Ik beken. Ik heb een haat-liefde verhouding met email.
Email is voor mij bij afstand de minst complete manier van communiceren, ziet er klunkie uit, kost als je niet oppast heel veel tijd en is daarnaast ook nog eens een kanaal dat te veel troep oproept ondanks alle filters die erop staan
Email is tegelijk onwaarschijnlijk gemakkelijk en betrouwbaar voor simpele zaken die geen vliegende haast hebben.
Vandaar dit stukje.
Good
- Email is betrouwbaar.
- Email is perfect voor eenduidige vragen die geen haast hebben.
- Email is a-synchrone communicatie. Ik stoor de ander niet en laat haar antwoorden op haar eigen tijd.
- Met een beetje professionele manier van email-verwerken houd ik eenvoudig en elegant overzicht, ben ik proactief en in control.
Bad
- Email kost niks dus komt er steeds meer van.
- Je kunt er bijlagen mee versturen (wie heeft dat verzonnen!).
- Je kunt met 1 klik ‘Reply All’ doen (wie heeft dat verzonnen!).
- Email is onveilig, iedereen langs het internet-pad die dat wil kan jouw emails lezen.
Ugly
- De meeste email landt in MS Office Outlook en dat is in het proces on-elegant, ziet er niet uit en heeft veel te veel toeters en bellen.
- De standaard inrichting van Apple Mail en Gmail is al niet veel beter.
- Humor, ironie, emoties per email leiden in de meeste gevallen tot misverstanden.
- CC-mail kan, en wordt gebruikt voor vrijwaring.
- Email is een drama als verplichte manier van communiceren met zg dienstverleners als helpdesk e.d.
De moraal van dit verhaal: Gebruik Inbox Zero, en pas in alle gevallen op dat je niet gaat leven in je email-programma. Je loopt anders al heel snel het risico dat je zonder het te weten bent toegetreden tot het leger van productiemedewerkers in de emailverwerkende industrie (en daar wil je niet bijhoren!).
Andere Good, Bad or Ugly’s? Zet ze in reacties hieronder zodat anderen daar ook wat aan hebben.
Laden...
De vele bedrijven en organisaties die een certificaat moeten hebben op straffe van korting, verscherpt toezicht of zelfs uitsluiting van hun maatschappelijke functie hebben helemaal geen keus. Ze zitten vast aan het voor hen geldende certificeringsschema, de normen en het verplichte auditcircus.
Derhalve kan het niet anders of de ‘macht’ van de certificerende instantie leidt tot een ‘externe macht’ die interne processen gaat sturen. En laten we duidelijk zijn: daar is deze certificering ook voor bedoeld!
De aanname is natuurlijk dat dit hele circus leidt tot een verbetering van de kwaliteit van de organisatie en derhalve van een betere waarde voor de echte klanten van de organisatie.
De certificeerder wordt daarmee tot verplichte klant en zal naar tevredenheid bedient dienen te worden worden. Omdat dit zo is lijkt de me de volgende stelling niet zo extreem:
De meeste kwaliteitsafdelingen zouden beter certificerings-afdelingen kunnen heten.
Wanneer dat zou gebeuren zou er een heleboel helderheid komen omdat niemand meer met de verwachting kan leven dat kwaliteit verzorgd is omdat er een afdeling is met die naam. En deze certificeringsafdeling kan aan het werk met alles te doen om het certificaat te verwerven en behouden.
PDCA
Vrijwel alle certificeringsschema’s en alle kwaliteitsystemen hebben als oergrond ISO en de PDCA-cyclus. Het verschil is dat de certificeringsbranche bij voorkeur gebruikt maakt van het geschreven woord (meerjarenbeleidsplan, jaarplannen, pannen van aanpak met ‘smart’-geformuleerde doelen, procesbeschrijvingen met her en der een stroomdiagram, planning en control-cyclussen, kwartaalrapportages, managementreview-verslagen enz.) leidend tot een (uitgebreid) kwaliteitshandboek.
De kwaliteitsbewegingen die los werken van certificeringen zoals lean, agile, scrum, six sigma gebruiken voor hun PDCA’s een veel breder scala van zaken en snappen dat het geschreven woord zo ongeveer de minst geschikte vorm is om kwaliteit aan de praat te krijgen, te houden of vast te leggen (zie voor een overzicht dit artikel).
