10 super simpele tech-tips (David Pogue)

Gewoon even kijken en je bent weer helemaal blij! DOEN DUS!!

[ted id=1725 lang=nl]

nog geen beoordelingen

Laden...

Ben jij de bottleneck?

[Dit is een bewerkt archief artikel van het Adjit eZine.]

Situatie:
Je hebt met je secretaresse de afspraak dat alle stukken die getekend moeten worden, alle facturen die een akkoord moeten krijgen, alle aanstellingsbrieven, arbeidsovereenkomsten, verslagen van functionerings en beoordelingsgesprekken en alle andere zaken die aandacht vragen, verzameld worden, zodat je daar op een daartoe bestemde moment mee aan de slag kunt. Hoewel het niet echt veel werk is, is er toch vaak dringender werk te doen, of ben je niet op kantoor, en daardoor blijft deze stapel zomaar één of meer dagen liggen. Je secretaresse krijgt vervolgens rappèls van mensen die je bijdrage nodig hebben voor hun proces en dus niet door kunnen met hun werk.

Daarnaast bestaat de stapel voor een heel groot deel uit zaken waarbij je handtekening of akkoord een formaliteit is. Je kunt niet beoordelen of de factuur wel juist is, je bent niet bij het beoordelingsgesprek geweest en kunt daar dus ook niets van vinden, je hebt niet de selectiegesprekken gedaan en kun dus niet iets vinden van de arbeidsvoorwaarden die overeengekomen zijn.

Kortom: zonder dat je het door hebt, ben je de bottleneck aan het worden. Allerlei zaken hopen zich op voor jouw workflow en worden tot ‘werkvoorraad’. Je bent de smalle poort waardoor alles heen moet voordat het weer kan gaan stromen in je organisatie. En ongetwijfeld beleef je dit als managementcorvee.

Hetzelfde fenomeen doet zich overigens voor in je email-inbox. Helaas is het daar nog minder zichtbaar. Allerlei voor jouw minor-zaken die het werk van andere stagneren hebben de neiging zich ergens in je inbox te verstoppen en pas na rappèl weer zichtbaar te worden met alle ergernis van dien.

Strategie:

• Gebruik de eerstvolgende stapel om eens heel goed na te gaan of je oordeel/toestemming/akkoord/handtekening wel waarde heeft.
• Maak bij twijfel een afweging wat het risico is wanneer je niet meer zelf alles langs ziet gaan en bepaal of je jezelf  niet op een andere globalere manier kunt laten informeren (bijvoorbeeld door een item toe te voegen aan de bestaande maandarapportage).
• Maak procuratieregelingen (tot welk bedrag, tot welke formatieomvang, tot welke offertebedragen  geef je mandaat weg).
• Ontwikkel een verfijnd gevoel voor de momenten waarop jouw toestemming wordt gevraagd terwijl het besluit binnen de bevoegdheden van de ander valt. Gebruik die momenten om eigenaarschap, verantwoordelijkheid en accountability aan te scherpen.
• Doe hetzelfde met alle vergelijkbare zaken in je email inbox.

Effect: Je brengt deze vorm van managementcorvee terug tot een aanvaardbaar minimum. Je empowert de mensen in het team, je scherpt eigenaarschap, verantwoordelijkheid en accountability aan. Je reduceert de communicatiestromen die feitelijk zonder waarde zijn (rappèls, toestemmingsverzoeken enz.).

Tip: Gebruik de wijsheid van je secretaresse bij deze excercitie. Grote kans dat zij feilloos weet welke zaken van je bord af kunnen.

Als je dit artikel waardevol vond en er wel meer van zou willen kun je je op deze pagina aanmelden voor het Adjit Ezine. Aanmelders kunnen direct een eBook downloaden dat gaat over slimme systemen, processen en structuren (‘Minder managementcorvee, Ruimte maken voor resultaat). Daarna ontvang je steeds op donderdag om de twee weken het Adjustintime eZine met een artikel + een tip.

Plaatje komt van hier

nog geen beoordelingen

Laden...

Philly en Olst

Als een jonge vader begon ik aan een wild avontuur in Olst.

Ik werd in 1990 rondgeleid langs een weiland (voor de kenners hoek Koekoeksweg Diepenveenseweg). Het verhaal was dat op deze plek in 1 jaar (het werden er drie) een leef-werk-gemeenschap zou verrijzen voor 80 volwassen verstandelijk gehandicapten. Er was op dat moment niets te zien behalve gras en sloot. Ik zou gaan werken als groepsbegeleider in ’t Polletje (mooi wit gebouw dat er nog steeds staat) een paar honderd meter van de plek waar later Overkempe zou verrijzen.

