Ter lering en vermaak. Matt Mullenweg (CEO van Automattic en daarmee van WordPress) heeft na veel geregel een drie maanden sabbatical voor zichzelf georganiseerd zoals gebruikelijk en aangemoedigd in zijn bedrijf. Op zijn blog houdt hij bij wat hij beleeft aan zijn time-off. Bovenstaand bericht verscheen op de derde dag van zijn sabbatical.
Zelfreflectie en een beetje humor zijn mooie partners!
nog geen beoordelingen
Laden...
In de jaren dat ik op het conservatorium zat heb ik veel respect gekregen voor ambacht. Wat is het toch heerlijk om iemand te ontmoeten die echt iets vreselijk goed kan.
Het ziet er altijd uit alsof de kunst moeiteloos tot stand komt maar iedereen weet dat er heel veel oefening en doorzettingsvermogen nodig is om dit stadium te bereiken. Dat geldt in ieder geval voor kunst, sport en geneeskunst maar misschien wel voor alles en altijd.
Ook bij ons managers, professionals en veranderaars is ambacht alles. Laat ons in ieder geval beginnen bij simpele dingen als E-mail in Control, Agenda in Balans en een degelijke Dag- en Weekreview. Dan zijn we al een heel eind.
Ik werd door Lesia attent gemaakt op de Chalk Guy (Julian Beever) en vind hem bij uitstek iemand die echt iets vreselijk goed kan. Hoe kan het dat je driedimensionale illusies kan tekenen en dat ook nog met stoepkrijt van Blokker en gewoon op straat? En vind je het dan niet erg dat al je werk weg is na een regenbui of door een ongelukje van een biermorsende toerist? En vind je het niet erg dat maar een paar mensen het resultaat kunnen zien?
nog geen beoordelingenLaden...
Iedereen kent ze. De mensen die als het ware een bordje op hun voorhoofd hebben: Het komt voor elkaar!
De voor-elkaar-krijger eindigt zijn zinnen met:
En gaat vervolgens aan de slag. Misschien anders dan gedacht
Maar het kómt ook echt voor elkaar! En hoe heerlijk is dat niet?
Lang Leve de voor-elkaar-krijgers van deze wereld.
nog geen beoordelingenLaden...
Ik hoorde een keer uitspraak van een van de giganten op het gebied van persoonlijke effectiviteit (David Allen) die luidde: Je systeem is pas goed als het ook werkt bij 38º koorts.
Nu kan het statistisch niet anders of een heel aantal lezers van deze blog hadden, hebben of krijgen nog griep. Dus een logische reflectie- of ervaringsvraag is: blijft onze workflow overeind als we griep hebben, onder hoge druk staan, familieperikelen hebben enz.
Als dat niet het geval is dan is er in de meeste gevallen gelukkig niet zo heel veel aan de hand. Toch is het wel heel prettig als je systeem deze toets kan doorstaan.
En op het moment dat je echt geveld bent, is zo’n workflow uiteraard niet echt het meest relevant. Maar des te meer als je ziek aan het worden bent, of aan het uitzieken bent.
Vier tips voor een workflow dat het blijft doen ook als je flink griep hebt.
1 beoordelingenLaden...
De situatie was zo:
Samen met Karen Visser – een gewaardeerde collega-trainer in hetzelfde vakgebied – was ik in verkennend gesprek (online) met een Belgische opdrachtgever over een traject voor de komende jaren.
Aan het eind van gesprek vatte de opdrachtgever de afspraken samen en maakte er een tijdpad bij.
Als wij een menukaart zouden kunnen leveren dan zou zij uiterlijk 31 maart ons een reactie geven in de vorm van een echte vraag voor een offerte.
Karen reageerde uit een soort professioneel enthousiasme. ‘Wat mooi dat je geen 1 april zegt, want dat zou betekenen dat je jezelf psychologisch in een veel langere horizon zet met de kans dat het al snel een maand later wordt.’
Ik was eerst even in verwarring omdat 1 april bij mij ook te maken heeft met grappenmakerij. Maar daar ging het hier niet om.
Op deze plek heb ik vaker geschreven over deadlines maar deze invalshoek had ik nog niet ontdekt.
Ik leerde daarvan:
Het lijkt een dag verschil maar kon maar zo eens een maand zijn.
nog geen beoordelingenLaden...Er is een eenvoudige manier om een zelf bepaalde reeks dagen naast elkaar in beeld te krijgen. Dat is handig voor de planningsmomenten in je weekreview (zie handleiding weekreview als je nog niet werkt met deze essentiële gewoonte). Hieronder doe ik het als voorbeeld voor alle vrijdagen in een april.
