiging is dat wat het meest schort aan de huidige managementopleidingen. Er is veel aandacht voor data (cijfers) en individuele mensen (peoplemanagement) maar veel te weinig voor het zien en verbeteren van processen. Werk niet aan de mensen maar mèt de medewerkers aan de samenhang en de variaties van en in de processen.
“Management’s focus changes from managing people – ensuring that people do as they ‘should’ – to managing the system – understanding and improving how well the work flows, end-to-end, to fulfill the customers’ demands. They astablisch a collaborative relationship with the agents, for they are working on the same problems (for a change). It is to move from managing the 5 percent to managing the 95 percent. This is a revolutionary leap away from the current preoccupation with managing people. It is a step that managers are only prepared to take when they have first learned that their organization’s performance is governed by the system and not by the people. Once managers make this conceptual leap, they stop wasting time doing people management (‘one-to-ones’); the impact on productivity is enormous. [pag 23]
Wat te doen met een volle kast met onduidelijke ordners, een inbox met fluffy stuff of een schuur vol met lang-niet-geziene-planken vol met spul?
De kreet Divide & Conquer wordt meestal gebruikt in relatie tot machtspelletjes (zet iedereen tegen elkaar op en wordt de ‘hero’ door te redden). In mijn beeld is Divide & Conquer ook toe te passen op de kast en de mailbox. Hak de klus op in delen en werk het per deel weg. Een voorbeeld vanuit de dagelijkse loopgraven.
De afgelopen weken ben ik op een aantal plekken druk geweest met hulp bij volle mailboxen. Het record aantal mails dat ik ben tegengekomen staat op ruim 7000. Als ik vervolgens evangeliseer dat de norm Inbox Zero is (dus 1 x per dag je mailbox leeg) is er dus wel wat te doen.
Wat te doen?
Als eerste links onderin je scherm kijken naar het huidige aantal mails in je inbox. Daarna deze tips toepassen:
mapjes aanmaken met de namen @actie (voor mail waar een actie aan vast zit die langer dan 2 minuten vraagt); @wachten op (voor mail waar een vraag aan een ander aan vast zit en waarvan je een reminder wilt bewaren); @ooit/misschien (voor alle mail waar niets mee hoeft maar die misschien nog ooit van pas kan komen).
vanaf de oudste naar boven alle mail deleten waarvan eenvoudig is vast te stellen dat de prullenbak de juiste plaats is.
een map aanmaken met titel ‘oudemail/nog besluiten’ en alle mail daar naar toe doen die ouder is dan 1 week en vervolgens iedere dag een half uur besteden om deze map naar zero te werken en vervolgens de map weer te verwijderen.
Door de klus in delen te hakken is het bewezen veel eenvoudiger de moed er in te houden en je doel te halen zoals in dit voorbeeld Inbox Zero.
Wie iets meer wil weten van Six Sigma en een bruikbaar Nederlandstalig overzicht wil hebben van deze verbetermethodologie kan het beste Lean Six Sigma Stap voor Stap van Ronald Does cs lezen. Het begrip Lean in de titel is niet terecht maar het is zeker Six Sigma stap voor stap.
In Six Sigma projecten is het in de eerste fase (Define) gebruikelijk om serieus stil te staan bij een eerste inschatting van de richting van het op te lossen probleem. Globaal kun je 5 verschillende perspectieven onderscheiden:
Probleemperspectief
Hier gaat het om verspillingen, afschrijvingen, herbewerkingen, wachtrijen, problemen met het op tijd leveren. Betrouwbaarheid, snelheid,
Proces-revisie-perspectief
Verslechterde en verouderde processen; slecht geïntegreerde processen. Processen waarbij de capaciteit niet klopt met bemensing.
‘Stem van de klant perspectief’
Ontevredenheid, klachten, verkoopkansen.
Financieel perspectief
Kosten door gebrekkige kwaliteit. Financiële verspillers. Kapitaal dat verstopt zit in voorraden.
Strategisch perspectief
Noodzakelijke veranderingen voortkomend uit strategische keuzes.
‘Oppakken, verplaatsen en neerzetten is mijn lust en mijn leven. De omweg is mijn weg. Vervoeren van de ene plek naar de andere is wat ik graag doe. Het liefst steeds weer dezelfde spullen.
Met plezier rijd ik met rood-wit-blauwe biggen naar Italië en kom terug met Salami die hier weer wordt verkocht. Vol heen, leeg terug is voor mij ook geen probleem als ik maar kilometers maken kan.
