In onze workshops en trainingen leerden we iedereen gebruik te maken van een code in de handtekening die vervolgens diende als trigger voor een (uitgaande) regel in Outlook.
De regel luidde:
als de unieke code in de handtekening gebruikt wordt in de hoofdtekst van de email (trigger)
kopieer deze email naar de map wachten op (actie)
Het resultaat daarvan is dat je een waterdichte administratie hebt van alle uitstaande vragen en je dus in je weekreview eenvoudig deze lijst kunt updaten.We gebruiken sinds kort een nieuwe manier voor de Wachten op regel. De ‘oude’ handtekening-regel had 2 nadelen:
Bij veel organisaties is de handtekening “dichtgetimmerd” door IT en kan de gemiddelde gebruiker ‘m niet veranderen. Hierdoor was je genoodzaakt telkens handmatig je unieke code te typen.
De regel die we maakten werkt alleen op de lokale installatie van Outlook, terwijl steeds meer mensen ook hun mobiele apparaten en/of de webversie van outlook gebruiken. Daar op misten ze dus de ‘Wachten Op’ functionaliteit.
De nieuwe regel (m.b.v. cc)
We gebruiken sinds kort een nieuwe manier voor de ‘Wachten op’ regel. In dit geval maken we geen gebruik van een uitgaande regel maar van een inkomende regel.
De regel luidt:
als de email afkomstig is van mij (trigger 1)
en mijn naam staat in cc (trigger 2)
verplaats de email naar de map wachten op (actie)
Wanneer je ook een regel hebt die de cc mails naar een aparte inbox stuurt dan moet je zorgen dat je die zodanig wijzigt dat je jezelf uitsluit: Deze regel wordt dan als volgt:
als mijn naam voorkomt in het vak cc (trigger)
verplaats de email naar de map cc mail (actie)
tenzij ik zelf de email heb verstuurd (uitzondering)
Het verschil tussen de eerste routine en de tweede is dat je in de eerste kopieert (dat kan niet anders) en in de tweede een versie in verzonden items hebt én een versie (n.l. de cc-versie) terecht komt in de map wachten op. Beide manieren kunnen uiteraard prima.
Collega Rob van den Brand heeft er een korte video van gemaakt die laat zien hoe je deze regel zelf instelt (wel even fullscreen zetten).
‘Wachten op’ is onderdeel van de Inbox Zero methodiek.
Je agenda is dé lijst waarin je je meest schaarse commodities beheert namelijk tijd & aandacht. Ik kom veel managers en drukke professionals tegen die geen goede manier hebben om die agenda te beheren. Ik wel en ik ga die delen.
Dit proces is prachtig in zijn eenvoud en helaas toch voor veel collega’s een hele heisa om dit werkelijk te gaan doen. De reden daarvoor kan ik ook verklappen: iets te veel verslaafd aan stress.
Dus voor wie zijn agenda in balans wil krijgen het volgende proces dat een onderdeel vormt van de weekreview (waarvoor je een checklist kunt downloaden hier op deze website).
Kies 20/30 minuten aan het eind van een week of direct bij de start van een nieuwe week. Zorg dat je even echt eigen tijd hebt (telefoon uit, deur dicht enz.).
Stap 1: Keek op de Week
Zoom in op de week die is geweest en herinner je van ieder item dat je in je agenda ziet staan:
wat het was;
wat de waarde was;
wat je vond van de duur, de vorm, de regie van de bijeenkomst;
beoordeel of er nog losse eindjes zijn.
Probeer een gevoel te krijgen bij de voorbije week. Was het een mooie week, was het een waanzinnige week, was het een spannende week met veel succes, was het een spannende week met veel risico’s die maar net goed is afgelopen, was het een saaie week?