Ik vertel dit omdat ik een van de pioniers daar werd. Met een club van onverschrokken, lichtelijk naïeve, onvermoeibare mensen hebben we de klus geklaard.

Mijn rollen in die tijd:

• Projectmanager (verhuizen van werkplaatsen, opzetten van nieuwsbrief, organiseren opening van deze gemeenschap, vergader en overlegstructuren opzetten, medezeggenschap organiseren enz.)
• Dorpsmuzikant (organiseren van jaarfeesten, bewonerskoor + orkest opzetten, muziektherapie verzorgen, wekmuziek maken, dagopeningen, weeksluitingen, feesten en partijen opleuken met muziek en jongleren)
• Voorzitter (van de groep die op basis van een doordacht model de beste besluiten probeerde te nemen voor deze gemeenschap)
• Bereikbaarheidsdienstdraaier (want er gaat natuurlijk van alles mis rondom, met en door gedrag van bewoners en kersverse medewerkers)
• Bingo-speaker (als bijdrage aan de door buurtbewoners georganiseerde bingo’s om geld te verzamelen voor de inrichting van Overkempe)
• Fondsenwerver (om ervoor te zorgen dat er daadwerkelijk een vleugel zou komen op de plek waar deze gedacht was in het prachtige nieuwe Dorpshuis)
• Organisator (samen met) van vervoer van de jonge kinderen naar Deventer school.
• Hoofd Personeelszaken (iets later in de tijd)

En wat heeft dat nu met Philadelphia te maken?

nog geen beoordelingen

Laden...

PDCA is helaas soms SRFF (Deming of Dooming)

Ik heb op dit blog al meerdere malen over de beroemde verbeter-circel van Edwards Deming geschreven omdat ik er een grote fan van ben. Volgens mij kunnen we daar nog wel even mee voort.

PDCA (Deming circel)

Plan (denk) Do (doen) Check (neem waar + denk) Add (doen: pas aan, stop of begin op nieuw) is de essentie van alle planmatig en projectmatig werken.

Maar waar komt het helaas vaak op neer?

SRFF (Dooming circel)

Surprise (er gebeurt iets wat we niet verwachten) React (we gooien alles aan de kant) Fix (we zorgen dat we weer verder kunnen) Forget (over naar de orde van de dag).

Totdat we weer verrast worden natuurlijk…. Surprise!

NB: Meer over PDCA

PCDA dat weten we nu wel

Twee keer denken en twee keer doen

nog geen beoordelingen

Laden...

60/40 procent regel voor managen van tijd

40 % van de werktijd die beschikbaar is wordt opgevuld door adhoc (je weet dat het komt maar je weet niet wanneer) + het minimale van de eigen functie zoals email verwerken, vergaderingen voor- en nabereiden. DEZE 40 % IS HARD. Als die niet beschikbaar is in de formele werktijd komt deze claim terecht aan de privé-kant en ga je noodzakelijkerwijs thuis email verwerken en stukken lezen, voorbereiden.

60 % van de werktijd kan worden gebruikt voor overleg, bila’s, klantbezoek, conferenties enz. Gebruik je meer dan 60 % dan komt de 40 % vast van hierboven (dus inclusief adhoc) in de verdrukking en ga je er dus thuis-tijd in stoppen.

Alles hangt dus af van de totale 100% tijd hoe dit uitpakt:
Een 36 urige werkweek leidt tot: 21,6 uur vrij planbaar + 14,4 uur voor de harde 40 %
Een 40 urige werkweek leidt tot: 24 uur vrij planbaar + 16 uur voor de harde 40 %
Een 50 urige werkweek leidt tot: 30 uur vrij planbaar + 20 uur voor de harde 40 %
Een 60 urige werkweek leidt tot: 36 uur vrij planbaar + 24 uur voor de harde 40 %

Wat leert dit ons: Kijk naar hoeveel tijd je besteedt aan de 60 % kant. Je weet dan hoeveel tijd je HARD MOET RESERVEREN/BESTEDEN aan de 40 % kant. Er is geen ontkomen aan (en als je eerlijk bent is dat ook makkelijk te zien).

P.S. Uiteraard heb ik er geen oordeel over. De wetmatigheid blijft gelden bij elke omvang werkweek. 

Nagekomen:

Les McKeown benoemt hetzelfde percentage in een artikel voor INC.

