Het maken van notulen is vrijwel altijd overproductie. En dus vrijwel altijd corvee voor diegene die de sjaak is (beroepshalve of letterlijk als corvee).
Soms is de vergadering zelf zonder waarde. Tijdens de Personal Lean workshop doen we vergaderaudit die de waarde van de vergaderingen in kaart brengt.
Notulen worden opgesteld, verzonden, gelezen (?), geprint, besproken – tekstueel en inhoudelijk – , bijgesteld, vastgesteld en opgeborgen. Alleen omdat we dat zo gewend zijn. Opschrijven dat de voorzitter de vergadering opent en weer sluit, wat wie gezegd heeft en wat de discussielijn was, heeft vrijwel nooit toegevoegde waarde.
Wanneer wel notuleren?
In die doodenkele gevallen dat er een ‘historisch besluit’ genomen gaat worden, kan het handig zijn om vast te leggen wat de argumenten waren, wie welk oordeel had en hoe het besluit tot stand is gekomen. Hoe vaak maak je een historische besluit?
En omdat het wettelijk moet bij Raden van Toezicht, Raden van Commissarissen en dat soort gremia.
Hoe dan wel vastleggen wat de afspraken zijn? Een van de deelnemers zet zijn laptop open, opent een mailtje (of een OneNote pagina in een Kanaal in MS Teams) en legt het minimale vast. Na einde bijeenkomst zet hij/zij alle deelnemers in het ‘aan’-veld en drukt op ‘send’. Tegen de tijd dat iedereen op zijn werkplek is, staan de afspraken al netjes te wachten in de inbox.
Voldoet in het overgrote deel van de bestaande vergaderingen, bijeenkomsten enz. Is sneller, praktischer en scheelt een boel corvee (nog los van de kosten van de inzet van een beroepsondersteuner).
2. Actielijsten maken: Heeft mijn voortdurende aandacht (?!)
Veel vergadernotulen hebben een soort aanhangsel dat actielijst heet. Op deze lijst staan de afspraken uit de vorige vergaderingen die nog niet af te vinken zijn als ‘gedaan’. Als ik MT-vergaderingen bijwoon, wil het nog al eens voorkomen dat deze actielijst besproken wordt en voorzien van dit soort commentaar:
‘Mag erop blijven staan.’
‘Ben ik nog mee bezig’
‘Staat er zo lang op, mag er wel af”
en soms zelfs
‘Zou ík dat doen?’
enz, enz.
Mij bekruipt soms het gevoel dat de actielijst feitelijk een Misschien-Ooit-lijst is met het karakter: “Het heeft onze voortdurende aandacht (maar in de werkelijkheid verandert er niets).
3. Rondvraag: vuilnisbak van losse eindjes?
Op de meeste vooraf geformuleerde vergader-agenda’s staat ergens het onderwerp ‘rondvraag’. Het idee ervan is dat zaken die op dat moment aandacht vragen maar niet als agendapunt zijn opgevoerd toch een plek krijgen. In mijn ervaring kan dit punt voor veel gedoe zorgen als de voorzitter niet heel strak de touwtjes in handen heeft. Ontsporingen die ik regelmatig zie:
De rondvraag staat als eerste punt op de agenda en kost veel tijd waarmee de aandacht voor geplande en voorbereide agendapunten onder druk komt en de creatieve energie al opgesoupeerd is.
De rondvraag staat als laatste punt op de agenda en kost veel tijd waarmee de agenda uit zijn geplande tijd vliegt en mensen in de problemen komen met andere verplichtingen.
De rondvraag wordt een ‘vuilnisbak’ van allerlei onduidelijke zaken, ergernisjes, losse eindjes enz.
Dus:
Geen rondvraag op de agenda zetten en als u toch iets dergelijks wilt er ‘mededelingen’ van maken en aan het begin van de vergadering vastzetten in een strikte snelle ronde langs de deelnemers.
Van alle punten die echt op het allerlaatst toch ‘vreemd aan de orde van de dag’ op de agenda moeten, zeer kritsch bekijken of het niet ‘latest, loudest’-dingen zijn en als dat zo is, de indieners ervan feedback geven ter lering voor volgende keren.
