Tijd is een wonderlijk fenomeen. En daaróm is er ook veel over te melden. Bijvoorbeeld over de drie verhoudingen die de individuele mens met de tijd kan hebben en ook nog dat ieder mens een van die dimensies als voorkeur heeft.
Toen:
De dimensie van de tijd die geweest is. Je bent als mens vooral in die dimensie wanneer je reflecteert, leert en misschien ook af en toe frustreert over het verleden. De meest vruchtbare verhouding is die waar je terugkijkt op een dag, week, maand, jaar, project en je afvraagt:
wat is er feitelijk gebeurd?
in hoeverre wijkt dit af van mijn plan?
moet ik daar nog iets mee?
waar wil meer van?
waar wil ik minder van?
Hier vind je de processors, de leandenkers, de onderzoekers en de wetenschappers.
Nu:
Het nu als dimensie van de tijd is bijzonder vluchtig en is niet eenvoudig bewust te beleven. We beleven het nu vooral indirect in flow. Daar waar we relaxed en geconcentreerd aan het doen zijn. De tijd verdwijnt in dit moment en duikt als fenomeen weer op als we uit flow zijn en ons realiseren dat het al weer tijd is voor het volgende.
Hier vind je de voor-elkaar-krijgers, de salesmensen, de operation-managers, de topsporters en de musici.
Straks:
De dimensie van de toekomst. Daar is alles nog mogelijk. Hier leven de plannenmakers, de creatieven, de kunstenaars, de marketingmensen, de visionairs. Kortom iedereen die vooral vooruit kijkt en kansen ziet.
Het begrip return on investment (ROI) wordt in de regel gekoppeld aan geld. In dit artikel koppel ik het aan tijd: Return on invested time (ROIT).
Geld kun je oppotten, je kunt er mee goochelen, je kunt het zomaar in grote hoeveelheden krijgen en weer kwijtraken. Dat kan met tijd allemaal niet. Weg is weg en komt nooit meer terug, en … iedereen krijgt er evenveel van op een dag. Reden te meer om stil te staan bij de keuzes die we maken ten aanzien van de onderwerpen waar we onze tijd aan besteden.
Werken met ROIT kan alleen maar als je jezelf in de reflectiemodus zet. Dus niet doen maar nadenken over. De weekreview is daar de meest logische plek voor hoewel het uiteraard ook op ieder ander moment kan.
ROIT toepassen
Waar speelt dit het duidelijkst en kun je dus goed beginnen? Bij nieuwe vragen of keuzes zoals:
je wilt een opleiding doen
je wordt gevraagd lid te worden van bestuur VVE of de Rotary
je ben van plan een nieuw app te gaan gebruiken
je hebt een nieuwe medewerker en moet die inwerken
je gaat een checklist of een procesbeschrijving maken
In al deze gevallen is het van belang om even na te denken wat het tijdsbeslag is aan de voorkant en wat je verwacht daarvoor terug te krijgen in waardes als: tijd, geld, energie, welzijn, erkenning enz. aan de achterkant.
Die inschattingen (investering en rendement) zullen vaak niet meer zijn dan een educated guess maar toch veel inzicht opleveren.
Dit artikel lezen kost je 1 minuut en levert je bij toepassing een veelvoud op. Een goed ROIT dus!
Disclaimer: Het gaat er uiteraard niet om ieder moment van de dag neurotisch efficient vol te stampen met allerlei belangrijke en waardevolle belevenissen. Niets doen of op een terrasje mensen kijken kan ook een uitstekende keus zijn!
Heb je voorbeelden? Ervaringen? Zet ze vooral hieronder zodat anderen er ook plezier van kunnen hebben.
Er is een wijd verbreid fenomeen in officeland. De naam ervan is SPOBILO en staat voor ‘spontane binnenloper’. De spontane binnenloper wordt nog wel eens verschillend gewaardeerd.
Ik kom managers tegen die er last van hebben en liever zo weinig mogelijk binnenlopers zouden willen hebben omdat het hen afhoudt van gefocust hun eigen werk doen (dus liever geen: ‘heb je een momentje ….?’).
Ik kom ook managers tegen die dit juist heel erg waarderen omdat dit moment misschien wel een heel complexe e-mailwisseling scheelt of een brandje in de kiem kan smoren.
En allebei hebben vermoedelijk een punt.
Toch is er wel iets mee aan de hand met de SPOBILO.
De paradox
Er is een, zeer zelden bewust gehanteerde, paradox die werkt in alle office-omgevingen.
Je wordt geacht de gehele dag geconcentreerd aan waarde-toevoegende zaken en taken te werken én je wordt geacht de hele dag bereikbaar te zijn. Dat gaat niet!
Het is het één of het ander.
