Effectiviteit, efficiëntie en productiviteit maar ook muziek, jongleren en dansen bevinden zich ergens in het midden op het continuüm tussen chaos en orde.
Chaos
Chaos staat voor het onbekende, het innovatieve, het creatieve, het onvoorspelbare, het risicovolle. Chaos leeft in beweging, kunst, avontuur, de eerste levensfasen van een organisatie, in ziekten en in natuurrampen. Te veel Chaos leidt onvermijdelijk tot een nieuwe ordening.
Orde
Orde staat voor vertragen, standaardisatie, schaalbaarheid, voorspelbaarheid, controle, betrouwbaarheid. Orde zorgt voor al onze grote vanzelfsprekende systemen, water, elektriciteit, wegen, riolering, OV, belastingen. Te veel Orde leidt tot een doodsfase en een nieuw begin van leven.
Wie zit waar?
Visionairs leven van nature meer in de wereld van de Chaos. Voor visionairs het de kunst precies zo veel orde te organiseren (en uit te houden) dat de creativiteit kan blijven stromen. Stijlvolle Eenvoud is daarbij een bruikbaar motto.
Processors leven van nature meer in de wereld van de Orde. Voor processors is het de kunst precies zo veel orde los te laten dat er verbetering mogelijk blijft. Systemen gebaseerd op het Realistisch Minimum werken het best.
Operators leven van nature meer in het moment. De operator kan de visionair en de processor helpen met een reality-check. Voortgezet Gezond Verstand is het talent van de operator.
Wil je weten of je een Visionair, Operator of Processor bent vul dan de werkstijltest in. Kost je drie minuten.
Laden...
Iets wat in een bepaald moment zeer waardevol of gewenst is, kan in een later moment volslagen ‘waarde-loos’ zijn geworden. Er zijn twee redenen daarvoor. De eerste is dat wij zijn veranderd en de tweede is dat de wereld veranderd is. Hieronder drie voorbeelden en de manier waarop jezelf de curatorrol kunt nemen.
Sleutelbos
Pak eens je sleutelbos en bekijk die eens heel zorgvuldig. Wat is de functie en betekenis van alles wat er aan die sleutelbos te vinden is. Het zou maar zo eens kunnen zijn dat er een sleutel aanhangt die van een vorig slot of huis is. Het kan zijn dat er nog ‘druppel aanhangt’ van je vorige baan. Het zelfs zo zijn dat er allerlei kleine en grote ringen aan zitten die zonder betekenis zijn.
Uiteraard zijn al deze zaken op enig moment van betekenis voor je geweest. Doordat het voortschrijden van de tijd ben jij en de wereld veranderd en is de betekenis vervallen.
Je kunt deze oefening ook doen met je boekenkast, de laden van je bureau en alle plekken die een zekere vanzelfsprekende rol hebben en niet veel aandacht krijgen.
Folders in je systeem
Een andere plek waar de curator regelmatig grote schoonmaak moet houden is de folderstructuur die je gebruikt om je bestanden op te bergen. Ga nu (ik bedoel letterlijk nu) eens naar je hoofdfolder en kijk eens of je 3 folders kunt vinden die geen enkele betekenis meer hebben. Ik wed dat het je niet meer dan 15 seconden kost. Projecten zijn afgerond, medewerkers uit dienst, klanten weg etc. etc.
Neem eens een keer een uurtje om curator te spelen en je organisatie gaat weer sporen met de realiteit van nu. Dat vindt je brein fijn.
Kijk eens naar dit artikel als je aan slag wilt met dit onderwerp.
Vergadergebouw
Een groot monster in de meeste organisaties is wat ik noem ‘het vergadergebouw’. Dit is de samenhangende cyclische vergaderingen van een organisatie. Er is vast ooit een keer over nagedacht (maar meestal niet in de afgelopen paar jaren). Zet al deze vergaderingen op rij (en vergeet de bilateralen, rvc/rvt- en or-bijeenkomsten etc niet) op rij en kijk of de vorm, lengte, groep van aanwezigen, frequentie etc. nu nog logisch is. Het is zeer waarschijnlijk dat er fossielen zijn die veel tijd (en vermoedelijk ook sluipende ergernis) opleveren.
In dit artikel vind je logica om dit onderwerp aan te pakken.
