Het leven is een eindeloze dans tussen orde en chaos.
Jouw organisatie bevindt zich ergens op dit continuüm.
Jouw medewerkers bevinden zich ergens op dit continuüm,
en wij dus ook.
Als er teveel orde is, ontstaat er verveling en dooft het leven uit (en stopt de dans).
Als er teveel chaos is, ontstaat er angst en gaat iedereen voor zijn eigen hachje (wordt solodanser).
Het is aan ons om de dans betekenisvol te houden door richting te houden
en beweging en elegantie voor te leven.
***
Laden...
In je Outlook agenda kun je van iedere tijddoos/afspraak aangeven of je:
- beschikbaar bent (free);
- ergens anders werkt (working elsewhere),
- voorlopig bezet bent (tentative);
- bezet bent (busy);
- niet aanwezig bent (out of office).
Vijf keuzes die in de interface zijn opgenomen.
Voor het gemak van anderen!
De keuzes zijn bedoeld als een hulpmiddel voor het voorstellen van afspraken (het zou er makkelijker door moeten worden).
Werkt niet (in de zin van: niet effectief).
Er zijn drie redenen
- Steeds meer mensen krijgen toegang tot je agenda en dat is geen goed idee als je ooit nog eens iets gedaan wilt krijgen.
- VOP problemen. In de praktijk wordt dit niks omdat er teveel verschil is tussen Visionairs, Operators en Processors. V’s en O’s gaan al deze keuzes niet gebruiken. Te veel systeem dat te veel tijd, intelligentie en energie kost [doe hier de test]. Pogingen tot collectieve afspraken over betekenis en gebruik heb ik nog nergens zien werken.
- Voor iedereen toegankelijke agenda’s in combinatie met deze folklore leidt tot meer agenda-tetris. Een bijzonder akelig spel dat vooral ongeliefd is bij ondersteuners. [zie deze blog].
Personal Lean inzichten
- Deel je agenda met zo min mogelijk collega’s [zie deze blog].
- Gebruik een goed doordacht rijtje kleuren voor een paar basale categoriën (dat vind je brein fijn).
- Gebruik Inbox Zero en neem direct een besluit over elk agendaverzoek.
- Doe dat op basis van de twee basale gewoontes: dagreview & weekreview [zie deze blog].
Laden...
Herstellen gaat over alles wat maar fout gaat in een proces en vervolgens gecorrigeerd moet worden. Herstellen is een van de 7 verspillingen.
We leven met een vaag beeld dat alles in één keer goed zou moeten kunnen gaan. Dat is ongeveer nooit het geval. Het papier in het kopieerapparaat kreukelt. PC loopt vast. Een hulpmiddel kan kapot, onvindbaar of niet meer adequaat zijn. Medewerkers kunnen moe, nieuw of incompetent zijn.
Op plekken waar het kritisch is, zijn er meestal meldingssystemen ingericht om zicht te houden op de aantallen voorkomens, risico’s van fouten en bijna ongelukken.
Zoals ook de meeste andere verspillingen is er bij herstellen een optimum. Het ten koste van alles streven naar nul fouten, defecten en bijna ongelukken kan zoveel andere verspilling veroorzaken dat het niet meer logisch is als streven.
Ook ontwikkelen en leren van mensen verloopt via het maken van fouten die weer hersteld zullen moeten worden.
Bij volledig geautomatiseerde processen streven we naar ongeveer foutloos en dus naar 6 sigma, wat betekent dat er maximaal 3,4 afwijkingen voorkomen per 1.000.000 bewerkingen.
Als ik mij inleef in de verspilling Herstellen dan komt het volgende bij mij op:
“Ik ben de kracht die ervoor zorgt dat als het even kan er zaken in de herbewerking moeten. Het lijkt er wel op maar is het toch net niet. Even slordig invoeren, een paraaf vergeten, onduidelijke vraag stellen, inferieure kwaliteit van materiaal accepteren en er is weer een’ loop’ terug in het proces of er ontstaat een prachtige berg afval. En.. iedereen is daar heel druk mee.