Er zit dus niets anders op als deze paradox in het bewustzijn te tillen en er een bij jou passende inrichting voor te vinden. Die inrichting komt er op neer dat je communiceert wanneer de SPIBOLO welkom is en wanneer niet. Hoe consequenter je zelf bent in de toepassing van dit ritme hoe beter het gaat werken in jouw omgeving.
Hoe doe je dat
Manieren om dit in te richten:
eerste 2 uur van de dag deur dicht (voor focus werk)
een dag thuis werken
groene blokken in je agenda en deur dicht houden
zelf een dagelijks rondje van de zaak doen
Hoofdzaak is dat er onderscheid komt tussen de tijd die je gebruikt om focuswerk te doen en de tijd die eventueel beschikbaar is voor SPOBILO’s.
Heb je daar zelf nog een andere truuk voor? Laat het ons weten in de reacties hieronder zodat we er allemaal iets aan hebben.
Mijn leermeester Les McKeown in een quote: “The answer to “the new system blues” is quite simple” involve the eventual end users throughout the whole process.”
Een beroemd en pijnlijk voorbeeld.
Vorig jaar werd bekend dat Avon (beauty spullen) ¢125.000.000 af ging schrijven op een nieuwe SAP module die speciaal was ontwikkeld voor de salesmensen van het bedrijf. De meeste van deze salesmensen waren wat wij hier ZZP-ers zouden noemen.
Hoewel het programma precies werkte zoals het ontwikkeld en bedoeld was stemden de salesmensen met hun voeten. Zij vonden het een gebruikersonvriendelijk systeem en wilden er niet mee werken. In drommen liepen ze over naar de concurrent en haalden daarmee de bodem onder het basisproces uit van Avon.
Vandaar deze pijnlijke keus. Terug naar het oude systeem en het hele SAP-verhaal afschrijven als sunk-cost. Een heleboel van de salesmensen kwamen weer terug waarmee een dure les was geleerd.
Hoe kan dat gebeuren?
Processors zien de noodzaak van een nieuw systeem en gaan in gesprek met de leveranciers van systemen en ontmoeten daar uiteraard ook weer processors. Samen maken ze een fantastisch plan inclusief implementatie kick-off, workshops en trainingen.
De eindgebruikers zijn vaak operators die al heel snel in de gaten hebben dat een heleboel in het pakket ballast is en niet nodig om hun werk te doen. Operators zijn praktische mensen en houden van simpel. Waarmee de weerstand begint.
Klinkt het ver weg?
Ik denk dat je ze kent: De Sharepoint’s van deze wereld, of iets langer terug ‘Yammer’? Los nog van alle pogingen om CRM-systemen te implementeren.
Oplossing
Zoals Les McKeown schrijft: Laat de nieuwe processen en systemen niet ontwikkelen door processors alleen. Betrek echt vanaf het eerste moment de operators en laat hen steeds iedere nieuw stukje testen en daarmee voorzien van een reality-check.
Scheelt een heleboel geld en een boel frustratie. En voorkomt misschien ook nog wel dat je beste mensen weglopen.
Een deadline is een hard punt in de tijd. In dit artikel een mini fenomenologie van dit woord naar aanleiding van een VIP-coaching deze week.
Historie
Het woord komt uit de gevangeniskampen van de Amerikaanse burgeroorlog. De deadline was een zichtbare of vaak ook een denkbeeldige lijn een paar meter voor de feitelijke muur of schutting waar de kampmensen niet overheen mochten (deden ze dat wel dan werden ze neergeschoten). Via deze concrete betekenis is het woord overgenomen in de krantenwereld als dagelijks of wekelijks punt in de tijd waarna stoppen of wijzigen niet meer mogelijk is.
Arianna Huffington (van de Huffington Post | de grootste online-nieuwssite) schrijft in haar boek Thrive over het fenomeen deadlines: “Our current use of the word isn’t too far from its origin. Today we often use deadlines — real and imaginary — to imprison ourselves.”
Hier verschijnt de deadline als het zelfgekozen of opgelegde gevangen zijn in de tijd.
Onze gebruikelijke betekenis in managementland: De laatste dag/tijd waarop een klus geklaard dient te zijn.
3 Soorten deadlines
Ik zie drie soorten deadlines
Ik heb met mezelf een afspraak dat ik op die tijd/datum iets af heb. Uiteraard is deze deadline onderhandelbaar met mijzelf. Verplaatsen levert wel altijd een slecht gevoel en verlies van energie op.
Ik heb een ander in een sociaal ‘contract’ uit vrije wil toegezegd te leveren op een bepaald tijd/dag. Over deze deadline heengaan veroorzaakt schade vooral aan de kant van vertrouwen en daardoor in het betrouwbaar zijn.
