Wie ooit wel eens heeft nagedacht over een goede methodiek voor e-mail-verwerking of het boek Getting Things Done heeft gelezen en deze manier van denken toepast op e-mail komt uit op de volgende vijf fasen:
Verzamelen -> Beslissen ->Organiseren ->Kiezen ->Doen!
Verzamelen
Deze fase gaat vanzelf. Je hoeft er niets aan te doen. Iedereen die in de loop der jaren jouw e-mailadres heeft gekregen kan je e-mailen en die communicatieverzoeken komen zomaar vanzelf in jouw Postvak In.
Beslissen
Hier komt Inbox Zero om te hoek kijken. Je zorgt ervoor (net als bij de brievenbus thuis) dat je minimaal eenmaal per dag alles hebt bekeken wat er nieuw is binnengekomen. Eenmaal bekeken gaat de betreffende e-mail onherroepelijk uit Postvak In naar een van de andere mandjes.
Organiseren
Er zijn maar een paar mandjes noodzakelijk (‘need to have’).
Categorie ‘ik moet iets doen‘ gaat in ‘actie mail‘. Let op! Klusjes die in minder dan twee minuten kunnen gelijk doen en klussen die langer dan een half uur gaan kosten in je agenda zetten.
Categorie ‘iemand anders moet iets doen‘ gaat in ‘wachten op‘.
Categorie ‘wil ik terug kunnen vinden’ gaat in ‘archief‘. Andere mandjes zijn allemaal ‘nice to have’ en niet noodzakelijk.
Kiezen
Nadat alles is opgeborgen op de plek die past bij de betreffende betekenis voor jou staat je werk in ‘actie mail‘. Kies wat past bij je energie, je tijd en je gevoel voor waarde.
Doen
En dan uiteraard ook nog echt iets doen. Want zonder dat verandert er niets in de wereld.
Laden...
Twee vragen zijn bepalend voor het verhelderen van onduidelijke dingen; verder brengen van projecten; synergetisch maken van vergaderingen en opbouwen van een persoonlijk dashboard.
1. Wat is de gewenste uitkomst?
- Printer is gerepareerd
- Training is voorbereid
- Marketing manager is in dienst
- Office 365 is geïnstalleerd op alle pc’s
- etc. etc.
Je beschrijft hier wat er in de wereld is veranderd als de ‘klus’ (vaak multistap) is geklaard. Je kunt de uitkomst niet doen dus je hebt acties nodig en daar komt WW WAF om de hoek kijken.
2. WW WAF (Wie doet wat en wanneer is het af )
Hier zoeken we naar de eerst-mogelijke actie om de reis naar de gewenste uitkomst aan de praat te krijgen.
Dus voor de bovenstaande voorbeelden :
- Garantiebewijs van de printer zoeken (Johan | donderdag)
- Outline van de training uitwerken (Anne | 1 december)
- Functieprofiel updaten ( Kirsten | morgen)
- Overzicht kosten van 365 in beeld brengen (Frans | 1 januari)
- etc.etc.
In de minimaal wekelijkse review van de projecten/uitkomsten/resultaten bepalen we weer de volgende eerst-volgende actie met zijn WW WAF. Net zo lang tot we een vinkje kunnen zetten voor het item (Printer is gerepareerd: tadaa!)
Simpel? Wel als je helder denkt. Eerst over de toekomst – wat ís je gewenste uitkomst. En dan gelijk over het nu – wat is de eerst volgende actie – wie gaat het doen – en wanneer is het af.
Kortom: met het eind voor ogen de eerste stap zetten, is een zekere weg naar een mooie toekomst.
Laden...
Wel eens geprobeerd om iets af te stemmen per e-mail – bijvoorbeeld een datum? Wel eens in een – zullen we dit? – of zullen we dat? – onderhandeling verzeild geraakt per Whatsapp?
Dan had je ongetwijfeld net als ik een lichte ergernis over de mist waarin je terecht komt. Het gaat traag en je bent er zomaar een paar keer druk mee. Het is net niet duidelijk genoeg om verder te kunnen dus moet je weer een stapje terug etc. etc.
