Nee, ik ben niet zielig. Mijn derde hersenhelft is juist heel handig en geeft ruimte in mijn hoofd. Mijn derde hersenhelft bevindt zich namelijk niet in maar buiten mijn hoofd. Het is een systeem dat vertrouwd wordt door mijn brein en waarin ik van alles op kan slaan en vooral ook heel snel weer kan terugvinden.
Bijvoorbeeld al deze zaken:
- wat moet ik nog doen (ook wel: wat zijn mijn opties)?
- waar heb ik ja tegen gezegd?
- wat is mijn speelveld?
- welke grote doelen en projecten heb ik?
- hoe ziet wild succes eruit?
- wat is de reden dat ik hier op deze planeet rondhobbel?
en ook nog dit:
- mijn draaiboeken
- mijn checklists
- mijn lijstjes (boeken, films, cadeau’s)
- enz enz
Mijn derde hersenhelft krijgt nog wel eens een andere behuizing omdat ik het aardig vind om van alles uit te proberen maar woont op dit moment in Workflowy (Tagline: ‘Make lists | Not war’).
Uiteraard offline en online. Ook op mobiel en tablet. Mooi, snel, nauwelijks leercurve.
Disclaimer: Een derde hersenhelft werkt alleen als je het minimaal 1 maal per week grondig bekijkt en ordent (in de weekreview). Anders kwijnt het weg.
Andere ervaringen, tips? Zet ze hieronder in de reacties zodat we er allemaal wat aan hebben. Druk ajb hieronder op alle social media knoppen als je dit een aardig artikel vind!
Laden...
Simplicity is de kunst om zaken simpel te maken en te houden. En dat is niet zo eenvoudig om de eenvoudige reden dat zaken nu eenmaal vanzelf weer complex(er) worden of hun simpele functie niet meer kunnen uitvoeren omdat de omgeving veranderd is.
Blijft over: regelmatig stil te staan en kijken naar wat complex, clunky, rommelig is geworden en er iets mee doen. En dat is een kunst.
De eer voor de mooiste omschrijving van deze ‘kunst’ komt toe aan Leo Babauta. Hij heeft een klein boekje geschreven dat “The Power of Less” heet. In dat boekje schrijft hij het volgende:
‘Simplicity boils down to two steps:
- Identify the essential
- Eliminate the rest‘
En dat is het. Daar is niets meer aan toe te voegen behalve een mooi initiatief van Johan de Wit van Nordhaven.
Podcast: Digital Minimalist
Johan is deze week gestart met een Podcast (en website): Digital Minimalist. Johan stelt zichzelf op als leergierig modern mens die wil leren begrijpen wat er zo aantrekkelijk is aan de digitale afleiding, en hoe je daar met een minimalistische blik naar kan kijken. De eerste podcast verkent de vraag. In de volgende afleveringen interviewt hij mensen die mogelijk een deel van het antwoord hebben (ik vind het een eer dat ik er een van ben).
Nooit Podcast geluisterd? Een podcast is te vergelijken met een radio-uitzending die je op je eigen moment kan luisteren. Je kunt je erop abonneren in bijvoorbeeld iTunes. Maar nog simpeler is deze weg:
- download de app Overcast (ios) of Stitcher (Android) op je telefoon
- druk op het plusje
- type in ‘digital minimalist’
- druk op abonneren
- de podcast verschijnt en je kunt de eerste aflevering luisteren
maximaal 2 minuten en je kunt luisteren waar en wanneer je maar wilt.
Andere ervaringen, tips? Zet ze hieronder in de reacties zodat we er allemaal wat aan hebben. Druk ajb hieronder op alle social media knoppen als je dit een aardig artikel vind!
Laden...
T’is een weet. En waarschijnlijk ook allemaal niet zo bijzonder of nieuw. Maar toch wel eens aardig om op rij te zetten. Hoeveel manieren zijn er om andermans of andervrouws tijd te verspillen? Dat zijn er vast onwaarschijnlijk veel.
Ik heb er hieronder 10 op rij gezet om even bij te glimlachen en misschien ook wel als inspiratie om even over na te denken en zélfs misschien als inspiratie om iets anders te gaan doen (hetgeen uiteraard mijn hoogste ambitie is bij het schrijven van deze stukjes).