Kwaliteit zit nu eenmaal in de waarde die de klanten van het primaire proces ervaren en nooit in het geschreven woord.
Tips
Mijn tips voor iedereen die er invloed op heeft:
1. noem het beestje bij zijn ware naam (afdeling certificering)
2. laat de verantwoordelijkheid voor kwaliteit waar deze hoort: in de lijn
3. gebruik de ordening van het certificeringsschema bij alle pdca-activiteiten in de lijn
4. laat de afdeling certificering haar creativiteit gebruiken om alles aan elkaar te knopen
als je dit goed doet voldoe je vanzelf en hoef je nooit meer zaken vreemd-aan-de-orde-van-de-dag te plannen of te doen omdat ‘het’ moet van ‘de HKZ/INK/NEN/BMI’, of wat het dan ook maar voor schema is.
Scheelt een heleboel stress, ergernis en verlies van intelligentie & tijd!
Laden...
Laten we het maar onder ogen zien: we zijn bar slecht in schatten hoe lang er nodig is om een gewenst resultaat te behalen of een project af te ronden.
We proberen het natuurlijk zo goed mogelijk te doen met behulp van watervalplanningen, Gantt-charts, Prince II-documenten, MS-project-software enz. Helaas, uiteindelijk klopt het nooit.
Dus wat wel te doen: gebruik maken van triangulation.
Dit prachtige woord staat voor een methodiek waarmee je uit verschillende bronnen data haalt voor een zo goed mogelijk schatting.
Voorbeeld
Stel dat je een schatting nodig hebt voor de tijd die het duurt om een keuken te schilderen. Je kunt dan gaan meten en oppervlakte maal schildertijd doen en nog wat marge erop en zo tot een tijd komen. Deze manier lijkt rationeel maar leidt, zo leert allerhande onderzoek, tot een schatting die ongeveer niets met de werkelijk benodigde tijd te maken heeft.
Een betere manier is het om drie mensen die ooit een keuken geschilderd hebben te vragen hoeveel tijd zij denken nodig te hebben. Als ze alle drie ongeveer dezelfde tijd nodig denken te hebben is het mooi. Als er twee uitersten zijn kun je deze naar elkaar laten uitspreken waarom zij denken die tijd nodig te hebben (van degene met de meeste uren kun je je voorstellen dat deze vertelt dat vooral het afplakken rondom kastjes veel tijd kost). Na deze uitwisseling wordt waarschijnlijk de schatting bijgesteld en daardoor beter.
Je maakt dus met triangulation gebruik van de concrete ervaring van professionals en kunt daarmee allerlei formeel planningscorvee achterwege laten. Slimmer, sneller, betere resultaten en leuker om te doen.
Laden...
Omdat je nu eenmaal nooit aan het eind van je actie of to-do-lijstje komt (er is altijd nog wel een mailtje te sturen) én omdat er een limiet is aan het aantal uren dat je kunt werken (ook 80 uur is een limiet) zul je je tijd moeten budgetteren.
Er zijn 3 grote blokken die in ieder geval een tijdpotje nodig hebben:
- Je sociale omgeving
- Je werk
- Jezelf
Die tijd voor jezelf wordt af en toe weggelaten omdat we er ten onrechte vanuit gaan dat er een slechts een balans nodig is tussen werk en privé.
Mijn stelling is dat dit nooit en nergens werkt omdat je zonder tijd voor jezelf je geen reeële positie hebt voor beeld, afweging en besluit óver die balans. Zie daarvoor dit lange artikel.
Binnen het werkblok kun je nog onderscheid maken tussen:
- Voorgedefinieerd werk* (alles wat ontmoeting met anderen is en vastligt in je agenda)
- Het definiëren van werk (je eigen klussen van mail tot weekreview) **
- Ad hoc werk (je weet wel dat het komt maar helaas niet wanneer)
* Wanneer deze werksoort meer dan 60 % beslaat van het aantal uren dat je gebudgetteerd hebt voor je werk kom je in de problemen (zie voor meer info dit artikel).
