Lothar Seiwert (de productiviteits-expert van onze Oosterburen) heeft een simpele methodiek ontwikkeld en beschreven om in een paar minuten een dagplanning uit te werken en te onderhouden. Tijd om die methodiek hier in het zonnetje te zetten.
ALPEN
Is een acroniem waarbij iedere letter staat voor een van 5 stappen. Ik zal hieronder kort beschrijven. Ze spreken daarna voor zichzelf.
A: Activiteiten en acties op rij zetten
Je maakt op een notitieblok een overzicht van de dag met blokken. Een aantal van die blokken komen uit je agenda en liggen vast naar vorm, plek en inhoud. Andere blokken kun je zelf nog invullen. Daarvoor schrijf je de gewenste acties op (in ieder geval de 3MBA’s).
L: Lengte in minuten schatten
De agendablokken hebben hun eigen ‘tijddoos’ maar neem nu ook reistijd, transitie, direct voor- en nabereiden mee. Geef ieder blok een realistisch aantal minuten.
P: Problemen incalculeren
En uiteraard zijn er problemen, verstoringen (leuk en niet leuk). Dit opgetelde ad hoc komt zeker (je weet alleen nog niet wanneer) dus je moet er open-tijd voor inruimen. Alles volplannen maakt dat je gegarandeerd vast loopt op de dag.
E: Kiezen waar je je tijd in gaat steken gedurende de dag
Iedere overgang op de dag ga je terug naar je blokkenoverzicht en bepaal je welk blok het meest waarde oplevert. Dat blok ga je doen en je accepteert de gevolgen van de keus.
N: Na-contrôle
Aan het eind van de werkdag kijk je wat er van je planning is geworden. De uitkomst (verschuiven, schrappen, aanvullen) neem je mee in de planning van de volgende dag.
Deze ALPEN methodiek is een onderdeelvan de Daily Shutdown zoals ik die leer aan mijn klanten.
Deze simpele methodiek is de moeite waard om eens een week te proberen en te kijken of het je gaat helpen een goede balans te vinden tussen de planner en de doener in je.
Laden...
Veel organisaties zijn overgestapt naar Office 365, andere zijn er nog over in conclaaf. Feit is dat Microsoft met Office en daarin Outlook 2016 een nieuwe weg is ingeslagen die bijzonder succesvol is. In de slipstream daarvan worden veel cursussen ontwikkeld en aangeboden die de medewerkers leren om te gaan met deze nieuwe interface. Dat nu is een onlogisch en verspillend idee vanwege drie grote redenen.
1. Het gaat niet om de tool maar om het doel
Outlook is een tool met onwaarschijnlijk veel mogelijkheden. Je kunt met gemak een dag vullen om een keer alle contextuele menu’s langs te lopen van de e-mail-kant en daar wat mee te oefenen zodat je alle mogelijkheden van dit deel van Outlook een keer hebt gezien. Maar dat heeft geen zin op het moment dat je geen visie hebt op wat je eigenlijk wilt met de tool.
1. Wat je zou moeten willen is:
- iedere dag je Postvak In een keer leeg
- zo min mogelijk mapjes en zo goed mogelijke zoek-skill
- zoveel mogelijk overzicht over de communicatie per email
- agenda overzicht als basis voor de dag en weekreview
2. Alles hangt af van je persoonlijke stijl (er is geen ‘one-size fits all’)
Ben je een visionair ? Dan verzin je tijdens de cursusdag allerlei systemen, structuren en workflows maar gaat ze niet gebruiken. Waar je je uiteraard dan later weer schuldig over voelt.
Ben je een operator ? Dan vind je de cursusdag zonde van je tijd want je richt het uiteraard weer net zo in als in Outlook 2013 want dat is simpel en werkt.
Ben je een processor ? Dan heb je allang zelf uitgezocht dat er nauwelijks verschil is tussen 2013 en 2016. Een paar user-interface wijzigingen maar niets fundamenteels. Dus die cursus is zonde van je dag. Je gaat wel en pikt er misschien nog een paar kleine zaken uit op.