Mensenkennis is zelfkennis, zelfkennis is mensenkennis.
Productief omgaan met je tijd, energie, je bronnen en je medewerkers vergt dat je (behoorlijk goed) weet hoe je zelf naar aard en aanleg in elkaar zit. In dit artikel de drie hoofdtypen zoals ik ze tegen kom en tips voor als je eenmaal weet waar je bij welk type je hoort.
De algemene oplossingen die in alle zelfhulpboekjes staan gaan niet helpen als ze niet passen bij jouw stijl want:
Discipline…? is leuk maar dat houdt geen mens vol. Passie….? best van belang maar daar ben je nog geen professional mee. Go with the flow…?doen alleen de dode vissen.
Een crea-ver-kijker (visionair) mens heeft nu eenmaal een andere logica dan een voor-elkaar-krijger (operator) en deze twee hebben weer een heel andere logica dan een eerst-denk-dan-doener (processor)
Ben je een crea-ver-kijker?
Gebruik een ooit/misschien lijst om alle nieuwe ideeën eerst eens te borgen.
Haast je langzaam.
Neem een besluit om alle spullen/nieuwe-gewoontes/software die je uitprobeert minimaal een jaar te gebruiken.
Leef je uit in vakanties, hobby’s en bijbanen en houdt je aan een collectieve strategie in je organisatie.
Ben je een voor-elkaar-krijger
Vier je successen ook door vast te leggen wat de clou was van je handelen.
Los fouten maar één keer op (leer ervan).
Probeer van SRFF (surprise-react-fix-forget) naar PDCA (plan-do-check-act) te komen.
Accepteer dat zonder andere typen de wereld om je heen steeds trager zou gaan draaien.
Ontwikkel een eigen relativerende stijl van vrolijkheid.
Vertel in je presentaties & communicatie niet alle data waarop je oordeel is gebaseerd (wil niemand weten).
Zeg nooit (nee nooit) ” zie je wel dat had ik al voorspeld” (laat dat de anderen over)
Wil je meer mensenkennis en/of meer zelfkennis?
Lees dan de tweewekelijkse stukjes goud van Peter Vonk dé Nederlandse expert op het gebied van functionele mensenkennis.
Hij stuurt ze gratis rond als je je aanmeldt voor zijn lijst en je kunt ze ook hier lezen.
Iets waardevols tot stand brengen lukt als je focust, gericht bent op een resultaat. Het vraagt energie en creativiteit en ononderbroken tijd.
In de meeste werksituaties is er deze paradox:
We worden geacht gefocust (onafgeleid) bezig te zijn met het realiseren van waardevolle resultaten
én
We worden geacht de hele dag bereikbaar te zijn via telefoon/email enz om bij te dragen aan dezelfde soort waardevolle resultaten van anderen
Collectief
Deze paradox wordt versterkt of verlicht door de cultuur van een organisatie.
Wat helpt:
Helder eigenaarschap (resultaat, verantwoordelijkheid en bevoegdheid bij elkaar)
Resultaatgericht ipv actie- of afstemmingsgericht zijn als management
Wat niet helpt:
Kantoortuinen met onvoorbereide implementatie van Het Nieuw Werken
Onduidelijk beleid over interne respons-tijden voor mail, sms e.d.
Individueel
Wanneer het niet lukt hier goede routines te ontwikkelen, verdunnen beide kanten van de paradox. We behalen minder waardevolle resultaten (want staan toe dat we steeds worden afgeleid), en we dragen niet optimaal bij aan de resultaten van de collega’s omdat we ons liever niet steeds willen laten afleiden.
Wat helpt:
‘s-Ochtends eerst werken aan een waardevol resultaat.
Internet afsluiten, telefoon uit en op een rustige plek gaan zitten als je echt meters wilt maken.
Wat niet helpt:
Je speelveld (overzicht van aandachtsvelden en verantwoordelijkheden) niet helder hebben
Ritmeloos/pauzeloos je werkdag doorleven
Als je deze paradox herkent wil je hem hieronder in een voorbeeld beschrijven ter lering (en misschien vermaak) van ons allen?
