Af en toe krijg ik de verzuchting dat het onhandig is dat er geen weeknummers staan in Outlook. Terwijl het toch een wijd verspreid gebruik is om in weeknummers te communiceren (‘Kun jij in week 6?). Zowel in Outlook e-mail, als in Outlook agenda staan er wel van die handige maandoverzichtjes maar er staan standaard geen weeknummers bij.
Hoe krijg je die nu standaard wel in beeld?
- Outlook
- Ga naar het bovenste menu links.
- Klik op Bestand
- Klik op Opties
- Klik op Agenda
- Scroll naar beneden waar een rijtje opties staat
- Vink aan: Weeknummers weergeven in de maandweergave en de datumnavigator
- Klik op OK
Dat is het! Nu zie je ipv het linkerbeeld (zonder weeknummers) het rechterbeeld (met weeknummers).
Apple Agenda
De standaard agenda van de Mac is nogal rudimentair. Weeknummers kun je er gelukkig wel makkelijk instellen.
- Ga naar het bovenste menu
- Klik op Agenda
- Ga naar voorkeuren
- Ga naar geavanceerd
- Vink aan: ’toon weeknummers’
- Et voila!
Google Calender (bijgewerkt nav commentaar van Mascha)
- Ga naar instellingen (raderwieltje rechtsboven)
- Ga naar tab ‘Agenda’s’
- Scroll naar beneden naar ‘Andere agenda’s’
- Klik op ‘Door interessante agenda’s bladeren’ (staat rechts)
- Klik op de tab ‘Meer’
- Vink aan: ‘Weeknummers’
Je ziet nu het volgende in je agenda:
Laden...
(weten helpt een beetje)
Oud collega Arineke Elsenaar stuurde een tweet de wereld in die in een notendop een prachtige keten weergeeft en daarmee ook gelijk 6 overgangen zichtbaar maakt waar de communicatiefouten zomaar vanzelf opduiken.
De 6 plekken:
Zendende partij:
- Bedoelen: helder hebben wat je over wilt brengen en op welke manier
- Zeggen: dat vervolgens ook in woord (en gebaar) over kunnen brengen
De ontvangende partij:
- Horen: in wat er gezegd wordt kunnen horen wat er bedoeld is
- Begrijpen: voor je kunnen zien wat er aan actie nodig is, gewenst wordt, verwacht wordt
- Akkoord gaan: ja-zeggen tegen die actie, wens of verwachting
- Doen: en vervolgens ook nog handelen in het verlengde van actie, wens of verwachting
Niet zo vreemd dat het vanzelf misgaat en er moeite en oefenen (en vertrouwen en tolerantie) nodig is om communicatie vruchtbaar te laten zijn.
De herkomst van de reeks is onduidelijk (heb ik nagevraagd bij Arineke) maar blijkt zwervende wijsheid te zijn (die mij nog nooit had bereikt).
Laden...
De beroemdste artikelen en tips over deze balans gaan uit van de tegenstelling werk versus privé. Dat is niet zo heel vruchtbaar omdat ik uit eigen ervaring kan stellen dat het gaat om een drieling: werk/privé/mezelf. Dat is dan ook de route die we lopen in dit praktische artikel.
Meestal als iemand interesse heeft in dit thema zijn er een paar dingen aan de hand en vaak ook nog gecombineerd:
- Er ís geen balans tussen werk en privé.
- Werk heeft de overhand genomen.
- De onbalans levert stress op omdat iets of iemand alarmeert (meestal het eigen lijf of je partner).
In dit lange artikel geef ik een aantal basale tips om in beeld te krijgen waar de onbalans zich afspeelt, te weten welke keuzes je zou moeten maken (en tegen welke prijs) om de boel weer in balans te krijgen. Deze minimethodiek kun je herhaald inzetten want je bouwt een paar overzichten op die je kunt onderhouden.
Als eerste wil een drietal belangrijk veelgenoemde uitingen verkennen die te maken heb met deze onbalans.
‘Ik kan er werkelijk niets aan doen dat de balans verstoord is.’