Curator zijn is een heerlijke rol voor wie ervan houdt: je bent tijdelijk ‘Vice President in Charge of Killing Things’ en maakt plekken en processen weer ‘gezond’. Wie wil dat nu niet!
En een neveneffect is verwoord in de quote van David Allen: ‘When in doubt: clean a drawer.’ Na een beetje cureren heb je weer overzicht en grip en dat is een opgeruimd gevoel.
Laden...
Ondanks veel irrationele, emotionele en reptielbrein-gebonden weerstand, oneigenlijke argumentatie en angst voor verlies van control is remote/thuiswerken een heel goed idee wanneer je productieve medewerkers wilt. En ja, uiteraard zijn er schaduwkanten die je op moet lossen. Daarover dit artikel. Als ik het woord thuiswerken gebruik dan kan dat ook werken in de bibliotheek of Starbucks zijn.
Wanneer kan thuiswerken niet (dan hebben we dat gehad)
Thuiswerken kan niet op die momenten dat je fysieke aanwezigheid onlosmakelijk is verbonden met je werk. De bakker, de onderwijzer, de receptionist, de dokter en een heleboel andere diensten vragen om fysieke aanwezigheid.
Wanneer kan thuiswerken wel
Iedereen die ontwerpt, engineert, schrijft, ontwikkelt, boekhoudt, klantenservice verzorgt, kortom iedereen die kenniswerk doet kan thuiswerken. En het hoeft echt niet alle dagen van de week.
De meest gehoorde argumenten tegen thuiswerken (uit het boek Remote)
- Synergie ontstaat pas wanneer we bij elkaar in 1 ruimte zijn.
- Hoe weet ik zeker dat er wel gewerkt wordt?
- Thuis is er allerlei afleiding.
- Alleen bij ons hebben we een veilig netwerk.
- Als er 1 schaap over de dam is wil iedereen het.
- We verliezen onze bedrijfscultuur.
- En wat doen we dan met acute zaken?
- We hebben veel geïnvesteerd in deze werkplekken.
- Dit werkt niet bij ons soort organisatie (wij zijn te groot, te klein, bijzonder etc).
Ze vallen allemaal onder het kopje: ‘People like us do things like this’ [Seth Godin]. Kortom al deze argumenten klinken mooi maar verwoordingen van oude denken en weerstand tegen veranderingen. Er zou heel veel over te zeggen zijn maar hieronder een paar weerleggingen.
- Synergetische werkbijeenkomsten gaan prima met video-calls.
- Leidinggeven gaat over richting geven, voorwaarden scheppen en resultaten definiëren, daarvoor hoef je niet je club de hele dag om je heen te hebben. En natuurlijk wordt er gewerkt als er duidelijke resultaatsafspraken zijn!
- Op je werk is minimaal even veel afleiding als thuis (en waarschijnlijk meer).
- Veiligheid is een issue maar kan betrekkelijk eenvoudig op worden gelost (zie hieronder)
- Functies en mensen zijn verschillend, waar het kan en gewild wordt is het aan de orde.
- De cultuur is een uitdrukking van ‘zo zijn onze manieren’ en uiteraard kun je die beïnvloeden (en het zal moeten wil je talent aan je binden en behouden).
- Voor acute zaken bel je, voor snelle reactie chat je, voor zaken die een dag kunnen wachten is e-mail prima. Kwestie van samenwerkingshygiëne en eerst even nadenken voor dat je in de ‘nu-nu-nu-stand’ stapt.
- Werkplekken over omdat veel mensen thuiswerken? Gefeliciteerd: scheelt schoonmaak, koffie, onderhoud enz.
- Gebruik maken van thuiswerken kan in ALLE organisaties. Er zijn lijsten van zeer grote bedrijven die in het kader van risico-spreiding (als er een orkaan komt en de stroom valt uit op Head Quarters loopt de tent gewoon door) thuiswerken promoten.
Dus gewoon experimenteren en kijken wat er gebeurt.