Ja, er komt van alles op ons af. Via mail, telefoon, sms, voicemail, langsloperij, twitter, Facebook, LinkedIn, krant enz. En dat is mooi want zo bijven we in contact met de wereld en alle boeiende dingen die daar gaande zijn.
Soms vind ik mijzelf terug in de reageer-modus. Ik draag bij aan van alles van anderen, of vind iets van alles (opinie en mening). Dit gebeurt vooral als ik ‘s-ochtends vroeg direct van alles open zet. Ik weet dat niet de meest vruchtbare start is maar stink er toch regelmatig in.
Soms heb ik duidelijke doelen voor de dag/week en kom ik in wat ik noem de creageer-modus. Ik pik dat uit alle berichten wat mij kan helpen mijn doelen te bereiken en doe de rest van de reacties niet of minder (wat natuurlijk ook prima kan als het om alle light-info/data gaat).
Soms kom ik toe aan creëren. Ik laat me niet afleiden door alle input maar gebruik mijn A-kwaliteit energie, intelligentie en tijd om iets tot stand te brengen wat waarde heeft voor mij en de wereld.
Ik zie bij mezelf drie innerlijke manieren om met deze veelheid om te gaan. Ze zijn er alledrie. Als ‘reageren’ teveel ruimte in neemt word ik chagrijnig en moet ik weer opschuiven naar ‘creageren’ en ‘creëren’
Het goede van geheide routines en gewoontes is dat je er niet over na hoeft te denken; ze kosten je nauwelijks energie en je hebt er geen omkijken naar. Ze geven je ruimte, tijd, energie en intelligentie voor de belangrijkste dingen des levens.
Het slechte van geheide routines en gewoontes is dat je niet vanzelfsprekend op het idee komt om ze onder de loep te leggen, te reviewen of te verbeteren. En daarmee kunnen de goede gewoontes van ‘ooit en toen’ je toch knap in de weg zitten voor het effectief en creatief inzetten van tijd, energie en intelligentie voor de doelen die je verder brengen op je pad.
Het midden is dus andermaal weer eens dat wat we zoeken: goede gewoontes ontwikkelen en ook regelmatig stil staan en kijken of de gewoontes nog passen bij het werk en het leven dat we nodig hebben of wensen op ons pad.
Ik denk dat dit de essentie van Lean is, ongeacht of het nu gaat over een groot bedrijfsproces, emailen of tandenpoetsen!
deze app is de oplossing van al uw drukte en problemen
deze one-size-fits-all methodiek leert u alles wat u moet weten om vanaf nu altijd in control te zijn
met deze nieuwe techniek is de balans in uw leven binnen een week hersteld
We zouden het zo graag geloven maar het is gewoon niet waar.
De reden is simpelweg dat ieder van ons uniek is, met een eigen set talenten, een bepaald soort energie, met eigen kennis en ervaringen. Deze uniciteit laat zich niet vangen in één app, methodiek of technisch vernuft.
Een wijze vriend vertelde mij eens een basisregel van het leven: ‘Als iets te mooi is om waar te zijn ga er dan maar vanuit dat het niet waar is’. En die wijsheid slaat ook op deze ‘oplossingen.
Wat werkt wel:
Ken jezelf
Bouw een goede routine op zonder technische hulpmiddelen*
Houd het simpel (niet alleen bij de start maar ook onderweg)
Wees permanent gespitst op kleine verbeteringen
Geef ‘low tech’ altijd voorrang op ‘high tech’
Vandaar dat ik in mijn werk altijd een tijdje medereiziger wordt en niet een instant methodiek overdraag (hoewel er wel terugkerend en voor iedereen gezond verstand is).
* je leert toch ook eerst met de hand zagen voordat je met een elektrische zaag aan de slag mag.