Er is een deadline van buiten op mijn pad gekomen en of ik nu wil of niet ik zal dit punt in de tijd serieus moeten nemen. Deze opgelegde deadline kan komen van een baas, van een overheid, van een instantie waarvan ik afhankelijk ben enz. Niet voldoen aan de deadline slaat terug op mijn belang.
Hoe nu zinnig om te gaan met dit fenomeen deadline?
Wees wijs met het aantal deadlines. Te veel maakt je slaaf van klok en agenda.
Plan ver van te voren bekende deadlines zodanig dat ze niet eens verschijnen als bijzonder punt in de tijd (kwartaalrapportages, marap, burap, begroting, jaarrekening etc)
Zet je eigen deadline een tijdje voor de door andere opgelegde deadline zodat je jezelf geen onnodige stress bezorgd.
Vermijd al te veel procedurele deadlines (‘plan van aanpak voor de concept-onderzoeksrapportage moet op die tijd/dag op de agenda staan van een tijdelijke stuurgroep xyz’) die niets met een verandering in de wereld te maken hebben.
Andere inzichten, tips, ervaringen? Graag hieronder in de reacties zodat we er allemaal iets aan hebben.
Een van de grote inzichten die je zo maar kunt opdoen op de weg naar minder corvee en meer resultaat is dat het niet nemen van een besluit op het moment dat het zou kunnen, er automatisch voor zorgt dat je een tweede keer zult moeten kijken naar de zaak, de e-mail, het verzoek, het onderwerp. En misschien zelfs wel een derde keer.
Er is een handig acroniem dat je zou kunnen helpen bij het besluiten zodra het ook maar enigszins mogelijk is. OHIO
O nly H andle I t O nce
Behandel een item maar één keer.
Kan het altijd in één keer? Nee helaas niet. Maar wel veel vaker dan je zelf denkt en daarmee is de Ohio-regel wel de moeite waard om eens een tijdje mee te leven.
OHIO video
En misschien heb je nog wel een hele andere associatie met Ohio wanneer je van mijn generatie bent. Ohio als plaats waar de protesten tegen de oorlog in Vietnam uitliepen op 4 dode studenten. en Crosby, Stills, Nash & Young het moment vereeuwigden in hun muzikale protest (‘Tin soldiers en Nixon comin’)
Er zijn 5 fasen in iedere logisch proces dat gaat over effectiviteit, efficiëntie of productiviteit. Ieder van die fasen is verbonden met ambacht en met slimme gewoontes. Het is de verdienste van David Allen dat we het nu zo vanzelfsprekend vinden om deze 5 fasen te onderscheiden. Voor 2002 hadden we de fasen wel in beeld maar nog niet deze onontkoombare volgordelijke logica. Ik presenteer ze hier op mijn eigen manier.
De eerste fase is verzamelen. Hoofdregel voor verzamelen is: alles wat jouw aandacht vraagt verzamel je een Inbox. Verzamelen kent twee richtingen.
Het wordt automatisch voor je verzameld zoals bij voicemails, post en e-mail .
Vastleggen van losse eindjes, ideeën, plannen zoals ‘kattevoer kopen, deze film kijken, idee voor vakantie, die-zou-nog-dat-voor-me-regelen enz. enz.
De kunst is ALLES wat je aandacht vraagt eerst maar eens te parkeren op een betrouwbare plek buiten je hoofd. De clou is het besef dat de verzamelplek, de Inbox, het voor-portaal van je bestaan is. Het feit dát je iets verzameld hebt wil nog helemaal niet zeggen dat je er iets mee gaat doen. Dat bepaal je in de volgende fase.
Besluiten
De tweede fase bestaat eruit dat je regelmatig genoeg naar je Inbox(en) gaat en alles zich daar in bevindt uit de verzamelfase, voorziet van betekenis voor jou en er een besluit over neemt. Varianten van deze betekenis kunnen zijn:
kan weg ga ik niets mee doen
moet ik actie op ondernemen
moet ik vastleggen om te controleren of een ander wel levert zoals afgesproken
hoef ik nu niets mee maar wil ik wel terug kunnen vinden
wil ik over drie weken nog een keer bekijken want dan weet ik meer
enz. enz.
Organiseren
In de derde fase maak je gebruik van een bij jouw aard en aanleg passende slimme manier om alle betekenisvormen te organiseren. Uiteraard buiten je hoofd. Hier komen we op het terrein van wat ik betitel als Persoonlijk Dashboard.
Wat je daar in ieder te organiseren hebt zijn overzichten van de volgende zaken:
Waar ben ik van? (mijn speelveld)
Waar ik ‘ja’ tegen gezegd? (mijn resultatenoverzicht)
Wat moet dus allemaal doen? (mijn actielijst)
Wat hebben anderen mij toegezegd? (mijn wachten op)
Waar besteed ik het beste mijn tijd en aandacht aan? (mijn agenda)
Kiezen
Op het moment dat je in de uitvoering gaat kijk je in je agenda of naar je actielijst en doet datgene wat in je agenda staat of kiest een item uit dat gezien de tijd die je hebt, de energie die je hebt, de plek waar je bent en de verwachte toegevoegde waarde als het af is, het meeste oplevert.