Stap 2: Stel je zelf 2 vragen
waar wil ik meer van in de toekomst?
waar wil ik minder van in de toekomst?
schrijf deze voornemens even op zodat je die bij de hand hebt bij stap 3
Stap 3: kijk 8 (ja acht!) weken vooruit
Dit is een stap die voor de meeste collegae ongebruikelijk is en toch bijzonder noodzakelijk. De eerste paar weken van deze 8 zijn uiteraard al zo ongeveer gedefinieerd. Het is niet zo eenvoudig om daar zaken echt te verschuiven. Hoe verder weg vandaag hoe meer ruimte er is om iets te wijzigen, verzetten, reserveren enz.
Je bekijkt dus de planning van die weken en zoekt naar gekke of bijzondere zaken (en die zijn er eigenlijk altijd wel).
dubbele boekingen;
deadlines;
reizen;
familie-bijeenkomsten;
vakanties;
noodzakelijke voorbereidingen;
ruimte voor onverwacht;
meetings zonder doel of resultaat.
Je schoont op en maakt betere composities van die acht weken. En omdat je dit iedere week weer doet komt er een leerlus op gang die maakt dat je je tijd en aandacht goed gaat beheren en daardoor je werk en je leven steeds beter in balans komen. Je kunt beter prioriteren omdat je een globaal beeld hebt van alles wat er aan staat te komen. Je geeft minder snel tijd van jezelf weg omdat je die nu eenmaal zeer goed hebt doorgedacht en verankerd in deze komende acht weken.
Kortom: wie dit proces regelmatig aan de praat krijgt geeft zichzelf een mooi kado (en vermoedelijk zijn naast omgeving ook).
Hoewel mijn verbondenheid met het fenomeen tijd heel groot is, heb ik in de afgelopen jaren alleen in een paar korte periodes een horloge gedragen. Sinds een maand heb ik nu weer structureel een horloge om. Hieronder ter lering en vermaak mijn reflecties.
Horloge ja
Ik heb een mooi horloge. Het is een sieraad: heel plat en goudkleurig met een armband van hele fijne schakels. Het horloge heeft daarnaast een emotionele waarde (is van mijn vader geweest).
Af en toe is het handig dat ik even kan kijken hoe laat het is.
Als ik het draag dan wordt het horloge al heel snel een verlengde van mijn arm en ik voel deze dan ook helemaal niet zitten.
Horloge nee
De keren dat ik naar kijk zijn nihil. Er zijn zoveel andere plekken waar ik een klok kan zien (laptop, telefoon, aan de wand, op het station, op de toren) dat een horloge functioneel niet nodig is.
Ik heb een vuistregel ‘travel light’ die maakt dat ik af en toe eens kijk wat ik allemaal mee sleep en een horloge zou vanuit dit gezichtspunt een voorbeeld van ‘te veel’ kunnen zijn.
Toekomst
De toekomst van het fenomeen horloge is de smartwatch waardoor allerlei functies die nu in de telefoon hun plek hebben verhuizen en metamoforseren naar de context van een horloge. Dat levert allerlei mogelijkheden en vooral opties voor notificaties op. Mijn ecosysteem (laptop, telefoon) zou dan uitgebreid worden met een smartwatch. Dat zou iets heel aantrekkelijks kunnen hebben (‘boys love toys’) maar het grote nadeel is dat deze piep-bliep-knor-machinerie mij steeds weer uit het ‘nu’ haalt en dat is niet goed voor mij en dus geen argument voor ja.
Conclusie
Als sieraad is het ja. Als functioneel onderdeel van mijn PSU (persoonlijke standaarduitrusting) is het nee. Op het moment dat je me live ontmoet kun je de laatste overweging terugzien aan mijn pols.
Andere ervaringen, tips? Zet ze hieronder in de reacties zodat we er allemaal wat aan hebben. Druk ajb hieronder op alle social media knoppen en/of op de rating-sterren als je dit een aardig artikel vind!
Voor de fijnproevers deze week een tip achter de komma. Er kwam een vraag binnen over de mogelijkheid om bestanden op te nemen in een standaard antwoord via een e-mail template of sjabloon.