Ik houd ook van parafen en controles omdat deze ervoor zorgen dat er steeds overgangen ontstaan in processen en workflows.
Ik geniet als zoveel mogelijk medewerkers een bijdrage leveren aan een proces. Van de een naar de ander en weer terug en dat zo veel en zo vaak als maar kan. Functiedifferentiatie is mijn uitvinding. Als het aan mij ligt is alles altijd onderweg.’
Zie voor de andere leden van mijn familie: de 7 verspillingen
‘Zo veel, vaak en snel als het kan’ is mijn strategie. Als ik machines en mensen veel zie doen, hard zie werken dan ben ik blij. Ik zie graag stapels en voorraden ontstaan, zij zijn de bewijzen van mijn inspanning en gelijk. Ik werk niet voor een ‘speciale klant’ maar voor iedereen op deze planeet. Alles wat kan en mogelijk is, wil ik ook gedaan hebben. Steeds mooier, preciezer en vollediger. Klaar ben ik dus nooit. Mijn werk komt niet af.
Ik heb haast en maak als het even kan zo veel mogelijk rondes door een proces heen.
Ik ben bang voor kapotte spullen en machines omdat zij ervoor kunnen zorgen dat apparaten, machines en mensen niet meer verder kunnen.
Ik ben bang voor een tekort aan grondstoffen en bang dat ze er niet op tijd zijn.
Ik ben bang dat mijn werkers uitvallen, weggaan of ziek worden en ik niet meer voldoende kan doen. Mij stelt het pas gerust als ik grote voorraden heb want dan is er op geen enkel moment een tekort.
Zie voor de andere leden van mijn familie: de 7 verspillingen
Dat was me wel een ervaring. Na een kleine week werkbezoek en cultuur met 10 collegae van de VHPG (waarin ook nog een bizar verjaardagspartijtje van de Paus) zouden we afgelopen vrijdag terug reizen van vliegveld Leonardo da Vinci (vliegveld van Rome) naar Schiphol en donderdagnacht zou ik volgens planning in mijn eigen mandje slapen. Dat ging toch een beetje anders en gaf weer een boel belevenissen en ervaringen.
Donderdagmiddag zag een van ons op zijn mobiel dat er een melding was van mogelijke problemen op Schiphol. Na even bellen met het reisbureau werd ons aangeraden ons gewoon op de juiste tijd naar het vliegveld te begeven om daar te kijken wat er mogelijk was. Dus alles ingepakt en met een shuttle-bus vanuit midden Rome (vlakbij Termini) naar het vliegveld.
Daar was direct duidelijk dat allerlei vluchten naar het noorden waren gecancelled en even later die van ons ook. En dan begint het. Een andere logica dan die van gewone mensen/reizigers/klanten gaat in werking.
De logica
Wij worden geacht ons bij de ticketbalie te vervoegen en in een rij te gaan staan. Bij de ticketbalie zijn twee (2!) welwillende medewerkers van in ons geval KLM bezig mensen te woord te staan en indien mogelijk om te boeken naar een andere vlucht. Iedere gevalletje duurde gemiddeld 10 minuten dus een rij van een meter of tien duurt al snel een uur of drie en zo was het ook bij ons.
Tips voor de KLM:
# 1 Laat klanten een nummertje trekken zodat ze kunnen gaan zitten en toch weten dat ze op de juiste tijd aan de beurt komen.
# 2 Zorg voor rond lopende incheck-medewerkers (die hebben geen werk meer) om alle generieke/algemene informatie en logica te vertellen aan alle reizigers.
# 3 Zet een bord neer waar iedereen informatie, telefoonnummers en websites kan vinden.
# 4 Maak meer balies open waardoor er parallelle rijen geholpen kunnen worden.
Vervolgens regelde de KLM overboekingen voor ons bij een vlucht van AlItalia vrijdagmiddag (de dag erna). Daarnaast regelde KLM ook een hotel, diner en ontbijt en tranfers van en naar hotel. Consequentie: we waren vanaf dat moment geen klant meer van de KLM maar van AlItalia.
