Er waren de nodige reacties op mijn blog PDCA is soms helaas SRFF. Gerard van Heugten (Manager Transport Planning at Rockwool Roermond) heeft er wel echt werk van gemaakt en mij twee visualisaties gestuurd van de combi van de Deming en de Dooming Cirkel. En Gerard vindt het oké dat ik ze hier openbaar maak. Waarvoor dank!
Je moet even op de afbeeldingen klikken om ze groter in beeld te krijgen.
De DOOM OF THE DEMING CIRCLE laat mooi zien hoe de dagelijkse veel voorkomende stijl zich verhoudt tot een degelijke PDCA aanpak.
In de tweede visualisatie zijn de valkuilen nog op een andere manier mooi in beeld gebracht.
Als een jonge vader begon ik aan een wild avontuur in Olst.
Ik werd in 1990 rondgeleid langs een weiland (voor de kenners hoek Koekoeksweg Diepenveenseweg). Het verhaal was dat op deze plek in 1 jaar (het werden er drie) een leef-werk-gemeenschap zou verrijzen voor 80 volwassen verstandelijk gehandicapten. Er was op dat moment niets te zien behalve gras en sloot. Ik zou gaan werken als groepsbegeleider in ‘t Polletje (mooi wit gebouw dat er nog steeds staat) een paar honderd meter van de plek waar later Overkempe zou verrijzen.
Ik vertel dit omdat ik een van de pioniers daar werd. Met een club van onverschrokken, lichtelijk naïeve, onvermoeibare mensen hebben we de klus geklaard.
Mijn rollen in die tijd:
Projectmanager (verhuizen van werkplaatsen, opzetten van nieuwsbrief, organiseren opening van deze gemeenschap, vergader en overlegstructuren opzetten, medezeggenschap organiseren enz.)
Dorpsmuzikant (organiseren van jaarfeesten, bewonerskoor + orkest opzetten, muziektherapie verzorgen, wekmuziek maken, dagopeningen, weeksluitingen, feesten en partijen opleuken met muziek en jongleren)
Voorzitter (van de groep die op basis van een doordacht model de beste besluiten probeerde te nemen voor deze gemeenschap)
Bereikbaarheidsdienstdraaier (want er gaat natuurlijk van alles mis rondom, met en door gedrag van bewoners en kersverse medewerkers)
Bingo-speaker (als bijdrage aan de door buurtbewoners georganiseerde bingo’s om geld te verzamelen voor de inrichting van Overkempe)
Fondsenwerver (om ervoor te zorgen dat er daadwerkelijk een vleugel zou komen op de plek waar deze gedacht was in het prachtige nieuwe Dorpshuis)
Organisator (samen met) van vervoer van de jonge kinderen naar Deventer school.
Hoofd Personeelszaken (iets later in de tijd)
En ik zal vast nog van alles vergeten.
Terugkijkend op die tijd kan ik haast niet begrijpen hoe ik zo hard kon te werken en ook nog een gezin hebben met twee jonge kinderen (waar mijn vrouw, naast alle andere Overkempe dingen die zij deed, vooral voor zorgde).
Uiteraard had ik toen ook al een degelijk systeem om alles wat er gedaan moest worden vast te leggen en regelmatig te reviewen maar toch, zo hard heb ik daarna niet meer gewerkt (wel eerder, bij het pionieren van de Tobiasschool in Zeist maar dat is nog een ander verhaal).
En wat heeft dat nu met Philadelphia te maken?
Ik ben hier nu een aantal dagen met collega ondernemers en ik zie wat je allemaal kunt bereiken met slimme systemen en processen. Ik heb het dan niet over persoonlijke productiviteit maar vooral zaken rondom websites, video, marketing, promotie en al die mooie dingen waar ik nooit voor heb geleerd. Ik ontmoet hier de experts van de wereld.
Natuurlijk bouwen we hier in Philly geen leef-werkgemeenschappen voor mensen. We bouwen wel aan plekken, organisaties, allianties, bedrijven, misschien wel imperiums om het leven van veel mensen beter te maken (of klink ik nu te Amerikaans?).