De lijst van 10
- ja zeggen | nee doen
- te laat op een afspraak komen (zonder dat te hebben laten weten)
- je niet voorbereiden op een afspraak
- je eigen deadlines verslapen en daarmee andere meenemen in jouw stress
- binnenvallen met ‘heb je een momentje’ en een uur blijven hangen
- bellen als het met een e-mail ook prima zou kunnen (simpele niet dringende zaak)
- e-mailen als het bellen had moeten zijn (complexe of dringende zaak)
- je druk maken over zaken waar jij en je gesprekspartner geen invloed op hebben
- vergaderingen door laten gaan terwijl er geen of nauwelijks bespreekpunten zijn
- trivia melden in de rondvraag en daar over in gesprek willen gaan
Andere voorbeelden, ervaringen, tips? Zet ze hieronder in de reacties zodat we er allemaal wat aan hebben. Druk ajb hieronder op alle social media knoppen als je dit een aardig artikel vind!
Laden...
De meesten van ons kennen FIFO als ‘first in first out’. Dat lijkt in veel gevallen natuurlijk ook een hele logische strategie. Eerst de oude voorraden opmaken en de boel in flow houden.
Vakbondsgebruik
Er is echter iets merkwaardigs aan de hand met e-mail en dus ook met Inbox Zero. We hebben een vakbondsgebruik overgenomen. In de af en toe aan het bizarre grenzende streven naar transparantie en heldere rekenregels geldt bij ontslagrondes de regel LIFO: ‘last in first out’. Degene die het laatst is gekomen gaat er als eerste weer uit. Dat te naïeve principe zorgt voor veel ellende in organisaties (en uiteraard voor vergrijzing).
En dat ook precies wat we doen met onze e-mail. Verse e-mail krijgt als eerste aandacht. Daar zit helemaal niet veel strategie achter. Het simpelweg volgen wat de default-standaard inrichting is van Outlook. Sorteren op datum en de meest recente bovenaan.
Tip voor Inbox Zero
Wanneer je nog een beetje aan het wennen bent aan Inbox Zero en er af en toe toch nog best een boel e-mails in Postvak IN blijven staan kies dan een tijdje voor FIFO ipv LIFO. Het werkt als volgt. Klik op de naam van de kolom waar de datum staat. Daarmee keert de volgorde zich om!
De oudste e-mail staan nu bovenaan. En nu is het simpel een kwestie van een besluit nemen over iedere e-mail en als deze niet direct weg of door kan, opbergen in een map die past bij de betekenis die deze e-mail voor je heeft. Werkt als een tierelier.
Laden...
Ik heb het privilege om veel agenda’s te zien van drukke mensen. En vaak agenda’s van drukke mensen die ‘er iets aan willen doen’. Die agenda’s hebben één ding gemeen: ze zitten vol met afspraken. En dat is nu eenmaal niet productief. Daarover een paar gedachten.
Je agenda is een lijst die vol staat met verschillende categorieën zaken:
- informatie die hoort bij de dag maar geen afspraak is (verjaardagen, piketdiensten)
- afspraken met anderen
- afspraken met jezelf
- en als het goed is lege tijd die noodzakelijk is voor ‘ad-hoc’-zaken
Voor wie zich afvraagt waarom je afspraken met jezelf moet maken hier een rijtje zaken die daarbij horen.
- e-mail verwerken
- vergaderingen voorbereiden en nabereiden
- nadenken en lezen
- stukken uitwerken
- dag en weekreview doen
- opruimen
In de agenda beheer je jouw meest schaarse bronnen namelijk tijd, aandacht en energie.
Al je medewerkers, collega’s en bazen willen jouw aandacht en tijd. De vraag is letterlijk oneindig. Ook al zou je twee maal zo veel uren in de werkweek stoppen dan nog zouden er vragen komen die niet passen want: aanbod schept vraag!
Wanneer je je agenda vol zet (of anderen toestaat deze vol te zetten) met afspraken met anderen dan komen de zaken die je zelf moet doen niet aan bod en is er geen ruimte voor ad-hoc-zaken. En daar gaat het fout. Je vergroot zonder het te willen en weten je werkweek en komt in een negatieve spiraal terecht.