Dit zou bijvoorbeeld aan de orde kunnen zijn wanneer er een vraag is naar instructie of norm waarvan het antwoord beschreven is in een bepaald document. In die situaties waarin dat vaker voor komt zou het de moeite waard kunnen zijn om die e-mail klaar te hebben staan in een template of sjabloon.
‘Kan dat in Outlook?’ is de vraag.
Het korte antwoord is: ‘nee’ (ten minste zover als wij dat hebben kunnen achterhalen). Het iets langere antwoord is: ‘ja, maar anders’ mits je bereid en in staat bent de zaak iets anders te organiseren.
Het doel is om via e-mail informatie bij zijn vrager te krijgen. Bestanden sturen is 1 manier. Er zijn er uiteraard nog meer. Ik geef er hieronder 3.
Links ipv bestanden Zet de betreffende bestanden in een map waar iedereen toegang toe heeft en stuur in plaats van de bestanden zelf, vanuit een template een link naar de map of naar het bestand. Dit heeft als voordeel dat e-mail omgevingen sneller blijven en er minder versies van bestanden zwerven.
Bieb van standaard antwoorden altijd bij de hand
Maak een bibliotheek aan van antwoorden op veel voorkomende vragen. Zet de antwoorden als blokken in de textblok-galerij. Voeg ze in als ze aan de orde zijn.
De galerij kun je vinden wanneer je een e-mail open hebt en op het tabblad invoegen klikt (iets rechts van het midden). Selecteer de tekst die je wilt bewaren en sla die op als tekstblok in de gallerij (wijst zich vanzelf).
VVV aanmaken op openbare plek
Maak een dashboardpagina aan in Sharepoint of een andere intranetfunctionaliteit en orden je informatie in het verlengde van de frequentie van het voorkomen van de vragen (dus NIET via bibliotheeklogica maar WEL via 80/20 Pareto-logica. Doe dat eventueel in de vorm van een VVV (veel voorkomende vragen). Verwijs daarnaar op het moment dat er een vraag komt.
Als je eens een keer een workshop wilt over dit onderwerp laat het me weten via de contactpagina.
Andere ervaringen, tips? Zet ze hieronder in de reacties zodat we er allemaal wat aan hebben. Druk ajb hieronder op alle social media knoppen en/of op de rating-sterren als je dit een aardig artikel vind!
Inmiddels ben ik meer dan een jaar bezig met lezen en herlezen van een drietal boeken. Niet omdat ze moeilijk te lezen zijn maar vooral omdat ze zo barstensvol inhoud staan die stemt tot nadenken en sudderen.
Hieronder de meester in een samenvatting van een lezing in Tilburg. Geeft wel een goed idee van zijn manier van denken.
Voor alle filosofen, amateur statistici, beleggers, risiconemers en vermijders, kritische zorgconsumenten, ondernemers, ict-ers, managers en drukke pro’s: WARM AANBEVOLEN!
Wild Water is de organisatiefase die volgt op Pret en heeft als karakter dat je ten onder lijkt te gaan aan je succes. De logica ervan is dat het succes in Pret nog vooral geborgd is in improvisatie, flexibiliteit en een flinke snuf mazzel. Je kunt in deze fase het gevoel hebben dat je berg af, wind mee, op je fiets zit. Het gaat heel hard is ook wel heel leuk maar zeker niet in control. Voor meer info over deze levensfasen zie dit artikel.
Wat ik hierboven beschreven heb komt ook voor in situaties waarbij het nog helemaal niet gaat om een ‘organisatie’ maar meer om een eenmanszaak of een klein team.
Afgelopen week kwam ik 2 duidelijke voorbeelden tegen:
1. Kleermaker
De kleermaker maakt reclame voor maatwerk. Belooft dat het gevraagde over twee weken klaar is. Is niet klaar. Schept een nieuwe verwachting en maakt het daarna weer niet waar. En dit is allemaal geen onwil maar een typisch gevalletje miniatuur wild water.
