Er kunnen hele goede redenen zijn om e-mail te willen bewaren. En als je dat wilt doen voor langere tijd dan kun je dat het beste doen in Pdf formaat en niet in de het eigen e-mail-formaat.
Redenen om e-mail te willen bewaren kunnen zijn:
- projectdocumenttatie
- organisatiegeschiedenis
- casuïstiek
- afspraken/besluiten e-mails
- onderzoek/journalistieke e-mails
- enz.
Je kunt ervoor kiezen deze e-mails te bewaren in eigen formaat binnen het ecosysteem van je e-mailprogramma zoals Outlook of Gmail.
Bij Outlook zitten daar echt serieuze grenzen aan. Als je duizenden e-mails gaat bewaren wordt je systeem traag, breekbaar en wordt het ‘zoek-in-alles’ aanzienlijk trager. Dus dat is geen goed idee.
Bij Gmail kun je wel ongelofelijk veel e-mails bewaren en blijvend snel doorzoeken. Het grote nadeel is wel dat je boert op gepacht land. Google kan zo maar eens besluiten om haar beleid om te gooien en dan kun je in de problemen komen (dat zou niet de eerste keer zijn dat grote groepen mensen hun bestaan hebben gebouwd op een Google-app en deze verdwijnt of radicaal wordt gewijzigd).
Dus is wel veel te zeggen voor de keus om e-mail die je voor langere tijd wilt archiveren om te zetten naar Pdf en daarmee voor langere tijd en in een heel generiek formaat te gaan bewaren.
Hoe doe je dat?
Mijn aanbeveling is om een workflow te maken waarin je een specifieke map maakt die dient voor ‘in Pdf te bewaren e-mail’. Je gebruikt vervolgens een programma dat naar die map kijkt, de nieuwe e-mails herkent, omzet naar Pdf (bijlagen in een mapje bij de betreffende e-mail) en de e-mails netjes organiseert naar jaar-maand-dag-tijd in een map op jouw harde schijf (of op een plek in de cloud als je daar de voorkeur voor hebt).
Eenmaal zo georganiseert heb je er geen omkijken meer naar. De betreffende programma’s maken allemaal gebruik van OCR (optical character recognition) zodat je je e-mail eenvoudig terugvindt op het moment dat je een zoekactie doet in je systeem.
Ik gebruik deze manier al jaren naar volle tevredenheid.
- Alle e-mail waarvan ik bij opbergen heb besloten dat ik die wil bewaren gaat in een archief map en wordt omgezet naar Pdf.
- E-mail tussen nu en een jaar geleden blijft in mijn systeem.
- E-mail die ouder is verwijder is uit deze map (want heb ik ook in Pdf).
Werkt perfect.
Voor mac beveel ik EA3 aan (gebruik ik zelf)
Voor Windows zijn er een paar programma’s (heb ik zelf geen ervaring mee)
emailarchiver
messagesave
Als je eens een keer een workshop wilt over dit onderwerp laat het me weten via de contactpagina.
Andere ervaringen, tips? Zet ze hieronder in de reacties zodat we er allemaal wat aan hebben. Druk ajb hieronder op alle social media knoppen en/of op de rating-sterren als je dit een aardig artikel vind!
Laden...
Over de kip met de gouden eieren zijn we het snel eens. Slachten is geen goed idee. Toch doen we dat veel te vaak bijna. Daarover gaat dit artikel.
Je wist het misschien niet. Of was het een beetje vergeten. Maar …. je bent zelf de kip als je degene bent die de omzet verzorgt, de diensten levert, de onmisbare waarde creeëert. Als je de kip die je zelf bent overbelast, opbrandt, niet op tijd aandacht geeft, geen ruimte geeft voor recreëren dan gaat het fout.
En als medereiziger kan ik meedelen dat een echte burn-out (die ik had op mijn 32-ste) helemaal niet grappig is.
Er zijn 3 grote signalen:
- Ik begrijp niet meer precies wat er gaande is omdat ik geen overzicht heb.
- Wat er gebeurt kan ik niet verbinden met mijn doelen en logica. Ik kan er geen betekenis aan toe kennen.