** Deze werksoort leidt al snel onder de paradox tussen bereikbaar willen zijn en gefocust kunnen werken.
Mijn tip van deze week is dus: denk eens na over de manier waarop je nu jouw tijd budgetteert en kijk of er verbetering mogelijk is.
Laden...
Als je zeker weet dat ‘iets’ werkt en je moet dat ‘iets’ steeds herhalen dan is het wijs om dat ‘iets’ vast te leggen in een routine.
Grof gezegd zijn daar 2 manieren voor:
Uniformeren
(gelijk trekken, vastleggen | doen zoals het hoort)
Uniformeringen worden zichtbaar in formulieren, digitale workflows, in normen voor specifieke beroepen.
Het voordeel is dat het proces of routine vast ligt en daardoor eenvoudiger overdraagbaar wordt voor nieuwe collega’s.
- Nadeel 1: Je routine wordt al heel snel dwingend en gaat in de weg zitten bij uitzonderingen (bijvoorbeeld bij dwingende digitale workflows).
- Nadeel 2: Uniformeringen hebben de neiging om steeds complexer te worden omdat we proberen de problemen van vandaag te tackelen door een nieuwe toevoeging aan de uniforme routine. Een klein voorbeeld daarvan is dat we onze schoenen dienen uit te doen bij security op het vliegveld.
Standaardiseren
(de laatste inzichten vastleggen | blijven nadenken over verbeteren)
Standaarden worden zichtbaar in checklists, in waardestroomtekeningen, in standard-operation-procedures etc.
Het voordeel van deze manier van vastleggen is dat de mensen die werken met de routine er eigenaar van zijn en blijven en dus ook steeds de standaard kunnen gebruiken om verbeteringen toe te voegen.
Het nadeel is dat deze manier van vastleggen alleen mogelijk is in een cultuur die gericht is op verbeteren (never-ending-improvement).
Kwaliteits-systemen krijgen als dragers van uniformering of standaardisering vaak de schuld. Dat is niet terecht. De ISO’s en INK’s van deze wereld zijn neutraal. Je kunt ermee uniformeren én standaardiseren. Uniformeren leidt al snel tot verstarring en tot verplichte review-acties op het moment dat de audits er weer aankomen. Standaardiseren vraagt om een permanente cultuur van empowerment en verbeteren.
Mijn tip: ga voor standaardiseren waar en zo snel als dat maar mogelijk is.
Laden...
Een re-actieve workflow bezit een of meer van de onderstaande kenmerken:
- ’s-Ochtends starten in Postvak-IN en deze vervolgens leidend laten zijn voor de invulling van je dag.
- Telefoon opnemen als je met een ander in gesprek bent.
- Weekreview-tijd opgeven omdat er iemand vraagt of je een momentje hebt of even mee wilt kijken.
De ellende van deze manier van werken is dat iets of iemand anders jouw workflow stuurt waarmee de kans groot is dat jouw eigen zaken niet de aandacht krijgen die ze verdienen.
De kunst is zelf te sturen en dus te werken aan de resultaten waar jij ja tegen hebt gezegd als jouw unieke bijdrage aan de organisatie waarin je werkt. Het lijkt sociaal, collegiaal, teamwork om ja te zeggen tegen alles wat langs komt. Toch betekent het vaak dat je daarmee jezelf klem zet en veroorzaakt dat je te weinig tijd hebt voor je eigen zaken en terecht komt in zelf veroorzaakt ‘dringend & belangrijk’ en/of ‘latest & loudest’.
Hoe blijf je daar (voldoende) uit?
Vier tips voor een creatieve ipv een re-actieve workflow:
- Maak iedere dag een hele korte lijst van maximaal 3 dingen die je vandaag in ieder geval wil doen.
- Kies zaken die toekomstgericht zijn en je creativiteit vragen.
- Maak in je dagschema een vaste plek om te starten met deze 3 zaken (het liefst als eerste in de ochtend).
- Streep door wat je af hebt (vindt je brein fijn).
Laden...
In de Inbox Zero systematiek zoals je die kunt leren tijdens de Online Workshop Inbox Zero, doe je de e-mails waarvan de verwachte actie korter is dan 2 minuten direct. De e-mails waarvan de verwachte actie langer is als 30 minuten gaan als afspraak met jezelf in je agenda (met een kopie van de e-mail als bijlage).