2. Webshop
Ronkende webshop heeft de allure van Amazon. Eenmaal op de bestelpagina blijkt het allemaal toch wat kleiner. Eerst een bevestigingsmail, dan een betaalverzoek met een rekeningnr (dus geen iDeal oid) met onderin een heleboel onbegrijpelijke code. Of ik zelf eerst wil betalen en als het bedrag binnen is wordt er verzonden. Het product is bijzonder genoeg maar het proces is totaal ontoereikend -> miniatuur wild water.
Maar het kan ook op persoonsniveau
Je zit goed in het werk. Je wordt gewaardeerd. Je bent flexibel, vrolijk, kunt goed improviseren en met een boel creativiteit (en ducttape, elastiek en een klein beetje anarchisme) ben je een heel eind gekomen. Totdat de boel ontploft. De mazzel die je had is opeens weg. Niets lukt meer, harder werken kan niet, omgeving gaat piepen en daar is ie dus -> miniatuur wild water.
Wat te doen?
De truuk in al deze situaties is om alle processor-kracht die je maar hebt, in te gaan zetten en te gaan werken aan het tot rust brengen van het wilde water om daarmee tot een volgend level van professionaliteit te komen. Dus nadenken over goede dragende gewoontes/routines. Zaken vastleggen in checklists. Complementaire kracht invliegen (coaching, ondersteuning, processor-collega opzoeken en kijken hoe zij het doet) enz.
Troost: Klein wild water is een onvermijdelijke voorfase van een volgend level. Dus roep ‘hiep, piep hoera’ en doe er iets aan. En als je niet weet waar je moet beginnen dan bel je of e-mail je mij.
Als je eens een keer een workshop wilt over dit onderwerp laat het me weten via de contactpagina.
Andere ervaringen, tips? Zet ze hieronder in de reacties zodat we er allemaal wat aan hebben. Druk ajb hieronder op alle social media knoppen en/of op de rating-sterren als je dit een aardig artikel vind!
Iedere lezer van deze blog zal snappen dat focus een belangrijke zaak is en vooral wordt bedreigd door onze eigen bewuste en onbewuste keuzen die er voor zorgen dat we onszelf (laten) afleiden, anderen willen helpen, graag aardig gevonden willen worden en al die andere gewone en heel gebruikelijke oer-menselijke zaken.
Wat helpt is veel oefenen om bij de door jouw gekozen doelen te blijven door te leren op een elegante manier nee te leren zeggen tegen nieuwe projecten, klussen en vragen die je aandacht verdunnen en of je in ‘latest & loudest’ brengen. Deze methodiek werkt in drie stappen. Ik zal ze hieronder kort beschrijven.
Stap 1. Zeg volmondig ‘ja’ tegen het bestaansrecht van de vraag
“Wat een ontzettende leuke/bijzondere vraag.”
“Wat aardig dat je aan mij denkt.”
Stap 2. Zeg ‘nee’ voor wat jouw bijdrage betreft
“Helaas laat mijn agenda niet toe dat ik er nieuwe projecten/klussen/vragen bij neem, hoe graag ik het ook zo willen doen.”
“Jammer genoeg past het wel bij mij maar niet bij de zaken waar ik mij al aan gecommitterd heb. Ik kan je dus niet helpen.
Stap 3. Help de vrager een stap verder (dit is een andere vorm van antwoord en dus van ‘ja’-zeggen)
“Ik zou het aan X vragen, ik weet dat die heel graag meewerkt aan dergelijke projecten.”
“ Je zou Y eens moeten bellen, ik weet dat ze veel ervaring heeft én een groot netwerk. Zij kan je vast weer verder helpen.
Mijn ervaring is dat de vrager met een zeer tevreden gevoel bij je weg gaat. De vrager is serieus genomen in de vraag, heeft een duidelijk antwoord en een richting gekregen voor een volgende stap.
Probeer deze werkwijze eens uit als het je past en laat je ervaring hieronder weten zodat we er allemaal iets aan hebben.