En ik voel me weer een pionier, voor de zoveelste keer in mijn leven. Ik heb wel beter geleerd me niet gek te laten door alle mogelijkheden, op kruispunten goed te luisteren naar mijn ega (die fantastisch mooie kunst maakt), en alle ervaringen die ik in de jaren heb opgebouwd over zaken terug brengen tot de essentie, te gebruiken in dit nieuwe avontuur.
De toekomst is nog steeds, en misschien wel steeds meer, voor integere, authentieke mensen die met kleine initiatieven veel voor elkaar kunnen krijgen door samen te werken en van elkaar te leren.
En dat is dan wel weer precies hetzelfde als in Overkempe.
Ik heb op dit blog al meerdere malen over de beroemde verbeter-circel van Edwards Deming geschreven omdat ik er een grote fan van ben. Volgens mij kunnen we daar nog wel even mee voort.
PDCA (Deming circel)
Plan (denk) Do (doen) Check (neem waar + denk) Add (doen: pas aan, stop of begin op nieuw) is de essentie van alle planmatig en projectmatig werken.
Maar waar komt het helaas vaak op neer?
SRFF (Dooming circel)
Surprise (er gebeurt iets wat we niet verwachten) React (we gooien alles aan de kant) Fix (we zorgen dat we weer verder kunnen) Forget (over naar de orde van de dag).
Totdat we weer verrast worden natuurlijk…. Surprise!
40 % van de werktijd die beschikbaar is wordt opgevuld door adhoc (je weet dat het komt maar je weet niet wanneer) + het minimale van de eigen functie zoals email verwerken, vergaderingen voor- en nabereiden. DEZE 40 % IS HARD. Als die niet beschikbaar is in de formele werktijd komt deze claim terecht aan de privé-kant en ga je noodzakelijkerwijs thuis email verwerken en stukken lezen, voorbereiden.
60 % van de werktijd kan worden gebruikt voor overleg, bila’s, klantbezoek, conferenties enz. Gebruik je meer dan 60 % dan komt de 40 % vast van hierboven (dus inclusief adhoc) in de verdrukking en ga je er dus thuis-tijd in stoppen.
Alles hangt dus af van de totale 100% tijd hoe dit uitpakt:
Een 36 urige werkweek leidt tot: 21,6 uur vrij planbaar + 14,4 uur voor de harde 40 %
Een 40 urige werkweek leidt tot: 24 uur vrij planbaar + 16 uur voor de harde 40 %
Een 50 urige werkweek leidt tot: 30 uur vrij planbaar + 20 uur voor de harde 40 %
Een 60 urige werkweek leidt tot: 36 uur vrij planbaar + 24 uur voor de harde 40 %
Wat leert dit ons: Kijk naar hoeveel tijd je besteedt aan de 60 % kant. Je weet dan hoeveel tijd je HARD MOET RESERVEREN/BESTEDEN aan de 40 % kant. Er is geen ontkomen aan (en als je eerlijk bent is dat ook makkelijk te zien).
P.S. Uiteraard heb ik er geen oordeel over. De wetmatigheid blijft gelden bij elke omvang werkweek.
Nagekomen:
Les McKeown benoemt hetzelfde percentage in een artikel voor INC.
Citaat:
“Balance hard and soft landscape in your schedule. Hard landscape items (scheduled meetings, calls and other time-specific events) are to leadership what systems and processes are in organizations. They are necessary to ensure the delivery of consistent quality in the face of complexity–but death to creativity, flexibility and innovation when overdone.
In my observation, once your calendar has more than 60 percent of its time blocked out for hard landscape activities, your ability to lead strategically begins to erode. By the time calls, meetings and other scheduled activities hit 80 percent of your reasonably available time, the chances of you leading at all are close to zero–you have effectively become a manager.
Review your calendar for the next two weeks: What can you drop, defer or delegate to make time for “soft” activities, like a strategic review of the next (or last) quarter, or an impromptu discussion with a key colleague–or a visit to a key customer?”
Vrij vertaald: Op tijd je knoop er aan zetten scheelt een hoop gedoe.
Dit gezegde gaat over preventief onderhoud. En dat is zo dom nog niet. Preventief onderhoud is het omgekeerde van op laten branden, uit laten putten, kapot laten gaan enz.