Doen
En de rest is gewoon DOEN! Relaxt zonder afgeleid te worden door allerlei losse eindjes want die hebben allemaal een plek in jouw dashboard.
Onderhoud: Daar is tie weer. Zonder weekreview als wekelijks onderhoud valt je systeem en manier van werken geheid weer uit elkaar. Dus die hoort erbij!.
Inbox Zero is een simpele en elegante e-mail methodiek die zorgt dat jouw Postvak In minimaal eenmaal per dag leeg is.
De combi tussen onze methodiek en jouw voorkeuren maakt je tot een Inbox Zero Hero die nooit meer de basale stress heeft die wordt veroorzaakt door het gevoel dat er nog ergens ‘tikkende tijdbommen’, ‘monsters’ en belangrijke ‘wacht-ik-op’ e-mails verstopt in zitten in jouw e-mailmoeras.
Rust, overzicht & grip in plaats van ‘ik doe maar wat’.
Inbox Zero is een tool uit de gereedschapskist van Personal Lean. Onder het kopje ‘Free Stuff’ kun je een twee delen van het Handboek Personal Lean downloaden. In deel I staat een basale handleiding voor Inbox Zero.
De twee problemen van e-mail opgelost
E-mail is stiekum van middel naar doel verschoven.
We staan te vaak in een reactieve modus als het over e-mail gaat. We zijn er druk mee, er komt nooit een eind aan, het kost veel te veel tijd. Kortom we kunnen, als we niet oppassen, ons zelf zo maar zuchtend terugvinden als medewerker in de e-mail-verwerkende industrie. En dat was toch echt niet de reden waarom je op deze planeet rondloopt.
Er is helemaal geen methodiek.
Veel van ons hebben helemaal geen methodiek, proces of strategie als het over e-mail gaat. We doen maar wat. We zijn ooit achter een PC terecht gekomen waar iemand ons heeft gewezen waar het icoontje voor het e-mail-programma zit (meestal Outlook). Vanaf dat moment is de hele wereld er vanuit gegaan dat we meedoen met het grote, uitdijende, en vaak ook clunky, rommelige, tijdverslindende e-mail-spel. Met alle gevolgen van dien.
De methodiek Inbox Zero in vogelvlucht
Postvak In krijgt een eigen en zeer specifieke functie: verzamelen
Je Postvak IN is een brievenbus voor elektronisch vervaardigde communicatie-zaken: een postbus dus. In je Postvak IN wordt alle nieuwe, verse ongelezen e-mail verzameld. En dat is tegelijk de enige functie van Postvak IN. Verzamelplek als voorportaal van je leven en werk.
Bekijken is besluiten
Een e-mail bekijken leidt automatisch tot het nemen van een besluit over de betekenis van de e-mail. De betekenis van de e-mail bepaalt de actie waarbij de varianten zijn:
ik moet iets doen en dat kan direct nu
ik moet iets doen maar niet nu
iemand anders moet iets doen
ik neem een procedureel besluit: ik bekijk deze e-mail later als ik meer info heb
ik wil deze e-mail terug kunnen vinden en er zit nu geen actie aan
ik wil er helemaal niets mee en ook niet bewaren
Vier mapjes is alles wat we gebruiken
Mapje ‘actiemail‘ voor alle e-mail waar je zelf iets gaat doen maar niet nu direct
Mapje ‘wachten op‘ als waterdichte administratie van alle e-mail waar je nog een antwoord op wilt krijgen
Mapje ‘parkeren‘ voor alle e-mail die je in de gaten wilt houden tot dat je er een besluit over neemt
Mapje ‘archief‘ voor alle e-mails waar geen actie aan verbonden is en die je terug wilt kunnen vinden
Dat is het het. Niet meer.
Verder passen we de volgende zaken aan:
Leesvenster uit waar dat maar kan (in ieder geval in Postvak IN)
Piep, bliep & knor uit
We optimaliseren de zoekfunctie
We zetten tellers op de mapjes
We gebruiken sneltoetsen
De norm is vervolgens simpel: minimaal een keer per dag is Postvak In leeg (zero).
Er zijn nog een aantal aanvullende inzichten die je gaan helpen om met Inbox Zero je e-mail goed te verwerken en beheren die volgen hieronder.