- Ik heb het gevoel dat ik steeds meer invloed verlies.
Als ik niet meer begrijp wat er gebeurt, er geen betekenis aan toe kan kennen en er geen invloed op heb dan laat ik mijn kip slachten.
Uiteraard wil niemand dat. Toch zijn er allerlei indicaties die opgeteld maken dat je die kant op gaat.
- Ik probeer dagelijks 10 liter water in een 5 liter emmer te gieten.
- Ik loop alleen nog maar op ‘latest & loudest’.
- Ik heb me laten verleiden tot zaken die niet passen bij mijn aard en aanleg (bij mij was dat bovenbaas zijn).
- Van weekreview sluipt het naar dagreview, naar uurreview todat ik helemaal niet meer kijk en gewoon maar wat doe.
- Mijn agenda staat zo vol dat ik steeds structureler in de avond en in het weekend bij moet schakelen daardoor niet meer los kom en slechter ga slapen.
Tijdelijk allemaal geen probleem maar o zo gevaarlijk als het langzaam naar structureel dreigt te gaan.
Wat te doen in 6 tips:
- Koppie legen
- Mindmap maken van balans werk-privé en mezelf
- Weekreview in ere herstellen
- Dat ene ding als focuspunt leren gebruiken
- De 60/40 wetmatigheid leren begrijpen en er je voordeel mee doen.
- Leer je langzaam te haasten
Als je eens een keer een workshop wilt over dit onderwerp laat het me weten via de contactpagina.
Andere ervaringen, tips? Zet ze hieronder in de reacties zodat we er allemaal wat aan hebben. Druk ajb hieronder op alle social media knoppen en/of op de rating-sterren als je dit een aardig artikel vind!
Laden...
Deze 50 % norm geldt vooral voor voorzitters en niet persé voor de deelnemers (hoewel dat af en toe ook aan de orde kan zijn). Deze evidence-based norm zal ik hieronder uitwerken.
Waar is onze voorzitter allemaal verantwoordelijk voor?
- Het is volstrekt helder wat de reden is om bij elkaar te komen en wat de gewenste uitkomsten zijn.
- Er is nagedacht over werkvormen die het meest bijdragen aan de effectieve behandeling van de diverse agendapunten.
- De juiste mensen zijn aanwezig (niet te veel en niet te weinig).
- De geplande tijd is niet te lang en niet te kort.
- Er is een duidelijke agenda inclusief globale tijd per agendapunt (met een eigenaar erbij) + cristal-clear verwachtingen naar de deelnemers.
- De voorzitter heeft een helder beeld van de gewenste vorm van verslaglegging van ‘wie-wat en wanneer’.
- Er is een goede ruimte met de juiste spullen (zeker als er tech nodig is).
- En die agenda met alle info is ruim op tijd bij de gewenste deelnemers.
Ook al is onze voorzitter regisseur van een cyclische (en dus ogenschijnlijk repeterende) meeting dan nog zijn bovenstaande zaken iedere keer weer van belang om te doordenken.
Wil je maximale synergie bereiken en kort, snel en effectief vergaderen dan heb je derhalve voldoende tijd nodig om je voor te bereiden. De vuistregel daarbij is:
Besteedt 50% van de tijd die de vergadering gaat duren aan het voorbereiden van de vergadering.
Voordelen
- Je zult direct ervaren dat je ‘de baas’ bent en dat de deelnemers dat alleen maar prettig vinden.
- Het tempo blijft erin en de resultaten worden behaald.
- Eigenaarschap blijft helder.
- Accountability stijgt.
- Deelnemers gaan door het tempo geen andere dingen doen.
- Je begint en en eindigt op tijd.
en het allerbeste: van goed voorbereide vergaderingen wordt niemand moe. En dat is toch maar weer mooi meegenomen.
Laden...
Door managers met wie ik werk wordt zo wel eens te pas en te onpas aangegeven dat al die verstandige dingen wel veel discipline vragen. Hetgeen in heldere taal staat voor: ‘ga ík niet doen’. En dat snap ik. Wie van discipline houdt speelt niet meer met het leven en dat lijkt me ook vreselijk (en onhandig). Alleen voor mariniers lijkt het nastrevenswaardig. Dus hoe zit dat dan.