De vuistregels voor het vullen van de agenda volgen uit een wetmatigheid die ik hier heb beschreven:
- afspraken met anderen souperen maximaal 60 % op van het aantal uren dat je in je werk wilt stoppen
- afspraken met jezelf + ad-hoc-zaken vullen de andere 40 %.
- voor afspraken met jezelf gebruik je een andere kleur (bij voorkeur groen)
Met deze paar vuistregels zorg je ervoor dat je agenda geen tuut wordt!
Laden...
In het Taoïsme is er een begrip Wu Wei dat staat voor ‘weten wanneer niet te handelen’. De uitbreiding ervan is Wei Wu Wei dat staat voor ‘handelen zonder te handelen’. Dat is uiteraard een paradoxale omschrijving die erom vraagt na te denken over de bedoeling.
Toen ik Wei Wu Wei voor het eerst zag begreep ik er niet zoveel van maar had wel direct een beleven dat het voor onze onderwerpen een relevant en positief begrip zou kunnen zijn. Daarom een paar gedachten en tips.
We zijn met allen in ons werk vooral gericht op doen, meters maken, verschil maken, verder brengen. Alles onder het motto: er verandert pas iets in de wereld als er iemand iets gaat doen. Dat lijkt heel logisch en rationeel. Of alle acties die we doen ook positief uitpakken is daarmee vaak nog maar zeer de vraag.
Bewust niet handelen kan ook zeker wel het gevolg zijn van een reflectie op een situatie. En daarmee dus ook een vorm van passief handelen zijn. Ik denk na over een acute situatie en beoordeel deze zo dat mijn opties voor handelen geen van allen een postitief resultaat zullen brengen. Ik besluit dan ook niet te handelen en goed te kijken hoe de zaak zich vanuit de betreffende context en dynamiek zich ontwikkelt. Wei Wu Wei: handelen zonder te handelen.
Waar zou je Wei Wu Wei kunnen gebruiken?
- intervenieer niet bij projecten (beschrijf hoogstens wat je waarneemt)
- stap niet in een conflict tussen twee medewerkers
- laat een te-mooi-om-waar-te-zijn aanbod gewoon lopen
- bepaal een gewenst resultaat en geef het daarna over
Kortom maak niet handelen tot vast onderdeel van je handelingsrepertoire en je doet jezelf en anderen een groot plezier.
Andere ervaringen, tips? Zet ze hieronder in de reacties zodat we er allemaal wat aan hebben. Druk ajb hieronder op alle social media knoppen als je dit een aardig artikel vind!
Laden...
Tijd vinden om stappen te zetten op het Personal Lean pad is niet moeilijk. Stop bijvoorbeeld met TV kijken.
Er zijn tenslotte heel veel redenen om geen televisie te kijken. In dit korte artikel ik zet ik er tien op rij.
- Tv kijken kost heel veel tijd
- Tv kijken maakt je fantasie lui
- Tv kijken zorgt ervoor dat je minder denkt, praat en leest
- Tv kijken leidt tot drinken, snoepen en snacken
- Tv kijken is veel te vaak reclame kijken
- Tv kijken dwingt je in een tijdframe dat je niet zelf kiest
- Tv kijken levert geluid/herrie op in de sociale ruimte
- Tv kijken brengt in je een collectieve schijnwerkelijkheid van politiek, hype en sensatie
- Tv kijken zorgt ervoor dat je minder beweegt
- Tv kijken beïnvloedt de kwaliteit van je slaap
En de omkering is uiteraard ook allemaal waar
- Geen tv kijken levert je uren per dag op
- Geen tv kijken zorgt ervoor dat je je eigen beelden maakt
- Geen tv kijken geeft je tijd en ruimte om te denken, praten en lezen
- Geen tv kijken houdt je af van onbewust en uit gewoonte drinken, snoepen en snacken
- Geen tv kijken betekent af zijn van alle vreselijke reclame
- Geen tv kijken betekent dat je je eigen ritme kunt houden
- Geen tv kijken zorgt ervoor dat er meer stilte kan zijn in huis
- Geen tv kijken laat je genuanceerder waar het politiek, hype en sensatie betreft
- Geen tv kijken geeft ruimte voor doen en bewegen
- Geen tv kijken zorgt dat je je eigen dromen droomt en niet tv-beelden aan het verwerken bent
Laden...