Dat de balans eruit ligt komt omdat bijvoorbeeld:
- Je je baas moet vervangen omdat ze uitgevallen is;
- Je vlak voor een deadline zit van een groot project;
- Je jezelf moet bewijzen omdat je anders je vast contract mis loopt;
- Of misschien heb je net een tweeling gekregen en mis je een boel slaap;
- Of ben je in de levensfase waarin je ouders mantelzorg gaan vragen;
- Of wat het ook maar is.
Als je werkelijk gelooft dat je er niets aan kunt doen is dat een hele gevaarlijke gevoel of opvatting en bovendien principieel niet waar. Je hebt nu eenmaal altijd een keus. Het vervelende is dat iedere keus een prijs heeft en daarom is het van belang wel de goede keus te maken.
“Thuis ben ik met werk bezig en op mijn werk met thuis. Ik word er gek van.”
Je brein maakt geen onderscheid tussen werk en privé. Voor je eigen bestaan is het onderscheid kunstmatig want je kunt zomaar aan een nog te sturen email denken als je met je familie aan tafel zit en je brein herinnert je er net zo makkelijk aan dat je nog kattenvoer moet moet kopen als je in een bilateraal overleg bent op je werk. Omdat je brein geen onderscheid maakt tussen werk en privé kun je zelf wel denken in te onderscheiden rollen maar zul je een systeem moeten ontwikkelen dat overzicht geeft over al je levensdomeinen.
Bovendien is de tegenstelling werk privé incompleet.
In de werkelijkheid zijn er 3 levenssferen:
- Ik (mijn eigen ruimte en ontwikkeling),
- de sociale omgeving waarin ik leef (mijn familie, mijn buurt)
- en de bijdrage aan de maatschappij (mijn werk).
Alle drie de levenssferen eisen hun plek op. In die situaties dat je uit balans bent, is er al snel de neiging alleen te denken in de tegenstelling werk – privé waarmee je geen punt hebt om op te staan, om jezelf helderheid te geven en besluiten te nemen.
“Ik heb simpelweg geen tijd om alles te doen wat echt moet.”
Tijd is een factor maar pas wel op met rekenen. We doen even een kleine fatale (maar ook oneigenlijke) rekenexercitie. Er zitten 7 x 24 uur in een week = 168 uur. Die heb je te verdelen over 3 zaken: slapen, werk en privé. Slapen is ongelofelijk belangrijk in die situaties waarin er onbalans is (en anders ook).
De gemiddelde mens slaapt 8 uur per nacht die dus bijzonder goed worden besteed. Daarna heb je dus nog 168 – (7 x 8) = 112 uur over.
De meeste mensen hebben een arbeidsovereenkomst afgesloten die in essentie inhoudt dat zij een aantal uren gemiddeld per week arbeid leveren tegen een vastgesteld salaris per maand.Laten we in de rekensom vanuit gaan dat je hebt afgesproken dat je 40 uur werkt per week. Als het reizen naar en van je werk je gemiddeld 2 uur per dag kost, dan wordt het vervolg van de rekensom dat je 112 – 40 – 10 = 62 uur hebt voor privé.
In die 62 uur zitten nog allerlei ‘instand-houdingszaken’ zoals maaltijden, boodschappen doen, schoonmaken, opruimen enz. Trek je die er ook nog eens af dan zie je dat er nog maar bijzonder weinig voor ‘jezelf’ overblijft. Zeker als je er ook nog van allerlei andere kanten ‘contributie’ gevraagd wordt (familie, buren, maatschappelijke organisaties, school van je kinderen enz.).
Kortom als je de tijd als sturende factor gaat gebruiken heb je waarschijnlijk al heel snel een hopeloos gevoel omdat je geen eigen tijd meer lijkt te hebben. En dat is zeker een bron van diepe stress.
Omdat tijd een factor is zul je vrienden moeten worden met het fenomeen tijd in relatie tot je eigen aandachtsvelden en verantwoordelijkheden.
Als je tot hier hebt gelezen heb je de grootste hobbel al genomen. Je wilt er echt iets mee.
Mijn kleine methodiek is gebaseerd op de meest complete manier om naar stress te kijken.