Selecteer de ‘Dag’ view
Selecteer in het maandoverzicht links in je beeld de eerste vrijdag van de maand. Houd daarna de ctrl toets ingedrukt en selecteer daarna de andere vrijdagen in de maand (of iedere andere reeks die je nodig hebt).
Kijk nu in je agendavenster en je ziet netjes alle vier de vrijdagen van april naast elkaar staan. Daarmee kun je deze vrijdagen in samenhangen gaan plannen. En uiteraard kun je dat met ieder willekeurige reeks doen ook met meer dan vier dagen. Probeer het zelf een keer na te doen en je zult al snel het gemak en de waarde herkennen.
nog geen beoordelingenLaden...
Tips bij terugblikken op het jaar dat bijna geweest isZie hier voor een gratis handleiding.
Hoe sluit jij het jaar af en kijk je vooruit? Heb je nog andere routines? Laat het ons weten in de commentaren hieronder.
nog geen beoordelingenLaden...
Er is nog wel eens gepiep dat het zo onhandig is dat je in MS Teams niet meerdere bestanden tegelijkertijd open kunt hebben of er in kunt werken. Gelukkig klopt dat niet!
Daarom hieronder hoe je dat doet in drie stappen. Het idee is dat je de bestanden die je nodig hebt opent in de app die je normaal gebruikt en waarvan het icoon in de taakbalk staat. Dat kun je uiteraard met meerdere bestanden doen. Deze bestanden blijven op wonderbaarlijke wijze verbonden met MS Teams (en voor de kenners dus ook met Sharepoint). Alle microwijzigingen worden opgeslagen. Je kunt er met meerdere collega’s tegelijk in werken en je hebt een versie geschiedenis voor als dat nodig is.
Hoe open je meerdere bestanden tegelijk in MS Teams?
Open het juiste Team. Ga naar het Kanaal van het bestand zijn thuisplek heeft. Klik op de tab ‘Bestanden’ en selecteer het bestand (zie plaatje hierboven).
Klik op de drie puntjes die nu verschijnen en kies voor ‘Open’.
Kies in het menu achter ‘Open’ voor ‘Openen in app’
Je bestand is nu geopend in je normale Word versie. Wil je meerdere Word documenten naast elkaar op je scherm(en) open hebben dan doe je deze procedure nog een keer. Het eerste bestand is nog steeds beschikbaar totdat je het sluit.
Voilá. Ingewikkelder is het niet (wel even aan wennen maar ja dat is met alles zo).
Met dank aan Frans Diepenhorst.
nog geen beoordelingenLaden...
“Hoe”Gedoe is vermoeiend, niet enthousiasmerend en kost heel veel tijd. Wanneer je in jouw organisatie, afdeling of team te veel tijd kwijt bent aan gepraat over “Hoe-moeten-we-dit-doen?” dan is een van de volgende zaken aan de hand.
Hoofdregel voor klussen, projecten, resultaten is dat het volstrekt duidelijk is wie wat doet en wanneer het af is. Zodra dit onduidelijk is, ontstaat er de neiging om te praten over het ‘hoe’ der dingen als een escape van het aanspreekbare onontkoombare eigenaarschap van wat-wie-wanneer. Omgekeerd: wanneer het gewenste resultaat superhelder is, wordt een gesprek over hoe veel minder relevant.
Remedie: Maak het resultaat super helder en regel wat-wie-wanneer. Het ‘hoe’ is dan geen issue meer.
Wanneer degene die eigenaar zou moeten zijn (vanwege positie, functie, verantwoordelijkheid, salaris etc.) simpelweg niet kan wat ie zou moeten kunnen, verschuift het gesprek naar het ‘hoe’. Als je merkt dat dit aan de orde is, denk dan goed na of het een haalbare zaak is voor de betreffende medewerker. Is het antwoord ja (of ja, mits) dan dat helder maken en daar acties opzetten. Is het antwoord nee, dan een andere weg zoeken om het resultaat voor elkaar te krijgen.
Samengevat: Blijf weg van illusies over kunde, ga uit van de realiteit.
De derde oorzaak van “Hoe”-Gedoe zit in de managementstijl. Als je zelf alles goed kunt en dus een goed oordeel hebt over wat er nodig is (op basis van jouw kennis en ervaring) dan is de verleiding groot om door te gaan vragen op het het ‘hoe’. Of nog erger: het voor te gaan doen. En dat is linke soep. Voordat je het weet ben je druk met het werk van de laag onder je en kom je niet meer toe aan je eigen werk.
