Wat gebeurt er als je 5S toepast op de centrale digitale mappenstructuur? Je krijgt een heldere structuur, die makkelijk te begrijpen is, die één eigenaar heeft en door iedereen onderhouden kan worden. Hoe? Zie de vijf stappen hierna:
- Sorteren: Neem een deel van je netwerkschijf en een deel van je team en bekijk met elkaar wat er mogelijk overbodig is en parkeer dat in een tijdelijke map.
- Schikken: Maak in de structuur onderscheid naar wat levend project is, wat ‘going concern’ is en wat terugvind-archief is. Bepaal wat er daarnaast nog nodig is aan persoonlijke werkmappen.
- Schoonmaken: Schuif in elkaar wat kan. Bepaal een heldere taxonomie voor de map- en bestandsnamen en pas die toe op alle bestanden en mappen die je hebt. Ruim de parkeermap op.
- Systematiseren: Beschrijf je logica in vuistregels, de structuur waar die toe leidde, je namen-taxonomie voor mappen en bestanden, in een eerste versie procedure/checklist en bepaal wie vanaf nu de eigenaar is van de mappenstructuur en geef deze voldoende bevoegdheden.
- Stabiliseren: doe ieder kwartaal klein onderhoud en ieder jaar groot onderhoud.
Heb je geen idee wat 5S is? Kijk dan hier.
Wil je dat ik met je meedenk over jouw mappenstructuur? Laat het me weten via het contactformulier.
Laden...
Af en toe lijkt het wel of de wereld steeds complexer wordt en sneller gaat. Met als effect dat wij ook steeds verleid worden om alles bij te houden, alles wat herrie maakt als prioriteit te beschouwen, de hele dag ‘aan’ te staan’ en daardoor vroeg of laat een grote kans te lopen op te branden.
Er is een tegengif dat het verdunnen van je aandacht voorkomt, het permanent opsouperen van je energie stopt en het uiteindelijk afbreuk doen aan je gezondheid vervangt door vitaliteit en duurzaam bijdragen aan deze complexe wereld.
- Ken jezelf (i.p.v. ‘Ik word gek van mezelf’)
- Ken je gewoontes (i.p.v. ‘Ik doe maar wat’)
- Werk aan betere gewoontes (i.p.v.’ Daar heb ik geen tijd voor’)
- Werk met een plan (i.p.v. ‘Alles moet’)
- Leer van het leven
Laden...
Het maakt nogal wat uit voor de ideale ‘compositie’ van de week of je een ochtendmens bent of een avondmens. Het is dus als eerste zaak er achter te komen waar jouw primaire biologische tijd van nature zit. In deze A-kwaliteit-tijd plan je idealiter andere dingen van in de B-tijd.
Hoe kom je erachter of je een ochtendmens of een avondmens bent?
Dat kan met een paar praktische vrolijke experimenten.
- Werk een week zonder kunstmatige uppers (koffie) en downers (alcohol) en kijk waar je natuurlijke uppers en downers te voorschijn komen.
- Doe in een vakantie een keer gek, Haal klokken en wekkers weg en kijk waar je natuurlijke ritme je brengt.
Google brengt je zo bij een eindeloze reeks testjes en rijtjes kenmerken die je kunnen helpen om er achter te komen.
En voor de duidelijkheid: 90 % van de hele gewone wereld is ingericht op de ochtendmens. Dat is mooi als je een ochtendmens bent.
Ben je dat niet, dan zijn er rituelen: radio en tv-programma’s die ons wakker praten; koffie om wakker te worden; e-mail-als-eerste-op-de-dag om een beetje op te starten.
Wil je zelf invloed op de inrichting van de week in het verlengde van je eigen aard dat is het wijs om een ideale werkweek voor jezelf te componeren. Dat doe je als volgt:
- Kom er achter of je een ochtend- of avondmens bent
- Download hier het werkblad weekplanning
- Vul het werkblad in met behulp van de instructie
- En vertel ons in de reacties onder de blog wat je er aan hebt gehad
Laden...
In gesprek met een opdrachtgever kwam hij met het idee om grote projecten een eigen e-mailadres te geven in zijn organisatie. ‘Is dat een goed idee?’ vroeg hij mij.