Discipline staat voor wilskracht, tegen de weerstand in volhouden, wie ‘A’ moet ook ‘B’ enz. Allemaal niet fijn en als het kan zouden we daar ver van moeten blijven.
Routines zijn gewoontes die nadat ze er eenmaal zijn, lopen op hun eigen energie. Je hoeft er niet veel meer voor te doen dan de juiste trigger opzoeken de rest gaat dan vanzelf. En dat klinkt uiteraard al veel waardevoller.
De kunst is derhalve dat we ons bijzonder bewust worden dat we eerst onze routines vormen en dat zij daarna óns gaan vormen. Je kunt dus inzoomen op de hele set aan gewoontes en routines die je hebt en kijken welke je waardevol vindt en van welke je eigenlijk best wel afscheid zou willen nemen.
Op het terrein van deze blog zouden de nieuwe gewoontes kunnen zijn:
- iedere dag Postvak In leeg
- weekreview doen
Heb je daar dan geen discipline voor nodig? Wat mij betreft niet. Je hebt er een sterk motief voor nodig, een beetje speelsheid en een snufje uithoudingsvermogen.
- De motieven vind je in deze blog all over the place
- De speelsheid krijg je door je doel visueel te maken, anderen deelgenoot te maken van je plan, jezelf te kietelen met spullen, plek, muziek, koffie etc.
- Het uithoudingsvermogen komt dan vanzelf
En …. Je kunt deze logica uiteraard ook gebruiken om van ‘waarde’-loze gewoontes áf te komen.
Dus gok niet op discipline maar ga voor routine.
Als je eens een keer een workshop wilt over dit onderwerp laat het me weten via de contactpagina.
Andere ervaringen, tips? Zet ze hieronder in de reacties zodat we er allemaal wat aan hebben. Druk ajb hieronder op alle social media knoppen en/of op de rating-sterren als je dit een aardig artikel vind!
Laden...
Kevin Snoey plaatste op Facebook een heel kort bericht dat hij met zijn kompanen een nieuw woord had ontdekt: fopruimen. Ik vind het een heel mooi woord. Er zit van alles in dat me bracht tot de volgende gedachten.
Varianten van fopruimen:
- rommel onder je bed schuiven
- aanvegen en niet opvegen (onder de mat)
- alles in één kamertje schuiven (bij hoog bezoek)
En uiteraard kunnen we dit ook zo weer terugvinden in de office-omgevingen waarin wij werken:
- al je papieren troepjes scannen en ze daarmee van je bureau af hebben (verplaatsen naar een andere verschijningsvorm | variant ’onder je bed’)
- ctr-a, ctr-c : e-mail in ‘nog uit te zoeken’ mapje stoppen (variant: ‘aanvegen en niet opvegen’)
- voortaan alles in een app gaan doen Evernote of OneNote (variant ‘alles in één kamertje’)
En er zijn ongetwijfeld nog veel meer varianten te ontdekken. Zie je er nog meer? Zet die dan ajb hieronder in de reacties zodat we er allemaal pret van hebben.
Als je eens een keer een workshop wilt over dit onderwerp laat het me weten via de contactpagina.
Druk ajb hieronder op alle social media knoppen en/of op de rating-sterren als je dit een aardig artikel vind!
Laden...
Iedere prioritering start met breed kijken en overzicht zoeken. Vanuit het brede beeld en het overzicht is het zaak om weer te verkleinen, versmallen, elimineren, inzoomen, voor en achtergrond genereren enz. En natuurlijk zal het voor de ervaren lezer helder zijn dat prioriteren niet mogelijk is zonder doelen.
Hoe doe je dat?
Methode 1:
Pareto op pareto stapelen totdat je 1 ding overhoudt.
Je begint met een lijst van 100 mogelijke zaken. Met pareto vind je de 20 % acties met hefboomwerking (die leveren meer resultaat op dan de rest). Vervolgens zoom je in op deze 20 en vindt daarin weer de 20 % acties die nog meer hefboomwerking hebben. Nu heb je er nog maar 4 over. Vervolgens zoom je nog één keer in en zoekt van deze 4 acties de actie die het meeste hefboomeffect geeft.