3. Kost een hoop (te veel) tijd en geld.
Natuurlijk en terecht wil een OR dat er geschoold wordt na zo’n implementatie. Natuurlijk raken medewerkers onthand als er een dag-dagelijks gebruiksding er opeens anders uitziet. Natuurlijk is aanbieden van scholing een uitdrukking van goed werkgeverschap. Dat is allemaal waar. Toch is het verspilling op deze manier. Het rendement van al de geïnvesteerde uren en euro’s is simpelweg veel te laag.
Wat dan wel:
Corporate Inbox Zero! Een permanente cyclus met een mix van korte classroom workshops, online courses, (+ webinars, spelregelsessies en ondersteuning bij vragen) waarin Inbox Zero wordt aangeleerd en je een eigen stijl vindt voor agenda. Inbox Zero is nu eenmaal een simpele methodiek die zich richt op een norm/doel (1 x per dag Postvak In leeg); die past voor alle typen werkers (visionairs, operators en processors) en veel minder tijd en geld kost.
Het mooie is dat je hiermee niet in de Tsunami-modus zit, maar kan blijven herhalen, nieuwe medewerkers mee kan nemen in de corporate manier van werken en kennis en skills in huis hebt en houdt voor zo’n belangrijk middel als mailcommunicatie.
Outlook komt daarmee op zijn plek: middel voor een doel: zo soepel mogelijk verlopende communicatie via email.
En taken bijhouden in Outlook? Dat is alleen maar weggelegd voor echte processors. Die kun je een keer bij elkaar zetten en ze elkaar laten helpen met het tonen van hun manier. Maar val daar zeker visionairs en operators niet mee lastig.
Wat denk je? Outlook cursus gedaan en wel of niet tevreden? Andere gedachten, ideeën of tips? Laat het ons weten in de reacties hieronder zodat we er allemaal wat aan hebben.
Laden...
Het moet er maar eens van komen. Er wordt zo ontzettend veel geschreven over leiderschap (en het meeste ervan is overduidelijk geleuter) dat ik mezelf met deze blogpost toe wil zetten mijn beeld van dit vaak vaag gehouden begrip eens een keer in te brengen als bijdrage aan debat en mogelijk begrip.
Mijn beeld is ontstaan uit de inspiratie en het samenwerken met Les Mckeown (lees vooral Do Lead) en aan de menskundige kant beïnvloed door het werk van Peter Vonk (zie verderop).
Mijn definitie:
Leiderschap is een groep van 2 of meer mensen helpen met het bereiken van een gedeeld doel.
Dit impliceert de volgende zaken:
- leiderschap ontstaat in het handelen en is geen permanente staat van een verheven soort mensen
- leiderschap ontstaan in het sociale (2 of meer mensen)
- leiderschap kan ieder moment ontstaan, klein zijn of groot zijn
- leiderschap kan formeel en informeel zijn, hiërarchisch verankerd of niet
- leiderschap is iets anders als charisma, heldendom, dominantie, intelligentie of positie
Persoonlijk leiderschap bestaat niet (tenzij je leiding geeft aan een groep alter-ego’s van jezelf). Zelfmanagement bestaat wel is heel hard nodig als onderdeel van je basisambacht wanneer leidinggeven of managen onderdeel is van je werk.
Dit zelfmanagement voor leidinggeven bestaat minimaal uit de volgende 3 skills:
- Tijd & productiviteitsmanagement
- Prioriteitsmanagement
- Crisismanagement
Aard en aanleg
Peter Vonk maakt in zijn boekje ‘3 redenen waarom je (g)een leider bent‘ voor eens en voor altijd duidelijk dat er 3 aard en aanleg zaken voorwaardelijk zijn:
1. Positie in kunnen nemen (ik-sterkte)
2. Empathie (richten op dat wat er wel is maar niet zich niet uiterlijk toont)
3. Zelfkritiek (je eigen handelen kritisch kunnen bekijken op potentie voor verbeteren)
Dagelijks zie ik zijn gelijk te voorschijn komen. Deze voorwaardelijke kant is daarmee vast onderdeel van mijn beeld over leiderschap.