Een e-mailadres van zo’n project zou er als volgt uit kunnen zien:
project1483klantnaam@adjustintime.nl
Mogelijke voordelen:
- alle e-mail van het klantproject komt binnen op dit e-mailadres
- de projectleider is hoofdbeheerder van dit e-mailaccount en heeft zicht op, en regie over alles wat er gebeurt
- de afdelingen die er iets mee moeten krijgen toegang tot dit e-mailaccount en kunnen door slimme triage van de klantprojecten (met bv categoriën) taken toegewezen krijgen
- altijd alle communicatie bij elkaar gedurende de gehele looptijd van de klantrelatie over dit project
Mogelijke nadelen:
- als je teveel klantprojecten hebt van een korte doorlooptijd dan wordt het te complex
- als je projectleider geen Inbox Zero Champion is heb je een bottleneck georganiseerd
Het ging bij deze opdrachtgever om 30 klantprojecten per jaar (machinebouw). Ieder met veel beweging in het eerste jaar en daarna nog jarenlange communicatie.
Mijn voorlopige advies: probeer het eens uit met 1 project en houd goed bij waar je tegen aan loopt.
- Wat mis ik hier?
- Welke voordelen of nadelen zie ik over het hoofd?
- Is er al een bedrijf dat dit heeft verzonnen en ervaring heeft?
Zet ze ajb hier onder in de reacties zodat we er allemaal van kunnen leren.
Laden...
Een van de 7 verspillingen heeft als naam ‘opslag/voorraden’. Een bijzonder soort verspilling en als je niet gewend bent aan de lean-bril nog niet eens zo gemakkelijk te zien.
‘Stilstand, stapel en voorraad’ in plaats van ‘Flow’
Verspilling door opslag/voorraad is het oppakken, verplaatsen, neerzetten en stil laten staan van materialen en informatie (in klantprocessen zelfs soms ook van mensen).
Het is wel een beetje opletten geblazen. Een blinde ambitie voor nul opslag of voorraad is nogal onverstandig. Opslagplekken en voorraden verkleinen en steeds verder verkleinen is de goed reis. Een kleine, goed doordachte tussen-voorraad is in de meeste gevallen het optimum.
Tot je spreekt deze verspilling:
- Ik ben overal maar niemand ziet mij meer, zo gewend als men is aan mijn aanwezigheid.
- Men pakt mij op en zet mij weer neer zonder erbij na te denken. Ik ben er al zolang dat bijna niemand meer weet dat ik bijzonder ben.
- Ik ben de pallet printpapier.
- Ik ben de mailbox met 3000 mails.
- Ik ben de horizontale stapels op bureaus.
- Ik ben de kelder vol met levensmiddelen (die ‘helaas’ wel eens over de datum gaan).
- Ik ben het onderhanden werk, de werkvoorraad en de achterstand. Als het even kan zorg ik ervoor dat er stilstand komt, er gestapeld wordt en voor de zekerheid overal zeer veel meer dan genoeg van alles op voorraad is.
- Ik ben blij met overproductie en kan het heel goed vinden met transport.
- Ik ben bang de korting te missen van het in één keer veel bestellen.
- Ik ben bang voor het moment dat er geen excuus meer is om echt aan de slag te gaan omdat er niets anders meer voorhanden is dan dat wat moet.
- Ik ben bang voor te kleine voorraden omdat ik er niet op wil vertrouwen dat mijn leveranciers op tijd zullen kunnen of willen zijn.
Er is zojuist een korte video ontdekt van Steve Jobs die de essentie van de nadelen van voorraden/magazijnen uitlegt aan studenten van MIT. Collectors item.
Laden...
Het kan aan mij liggen maar ik lees zowel in Engelse als Nederlandse blogs en boeken steeds vaker het woord ‘kalm’ als tegengif tegen ‘druk’. En dat is interessant.
Zover als ik het kan traceren komt het denken over ‘a calm company’ van de mannen van Basecamp. In hun boek ‘It doesn’t have to be crazy at work’ pleitten zij er voor om de kalmte en rust in je organisatie DNA te bakken door:
- het streven naar eindeloze groei op te geven;
- zo min mogelijk management en vergaderingen te hebben;
- waar het maar even kan a-synchroon te communiceren (dus niet face-to-face of bellend);
- lekker thuis te werken als dat ook maar even mogelijk is;
- zomers een dag minder te werken;
- om de paar jaar een sabbical te plannen;
- enz. enz.
Al deze zaken leiden uiteindelijk tot een cultuur waar druk doen geen bewijs is van belang of onmisbaarheid maar van onvermogen en onbelang.
Als er dan eens een crisis is, dan is er een kalm team dat gewend is aan
- zeer zelfstandig besluiten nemen,
- helder denken & schrijven
- samenwerken op basis van helder eigenaarschap.
En dat werkt.
