Eerst even wat het is: Inbox Zero is historisch gezien een idee/concept van Merlin Mann. Hij heeft zich in 2007 als visionair over dit idee uitgesproken in een lange en beroemde video die je hier kunt zien. Hij voorzag de groei van het email-monster en verzon op zijn techno-adhd-manier allerlei strategiën om de baas te blijven over dit fenomeen.
Dit is voor managers en drukke pro’s nog steeds een heel actueel thema. Mail is de grootste informatiestroom.
In mijn praktijk (training & coaching, online cursussen) leer ik daarom als een van de eerste routines iedereen Inbox Zero tot nieuwe comfort-zone te verheffen bijvoorbeeld in mijn Online Workshop Personal Lean.
Disclaimer: Inbox Zero betekent niet dat er minder werk is wel dat e-mail afhandeling minder tijd gaat kosten. Het betekent dat alle binnenkomende mail iedere dag verwerkt wordt (van een beslissing wordt voorzien), als het kan ook direct beantwoord wordt en als dat niet kan een plek krijgt in een betrouwbaar simpel systeem.
Inbox Zero is in mijn definitie:
je email-inbox bevat alleen ongelezen mail
je email-inbox heeft geen leesvenster en geen groeperingen op datum oid
je email-inbox is eenmaal per dag leeg
een mail bekijken betekent een besluit nemen en verwerken of organiseren
de lijst van mails in je email-inbox is maximaal 1 scherm lang (afhankelijk van je schermgrootte tussen de 30 en 40 mails) zodat je nooit hoeft te scrollen
En dan nu de 5 redenen:
1. Geen angst voor mijnen onder water
Maximaal 1 scherm is goed te overzien en vlot te verwerken. Door ervoor te zorgen dat je te allen tijden alle nieuwe verse mail kunt zien verdwijnen er geen mail onder de scroll lijn (en dat zijn altijd de landmijnen).
2. Duidelijk voorportaal voor leven en werk
Al die nieuwe mail is niets anders dan informatie die graag jouw leven in wil. En dat is nog helemaal niet zo vanzelfsprekend. Jij neemt er zelf een besluit over: past deze mail bij mijn speelveld, moet ik er wel iets mee, wil ik het wel aanpakken enz. Pas na je besluit is het eventueel een onderdeel van je werk of leven geworden. Je inbox leren zien als het voorportaal en je besluit als een hekwerk ben je al een heel eind.
3. Alles op de plek die past bij de betekenis die het voor je heeft
Door niet alle noodzakelijke opberg/betekenisfuncties van mail op één plek te houden krijg je helderheid. Dus maak minimaal mappen aan voor:
actiemail (langer dan 2 minuten actie)
wachten op (vragen die je anderen hebt gesteld, onderweg dingen zoals bestellingen enz)
ooit.misschien mails
archief (1 grote bak waar je alles in kwijt kunt dat je misschien in de toekomst nog eens nodig zou kunnen hebben.
En leer natuurlijk de zoek functie goed gebruiken
4. Muisloos (en snel) mailverwerken is makkelijk en supersnel in Inbox Zero
Leer een paar sneltoetsen die je het leven veel gemakkelijker maken.
In Outlook b.v.:
Enter = mail open
Esc = mail sluiten
Control-shift-v = verplaatsen (supertruuk)
Control d = verwijderen (doet het altijd en overal)
5. Snellere workflow waar anderen blij van worden
Doordat jij als manager of drukke pro je mail bijhoudt loopt de workflow van de mensen met wie je samenwerkt ook sneller door en dat versnelt de flow in de hele organisatie en haalt de totale hoeveelheid mail naar beneden omdat er geen rappelmails geschreven hoeven te worden.
Vroeger gebruikten we carbonpapier om een kopie te maken van iets papierderigs. Daarvoor hadden we een afschrift (dat was helemaal monnikenwerk) Tegenwoordig hebben we CC-mail. Net als zo veel van dit soort zaken een zegen en een vloek.
Doe eens een klein onderzoekje hoeveel CC-mails je per dag ontvangt. Zijn dat er weinig: Niet verder lezen.
Zijn dat er veel: Dan hier drie tips:
Wanneer het vaker is dan 1 op de 10 dan heb ik de tip om er een aparte regel* voor aan te maken die ervoor zorgt dat je CC-mail in een aparte map terecht komt.
