Waarom sturen we regelmatig emails zonder de beloofde bijlagen, zonder een de-lading-dekkende titel en gaan ze soms ook nog eens naar een verkeerde persoon?
Denk even met mij mee. Ik moet wat spullen (bv boeken) opsturen. Wat doe ik dan?
In 5 stappen
Ik neem de boeken
Ik pak ze in of stop ze in een doos
Ik doe er een brief bij
Plak de boel dicht
En doe het adres erop
Als dit nu de metafoor is voor een mail met bijlage wat doen wij dan normaal?
Je vult de naam in van de persoon aan wie je mail zendt
Je schrijft een tekst in het onderwerpveld
Je schrijft de inhoud van de email
Je doet er een bijlage bij
en drukt op ‘send’
HELEMAAL NIET HANDIG NATUURLIJK!
Foutkansen:
je verzend te vroeg door per ongeluk op ‘send’ te klikken of te sneltoetsen
je onderwerp is totaal niet meer dekkend voor de tekst die hebt geschreven
je verwijst in de tekst naar een bijlage die je vervolgens vergeet er aan te hangen
DUS WAT IS DE GOEDE VOLGORDE?
Je voegt eerst een bijlage toe aan een verder lege mail!
Je schrijft je email inhoud (volgens de regels van het ambacht: duidelijk en kort)
Je maakt een passende samenvatting in de onderwerpregel
Je voegt de naam van de persoon of personen toe die de gelukkige(n) zijn
en drukt (na het nog eenmaal nalezen) op ‘send’
Alle foutkansen zijn hierbij voorkomen.
Zo simpel kan het soms zijn in het leven.
Nog andere slimme truuks om van te leren? Zet in in een comment hieronder.
De meeste tijd gaat het in het leven om nieuw en meer.
Een nieuwe app of tool, een nieuw boek, nieuwe strategie.
Meer klanten, meer medewerkers, meer omzet of salaris.
Dit is allemaal gegrondvest in een wijdverbreid idee dat groei nodig en verstandig is.
En voor alle duidelijkheid ik heb niets tegen groei en meer.
Toch in dit artikel een tegenbericht.
Het probleem met weglaten is dat je jezelf in de stand moet zien te krijgen waarin je waarneemt, nadenkt en besluit. Je kijkt naar dingen, processen, reflecteert op gebruiken en andere zo-gaat-het-nu-eenmaal’s, en vindt er iets van. En dat is niet vanzelfsprekend als je vooral 130 km op de snelweg links rijdt de hele dag.
Om de gedachten wat te bepalen hier een nationaal voorbeeld-optie van weglaten dat iedereen kan meedenken:
Een verkeersplein zonder verkeersregels
Hans Monderman was een bijzondere verkeerskundige. Hij werd gevraagd om een advies te maken voor een gevaarlijk verkeersplein (Lawei) in Drachten. Er waren veel (bijna-)ongelukken en de situatie was er bijzonder onoverzichtelijk door de vele verkeersborden, de bewegwijzering en de straatbedekking in combinatie bij een snel groeiende stad. Zijn oplossing: Maak een open ruimte met zo min mogelijk signalen, regels, voorschriften en reken op de kracht van menselijke interactie tussen voetgangers, fietsers en automobilisten.
Zijn plan werd uitgevoerd en is een veel na-gedaan-voorbeeld van weglaten in de hele wereld.
Zie hier de man zelf over zijn plein.
En nu bij onszelf
In je eigen afdeling kun je weglaat-zaken op het spoor komen door:
goed te luisteren naar stagiaires, nieuwe medewerkers en klanten die hun verbazing uiten
Warren Buffett (van 1930!) geeft in een interview toe dat het niet makkelijker gaat als je ouder wordt . Maar zelfs als je van nature geneigd bent ‘ja’ te zeggen, hulpvaardig en empathisch bent, moet je de competentie ontwikkelen ‘nee’ te zeggen.
“Nee zeggen’ heeft meer creatieve energie in zich dan alle briljante ideeën, inzichten en talenten gecombineerd. Je ‘Nee’ bewaakt de tijd, de draad waarmee we onze creaties weven. Er is geen hogere wiskunde rondom tijd: je hebt altijd minder dan je denkt en je hebt meer nodig dan je weet.”