Ik ben de kracht die het ‘bakje-in-bakje-uit’ denken levend houd en het liefst daar ook de statistieken op maakt.
- Hoeveel telefoontjes heeft u afgehandeld (dat ze later weer terug moeten bellen is toch niet uw zaak!)?
- Hoeveel klanten heeft u (verder) geholpen aan de balie (dat u met hen met een veelbelovend kluitje in het riet heeft gestuurd is toch geen probleem?).
Ik ben het bestaansrecht van de klachten-afhandelingsafdeling. Ik krijg vaak een prachtige titel mee: ’serviceafdeling’.
Ik mag graag zorgen voor rommelige en onoverzichtelijke werkplekken waar dingen makkelijk mis gaan. Ik heb een hekel aan opgeruimde ruimtes met visuele hulpmiddelen voor de logica van processen.”
Klein experiment
Herstellen gaat over zaken twee maal doen als het ook in één keer had gekund. Probeer eens op te letten hoe vaak je de backspace of delete toets gebruikt op je PC of Mac. Iedere keer dat dit gebeurt is er sprake van herwerk en dus van de verspilling herstellen. Goed (blind) kunnen typen is dan ook een gouden competentie als je veel schrijft (die ik mij overigens ook nog steeds beter aan het eigen maken ben).
Laden...
Een simpel idee.
Lezers van Ad’s Blog zijn (uiteraard) Inbox Zero Hero’s. Inbox Zero werkt beter als meer mensen het gebruiken.
- Het idee: zet ergens in jouw e-mail-handtekening ‘Inbox Zero Hero’,
- waardoor sommige van jouw e-mailcontacten getriggerd raken en op zoek gaan naar wat dat betekent,
- en misschien, heel misschien hun e-mail-routine veranderen naar Inbox Zero,
- waarmee jouw werk (en de wereld) een heel klein beetje beter wordt.
Doe je mee? (en je kunt er eventueel zelfs nog een link aan plakken zoals hieronder)
[Ben je zoek naar info over workshops of trainingen kijk dan hier.]
Groet,
[vanuit een warm Palm Coast | Florida]
Ad van der Hulst | 06 224 559 02
Inbox Zero Hero
PS: Zet ‘Ik doe mee’ in het reactieveld onder deze blog.
Laden...
De goedkope frase is dat timemanagement niet bestaat omdat iedereen nu eenmaal evenveel tijd heeft en tijd altijd alleen beleefd kan worden tussen toen en ooit in. De beste time-manager heeft er met al zijn kunsten nog nooit een seconde bij versierd!
Daar is niets tegenin te brengen.
Je agenda is evengoed een heel belangrijk dashboard waar het gaat om tijd. In je agenda beheer je de planning van je tijd, de verdeling van je aandacht en het optimaal gebruiken van je energie.
De reuzen van deze manieren van kijken naar agenda verdienen het om af en toe ook hier de credits te krijgen.
Voor het formuleren van doelen moet je zijn bij David David Allen & Stephen Covey; het werken met voorgedefinieerde en daarmee delegeerbare acties leer je van Tim Ferris; het leren werken met energie als bepalende parameter leer je van Tony Schwartz.
Alle drie eindigen zij hun methodiek met reflectie en review. En dat is niet voor niets!
Want uiteindelijk komt alles toch neer op een moment stilstaan in het heden, om iets te bepalen in de toekomst, op basis van wel of niet welgevallige ervaringen in het verleden.
Heb je hier nog nooit iets mee gedaan? Begin dan met de Daily Shutdown. Kost je 6 minuten per dag en levert je heel veel meer op.
Laden...
“Toen Tijl Uilenspiegel met zijn knapzak te voet naar de volgende stad trok, werd hij door een snel rijdende koets ingehaald.