De nu al voorspelbare voordelen
- geen woonverkeer reistijd meer
- kortere overleggen
- duidelijker resultaten + projecten
- méér productiviteit voor iedereen
- ontwikkelen van vertrouwen en afhankelijkheden in samenwerking
- aantrekkelijker werkgever voor jong talent
Wat moet je in ieder geval voorwaardelijk regelen:
Goede samenwerkingstool inrichten waarmee je minimaal:
- projecten en acties kunt organiseren
- een snelle chat hebt
- een emailvervanger hebt (zodat je alle draadjes bij elkaar hebt)
- tijdlijnen & deadlines in zicht kunt houden
- bestanden per project bij elkaar hebt staan
Mijn tip zou zijn: kijk naar Basecamp (flat fee van $ 99 ongeacht aantal projecten en gebruikers)
Een video-chat tool
Mijn tip: kijk naar Zoom in zijn basisvariant.
Nadenken over de veiligheid
- alleen https websites gebruiken (moet altijd)
- geen automatische log-in’s gebruiken
- degelijke wachtwoorden gebruiken en dus een goede password manager gebruiken (tip 1Password)
- op de email two-factor-authentificatie (dit is belangrijk omdat er zo geen reset van wachtwoorden mogelijk is)
- encryptie op alle harde mobile harde schijven (ter voorkoming van elende bij verlies of diefstal)
- alle mobiele telefoons op afstand kunnen wissen
Dat is het voor nu!
Wil je me een keer uitleggen waarom het toch niet kan? Of samen met mij nadenken hoe het wel kan? Stuur me een bericht en we spreken wat af.
Laden...
Dit is geen mekkerblog over ’Het Nieuwe Werken’. Wel een stand-van-zaken-inzichten-blog op basis van mijn ervaring van de afgelopen jaren.
Waarom zijn kantoortuinen ontstaan, wat waren de motieven?
- Versterken van samenwerking.
- Snellere en kortere communicatielijnen.
- Minder papier meer digitaal.
- Tijd en plaatsonafhankelijk werken.
- Aantal werkplekken afstemmen op het realistisch aanwezig aantal medewerkers (minder werkplekken ivm parttimers en thuiswerkers) en dus bedrijfsmatig, financieel voordeel.
De paradox waar kantoortuinen last van hebben.
Medewerkers worden geacht hun weg te vinden in twee strijdige verwachtingen van de organisatie
- werk geconcentreerd aan het toevoegen van waarde voor de klant
- wees de hele dag bereikbaar voor samenwerking en afstemming
De mix daarvan in een bepaalde functie bepaalt of een kantoortuin een goed idee is.
Wanneer werkt een kantoortuin?
- Voor medewerkers met kortcyclische taken (administratie, secretariaat etc).
- Voor medewerkers die voordeel hebben bij directe verbale en non-verbale afstemming (sales, inkoop-verkoop).
- Voor callcenters.
- Voor groepen engineers wanneer er een bibliotheek-stemming gerealiseerd kan worden.
Wanneer werkt een kantoortuin niet?
- Voor medewerkers die ‘diep werk’ moeten leveren (beleidsmedewerkers, ontwikkelaars, managers).
- Voor medewerkers die werken met privacy gevoelige en vertrouwelijke zaken (HR en directiesecretariaat).
Ik zie het meest in een goede mix van ‘op de zaak’ werken in een sociale context als een kantoortuin, werken op een stilteplek (voor de ‘topsport’-zaken) en thuis werken voor het ordinaire ongestoord meters maken.
Het lijkt mij daarnaast een dringende zaak om heel kritisch te kijken naar de noodzaak van 9-5 op dezelfde plek zijn. Tenslotte is dat in veel gevallen oud denken dat zeker weten niet werkt met schaars jong talent. Afgezien van alle fileleed.
Afstemming gaat op steeds meer plekken met Skype, Zoom, GoToMeeting en andere video & chat-tools. Dat went snel en geeft een boel meer flex in de agendavoering. En afspraken worden vanzelf korter.
Een (software) bedrijf dat compleet ‘remote’ is ingericht met medewerkers verspreid over continenten en tijdzones is ‘Basecamp’ . Hun leringen en inzichten zijn o.a. vastgelegd in Remote van Jason Fried . Ook zeer leerzaam als je geen software maakt.
Laden...
Sommige mensen kunnen in meetings heel snel een beeld en een oordeel vormen. Anderen moet je niet haasten. Sommige mensen zijn briljant in hun eerste reactie. Andere moeten eerst een tijdje kijken naar en sudderen over een papieren voorstel.