” Haal de magie en mythe van het creëren weg en alles wat overblijft is werk … Het maakt niet uit wat je leest , het maakt niet uit wat iedereen beweert, bijna alle productieve geesten besteden bijna al hun tijd op de plek waar het moet gebeuren. Er zijn maar zeer weinig instant successen en veel hard-werken successen. “
Tijd om crea-productief te zijn is op drie manieren schaars.
Als mens zijn we eerst kind en later bejaard. Daartussen moet het gebeuren.
Tijd die weg is komt nooit meer terug. Tijd is geen verhandelbare ding.
Tijd is democratisch verdeeld: We leven gemiddeld 80 jaar. Daar kun je niet veel aan doen ook al heb je al het geld van de wereld.
Buffett praat over een schilder Berkshire Hathaway en hoe deze een lijkt te zijn met zijn doek en dat hij gelukkig is als hij elke dag kan schilderen. Maar om je kunst te maken – en om zinvol productief werk te doen heb je tijd nodig- dus is het beheren van je tijd de sleutel tot creatief en productief zijn.
In dit artikel beschrijf ik de 5 essentiële zaken waar je op moet letten als je de samenwerking met collegae en teamleden vlot wil laten verlopen zonder al te veel verspilling (overproductie, heen en weren, wachten, onbegrip/herwerk enz.).
1. Competentie en wil (met stip op 1)
Tis niet anders. Als iemand (collega/teamlid) niet kan wat ie zou moeten kunnen en het ook niet op korte termijn kan leren dan is er direct ook een samenwerkingsprobleem. Je kunt:
er natuurlijk omheen gaan werken
er iemand bij huren
het werk zelf gaan doen
maar dat is allemaal niet slim.
Dus denk in ieder geval na over je team (want daar heb je invloed op). Zit iedereen op de beste plek. Zijnde de plek waar zijn competentie (talent, kennis en ervaring, ambitie) het beste tot zijn recht komt. Zo niet, kijk of je daar beweging in kan krijgen de goede kant op.
Juist op het gebied van competentie kun je grote slagen slaan.
2. Helder eigenaarschap
Gezamenlijke verantwoordelijkheid voor doelen vraagt om individueel eigenaarschap en afstemming op de raakvlakken. De truuk is om een visueel overzicht te ontwikkelen waaruit precies te zien is wie van wat is. Welke aandachtsvelden en verantwoordelijkheden bij het team horen en daarbinnen welke aandachtsvelden en verantwoordelijkheden er bij ieder teamlid horen.
In mijn ervaring is een mindmap de beste visuele vorm voor het in kaart brengen van het speelveld.
Het gezamenlijk opbouwen en onderhouden is de beste waarborg dat het mentale beeld van de afdeling bij ieder teamlid gelijk blijft en dat is essentieel voor elegant en slimme samenwerking.
3. Duidelijke, van visie doordrenkte resultaats-afspraken
Hier gaat het heel vaak mis. Overdracht van taken/resultaten/uitkomsten is vaak belabberd. De verwachtingen managen door heel helder te zijn in je formuleringen: ‘één A4 met de voors en tegens op rij en een advies vanuit jouw kennis en kunde, graag binnen een week en mag per mail’ is nu eenmaal veel lekkerder werken als ‘wil jij er eens naar kijken’. In de eerste formulering kan ik het gewenste resultaat voor mij zien en dus is er visie! EN dat is nu juist de kunst. Wees heel expliciet in wat je van elkaar verwacht.
Geef niets weg dat onhelder is en pak niets aan wat onhelder is. Helpt enorm in het samenwerken.
4. Afspraken over welke communicatiemiddelen te gebruiken en welke reactietijden we daarbij hanteren.
Wanneer gaan we vergaderen en hoe vaak en in welke frequentie?
Voor welke zaken gebruiken we email en welke reactietijd spreken we af?
Voor welke zaken gebruiken we face-to-face contact (ook al is het via Skype, Google Hang-out of Face-time)?
Voor welke zaken bellen we?
Mijn advies: Maak onderscheid tussen
operationele afstemming (kort, zo vaak als nodig en staand);
procedurele afstemming (gaat over het hoe en kan vaak wel cyclisch gepland maar: klaar is klaar!);
strategische afstemming (via onderzoek en beeldvorming, naar interpretatie en oordeelsvorming; naar besluitvorming (inclusief communicatie en implementatieplan). Vandaag besluiten is morgen doen als het maar even kan!). NEEM VOOR STRATEGISCHE AFSTEMMING RUIM DE TIJD.