Dus de volgende dag zat er niets anders op dan weer in de rij te gaan staan bij AlItalia. Gelukkig was dit een hele korte rij. Helaas daar komt de vliegveld logica weer. Onze vlucht van die middag was uiteraard al weer gecancelled dus overboeken was weer aan de orde om het recht van vliegen te behouden. AlItalia is alleen maar de ‘carrier’ en de uitvoerder is Air France. Dus we staan in de foute rij en of we maar weer in rij willen gaan staan bij Air France. En …. Air France is partner van KLM dus voor dezelfde loketten als de dag ervoor. Alleen was de rij nu zeker 100 meter! In die rij staand kwam er een medewerker van Air France die vertelde dat we toch echt wel in de rij van AlItalia hoorden want zij hebben de verantwoordelijkheid op basis van Europese wetgeving zusenzo en blablabla. Dus ons kluppie verdeeld over de beide rijen. In het midden een collega met een mobiel en de paspoorten en een paar die uitzoeken of rijden met Hertz-busje een optie zou kunnen zijn (wat het niet was want 10 personen is het maximum en er waren ook nog andere bezwaren).
Tips voor AlItalia en Air France en KLM:
# 1 Zie alle tips hierboven
# 2 Zorg dat klanten niet merken dat er allerlei back-office afspraken zijn met onbegrijpelijke logica voor gewone reizigers
# 3 Geef iedere reiziger in deze situatie een uniek nieuw nummer behorend bij zijn recht op vliegen, vraag een mobiel nummer en geef aan dat je een sms-je zult laten weten wanneer het zin heeft om je weer te melden. En geef iedere 4 uur zowiezo een teken van leven/update in sms-vorm.
# 4 Zorg voor gratis Wifi zodat iedereen zelf zich kan informeren en familie en werk kan melden hoe de stand van zaken is.
# 5 Zorg voor stroompunten zodat iedereen even zijn mobieltje of laptop op kan laden.
# 6 Koffie, thee en water zou ook wel een goed idee zijn.
Hoe het afliep
Via het reisbureau (Lang Leve SunAir) regelde onze collega Henk een touringcar met drie chauffeurs die ons naar Schiphol zouden brengen. We ronselden nog een kleine 50 Nederlanders, Scandinaviërs en Belgen die er net als wij € 200 voor over hadden om weer vlot thuis te komen. Inmiddels hadden we in het gezelschap ook een blonde Hollandse schone die vloeiend Italiaans sprak en alles voor ons regelde met de drie, geen Engels sprekende, chauffeurs. Vrijdagmiddag laat vertrokken we, en zaterdag 19:00 uur stopten we voor een verlaten Schiphol. Ik vrees dat ik anders zeker tot dinsdag bij Leonardo had gezeten. En hoewel het vliegveld Leonardo da Vinci heet, heb je het net als alle andere vliegvelden toch wel heel gauw gezien.
Inmiddels zit ik weer achter mijn eigen bureau dit stukje te schrijven. Voor ons eind-goed-al-goed. Met realistisch blijven denken en wat ondernemerschap kom je toch maar weer het verst. Maar hoe zou het zijn met al die families en de geen Engels of Italiaans sprekende mensen die gedesoriënteerd raken in deze vreemde logica?
Dat de wereld af en toe een beetje ontregeld raakt heb ik altijd wel een mooi ding gevonden. Maar het zou met een beetje Lean-thinking een stuk aardiger zijn voor alle figuranten in dit wereldtoneelstuk van de uitgebarsten vulkaan.
We gebruiken cookies zodat deze website zo soepel mogelijk draait. Als je doorgaat met het gebruiken van de website, gaan we er vanuit dat ermee instemt.IK BEN AKKOORDNee, ik wil meer info
Op een dag wil een bewoner van een 24-uurs zorg voorziening een hondje. Hij wil het echt. De eerste reactie is ‘Wat leuk! waarom ook niet’. De tweede reactie is ‘Daar hebben we geen beleid voor’. De derde reactie ontstaat in een overleg ‘Wat nu als alle bewoners dieren gaan willen. Misschien zitten we straks met poezen, konijnen, vogels, cavia’s en hamsters.’ Er ontstaat een schrikbeeld toekomst scenario ‘We zijn straks een dierentuin in plaats van … Wat te doen. We stellen een protocol op’. Vervolgens ontstaat er een protocol met veel tekst, dode taal, lange zinnen over de denkbeeldige situatie dat een van de andere bewoners een huisdier wil.
Laden...
Dit weekend in Chalon de Saone zag ik een paar juweeltjes van visueel management. Hoe vaak gebeurt het in Nederland dat iemand zijn auto op een parkeerplaats zet die is gereserveerd voor een auto van een gehandicapte? Ik denk heel vaak. Soms onbewust omdat je afgeleid wordt door duizend en één visuele symbolen en ook nog op het verkeer moet letten. En soms expres met een houding dat je er vast mee mee weg komt als je erop aangesproken wordt (Oh, niet gezien!). Dat kan hier echt niet!