Ik denk dat er binnenkort boeken in het Nederlands gaan verschijnen met titels als ‘De Kalme Organisatie’. Van mij mag het maar ik denk dat ze bij Basecamp dan allang weer verder zijn en het voor ons beter is om ons te laven aan de bron.
Laden...
Er wordt eindeloos geschreven en gesproken over de spanning tussen werk en privé. Ik heb in een eerdere blog betoogd dat ik dat een beetje rare tegenstelling vind (en een praktische manier gegeven om er anders mee om te gaan).
Ik vond nog een nieuw gezichtspunt dat mijn punt versterkt.
Jeff Bezos (die kaalkop en eindbaas van Amazon) antwoord op de vraag hoe hij omgaat met werk-privé-balans, dat hij zelf denkt in ‘work-life-harmony’ dus in onze terminologie werk-privé-harmonie.
Dat is een mooi beeld!
Jeff accepteert dat werk en privé gewoon door elkaar lopen en zorgt er tegelijk voor dat ze het goed hebben met elkaar. Dit is de echte levenskunst omdat jijzelf nu eenmaal de enige verbindende en harmoniserende factor bent en je brein al helemaal niet in staat is om onderscheid te maken tussen deze twee levensdomeinen.
Laden...
Verslag van een klein Personal Lean experiment.
Sinds een aantal weken heb ik op het Home-screen van mijn telefoon een map staan met als naam: ‘Tijdverspilling’.
In deze map staan een aantal apps die ik beoordeel als Tijdverspilling.
Te weten: NOS-teletekst, Google Analytics, LinkedIn en Twitter.
Het idee achter het experiment was dat ik steeds als ik de neiging heb om even iets te doen in die map, mijn oordeel ‘Tijdverspilling’ tegen zou komen.
Werkt het?
Ja en nee.
Het werkt omdat ik wel steeds een mini-trigger heb als ik naar de map met apps toe ga. Dat is een voordeel.
Tegelijk merk ik dat het checken van de apps een bepaalde waarde voor mij heeft. En ik het dus ook gewoon blijf doen.
De naam van de map heeft nu een te strenge toon voor mij: ‘Gij zult geen tijd verspillen!‘
Dat roept iets rebels in mij op: ‘Maak ik zelf wel uit!‘.
De volgende stap in het experiment is dat ik de map een nieuwe naam ga geven.
Het wordt ‘Tijdverdrijf’.
Iets milder maar nog steeds duidelijk en misschien iets makkelijker voor mijn interne rebel.
Tijdverspilling mag nooit.
Tijdverdrijf is een keus in een moment. Dat past me meer.
Wordt vervolgd
Laden...
Om, aan en door je heen heb je een grote verzameling gewoontes.
- Sommige gewoontes zijn dom.
- Sommige gewoontes zijn heel wijs of verstandig.
- Sommige gewoontes heb je totaal niet in beeld.
Kijk of je je gewoontes in beeld kunt krijgen en innoveer ze als de engineer van je eigen leven. Moeilijk is het niet (je moet het natuurlijk wel echt doen).
- Documenteer wat je nu doet (tekenend of schrijvend).
- Denk na over dat wat je hebt gedocumenteerd en kijk of er ruimte is voor beter.
- Doe een experiment en leer van de uitkomst.
En voilá: Je leven is een stukje beter geworden!
Laden...
Er is een wijd verbreide organisatie gewoonte om iedereen toegang te geven tot alle agenda’s. Dat is een slecht idee.
De vermeende logica en meerwaarde van deze gewoonte is dat het eenvoudig wordt om collega’s te vinden, volgen en natuurlijk uit te nodigen voor meetings.
Het effect ervan is ‘agenda tetris‘ plus een complexe Outlook agenda interface (staat helemaal vol met agenda’s waar je toegang toe hebt) en daarmee een hoop verlies van tijd, intelligentie en energie op de verkeerde want niet waarde-toevoegende dingen.
Ik denk dat er een andere oplossing mogelijk is:
- organiseer betrouwbare a-synchrone communicatie: e-mail-achtige, chat-achtige en taak-uitwissel-achtige communicatie op 1 platform zoals Basecamp, Trello, Sharepoint etc.
Dus geen interne e-mail via Outlook, geen gechat via Whatsapp (op de server van FB), geen vage taaklijsten overal en nergens maar alles op 1 geïntegreerd simpel en eenduidig platform.