Email alleen gebruiken voor eenduidige zaken zonder urgentie met een reactietijd van een dag.
Face-to-face gebruiken voor alles wat subtiel of complex is.
Bellen voor de echte urgente dingen.
5. Reflectie inbouwen
Iedereen zal moeten leren wekelijks onderhoud te plegen ten aanzien van zijn persoonlijke systemen, speelveld en resultaten. Als dat niet tot gewoonte wordt is optimaal samenwerken niet mogelijk.
Daarnaast is het aan te bevelen per kwartaal het teamspeelveld in mindmapvorm te reviewen met de volgende drie vragen:
Is het compleet?
Heeft iedere tak een duidelijke eigenaar?
Krijgt alles de aandacht die het verdient?
Samenvattend: Wanneer ieder teamlid
competent is (kan wat ie moet kunnen)
een heldere eigen speelveld heeft
‘ja’ zegt tegen visievolle gewenste resultaten
gebruik maakt van gezamenlijke opgebouwde communicatieroutines
leert wekelijks een review te doen
en regelmatig in het collectief het speelveld en de resultaten reviewt
dan is slim samenwerken het resultaat.
NB: Ja, en natuurlijk zijn belangen die houden van wat schaduw en gordijn om zich achter te kunnen verschuilen als het spannend wordt. Maar het is ons belang om zaken helder te maken, focus aan te brengen en grip te houden op voortgang. En dan kan nu eenmaal het beste zonder schaduwen en gordijnen.
Volgens een beroemde anekdote van Jim Collins (de man van ‘Good to Great’) is de beste manier om je dagelijkse routines op de schonen je zo concreet mogelijk voor te stellen dat je in de situatie terecht komt dat je 20 miljoen krijgt en tegelijk zeker weet dat je nog maar 10 jaar te leven hebt. Wat zou je gaan doen en vooral ook: waar zou je acuut mee ophouden.
In een citaat van Matthew E. May over Jim Collins:
“The assigment (20 miljoen versus 10 jaar) became a constant reminder of just how important and precious our time is. He (Jim Collins) now starts each year by choosing what not to do, and each of his to-do lists always includes “stop-doing” items. Collins preaches hos practice, impressing upon his audiences that they absolutely must have a ‘stop-doing’ list to accompany their to-do lists. As a practical matter, he advises a strong discipline around first giving careful thought to prioritizing, goals and objectives, then eliminating the bottom 20 percent of the list … forever.”
Matthew E. May in The Pursuit of Elegance.
Ook al weet iedereen dat niet aan iets denken zo goed als onmogelijk is, een ‘Niet-doen/Ophouden met’ lijst is heel goed te doen en werkt als een tierelier.
Inbox Zero is een feit als je Postvak In alleen ongelezen e-mail bevat en het aantal zich tussen 0 en 1 scherm bevindt. Je ziet dan in ieder geval wit aan de onderkant van je scherm en dat is het criterium voor een Postvak In dat in control is. Hieronder 16 gewoontes die voorkomen dat je Inbox Zero haalt.
1. Kijken en niks doen
Hoe vaak open je je ‘Postvak In’ om er alleen even doorheen te scrollen maar doe je feitelijk niets? Als je ‘Postvak In’ opent: Doe iets! Ruim op, archiveer, maak taken aan, maak ‘wachten-op’s’ enz.
2. E-mails weer ongelezen zetten
Nooit doen! Het is alsof je de brief weer in de envelop stopt, dicht plakt en weer in eigen brievenbus stopt. Dus als er een actie aan vast zit: zet hem in een actie-mail-folder of maak een taak of agenda-item aan.
3. Geen ritme of systeem
De snelheid waarmee je je emails kunt verwerken hangt net als alles in de wereld af van goede gewoontes en routines. Wanneer je geen vaste tijd hebt om mail te verwerken, wanneer je geen slim systeem hebt áls je eenmaal je e-mail gaat verwerken dan ben je de sjaak. De hele dag kost de inbox je energie en wordt zeker nooit zero.