Al deze verschillen maken het verstandig om bij belangrijke besluiten minimaal twee keer bij elkaar te komen. De tweede keer kan dan uiteraard best kort zijn (bijvoorbeeld de volgende ochtend als allereerste activiteit).
In zijn algemeenheid geldt: als een onderwerp een aparte vergadering waard is ga er dan maar vanuit dat een tweede moment zijn meerwaarde zal bewijzen.
Ik heb te vaak meegemaakt dat een superduidelijk voorgenomen besluit, de dag daarop terecht van allerlei bezwaren werd voorzien en leidde tot een veel grondiger en beter besluit.
De aloude wijsheid dat een nachtje ‘erover’ slapen een goed idee is geldt ook hier.
Dit geldt des te meer in die gevallen waarin de voorzitter een visionair is met de neiging tot tempo maken en de bereidheid tot het nemen van risico’s.
nb: Robert Townshend heeft me als eerste op dit fenomeen gewezen.
Laden...
Bij kenniswerk (werk waar jij meer van weet dan je baas) is het voor relaxte productiviteit wijs om zo duidelijk mogelijke gewenste resultaten af te spreken met je baas. Je kunt dan aan de slag met deze duidelijke doelen en deze in je eigen flow, tempo en volgorde plannen en doen. Er is geen enkele reden om meer te bewegen, lawaai te maken, aandacht te vragen dan strikt noodzakelijk voor het behalen van je resultaten.
Als de gewenste resultaten onduidelijk zijn is er de automatische reflex om zichtbaar druk-druk-druk te zijn. Je krijgt dan de menselijke neiging om je onmisbaarheid, committment en toewijding aan de zaak zichtbaar te maken door zichtbaar te zijn en vooral in de aanwezigheid van anderen manifest te zijn. Met als mogelijke consequentie dat je hen afleidt.
Wil je daar weg van blijven dan is het dus zaak om je resultaten zo helder te maken dat ze als een magneet worden voor jouw intelligentie, tijd en aandacht.
Hoe doe je dat?
Stel je zelf de volgende 3 vragen en probeer de antwoorden ‘voor je te zien’. Visueel denken is de clou bij resultaten.
- Wat is er veranderd in de wereld als ik dit doel heb bereikt?
- Hoe ziet mijn resultaat er uit (dus kleur, vorm, hoeveelheid, omvang etc.)?
- Wat draagt mijn resultaat bij aan de waarde die we voor klanten proberen te realiseren?
Met het beantwoorden van deze 3 vragen heb je de grootste slag geslagen. Stem daarna met je baas af of jullie klokken/verwachtingen gelijk zijn en je kunt relaxt aan de slag.
Kun je je voor stellen wat voor verschil het maakt voor een samenwerkingscultuur of iedereen druk-druk-druk is, of iedereen zoemend bezig is met heldere resultaten?
De foto is het resultaat van een nieuwe vakantiehobby: #zenandthartofniksdoen
Laden...
Ik raakte in een gesprek over de volgorde der dingen. Organiseren is ervoor zorgen dat alles op de plek staat die past bij de betekenis die het heeft. Daarna staat het stil. Plannen gaat over voorbereiding voor uitvoeren dus prioriteren, tijddozen, mensen middelen en geld toekennen .
In mijn ervaring is het daarom logisch om eerst te organiseren en daarna te gaan plannen. In dit artikel de basis voor organiseren en plannen in 5 stappen.
Organiseren
Stap 1 Afbakenen
Het is niet mogelijk om de hele wereld te organiseren dus laten we beginnen met het afbakenen van ons speelveld. Dit werkt het beste door de vraag te beantwoorden: ‘Waar ben ik van?’.
Methodiek: maak een mindmap, zet jezelf in het midden en teken alle aandachtsvelden, verantwoordelijkheden, verbindingen met leveranciers en klanten/stakeholders.
Stap 2 Committments in beeld
Het is van het grootste belang om een levend beweeglijk overzicht te hebben en onderhouden van alles wat je beloofd hebt. DIt overzicht geeft antwoord op de vraag: ‘Waar heb ik ‘ja’tegen gezegd?’
Methodiek: start met een simpele lijst (misschien zelfs eerst op papier) met alle resultaten die je wilt behalen.