Alles functioneert ogenschijnlijk nog best wel een tijd maar stort dan net in op het moment dat je het helemaal niet kunt gebruiken.
Het lijkt vaak logisch om gewoon maar door te gaan en te verwachten dat dit wel goed gaat maar voor dat je het weet hangt je broek op je knieën omdat de knoop eraf ligt.
Hier een paar voorbeeldjes om een idee te krijgen waar dit over gaat.
auto te laat naar de beurt brengen
printer cartridge niet bijbestellen
geen functionerings/aandachts-gesprekken houden
langdurig overwerk eisen/toestaan
niet doorvragen als problemen nog klein zijn
je updates van je computer niet bijhouden
back-up van de computer/server niet bijhouden
je menselijke netwerk niet bijhouden (bv als ZZP-er)
“The key is not to prioritize what’s on your schedule, but to schedule your priorities.” | Stephen Covey
En dat is een doordenkertje. Vrij vertaald: Het is niet de kunst te prioriteren wat er op je lijstje staat maar een lijst te maken van je prioriteiten.
“In den beginne” was er namelijk nog geen lijst maar wel een missie (waarom doen we dit trouwens) een visie (waar gaan we met deze club naar toe) en doelen (wat moeten we daar allemaal voor realiseren).
Vanaf dit drietal (missie, visie en strategie) dalen de prioriteiten vanzelf af en kunnen dan ook op een lijstje komen.
De omgekeerde weg is er wel, maar die heeft geen lijstje nodig omdat die altijd een boel lawaai maakt en van rechts komt.
De samenhang in het kort zien van missie, visie, strategie en de andere drie overzichten die nodig zijn? Kijk deze korte video op YouTube
Deze mooie spreuk hangt boven de bar in een Ierse pub zo heb ik gelezen. De tekst relativeert ‘Go with the flow”, en terecht, want deze uitspraak heeft te veel eer gekregen. Een beetje plan hebben is in de meeste gevallen zeer verstandig. Dat het vervolgens anders gaat en je dus rekening houdt met de stroom is wat anders.
‘Go with the flow’ op een gewone werkdag betekent vermoedelijk dat je geen idee hebt waar je de hele dag mee druk bent geweest en in de meeste gevallen is er wel een licht ongenoegen dat je geen stap verder bent gekomen met de zaken die je tot je doelen leiden.
Dus helaas zoals zo vaak hebben we hier een paradox:
Maak een plan en houd je er niet al te streng aan, kijk goed naar wat er onderweg gebeurt en laat dat steeds meewegen in je keuzes. Daarmee kom je het verst in de richting van je doelen.
NB. Bij het plaatje: van de zalm is bekend dat hij juist tegen de stroom ingaat en zelfs tegen stroomversnellingen en watervallen in kan. Dat is wel weer een beetje woest maar wel een mooi beeld.
ZIN is een beetje apart woord. Dus hier een paar mijmeringen.
Ik heb ‘er’ zin in betekent dat ik mijn mouwen opstroop, mijn energie er aangeef, er lol in heb. Het zegt iets over de toekomst vanuit het nu al handelend. Zin hebben betekent dat je aan de slag gaat, pret verwacht en niet stil blijft zitten.
‘Het’ heeft zin is een oordeel dat ik vel over ‘het’. Wat ‘het’ dan ook mag zijn. ‘Het’ is waardevol, heeft betekenis. Deze betekenis kun je geven aan iets dat er al is, maar ook wel over iets wat nog moet gaan komen. Het is wel een denk-ding. Ik hoef niet in beweging te komen.
‘Een’ zin is een verzameling woorden, die in de juiste volgorde een complete en begrijpelijke tekst opleveren.
In mijn woorden levert het dit op:
Ik heb er zin in, als ik de zin ervan zie en iets kan afronden dat ik begrijp en waarvoor ik competent ben.
En pas als dat waar is, vind ik een mooie, slimme, snelle, goedkope weg, en ben ik dus productief.
In de serie respect voor ambacht vandaag iets heel bijzonders. In een TV-show komt een man (D. Westry) op die 2 minuten krijgt om een schilderij te maken. De man met alpinopet + witte jas rommelt gezellig met 2 kleuren. Als kijker kun je er niets van bakken. Is het een peer? Is het een rommeltje? De tijd gaat door en als het moment daar is komt de aap uit de mouw. Wat een ambachtskunst. Echt een speedpainter.