De e-mails daartussen (>2 en <30) gaan naar een map die als naam heeft Actie-mails (naam doet er uiteraard niets toe).
Conform de systematiek zitten daar alleen gelezen e-mails in (want ze zijn door de triage heenkomen en dus heb je ze gelezen en er het besluit over genomen dat ze in deze map thuishoren).
Ik kreeg pas de vraag of het mogelijk was te zien hoeveel van dit soort onder-handen-werk e-mails er in deze map zitten.
Hoe doe je dat in Outlook?
- Selecteer de map in het linkernavigatie deel van Outlook
- Klik rechtermuisknop
- Klik op Eigenschappen
- Vink aan: Totaal aantal items weergeven
Hoe zie je dat in gmail en apple mail?
Bij beide programma’s kun je niet op zo’n zelfde manier instellen. Je zult op de map moeten gaan staan. Op dat moment zie je rechts-bovenin (gmail) of midden-bovenin (apple mail) het aantal mails in de betreffende map.
Er is een norm voor de actiemail map: zorg ervoor dat deze nooit voller loopt als 1 scherm. Is dat onverhoopt toch het geval plan dan tijd om weer binnen 1 scherm te komen. En als het structureel zo is denk dan na over de reden waarom je zoveel aan het doen bent ipv aan het managen.
NB: Hoewel er veel voor te zeggen is om e-mail acties onder te brengen in een apart platform waar alle to-do’s hun thuis hebben, werkt de Inbox Zero systematiek voor de meeste managers met veel email het beste.
Als je eens een keer een workshop wilt over dit onderwerp laat het me weten via de contactpagina.
Laden...
We hebben voor sommige gedachten echt een beetje onhandige taal.
Deze week wil in 3 stellingen duidelijk maken dat eigenaarschap bestaat uit een paar componenten:
1. Afbakening van taak of zaak
2. Verantwoordelijkheid
3. Bevoegdheid én
4. Bereidheid om afrekenbaar te werken
Voor punt 4. van heb ik geen beter woord. Er zijn wel Engelse woorden die de lading dekken. Bijvoorbeeld het woord accountability. Maar hoe kun je dat nu vertalen? Is het verantwoordelijkheid? Nee dat dekt de lading niet. Is het verantwoordingsplicht? Mwah beetje calvinistisch.
Is het mijn afrekenbaarheid? Dat is beter maar wel heel hard en lelijk. Ik houd het toch even op die laatste voor mijn boodschap.
Stelling 1: Verantwoordelijkheid zonder afrekenbaarheid is een illusie
Als ik verantwoordelijkheid ben voor de veiligheid maar er niets aan doe en dus weggestuurd wordt na de eerste veiligheidscrisis was mijn verantwoordelijkheid een illusie van mezelf en mijn organisatie.
Stelling 2: Afrekenbaarheid zonder verantwoordelijkheid maakt mij als mens tot automaat
Wanneer ik zonder mij verantwoordelijk te voelen zaken of taken uitvoer maak je mezelf tot slaaf, soldaat of het ergste geval tot beul in ‘opdracht’ of ‘uit naam’ van een ander mens, systeem, principe of mythe.
Stelling 3: Als ik verantwoordelijkheid op mij heb genomen en afrekenbaar ben, draag ik bij aan een transparante op zelfsturende mensen gebouwde organisatie.
En dat is toch wat iedereen het liefste heeft. Het is simpel, duidelijk en effectief.
Laden...
Alle e-mailteksten die je vaker gebruikt en niet je uitdrukkelijke aandacht nodig hebben zou je moeten willen automatiseren. Dat automatiseren vergt soms wat puzzelen maar …. dat doe ik dan weer voor je!
Stel: je stuurt regelmatig uitnodigingen of bevestigingen (voor of van gesprekken bijvoorbeeld). Wat zou je met de beste standaardtekst kunnen doen zodat je deze altijd snel bij de hand hebt?
We gebruiken daarvoor de e-mail handtekeningfunctie. Ik beschrijf de truuk hierna in Outlook maar het zal duidelijk zijn dat een vergelijkbare werkwijze ook mogelijk is in gmail of apple mail.