Drie typen van e-mail beheer
Er zijn globaal drie stijlen om e-mail te verwerken. Wil je weten welke werkstijl jij van nature hebt? Doe dan deze korte (gratis) test en je krijgt de eerste twee delen van het Handboek Personal ook toegestuurd. In het eerste deel staan alle tips en trucs voor Inbox Zero -direct toepasbaar -.
1. De visionaire/creatieve-stijl
De visionair verzint regelmatig de mooiste systemen waarvan het meeste in de hitte van de strijd van alle dag snel slijten. Het resultaat van deze stijl is een hybride systematiek met een heleboel mapjes, een beetje werken met taken, sommige zaken die geautomatiseerd zijn en toch ook een heleboel e-mails in Postvak In.
2. De operator-stijl
De operator ziet Outlook als een noodzakelijk kwaad en denkt er liefst zo min mogelijk over na. Alles blijft in Postvak In staan, wordt weer ongelezen gezet of maximaal voorzien van kleur of vlag. E-mail mag ten slotte geen tijd kosten. Het gaat om de dingen voor elkaar te krijgen waar e-mail de drager van is.
3. De processor-stijl
De processor heeft plezier in een goed functionerend e-mailproces. Hij/zij verdiept zich in de mogelijkheden van b.v. Outlook, weet de snelle-toegang-werkbalk te vinden, maakt volop gebruik van snelle stappen en regels en waarschuwingen en kan genieten van een smooth draaiend e-mail proces.
Inbox Zero zoals hier beschreven levert alle drie de stijlen een prachtige uitgangspunt. De visionaire stijl heeft een goed werkende basis. De operator kan veel sneller uit de e-mail want alles is lean en klopt. De processor kan checken met zijn systeem en her en der slingers en ballonnen ophangen of weghalen.
Inbox Zero en Lean Office
Inbox Zero is een van de tools in de gereedschapskist Lean Office. Door Inbox Zero te gebruiken hebben we een proces waarmee je de 7 verspillingen uit e-mail haalt.
Overproductie: te veel, te vroeg en te vaak e-mailen, cc-en
Transport: heen en weren van e-mail (re:re:re: enz)
Opslag: overvolle inboxen waardoor er overal zaken stagneren
Wachten: geen administratie van uitstaande vragen
Complexiteit: proberen om complexe zaken via de e-mail communicatie op te lossen
Herwerk: nog een keer starten van draadjes omdat ze plat zijn gevallen
Overbodige beweging: zoeken van e-mail
Wanneer e-mailen en wanneer bellen
Er zijn grofweg 5 manieren om met elkaar te communiceren. Nummer 1 is de meest complete manier en nummer 5 is de meest incomplete manier. Allemaal fantastisch indien niet misbruikt. Daar komen ze:
Live met elkaar spreken (synchroon + compleet)
Je hoort niet alleen een stem maar krijgt ook alle non verbale nuances mee. Je hoort niet alleen de inhoud (wat wordt gezegd) met beleeft ook de rest (wat wordt bedoeld). Live heeft de voorkeur bij alles wat ook maar even complex en/of dringend is.
Teams, Skype/Google-meet/FaceTime etc. (synchroon + half compleet)
Heeft als grote voordeel dat je niet fysiek naar elkaar toe hoeft en scheelt dus verplaatstijd. Je levert er wel iets mee in maar blijft toch redelijk dicht bij live-ontmoeten, zeker als je elkaar regelmatig live ziet.
N.b. Als je skype zonder video gebruikt dan geldt dit bovenstaand niet.
Bellen (synchroon + kwart compleet)
Bellen is snel en als zaken niet heel complex zijn werkt het fantastisch. Het vraagt geen voorbereidingstijd.
Je hoort alle nuances van de menselijke stem maar mist wel alle non-verbale communicatie.
Chat zoals Teams, sms, WhatsApp, Slack, Yammer etc. (a-synchroon en super snel)
Werkt heel snel voor eenduidige afstemmingsdingetjes. Kan zelfs met clubs zodat iedereen op de hoogte blijft zonder direct te hoeven reageren.
E-mailen (a-syncroon en plat)
Uitstekend voor niet complexe en niet dringende zaken. Mits je werkt met Inbox Zero is e-mail een heel goed en betrouwbaar communicatiemiddel.
Het e-mail kwadrant
Ik ga uit van twee dimensies die weergegeven worden in een matrix: dringend en complex.In deze matrix ontstaan derhalve 4 kwadranten:
Q 1 = niet dringend, niet complex
Q 2 = dringend, niet complex
Q 3 = niet dringend, wel complex
Q 4 = dringend én complex
Q2.
Wanneer er veel tijdsdruk is (dringend niet complex) kun je beter geen e-mail gebruiken (je gaat 112 tenslotte ook niet e-mailen), de kans dat iemand spontaan snel reageert is niet groot en niet zeker. In gevallen van grote urgentie is bellen of langsgaan een veel betere optie. Zeker omdat er in de meeste organisaties geen enkele afspraak is over de maximale, uiterste reactietermijn.