Het kan zijn dat er in jouw organisatie/bedrijf al zo’n overzicht is waar jouw onderhanden werk zichtbaar is. Bepaal dan of er nog een lijst naast moet voor alles wat daar niet op staat.
Stap 3 Acties slim op rij zetten
Er moet uiteraard ook nog wel iets gedaan worden uiteindelijk. Dus is het wijs om een zo compleet mogelijk overzicht te hebben zonder in de overkill situatie te komen.
Methodiek om te komen tot een goede actielijst staat hier.
Een andere uitwerking van organiseren in een dashboard kun je hier vinden.
Plannen
Stap 4 Dagafsluiting (+ plannen voor de volgende dag)
Voor het plannen is deze stap cruciaal want je koppelt hier de overzichten aan de prioriteit en komt tot een goed overzicht van agenda en de meest belangrijke acties.
Methodiek voor deze dagafsluiting (Daily Shutdown) vind je hier.
Stap 5 Weekafsluiting (+ plannen van de volgende weken)
Hier komen we weer op de beroemde weekreview. Als je al langer lezer bent van deze blog dan is dat evident noodzakelijk voor een goede planning. Ben je nieuw dan raad ik je aan de handleiding voor de weekreview hier te downloaden.
Conclusie
Eerst organiseren (verwerken van alles wat binnenkomt in een betrouwbaar systeem buiten je hoofd) en dan dagelijks en wekelijks (en zoveel vaker als nodig) plannen. Met deze 5 stappen heb je een degelijke basis.
Laden...
Voor de meesten van ons geldt dat je zomaar de kans loopt dat je een heel deel van je tijd opsoupeert aan getut met digitale spiegeltjes en kraaltjes. Wat mij betreft vallen daar onder: social media bijhouden; email communicatie bijhouden; regievergaderingen bezoeken waar eigenlijk niets aan waarde ontstaat; spobilo’s (spontane binnenlopers die je afhouden van geconcentreerde klussen) en meer van dat soort zaken.
De werkelijkheid is dat we er nooit helemaal van af komen. Je bewegen in het sociale betekent nu eenmaal dat een beetje oppervlakkig werk onvermijdelijk is.
Wat kun je er nu wel mee?
Mijn ervaring is dat het erg kan helpen om quota in te stellen voor dit soort werk. Dat betekent dat je van te voren bepaalt hoeveel tijd je wilt besteden aan een set van deze zaken. Mij bevalt het goed om in mijn ochtendopstart een timer aan te zetten van een kwartier en daarin de volgende zaken langs te lopen:
1. Teletekst
2. Facebook
3. LinkedIn
4. Twitter
Deze 4 kunnen prima in een kwartier. En dat is het dan weer voor de rest van de dag. Er is geen reden om er vaker of langer naar te kijken. Als ik via twitter op een interessante video stuit van 14 minuten dan neem ik het kijken van de video op in mijn actielijstje.
Voordelen:
- je blijft globaal bij (en dat is hier genoeg)
- er is een harde reminder voor het eind van de tijddoos
- je blijft dus niet hangen in de geniale verleidingsstrategiën van deze platforms
Test het werken met quota een week uit en laat me dan weten wat je er van vindt.
Wat denk jij? Andere ervaringen, tips? Zet ze hieronder in de reacties zodat we er allemaal iets aan hebben.
Laden...
De CTO van een Alliantie Media (Tom Cochran) verbaasde zich over de hoeveelheid tijd die hijzelf en iedereen om hem heen stopte in email lezen en email verzenden. Omdat er geen snelle of gestandaardiseerde manier was om erachter te komen wat dit betekende voor de organisatiewerk-tijd en kosten zette hij een onderzoek op. In het onderzoek werden een aantal zaken gemeten:
- Aantal emails dat verzonden werd en ontvangen werd
- De gemiddelde typesnelheid van de medewerkers
- De gemiddelde leessnelheid van de medewerkers
- Het gemiddelde inkomen van de medewerkers
Met deze 4 (uiteraard grove) gemiddelden ging hij aan het rekenen met als uitkomst dat iedere email de organisatei $ 0,95 kostte.
Het onderzoek is opgenomen in Harvard Business Review in 2012 (dus al een tijdje geleden).
Wat is hier niet gemeten?