Stress is afwezig in die situaties waarin je:
- Begrijpt wat er aan de hand is (verleden: overzicht en begrip)
- Betekenis geeft aan je eigen situatie (nu: label en focus)
- Invloed neemt/hebt (toekomst: grip)
Omgekeerd: als je geen overzicht hebt, niet begrijpt waarom je in de situatie bent waar je je in bevindt, je deze situatie niet kunt duiden, geen betekenis kunt geven en het beleven hebt dat je geen invloed hebt dan kom je in serieuze stress, val je om en brand je op.
We beginnen met het creëren van overzicht, gaan vervolgens labelen en voor- en achtergrond bepalen en daarna is het kiezen geblazen, gevolgd door besluiten als uitdrukking van het hebben van invloed op onze eigen situatie.
Stap 1: Overzicht: Je werkelijkheid van nu in beeld brengen
We maken als eerste een overzicht van alle aandachtsvelden en verantwoordelijkheden die het gevolg zijn van keuzes en besluiten die je eerder in je leven hebt genomen plus de zaken die nu eenmaal bij je horen omdat je mens bent. De beste manier om dit te doen is met behulp van een mindmap. Een mindmap is een tekening met een centraal thema, met er omheen hoofdthema’s en daar van getakt weer kleinere thema’s. Je kunt een mindmap zo gedetailleerd maken als je dat zelf wenst en nodig is om overzicht te krijgen en te houden.
Zie dit voorbeeld.
Zoals je ziet staan er alleen maar zaken op die niet ‘af te vinken’ zijn. Ze zijn er en ze blijven er tenzij jij echt een besluit neemt je werkelijkheid te veranderen. Een duidelijk voorbeeld van zoiets is het aandachtsveld ‘gezondheid’. Je gezondheid kan in balans zijn en dan hoef je er niets mee. Het kan ook zo zijn dat je gezondheid niet in balans is en je veel aandacht aan te geven hebt. Het thema gezondheid gaat nooit meer weg en zal ten alle tijden onderdeel uit maken van je werkelijkheid.
Op een complete mindmap staan alle aandachtsvelden en verantwoordelijkheden die in je leven bij je horen (vanuit eerdere keuzes) en die jou aandacht, tijd en energie vragen (of opeisen).
Stap 2: labelen en voor en achtergrond maken
De volgende stap is dat we nu ieder item op onze mindmap gaan bekijken met de volgende vraag in gedachten: krijgt het genoeg aandacht?
Daarbij zijn er 3 mogelijke uitkomsten:
- Ja, krijgt genoeg aandacht
- Nee, krijgt veel te veel aandacht (zet er een aantal ++ bij)
- Nee, krijgt veel te weinig aandacht (zet er en aantal — bij)
Vooral de laatste twee bevindingen zijn voor deze oefening van belang. Dit bekijken gebeurt vanuit een basis-balans-gevoel en dat is prima.
Het resultaat is nu dat je een mindmap hebt (een landschap) waarin je zichtbaar hebt gemaakt wat te veel en wat te weinig aandacht krijgt. En je zult kunnen beleven dat er twee wetmatigheden in werken.
- Op de onderwerpen waar er te veel aandacht zit geldt: Aanbod schept vraag. Hetgeen betekent dat het nooit genoeg is en ook nooit genoeg zal zijn.
- Op de onderwerpen waar er te weinig aandacht is geldt dat de vraag naar aandacht steeds luider wordt en uiteindelijk tot een crisis gaat leiden.
Stap 3. Kiezen en besluiten
Nu je in beeld hebt welke zaken te veel en te weinig aandacht krijgen kun je nog de volgende stap zetten. Waar kun je winst halen zonder al te veel consequenties.
Dit lijkt een simpele stap maar het vergt vermoedelijk nog wel wat denkwerk. Als een van de punten is dat er te weinig tijd voor klussen in huis (huisonderhoud) dan zou je kunnen besluiten geen TV meer te kijken (waarmee je misschien wel heel veel tijd wint), of het niet meer zelf te doen maar het uit te besteden (als je je dat financieel kunt veroorloven). Schrijf de opties uit in steekwoorden.