Q3.
Wanneer een item zeer complex (en niet dringend) is dan is, behoudens in het geval van juridische of andere onderhandelingen waar het aankomt op zeer precieze formuleringen, e-mail geen goed medium. Probeer maar eens je vraag te stellen aan een helpdesk die alleen per email te bereiken is. In de meeste gevallen wordt jouw vraag niet begrepen en kost het een aantal keren heen en weren voordat je het gewenste antwoord hebt. Met een kort belletje was het antwoord vermoedelijk veel sneller gegeven.
Q4.
Wanneer een item dringend én complex is, dan is email uiteraard een totaal ongeschikt communicatiemiddel (behalve soms als begeleidend verschijnsel van andersoortige communicatie).
Q1: Niet dringend en niet complex: dit is het eigenlijke domein van email. Voor zaken die niet dringend en niet complex zijn, is email mits gehanteerd in de Inbox Zero methodiek een uitstekende optie.
Software gebruiken die je helpt bij Inbox Zero?
Pas op! Er is veel software op de markt of zelfs ingebouwd die je belooft te zullen helpen bij het bereiken van Inbox Zero. Het is maar zeer de vraag of die je gaat helpen (zorg dat je eerst met het handje kunt zagen voor je een elektrische koopt!). Uiteindelijk is het allemaal post voor jou en jij bent dan ook de enige die betekenis toe kan kennen aan een e-mail en daarmee ook de enige die kan bepalen wat de juiste plek en tijd is voor deze e-mail.
Software of ingebouwde hulpmiddel en filters die je helpen ordenen kunnen zinvol zijn. Software die pretendeert voor jou te besluiten zou ik mijden. Deze software is in een vele gevallen een kunstmatige oplossing voor een ander probleem.
Zorg dat je je systeem onderhoudt, e-mail krijgt die betekenis voor je heeft. Organiseer deze op basis van die betekenis en houd je systeem zo simpel als maar enigszins mogelijk is.
Samenvattend: E-mail is een betrouwbaar en handig communicatiemiddel maar heeft nogal wat beperkingen en gebruiksaanwijzingen wil je het de baas blijven en niet verzanden in de reactieve e-mail-verwerkende industrie. Inbox Zero is de koninklijke weg om een goed proces in te richten dat het fundament vormt voor een productieve, elegante en slimme manier van e-mail verwerken en beheren.
De kroniek van Inbox Zero
Inbox Zero is een begrip en een idee van Merlin Mann. In 2007 heeft Mann een presentatie voor de medewerkers van Google gehouden met als strekking: ‘e-mail is een monster en jullie kunnen maar beter zorgen dat je er goede methodiek voor ontwikkelt anders vreet het jullie op’. Hij gaf een eerste denkrichting voor een dergelijke methodiek aan door voor te stellen dat Postvak In een nieuwe functie zou krijgen. Mann heeft ooit het plan gehad om deze methodiek uit te werken in een boek. Verder dan een paar artikelen is het nooit gekomen.
Ben je al een Inbox Zero Hero. Lees dan eens deze blogpost.
BCC staat voor Blind Carbon Copy en is één van de 4 keuzes die je hebt bij het versturen van een e-mail. De andere keuzes zijn AAN, CC en RA (Reply all). In dit artikel benoem ik een aantal manieren om BCC te gebruiken. Ik eindig met een aantal tips.
BCC in de meest zuivere vorm
Je stuurt een e-mail aan een ander en tegelijk zet je aan derde persoon in BCC. Effect: deze derde persoon leest mee zonder dat de tweede persoon dat kan zien. Daar zijn 2 varianten van.
1. De derde persoon is jouw assistent of collega die daarmee op de slimste manier geïnformeerd wordt zonder dat de ontvanger dat hoeft te zien. Jij blijft als verzender in charge van de hele conversatie en de keus voor BCC komt voort uit een soort front-office back-office beeld.
2. De derde persoon wordt via de BCC ‘stiekem’ geïnformeerd (baas/jurist leest mee). Aan deze variant zit een dikke schaduwkant. De communicatie is niet transparant en gelijkwaardig (niet iedereen heeft op het zelfde moment dezelfde informatie). Daarnaast is er in deze tijd van smartphones en tablets nog een bijkomend risico. Je kunt op deze apparaten niet goed zien dat je in BCC en niet in CC staat waarmee je het risico loopt dat je een reactie geeft zonder dat je zichtbaar was in de communicatie. Je zit als het ware opeens aan tafel.