Wie met mij werkt zal bovenstaand beeld over leiderschap in alles herkennen. Wat mij betreft: tijdloos, essentieel en weg van hype en vaag geleuter.
Wat denk jij? Andere beelden? Tips, aanvullingen, voorbeelden? Zet ze hieronder in de reacties zodat we er allemaal iets aan hebben.
Laden...
Een wederkerende vraag die wij tegenkomen? Hoe krijg je het takendeel van Outlook op je telefoon zodat je jouw to-do-lijst altijd bij je hebt?
De reden is uiteraard dat je exchange versie van Outlook je die mogelijkheid eerst niet gaf (nu dus wel).
MS 365
Als je een betaald MS 365 account hebt dan is het simpel. Zet de MS ToDo app op je PC en telefoon, log in met je MS 365 account en alles synchroniseert als een zonnetje. Hier kun je een A4 handleiding voor MS ToDo downloaden.
Heb je dat niet dan is er nog een alternatief.
Task Task
Ik ken diverse hoog productieve pro’s die daarvoor Task Task gebruiken. Je knoopt je exchange account aan de app en nu heb je wel alle taken op rij, en ook nog op de manier waarop jij dat het prettigst vindt.
Het is maar een weet ….
Zorg wel dat je je taken op een verstandige manier organiseert ander ben je een ‘fool with a tool’ (en dus nog steeds een fool) (met dank aan Eric voor de quote). Wil je weten hoe je dat doet? Lees dan dit (helaas lange) artikel.
Laden...
Dat stellen van prioriteiten is nog niet zo eenvoudig. De reden is in 99 % van de gevallen dat de overall-doelen niet helder zijn of dat er geen actiestand is (of uiteraard beiden). Vijf voorbeelden van project prioriterings-‘ziekten’ aan de hand van een metafoor van Jim Benson (een lean-denker die hier artikelen over schrijft).
Zwalken
Duidelijk geval van gebrek aan vitamine D (doelen). Het ene project gaat rechts, het andere links, het volgende weer rechts en uiteindelijk zijn we heel druk maar schieten we er als organisatie helemaal niets mee op.
Remedie: eerst maar eens bepalen wat het grote doel is, zodat alle initiatieven langs die meetlat kunnen worden gelegd en er allignment ontstaat.
Dit gezwalk ontstaat snel bij visionaire leiders die iedere maandagochtend een nieuw briljant idee hebben om alle wereldproblemen op te lossen.
Capaciteits illusie
Een geval van gebrek aan vitamine C (capaciteit). Er worden steeds weer nieuwe relevante projecten in de lucht gehangen met als gevolg dat iedereen deelneemt aan allerlei projectgroepen en onder andere daardoor geen tijd heeft om iets te doen.
Remedie: zet alle lopende projecten op rij en maak er een pijplijn van. Kijk hoeveel veranderingscapaciteit je hebt. Als gevolg van dit inzicht bepaal je dat er bijvoorbeeld altijd maar 3 projecten actief zijn. Op het moment dat er een project is afgerond kies je een nieuw project uit de pijplijn.
Deze illusie ontstaat vaak bij operationele veel-doeners met het ‘alles-moet-syndroom’.
Terugkijken doen we niet
Een geval van gebrek aan vitamine F. We lopen in ieder project weer aan tegen dezelfde soort problemen (‘Prince II is veel te complex voor ons’ | ‘de projectsoftware kost ons onevenredig tijd’ | ‘we overschrijden altijd tijd/geld’.
Remedie: na ieder project zitten en je betaalde leergeld verzilveren. Er zijn allerlei handige technieken voor (AAR, FMEA, Hansei etc.) die allemaal terug te brengen zijn tot 4 vragen:
- wat ging goed?
- wat kan beter?
- wat leren we hiervan?
- hoe gaan we dat borgen?
Plannen in het kwadraat
Duidelijk gevalletje van te veel vitamine P (plannen). Ieder project wordt dood-gepland met Gantt-charts, waterval-overzichten, tijd, geld en menskracht-budgettering enz. Bijverschijnselen: iso-fluff, controle, overleg, rapportages, verantwoordingssessies enz. Allemaal Business-Non-Value-Adding.