4. Gegarandeerd kansloze missie kiezen
Als je jezelf tot doel stelt ‘zo veel mogelijk’ mails te verwerken dan heb je geen duidelijk doel en ga je het dus ook niet halen. Twee keer per dag je Postvak In helemaal zero is een heel helder doel waar je heel snel aan verslaafd zult raken (komt in je comfortzone net als tandenpoetsen en douchen).
5. Lange e-mails schrijven
Mensen lezen geen e-mails. Ze scannen ze zo’n beetje. Dus maak je je e-mails heel goed leesbaar door ze kort te houden, veel te werken met opsommingstekens, duidelijk te zijn in wat je wilt enz. Als gevolg krijg je minder en kortere e-mails retour.
6. Emotionele emails schrijven
Geen bozigheid, feedback, ironie/vage leut en andere mogelijk emotionele zaken per e-mail doen. E-mail is er niet geschikt voor. Wel doen leidt op zijn best tot verwarring, maar genereert meestal veel onnutte en risicovolle heen-en-weers. Zit je wat dwars: bel of ga langs. Niet e-mailen.
7. Complexe of dringende zaken per e-mail af willen handelen
Complexe zaken komen nooit goed uit de verf in e-mail. Probeer je probleem maar eens uit te leggen aan een helpdesk die alleen maar per e-mail te bereiken is. De kans dat je direct begrepen wordt is nihil. Je verzucht al snel dat bellen veel sneller zou zijn. En dat is ook zo!
Voor dringende zaken geldt iets dergelijks. Alleen is de follow up dan vaak ook telefoon (‘heb je mijn mail van een half uur geleden al gelezen’).
8 RE:RE:RE:RE
Als een e-mail vaker dan 3 keer heen en weer gaat is het voor het onderwerp geen goed medium: bellen of face-tot-face dus.
9 Reply All en CC te pas en te onpas gebruiken
Pas op wanneer je dit inzet. Het zou maar zo eens kunnen zijn dat mensen die in RA of CC staan zich met de conversatie gaan bemoeien met als gevolg dat je weer meer e-mail krijgt en dus je Postvak In helemaal nooit meer zero krijgt.
10 Onbegrijpelijke wartaal digitaal rondsturen
Als je een e-mail schrijft: wees duidelijk. Wees specifiek. Lees je e-mail voor je hem verstuurt nog een keer door. Zet hem even weg als concept en review de e-mail nog een keer. Heldere e-mails leiden tot veel minder vraag en weer uitleg e-mails.
11. Steeds weer dezelfde teksten typen
Als je in de situatie bent dat je vaker alinea’s aan het herhalen bent in e-mails: verzin een list. Maak een mini-datbase van herhalende zinnen (b.v. in een nooit te verwijderen conceptmail) of gebruik Textexpander, Active Words of Fingertips.
12 Nooit ‘unsubscribe’ gebruiken
Meld je af voor nieuwsbrieven en reclame die je helemaal niet wilt hebben. Als je het niet doet heb je een herhaling van (irritante) corvee-zetten.
13 Zelf veel e-mails sturen
De wet is nu eenmaal: hoe meer je zend hoe meer je ontvangt. Derhalve is de snelste interventie om de Postvak In zero te krijgen simpelweg minder e-mail te sturen.
14 Muizen
Muizen en slepen kost tijd en is niet precies. Leer jezelf de basissneltoetsen aan die horen bij jouw programma en merk hoe elegant dat gaat.
15 Niet blind kunnen typen
Als e-mailen een basiscommunicatiemiddel voor je is leer jezelf dan blindtypen. Het grootste oponthoud is er na een minuut achter komen dat er chinees in hoofdletters op je scherm staat in plaats van de briljante alinea waarvan jij dacht dat je die aan het typen was.
16 In het wilde weg zoeken in Outlook
Outlook staat default op zoeken in de folder waar je in aan het werken bent. En dat is natuurlijk bijzonder onhandig. Ga naar Bestand/Opties/Zoeken en vink zoek ‘in alle mappen + verwijderde items’ aan en klik op ‘ok’. Alle andere programma zoeken in alles zoals het hoort.
Ken je nog meer slechte gewoontes? Zet ze dan hieronder in de comments. WANT IK SPAAR ZE!!