Opgeruimd zijn betekent dat alles wat je beheert een plek heeft die past bij de betekenis die het voor je heeft. Dat leidt er automatisch toe dat iets pas afval is als je er wel eigenaar van bent maar er helemaal niets mee wilt. Op dat moment wordt het afval. Kortom: we noemen iets afval als we het niet meer nodig hebben, of het niet meer willen of kunnen gebruiken.
Wat kunnen we met afval doen:
hergebruiken
recyclen
of er op een andere manier vanaf komen
In dit artikel 10 digitale afval ideëen om je op weg te helpen.
Tip 1 (telefoon/smartphone)
Ruim wekelijks je sms-inbox op. Kijk wat je als kroniek-achtige sms beschouwt. Bewaar die en wis de rest.
Tip 2 (telefoon)
Ruim wekelijks je voicemail-inbox op. Luister alles af, schrijf actie (of wachten-op) op en wis verder alles.
Tip 3 (telefoon/smartphone/tablet)
Gooi alle apps die je niet gebruikt van je apparaat af. Lucht enorm op (werkt ook voor PC/Mac).
Tip 4 (PC/Mac)
Wied in je abonnementen op Nieuwsbrieven en andere regelmatige binnenkomende post. Meld je af, unsubscribe enz (kan onderaan iedere cyclische mailing).
Tip 5 (PC/Mac)
Kijk eens wat de grootste bestanden zijn op je PC en verbaas je. Gooi vervolgens weg wat je een tijd niet hebt gebruikt en makkelijk weer kan vinden.
Tip 6 (PC/Mac)
Zoek je ‘downloadsmap’ op en leeg die naar inhoud of datum van downloaden.
Voor de Mac bestaat daar een super handig programma voor: Hazel.
Tip 7 (Sociale media)
Breng het aantal tweeps (twitter), vrienden (facebook) dat je volgt drastisch terug zodat je een volgbaar aantal overhoudt en organiseer die in een paar slimme lijsten.
Tip 8 (PC/Mac)
Besteedt een keer een paar uur aan het opnieuw inrichten van je directory-structuur. Met een paar richtlijnen kom je een eind:
Niet meer dan 7 hoofdonderwerpen.
Iedere subreeks ook maximaal 7 tenzij je een voorgebakken indeling gebruikt (maanden, alfabet en dergelijke reeksen).
Niet meer dan 25 bestanden in 1 map (niet hoeven scrollen is de hoofdregel).
Gooi alle bestanden en mappen weg die geen betekenis meer voor je hebben.
Tip 9 (Smartphone/tablet/Pc/Mac)
Gebruik Spotify of een vergelijkbare dienst. Je hoeft dan geen tientallen gigabites te reserveren voor de rips van je CD’s (die trouwens ook naar de kringloop kunnen). Je streamt de muziek die je wilt op het moment dat je dat wilt en kunt een offline playlist aanmaken voor in het vliegtuig of andere 3G of wifi-loze plaatsen.
Tip 10
Beschouw je apparaten eens met de volgende vragen:
Wat ervan is mogelijk overbodig?
Waar erger ik me aan en wat zegt mij dat?
Wat zou er gebeuren als ik het zonder dit of dat zou moeten doen, kan ik dat eens proberen?
Als je af en toe eens flink opruimt ben jij zelf weer de baas in plaats van het apparaat en dat is een ‘meester’-lijk gevoel.
Heb je nog andere tips in deze context?
Deel ze hieronder in de commentaar-optie.
In een korte video zien we hoe twee leancracks van Toyota meedenken met de organisatie van een tijdelijk voedseldistribueer centrum. Super menselijk & superslim. Kortom als je van menselijkheid + slim organiseren houdt is dit een feestje (van 6 minuten).
Bedenk je goed voordat je op de knop ‘Verzenden’ drukt. Met die klik zet je mogelijk een proces in gang dat vergelijkbaar is met de rimpels in het water na het gooien van een steen.
Van 7 managers van een Engels bedrijf werden op hun verzoek de email-gewoontes onder de loep genomen met een verrassende uitkomst voor hen zelf. Gemiddeld besteedden zij 1,5 uur per dag aan email. Zij verzonden per werkdag gemiddeld 56 emails.