Remedie: Ga scrummen, werk met dag- of weekstarts, maak een mooie A3 en onderhoudt die (hang hem op). Kortom doe alles behalve overbodige complexiteit organiseren.
Hier hebben vooral processors de lead. Heel belangrijk maar pas op met een te veel aan vitamine P.
Belangencircus
Het belangencircus ontstaan bij een overvloed aan vitamina P2 (politiek). Ieder project komt in het midden van een belangenstrijd met als meest voorkomende uitslag dat een project zo wordt ingericht dat iedere partij even ontevreden is. Geen kleur, geen keus, geen richting en zelfs vaak geen duidelijke eigenaar. P2 kan over alle 4 de eerdere anomalien heenkomen en dan is er helemaal geen prioritering meer.
Remedie: Leiderschap (tis niet anders).
Laden...
Me-mail is een mooie woordvondst. Verschillende clubs geven er verschillende betekenissen aan. Ik zet er hier 3 op rij.
1. E-mail = boring | Me-mail = fun (Seth Godin)
E-mail is vervelend, leidt af, zorgt voor werk, stress, gedoe, is in het belang van anderen, stapelt op, ontploft enz.
Me-mail zijn de berichten die ik graag ontvang. Zaken die af zijn, bedankjes, waardevolle info, besluiten die mij passen, vliegtickets, bewijsstukken, blogs enz.
Natuurlijk wil iedereen alleen maar me-mail. Me-mail is leuk, waardevol en/of belangrijk. E-mail is boring.
2. Me-mail is productiviteit! (App)
Het idee erachter is uiteraard dat je je Postvak In tot hoofdhub maakt en het dus logisch is om daar alles wat je zelf kwijt wil naar toe te sturen. En dat doe je dus met Me-mail. MeMail is een app die je helpt om emails aan jezelf te sturen vanaf een IOS apparaat (Apple). Deze app doet hetzelfde als Braintoss alleen heeft deze laatste meer functies en is niet beperkt tot Apple.
3. Me-mail is een uniek emailadres (Service)
MeMail is een service waar je allerlei bijzondere emailadressen kunt kopen die een expressie zouden moeten zijn van je eigenste zelf. Wel leuk als je een keer een bijzonder adres zoekt voor een project of een feest.
En misschien zijn er nog wel meer betekenissen voor dit mooie woord. Dus als je die kent, deel ze dan in de reacties hieronder dan hebben we er allemaal wat aan.
Laden...
De meesten van ons hebben een beeld van het volgende level dat je zou willen bereiken. Dat kan een carrière stap zijn, maar ook een persoonlijke volgende stap zijn (huiseigenaar, moeder, pro-golfer, 5 ballenjongleur, electrische gitarist…). Vandaag een paar stappen die dan in ieder geval aan de orde zijn.
1. Concreet beeld hebben van nieuw
Uiteraard start je met het zo concreet mogelijk voorstellen hoe het leven er uit zal zien als alles is gelukt. Doe dat in plaatsen, mensen, kleuren, geuren en zie jezelf in deze nieuwe omstandigheden. Pas als je dat voldoende visievol, concreet kunt zien, gaat de wereld met je meewerken.
2. Loslaten van oud
Maak een lijstje van zaken die niet meer passen bij het bovenstaande beeld en/of zaken die plaats moeten maken om het volgende level mogelijk te maken in termen van ruimte, tijd en geld.
Uiteraard is het slim om dit loslaatlijstje op te nemen in je weekreview zodat je het iedere week ziet verschijnen als niet-meer-doen lijstje.
3. Leren op je nieuw level
- Kijk welke boeken er in de top 10 staan van het betreffende onderwerp/level en zorg dat je die gelezen heb (of geluisterd hebt audio-boeken & podcast zijn een goede optie als je veel onderweg bent).
- Neem deel aan cursussen, kijk video’s en ga praten met mensen die er al zijn.
- Ga aan het werk met de beste coach/leraar/gids die je je kunt permiteren.