“Any intelligent fool can make things bigger, more complex, and more violent. It takes a touch of genius — and a lot of courage — to move in the opposite direction.” Einstein
En het geldt volgens AE dus niet eens alleen voor complexiteit maar ook voor omvang en gewelddadigheid. Volgens mij heeft ie een punt.
Er is veel leuks (maar ook tijdvragend) te doen op het thuisfront (zoals Sint & Kerst). De maand is kort vanwege dezelfde redenen. Het energielevel is tegelijk meestal lager dan in andere maanden. En er is ook een soort logica van afronden en nog even snel in dit boekjaar regelen. Dit alles bij elkaar maakt december vaak een (te) volle maand. Dus een paar tips voor de december-agenda zijn vast welkom.
Tip 1: Maak van December een vergaderloze maand (en doe dat vanaf nu ieder jaar).
Stop alle overleggen waar je zelf invloed op hebt en spreek af dat alle noodzakelijke zaken in deze maand bilateraal worden afgehandeld. Klinkt misschien een beetje rigoureus maar als je serieus en eerlijk kijkt naar de opbrengst van decemberbijeenkomsten dan zul je het met me eens zijn dat het rendement ook niet hoog is vanwege innerlijke en/of uiterlijke afwezigheid van deelnemers.
Tip 2: Probeer het aantal emails dat je verzend met 50% terug te brengen (en wel echt meten natuurlijk!)
Handel alles, wat maar even haast heeft of complex is, af door te bellen, of face-to-face te spreken. Minder verzenden is ook minder ontvangen en dat golft door in een organisatie/team/afdeling.
Tip 3: Besteed de eerste werkdag van december aan een grondige review van alle projecten/resultaten en targets die nog in de race zijn (dus creëer helderheid) en neem een realistisch besluit over wat af moet en wat door kan naar januari (dus focus). Maak voor dat wat af móet gebruik van Timeboxing (realistisch krap plannen) en leef met „goed is goed genoeg”. Dit brengt rust in de zaak en dat helpt erg voor het beleven en de sfeer.
Bonus tip: Maak tijd voor een jaarreview met je team waarin je terugkijkt op alles wat bereikt is, op de hoogtepunten, de bijzondere momenten en ook op de kritische momenten en gebeurtenissen, de mensen die gekomen zijn en de mensen die gegaan zijn. Laat tot slot iedereen eerst voor zichzelf op schrijven waar hij/zij het volgende jaar meer en minder van wil. En deel dit daarna met elkaar. Dit geeft je een prachtig moment het team. Kan in 1,5 uur en helpt ook ongelofelijk goed voor het beleven van eindejaar.
In één zin: Maak van december een mooie en bewuste compositie.
Heb je nog meer ideeën voor een mooie december? Laat het mij en de lezers weten in een comment hieronder! Stel ik erg op prijs.
Timeboxing is een simpele techniek uit de gereedschapskist van Timemanagement. De essentie is dat je van te voren bepaald hoeveel tijd je wilt besteden aan een bepaalde klus. Dat lijkt op het eerste gezicht nou niet bepaald een geniaal idee maar let op: de kunst is natuurlijk om die bepaalde tijd realistisch krap te maken.
Wat is realistisch krap?
Je plant realistisch krap als je zelf het idee hebt dat
het nét haalbaar zou moeten zijn
zonder (al te veel) in te leveren op het gewenste resultaat
en zonder tot meer kosten te leiden
onder de voorwaarden dat:
jezelf niet laat afleiden door alle varianten bliep, piep, ‘heb je een minuutje’s, etc, etc.
je kunt leven met ‘goed is goed genoeg’
je kunt leven met ‘zonder alle toeters en bellen doet het ook prima wat het moet doen’
Tip: gebruik een timer!
Tip: werk in kleinere blokjes als dat nodig is (25 minuten focus, 5 minuten pauze en herhaal)
Tip: geniet van je productiviteit
Tip: probeer het vandaag eens uit en zet een commentaar hieronder ter lering en vermaak van collegae managers
Voordelen op een rij:
weg is uitstellerij
weg is perfectionisme
weg is het tijdverlies aan (digitale) spiegeltjes en kraaltjes en klein bier
Twee weken geleden strandde ik op Heathrow op weg naar Los Angeles (voor een workshop met collegae). Mijn doorgaande vlucht was al vertrokken en ik voelde mij nogal verdwaasd op dit immense vliegveld. Gelukkig kwam er een echte gentle-man van British Airways, regelde een nieuwe vlucht, een transfer/hotel/diner en ontbijt en toonde vooral ook medeleven. Tijdens het vele wachten die dagen zag ik allerlei strepen en sterren van piloten die mij op het thema van deze week brachten. De noodzakelijke cockpit van de manager.