Disclaimer: Te veel focus houden kan ook betekenen dat je toeval uitsluit en daarmee de mooiste kans mist die het lot voor je in petto had.
Als je eens een keer een workshop wilt over dit onderwerp laat het me weten via de contactpagina.
Andere ervaringen, tips? Zet ze hieronder in de reacties zodat we er allemaal wat aan hebben. Druk ajb hieronder op alle social media knoppen en/of op de rating-sterren als je dit een aardig artikel vind!
‘Rot maar het mot’. Deze prachtige zin hoorde ik van mijn lean-voor-mkb-collega Ron van der Aar die het weer van een van zijn leermeesters had. De zin geeft bijna poëtisch de essentie weer van corvee en dat is uiteraard waar het in deze blog vaak over gaat.
Persoonlijk ‘rot maar het mot’
Alle zaken waarvan je snapt dat het beter is om het wel te doen omdat het niet doen consequenties heeft die je niet wilt.
Flossen
Belastingformulier invullen
Koelkast poetsen
Autobeurten bijhouden
etc.
De tactiek hier is om af en toe eens na te denken wat er nu precies ‘mot’ en of je het echt zelf moet doen, en als dat zo is of je het misschien slimmer kunt doen zodat je er meer pret in hebt en het je minder tijd en energie kost.
Werk ‘rot maar het mot’
Er is altijd een deel van je werk dan aanvoelt als corvee. Hier is regelmatig goed reflecteren uiteraard het allerbelangrijkste.
Moet het inderdaad?
En wat dan precies?
Kun je het standaardiseren, automatiseren, delegeren (iemand blij maken die het wel aardig vindt om te doen)?
Corporate ‘rot maar het mot’
Hier komen we op het terrein van Business Not Value Adding. Zaken die noodzakelijk zijn (of worden geacht) voor het voortbestaan van de organisatie maar op zich zelf genomen geen direct toegevoegde waarde hebben voor jou of je klant.
CBS enquetes invullen
Kwaliteitssystemen met overbodige registraties
Dubbele controles op allerlei punten in je processen
Escalatieladders voor besluiten
‘Moet van de Arbo’- zaken
etc etc.
Hier is het devies: heel goed nadenken over wat er nu precies moet van wie en vervolgens de zaak terug brengen tot een realistisch minimum en daarna zo veel mogelijk standaardiseren en automatiseren zodat je er zo min mogelijk menskracht aan kwijt bent.
Helemaal afkomen van ‘rot maar het mot’ gaat niet lukken. Af en toe er stevig aan trekken geeft je wel een goed gevoel voor deze zaken en zeker het beleven dat er soms (en vaker dan je denkt) invloed mogelijk is die goed is voor jezelf, je werk en je bedrijf.
Als je eens een keer een workshop wilt over dit onderwerp laat het me weten via de contactpagina.
Andere ervaringen, tips? Zet ze hieronder in de reacties zodat we er allemaal wat aan hebben. Druk ajb hieronder op alle social media knoppen en/of op de rating-sterren als je dit een aardig artikel vind!
Top op heden heb ik 7 manieren gevonden om te starten met Lean Office. Ik ga ze hier kort en in zevenmijlsstappen de revue laten passeren. Ik heb er veel links in zitten omdat het verhaal anders veel langer en daarmee onleesbaar zou worden.
Doel is in alle gevallen: de opgetelde kennis en ervaring van de mensen die het werk doen inzetten om iedere nieuwe dag iets gemakkelijker, beter, sneller of goedkoper te kunnen doen dan de dag ervoor, in een gezamelijke reis met steeds opnieuw interessante en uitdagende tussendoelen.
1. Via de fysieke ordening en omgeving starten
Dit is een rip-off van de strategie voor productieomgevingen. De aanname is: Start met 5S en je hebt al heel veel winst. Wat mij betreft maar hoogst zelden een vruchtbare ingang. Als je al Lean Office wil starten met deze route dan is het zaak 5S om te vormen voor het digitale domein. Bijvoorbeeld door te beginnen met de mappenstructuur.