Kiezen: Waar zijn de zaken die echt moeten veranderen maar veel consequenties hebben?
Dit is al een echt moeilijke stap.
Hebben en houden is niet mogelijk. En hier is je denkvermogen niet meer je grootste vriend maar zul je vooral ook af moeten gaan op je gevoel. Bij welke gedachte wordt je panisch en bij welke gedachte durf je de ruimte te voelen en misschien wel blijdschap. Hier gaat het vooral ook om de reëele prijs te bepalen van je keus. Wanneer je er zelf niet helemaal uit komt zoek dan een goede vriend(in) op en spreek daar je overwegingen en mogelijke keuzen mee door.
Besluiten
Dit is de allermoeilijkste stap. Hier moet je groot denken. Moed hebben en je anker zoeken in jouw beeld van een goede toekomst voor jezelf ongeacht de prijs die er bij hoort.
Het juiste besluit zul je helemaal in je eentje moeten nemen. En zodra je dat doet en het besluit communiceert zul je moeten dealen met iedereen die er iets van vindt en je niet meer moeten laten ompraten om toch maar weer klein te denken, bescheiden te leven, je leven te accepteren, blij te zijn met wat je hebt enz.
Zo. Dit is het in essentie.
Wat volgt zijn nog een paar hulpbronnen
3 Links naar relevante artikelen
Zoom in zoom uit
Werkgeheugen vrijmaken
Sleutelroutines
3 boekentips (helaas allemaal Engels)
What got you here ..
The art of war
Get a grip (ook in ebook) warm aanbevolen vrolijk boek
3 tijdtips
- Stop met televisie kijken
- Zit iedere dag 1 kwartier stil en doe helemaal niets
- Zet alle online zaken een uur voordat je gaat slapen uit en zet ze pas weer aan nadat je een uur wakker bent.
Andere sophisticated-common-sense tips? Zet ze hieronder voor alle lezers van dit artikel.
Laden...
Als er een diploma emailen zou bestaan dan zouden deze 5 vakken op het curruculum staan:
1. Blindtypen
2. Zoeken (en vinden)
3. Gebruik van sneltoetsen ipv de muis
4. Regels (filters & waarschuwingen) gebruiken
5. Text-expanding
De 5e discipline in dit rijtje gaat over het hergebruiken door uitvouwen van vooraf bepaalde zinnen of stukken tekst middels het typen van een unieke code.
Hierna dus een mini-cursus textexpanding.
De unieke code heet een snippet.
De uitvouwtekst is de text
Het uitvouwen heet expanding
Dus: ik typ xdb en er komt automatisch ’s-Hertogenbosch te staan. En dat is handig want het is een rotwoord om te typen en omdat ik in ’s-Hertogenbosch woonde moest ik het nog al eens typen.
Iedereen heeft van die repeterende zaken waarvan het eigelijk zonde is dat je steeds weer moet typen.
Hoor graag van je. (snippet b.v.: hgj)
Kun je kijken of de agenda zo verstuurd kan worden? (kjka)
Mw. Mr. J.G.W. Van den Bogaarde – van Tongeren (mwbt)
Het is wel slim een snippet te kiezen die je nooit zomaar als lettercombi gaat gebruiken.
Hoe doe je dat?
Als je invloed hebt op je software gebruik je Textexpander voor de Mac of PhraseExpress voor Windows. Het voordeel van deze programma’s is dat ze hun truc ook uitvoeren op andere plekken als in de mail.
Als je (en dat zullen de meesten zijn) geen invloed hebt op de software gebruik dan kun je de autocorrectie-tabel gebruiken zoals die voorkomt in alle emailprogramma’s
Outlook:
Ga naar: Bestand/opties/email/spelling&autocorrectie/autocorrectietabel.
Zet in de linker kolom je snippet en in de rechter je text.
Terug naar een lege mail en testen maar.
Of selecteer de tekst die vaker wilt gebruiken uit de e-mail die je wilt gaan verzenden. In je e-mail iconen-balk kies voor ‘invoegen’ en zoek op het lint naar ‘snelonderdelen’. Sla jouw stukje tekst op als ‘autotekst’ en je hebt deze voortaan op deze plek beschikbaar in alle verse e-mail die je schrijft.