4. Maak een plannetje en oefen/experimenteer
In mijn ervaring werkt het goed als je een plan maakt voor maximaal 90 dagen met kleine doelen en experimenten (die je uiteraard ook opneemt in de weekreview)
5. Bonustip: zoek een accountability-partner
Kijk of je iemand in je omgeving hebt die met je mee wil kijken en je bij de les wil houden (neem niet je partner want dat werkt meestal niet). Misschien is er zelfs wel iemand met dezelfde ambitie met wie je samen kun optrekken.
Vraag: Hoe ziet jouw volgende level eruit? Wil je dat delen hieronder?
Laden...
Wanneer je rust in je koppie wilt is het zaak om te werken aan een BuitenBoordBrein (BBB). Een extended-mind-plek waar alles wat je maar zou willen of moeten onthouden zijn thuis heeft. En laat er nu een praktische plek zijn om zo iets op te gaan bouwen. En laat het nu ook zo zijn dat de meeste van de Office gebruikers al hebben betaald voor die plek maar deze niet gebruiken. Daar gaan we iets aan doen in deze blog.
De essentie van een BBB is dat het antwoord geeft op de volgende 3 vragen:
- Waar ben ik van (wat is mijn speelveld)?
- Waar heb ik allemaal ja tegen gezegd (projecten, acties)?
- Waar hebben anderen ja tegen gezegd (projecten acties) en gaan mij leveren?
plus alle info die daar nog bij hoort ter referentie.
OneNote is daar zeker een goede plek voor. En ja, ik weet dat er ook andere plekken zijn zoals Notes (MacOS) of Evernote. De meeste officegebruikers werken in een grotere organisatie waar OneNote door ICT gedoogd wordt en dat is nu eenmaal een voordeel.
Dus tik het woord OneNote in in het zoekveld bij start en waarschijnlijk zie je daar OneNote al staan.
Wat is OneNote
In essentie is OneNote een heel open systeem van notities. Je kunt notitieboeken, secties en pagina’s aanmaken en zelfs nog subsecties en subpagina’s. Op de pagina’s komen de notities. Je bent helemaal vrij in wat je daar opslaat. Dat kunnen doorgestuurde emails zijn, eigen notities, takenlijsten, Word/Excel/Pdf’s, afbeeldingen, audiobestanden etc. etc. Je kunt notitieboeken delen (bijvoorbeeld als thuisplek voor vergaderingen). Kortom de mogelijkheden zijn letterlijk eindeloos.
Relatie met de weekreview
Jouw BBB is uiteraard een verplichte kandidaat voor je checklist weekreview want het is noodzakelijk om vrienden te blijven met je BBB anders gaat je eigen brein het niet vertrouwen en toch weer alles proberen te onthouden (hetgeen kansloos is).
Wat is een goede start?
Een goede start is het bekijken van een paar video’s op YouTube waarin uitgelegd wordt wat de mogelijkheden zijn. Kies niet te korte video’s en vooral ook video’s die al veel keer zijn bekeken.
Rob van den Brand geeft regelmatig OneNote workshops. Je vindt ze op de agendapagina.
Laden...
Ja , ik weet het . Zo’n lijstje is helemaal persoonlijk. Toch vind ik het altijd aardig om de voorkeuren van anderen te zien. Hier zijn die van mij. Ze zijn mij alle 10 even lief. Dus de volgorde is niet het meest van belang.
1 Deep Work | Cal Newport
Boek over het organiseren en onderhouden van tijd om diep geconcentreerd werk te kunnen doen. Het eerste deel is meer theoretisch. Het tweede deel “The Rules” zit vol met praktische strategiën. Bestaat ook in een vertaalde versie.
Deep Work | Call Newport
2. Ontketen je Brein | Theo Compernolle
Confronterend boek over de effecten van altijd online zijn, multitasken en welk effect dat heeft op je brein. Veel herhalingen maar alles bij elkaar toch een heel relevant boek. En een beetje de antipool van Deep Work.