En dan zijn er nog de Slack; Teams; Asana’s; Monday’s van deze wereld met chatfuncties waarin je ook afstemmend en onderhandelend uitstekend kunt verdwalen.
Op die momenten is de beller stukken sneller.
- Bellen is een redelijk complete vorm van communicatie.
- Bellen is een synchrone vorm van communicatie.
- Bellen speelt zich af in het hier en nu en haalt je uit het multitasken
Gebruik a-synchrone communicatie (zoals e-mailen en chat/appen) als het kan, omdat het zorgt dat er rust in de tent is. Maar waar het gaat over afstemmen en onderhandelen is de beller sneller – achteraf vastleggen is een stuk eenvoudiger dan heen-en-weren óver het verhaal.
En uiteraard is er ook hier weer een tenzij (b.v. bij juridische kwesties, zaken die geen haast hebben maar vooral heel zorgvuldig moeten, zaken waar meerdere mensen bij betrokken zijn ….).
En dan is er nog 112 …
Laden...
Ik leerde van een wijs mens dat er altijd maar 1 prioriteit is (!) en daarmee het meervoud van prioriteit een overbodig woord is geworden.
Dat is een mooie en schone gedachte als je alles abstract of laag resolutie houdt. Zoom je in op het leven van alle dag dan wordt het iets taaier.
In de snelle werkelijkheid van alle dag betekent het dat het prio 1 idee alleen werkt, als je op ieder besluitmoment moment een realistisch overzicht hebt van al je actie-opties.
En dat ook nog buiten je hoofd,
up-to-date gehouden door dag- en weekreview,
met niet zo veel actie-opties dat je uit de vaart van het beslissen raakt.
Daarnaast is het handig – zo niet noodzakelijk – dat je vaardig bent met het verschil tussen dringend en belangrijk, pareto (de 80/20 regel) kunt inzetten en je triage-skills hebt ontwikkeld.
Kortom er is wel een beetje ambacht voor nodig om dat allemaal praktisch aan de praat te houden.
Het goede nieuws is dat je vandaag kunt beginnen met de Daily Shutdown en met deze kleine 6 minuten routine kunt gaan oefenen om per dag overzicht te krijgen als basis voor prio 1. Het is niet moeilijk. Je moet het alleen wel doen.
Laden...
Leidend principe: Vitaal blijf je als je voor 51 % zorgt voor je zelf en 49 % dienstbaar bent aan een betekenisvolle zaak waar de wereld beter van wordt.
Wanneer je meer dan 49 % weggeeft word je op den duur een bedelaar (moeten anderen voor jou gaan zorgen).
Voorbeeld onderwijs
Een docent begeleidt jonge mensen in voor hen onbekend gebied, hij is de gids die helpt deze onbekende gebieden te ontdekken en er iets mee te doen, er iets van te leren, of er iets van te vinden – een goede docent ontsteekt ten slotte vuren en vult geen vakken – zo leerde Lievegoed mij.
Dat betekent zowel voor de docent als voor de student:
De moed hebben om met één been in de chaos te staan met tegelijk het andere been stevig been in de orde. Een beetje chaos, avontuur en stretchen is gezond en houd je vitaal. Vitaliteit die aanstekelijk werkt.
Te veel bezig zijn met zaken waar je (nog) niet goed in bent, (nog) niet begrijpt, waar je (nog) geen betekenis aan kunt geven en (nog) niet ziet hoe je er iets aan kunt veranderen, is dodelijk voor de vitaliteit en leidt tot een beleven van werkdruk en stress – die besmettelijk zijn.
Lesgeven is een ambacht. Een goede docent wordt daar blij van en blijft er vitaal bij ondanks de werkdruk en stress die daar een onlosmakelijk deel van is.