Citaat:

“Balance hard and soft landscape in your schedule. Hard landscape items (scheduled meetings, calls and other time-specific events) are to leadership what systems and processes are in organizations. They are necessary to ensure the delivery of consistent quality in the face of complexity–but death to creativity, flexibility and innovation when overdone.

In my observation, once your calendar has more than 60 percent of its time blocked out for hard landscape activities, your ability to lead strategically begins to erode. By the time calls, meetings and other scheduled activities hit 80 percent of your reasonably available time, the chances of you leading at all are close to zero–you have effectively become a manager.

Review your calendar for the next two weeks: What can you drop, defer or delegate to make time for “soft” activities, like a strategic review of the next (or last) quarter, or an impromptu discussion with a key colleague–or a visit to a key customer?”

Met plezier gelezen? Schrijf je in en krijg iedere vrijdag om 10 uur een update van nieuwe artikelen Ontvang als dank direct de handleiding weekreview (pdf ebook).

2 beoordelingen

Laden...

A stitch in time saves nine

Vrij vertaald: Op tijd je knoop er aan zetten scheelt een hoop gedoe.

Dit gezegde gaat over preventief onderhoud. En dat is zo dom nog niet. Preventief onderhoud is het omgekeerde van op laten branden, uit laten putten, kapot laten gaan enz.

Alles functioneert ogenschijnlijk nog best wel een tijd maar stort dan net in op het moment dat je het helemaal niet kunt gebruiken.

Het lijkt vaak logisch om gewoon maar door te gaan en te verwachten dat dit wel goed gaat maar voor dat je het weet hangt je broek op je knieën omdat de knoop eraf ligt.

Hier een paar voorbeeldjes om een idee te krijgen waar dit over gaat.

• auto te laat naar de beurt brengen
• printer cartridge niet bijbestellen
• geen functionerings/aandachts-gesprekken houden
• langdurig overwerk eisen/toestaan
• niet doorvragen als problemen nog klein zijn
• je updates van je computer niet bijhouden
• back-up van de computer/server niet bijhouden
• je menselijke netwerk niet bijhouden (bv als ZZP-er)

Zie ook deze blog over de Japanse drieling

nog geen beoordelingen

Laden...

“Alleen dode vissen gaan mee met de stroom”

“PISCES MORUI SOLUM CUM FLUMINE NATANT”

Deze mooie spreuk hangt boven de bar in een Ierse pub zo heb ik gelezen. De tekst relativeert ‘Go with the flow”, en terecht, want deze uitspraak heeft te veel eer gekregen. Een beetje plan hebben is in de meeste gevallen zeer verstandig. Dat het vervolgens anders gaat en je dus rekening houdt met de stroom is wat anders.

‘Go with the flow’ op een gewone werkdag betekent vermoedelijk dat je geen idee hebt waar je de hele dag mee druk bent geweest en in de meeste gevallen is er wel een licht ongenoegen dat je geen stap verder bent gekomen met de zaken die je tot je doelen leiden.

Dus helaas zoals zo vaak hebben we hier een paradox:

Maak een plan en houd je er niet al te streng aan, kijk goed naar wat er onderweg gebeurt en laat dat steeds meewegen in je keuzes. Daarmee kom je het verst in de richting van je doelen.

NB. Bij het plaatje: van de zalm is bekend dat hij juist tegen de stroom ingaat en zelfs tegen stroomversnellingen en watervallen in kan. Dat is wel weer een beetje woest maar wel een mooi beeld.

nog geen beoordelingen

Laden...

Zin (3x)

ZIN is een beetje apart woord. Dus hier een paar mijmeringen.

Ik heb ‘er’ zin in betekent dat ik mijn mouwen opstroop, mijn energie er aangeef, er lol in heb. Het zegt iets over de toekomst vanuit het nu al handelend. Zin hebben betekent dat je aan de slag gaat, pret verwacht en niet stil blijft zitten.

‘Het’ heeft zin is een oordeel dat ik vel over ‘het’. Wat ‘het’ dan ook mag zijn. ‘Het’ is waardevol, heeft betekenis. Deze betekenis kun je geven aan iets dat er al is, maar ook wel over iets wat nog moet gaan komen. Het is wel een denk-ding. Ik hoef niet in beweging te komen.

‘Een’ zin is een verzameling woorden, die in de juiste volgorde een complete en begrijpelijke tekst opleveren.

In mijn woorden levert het dit op:

Ik heb er zin in, als ik de zin ervan zie en iets kan afronden dat ik begrijp en waarvoor ik competent ben.

En pas als dat waar is, vind ik een mooie, slimme, snelle, goedkope weg, en ben ik dus productief.

nog geen beoordelingen

Laden...