Na analyse vonden de managers dat 20 % van de verzonden mails gewerkt had zoals zij dat hadden gedacht. Dit waren de mails met een duidelijke vraag die ook snel en volledig te beantwoorden was door de ontvangende partij. Wat was nu het oordeel over de resterende 80 %?
De managers concludeerden dat de overige 80 % van de mail werd gebruikt voor nadere uitleg, onzinnige dingen (jo-jo-mail: ja, dank; fijn weekend); voor te complexe of te dringende zaken (die bellen of face-to-face-overleg nodig hadden).
In plaats van te zoeken naar slimme tools om deze overvloed te managen keek de organisatie naar de leanprincipes door mail te gaan beschouwen als een ‘industrieel’ bedrijfsproces en met deze bril op te zoeken naar overproductie, herbewerking, complexiteit enz. Hun doel werd daarbij de emailstroom in 4 maanden terug te brengen met 20 %.
De afspraak werd: denk 2x na voordat je een mail verstuurt.
Het gevolg was dat zij gemiddeld 54 % (!) in plaats van 20 % minder mails verstuurden (dus 26 ipv 56 mails per dag gemiddeld).
Zonder dat de rest van de medewerkers ook maar iets aan instructie hadden gekregen daalde het totale aantal emails dramatisch. Door de 73 andere andere medewerkers van het bedrijf werd 64 % minder email verstuurd. Omgerekend naar tijd en uren per jaar leverde dit 10400 uur per jaar op (tijdens de 2 jaar van het onderzoek). Dit aantal uren bedroeg 7 % van het totaal aantal productieve uren van het bedrijf.
Dus op rij:
7 managers zijn kritisch op het gebruik van email
73 medewerkers sturen zonder instructie ruim 60 % minder emails
er komen 10400 uur vrij per jaar voor zaken van meer waarde
7 % productiviteitswinst in de organisatie
De aanname en de conclusie van de onderzoekers was dat je techniek niet moet willen bestrijden met nog meer techniek. Het helpt niet om allerlei intelligente software in te zetten om voor te sorteren (zoals gmail nu doet). De zaken die echt helpen zijn:
Ik weet niet of het waar is maar ik hoorde eens dit mooie verhaal:
Bij de NASA waren een aantal onderzoekers bezig met het ontwikkelen van een pen die zou blijven werken in een ruimtestation ver weg van Moeder Aarde toen een van hen op het idee kwam om een spion naar de russen te sturen om te achterhalen hoe deze dit ‘probleem’ opgelost hadden. Deze kwam terug met de mededeling dat de russen … potloden gebruikten!
Hetgeen bewijst dat low tech voor high tech gaat. Wanneer iets simpel kan, houd het dan ook zo. Wanneer het noodzakelijk lijkt om up te graden doe het dan. Wanneer blijkt dat de upgrade ten koste gaat van levenskracht en energie heb dan de moed om weer terug te gaan naar low tech. Wat kunnen we met deze wijsheid doen?
Papier ℗ en potlood ℗: onverslaanbaar duo: Het PP-systeem
Papier is vrijwel altijd voorhanden, je hebt geen stroom nodig, is goedkoop, werkt simpel dus er is geen leercurve. Potlood (natuurlijk met een gummetje eraan) doet het altijd, is makkelijk te wissen, vlekt niet.
Dus hierbij een simpel PP-systeem om overzicht te houden. Wat je nodig hebt is een blanko A4, het liefst zonder lijntjes, en een mooi (vulpotlood). Zelf gebruik ik Quantore Blank (omdat het ook nog eens mooi dun papier is) en een super elegant Lamy vulpotlood. Het PP-systeem is minder geschikt voor mensen die groot schrijven.
Opzet van het systeem
Vouw je A4 door het midden over de breedte en doe daarna het zelfde over de lengte. Vouw het daarna nog een keer zodat het formaat A7 ontstaat. Wanneer je het vel nu weer openvouwt heb je 8 vlakken en dat aan 2 kanten. Dus in totaal 16 vlakken.