De waarde die de opgetelde emails hebben gecreeërd voor het bedrijf is niet berekend. Zolang als de opbrengst van de emails groter is dan de kosten zou het rationeel kunnen zijn om alles lekker te laten zoals het is. Toch heb ik maar zo het idee dat hier heel veel te verdienen is.
De mens als netwerk-router
Een router is zo’n kastje waar het buiten-internetsignaal wordt omgezet naar binnen wifi. Ik zie klanten worstelen met de functie die email voor ze heeft. En zelfs zo erg dat het lijkt alsof ze een menselijke router zijn geworden: een doorgeef-punt van allerlei informatie. Hun emailproces is voornamelijk het re-directen van email.
En nu?
In het licht van de kosten zoals ze hierboven berekend zijn, zou het interessant kunnen zijn om regelmatig te kijken waar je zelf een router bent geworden en de stromen omleggen zodat jij er als netwerk-communicatie-punt tussenuit kan.
Goed voor iedereen. Vergt uiteraard wel even geconcentreerd onderzoek, reflectie, besluit en communiceren. Maar gelukkig kunnen lezers van deze blog dat uiteraard heel goed.
Wat denk jij? Andere ervaringen, tips? Zet ze hieronder in de reacties zodat we er allemaal iets aan hebben.
Laden...
Een van de krachtigste gereedschappen die we hebben waar het gaat om het managen van onze tijd is het werken met tijddozen (timeboxing).
Een duidelijk begin en eind beleven is nu eenmaal noodzakelijk voor ons brein. Concentratievragende klussen (Deep Work) komen niet voor elkaar zonder tijddoos. En tijddozen zijn noodzakelijk voor een goede dag en weekplanning. Vandaar dit artikel.
Tijddozen voor jezelf
Er is een klus. En je weet zeker dat je deze moet doen. De belangrijkste vraag is nu: hoeveel tijd krijgt deze klus van mij? Bij veel zaken is dat met een beetje ervaring redelijk in te schatten. De kunst hierbij is om realistisch krap te plannen.
Wanneer je bijvoorbeeld een enquete moet invullen (noodzakelijk maar niet echt waardescheppend) kun je er blind aan beginnen en er uren aan kwijt zijn. Of je kunt besluiten dat je deze enquete een uur van je tijd gunt en daarmee je brein helpt om te prioriteren, op de hoofdlijn te blijven, niet in de overproductie-modus te komen enz.
Op het moment dat je een tijddoos hebt bepaald komt deze uiteraard zichtbaar in je agenda terecht.
Gebruik een eigen kleur voor afspraken met jezelf zodat je brein makkelijk overzicht houdt in je agenda. Heb je niet direct een voorkeur? Gebruik dan groen voor afspraken met jezelf (ervaringsfeit: je brein vindt dat fijn).
Tijddozen gedeeld met anderen
In de meeste gevallen zijn dit meetings/vergaderingen. Bij iedere collectieve tijddoos zou je van te voren een antwoord moeten hebben op de vraag: ‘Wat is de gewenste uitkomst?’ Er zijn 5 typen uitkomst van meetings die je kunt gebruiken als meetlat.
- Informatie delen of leren
- Informatie op rij zetten, ordenen, plannen
- Opties, en scenario’s en oordelen ontwikkelen
- Besluiten nemen
- Iets ‘vieren’
De tijddoos-lengte wordt bepaald door de voorzitter maar kan uiteraard ook onderwerp van gesprek zijn tussen de deelnemers van een vergadering of bijeenkomst en zelfs worden bijgesteld voor en tijdens de bijeenkomst.
Dagplanning
Wat voor de meeste onder ons goed werkt is op een papier een aantal rechthoeken te tekenen op een lege pagina van je notitieblok. In die blokken (tijddozen) schrijf je de (eventueel geklusterde) klussen die je vandaag wilt doen met de tijd en de tijdsduur.
Dit doen is een prima start van de dag. Je hebt op deze manier het landschap van de dag steeds bij de hand. Je maakt als het ware een visueel beeld van je agendaplanning.
Gebeurt er iets op de dag dat de boel door de war schopt (en dat gebeurt: het leven is nu eenmaal messy!), dan stel je de tijden bij. Zo hou je grip op de compositie van de dag.