2. Via de proceskant Lean Office aanvliegen
Gaat meestal in vier stappen:
Vervolgens de waardestroom beoordelen vanuit het gezichtspunt van de klant en daarna met de uitkomsten aan de slag gaan met elkaar.
Daarna goed gestandaardiseerd proces met bijvoorbeeld workflow/formulierstroom inrichten als nieuwe nul-stand (bijvoorbeeld met leanforms).
3. Onderscheid maken tussen value en failure demand
Vooral in service gerichte afdelingen kan dit een mooie start zijn. Je gaat aan de slag met 2 lijsten.
Je ontwerpt eerst een turflijst waarop je ‘failure demand’ bijhoudt (feedback op de je proces, product, service, communicatie, tijdigheid enz.). Je zet de meest ervaren medewerkers dagelijks/wekelijks aan het werk om deze stroom terug te brengen tot een realistische minimum.
Je ontwerpt daarna een turflijst voor ‘value demand’ en houdt bij op welk vraag er wederkerende zaken vanuit klanten komen (kopen, info, uitbreiding, verlenging enz). Je zet een paar klantgerichte medewerkers dagelijks/wekelijks aan het werk om deze zaken uit te breiden en nog makkelijker, beter, sneller of goedkoper te maken voor de klant.
Zie voor deze Lean Office manier bijvoorbeeld het boek Freedom from command & control van John Seddon
4. 7 verspillingen leren zien
Met deze aanvliegroute ga je met speelse werkvormen zorgen dat je medewerkers inzicht en taal krijgen zodat ze de 7 verspillingen leren zien en erover gaan praten. Vervolgens kun je de medewerkers uitdagen om Lean Office plannen te maken om verspillingen aan te pakken. Uiteraard dan wel honoreren en stimuleren.
5. Feitelijke onderhanden werk visueel maken
Office-werk vindt vaak plaats in PC’s en is daarmee vooral onzichtbaar. Je kunt Lean Office ook prima aanvliegen door het teamwerk zichtbaar te gaan maken op een leanbord, een whitebord, een scrumbord of wat in jouw geval ook maar passend is. Vervolgens ga je, liefst dagelijk, even met elkaar bij de visuele presentatie van het werk staan en bespreek je voortgang en obstakels, leidend tot acties van medewerkers.
6. Starten met de noodzakelijke vaardigheden van het team
Dit doe je door aan de slag te gaan met een vaardighedenmatrix (skillmatrix). De winst is dan dat je heel helder met elkaar moet nadenken over de basale vaardigheden van je medewerkers en dat kan ook zeker een mooie aanvliegroute zijn.
7. Starten bij de ‘Factory of One’
Met deze aanvliegroute start je met directe voordelen voor de individuele medewerker door grote tijd- en energieslurpers aan te pakken. De kunst is deze tijd, energie en aandachts-bandbreedte te bevrijden. E-mail (met behulp van Inbox Zero) en vergaderen zijn in 99% van de gevallen de eerste kandidaten om aan te pakken. Je sluit hiermee aan bij de beroemde zender ‘WII-FM’ (‘What’s in it for me). Dit blijkt in grotere organisaties die al wel bezig zijn met lean in de productie of in het primaire proces wel een hele mooie Lean Office aanvliegroute.
Welke van deze aanvliegroutes voor jou en je team het meest geëigend is om te starten met Lean Office (een combi kan uiteraard ook het juiste zijn) zul je zelf moeten bepalen. Edoch: wil je dat ik een keer met je meedenk dan doe ik dat uiteraard graag.
Let op: starten met Lean Office betekent een systeembreuk. Leidinggeven wordt langzamerhand omgevormd van handelen naar niet handelen. En dat kan flink onwennig zijn.
Bonustip: maak gebruik van de structuur van een voortschrijdend 90-dagen plan. Niet te kort en niet te lang. En review dit 90-dagen plan uiteraard per maand.