Of kopieer een handtekening en breidt de tekst van de handtekening uit met de tekst die je wederkerend nodig hebt en noem deze handtekening b.v. ‘uitnodiging functioneringsgesprek’. Door voor deze handtekening te kiezen heb je direct een hele complete e-mail geschreven.
Of gebruik sjablonen of snelonderdelen in Outlook
Heb je eenmaal de smaak te pakken dan kun je je uitleven. En hier kan geen enkele blindtype-kampioen tegenop!
Ik hoor graag of je textexpanding gebruikt en hoe je dit gebruikt. Deel je ervaring ajb hieronder in de reacties.
Laden...
Een agenda is een lijst. En ook nog een lijst waar we geleerd hebben blindelings op te vertrouwen (want het staat toch in de agenda).
In de agenda beheert een ambachtelijke manager 4 soorten tijd:
- Op tijd (start en eindtijden van bijeenkomsten)
- Neem tijd (zaken durven laten sudderen)
- De juiste tijd (doorpakken als het kan en nodig is)
- De omgekeerde tijd (steeds weer de oriëntatie op doelen en het definiëren van de eerstmogelijke actie)*
Om deze 4 tijden te beheren is het nodig dat je intuïtie de ruimte krijgt. Want als intuïtie door ‘drukte en gedoe’ niet kan werken ben je misschien wel ongeveer op tijd maar ga je geheid te snel wanneer je zou moeten durven terughouden; mis je het ‘moment suprême’; en kom je al helemaal niet aan kalibreren van projecten.
Daarom de tip van deze week. Wanneer je serieus zaak wilt maken van een manier van werken waarin overzicht, focus en grip geen toeval meer zijn maar resultante van een proces, dan kun je een klapper maken door het volgende te doen:
Zet iedere dag een blok van een uur in je agenda met als label ‘NIX’!
Het effect ervan is dat:
- Je tegendruk geeft tegen alles en iedereen die om aandacht vraagt
- Je tijd hebt voor sudderen
- Jouw intuïtie kan werken in de vrije ruimte
- Je kan werken aan overzicht, focus en grip
*Als je uit deze korte omschrijving mijn omgekeerde tijd niet begrijpt, kijk dan eens deze vrolijke 4 minuten video van Peter Vonk over TomTom.
Geef je ervaringen, bezwaren, reactie hieronder zodat we er allemaal wat aan hebben.
Laden...
“Hoe meer stappen in je workflow hoe meer verspilling.”
Het is de moeite waard om even op in te zoomen op deze oude wijsheid en er een paar kleine tips van af te leiden.
Voorbeeld 1 Handtekeningen
Als er drie handtekeningen nodig zijn voor een document dan is er minimaal de kans op de volgende typen verspillingen:
- Wachten
- Stapels/voorraden
- Heen en weren (zowel met het document als wat betreft de communicatie)
Maak er 2 handtekeningen van en het proces wordt al beter.
Maak er 1 van en je proces loopt zeker weten veel sneller.
Voorbeeld 2 Email kabinet
Als je als routine hebt dat je alle mail opbergt in een uitgebreid kabinet van folders en subfolders loop je tegen een aantal verspillingen aan:
- Stapels en voorraden (je laat de emails nl al snel in Postvak In staan als je het druk hebt)
- Zoeken (emails met meerdere onderwerpen hebben geen goed thuis)
- Complexiteit: Verzonden emails worden meestal uitgesloten van deze opberg-excercitie waarmee je geen complete communicatie in de folders hebt.
Wen er aan om alles in 1 groot archief te knikkeren, zet ‘zoeken in alle mappen’ aan. Je workflow is daarmee veel eenvoudiger (scheelt tijd, intelligentie en energie) en je bent van al deze verspillingen af.
Voorbeeld 3 Medewerker in dienst
Als er in een proces veel mensen een steentje bijdragen (bijvoorbeeld indienstneming van een nieuwe medewerker) dan ontstaan er zonder twijfel de volgende verspillingen:
- Heen en weren (vooral van communicatie)
- Wachten (vooral van de kandidaat medewerker)
- Complexiteit (veel mix van digitaal en papier) en logistieke en agendaproblemen
Als je dit proces een keer tekent met behulp van de techniek waardestroom-tekenen dan kun je er zeker een aantal verspillingen uithalen en je proces daarmee inkorten zonder kwaliteit te verliezen.