Ontketen je Brein | Theo Compernolle
3. The Effective Executive | Peter Drucker
De bijbel van managementproductiviteit. Boek uit 1967 en het fundament voor David Allen en Stephen Covey. Peter Drucker maakt als eerste onderscheid tussen efficiëntie en effectiviteit. Toont het belang aan van jezelf managen als voorwaarde voor het beroep. Nog steeds heel leesbaar en vol van wijsheid.
The Effective Executive | Peter Drucker
4. Essentialisme | Greg McKeown
“The Disciplined Pursuit of Less”. Een beschrijving van de weg naar de essentie met alles waar daar bij komt kijken. Veel voorbeelden, veel praktische strategiën en een oproep tot bewust kiezen.
Essentialisme | Greg McKeown
5. A Factory of One | Dan Markovitz
Een perspectief op persoonlijke effectiviteit vanuit de lean wereld. Ook waardevol als je niets van lean weet maar zeker interessant als je daar ervaring mee hebt.
A Factory of One | Dan Markovitz
6. Getting Results The Agile Way | J.D. Meier
Net als het boek hierboven een boek over de toepassing van agile en scrum op het onderwerp persoonlijke effectiviteit. Mooie vondsten en ideeën en zeker waardevol voor diegenen die al in teams met deze technieken werken. Vooral de invalshoek van ‘design’ je dag, week, maand en jaar kan inspirerend werken.
Getting Results The Agile Way | J.D. Meier
7. Getting Things Done | David Allen
Even door de Amerikaanse marketingfluff heenprikken maar dan heb je ook wat. De 5 fasen wokflow is een ijzersterk archetype en is supergoed en praktisch uitgewerkt. En natuurlijk komt dit David Allen de eer toe als eerste grondig het belang en het proces te beschrijven van de weekreview. Engelse titel, redelijke NL-versie.
Getting Things Done | David Allen
8. Making it All Work | David Allen
In dit boek beschrijft David Allen de door hem benoemde horizons of focus. De verbinding met de persoonlijke missie, visie en strategie en ook weer de 5 fasen van Getting Things Done in samenhang daarmee. Ik vind wel dat er een horizon mist (namelijk de tijdgeest) maar evengoed wel een belangrijk boek.
Making it All Work | David Allen
9. De zeven eigenschappen van effectief leiderschap | Stephen Covey
De orginele titel is wel stukken beter (“7 habits of highly effective people”). Prachtig boek, mooie compositie en onverslaanbare klassieker. Van ‘Begin bij het eind’ tot ‘Houdt de zaag scherp’.
De zeven eigenschappen | Stephen Covey
10. Prioriteiten | Stephen Covey
Vervolg op het bovenstaande boek. Gaat meer in op de verbinding van missie en visie met je dagdagelijkse planning op basis van de kwadranten van Eisenhower. Inclusief agenda voorbeelden, testjes en van allerlei andere handige tips. Beetje gedateerd her en der maar zeker nog steeds zeer de moeite waard.
Prioriteiten | Stephen Covey
[disclaimer: de links zijn affilate links]
Heb je nog ander boeken die in jouw top 10 zouden staan? Laat het ons weten in de reacties!
Laden...
De 10 belangrijkste vormzaken in tipvorm.
- Zorg voor (white)boards of wanden die permanent beschikbaar blijven
- Zorg voor een plek zichtbaar voor zo veel mogelijk teamleden
- Doe de dagstart aan het begin van de dag
- Blijf staan tijdens de dagstart
- Zet de timer op een kwartier
- Verlaag de vergadertijd als het maar even kan per direct
- Wissel zodra het kan cyclisch van voorzitter
- Werk met beelden, statistieken en kleuren (bijvoorbeeld stoplichten) en emoticons en maximaal 3 KPI’s
- Zorg dat missie, visie en kernwaarden zichtbaar zijn op de borden
- Wees als leidinggevende gewoon een lid van het team waar mogelijk. Regisseur of beslisser alleen als het onvermijdelijk is (en stel vragen!).
Vraag: Werk je al met een dagstart? Wat zijn je ervaringen? Zou je het aanbevelen aan anderen?