Als je merkt dat je geen zin/tijd hebt (er geen waarde in ziet voor jouw doelen) om al die gedetailleerde info van medewerkers die aan je rapporteren te lezen vraag hen jou met maatwerktekst te informeren (kort en bondig). En dan natuurlijk niet in het CC veld maar in het Aan-veld.
Krijg je van één van je medewerkers heel veel CC-mail, zoek dan uit wat maakt dat hij dit nodig vindt of heeft. Vaak is het een onduidelijk mandaat of onduidelijk eigenaarschap.
Als er één overschat thema is in managementland dan is het wel leiderschap. En blijkbaar is het ook nog niet zo helder wat we er onder zouden moeten verstaan. Wanneer er bibliotheken nodig zijn om alle kanten te belichten van een thema dan is het of heel belangrijk en de moeite waard, of we zijn druk met een hype.
Wat mij betreft vooral het laatste.
Laat mij pleiten voor ambachtelijk managen. Hoe ziet dat eruit?
mail in control
agenda niet zo vol dat er geen plek is voor de onvermijdbare zaken van het leven
tijd voor een lach
simpel en gefocust projectmanagement waar resultaten uit komen
geen 6 geven als je een 4 bedoelt
zorgvuldig besluiten en snel implementeren
tijd om na te denken en besluiten te nemen
enz. enz.
En als je toch iets wilt met het thema leiderschap. Lees dan dit boekje van Peter Vonk. Daar staat alles in. Meer heb je niet nodig.
Klein citaat over Inbox Zero uit een artikel van Les McKeown in Inc:
“It may be over-promoted and it’s often over-complicated, but the ability to achieve Inbox Zero (or something close to it) isn’t optional for great leaders. If you’re serious about achieving great things, you need the time and space to do it, and if you’re using every break available to scroll through your inbox (or your social media stream), then I have news for you–you ain’t doing great things.”
Vrije vertaling: Het zal wel te veel aangeprezen worden, en vaak alsof het heel ingewikkeld is, maar de vaardigheid om Inbox Zero te bereiken (of iets dat vlak bij komt) is niet optioneel voor goede leiders. Als je serieus belangrijke zaken voor elkaar wilt krijgen, heb je tijd en ruimte nodig om dat te doen, en als je iedere pauze die beschikbaar is gebruikt om door je Inbox te scrollen (of je social media stroom), dan heb ik nieuws voor je – je bent niet bezig met belangrijke zaken.
In 2013 was er een mooi relletje in de tweede kamer.
PVV wil de Koran weg van de griffierstafel die daar staat als naslagweg naast de Bijbel en nog meer mooi boeken. De voorzitter vindt opruimen van die tafel wel een goed idee dus alles mag weg behalve het reglement van orde. Kamer op zijn achterste benen en alles blijft zoals het was. Daarover gaat dit artikel.
Opgeruimd zijn maakt je een opgeruimd mens
‘When in doubt, clean a drawer’ (als je het even niet meer weet, ruim een la op) [David Allen]
Weten wat je hebt
Het grootste voordeel van opgeruimd zijn, is dat je precies weet wat je hebt. Door regelmatig op te ruimen geef je alle zaken een betekenis en een plek. Een van de nadelen van een rommelige, rotzooi-erige omgeving is dat je niet kunt bijhouden (of er zeker van zijn) wat je hebt. Bovendien blijven er altijd zaken in je omgeving hangen die inmiddels geen betekenis of waarde meer hebben of kapot zijn (kijk maar eens in de bovenste la van je bureau).
Weten wat je niet hebt
Een tweede groot voordeel van opgeruimd zijn is dat je precies weet wat je niet hebt. En dat is helemaal van belang. Je hoeft dus nooit te zoeken naar iets wat je niet hebt. En dat is echt heel belangrijke kennis. Bij iedere vraag van jezelf of een ander kun je direct bepalen of je een bepaald gereedschap, een stuk of een dossier hebt of niet hebt.
Alles op de plek die past bij de betekenis die het voor jou heeft.
Dit is de enige echte definitie van het begrip opgeruimd. Als dit lukt is het mooi. De wereld zorgt er helaas voor dat alles door de tijd vanzelf weer een rommeltje wordt. Dat is niet anders en daarom is regelmatig je spullen reviewen en opruimen van grote betekenis.