Daarmee heb je maximaal de ruimte voor 16 verschillende lijsten. Of 8 iets grotere (of uiteraard een combinatie van kleiner en groter).
Zie plaatje
Ben je een GTD-fan dan gebruik je de vakjes voor de verschillende lijsten: doen, wachten-op, ooit-misschien & projecten. Desgewenst maak je vakjes voor contexten (bellen, mailen, boodschappen, bila’s, thuis, werk, stad enz). En de achterkant gebruik je natuurlijk als inbox. Als je twee keer per week je papier ververst heb je gelijk je weekreview gedaan. Ben je Agile Result-fan dan hou je je drie van de maand/week in een vak bij, de 3 van de dag in een volgend vak erop bij (met bijvoorbeeld een * ervoor) en gebruik je de rest als b.v. een GTD-systeem.
Ben je een fan van je eigen systeem. Houd het vooral daarbij.
Samengevat de voordelen van het PP-systeem:
Kost bijna niets
Kan zonder stroom
Heb je altijd bij je
Reviewen doe je vanzelf
Als je moe bent van je supersonische app op je smartphone/ipad-enz. wissel dan eens een paar weken naar dit systeem dan weet je zo weer waar het in essentie om gaat. En mocht je toch weer supersonisch willen vraag je zelf dan eerst af of je leven er complexer of simpeler van wordt.
Dit PP-systeem werkt bij mij in ieder geval super: Ik heb er jarenlang een complexe HRM-baan mee gemanaged.
Situatie: Er wordt door de afdeling control een email verzonden waarin staat dat er in een bijeenkomst van de directie een deadline is vastgesteld voor het opleveren van gegevens voor een managementrapportage (kwartaalrapport) dat dient als verantwoordingsinstrument voor de directie.
Je ziet deze mail en schrikt omdat uit vorige rondes gebleken is dat het veel kunst en vliegwerk vergt om alle gewenste gegevens (want de gevraagde bijdrage is het invullen van een uitgebreid formulier van control) boven tafel te krijgen en de deadline is al nabij en één van je MT-leden is met vakantie.
Gelukkig is de maandag daarop de bijeenkomst van je MT. Dit punt gaat op de agenda en alle MT leden worden geacht hun deelcijfers te verzamelen. Tijdens deze bijeenkomst wordt er ritueel flink gezucht en gemopperd op de nabije deadline en verkapt op het vele vervelende en stressy werk en de zin en onzin van deze kwartaalrapportage.
Al dat komt in de plaats van energiegevend bouwen aan de toekomst van uw organisatie.
Kortom: aan alle kanten symptomen van managementcorvee zowel voor jezelf als voor je managers.
Komt ook voor bij andere cyclisch voorkomende organisatiezaken: begrotingen, enquettes, kwaliteitsaudits, RI&E’s kwartaalrapportages & jaarverslagen.
Strategie:
Ze je ergernis over deze terugkerende crisis om in een dagdeel hard werken met een of meer managers.
Ga in dat dagdeel grondig in op de gevraagde gegevens en de bronnen waaruit deze gegevens gehaald moeten worden.
Zorg dat deze gegevens ieder moment (niet alleen op dit kwartaal-moment) op te halen zijn.
Maak een pro-active cyclus maken waarin je de planning zelf overneemt voor uw afdeling.
Stel met je companen een draaiboek (checklist) op van zaken die gedaan moeten worden voor iedere kwartaalrapportage.
Maak een van je medewerkers eigenaar van de cyclus en van het afwerken van het draaiboek.
Effect: Dit managementcorvee krijgt een plek in een solide organisatie-routine waar je zelf nauwelijks omkijken naar hebt. Je loopt voor op de planning van control. Je bent van de interne ergenis en stress af en vooral: je kunt je tijd besteden aan je bijdrage voor de organisatie als geheel.
We gebruiken cookies zodat deze website zo soepel mogelijk draait. Als je doorgaat met het gebruiken van de website, gaan we er vanuit dat ermee instemt.IK BEN AKKOORDNee, ik wil meer info
1. Notulen: Nee, tenzij!
Laden...