Met dank aan Bart die mij attent maakte op deze video.
Deze week zijn we door een onverwacht overlijden van een dierbaar mens (weliswaar 83 en wel zo’n beetje rond met het leven) in een achtbaan terecht gekomen. En zoals het dan gaat: alles gaat aan de kant, wordt afgezegd, verplaatst of komt zelfs nooit meer terug. Dat is wel een bijzonder beleven. Er is ook overal veel begrip voor de keuzes die je maakt. Iedereen herkent de situatie of kan er zich in verplaatsen. De week zit vol met keuzes, besluiten, botsende zaken die toch opgelost moeten worden, deadlines die er nu eenmaal vanzelf inschuiven enz. Toch lukt alles omdat het lukt om te stemmen (instemmen, afstemmen, bestemmen) tijdens de waakuren. En de polder-achtige, democratische stijl van besluiten moet soms wijken voor een praktische, snelle, maar verder ook prima keus
Blijkbaar is het evident hoe de prioriteiten horen te liggen. Geboorte en dood gaan voor alles, zij zijn immers de twee poorten van het leven zelf waarvan het zeker is dat we ze allemaal ooit zullen passeren.
Ik leer hieruit:
Voor en achtergrond bepalen in de drukte van alledag is meer een zaak van het gevoel als van het verstand.
Prioriteiten stellen vanuit de ratio kan soms zinvol zijn, meestal komen de echte prioriteiten uit een andere laag.
Democratische besluitvorming doet het niet zo goed in complexe, snelle tijden.
Mijn innerlijk stuur “Houd het simpel” heeft ook zijn waarde aangetoond in een dergelijke complexe en snelle week.
NB: Memento mori is de lijfspreuk van de Trappisten en betekent “vergeet niet dat je sterfelijk bent”.
Met behulp van kanban je werkdag thuis zo productief als mogelijk maken. Hieronder volgt een korte instructie in woord (in 10 stappen) en beeld (video) voor slim thuiswerken.
Maak een overzicht van alle klussen die je op deze thuiswerkdag wilt doen.
Beschrijf ze op zo’n manier dat je het resultaat voor je kunt zien (met een voltooid deelwoord erin: ‘verzonden’, ‘uitgewerkt’, ‘opgeruimd’ enz.
Bepaal uit de lijst de drie klussen waar je nu aan gaat werken (ja, niet meer dan drie). Dit zijn de klussen die het beste passen bij het moment van de dag, de energie die je hebt en de waarde die ze leveren als ze voltooid zijn.
Zet (als het maar even kan) alle afleidende triggers uit (piep/bliep/knor van je telefoon, tablet en computer).
Gebruik de pomodoro techniek: zet een timer op 25 minuten en probeer onbarmhartig te focussen op de eerste klus. Als de klus klaar is binnen de 25 minuten dan gewoon starten met klus nr 2.
Als de timer gaat: Stoppen en 5 minuten fysiek iets anders gaan doen (als je achter de PC zat nu dus gaan lopen) even een kletsje doen (wel afstand houden zolang Corona aan de orde is), rondje lopen enz.
Klussen ‘in progress’ weer aanvullen tot 3.
Start met een nieuwe klus of maak eerst de vorige af en doe stap 5 en 6 opnieuw
Herhaal na 5 minuten pauze nog een keer stap 8.
Neem nu 5 minuten + een half uur pauze en bepaal of je nog weer gaat gaat voor een ronde van 2 uur.
Bonus: gebruik geeltjes in 3 rijtjes op je kastdeur. Werkt prima. {(25+5) (25+5) (25+5) + 30} = 2 uur + Geniet van alles wat je zomaar in een paar uurtjes kunt bereiken. Als je een digitaal hulpje wilt bij het overzicht houden dan is ‘kanbanflow’ misschien iets voor jou. Ik heb een 2 minutenvideo gemaakt die laat zien wat het doet. Klik op de link of op het plaatje om de video te zien.