Er zijn drie basiszaken die je in ieder geval moet organiseren wanneer je overzicht, focus en control wilt.
1. Overzicht van je speelveld
Je moet weten waar je (met je team) van bent.
Hier gaat het om een overzicht van alle aandachtsvelden, verantwoordelijkheden, targets, netwerken, stakeholders, vergaderingen en (intern of externe klanten). Ervaring leert dat het handig om daar geen platte lijst voor te gebruiken maar te kiezen voor een mindmap.
Eenmaal ontwikkeld kun je dit overzicht onderhouden door het te reviewen met de volgende vragen:
is het overzicht compleet?
heeft ieder onderwerp een eigenaar?
krijgt alles de aandacht die het verdient?
2. Overzicht van je committments
Je moet weten waar je (en leden van je team) ‚ja’ tegen hebben gezegd in termen van resultaat.
Het gaat hier om een voortschrijdend overzicht van alle uitkomsten/resultaten in een platte lijst. Jij als manager hebt een lijst waar alles op staat met minimaal de kolommen:
wat is het gewenste resultaat (geformuleerd met een voltooid deelwoord)
wie gaat ervoor zorgen dat het resultaat tot stand komt (eigenaar)?
wanneer is de overeengekomen opleverdatum?
Wanneer je het overzicht opbouwt in Excel kun je selecteren op de kolommen en met voorwaardelijke opmaak een stoplicht hangen aan de data zodat het echt een cockpit overzicht geeft.
3. Overzicht van de acties
Je moet weten wat je zelf te doen hebt om ervoor te zorgen dat je speelveld helder blijft en je committments tot stand komen.
Hier gaat het om een paar categorieën acties:
op vaste datum en tijd (gaan in je agenda)
bijdragen die anderen moeten leveren om jouw stuk verder te brengen (gaan op de ‚wachten-op’ lijst)
acties die je gaat doen zodra tijd, energie en context passend is.
Met het in kaart brengen van je speelveld, je committments en je acties heb je een prachtige start van een persoonlijke cockpit waarmee je de zaak kan managen.
Heb je al dergelijke overzichten? Heb je nog tips? Ga je ze nu meteen maken? Laat het hieronder weten zodat anderen er ook plezier van hebben. Stel ik erg op prijs.
Nog niet op mijn lijst. Schrijf je dan hieronder in. Je ontvangt deze artikelen en andere gratis tools in je inbox.
Het is niet anders: zoeken van informatie met een computer gaat nu eenmaal een stuk sneller dan zelf zoeken in een bibliotheek.
Sterker nog: een bibliotheek vergt (voor je iets kunt opzoeken) ook nog eerst ordentelijk rubriceren en opbergen. En dat is in het digitale veld niet nodig. In principe heb je voldoende aan 1 grote map met bestanden en laat je de zoekmachine het werk doen.
Pile not File.
Dat durven we nog niet dus maken we allerlei map/map/map/map/mappen. Toch is dit ge-orden al snel verspilling van tijd, energie en intelligentie.
Probeer het eens uit in de mail.
Maak 1 nieuw mapje.
Geef het de naam ARCHIEF en knikker al de mails die je wilt bewaren er in.
Zorg dat je zoekfunctie in alle mappen zoekt.
Probeer een zeldzame mail eens terug te vinden door een woord in het zoekveld te typen.
Als je te veel hits krijgt doe dan woord-spatie-nog-een-woord.
Zie je wel: zo snel kun je zelf nooit zoeken en rubriceren en opbergen komt daar nog eens bij!
Ja, ik weet dat er heel soms een reden kan zijn om een mapje aan te maken. En uiteraard doe je dat dan gewoon, maar niet voor al je aandachtsvelden, vergaderingen, contacten en verantwoordelijkheden.
Het maken van notulen is vrijwel altijd overproductie. En dus vrijwel altijd corvee voor diegene die de sjaak is (beroepshalve of letterlijk als corvee).