Dus kijk in een verloren of gepland moment/uur/dagdeel eens naar:
je bureaublad
je bureauladen
je vensterbanken
je kasten en het archief, de mappen, de stapels dat zich daar bevinden
je tas, de inhoud van je portemonnée, je sleutelbos
En vraag je af of je alles wel wilt behouden en als het antwoord ‘ja’ is, of dit wel op de meest geëigende plek is.
De logica daarbij is:
Hoe vaker je iets gebruikt hoe dichter het bij je is.
Kan ik ieder moment nodig hebben bv mobiele telefoon, pen: op of bij je.
Heb ik dagelijks nodig: binnen een paar meter van je werkplek.
Heb ik af en toe eens nodig: mag verder weg.
Gebruik ik zelden: mag in een andere ruimte.
Want:
Opgeruimd zijn is weten wat je hebt, weten wat je niet hebt en alles op de plaats hebben die past bij de betekenis die het heeft.
Hardloper Hans had een tijd geleden een prachtig bizar voorbeeld van een manier om tijdens je werk te kunnen bewegen.
TREADMILL DESKS
Je zet gewoon een loopband onder je bureau en loopt tijdens je werk terwijl je niet van plaats veranderd. Op deze manier kun je makkelijk een paar kilometer per dag extra wandelen.
Nu nog het raam open en het dak eraf en we zijn waar we wezen willen. Lekker buiten, bewegend in de open lucht.
Of een douche en toiliet erbij en we zijn weer bij Intensieve Menshouderij.
NB1: Dit is geen geintje maar serious business (in de VS: dat dan weer wel).
NB2: Niet doen dus, of er verschrikkelijk veel pret mee hebben.
Op de 8ste dag van mijn vakantie kwam ik erachter dat er op de achtergrond van mijn digitale bestaan een (door mijzelf) geautomatiseerd proces liep van een programma dat ik zelf al maanden niet meer gebruik en waarvan ik dacht dat ik alles al had verwijderd.
Dat proces (via Hazel) pakt een back-up vast, hernoemt het en verplaatst het naar Dropbox. Tegelijk let het proces erop dat alleen de laatste paar back-ups bewaard blijven en de rest naar de prullenbak verplaatst wordt.
Allemaal heel slim en efficiënt. Maar niet als het back-up bestand 105 mb is en je een wifi-netwerkje mee hebt op vakantie dat je 100 mb per dag gunt om de basiszaken te regelen.
Waarschijnlijk zou het nog maanden hebben geduurd voordat ik er op een andere manier achter zou zijn gekomen dat ik een ‘waarde’-loos proces had lopen dat ooit heel ‘waarde’-vol was maar nu niet meer.
En dat levert een interessante mijmering/reflectie op voor het digitale bestaan maar zeker ook als reflectie van allerlei veel directer aan mijn bestaan gebonden gewoontes/routines/processen die misschien ‘waarde’-loos zijn geworden maar wel stiekem van mijn ‘bandbreedte’ snoepen.
Zen gaat over schoonheid, elegante stijlvolle eenvoud en leven in het nu.
Lijsten gaan over opsommingen van zaken die je niet wilt hoeven onthouden.
Lijsten geven de mogelijkheid in het nu te zijn omdat je hoofd opgeruimd is en bevrijd van allerlei zaken die ergens nog een plek zullen krijgen in je toekomst.
Zen en de kunst van het gebruik van lijsten is voor mij:
zo min mogelijk lijsten hebben maar wel genoeg om mijn hoofd opgeruimd te houden
deze lijsten zo elegant en eenvoudig mogelijk te maken en te houden zodat ik het prettig vind om ermee te werken
een goede gewoonte hebben om deze lijsten regelmatig te reviewen (opschonen, actueel maken en aan te vullen met nieuwe ideeën)
Als je nog geen ervaring hebt met lijsten (of ontevreden met je huidige lijsten) en op zoek bent naar iets elegants en eenvoudigs kijk dan eens bij Workflowy. Dit is een gratis programma met een prachtige vormgeving.
PS: Zelf gebruik ik met veel tevredenheid Omnifocus (Mac only).
Jaren geleden deed ik een project samen met een interimmanager. Bij de introductie naar de medewerkers schreef hij zijn 06 nummer op een flap-over en meldde dat iedereen hem 24/7 mocht bellen maar dat hij ontzettend de pest had aan mensen die daar misbruik van maakten. Ik vroeg hem na de bijeenkomst naar deze ongebruikelijke insteek en hij vertelde me dat hij dit altijd zo deed en dat het maar af en toe fout ging en hij dan heel duidelijk maakte waarvoor hij wel en niet gebeld wilde worden.