Laden...
Het lijkt misschien een saai onderwerp maar is het zeker niet. Er wordt in ons landje onnoemelijk veel tijd versleten met het zoeken naar en terugvinden van bestanden. In deze blogpost op rij wat de meest waardevolle regels zijn voor een mappenstructuur, naamgeving van bestanden en slim zoeken.
Vroeger liep ik door gangen die volstonden met kasten met daarin ordners. Ook de werkkamers stonden vol met halfhoge ladenkasten, hangmapsystemen en daarnaast lagen alle horizontale oppervlaktes vol met papier, boeken en todo-blokken. Zoeken was een fysieke activiteit.
Dat is nu wel anders. Ik loop door strakke gangen en open ruimtes waar geen kast meer te vinden is. Het probleem is daarmee helaas niet opgelost maar verplaatst. Alles wat zichtbaar was is onzichtbaar geworden want verplaatst naar de virtuele wereld. Zoeken is nu turen op een scherm met rimpels in je voorhoofd.
Vuistregels
Gebruik deze vuistregels voor het simpel terugvinden van je bestanden. De eerste vuistregels gaan over opbergen de laatste over zoeken. Beiden zijn nodig.
1. Deel je mappenstructuur op in drie logische delen
Ik heb deze manier van ordenen beschreven in deze blogpost.
2. Gebruik logische consistente bestandsnamen.
Onderdelen van een goede bestandsnaam kunnen zijn: datumstempel (171020), categorie ‘offerte’ en een paar steekwoorden als representant van de inhoud. Zie deze blogpost voor tips voor bestandsnamen.
3. Zet alle bestanden van voor datum X naar een archiefplek (a-z geordend).
4. Maak één medewerker verantwoordelijk voor de hoofdstructuur.
Nummer de mappen die bij deze structuur horen. Zet de meest gebruikte mappen op nummer 1, 2 en 3. Beperk je tot steeds een laag van maximaal 7 + 2 mappen om het overzicht te behouden (en ga eventueel daarna een laag dieper).
5. Organiseer twee x per jaar een opruim/opschoonmoment. Geef iedereen op een rustig moment een map waar hij goed in thuis is en speel virtueel Hendrik Jan de tuinman. Tegelijk doen is het leukst. Wieden en snoeien dus!
6. Verbied mapjes met de namen: ‘allerlei’, ‘algemeen’, ‘diversen’ enz.
7. Gebruik zoeken in de verkenner
Eerst ga je naar de Verkenner met ‘Windowstoets-E’ en daarna gebruik je ‘Ctrl-F’ om vlot in het zoekveld te komen. Type de steekwoorden uit het bestand dat je zoekt. Je krijgt dan direct een lijst te zien van bestanden die voldoen aan jou zoekvraag. Verfijn het eventueel als je nog niet direct vindt wat je zoekt. Wel eerst je zoekinstellingen optimaliseren want die staan niet vanzelf goed.
8. Zet de door jou het meest vaak gebruikte mappen of bestanden in de verkenner onder snelle toegang.
Dat lukt door ze gewoon daarnaar toe slepen. Windows maakt dan een snelkoppeling voor je (rechtermuisklik: ‘vastmaken aan Snelle toegang’ kan ook). De mappen krijgen een pin-icoontje achter hun naam (zie plaatje).
9. Maak een checklist van de door jou (of je team) te hanteren vuistregels en bespreek die wanneer nodig (en stel dan uiteraard ook weer bij indien nodig).
Laden...
“Alle medewerkers zijn tevreden” is geen helder gewenst resulaat. Het is een formulering in de orde van “De wereld is een paradijs” (en dat duurt nog even). Veel te abstract en dus niet bruikbaar. Dat kan anders en beter.
Tijdens mijn Training Timemanagement | Personal Lean besteden we tijd aan het formuleren van resultaten. En dat is niet voor niets omdat het voor de meeste deelnemers nog niet zo eenvoudig is om te komen tot heldere visie-volle afspraken (‘je kunt iets voor je zien’). Ik ontdek steeds preciezer wat daar de oorzaak van is. Hieronder een paar gedachten + tips daarover.