Soms is de vergadering zelf zonder waarde. Tijdens de Personal Lean workshop doen we vergaderaudit die de waarde van de vergaderingen in kaart brengt.
Notulen worden opgesteld, verzonden, gelezen (?), geprint, besproken – tekstueel en inhoudelijk – , bijgesteld, vastgesteld en opgeborgen. Alleen omdat we dat zo gewend zijn. Opschrijven dat de voorzitter de vergadering opent en weer sluit, wat wie gezegd heeft en wat de discussielijn was, heeft vrijwel nooit toegevoegde waarde.
Wanneer wel notuleren?
In die doodenkele gevallen dat er een ‘historisch besluit’ genomen gaat worden, kan het handig zijn om vast te leggen wat de argumenten waren, wie welk oordeel had en hoe het besluit tot stand is gekomen. Hoe vaak maak je een historische besluit?
En omdat het wettelijk moet bij Raden van Toezicht, Raden van Commissarissen en dat soort gremia.
Hoe dan wel vastleggen wat de afspraken zijn? Een van de deelnemers zet zijn laptop open, opent een mailtje (of een OneNote pagina in een Kanaal in MS Teams) en legt het minimale vast. Na einde bijeenkomst zet hij/zij alle deelnemers in het ‘aan’-veld en drukt op ‘send’. Tegen de tijd dat iedereen op zijn werkplek is, staan de afspraken al netjes te wachten in de inbox.
Voldoet in het overgrote deel van de bestaande vergaderingen, bijeenkomsten enz. Is sneller, praktischer en scheelt een boel corvee (nog los van de kosten van de inzet van een beroepsondersteuner).
2. Actielijsten maken: Heeft mijn voortdurende aandacht (?!)
Veel vergadernotulen hebben een soort aanhangsel dat actielijst heet. Op deze lijst staan de afspraken uit de vorige vergaderingen die nog niet af te vinken zijn als ‘gedaan’. Als ik MT-vergaderingen bijwoon, wil het nog al eens voorkomen dat deze actielijst besproken wordt en voorzien van dit soort commentaar:
‘Mag erop blijven staan.’
‘Ben ik nog mee bezig’
‘Staat er zo lang op, mag er wel af”
en soms zelfs
‘Zou ík dat doen?’
enz, enz.
Mij bekruipt soms het gevoel dat de actielijst feitelijk een Misschien-Ooit-lijst is met het karakter: “Het heeft onze voortdurende aandacht (maar in de werkelijkheid verandert er niets).
3. Rondvraag: vuilnisbak van losse eindjes?
Op de meeste vooraf geformuleerde vergader-agenda’s staat ergens het onderwerp ‘rondvraag’. Het idee ervan is dat zaken die op dat moment aandacht vragen maar niet als agendapunt zijn opgevoerd toch een plek krijgen. In mijn ervaring kan dit punt voor veel gedoe zorgen als de voorzitter niet heel strak de touwtjes in handen heeft. Ontsporingen die ik regelmatig zie:
De rondvraag staat als eerste punt op de agenda en kost veel tijd waarmee de aandacht voor geplande en voorbereide agendapunten onder druk komt en de creatieve energie al opgesoupeerd is.
De rondvraag staat als laatste punt op de agenda en kost veel tijd waarmee de agenda uit zijn geplande tijd vliegt en mensen in de problemen komen met andere verplichtingen.
De rondvraag wordt een ‘vuilnisbak’ van allerlei onduidelijke zaken, ergernisjes, losse eindjes enz.
Dus:
Geen rondvraag op de agenda zetten en als u toch iets dergelijks wilt er ‘mededelingen’ van maken en aan het begin van de vergadering vastzetten in een strikte snelle ronde langs de deelnemers.
Van alle punten die echt op het allerlaatst toch ‘vreemd aan de orde van de dag’ op de agenda moeten, zeer kritsch bekijken of het niet ‘latest, loudest’-dingen zijn en als dat zo is, de indieners ervan feedback geven ter lering voor volgende keren.
We gebruiken cookies zodat deze website zo soepel mogelijk draait. Als je doorgaat met het gebruiken van de website, gaan we er vanuit dat ermee instemt.IK BEN AKKOORDNee, ik wil meer info
Laden...