Remedie: Laat anderen hun eigen fouten maken en er van leren. Net zoals je dat zelf ook hebt kunnen doen.
Bij het ontwerpen en onderhouden van processen, procedures, stroomdiagrammen, checklists, trainingen etc. kun je uiteraard beter juist wel tijd besteden om na te denken over het hoe. Daar is het ook niet vermoeiend maar werkt het juist vitaliserend.
Samenvattende tip: Als je het vermoeden hebt van vermoeiend “Hoe”-Gedoe even een pauze inlassen en reflecteren op de bron en er vervolgens iets aan doen.
1 beoordelingenLaden...Er waaiert een calvinistische norm door het land van productiviteit: Gij zult niet uitstellen! Met in het verlengde daarvan allemaal tips en trucs om deze zonde niet meer te begaan. Ik stel voor dat we deze norm eens wat nader bestuderen leidend tot een paar simpele tips. Een toetje volgt daarna.
De rationele opvatting zegt: er is oorzaak en gevolg (en ook nog in deze volgorde). Voor ons onderwerp betekent dit: er is een planning en er is productiviteit als gevolg van deze (uitgevoerde) planning. De planning is de werkvoorbereiding (zo efficiënt mogelijk en gericht op de goede zaken). De uitvoering volgt daarna.
Dus hoe beter ik de uitvoering van de door mij verzonnen planning volg, hoe productiever ik ben.
En zie: Tadaa! Hier verschijnt natuurlijk gewoon weer het ouderwetse werkvoorbereider/uitvoerder duo.
En als het niet lukt (dus uitstel verschijnt) ligt het aan toegeven aan afleiding, te weinig discipline, chaotisme enz. dus … procrastionation.
De werkelijkheid is dat we helemaal niet gestuurd wíllen worden. Niet door een externe werkvoorbereider maar ook niet door een efficient/effectieve interne alter ego. We willen gewoon cherry-picken; doen wat op dat moment het aardigste lijkt; we willen opties en keuzemogelijkheden.
Dus laten we dat gewoon toegeven en onze wereld zo organiseren. Dat kan met behulp van de volgende vier tips.
Nick stuurde me een video van Tom Urban die op een vrolijke manier uitlegt hoe het toch komt dat we allemaal in meer en mindere mate last hebben van niet doen wat we ons hebben voorgenomen op de tijd die we daarvoor hadden bedacht.
Er zijn drie (interne) personages bij betrokken:
Deze drie alter ego’s maken de show. Als je een keer een vrolijke reflectie wil op het thema procrastination is deze video warm aanbevolen.
Er is een disclaimer: uiteraard is het kijken van deze video op zichzelf een zeer waarschijnlijke vorm van procrasination.
1 beoordelingenLaden...
In 1969 keken we met de familie op vakantie in zwart wit in de avond naar de fantastische beelden van Neil Armstrong die als eerste mens een voet op de maan zette.
Om dat voor elkaar te krijgen was er uiteraard bijzonder intensieve samenwerking noodzakelijk tussen een groot aantal mensen.
E-mail bestond nog niet!
Hoe deden ze dat? Dan Markovitz heeft die vraag een keer gesteld en beantwoord gekregen. De vraag is verrassend, het antwoord eigenlijk niet eens zo zeer.
“It turns out that there is an engineer at the company who worked on the Apollo project, and the leader of the R&D group once asked him precisely that question: how did you manage without email? The engineer explained that the team met from 9-10 am three days per week. The rest of the time they were actually working on solving this enormous puzzle of landing on the moon. As Nathan Zeldes, a principle engineer at Intel puts it, these guys were “plan-driven,” not “interrupt-driven.” And when unexpected problems arose, they actually talked to each other.”
Waarmee maar weer eens duidelijk wordt: e-mail is een productiviteits-tool en geen werk op zich. Het bestaat ten behoeve van communicatie net als Teams, WhatsApp en telefoon. Allemaal handig als live afstemmen even niet mogelijk of wenselijk is.
Wat wij nu als innovatie eerste klas zien: een dagstart opzetten, was – zo blijkt – de basis voor ‘putting a man on the moon en let hem return save”.
Nog een keer in de woorden van Dan Markovitz:
“Remember: email is a tool to help you get your job done. It is not your job, anymore than the phone is. If you treat it as such, you might find that it’s less of a millstone around your neck and more of a true productivity tool.”