Als je eens een keer een workshop wilt over een van deze onderwerpen laat het me dan weten via de contactpagina.
Een inbox is een plek waar verse informatie binnen komt. Inboxen zijn de poorten/overgangsplekken van de wereld in zijn algemeenheid naar jouw wereld. Vandaar het belang om precies te weten hoeveel van die poorten je hebt omdat je ze nu eenmaal moet onderhouden en reviewen.
De meeste deelnemers aan mijn trainingen komen uit op 5 tot 9 inboxen. Tel voor jezelf eens hoeveel jij er hebt aan de hand van onderstaande voorbeeldlijst.
een fysieke inbak
e-mail inboxen
voicemail inbox
sms inbox
bureaublad fysiek
bureaublad digitaal
tas/rugzak
portemonnee
notitieblokken fysiek
notitie-plaatsen digitaal
je eigen koppie kan zelfs een inbox zijn
Meer dan je dacht? Zet je score ajb hieronder in de reacties dan kunnen we leren van elkaar.
Wat heb je nu aan dit inzicht?
1. groot onderhoud
Je kunt met deze opsomming een eerste ronde onderhoud doen op basis van even reflectie.
zijn het er te veel? welke poorten gaan vanaf nu dicht?
zijn er het er te weinig? welke poorten wil je erbij?
2. opnemen in je routine
Voeg deze opsomming toe aan je checklist voor de weekreview zodat je brein erop leert te vertrouwen dat je minimaal één keer per week deze inboxen leegt (maar pas op dat je de weekreview niet misbruikt om achterstanden weg te werken want dat is kansloos!).
3. klein onderhoud
Leer een gevoel te krijgen voor het juiste ritme voor iedere inbox.
e-mail misschien wel meerdere malen per dag
voicemail 1 keer per dag
fysieke postvak iedere 2 dagen
notitieblok 1 keer per week enz.
Wat jou dan ook maar het beste past.
Met deze manier van werken verzorg je de overgang van de wereld naar jezelf en zorg je dat niet de bottleneck wordt voor de medewerkers en collega’s om je heen.
Als je eens een keer een workshop wilt over dit onderwerp laat het me weten via de contactpagina.
Andere ervaringen, tips? Zet ze hieronder in de reacties zodat we er allemaal wat aan hebben. Druk ajb hieronder op alle social media knoppen en/of op de rating-sterren als je dit een aardig artikel vind!
Er kunnen hele goede redenen zijn om e-mail te willen bewaren. En als je dat wilt doen voor langere tijd dan kun je dat het beste doen in Pdf formaat en niet in de het eigen e-mail-formaat.
Redenen om e-mail te willen bewaren kunnen zijn:
projectdocumenttatie
organisatiegeschiedenis
casuïstiek
afspraken/besluiten e-mails
onderzoek/journalistieke e-mails
enz.
Je kunt ervoor kiezen deze e-mails te bewaren in eigen formaat binnen het ecosysteem van je e-mailprogramma zoals Outlook of Gmail.
Bij Outlook zitten daar echt serieuze grenzen aan. Als je duizenden e-mails gaat bewaren wordt je systeem traag, breekbaar en wordt het ‘zoek-in-alles’ aanzienlijk trager. Dus dat is geen goed idee.
Bij Gmail kun je wel ongelofelijk veel e-mails bewaren en blijvend snel doorzoeken. Het grote nadeel is wel dat je boert op gepacht land. Google kan zo maar eens besluiten om haar beleid om te gooien en dan kun je in de problemen komen (dat zou niet de eerste keer zijn dat grote groepen mensen hun bestaan hebben gebouwd op een Google-app en deze verdwijnt of radicaal wordt gewijzigd).
Dus is wel veel te zeggen voor de keus om e-mail die je voor langere tijd wilt archiveren om te zetten naar Pdf en daarmee voor langere tijd en in een heel generiek formaat te gaan bewaren.