Methode 2:
Begin gelijk met deze focusvraag (voor het eerst zo duidelijk geformuleerd door Gary Keller in The One Thing).
“Wat is het ene ding dat ik kan doen dat er voor zorgt dat al het andere gemakkelijker of overbodig wordt?”
Door er aan te wennen steeds maar weer deze vraag te stellen dwing ik mijzelf steeds grote en kleine zaken te verbinden met mijn doelen. Je kunt de vraag al richting meegeven door er een voorstukje aan te breien zoals bijvoorbeeld:
“Ten aanzien van mijn ….. (fitheid, balans, agendabeheer enz) wat is het ene ding dat ik kan doen dat er voor zorgt dat al het andere gemakkelijker of overbodig wordt?”
En … ook prima te gebruiken als teamtool!
Als je eens een keer een workshop wilt over dit onderwerp laat het me weten via de contactpagina.
Andere ervaringen, tips? Zet ze hieronder in de reacties zodat we er allemaal wat aan hebben. Druk ajb hieronder op alle social media knoppen en/of op de rating-sterren als je dit een aardig artikel vind!
Laden...
Door een overstap van Outlook naar Office 365 was een klant zijn handige regels kwijt geraakt en vroeg mij of ik hem daarmee weer even zou kunnen helpen.
Voor iedereen die dat zelfde probleem heeft
Regel voor ‘Wachten op’ via cc
Een ‘regel’ is in de termen van Outlook een opdracht aan Outlook. Het programma gaat iets doen als er sprake is van een bepaalde trigger. De mogelijkheden met deze regels zijn oneindig.
Er zijn twee soorten regels.
- Regels voor e-mail die binnenkomt
- Regels voor e-mail die verzonden wordt
Via beide regels kunnen we ‘wachten op’ automatiseren. We kiezen hier voor de eerste optie die als voordeel heeft dat deze ook werkt op de smartphone en de tablet.
De regel die wij gaan gebruiken luidt :
- check de e-mails die ik ontvang
- als mijn naam staat in cc (trigger)
- verplaats de e-mail naar de map ‘2. Wachten op’ (actie)
- tenzij ik zelf de email heb verstuurd (uitzondering).
We gaan deze regel stap voor stap opbouwen hieronder.
Regel aanmaken
- Ga naar ‘Start’ dan naar ‘Regels’ en daarna naar ‘Regels en waarschuwingen beheren’.
- Kies voor ‘Nieuwe regel’
- Kies voor ‘Regel toepassen op berichten die ik ontvang
- Klik op ‘Volgende’
- Selecteer de optie ‘met mijn naam in het vak cc’
- Klik op ‘Volgende’
- Selecteer de optie ‘verplaats het bericht naar naam map’
- Klik in het tekstvak onderin op de blauw onderlijnde tekst ‘naam map’.
- Selecteer de map ‘2. Wachten op’
- Klik op ‘Volgende’
- Selecteer de optie ‘Behalve als het bericht afkomstig is van deze personen of groepen
- Klik in het tekstvak onderin op de blauw onderlijnde tekst ‘personen of groepen’
- Zoek je eigen naam en e-mailadres op in de lijst en klik op enter zodat je naam en e-mailadres te zien zijn op de onderste regel. Het resultaat van al deze keuzes is vervolgens te zien in het onderste tekstvak.
- Klik op ‘OK’ en daarna op ‘Volgende >’ en geef de regel de naam ‘Wachten op met cc’
- Klik op ‘Voltooien’ | ‘Toepassen’ | ‘OK’
Misschien moet je nog even Postvak IN openklappen in het scherm wat je nu ziet. Dat doe je door op het > teken te klikken.
Wil je alles weten over Inbox Zero? Doe dan een keer mee met Online Workshop Inbox Zero
Laden...
In dit artikel de basis voor het denken over kernwaarden zoals ik dat ontwikkeld heb. Je kunt ze lezen als de generieke kernwaarden van een professional, en uiteraard je eigen woorden kiezen als die je beter passen. De structuur gaat je sowieso helpen.