Wanneer is bellen het beste, wanneer is langs gaan het beste en wanneer kun je beter mailen?
De eerste logica is dat bellen gaat om onmiddellijk contact en mailen het beste is wanneer je de ander wil en kunt laten reageren op haar eigen tijd. Deze logica was er, is er en zal er voorlopig ook nog wel even zijn maar helpt ons niet zo veel in drukke tijden. In dit artikel werk ik een idee uit om collectieve afspraken te maken in nauw samenwerkende teams. Het idee is eerder maar een beetje anders uitgewerkt in een artikel over Standardized work.
In onderstaande matrix zijn op de beide assen twee dimensies weergegeven: urgentie en complexiteit in drie varianten: laag gemiddeld en hoo
Dus: Zeer urgent: Face-to-face of bellen op 06 met de verplichting om indien ook maar even mogelijk direct op te nemen.
Zeer complex: Via vaste telefoon (kantoorlijn) of face-to-face (eventueel na afspraak).
Gemiddeld urgent en gemiddeld complex: Mailen en werken met de standaardreactietijd.
Niet urgent en niet complex: Mailen en werken met de standaardreactietijd.
Al deze logica valt of staat met heldere reactietijden. Als je als organisatie geen duidelijke reactietijden voor mail hebt dan gaan medewerkers die door willen werken je binnen een uur bellen of je hun mail al hebt gelezen. Als het duidelijk is dat interne mail altijd uiterlijk de volgende werkdag wordt beantwoord is dat telefoontje niet nodig. En als de kwestie echt urgent en/of complex is voldoet mail sowieso niet.
Opties voor Face to Face
naar elkaar toe gaan
skype-sessie
facetime (mac)
google hang-out
alle andere video-diensten
Opties voor alleen urgente en eenduidige informatie/communicatie in een team (betekent wel een nieuwe inbox)
groeps-whatsapp
yammer
Ben benieuwd of je al werkt met een dergelijke systematiek (of nog een betere). Ik hoor het graag.
Langzamerhand begin ik steeds meer te ontdekken van de oerprincipes van persoonlijke en collectieve productiviteit. Een van die ontdekkingen wil ik hier beschrijven.
Het ultieme doel van een goede workflow is het realiseren van een betrouwbaar systeem buiten je hoofd waarin alles wat voor jou van belang is een plek heeft en dat beschikbaar is (of zichzelf middels een piepje meldt) op de tijden dat je dat wenst.
Als dat lukt dan ben je op een relaxte manier productief en kun je veel doen van de dingen die voor jou op dat moment aan de orde zijn.
Waarom zou ik dat willen en wat levert mij dat op?
Het levert mij drie grote winsten:
Innerlijke ruimte voor reflectie. Ik kan terugblikken op de dag/week die was en kan daardoor oogsten, ontwikkelen en leren.
Tegenwoordigheid van geest (intuïtie). Ik ben aangesloten aan de werkelijkheid en de context van het moment. Ik word niet gestoord door belangen, emoties en impulsen uit het verleden of de toekomst. Daardoor kan ik precies het juiste doen in het moment.
Creativiteit. Door de rust die ik heb gaat er van alles borrelen. Ik krijg plannen ideeën. Ik laat mij inspireren. Ik wil nieuwe dingen doen, nieuwe paden op, nieuwe mensen en zaken ontmoeten.
Met deze drie winsten bevind ik mij in de drie grote richtingen van het bestaan.
Het reflecteren sluit aan bij de onderzoekende houding van de onderzoeker/wetenschapper. Ik verzamel feiten en trek conclusies.
De tegenwoordigheid van geest steunt op de onbewuste bekwaamheid van de professional handelend vanuit ervaring en kennis.
De creativiteit hoort bij de kunstenaar die in gesprek met de toekomst impulsen naar het nu haalt en iets gaat doen.
Ik denk dat ieder compleet mens (of beroep) deze drie zaken op de een of andere manier ruimte zou moeten geven. Einstein speelde tenslotte ook piano & viool en Leonardo was ook een onderzoeker (van bijvoorbeeld de anatomie van de mens).