Deze blogpost heeft als inhoud een artikel dat ik heb geschreven voor mijn eZine. Voor diegenen die zich wel hebben geabonneerd op deze blog maar niet op het eZine en het eBook niet kennen miscchien een goede gelegenheid om daar ook eens kennis mee te maken. Inschrijven kan rechtsboven op deze pagina.
In de oertijd hadden we papieren agenda’s. En wat was dat prettig! Ieder jaar een nieuw, vers begin en kans om het dit jaar nog beter, slimmer en overzichtelijker op te zetten. Een aantal van de gewoontes die we toen hadden zijn met de digitale agenda verloren gegaan maar wel zeer ten onrechte.
10 Agendatips voor het begin van het jaar
Plan wekelijks op het laatste dagdeel dat je werkt een uur om terug te blikken en vooruit te blikken.
Plan een vast moment in de dag/week om met ondersteuner je agenda door te nemen om daarmee de weken tot een mooie compositie te maken.
Plan je vakanties zo ver mogelijk vooruit in je agenda en blok een dag voorafgaand en een dag direct na je vakantie als open tijd.
Zet alle pappa/mamma, verjaardag, jubilea, familiedagen, schoolfeesten, examens, opvoeringen (uit het schooljaarboekje) enz dagen die vrij moeten blijven in je agenda.
Zet algemene feestdagen die invloed hebben op het jaar in je agenda (zijn hier te vinden)
Denk even na over andere cyclische dingen waarvan nu al zeker is dat ze tijd gaan vragen (Marap, Burap, Begroting, Jaarrekening enz) en plan tijd voor deze zaken in de agenda ook als je de tijd nog niet precies weet (schuiven is beter als afzeggen en verzetten).
Plan nadenk/retraite/terugblik momenten naar je eigen behoefte cyslisch in je agenda.
Zet alle cyclische vergaderingen waar je aan deelneemt op rij (je ‘vergadergebouw’) en bepaal of de frequentie, lengte en de bezetting van deze bijeenkomsten ideaal is of mogelijk beter kan.
Denk na over kleurgebruik voor categoriën afspraken.
Nee, is het helemaal geen rare titel maar een wet voor het verslaan van bijeenkomsten, vergaderingen enz. De hoofdregel is dat het maken van notulen overproductie is en daarmee ook al snel corvee voor diegene die bij de bijeenkomst de sjaak is (beroepshalve of letterlijk als corvee). Notulen worden opgesteld, verzonden, gelezen (?), geprint, besproken tekstueel/inhoudelijk, bijgesteld, vastgesteld en opgeborgen omdat we dat zo gewend zijn. Opschrijven dat de voorzitter de vergadering opent en weer sluit, wat wie gezegd heeft en wat de discussielijn was enz. heeft vrijwel nooit toegevoegde waarde.
Wanneer wel notuleren? In die doodenkele gevallen dat er een ‘historisch besluit’ genomen gaat worden kan het handig zijn om vast te leggen wat de argumenten waren, wie welk oordeel had en hoe het besluit tot stand is gekomen. Hoe vaak maak je historische besluiten?
Hoe dan wel vastleggen wat de afspraken zijn? Een van de deelnemers zet zijn laptop open, opent een mailtje en legt vast wie, wat, wanneer gedaan zegt te hebben. Na einde bijeenkomst zet hij/zij alle deelnemers in het aan veld en drukt op ‘send’. Tegen de tijd dat iedereen op zijn werkplek is, staan de afspraken al netjes te wachten in de inbox. Voldoet in het overgrote deel van de bestaande vergaderingen, bijeenkomsten enz. Is sneller, praktischer en scheelt een boel corvee (nog los van de kosten van de inzet van een beroepsondersteuner).
We gebruiken cookies zodat deze website zo soepel mogelijk draait. Als je doorgaat met het gebruiken van de website, gaan we er vanuit dat ermee instemt.IK BEN AKKOORDNee, ik wil meer info
Er waren de nodige reacties op mijn blog PDCA is soms helaas SRFF. Gerard van Heugten (Manager Transport Planning at Rockwool Roermond) heeft er wel echt werk van gemaakt en mij twee visualisaties gestuurd van de combi van de Deming en de Dooming Cirkel. En Gerard vindt het oké dat ik ze hier openbaar maak. Waarvoor dank!
1 beoordelingen
Laden...