Weekplanning
De weekplanning staat uiteraard in je agenda. Zorg dat je gebruik maakt van verschillende kleuren voor verschillendsoortige activiteiten zodat je voor- en achtergrond creeërt. Iedere afspraak met jezelf of met anderen is een tijddoos.
Het is wijs om regelmatig goed na te denken over de plek, de inhoud en de lengte van de wederkerende, cyclische tijddozen om te voorkomen dat de waarde langzamerhand verwatert. De weekreview is uiteraard het beste moment daarvoor.
Wat denk jij? Andere ervaringen, tips? Zet ze hieronder in de reacties zodat we er allemaal iets aan hebben.
Laden...
Ik las dat de advertenties die het best worden gelezen, bestaan uit heel veel witruimte en maar een paar goed gekozen woorden. Ik ben helemaal geen marketingexpert maar kan me er zo iets bij voorstellen. Dat bracht me op mijn eigen ervaring dat ‘White Space’ je ruimte geeft om te ademen. Daarover deze blog.
White Space in email
Ergens in mijn historie heette wat nu Inbox Zero is “White Inbox”. De reden was natuurlijk dat het visuele effect van Inbox Zero is dat je een wit, want leeg, Postvak In hebt. En dat is heel verslavend zoals jullie ongetwijfeld allemaal weten. Een witte inbox geeft overzicht en een emotie van ‘in control’ zijn. En dat is ook zo.
White Space in je agenda
Ik zie nogal wat agenda’s van verschillende mensentypen en functies. Wat ze gemeenschappelijk hebben is dat ze veel te vol staan. Bijna nergens is lege ruimte die kan dienen als rustpunt of ademplek. Het eerste wat ik in die situaties voorstel is een norm te stellen dat maximaal 60% van de door je te bepalen aantal werkuren mogen worden ingevuld met afspraken met anderen. De andere 40% heb je nodig voor je eigen werk (zonder anderen) en …. lege ruimte waarin ‘ad-hoc’ en leuke dingen hun plek kunnen krijgen (of uitgeruild kunnen worden tegen de afspraken met jezelf). Ook daar ontstaat ‘White Space’ die adem geeft.
White Space op je bureaublad
Het fysieke bureaublad is bij de meeste werkers noodgedwongen (want het gevolg van nomadenbestaan door het nieuwe werken) verhuisd naar het digitale bureaublad en daar is het (tenzij door rigide beleid van de organisatie onmogelijk gemaakt) een bende. Daar staat oud en nieuw, rijp en groen, waardevol en waardeloos, kris kras door elkaar. En iedereen kent wel het gelukzalige gevoel dat je krijgt als je eens een keer de moeite neemt om rigoureus de bezem er door te halen en een bijna leeg bureaublad over te houden (mensen zuchten soms zelfs letterlijk).
White Space om je heen
White Space om je heen kun je ervaren als je in een goed verzorgde ruimte komt waarin alles een plek heeft, heel is, onderhouden, passend qua vormgeving en je daardoor beleefd dat er een eigenaar is die daar de zorg voor neemt. Het is weliswaar niet wit maar geeft wel de ademruimte die we als mens nodig hebben.
En rommel en chaos dan?
Rommel en chaos hoef je niet op te zoeken, die melden zich gratis en voor niets. De prijs van focus is nu eenmaal rommel en chaos. Wie propageert dat rommel en chaos noodzakelijk zijn voor creativiteit heeft nooit gekeken bij componisten, topkoks, veel-schrijvers enz. Zij weten als geen ander dat goede routines en ‘White Space’ voorwaardelijk zijn voor het kunnen horen van onze muze.
Andere ideeën, ervaringen? Deel ze met ons in de reacties hieronder zodat we er allemaal iets aan hebben.
Laden...
Je maakt nog eens wat mee in de trein. Ik zat naast een vrouw die de treinreis gebruikte om haar Postvak IN te cureren. Omdat ik een buitengewone interesse heb in hoe mensen omgaan met hun Postvak In kon ik het niet laten om af en toe een blik te werpen op haar manier van werken. Wat me opviel is dat ze langere e-mails überhaupt niet las! En daar is zij niet de enige in (let er maar eens op bij jezelf).