Vragen zijn bijzondere zaken. Ze leiden tot reflectie, nodigen uit tot keuzen, geven inzicht en overzicht en kunnen betekenis opleveren. In deze post 25 vragen waar ik zelf ervaring mee heb. Wie weet zit er iets voor je bij.
- Wat is het ergste dat er zou kunnen gebeuren?
- Wat zou ik doen als ik maar een kwartier tijd had?
- Wie zou mij hierbij kunnen helpen?
- Wat zou ik eens kunnen uitproberen?
- Wat zou ik kunnen lezen?
- Wat kan ik nu wat ik een jaar geleden niet kon (en wat kan ik volgend jaar wat ik nu niet kan)?
- Waar wil ik meer van?
- Waar wil ik minder van?
- Wat heb ik geleerd vandaag?
- Hoe ziet mijn wereld er over 3 jaar uit als alles lukt wat ik wil?
- Waar ga ik mee ophouden?
- Begrijp ik wat er gebeurt?
- Kan ik betekenis geven aan wat er gebeurt?
- Heb ik invloed op wat er gebeurt?
- Heb ik geluisterd vandaag?
- Heb ik overtuigd ‘nee’ gezegd vandaag?
- Heb ik overtuigd ‘ja’ gezegd vandaag?
- Heb ik vandaag gelachen?
- Heb ik het wonder van de dag gezien of er over heen gekeken?
- Heb ik vandaag een keer stil gezeten (mijn ademhaling gehoord)?
- Wat is het beste advies dat ik mijzelf nu zou kunnen geven?
- Als ik het niet nú doe, wanneer doe ik het dan wel?
- Welk woord geeft het beste mijn anker in het leven weer?
- Welk woord geeft het beste mijn norm in het leven weer?
- Welk woord geeft het beste de brandstof van mijn leven weer?
Bonusvraag: Word ik hier blij van?
Andere vragen, tips? Zet ze hieronder in de reacties zodat we er allemaal wat aan hebben.
Druk ajb hieronder op alle social media knoppen als je dit een aardig artikel vind!
Laden...
Het is vermoedelijk de eerste keer dat ik reclame maak voor een app voor op je smartphone. Toch is het zo ver. Braintoss is een briljant simpel tooltje voor het op één plek verzamelen van ideeën, moetjes/todoetjes enz.
Voor wie
Braintoss is vooral handig voor iedereen die zijn e-mail programma als hub gebruikt.
Hoe werkt het
Je zet het appje op een makkelijk bereikbare plek. Op het moment dat je een idee, gedachte, een toezegging heb die je wilt vangen dan open je het appje en heb je drie keuzen:
- Inspreken. Dat wat je ingesproken hebt wordt op 2 manieren doorgestuurd in een e-mail. De eerste is een poging jouw gesproken tekst om te zetten geschreven tekst. De tweede is een waf-bestandje met een opname van jouw tekst.
- Een bericht typen. Het bericht wordt doorgestuurd naar je e-mail. Het eerste deel staat in de onderwerpregel.
- Een foto maken. Je raadt het al: de foto wordt doorgestuurd naar je inbox.
Een heel simpel maar robuust en tegelijk elegant uitgevoerd mini-programmaatje. Vooral handig voor onderweg.
Werkt zowel voor iPhone als voor Android.
Andere ervaringen, tips? Zet ze hieronder in de reacties zodat we er allemaal wat aan hebben.
Druk ajb hieronder op alle social media knoppen als je dit een aardig artikel vind!
Laden...
Er waait al jaren een wind door organisaties van permanent verbeteren (Kaizen). Lean, Six Sigma, Agile, Scrum, TPM en GTD geven allemaal inzicht en handleiding om zaken te verbeteren.
Dat verbeteren kent 4 oervormen:
- makkelijker
- beter
- sneller
- goedkoper
En dan ook nog het liefst in deze volgorde volgens de Godfather van Toyota Shigeo Shingo.
Toch zijn al deze gereedschappen gevaarlijk in de handen van naïeve (en misschien soms ook wel opportunistische) verbeteraars. Snelle winst is eenvoudig te halen met deze tools maar pas op! Je kunt er ook heel veel mee in gevaar brengen: ‘te lean is anorexia‘.