Het start met deze driehoek:
De basis van de driehoek is het fundament. De linker staander staat voor de norm en de rechter voor de brandstof. Anker, norm en brandstof houden elkaar in evenwicht.
Er zijn 3 inhoudelijke kernwaarden voor een pro
Elegantie/elegance) als fundament
Ambacht/craftmanship als norm
Speelsheid/playfullness als brandstof
Waarmee de driehoek zo uit komt te zien:
Hieronder werk ik de kernwaarden met hun doorgeschoten varianten uit.
Anker: Elegantie/elegance (waaruit simplicity volgt)
Elegantie, stijl, klasse, gratie. In de beweging niet alleen maar doelgericht maar ook kunstzinnig en met een soort teruggehouden maar wel zichtbare, beleefbare en voelbare vreugde. Niet alleen simpel maar stijlvol eenvoudig. Geen opsmuk. Wel de essentie maar met klasse. Op basis van de kunst van het weglaten.
Tegenbeeld 1: de doelloze snob die alleen gericht is op uiterlijkheden
Tegenbeeld 2: de doorgetrainde mechanische balletdanser
Norm: ambacht/craftmanship (waaruit overzicht & clarity volgt)
Ambacht, vakmanschap. Lerend in het leven staan, bereid zijn het noodzakelijke werk te doen met liefde voor de kunde, op de hoogte blijven van alle nieuwigheden maar ook trouw aan alles wat bewezen waarde heeft. Expert zijn. Onderzoeker en kunstenaar tegelijk.
Tegenbeeld 1: De charlatan (die doet of hij iets kan)
Tegenbeeld 2: De robot (die het alleen maar repeterend op 1 manier kan)
Zuurstof: speelsheid/playfulness (vanuit interactie)
Speelsheid, lichtheid, humor, onverwachtheid, relativeringsvermogen, in-beweging-brenger
De spelende mens is in het midden tussen de denker en de doener. Het is de clown, de nar, maar ook de beweger-mediator. De spelende mens schept leven en doodt het niet.
Tegenbeeld 1: De ongrijpbare onverantwoordelijke dwaas
Tegenbeeld 2: Machiavelli (de grote manipulator)
Alle drie de kernwaarden zijn noodzakelijk voor een echte pro. Deze drie in een bewegende balans houden is de ontwikkelingsweg die daar bij hoort. Naar mijn eigen ervaring leidt dit streven tot een doorlopend interessant, spannend en vitaal avontuur.
Op basis van dit artikel kun je je eigen driehoek uitwerken. Het zou mooi zijn als je die woorden wilt delen in hieronder zodat we er allemaal iets aan hebben.
Als je eens een keer een workshop wilt over dit onderwerp laat het me weten via de contactpagina.
Andere ervaringen, tips? Zet ze hieronder in de reacties zodat we er allemaal wat aan hebben. Druk ajb hieronder op alle social media knoppen en/of op de rating-sterren als je dit een aardig artikel vind!
Laden...
Dit artikeltje is interessant als het je wel eens overkomt dat je opkijkt naar je scherm en er Chinees staat in hoofdletters. Je hebt dan duidelijk niet naar je scherm gekeken terwijl je typte en dat zou je wel moeten doen.
Uiteraard kan dat alleen maar als je geleerd hebt blind te typen. Als je dagelijks de PC als hub gebruikt voor jouw werk en communicatie kun je er maar beter voor zorgen dat je goed en dus blind leert typen. Niet vanwege de snelheid maar vooral van wege het gemak. Je ziet direct wat je vingers hebben gedaan op het toetsenbord en dat is vooral de winst. Snelheid is bijvangst.
Ik vraag regelmatig rond wat mensen een leuke spelachtige manier vinden om te leren typen. Wat ik hoor zijn er 2 online-cursussen die leuk zijn om te doen (veel kinderen leren zo blindtypen):
Ducktypen
Typetopia
Zet blindtypen leren op het lijstje voor deze winter en je hebt er je hele leven plezier van (liever Engels? zoek dan op ‘touch typen’).