Je normale handtekening ziet er misschien zo uit:
—————————–
Met vriendelijke groet,
Ad van der Hulst
—————————-
Uiteraard kan ik deze tekst aanpassen. En dat niet alleen maar ik kan deze natuurlijk ook langer maken. Bijvoorbeeld zo:
—————————-
Beste ….
Hierbij nodig ik je uit voor ons jaargesprek.
Datum:
Tijd:
Plaats:
Wil je me uiterlijk twee werkdagen van te voren laten weten welke onderwerpen jij aan de orde wilt hebben?
Met vriendelijke groet,
Ad van der Hulst
——————————
Deze hele tekst kan onderdeel worden van een handtekening en daarmee worden gebruikt als template.
Hoe doe je dat?
- Maak een nieuwe e-mail.
- Schrijf de tekst van je template.
- Kopieer alles inclusief de handtekening
- Doe rechtermuisklik op de handtekening
- Je komt nu in het hulpscherm voor handtekeningen.
- Klik op ‘Nieuw’
- Plak alles wat je hebt gekopieerd en geef de handtekening de naam van je template (in dit voorbeeld ‘uitnodiging jaargesprek’).
- Klik ‘opslaan’
Testen
- Maak een nieuwe mail aan.
- Doe rechtermuisklik op de handtekening.
- Kies ‘uitnodiging jaargesprek’ en je hebt het template geactiveerd.
- Vul de open plekken in (naam, datum, tijd + plaats) en de e-mail is klaar voor verzenden.
Gebruik
Je kunt voor allerlei repeterende e-mailteksten zo’n handtekening/template aanmaken.
Uiteindelijk kun je, door met de rechtermuisknop te klikken op de standaard handtekening, het juiste template kiezen en klaar ben je. En dat scheelt een boel corvee!
Laden...
Wie mij al wat langere tijd kent, weet dat ik een hartstochtelijk evangelist ben van de weekreview.
Hoewel iedereen na een preek van mij echt wel snapt dat het cruciaal is om een dergelijke gewoonte te ontwikkelen, blijkt het in de praktijk nog niet zo eenvoudig te zijn. Wat helpt is een goede borging. Dat kan op vele manieren en vandaag werk ik er één uit die in de praktijk vaak soelaas biedt.
Nodig:
- Een digitale agenda
- Een uur aan het begin van het laatste werkdagdeel
Hierna de stap voor stap instructie voor de inrichting.
- Maak een nieuwe kalender-gebeurtenis aan van een uur
- Geef deze gebeurtenis de naam: “Hoera! Weekreview”
- Geef deze gebeurtenis een kleur en liefst groen (kan in Outlook via categoriën)
- Maak er een wekelijks terugkerend agenda-item van
- Gebruik het notitieveld om een checklist te maken voor de drie fasen van de weekreview
Je hebt nu een terugkerend uitnodiging aan jezelf in een breinvriendlijke kleur én de checklist staat niet ergens in de krochten van je mappenstructuur maar is altijd bij de hand.
Wil je meer weten over de inhoud van de weekreview kijk dan hier.
Een goede weekreview zorgt ervoor dat je overzicht houdt, focus kunt aanbrengen en grip houdt gedurende de week. Wie niet op een vast moment reviewt doet het 7 x 24.
Als je eens een keer een workshop wilt over dit onderwerp laat het me weten via de contactpagina.
Andere ervaringen, tips? Zet ze hieronder in de reacties zodat we er allemaal wat aan hebben. Druk ajb hieronder op alle social media knoppen en/of op de rating-sterren als je dit een aardig artikel vind!
Laden...
‘Alles uít je hoofd en ín een betrouwbare lijst’ is de heilige graal van menig time-management-methodiek.
Het maken van een lijst met zaken die nog moeten is altijd een goede zaak. Ondanks het feit dat er door het maken van de lijst helemaal niets in de wereld is veranderd kun je toch het beleven hebben dat je weer overzicht en grip hebt.
Het resultaat van een dergelijke strategie is een lange groslijst met allemaal zaken die je op enig moment zou kunnen of moeten doen. Voor je brein is dat een ramp. Die lijst komt nooit af want wordt ook iedere dag weer aangevuld met allerlei nieuw spul. Je bent kortom dus nooit klaar. En dat vindt je brein niet fijn!