De koetsier, die erg veel haast scheen te hebben riep: ‘Hoe ver is het tot de volgende stad?’ ‘Als u langzaam rijdt een half uur, als u snel rijdt twee uur, meneer!’ antwoordde Tijl Uilenspiegel.
‘Dwaas! schold de koetsier. Hij greep zijn zweep en zette de paarden nog eens extra aan waardoor de koets met hoge snelheid verder reed.
Tijl Uilenspiegel vervolgde zijn weg. Er zaten veel gaten en kuilen in het wegdek. Een uur later trof hij een koets aan die blijkbaar met schade in een greppel langs de weg lag.
De koetsier was vloekend en tierend bezig de gebroken as te repareren. De koetsier keek Tijl Uilenspiegel verwijtend aan waarop deze slechts opmerkte: ‘Ik zei u toch: als u langzaam rijdt een half uur…’
Anekdote overgenomen uit Een volle agenda maar nooit druk |Benedictijns Timemanagement van Denise Hulst
De moraal: Haast u langzaam. Te snel zorgt ervoor dat mensen en dingen breken.
Laden...
Pas was ik weer terug in een bedrijf waar ik trainingen Personal Lean heb gegeven. Toen ik over een afdeling met engineers liep riep een van hen ‘Einde Werkdag’. Het was half tien in de ochtend. Ik vond het grappig en een compliment. Waarom?
Dat zit zo.
In de Training Timemanagement | Personal Lean zit een blok met o.a. de dagreview. De dagreview is een serie van zes kleine stappen van ieder ongeveer een minuut. Die routine is bedoeld voor het moment dat je de overgang wilt maken van werk naar niet werk. En de laatste stap is ‘Einde Werkdag!’ uitspreken als signaal voor je brein dat het kan gaan archiveren.
De engineer liet me weten dat de boodschap was aangekomen en dat hij aan het experimenteren was met deze routine. Beter voor hem, beter voor zijn familie en uiteraard ook beter voor het bedrijf omdat er weer een werknemer meer is die realistisch zelf stuurt.
Vier keer per jaar doe ik deze training via open inschrijving. Kijk hier voor de info en de knop om je aan te melden.
Laden...
Rob en ik gaven een parallelle training bij een groot ROC. Onderwerp: Inbox Zero voor docenten die nooit hebben leren e-mailen, leidende tot de verzuchting bij de start ‘Ik heb helemaal geen methode, ik doe maar wat.’
Er was een senior docent die achteraf helemaal lyrisch was omdat ze ‘Pile not File’ had gesnapt en nu van een berg corvee afwas.
Dat zit zo: ze had door haar senioriteit een rol in veel verschillende leergangen en projecten. Omdat ze nooit heeft leren zoeken maar wel alles terug moest kunnen vinden had zij zich de gewoonte aangewend om iedere e-mail op te bergen in een zeer sophisticated kabinet van mapjes. Werkelijk bijzonder consistent en logisch.
Maar wel verschrikkelijk veel werk (dus serieuze verspilling van intelligentie, tijd en energie).
Ik heb haar met een paar wijzigingen in haar instellingen en met een paar door haar uitgevoerde kleine experimenten kunnen overtuigen dat opbergen in mapjes in e-mail iets is van de vorige eeuw. Mapjes zijn uit. Doen we niet meer. We gebruiken de briljante zoekfunctie op een slimme manier en vinden alles.
Scheelt haar een half uur per dag minimaal (haar woorden). Dus honderdvijfentwintig uur per jaar (mijn rekensom).
Het lijkt maar een klein tuttelverbetering toch levert die drie volle werkweken per jaar op waarin je leukere of zinvollere dingen kunt doen.
Wil je zelf ook dit soort inzichten, ontdekkingen of experimenten doen? Kom dan naar de Training Timemanagement | Personal Lean.
Laden...
Mijn scheerapparaat heeft het definitief opgegeven. Dat gaf mij een reden om nog eens heel goed na te denken over deze gewoonte.
- Niet scheren is geen optie.