In 3 tips samengevat:
nog geen beoordelingenLaden...
Op ieder toetsenbord zijn er minimaal 75 toetsen van allerlei slag en soort.
Eén ervan is een onvermoeibare dienaar die als waarde alleen maar een wit vlakje heeft: de spatiebalk. Niks dus eigenlijk. De hele dag klaarstaan en als je eindelijk aandacht krijgt er voor zorgen dat er een witte ruimte ontstaan van 1 letter groot.
Dat is de taak van de spatiebalk. Hoe onbaatzuchtig en mooi in deze crisistijd.
Maar er is meer.
De spatiebalk heeft voor de kenners een tweede leven. En dat leven wil ik hier vandaag onthullen voor iedereen die dit nog niet kent.
De spatiebalk is eigenlijk dé sneltoets voor scrollen.
Je kunt hel al testen op deze pagina:
DRUK NU (een paar keer) OP DE SPATIEBALK (doen dus nu)
Je beeld is precies steeds 1 scherm naar boven gevlogen zodat je precies verder kunt lezen. De onderste regel van zojuist is de bovenste regel van nu.
Omgekeerd kan ook:
DRUK NU OP SHIFT-SPATIEBALK (ook doen nu)
en de omgekeerde beweging is een feit.
Deze functie van de spatiebalk werkt ook heel goed in:
Het is misschien heel even wennen…
Toch weet ik zeker dat deze ode er toe gaat leiden dat je voortaan het gedoe met muis en een scrollbalk kunt vergeten en heel relax en elegant je pagina’s gaat lees/scannen.
2 beoordelingenLaden...
Voor de meesten van ons geldt dat we last en plezier hebben van twee alterego’s. Ik noem ze de planner en de renner. Ze vertegenwoordigen allebei een andere kant van productiviteit.
Wanneer we in de planner-modus staan, gaan we overzichten en lijstjes maken. We stellen prioriteiten en denken van verre doelen terug naar de eerst mogelijke acties.
De planner geniet van dat overzicht/vergezicht. Het lucht op en geeft de indruk dat alles te doen is wanneer het lukt onszelf bij de planning te houden. Jammer dat er, ook al hebben we een mooi plan, nog niets veranderd is in de wereld. Helaas kun je zelfs zo maar doorschieten en terecht komen in de karikaturale communistische detailplanning die geen relatie meer heeft met de werkelijkheid.
We doen, we zijn druk, we regelen, we jongleren met acties, tijd, aandacht, energie, relaties, verwachtingen. We krijgen veel afgevinkt en het voelt helemaal geweldig.
Het lijkt helaas wel op het beeld van Alice in Wonderland die na een renpartij met de koningin nog steeds op dezelfde plaats is.
“Alice keek verwonderd om zich heen. ‘Neen, maar, ik geloof dat we steeds onder deze boom zijn gebleven! Alles is nog precies als daarnet!’ ‘Natuurlijk,’ zei de Koningin. ‘Wat had je dan gedacht?’
‘Wel, in ons land,’ zei Alice, die nog steeds een beetje hijgde, ‘kwam je in het algemeen ergens terecht als je een lange tijd erg hard liep, zoals wij hebben gedaan.’ ‘
Wat een traag land is dat dan!’ zei de Koningin. ‘Want hier moet je zo hard lopen als je kan om op de zelfde plaats te blijven. Als je ergens anders wil komen, moet je minstens twee maal zo hard lopen!’”
De planner en de renner snappen elkaar niet goed.
De planner zou het liefst zien dat de renner gewoon de planning uitvoert en heeft maar weinig gevoel voor de onvermijdelijkheid van dagdagelijkse verstoringen, omwegen die noodzakelijk blijken te zijn, en oplossingen met de spreekwoordelijke ‘ducttape’ .
De renner wil helemaal niet gestuurd worden door een planner die geen gevoel heeft voor de complexiteit en weerbarstigheid van het echte leven.
Er zijn twee routines die ervoor kunnen zorgen dat de planner en de renner het wel goed met elkaar hebben.
Dagelijks een beetje plannen en de renner terug laten kijken en vooruitkijken helpt heel goed voor synergie tussen deze twee alter-ego’s. Zie hier voor de routine.
Wekelijks de beide alter-ego’s aan tafel zetten en ze allebei geven wat ze nodig hebben kan super met een checklist weekreview. Mocht je geen weekroutine hebben dan is het nu de tijd om er mee te beginnen.
Wil je leren hoe je dat moet doen? Organiseer een workshop voor je team.
nog geen beoordelingenLaden...