Too Long Didn’t Read (TL;DR)
Deze afkorting is beroemd in schrijversland. Te veel tekst op de foute plek. En ja, dat gebeurt nog al eens in een email. Het natuurlijke thuisland van email wordt gevormd door communicatie over eenduidige, simpele zaken waar geen tijdsdruk op staat (zie voor de logica daarvan het gedeelte ‘email-kwadrant’ uit dit artikel).
Als je email gaat gebruiken voor complexe zaken (en dus veel woorden gebruiken om context te geven, argumenten op te bouwen en conclusies te trekken) dan ben je al heel snel je lezer kwijt.
E-mail gebruiken voor dringende zaken kan alleen als de ontvanger daar van te voren mee akkoord is gegaan (en dus niet als permanente strategie).
Kortom (en to-the-point): lange e-mails worden niet gelezen.
Overproductie en aanpalende ellende
Vanuit leanthinking kennen we de 7 verspillingen. De moeder van alle verspilling is overproductie: meer doen, eerder doen en vaker doen dan de klant waardeert. Overproductie leidt tot transport (heen en weer) en opslag (stapels). Dat is ook aan de orde met lange e-mails. Dus:
- De e-mail wordt helemaal niet gelezen en verdwijnt daarmee in het moeras. Al het schrijfwerk was verspilling.
- De e-mail wordt niet in zijn geheel gelezen (dat komt later wel) en blijft dus hangen in Postvak IN (stapels), of wordt gedeeltelijk beantwoord hetgeen uiteraard leidt tot ge-heen-en-weer.
Wat dan wel?
- Voor dringende of complexe zaken stijg je een of meer tredes op de communicatieladder (dus bel, Skype of ga live).
- Beperk de lengte van je emails tot het realistische minimum. Twee regels context + een duidelijke, liefst visueel afwijkende call-to-action (witregel ervoor-erna; schuin; vet) wordt het meest gewaardeerd.
- Gebruik de onderwerpregel als samenvatting van de inhoud van je e-mail.
- Als je handtekening langer is dan de omvang van je email -> doe er iets aan (als je die invloed hebt).
Conclusie: houd je e-mail kort en to-the-point en gebruik de onderwerpregel wijs.
Laden...
Een tijdje geleden kreeg ik van Annet een briljant idee doorgestuurd om snel bij veelgebruikte bestanden te komen. Je kunt dan volstaan met dit snelkoppelingenblad bij de hand te hebben en je hoeft daarna niet meer eindeloos te klikken om bij je bestanden te komen.
Hoe werkt het?
Je hebt een Excelbestand dat je vastmaakt aan de taakbalk zodat je het steeds bij de hand hebt. Op het eerste werkblad staan een aantal rijen knoppen in verschillende kleuren die categorieën vertegenwoordigen. Je kunt bijvoorbeeld verwijzen naar belangrijke referentiebestanden, of templates van documenten, arbeidsovereenkomsten enz. Op de knop staat de naam van het bestand. De naam is tegelijk een link naar het bestand.
Hoe maak je het?
- Neem een nieuw Excelbestand.
- Maak een knop aan via ‘invoegen/vorm/afgeronde vorm’.
- Kies een kleur.
- Zet de juiste bestandsnaam in de vorm en positioneer de tekst in het midden van de vorm (even terug naar menu start).
- Zet onderstrepen aan (zodat het er ook uit ziet als een link)
- Koppel aan bestandsnaam de link naar het bestand via ‘invoegen/hyperlink/selecteren’
Het ziet er nu zo uit:
Als je eenmaal de truuk snapt dan kun je dit uiteraard uitbreiden naar een heel snelkoppelingenblad.
Dat ziet er dan bijvoorbeeld zo uit:
of als je los gaat bijvoorbeeld zo:
Het is even werk maar daarna verdien je dat zo terug. Je kunt uiteraard ook zo’n overzicht maken voor een team (dan wel even op slot zetten zodat het niet verprutst kan worden door een excel-kluns).
Wat denk je? Is het wat voor jou? Heb je een andere briljante oplossing? Laat het weten in de reacties hieronder zodat we er allemaal iets aan hebben.
Laden...
Effectiviteit, efficiëntie en productiviteit maar ook muziek, jongleren en dansen bevinden zich ergens in het midden op het continuüm tussen chaos en orde.