BCC aan groepen die elkaar niet kennen
Een hele handige functie van BCC. Op het moment dat je een e-mail (uitnodiging bijvoorbeeld) wilt versturen aan een groep uit jouw adresboek zet je jezelf in AAN en alle ontvangers in BCC. Het effect ervan is dat iedereen alleen jouw en het eigen e-mail-adres ziet en niet ook alle e-mail-adressen van de anderen.
BCC als manier om informatie te verzamelen
Deze manier van gebruik van BCC helpt je om uit een groep op een snelle manier informatie te verzamelen zonder dat er allerlei ongewenste communicatie op gang komt tussen de deelnemers van de groep.
Voorbeeld: je vraagt aan een groep een snel advies over een bepaald onderwerp. Wanneer je alle mensen in AAN zet dan heeft de ontvanger de keus om alleen jou te informeren of gebruik te maken van RA waarmee iedereen jouw reactie kan zien. Zet je alle ontvangers in BCC dan is die tweede optie niet meer mogelijk.
Tips voor BCC
Snap wat je doet op het moment dat je BCC gebruikt.
Als je iemand mee wil laten lezen zonder dat dit zichtbaar is, gebruik dan de optie om de verzonden e-mail te forwarden. Daarmee voorkom je het ongewenst ‘aan tafel zitten’.
Gebruik BCC altijd op het moment dat je een groep mensen wilt e-mailen die elkaars e-mailadressen niet hebben.
Gebruik BCC om te voorkomen dat RA kan worden gebruikt (‘er staat een gele auto met de lichten aan op de parkeerplaats’)
Er zijn globaal drie stijlen om email te verwerken.
1. De visionaire/creatieve-stijl
De visionair verzint regelmatig de mooiste systemen waarvan het meeste in de hitte van de strijd van alle dag snel slijten. Het resultaat van deze stijl is een hybride systematiek met een heleboel mapjes, een beetje werken met taken, sommige zaken die geautomatiseerd zijn en toch ook een heleboel emails in Postvak In.
2. De operator-stijl
De operator ziet Outlook als een noodzakelijk kwaad en denkt er liefst zo min mogelijk over na. Alles blijft in Postvak In staan, wordt weer ongelezen gezet of hoogstens voorzien van kleur of vlag. Email mag ten slotte geen tijd kosten. Het gaat om de dingen voor elkaar te krijgen waar email de drager van is.
3. De processor-stijl
De processor heeft plezier in een goed functionerend emailproces. Hij/zij verdiept zich in de mogelijkheden van b.v. Outlook, weet de snelle-toegang-werkbalk te vinden, maakt volop gebruik van snelle stappen en regels en waarschuwingen en kan genieten van een smooth draaiend email proces.
De systematiek Inbox Zero hebben in de loop der jaren zo ontworpen dat alle drie de stijlen er een prachtige basis aan hebben. De visionaire stijl heeft nu een goed werkende basis. De operator kan veel sneller uít de mail, want alles is nu lean en klopt. De processor kan vergelijken met zijn systeem en her en der slingers en ballonnen ophangen of weghalen.
En waarom? Omdat productiviteit nu eenmaal een grote persoonlijke kant heeft!
Dus laat me hieronder weten: welke stijl heb jij? En hoe zie ik dat ik dat in je Outlook of ander mailprogramma terug?
Om in control te komen en vooral ook te blijven is het noodzakelijk om regelmatig en het liefst iedere week op je eigen berg te gaan zitten en te kijken naar alles wat er zich zoal heeft gespeeld, alles wat aan zit te komen en natuurlijk al je overzichten actueel te maken.
Het grote voordeel van de weekreview doen is dat je gedurende de week veel beter op je intuïtie kunt varen en ieder weekend vakantie hebt!
Het niet doen van de weekreview betekent voor je brein dat deze 24/7 aan het reviewen blijft en dat kost tijd, energie en mentale bandbreedte.
Een dergelijk review heeft een vaste opbouw. Je hoeft het dus niet zelf te verzinnen hoe je dit nu eens zult aanvliegen.
Als je nog nooit een weekreview hebt gedaan begin dan met de terugblik (1 week) en de vooruitblik (8 weken) van je agenda. Daarmee krijg je vast de smaak wel te pakken.
Het prachtige begrippenpaar Vital few & Trivial many komt van Joseph M. Juran en heeft een directe relatie met Pareto’s 80/20 wetmatigheid.
Als je niet de hele dag in de brandweermodus werkt (alles lijkt van rechts te komen, maakt een boel lawaai en eist voorrang op) maak je waarschijnlijke gebruik van deze logica. Je kijkt naar de zaken die je het meest waarde opleveren én je bovendien de minste tijd en energie kosten. In die zaken zit de hefboom.
De Pareto-regel stelt en bewijst dat er een onevenredige verhouding is tussen oorzaak en gevolg. Sommige acties leveren meer rendement dan anderen.
20% van de oorzaken leveren 80% van de gevolgen.