Eerder heb ik een artikel geschreven over een typetest die je kunt doen als start van een oefenperiode. Dan heb je een beetje beeld.
Andere ervaringen, tips? Zet ze hieronder in de reacties zodat we er allemaal wat aan hebben. Druk ajb hieronder op alle social media knoppen en/of op de rating-sterren als je dit een aardig artikel vind!
Laden...
Uit de leanwereld kennen we de 4 verbeterrichtingen. Ze zijn beschreven door Shigeo Shingo: een van de eerste grote Toyota-denkers. De 4 richtingen zijn:
- Gemakkelijker
- Beter
- Sneller
- Goedkoper
En Let op! Wel in precies déze volgorde.
“There are four purposes of improvement: easier, better, faster and cheaper. These four goals appear in the order of priority.” Shigeo Shingo
Gemakkelijker
Dit is de eerste stap. Je kunt ook denken aan eenvoudiger, met minder moeite, veiliger en misschien zelf ook wel eleganter. Wat deze eerste stap doet is het proces menselijker maken. En daarmee tijd, aandacht en energie bevrijden die beschikbaar komt voor stap 2.
In deze stap ben je bezig met systeemdenken. Het zou kunnen zijn dat het heel handig voor je zou kunnen zijn om bijvoorbeeld zelf besluiten te kunnen nemen, of ’s-ochtends in 1 keer in te loggen in al je systemen voor de hele dag of te werken met een groot whiteboard naast je.
Beter
Beter betekent beter voor de klant (of het nu een interne of externe klant is). Met de vrijgekomen bronnen uit stap 1 zorg je in stap 2 voor meer of preciesere toegevoegde waarde voor je klant.
Door het verwijderen van hiërarchisch folkloristische bochten, organisatorische handremmen, ’zandzakken’ & workarounds krijg je ruimte om na te denken over wat je klant wil en kun je in samenwerking mét de klant naar verbeteringen te zoeken.
Sneller
De inzichten en voordelen uit stap 1 en 2 kun je nu beschouwen als een voorlopige standaard en vervolgens kun je je aandacht richten op versnellen.
Dat kan door goed te kijken naar de zwakste schakel (bijvoorbeeld de meest tijd cosumerende stap) en die aan te pakken.
Goedkoper
Krijg je zo ongeveer kado. En natuurlijk kun je daar ook over nadenken maar niet te veel. Focussen op kostenreductie is in mijn ervaring de beste manier om uiteindelijk meer kosten te hebben (wat je aandacht geeft groeit).
Korte termijn optimaliseren werkt van achter naar voren. Eerst goedkoper dan sneller en dan misschien ook nog beter en gemakkelijker (Shingo draait zich dan wel een keer om in zijn graf).
Als je eens een keer een workshop wilt over dit onderwerp laat het me weten via de contactpagina.
Andere ervaringen, tips? Zet ze hieronder in de reacties zodat we er allemaal wat aan hebben. Druk ajb hieronder op alle social media knoppen en/of op de rating-sterren als je dit een aardig artikel vind!
Laden...
In de meeste organisaties is het de default-stand om te gaan voor een live-afspraak. Zonder er echt bij na te denken openen we onze agenda’s en zoeken naar een logisch moment. En daar is natuurlijk helemaal niets tegen. Toch kun je vaak ook prima zaken doen met een belafspraak. Hieronder de verkenning van een mogelijk experiment hiermee.
Vooraf: welke afspraken zijn daar het best geschikt voor?
- afspraken met 1 of 2 anderen
- vooral over praktische afstemming
- die anders veel tijd zouden kosten
- mogelijk zelfs reistijd (dan heb je natuurlijk al snel veel winst)
Stap 1: agenda onderzoek
Kijk in je agenda naar een week een aantal weken vanaf vandaag en vraag je af welke van de afspraken die daar staan in aanmerking zouden kunnen komen voor dit experiment.
Stap 2: de afspraak omzetten van een live-event naar een belafspraak en daarbij heel duidelijk maken wie als eerste belt, op welk nummer en precies hoe laat. Je kunt de tijd nog even laten wat het was.