- Nieuw apparaat ook niet omdat ik nooit iets zal kunnen vinden dat op kan tegen mijn 25 jaar oude apparaat. Ik heb al eens een nieuwe gekocht en die weer weggedaan en de oude gerepareerd.
- Iedere dag naar een barber gaat niet lukken in Barendrecht.
Inmiddels heb ik een paar dingen getest en ben ik er wel uit. Terug naar de simpelste manier van natscheren.
Warm water, kokosolie (geen geklungel met bakjes schuim) en een houder met enkel los scheermesje (dus niet die lelijke plastic wegwerpdingen). Simpel, ambachtelijk, duurzaam, lichtgewicht en fun. Kortom een echte verbeterde gewoonte.
Een van de ‘rules voor life’ is: ‘vergelijk jezelf met wie jij gisteren was en niet met iemand anders’.
Iedere klein voornemen dat leidt tot een kleine verbetering is een super investering in de rest van je leven. Nu iets gemakkelijker, beter, sneller of goedkoper doen betekent een voordeel hebben voor alle dagen die nog komen.
Het zijn geen grote dramatische thema’s, je wordt er ook helemaal geen held van. Ze helpen je wel om je werk en je leven ‘waarde’-voller te maken.
Weg met corvee en weg met verspillingen. Ook op je werk zijn er zat zaken die je heel veel geven als je ze een klein beetje weet te verbeteren.
E-mailvaardigheden, je dag en week plannen, vergader/voorzitterskills, prioriteren (dus ‘nee’ zeggen wanneer het ‘nee’ moet zijn), overzicht organiseren, slim samenwerken en uiteraard een steeds betere dag en weekreview voor jezelf in-trainen.
Ik daag je uit: wil jij op een of meer van deze basis ambachtszaken echt stappen maken? Kom naar de Training Timemanagement | Personal Lean.
In één dag krijg je een vlootschouw van al deze onderwerpen. Met tientallen vuistregels, honderden tip en trucs om deze beweging aan de gang te krijgen. Je maakt je eigen 90 dagen plan en gedurende die 90 dagen krijg je ondersteuning van mij wanneer je dat wilt.
Die dag is een bewezen hele goede start van een eindeloze reis met kleine stapjes die opgeteld hele grote veranderingen brengen. En ik kan even een moment je gids zijn.
Laden...
Het primaire proces is het proces waar klanten voor betalen. De rest van de activiteiten is niet primair en daarmee direct kandidaat voor niet-doen, terugbrengen tot het realistisch minimum of automatiseren.
In dat primaire proces zijn er drie zaken van belang:
- De verwachtingen
- Het proces
- De tevredenheid
Alles start met de verwachtingen van de klant en dus met helderheid vanuit ons als leverancier (bij de slager kun je nu eenmaal geen brood kopen).
Het proces is de drager van de weg van verwachtingen naar tevredenheid. Het is de taak van team en leidinggevende om de beste, eenvoudigste en veiligste manier te zoeken om iets te doen, dat vervolgens vast te leggen om daarna in een eindeloze reis dat proces nog beter, eenvoudiger en veiliger te maken (omdat klant, wereld en techniek nu eenmaal steeds in beweging zijn).
De tevredenheid maakt van de klant een eerlijke reclame-maker voor onze dienst of product.
Zo simpel als het lijkt, zo moeilijk is het in de alledaagse rommeligheid om je blik op het primaire proces in de ontwikkelstand te houden.
Laden...
Om allerlei redenen kan het belangrijk zijn om te weten wanneer een bepaald bestand of map gemaakt is. Het lijkt een klein ieniemienie-dingetje maar kan toch wel heel handig zijn.
In mappen en bestandenland zijn er twee globale typen gebruikers: jagers en boeren. Jagers werken met zo min mogelijk structuur en vertrouwen op de handigheidjes en de zoekfunctie van hun systeem. Boeren ontwerpen een structuur met geneste folders en kunnen op die manier de zaken eenvoudig terugvinden die ze nodig hebben.