In 20% van je tijd genereer je 80% van je resultaten.
In 20% van je resultaten lever je 80% van je toegevoegde waarde
Je kunt die Pareto-regel als onontkoombaar zien (want dat is ie theoretisch ook!) of er aan werken dat je actief steeds minder tijd besteedt aan de trivial many om steeds meer tijd te kunnen besteden aan de vital few.
Vier strategiën die daarbij helpen
niet meer doen
dat is uiteraard de beste strategie maar is niet altijd mogelijk
time-boxing
realistisch krap plannen en tevreden zijn met ‘huishoud-kwaliteit’
automatiseren
eerst standaardiseren en dan zo veel mogelijk softwaretruukjes het werk voor je laten doen
delegeren
iemand anders blij maken (voor wie dit werk misschien wel tot de vital few kan behoren)
Tip samengevat:
Streef er actief naar de vanzelfsprekende 80% trivial many terug te brengen tot 50% zodat je 50 % tijd kunt besteden aan de vital few.
Ps: Leuk weetje: In zijn nadagen veranderde Juran het begrippenpaar in Vital Few & Useful Many.
Een gat in de Nederlandse managementliteratuur is gedicht!
Het is mijn collega Taco Oosterkamp gelukt om zijn jarenlange ervaring met eigen teams, met coaching en training, om te zetten in een logisch opgebouwde, zeer praktische delegeer-handleiding voor managers, leiders en ondernemers.
Voordat het boek te koop was stond het al op nr 3 van de bestsellerslijst van managementboek.nl. Dat zegt iets over de fan-base van Taco en zeker ook iets over de behoefte ten aanzien van gestolde ervaring, wijsheid en tips over dit onderwerp van een erkende pro (die daarnaast ook nog eens een bijzonder aardig mens is).
Opbouw van het boek
Na het inleidende hoofdstuk volgen vijf hoofdstukken met hele concrete, en morgen uit te voeren | winst opleverende, tips.
ken je eigen getal en dat van je medewerkers
leer je medewerkers alleen nog binaire mails te sturen
gebruik zelf ‘ik weet niet hoe dat moet’
doe voor 11 uur nooit urgente zaken
zoek op waar je om heen loopt en delegeer juist dat
Na het lezen van ieder hoofdstuk kun je de tip direct toepassen en levert het jezelf en je team tijd, energie en intelligentie-bandbreedte op. Bandbreedte die je vanuit de logica van het boek uiteraard direct daarna in gaat zetten om nóg meer (en schaamteloos) te delegeren (en daarmee je medewerkers en team te ontwikkelen).
Het middendeel en misschien ook wel de kern van het boek is de nadruk die Taco legt op zelfkennis. Zonder gedegen zelfkennis en de bereidheid om daar mee te werken blijft delegeren een ingewikkelde zaak.
In het derde deel volgen nog een aantal hoofdstukken die ingaan op de ontwikkeling van medewerkers en teams als gevolg van bij jou passend delegeren.
Twee zaken die ik hier wil noemen zonder de rest te kort te doen:
een prachtige reeks van 10 niveaus van delegeren (hfdst 11)
een handleiding voor het opbouwen (en uiteraard door anderen te onderhouden) wekelijks dashboard met de belangrijkste parameters die jou helpen bij je rol (hfdst 14)
Bij het boek hoort toegang tot een online-training en een website met allerlei templates en voorbeelden.
Waardering
Voor mij heeft Taco een aspect uitgewerkt dat tussen regels door verstopt zit in Getting Things Done van David Allen maar wel heel noodzakelijk is (en een beetje te amerikaans verwerkt zit in The 4 Hour Workweek van Tim Ferriss). Tot nog toe was het behelpen wanneer het over delegeren ging. Nu is er gelukkig deze handleiding.
Ik ben blij dat dit boek er is. En ik denk dat veel van de lezers van mijn artikelen en tips er goed aan zouden doen die 2 tientjes te investeren. Je krijgt ze van mij terug als je het niks vond (maar dan wil ik het boek wel van je zodat ik het door kan geven aan een ander).
Kortom: een bijzonder bruikbaar boek voor iedereen die meer wil/moet delegeren.
Mijn simpele advies: koop Schaamteloos Delegeren en gebruik de inhoud voor een beter en productiever leven voor jou en je teams.
We gebruiken cookies zodat deze website zo soepel mogelijk draait. Als je doorgaat met het gebruiken van de website, gaan we er vanuit dat ermee instemt.IK BEN AKKOORDNee, ik wil meer info
Tijd is een wonderlijk fenomeen. En daaróm is er ook veel over te melden. Bijvoorbeeld over de drie verhoudingen die de individuele mens met de tijd kan hebben en ook nog dat ieder mens een van die dimensies als voorkeur heeft.
Laden...