Reactie? Graag hieronder. Stellen we erg op prijs.
Laden...
In organisaties die al wat langer bestaan en meestal daardoor ook wat groter zijn wordt er in bijeenkomsten en vergaderingen veel gesproken (en soms ook gebabbeld of geknokt) over het proces, de formatie, het budget, het aantal uren, de verantwoording enz. Allemaal zaken die samenhangen met een bepaald gewenst doel of resultaat.
Ik zal een van de laatste zijn die ontkent dat dit noodzakelijke voorwaarden zijn, maar ze zijn ook niet meer dan dat. Uiteindelijk gaat het altijd over
Wat is er veranderd in de wereld na de/het klus/actie/project
Wie gaat daar voor zorgen
Wanneer is het geregeld
Want er verandert uiteindelijk pas wat in de wereld als een concreet mens iets doet.
Als je een snelle elegante organisatie wilt, is het wijs om de zaak zelfs om te draaien. Je komt dan in de volgende stappen
1. Bepaal met genoeg betrokken mensen het ‘Wat’
2. Zoek naar de meest logische, competente, beschikbare ‘Wie’
3. Committeer die man/vrouw aan een ‘Wanneer’
4. En vraag aan deze man/vrouw (!) om een zo beknopt mogelijk voorstel voor het ‘Hoe’
5. Laat de interne opdrachtgever daar een klap op geven.
Deze omkering scheelt heel veel intelligentie, energie en tijd.
Laden...
Deze week geen lees- maar een kijk-tip (en ook nog eens langer als 1 minuut). De video is deze week vrij gegeven door Michael Port en die een mentor voor mij is geweest in 2011 en 2012. Niet voor ‘public speaking’ maar voor de opbouw van een ‘small business’. Ik heb heel veel van hem geleerd.
Michael Port is inmiddels zelf inmiddels teruggekeerd naar zijn oude stiel: acteur. In de mix met zijn ondernemerservaring komt er iets heel bijzonders tevoorschijn dat echt interessant is voor iedereen die wel eens een presentatie moet geven.
Ik zet hieronder de link naar deel 1 van een 3-luik. Als je deel 1 boeiend vindt, raad ik je aan de beide andere delen ook te kijken. Heel veel inhoud, congruent gebracht door iemand die echt weet waar ie het over heeft (ik heb het hem 10-tallen malen live zien doen).
Deel I: ‘What not to do’
Laat me hieronder weten wat je er van vindt!
Laden...
(That is the question!)
Er wordt nog al eens wat ‘vernieuwd’ in deze wereld. Je kent natuurlijk zelf ook alle voorbeelden van zaken die goed werkten, goed waren en opeens een nieuwe inrichting, uiterlijk en prijs krijgen, en in de praktijk er helemaal niet beter op zijn geworden. In ieder geval niet vanuit de waarde van de gebruiker/klant.
Dat is buiten, in de wereld. Maar nu binnen in ons eigen bereik.
Drie stappen om te vermijden dat je gaat ‘verergbeteren’?
Investigation
- Goed nadenken welk probleem je op gaat lossen met de voorgenomen vernieuwing.
- Heb je wel het echte probleem in beeld?
- Hoe verhoudt dit probleem zich tot andere bekende problemen?
- Wat is het gewicht van het probleem
- Hoe vaak komt het probleem voor?
Interpretation
- Ideeën verzamelen met de anderen die bijdragen aan dit proces
- Scenario’s en opties verzamelen voor mogelijke oplossingen
- Als het mogelijk is een pilot, test verzinnen voor een beperkte periode en de resultaten ervan grondig evalueren
Implementation
- Een besluit nemen.
- Wie, wat en wanneer volledig uitwerken in een plan.
- Goed communiceren over de afwegingen.
- Bijspijkeren van kennis/vaardigheden faciliteren.