De Engelse monnik William van Ockham (14e eeuw) was niet alleen monnik maar ook filosoof. Hij is beroemd geworden door een stelling die luidt: ‘Simpele oplossingen zijn, onder gelijke omstandigheden, altijd beter dan complexe’. Dat lijkt natuurlijk een open deur maar is het zeker niet. Ik wil hieronder een paar voorbeelden geven waarin deze wet niet gehanteerd wordt.
De splitsing van NS en ProRail was een actie die inging tegen het scheermes. Er veranderde in principe niets in de werkelijkheid van de treinen maar nu moeten er twee organisaties bemand worden die onlosmakelijk aan elkaar zitten. De verantwoording wordt onduidelijk en er is steeds weer uitleg nodig waarom de NS of ProRail iets wel of niet kan.
De uitval van de zendmasten in Groningen en Lopik leiden tot weken van verminderde ontvangst van de publieke zenders (en was lang niet op orde). Er was brand geweest en dus waren er zaken kapot gegaan. Inmiddels was beheer en eigendom van de van oudsher door één partij beheerde zendmasten verdeeld over 3 partijen en een klant (de publieke radio). De 3 andere partijen gingen aan het ruziën over wie waar verantwoordelijk voor was en wie dus wat moest betalen zonder eerst het probleem uit de wereld te helpen. De complexiteit die toegevoegd werd onder de vlaggen marktwerking en transparantie leidde tot veel onnuttige inzet van intelligentie, energie en kosten.
En nog één persoonlijk voorbeeld. Ik kreeg een mooi Nespresso apparaat kado met een aantal van die mooi koffiecupjes. De koffie was lekker maar niet lekkerder dan de koffie die ik zet met mijn geel porseleinen koffiefilter die ik zo op een mok zet. Inmiddels staat het apparaat bij een echte liefhebber in plaats van bij mij. Voor mij werd het leven ingewikkelder zonder dat er iets aan waarde of kwaliteit werd toegevoegd. Dus ook een goede reden om het scheermes toe te passen!
De conclusie: Pas bij het oplossen van een probleem goed op dat je geen complexiteit toevoegt zonder heel goed nagedacht te hebben over de noodzaak daarvan. Geldt ook voor software en vacatures!
Onnodig vergaderen. Het is een enorme ergernis. En in Nederland overleggen, polderen en praten we heel wat af. Om daar eens verandering in te brengen, heeft Centraal Beheer Achmea een vergaderverbod van een week bedacht.
Want bij de verzekeraar loopt het aantal vergaderingen zo de spuigaten uit, dat het bedrijf er helemaal klaar mee is. Zo klaar, dat vergaderingen deze week verboden zijn. Directievoorzitter Rob Becker: “We hebben een keer gehad dat iemand een vergadering had belegd om de agenda voor de volgende vergadering te bespreken. Dit zijn signalen dat je als organisatie te afhankelijk wordt van formele vergaderingen en dat gaat ten koste van snel informeel overleg. We willen aan ons zelf en medewerkers laten zien, dat je ook met snel informeel overleg veel kan bereiken.”
Een week niet vergaderen, betekent niet dat de vergaderingen worden uitgesteld. Agenda’s worden helemaal schoongeveegd, ook die van de directievoorzitter Becker. “Het principe van niet vergaderen is dat je mensen meer vertrouwen geeft om zelf te acteren. En als ze hulp nodig hebben, kunnen ze naar iemand toelopen om het te vragen. Daarvoor moet er wel iemand aanwezig zijn, dus ik zal volgende week zoveel mogelijk aanwezig in Apeldoorn bij Centraal Beheer.”
Vooral dat stukje over een agenda beleggen om een vergadering voor te bereiden is een goede indicator voor een te grote blik op afstemming ipv op resultaat. En ook uiteraard hier: het kan wel eens heel zinnig zijn om een vergadering ‘en petit commitée’ voor te bereiden. Is dat de standaard manier van werken is, dan is er iets te verbeteren.
We gebruiken cookies zodat deze website zo soepel mogelijk draait. Als je doorgaat met het gebruiken van de website, gaan we er vanuit dat ermee instemt.IK BEN AKKOORDNee, ik wil meer info
Eerst even wat het is: Inbox Zero is historisch gezien een idee/concept van Merlin Mann. Hij heeft zich in 2007 als visionair over dit idee uitgesproken in een lange en beroemde video die je hier kunt zien. Hij voorzag de groei van het email-monster en verzon op zijn techno-adhd-manier allerlei strategiën om de baas te blijven over dit fenomeen.
Laden...