Abstractie is de norm
We hebben op de middelbare school geleerd om ‘samen te vatten’. Dat is een andere manier om te zeggen dat je een algemene formulering zoekt die geldt voor alle zaken waar je het over hebt. Het effect is dat je abstracter gaat denken. Wanneer je vervolgens een aantal van je samenvatingen nog een keer gaat samenvatten tot een nog meer algemener categorie, dan kom je in een nog abstracter wereld terecht en ben je zo maar weg van de werkelijkheid.
Voorbeelden van ‘De wereld is een paradijs’ resultaten
- Alle medewerkers zijn tevreden.
- Iedereen voelt zich gewaardeerd.
- We zijn een topteam.
Een norm is nog geen resultaat.
‘Alle medewerkers zijn tevreden’ is een norm die je jezelf zou kunnen opleggen. Het betekent dat je misschien op enig moment kunt voldoen aan deze norm. De dag erna kun je er al weer vanaf zijn omdat er zich iets heeft voor gedaan waardoor een medewerker niet langer meer tevreden is. Kortom: als je ‘Alle medewerkers zijn tevreden’ als resultaat op zou nemen op je dashboard dan kun je dit resultaat nooit afvinken. Het is derhalve geen bruikbaar resultaat maar een norm waaraan je jezelf kunt toetsen.
Afpellen van lagen van abstractie
De kunst van het formuleren van afspraken wordt vaak gekoppeld aan SMART. Ik ben daar niet zo van (zie hier waarom). Ik zie meer in het afpellen van alle lagen van abstractie.
Dus in mijn voorbeeld ‘Alle medewerkers zijn tevreden’ zijn er een aantal abstracties:
1. alle
2. medewerkers
3 tevreden
de kunst is dus om hier terug te denken tot op het niveau van een resultaat waar ik iets mee kan.
Als ik dat doe, kom ik misschien uit op:
Er is op 1 januari een medewerkerstevredenheidsonderzoek uitgevoerd onder alle medewerkers van schaal 1 tot 3.
of
Ik heb voor 1 maart met de 14 medewerkers van mijn afdeling een gesprek gevoerd waar minimaal de vraag is gesteld: Ben je tevreden met je werk, de beloning en mijn stijl van leidinggeven?
Met een dergelijke concretisering kom ik tot een resultaat dat ik als eindpunt kan zien van een aantal acties. En dat werkt lekker (samen).
Vraag: Heb jij af en toe last van te abstracte doelen/resultaten? Heb je daar voorbeelden van? Oplossingen voor?
Laden...
We leiden in grote getale aan een afschuwelijke verslaving. Die verslaving heeft een naam en er is al een serieuze lobby aan te gang om deze psychische verslaving op te nemen in DSM-V (dat is de grote bijbel van vastgestelde psychische en psychiatrische aandoeningen.
Nomofobie staat voor ‘no-mobile-phone-phobia‘ dus de angst die ontstaat door de gedachte dat je niet meer verbonden bent met, door en via je mobiele telefoon.
Een aantal serieuze mensen (wetenschappers) hebben er een testje voor ontwikkeld die je jezelf af kunt nemen en waarmee je kunt beoordelen of en in welke mate je leidt aan nomofobie. De test bestaat uit 20 vragen die je beantwoordt met behulp van een 7 punts schaal. Je telt de scores op en vindt jezelf terug in een categorie verslaafd (of niet natuurlijk). Score je hoog dan is het detoxen geblazen!
De test kun je hier vinden in het Engels
Zoek je nog inspiratie voor de detox, dan heeft de Huffingtonpost een serie van 19 ideeën die je hier kunt vinden.
Dat hyperconnectiviteit niet bijdraagt aan productiviteit en vrolijkheid zal bij de meeste weldenkende mensen nu toch wel duidelijk zijn. Voor mij is de test dus vooral ‘pret’ en misschien helpt de vragenlijst voor nog iets meer bewustzijn (gecombineerd met een snufje schrik) om er iets aan te doen als het echt storend wordt.
Laden...