Stap 3: vlak voor de afspraak jezelf heel goed voorbereiden door een lijstje met punten bij de hand te hebben die je wilt bespreken met daarbij direct de mogelijkheid om aantekeningen te maken van de oogst.
Stap 4: zorg voor een rustige omgeving voor je belafspraak en gebruik het liefst een oortje zodat je je handen vrij hebt.
Stap 5: plan direct na de afspraak een moment in om een kort verslagje te maken en stuur dat direct naar je gesprekspartner.
Experiment voor gevorderden (voor als je in de klem komt met afspraken).
Verander zo veel mogelijk live-afspraken naar belafspraken en ga er desnoods een dag voor zitten. Je kunt in een dag bellen ongelofelijke meters maken. Uiteraard wel goed voorbereiden en nabereiden anders mis je de kracht van het experiment.
Tip: neem bij je wekelijkse agenda vooruitblik de vraag op: ‘Kan ik hier misschien een belafspraak van maken?’
Als je eens een keer een workshop wilt over dit onderwerp laat het me weten via de contactpagina.
Andere ervaringen, tips? Zet ze hieronder in de reacties zodat we er allemaal wat aan hebben. Druk ajb hieronder op alle social media knoppen en/of op de rating-sterren als je dit een aardig artikel vind!
Laden...
Er zijn 7 bouwstenen te benoemen die voor iedereen gelden. Ik zal ze hieronder uitwerken. De kunst is om deze te vertalen naar de eigen context en logica. Ik verwijs in dit artikel naar andere plekken op deze blog waar zaken verder zijn uitgewerkt.
1. Plan op een moment dat er nog iets te plannen valt
Dit betekent dat je niet op zondagavond de week die komt kunt gaan plannen. Die zit uiteraard al helemaal vol. Dus ga naar een week in de toekomst waar ruimte zit en begin daar met bouwen aan een nieuwe werkelijkheid.
2. Zorg voor balans tussen afspraken met anderen, afspraken met jezelf en nog niet ingevulde tijd
De hoofdregel is hier dat je je agenda niet meer als voor 60% vol zet met afspraken met anderen zodat je in ieder geval 40 % van je tijd beschikbaar hebt voor afspraken met jezelf en ad hoc zaken (je weet zeker dat ze komen maar je weet niet wanneer). Zie dit artikel voor meer.
3. Gebruik kleuren
Laat afspraken met anderen in de default-kleur en maak afspraken met jezelf bij voorkeur groen (vindt je brein fijn).
4. Wees heel spaarzaam met taken opnemen in je agenda
Alleen als een taak op een specifieke dag en/of tijd hoort verdient deze een plek in je agenda. Alle andere zaken horen er niet in.
5. Meer dan 25 e-mail per dag? Plannen!
Als je meer als 25 e-mails per dag krijgt plan dan tijd in voor het op zijn plek zetten (verwerken ) van deze e-mails. Doe dat uiteraard op basis van Inbox Zero. Plannen betekent een groen blokje opnemen in je weekplanning. E-mail verwerken = werk. Zie dit artikel voor meer.
6. Wees spaarzaam met deadlines
Deadlines kunnen een plek krijgen in agenda en je kunt ze zelfs een opvallende kleur geven (bijvoorbeeld rood) maar wees er voorzichtig mee. Doe het alleen voor knaterhard gecommitteerde deadlines die je niet mág missen. Zie dit artikel voor meer.
7. Zet een weekreview in je agenda (en doe hem!)
Plan in je agenda minimaal een uur om een ordentelijke weekreview te doen. Een vast onderdeel in deze weekreview is een agenda terugblik en een agenda vooruitblik. Download de handleiding Weekreview als hulp.
Met deze 7 bouwstenen kun je proces op gang krijgen die je helpt weken te plannen die een compositie in zich hebben. En ja natuurlijk gaat alles ook geregeld de soep in. En dat is maar goed ook. Dat houdt de boel interessant want: ‘Life is what happens when you’re busy making other plans’ (John Lennon).
Als je eens een keer een workshop wilt over dit onderwerp laat het me weten via de contactpagina.