Bij beide types is er het besef dat standaardisatie heel handig is omdat dit een heleboel beslissingen scheelt. Een keer nadenken en daarna zo blijven doen tot je een beter idee krijgt is nu eenmaal een ijzeren strategie.
Een van de standaardisaties is een datum aan het begin van bestandsnaam of mapnaam zetten.
Datumstempels (timestamps) krijgen hun betekenis voor de volgende zaken:
- Visuele standaardisatie
- Duidelijkheid over de laatste versie
- Terugvinden met behulp van jaar, maand of dagnummer
- Volgorde afdwingen
- en vast nog voor een heleboel andere zaken.
Welke vorm gebruiken (ISO 8601)?
Het is vandaag 7 april 2019 en deze datum leidt tot de twee meest gebruikelijke datumstempels:
eventueel nog in een streepjesloze variant
Het voordeel van ‘jaar-maand-dag’ is uiteraard dat de bestanden of mappen op de goede volgorde komen te staan.
Metadata gebruiken
In de Verkenner (Windows) of de Finder (Mac) kun je een kolom aanzetten met de ‘startdatum’ van het document of map. Theoretisch is dat ook een manier om alles te organiseren. In de praktijk blijkt dat niet handig te zijn omdat we de datum zelf willen kunnen bepalen.
Automatiseren van het maken van de datumstempel
Er is geen manier in Windows zelf om een datumstempel te genereren. Er zijn wel textexpander programma’s die dat voor je doen. De meest bekende zijn Textexpander, Phrase Express, Fingertips en AutoHotkey. En tegelijk is het zelf typen nu ook niet zo’n klus.
Wie gebruikt datumstempels? Ook voor mappen?
Laden...
Origami en Makigami (Japanse woorden) hebben allebei iets te maken met papier.
Ori-gami is het vouwen van de meest mooie miniaturen met dun rijstpapier. Maki-gami is een lean-tool die gebruik maakt van een rol papier om processen te tekenen.
Kortom ‘gami’ betekent papier en dat is een bijzonder mooi woord.
Over Makigami is veel te zeggen. En zo veel dat het niet past in deze blog. Daarom als uitzondering vandaag een link naar een webpagina waar ik een lang stuk met afbeeldingen hebben gemaakt over deze techniek om processen in kaart te brengen in de administratieve, informatie en service hoek.
Hier kun je meer lezen over Makigami.
Laden...
Onze organisaties zitten zo in elkaar dat zij twee tegenstrijdige berichten uitzenden. Dat botst vooral in de kantoortuin.
De eerste gaat over de hele dag gefocust waardetoevoegend werk verzetten. De tweede gaat over de hele dag bereikbaar zijn voor iedereen.
Dat gaat niet!
Toch moet dit dilemma worden opgelost als je af en toe nog eens toe wil komen aan diep werk.
Een deel van het probleem is dat het in een kantoortuin niet zo vanzelfsprekend duidelijk is of je bezig bent met diep werk of dat je oppervlakkig werk aan het doen bent waarin je best wel even gestoord kan worden.
Voor dit deel van het dilemma bestaat een oplossing op de basisschool in de vorm van een ‘gedragscodekubus’.
[Het bijzondere is dat ze daar blijkbaar hetzelfde probleem ook kennen en aan het zoeken zijn naar oplossingen.]
Gedragscodekubus
Een ding in de vorm van een dobbelsteen.
- Een rode stip betekent: niet storen ajb
- Een groene stip betekent: je mag me iets vragen
- Een oranje stip betekent: ik werk samen
- Een vraagteken betekent: ik wil jou iets vragen
Het zou een goed idee zijn om iets dergelijks in te zetten waar je met elkaar een stukje op wil schuiven in de richting van Lean Office. Een simpel eenduidig visueel signaal op de hoek van je bureau.
- Rood: niet storen.
- Groen: je mag me storen.
En ik vrees dat er ook nog wel een snufje leiderschap nodig is om er voor te zorgen dat het echt gaat werken.
Laden...