Respect voor ambacht: Speed Painter

In de serie respect voor ambacht vandaag iets heel bijzonders. In een TV-show komt een man (D. Westry) op die 2 minuten krijgt om een schilderij te maken. De man met alpinopet + witte jas rommelt gezellig met 2 kleuren. Als kijker kun je er niets van bakken. Is het een peer? Is het een rommeltje? De tijd gaat door en als het moment daar is komt de aap uit de mouw. Wat een ambachtskunst. Echt een speedpainter.

Met dank aan Bart die mij attent maakte op deze video.

nog geen beoordelingen

Laden...

Memento Mori (over prioriteiten)

Deze week zijn we door een onverwacht overlijden van een dierbaar mens (weliswaar 83 en wel zo’n beetje rond met het leven) in een achtbaan terecht gekomen. En zoals het dan gaat: alles gaat aan de kant, wordt afgezegd, verplaatst of komt zelfs nooit meer terug. Dat is wel een bijzonder beleven. Er is ook overal veel begrip voor de keuzes die je maakt. Iedereen herkent de situatie of kan er zich in verplaatsen. De week zit vol met keuzes, besluiten, botsende zaken die toch opgelost moeten worden, deadlines die er nu eenmaal vanzelf inschuiven enz. Toch lukt alles omdat het lukt om te stemmen (instemmen, afstemmen, bestemmen) tijdens de waakuren. En de polder-achtige, democratische stijl van besluiten moet soms wijken voor een praktische, snelle, maar verder ook prima keus

Blijkbaar is het evident hoe de prioriteiten horen te liggen. Geboorte en dood gaan voor alles, zij zijn immers de twee poorten van het leven  zelf waarvan het zeker is dat we ze allemaal ooit zullen passeren.

Ik leer hieruit:

• Voor en achtergrond bepalen in de drukte van alledag is meer een zaak van het gevoel als van het verstand.
• Prioriteiten stellen vanuit de ratio kan soms zinvol zijn, meestal komen de echte prioriteiten uit een andere laag.
• Democratische besluitvorming doet het niet zo goed in complexe, snelle tijden.
• Mijn innerlijk stuur “Houd het simpel” heeft ook zijn waarde aangetoond in een dergelijke complexe en snelle week.

nog geen beoordelingen

Laden...

Slim thuiswerken

Met behulp van kanban je werkdag thuis zo productief als mogelijk maken. Hieronder volgt een korte instructie in woord (in 10 stappen) en beeld (video) voor slim thuiswerken.

1. Maak een overzicht van alle klussen die je op deze thuiswerkdag wilt doen.
2. Beschrijf ze op zo’n manier dat je het resultaat voor je kunt zien (met een voltooid deelwoord erin: ‘verzonden’, ‘uitgewerkt’, ‘opgeruimd’ enz.
3. Bepaal uit de lijst de drie klussen waar je nu aan gaat werken (ja, niet meer dan drie). Dit zijn de klussen die het beste passen bij het moment van de dag, de energie die je hebt en de waarde die ze leveren als ze voltooid zijn.
4. Zet (als het maar even kan) alle afleidende triggers uit (piep/bliep/knor van je telefoon, tablet en computer).
5. Gebruik de pomodoro techniek: zet een timer op 25 minuten en probeer onbarmhartig te focussen op de eerste klus. Als de klus klaar is binnen de 25 minuten dan gewoon starten met klus nr 2.
6. Als de timer gaat: Stoppen en 5 minuten fysiek iets anders gaan doen (als je achter de PC zat nu dus gaan lopen) even een kletsje doen (wel afstand houden zolang Corona aan de orde is), rondje lopen enz.
7. Klussen ‘in progress’ weer aanvullen tot 3.
8. Start met een nieuwe klus of maak eerst de vorige af en doe stap 5 en 6 opnieuw
9. Herhaal na 5 minuten pauze nog een keer stap 8.
10. Neem nu 5 minuten + een half uur pauze en bepaal of je nog weer gaat gaat voor een ronde van 2 uur.

Bonus: gebruik geeltjes in 3 rijtjes op je kastdeur. Werkt prima. {(25+5) (25+5) (25+5) + 30} = 2 uur + Geniet van alles wat je zomaar in een paar uurtjes kunt bereiken. Als je een digitaal hulpje wilt bij het overzicht houden dan is ‘kanbanflow’ misschien iets voor jou. Ik heb een 2 minutenvideo gemaakt die laat zien wat het doet. Klik op de link of op het plaatje om de video te zien.

2 beoordelingen

Laden...