- Evaluatie plannen (en uitvoeren)
Drie belangrijke reflecties
- Als het geheel complexer wordt door de vernieuwing moet ik er harder over nadenken.
- Als het geheel duurder wordt of meer inzet van mensen gaat vragen moet ik er nog harder over nadenken.
- Als de uitvoerende medewerkers niet zijn betrokken bij de vernieuwing laat ik kennis, ervaring en draagvlak liggen.
Als je een aardig voorbeeld van ‘verergbeteren’ kent laat het ons weten hieronder in de comments.
Laden...
Omdat er ooit iemand bij Microsoft na ampel overleg heeft besloten dat in Outlook een nieuwe afspraak altijd een uur duurt staan er bij de meeste mensen veel afspraken van een uur in de agenda’s. Dat op zich is natuurlijk geen enkel probleem. Het wordt pas een probleem als er meerdere van die 1-uurs- afspraken na elkaar in de agenda staan.
Dat kan namelijk helemaal niet.
Je kunt niet op hetzelfde moment op de ene plek met een club eindigen en op hetzelfde moment met een andere club starten op een andere plek.
De consequentie is dat je of bij de ene bijeenkomst te vroeg vertrekt of bij de andere te laat binnenkomt.
In veel organisaties is dat al zo gebruik dat het eerste kwartier van een bijeenkomst rommelige tijd is waarin het vooral gaat om bijkletsen, koffie halen, heen en weren enz. En natuurlijk ook een moment van ergeren van diegenen die graag zouden willen beginnen omdat ze hun eigen schema en dat van anderen willen respecteren.
Mijn pleidooi is om het basisblok in de agenda te veranderen naar 45 minuten en alle bijeenkomsten, bila’s en overleggen wel te laten starten op het hele uur. Het laatste kwartier frictietijd kan dan worden gebruikt voor een beetje lopen, een hap en een plas. En heb je 2 blokken van 45 minuten nodig (wat overigens de langste boog is die mensen kunnen trekken) dan heb je daarna een half uur overlooptijd.
Bovenstaand is niet alleen theorie. Op de plekken waar het wordt gepraktizeerd blijkt dat het uitstekend kan zonder verlies van productiviteit. En het is natuurlijk vooral prettig voor diegenen onder ons die ‘back-to-back’ afspraakdagen hebben.
Ander goede agenda-ideeën? Meld ze hieronder zodat iedereen er voordeel bij heeft.
Laden...
Een klein citaat dat me op deze tip heeft gebracht:
“The word priority came into the English language in the 1400s. It was singular. It meant the very first or prior thing. It stayed singular for the next five hundred years. Only in the 1900s did we pluralize the term and start talking about priorities. Illogical, we reasoned that by changing the word we could change reality. Somehow we would now be able to have multiple “first” things. People and companies routinely try to do just that. One leader told me of his experience in a company that talked of “Pri-1, Pri-2, Pri-3, Pri-4, Pri-5.” This gave the impression of many things being the priority but actually meant nothing was.” [Essentialism | Greg MecKeown blz 16]
Ik leer managers en pro’s drie methodieken aangaande prio’s in mijn trainingen en seminars.
- De kwadranten dringend en belangrijk (Eisenhower/Covey/vdHulst)
- Pareto (20 % van de oorzaken leidt tot 80% van de resultaten)
- Triage (pluis/niet pluis op basis van professionaliteit)
Deze technieken hebben in zich dat je voor- en achtergrond creëert voor een goed antwoord op de vraag: Wat levert mij op dit moment het meeste waarde op om te gaan doen?
Het antwoord is afhankelijk van:
- Je energie van het moment
- De plaats waar je bent
- De spullen of de info waar je bij kunt
- En het overzicht dat je hebt van tijdgeest, missie, visie, gecommitteerde doelen, speelveld en toegezegde resultaten.
Het antwoord op de vraag wat ga ik nu doen leidt uiteindelijk noodzakelijkerwijs altijd maar tot 1 ‘very first or prior thing’
De tip samengevat: zorg voor overzicht, gebruik daarna zelfkennis en intuïtie en accepteer dat er altijd maar 1 prioriteit is.