Waarom we twee ogen hebben
De mens is door moedertje natuur robuust en vrijwel geheel redundant uitgevoerd: twee ogen, twee oren, twee neusgaten, twee longen, twee nieren enz. Wij kunnen tegen een stootje. De natuur had ook voor de goedkope versie kunnen gaan maar dat heeft ze heel wijs niet gedaan. Daarnaast heeft ze ervoor gezorgd dat uitval van een deel, ook nog kan worden opgevangen door een ander deel (zoals bijvoorbeeld bij de zintuigen of onze twee hersenhelften). Allemaal bijzonder doordacht en verstandig en daarmee robuust.
Dus pas op met naïef verbeteren
- Trap niet in valkuil van functiedifferentiatie maar zorg juist voor multi-inzetbaarheid.
- Trap niet in de valkuil van ‘vast’ ruilen voor ‘flex’ (je doet namelijk zo maar je organisatiegeheugen weg).
- Trap niet in de valkuil van multifunctionele apparaten (één functie kapot en het hele apparaat is onbruikbaar).
- Vertrouw niet op 1 wifi-lijn en 1 back-up als je primaire processen er afhankelijk van zijn.
enz. enz.
Permanent verbeteren is een fantastische reis als je de opgetelde intelligentie en welwillendheid van alle medewerkers mee hebt. Zo’n reis start met een goede voorbereiding aangevuld met eeuwigdurende focus en voorbeeld van alles wat leiding geeft. In een voortdurende pendel van stabiliseren (tot standaard maken) en dynamiseren (verbeteren). En neem Moeder Natuur met haar logica als voorbeeld!
En zo’n reis kun je als manager of drukke pro ook zelf gaan in je eigen werkomgeving want ook managers werk zit vol met te standaardiseren processen zoals rondjes over de afdeling, vergaderingen, weekreview, e-mail-beheer, klantgesprekken, medezeggenschapsroutes, planning & controlzaken enz. Start daar en vertel enthousiast over je inzichten en kijk hoe dat werkt in je directe omgeving.
Laden...
De afgelopen tijd heb ik een aantal keer een paar uur achter elkaar gewerkt in een Van der Valk hotel hier in de omgeving. In een omgeving vol ruis, gesprek, gelach is het voor mij makkelijk om me goed te concentreren. Ik maak geen meters maar kilometers in een dergelijke omgeving.
Ik heb thuis ook een mooie werkkamer. Toch is het soms moeilijker om daar een langere periode geconcentreerd te werken. Er is allerlei afleiding om me heen. En de kans dat ik hyperlinkend (ditje/datje/zus en zootje) tijd verlies is niet klein.
Er is een term voor de prijs die je betaald voor dit snelle wisselen van onderwerp: cognitiv switching penalty.
Hoe zit dat?
Starten en stoppen kosten nu eenmaal het meeste innerlijk bandbreedte en energie. Dus hoe vaker je wisselt hoe vaker je de start en stops maakt en daardoor tijd, aandacht en energieverlies hebt. Dat is heel vaak gewoon de realiteit en je zult niet anders kunnen dan de prijs betalen.
Wat kun je hiermee?
Er zijn een aantal zaken die je bewust in kunt zetten als je ze eenmaal in de gaten hebt. Ik zet ze hieronder op rij:
- Zelfkennis over je dagritme (waar zit de tijd waar je van nature gemakkelijk geconcentreerd werk kunt doen).
- Zelfkennis over de omgeving waar je het beste geconcentreerd kunt werken.
- Overzicht over de grote klussen op je lijst (b.v. > 1 uur)
- Geplande blokken in je agenda met klus, plaats en referentiemateriaal (wat je nodig hebt om de klus te doen).
De prijs voor snelle wissels is een feit en soms onontkoombaar. De prijs is terug te dringen door grote klussen anders te plannen met behulp van bovenstaande tips. Andere ervaringen, tips? Zet ze hieronder in de reacties zodat we er allemaal wat aan hebben.
Druk ajb hieronder op alle social media knoppen als je dit een aardig artikel vind!
Laden...