- geef trainingen in duidelijk schriftelijk vragen stellen en antwoorden
- leer er met elkaar op vertrouwen dat de communicatie en de kroniek van de communicatie altijd op 1 plek te vinden is
Voordelen
- Gewoon weer ouderwets onderhandelen over tijd (dat is goed bestede tijd)
- Minder en betere vergaderingen
- Meer mogelijkheden voor hele snelle 1 op 1 afstemming (face-to-face, bel, of video-call)
- Meer respect voor en regie over de eigen tijd inclusief je eigen biologische ritme
- Communicatie op 1 plek (inclusief de historie)
- Serieuze ruimte voor tijd- en plaatsonafhankelijk werken
Kan niet bij jou? Want IT wil niet mee, we zijn te groot, we zijn te klein, enz. enz?
Begin klein en wordt zo goed met jouw team dat niemand er om heen kan en ook zo’n manier van werken wil.
Laden...
Je kunt op twee manieren omgaan met control.
De eerste is een vorm van kramp en gaat over proberen alles in de gaten te hebben, risico’s te vermijden en streven naar volledige beheersing. Dit is een bijzonder vermoeiend streven en daarnaast in mijn ervaring ook nog eens betrekkelijk kansloos.
De tweede manier is de manier van de danser, de sporter en de muzikant. De kunst is om te blijven letten op het doel, zo min mogelijk kracht te gebruiken, te weten waar je invloed op hebt en niet, accepteren dat zaken soms tijdelijk moeilijk en fout gaan, snappen dat de omweg de kortste weg is en jezelf vooral niet te serieus nemen.
Vanuit kramp-control is de danser niet om aan te zien, breekt de tennisser die zijn racket te stijf vasthoudt zijn pols en kan de gitarist zijn snelle riffs niet spelen.
Relaxte control is de elegante, en met zo min mogelijke inspanning, bewegende balans tussen chaos en orde en daarmee het nastreven waard voor ons als drukke professionals.
Laden...
Travel light is een van de vuistregels van Personal Lean. Je kunt het toepassen op werkelijk van alles. Van je familiehistorie en je trauma’s, tot de achterbak van je auto, je koffer tijdens je vakantie en natuurlijk je persoonlijke standaarduitrusting.
Wat zijn de zaken die je altijd bij je hebt?
- sleutels (auto/fiets + huis)
- mobiel (bereikbaarheid + info)
- pasjes/geld
Travel light betekent in dit geval jezelf de vraag stellen: ‘Wat is hier mogelijk overbodig?’
Welke sleutels, apps en pasjes draag ik altijd met mij mee maar kan ik prima zonder of op een andere manier organiseren.
- Sleutels kun je nadat je ze hebt opgeschoond soms in een verschillende bossen organiseren, kleinere ringen gebruiken, sleutelhanger eraf halen.
- Winkel-pasjes verzamel je in een app zoals stocard zodat ze makkelijk kunt vinden in je mobiel (die je toch altijd bij je hebt).
- De rest van de inhoud van je portemonneé kun je terug brengen tot het realistisch minimum en misschien ook splitsen in ‘soms’ en ‘vaak’ nodig. En misschien zelfs wel in een andere vorm organiseren.
- En je mobiel heeft nog wel een heel eigen verhaal maar dat komt een andere keer.
Op het travel light terrein kun je snel en makkelijk innoveren zonder dat je er ook maar iets of iemand anders voor nodig hebt. Probeer het eens uit!
Laden...
Hier is het idee: vergeet het maken van jaarplannen (scope veel te groot), maak ook geen los plan voor de dag (wordt snel doel-loos). Maak een 90-Dagen plan.
90 Dagen (dus dertien weken | 3 maanden) vormen naar mijn ervaring de beste boog.
Niet te lang en niet te kort.
Gebruik het plan niet voor de ‘gewone’ resultaten maar voor innovatie en verbetering die je meer tijd op gaan leveren (voor nadenken of voor de leuke dingen van het leven).
De vorm maakt niet uit, de inhoud uiteraard wel.
- Op 1 A4
- Met startdatum en einddatum.
- Een beperkt aantal doelen die haalbaar zijn in 3 maanden op rij gezet naar prioriteit (maximaal 7).
- Zo goed mogelijk geformuleerd (nee niet SMART want dat is veel te ingewikkeld, kijk hier voor een slimmere manier)
- Op zo’n manier bewaard dat je er altijd overal bij kunt (tip van Irka maak een foto met je mobiel dan heb je het plan altijd en overal bij de hand ter referentie).
Gebruik je 90-Dagen plan als anker voor je weekreview en je dagelijkse planning. Doel behaald? Afvinken en feesten!
Ja, helaas moet je vaker nee gaan zeggen tegen allerlei fantastische nieuwe ideeën. Zet ze op de parkeerlijst ter overweging voor het volgende 90-Dagen plan.
Laden...