Andere ervaringen, tips? Zet ze hieronder in de reacties zodat we er allemaal wat aan hebben. Druk ajb hieronder op alle social media knoppen en/of op de rating-sterren als je dit een aardig artikel vind!
Laden...
Tijdens mijn 1 op 1 werk in de afgelopen jaren heb ik heel wat mappenstructuren gezien. Nogal vaak getoond met een zucht.
Werkt niet, te ingewikkeld, vervuild enz. Bovendien ook vaak voorzien van de nodige mappen van het karakter troepjes met welluidende namen als diversen; algemeen enz. En ook nog eindeloos klikken voordat je er bent.
Dat kan anders!
In dit artikel een simpele opzet voor een mappenstructuur die zowel voor de vrolijke chaoten , de snelle doeners en de precieze opruimers werkt. En dat is nodig voor het zinnig in de lucht houden van een gedeelde mappenstructuur.
Vooraf nog even de richting waarin OneDrive en Teams/SharePoint zich ontwikkelen (zie Microsoft Teams). In deze veelgebruikte omgevingen is het zo georganiseerd dat alle energie zit in het optimaliseren van zoeken. Als zoeken optimaal is dan is de noodzaak voor ordening in mappen zo goed als verdwenen onder het devies Pile not File (and use Search).
Er is één gulden regel voor alle namen van gedeelde mappen: gebruik alleen maar kleine letters! Dit is de enige naamgeef-regel die iedereen direct snapt en ook direct kan toepassen.
Een goede mappenstructuur bestaat uit drie delen met ieder hun eigen logica.
Deel I: actieve projecten
In dit deel krijgt ieder actief project van enige omvang (doorlooptijd bv langer dan 3 maanden) een eigen map met de titel van het project en liefst ook met de initialen van de eigenaar. Geordend op alfabet.
Deel II: aandachtsvelden en verantwoordelijkheden
In dit deel krijgen alle zaken die vast deel uitmaken van het teamspeelveld een plek. Dit lijkt het meest op wat ik vaak tegen kom.
Inrichting en uiterlijk
Je kiest met elkaar 7 (plus 2, min 2 ) hoofdonderwerpen uit en schrijft deze uit op een papier. Denk goed na met elkaar over een logische volgorde. Geef iedere map een nummer zodat er een hiërarchische structuur ontstaat van 7 mappen.
1. personeel
2. klanten
enz
Achter iedere hoofdmap komen ‘geneste’ submappen maar weer steeds niet meer dan 7.
Deel III: referentiearchief van alle zaken die niet meer levend zijn maar wel de moeite waard zijn om te bewaren
Inrichting en uiterlijk
In dit grote archief komen mappen van afgeronde projecten uit deel I of niet meer actuele onderwerpen of jaararchieven van mappen uit deel II. De ordening hier is simpelweg plat alfabetisch. Je ziet dus allerlei zaken onder elkaar staan in deze map. De enige truc hier is om even na te denken over een goed ‘lemma’: een naam waarop je de map eenvoudig terug gaat vinden. Omdat je de mappen gewoon alfabetisch laat staan kun je met het intypen van een eerste letters direct de goede map vinden. Ongeacht hoe lang de lijst is. Hier geldt het digitale adagium: Pile not File.
Hoofdmap maken en direct klikbaar houden
Deze drie delen komen bij elkaar in een hoofdmap. Dus in de meest archetypische vorm 1+7+1 mappen. De hoofdmap zoek je op in de verkenner. Daarna doe je een rechtermuisklik en klik je op ‘Vastmaken aan snelle toegang’. Deze map is nu altijd direct zichtbaar als je de verkenner opent. Je kunt uiteraard ook nog de verkenner of zelfs de map zelf vastzetten als een tegeltje bij ‘Start (rechtermuisklik als je de verkenner of de map open hebt).
Hieronder een afbeelding van een complete mappenstructuur. Ingewikkelder is het niet.
Als je eens een keer een workshop wilt over dit onderwerp laat het me weten via de contactpagina.
Andere ervaringen, tips? Zet ze hieronder in de reacties zodat we er allemaal wat aan hebben.
Laden...
2 beoordelingen