Andere gedachten? Zet ze hieronder in de reacties zodat anderen er ook iets aan hebben.
Laden...
Deze week weer eens een tip voor een nationale Windows ergernis die ik deze week tegenkwam bij een manager.
Het probleem:
Je bent lekker aan het werk en opeens is je toetsenbord op hol. Een vraagteken typen is teveel gevraagd. Apenstaarten willen niet meer en punt-komma’s al helemaal niet meer. Het lijkt alsof er iets fundamenteel mis is met je PC. Dus opnieuw opstarten, buurman vragen, ICT-bellen enz. En voordat je het weet ben je een half uur verder met dit tut-probleem. Dat willen we natuurlijk niet dus op zoek naar diagnose en therapie. Daar gaan we.
De diagnose:
De ellende wordt veroorzaakt door de taalinstelling van het toetsenbord. Het lijkt soms alsof je toetsenbord
spontaan (en vooral ongewenst) schakelt tussen een Nederlands en Amerikaans toetsenbord. Standaard worden namelijk twee toetsenborden in Windows geactiveerd: Nederlands en Verenigde Staten (EN). Je zou denken dat Nederlands de default zou moeten zijn maar dat is dus niet zo. Je moet Verenigde Staten (EN) hebben om je toetsenbord te laten doen wat logisch is en op je toetsen staat.
Het schakelen tussen toetsenborden-instellingen gebeurt via de toetscombinatie linker Shift-toets en linker Control-toets. Het gebeurt nogal eens dat die per ongeluk ingedrukt worden (bv met ctr-shf-v voor verplaatsen van mail) met als gevolg dat er op eens andere tekens op je scherm verschijnen dan je op je toetsen staan.
De therapie:
Oplossing: druk nogmaals – maar nu bewust – op de linker Shift- en Controltoets. En voilá! het probleem is over!
Alternatieven:
Of: via de taalbalk in de taakbalk (voor de kenners) EN instellen
Of: via het configuratiescherm bij taalinstellingen EN als default instellen en als je durft de andere instelling weggooien dan kan het probleem zich nooit meer voor doen.
NB: heel soms moet het links-Alt links-Shift zijn (vooral bij laptops)
Laden...
Tis nu eenmaal kiezen!
1. Er zelf steeds meer tijd in stoppen (niet duurzaam)
2. Delegeren (wel duurzaam)
Het fundament voor het laatste bestaat uit drie lijsten:
Lijst 1: Alles wat ik liever niet doe
Op deze lijst komt alles wat ik in mijn werk benoem als managementcorvee. Zaken die nu eenmaal gedaan moeten worden maar waar je zelf een broertje of zusje dood aan hebt.
De kunst van het vullen van deze lijst bestaat eruit dat je let op je ergernissen en vandaar uit je bezint op zaken die je van je zelf weg kunt organiseren enz.
Lijst 2: Alles wat ik doe maar waar ik helemaal niet goed in ben
Op deze lijst komen alle dingen waarvan ik met een beetje eerlijke blik al snel moet zeggen dat ik er helemaal niet echt goed in ben en het ook niet snel zal worden.
Op deze lijst komen zaken die misschien wel aardig zijn om te doen omdat je er bijvoorbeeld veel van kunt leren. Of misschien levert het uitvoeren van deze zaken status op enz.
Lijst 3: Alles wat ik niet zou moeten doen
Dit is de moeilijkste lijst want daar is nog meer zelfkennis voor nodig en vooral het inzicht dat ik wel kan denken dat ik het beter zelf kan doen omdat ik het nu eenmaal het beste kan, de meeste kennis heb, het grootste netwerk heb, het al vaker aan de hand heb gehad enz. Hier zetten we ons zelf vast met mythes.
Op deze lijst komt alles op te staan dat mij afhoudt van het werken aan mijn echte prioriteiten; de zaken die ik ‘echt’ alleen maar zelf kan doen (ja, het onderscheid vergt zelfkennis) enz.
Dus TIP: Probeer eens om deze lijsten te maken (b.v. met 3 items per lijst) en deel ze in de ‘comments’ met mij en de leden van de Adjustintime-club.
Laden...