Twee opties die brein-vriendelijk zijn.
1. Werken met een sorteergegeven
Richt je groslijst zo in dat je kunt sorteren op een extra gegeven. Voorbeelden van zulke extra gegevens zouden kunnen zijn:
- De plek waar je iets kunt doen (stad/thuis/kantoor)
- Het gereedschap of de soort activiteit dat je ervoor nodig hebt (bellen/mailen)
- De persoon die je erbij nodig hebt
Enz.
Door dit goed in te richten kun je eerst besluiten waar je aan gaat werken en selecteert dan de betreffende serie to-do’s. Bijvoorbeeld belletjes of dingen die je alleen in de stad kunt doen. Voor je brein is dit prettig want wat je niet gaat doen is niet zichtbaar.
2. Werken met een ‘Vandaag’ lijst
De truc hierbij is dat je eenmaal per dag de groslijst doorloopt en er minimaal 3 en maximaal 5 to-do’s uithaalt die je vandaag wilt of moet doen (met inachtneming van beschikbare tijd en energie). Zet ze op een geeltje en vink ze af. Je doet je brein er veel plezier mee!
Een combi van deze twee opties werkt ook prima.
Laden...
Af en toe krijg ik de verzuchting dat het onhandig is dat er geen weeknummers staan in Outlook. Terwijl het toch een wijd verspreid gebruik is om in weeknummers te communiceren (‘Kun jij in week 6?). Zowel in Outlook e-mail, als in Outlook agenda staan er wel van die handige maandoverzichtjes maar er staan standaard geen weeknummers bij.
Hoe krijg je die nu standaard wel in beeld?
- Outlook
- Ga naar het bovenste menu links.
- Klik op Bestand
- Klik op Opties
- Klik op Agenda
- Scroll naar beneden waar een rijtje opties staat
- Vink aan: Weeknummers weergeven in de maandweergave en de datumnavigator
- Klik op OK
Dat is het! Nu zie je ipv het linkerbeeld (zonder weeknummers) het rechterbeeld (met weeknummers).
Apple Agenda
De standaard agenda van de Mac is nogal rudimentair. Weeknummers kun je er gelukkig wel makkelijk instellen.
- Ga naar het bovenste menu
- Klik op Agenda
- Ga naar voorkeuren
- Ga naar geavanceerd
- Vink aan: ’toon weeknummers’
- Et voila!
Google Calender (bijgewerkt nav commentaar van Mascha)
- Ga naar instellingen (raderwieltje rechtsboven)
- Ga naar tab ‘Agenda’s’
- Scroll naar beneden naar ‘Andere agenda’s’
- Klik op ‘Door interessante agenda’s bladeren’ (staat rechts)
- Klik op de tab ‘Meer’
- Vink aan: ‘Weeknummers’
Je ziet nu het volgende in je agenda:
Laden...
(weten helpt een beetje)
Oud collega Arineke Elsenaar stuurde een tweet de wereld in die in een notendop een prachtige keten weergeeft en daarmee ook gelijk 6 overgangen zichtbaar maakt waar de communicatiefouten zomaar vanzelf opduiken.
De 6 plekken:
Zendende partij:
- Bedoelen: helder hebben wat je over wilt brengen en op welke manier
- Zeggen: dat vervolgens ook in woord (en gebaar) over kunnen brengen
De ontvangende partij:
- Horen: in wat er gezegd wordt kunnen horen wat er bedoeld is
- Begrijpen: voor je kunnen zien wat er aan actie nodig is, gewenst wordt, verwacht wordt
- Akkoord gaan: ja-zeggen tegen die actie, wens of verwachting
- Doen: en vervolgens ook nog handelen in het verlengde van actie, wens of verwachting
Niet zo vreemd dat het vanzelf misgaat en er moeite en oefenen (en vertrouwen en tolerantie) nodig is om communicatie vruchtbaar te laten zijn.
De herkomst van de reeks is onduidelijk (heb ik nagevraagd bij Arineke) maar blijkt zwervende wijsheid te zijn (die mij nog nooit had bereikt).
Laden...
Ik beken. Ik heb een haat-liefde verhouding met email.