Hoe doe je dat?
Mijn aanbeveling is om een workflow te maken waarin je een specifieke map maakt die dient voor ‘in Pdf te bewaren e-mail’. Je gebruikt vervolgens een programma dat naar die map kijkt, de nieuwe e-mails herkent, omzet naar Pdf (bijlagen in een mapje bij de betreffende e-mail) en de e-mails netjes organiseert naar jaar-maand-dag-tijd in een map op jouw harde schijf (of op een plek in de cloud als je daar de voorkeur voor hebt).
Eenmaal zo georganiseert heb je er geen omkijken meer naar. De betreffende programma’s maken allemaal gebruik van OCR (optical character recognition) zodat je je e-mail eenvoudig terugvindt op het moment dat je een zoekactie doet in je systeem.
Ik gebruik deze manier al jaren naar volle tevredenheid.
Alle e-mail waarvan ik bij opbergen heb besloten dat ik die wil bewaren gaat in een archief map en wordt omgezet naar Pdf.
E-mail tussen nu en een jaar geleden blijft in mijn systeem.
E-mail die ouder is verwijder is uit deze map (want heb ik ook in Pdf).
Als je eens een keer een workshop wilt over dit onderwerp laat het me weten via de contactpagina.
Andere ervaringen, tips? Zet ze hieronder in de reacties zodat we er allemaal wat aan hebben. Druk ajb hieronder op alle social media knoppen en/of op de rating-sterren als je dit een aardig artikel vind!
Over de kip met de gouden eieren zijn we het snel eens. Slachten is geen goed idee. Toch doen we dat veel te vaak bijna. Daarover gaat dit artikel.
Je wist het misschien niet. Of was het een beetje vergeten. Maar …. je bent zelf de kip als je degene bent die de omzet verzorgt, de diensten levert, de onmisbare waarde creeëert. Als je de kip die je zelf bent overbelast, opbrandt, niet op tijd aandacht geeft, geen ruimte geeft voor recreëren dan gaat het fout.
En als medereiziger kan ik meedelen dat een echte burn-out (die ik had op mijn 32-ste) helemaal niet grappig is.
Er zijn 3 grote signalen:
Ik begrijp niet meer precies wat er gaande is omdat ik geen overzicht heb.
Wat er gebeurt kan ik niet verbinden met mijn doelen en logica. Ik kan er geen betekenis aan toe kennen.
Ik heb het gevoel dat ik steeds meer invloed verlies.
Als ik niet meer begrijp wat er gebeurt, er geen betekenis aan toe kan kennen en er geen invloed op heb dan laat ik mijn kip slachten.
Uiteraard wil niemand dat. Toch zijn er allerlei indicaties die opgeteld maken dat je die kant op gaat.
Ik probeer dagelijks 10 liter water in een 5 liter emmer te gieten.
Ik loop alleen nog maar op ‘latest & loudest’.
Ik heb me laten verleiden tot zaken die niet passen bij mijn aard en aanleg (bij mij was dat bovenbaas zijn).
Van weekreview sluipt het naar dagreview, naar uurreview todat ik helemaal niet meer kijk en gewoon maar wat doe.
Mijn agenda staat zo vol dat ik steeds structureler in de avond en in het weekend bij moet schakelen daardoor niet meer los kom en slechter ga slapen.
Tijdelijk allemaal geen probleem maar o zo gevaarlijk als het langzaam naar structureel dreigt te gaan.
Als je eens een keer een workshop wilt over dit onderwerp laat het me weten via de contactpagina.
Andere ervaringen, tips? Zet ze hieronder in de reacties zodat we er allemaal wat aan hebben. Druk ajb hieronder op alle social media knoppen en/of op de rating-sterren als je dit een aardig artikel vind!
We gebruiken cookies zodat deze website zo soepel mogelijk draait. Als je doorgaat met het gebruiken van de website, gaan we er vanuit dat ermee instemt.IK BEN AKKOORDNee, ik wil meer info
Laden...