Vragen stellen is een belangrijke kunst. Je kunt er informatie mee verzamelen, je kunt meer leren begrijpen, je kunt controleren en sturen en je kunt zelfs manipuleren met vragen. Er zijn boeken vol geschreven over vragen stellen. Voor de rol van voorzitter zijn 4 manieren van vragen het meest relevant.
Gesloten vragen stellen
Gesloten vragen zijn vragen die ervoor zorgen dat er een heel helder antwoord komt namelijk ‘ja’ of ‘nee’.
- Wilt u per bank betalen?
- Bent u diegene die beslist?
- Wilt u de orderbevestiging naar de zaak gestuurd zien?
Doorvragen
Doorvragen heeft als doel onduidelijke uitspraken te verhelderen. ‘Ik zal het ergens volgende week jullie kant op doen.’ Is een bijzonder onduidelijke toezegging.
- Wat betekent ‘ergens volgende week’?
- Wie is ‘jullie’ precies?
- Wat betekent ‘ kant op doen’?
- Is dat per e-mail, per post?
Open vragen stellen
Dit soort vragen maakt ruimte en geeft de spreker alle ruimte om het onderwerp uit te diepen. Ze starten met de vraagwoorden:
- Wat?
- Waar?
- Wie?
- Waarom?
- Waarmee?
- Wanneer?
Controlevragen stellen
Een controlevraag kun je gebruiken om erachter te komen of je begrijpt wat de antwoordgever bedoeld. :
- Heb ik je goed begrepen als ik zeg dat ….
- Zijn dit de drie punten die overblijven …
- Kunnen we er vanuit gaan dat jij dit gaat regelen?
Heb je nog andere ideeën, ervaringen, tips? Meld ze hieronder in de reacties zodat we er allemaal iets aan hebben.
Laden...
In een grote nis in onze hal thuis hebben twee timmermannen een maatwerk inbouwkast gefabriekt. Ons huis is al wat ouder en daarmee een beetje scheef.
De mannen – en wij daarmee ook – troffen het. Het weer was goed en alle materialen en gereedschappen konden buiten worden uitgestald.
Wat me opviel is dat deze vaklui precies in de gaten hebben op welk moment ze beter met het handje kunnen zagen (eenmalig ding, maatwerk, onhandige plek) en wanneer ze de zaagbank inzetten (meerdere gelijke delen op basis van standaardinstellingen van een zekere omvang).
Voor mij staat de handzaag voor low-tech en de zaagbank voor high-tech. En deze beiden kan ik ook opvatten als metafoor voor ons organiseer-werk.
- Een potlood is low tech en een stylus is hightech.
- Papier is low-tech, notities maken in Evernote/One-note op een iPad is high-tech.
- Een whiteboard met geeltjes is low-tech, een dashboard in Trello is high-tech.
Hoofdregel 1: low-tech gaat voor high-tech
Start een nieuwe routine, werkmanier, project altijd met simpel en goed beheerst gereedschap. Je hebt dan niet de dubbele leercurve van de tool en het nieuwe van de inhoud van je project. Low-tech is vrijwel altijd sneller, minder kwetsbaar en kost in eerste instantie minder tijd, aandacht en investering.
Hoofdregel 2: gebruik geen high-tech als je low-tech niet beheerst
Als je niet met de hand kunt zagen gebruik dan geen zaagbank (dat kost je je vingers). Als je geen actielijsten bij kunt houden op papier ga dan niet werken met een digitaal systeem voor acties. Kost je frustratie en dus energie en tijd.
Een uitzondering op deze regel is hobby. Als je er veel plezier in hebt allerlei zaken uit te proberen en via high-tech op te lossen dan is daar natuurlijk niets mis mee.
Voor werkelijke productiviteit is dat anders. Daar blijft de tool het middel en is kiezen voor low-tech als start (en pas gebruik maken van high-tech bij standaardisatie of opschalen) verstandig.
Andere ervaringen, ideeën, beelden? Deel ze hieronder in de reacties dan hebben we er allemaal wat aan.
Laden...
Nee, ik ben niet zielig. Mijn derde hersenhelft is juist heel handig en geeft ruimte in mijn hoofd. Mijn derde hersenhelft bevindt zich namelijk niet in maar buiten mijn hoofd. Het is een systeem dat vertrouwd wordt door mijn brein en waarin ik van alles op kan slaan en vooral ook heel snel weer kan terugvinden.