Maar puur lesgeven is nog iets heel anders dan bezig zijn met het ‘corvee’ (‘het is rot maar het mot’) dat hoort bij dit mooie vak. In dat corvee zit naar mijn waarneming de grootste bron van stress en werkdruk.
Voorbeelden van dit corvee:
- e-mail
- agendaplanning (inclusief voor- en na-bereiden van lessen),
- vastlegging in administratieve systemen zoals Magister,
- en vergaderen
Docenten hebben niet geleerd voor deze zaken en er meestal ook zelf nooit de tijd voor genomen om er goed passende gewoontes voor te ontwikkelen.
Wat kun je zelf doen als docent of faciliteren als schoolorganisatie?
Voorbeeld Outlook Inbox Zero
Outlook is gereedschap voor communicatie.
Communicatie moet stromen.
Iedere dag moet het Postvak In worden geleegd anders word je de bottleneck van je omgeving (en dat wil je niet).
Dus een goede strategie zou zijn:
- Leer je Outlook-gereedschap kennen (zoals de timmerman zijn hamer kent).
- Weet wat er mee wilt doen.
- Maak de simpelst mogelijke workflow voor jouw doel en passend bij jouw werkstijl.
- Breng de opties van Outlook terug tot precies dat wat jij nodig hebt.
- Stop met het gebruik van mappen maar gebruik de briljante zoekfunctie.
- Versnel het geheel door gebruik te maken van vier (4!) sneltoetsen.
Voordelen:
- Je hebt iets geleerd (dat vitaliseert)
- Je hebt iets elegant ingericht dat jou dient (geeft pret want je hebt je ambacht verrijkt)
- Het kost je minder tijd, aandacht en frustratie (helpt voor de werkdruk)
En hoera! – hiermee is e-mailen opgenomen in de 51% zelfzorg (in mijn terminologie ‘personal lean’).
Meer info over Inbox Zero.
Een vergelijkbare exercitie kun je ook doen met de andere corvee-bronnen. Wanneer je daar een klein gedeelte van je tijd en energie aan besteedt, kun je heel veel rendement halen. Iedere dag een klein beetje beter leidt al snel tot veel beter vanwege de samengestelde interest.
En de niet geringe bijvangst is deze: De student leert het meest van de docent die zelf in ontwikkeling is. Het enthousiasme voor nieuwe vergezichten, mogelijkheden, verantwoordelijkheden en betekenis is voeding voor het leren.
Dus samengevat:
Vitaliteit werkt aanstekelijk.
Werkdruk is besmettelijk.
Laten we kiezen voor vitaliteit door het ambacht uit te breiden tot het domein van het corvee en het daarmee op te nemen in de 51 %.
Wil je een keer over sparren over vitaliteit en werkdruk in jouw branche, een presentatie, workshop of training over organiseren? Laat het me weten via contact en ik zoek je op.
Laden...
Vandaag maak ik (onbetaalde) reclame voor Leanforms omdat ik in de afgelopen jaren gezien heb dat Leanforms een mooie oplossing is voor ‘niet meer klein’ en ‘nog niet groot’ afdelingen en bedrijven.
Veel niet meer zo kleine organisaties en afdelingen worden compleet beheerd met Excel. Dat kan, maar bergt het risico in zich dat dezelfde data op verschillende plekken staat, formules breken doordat ‘ondeskundigen’ gebruik maken van de onbeveiligde rekenregels en overzichten te persoonlijk worden en daarmee risico’s opduiken.
Veel grote organisaties hebben ooit gekozen voor SAP of een andere vorm van ERP als overkoepelende systematiek om alle processen en data in samenhang te beheren. Ook daar zit een schaduw kant aan. Je hebt vrijwel nooit het overzicht dat voor jouw handig zou zijn en kan dat pas krijgen na onwaarschijnlijk duur maatwerk (binnen SAP of met Power BI).
Simpel gezegd komt het erop neer dat je in Leanforms webformulieren maakt waarmee je op je afdeling of in je organisatie op gestandaardiseerde wijze informatie kan verzamelen, processen kunt beheren en medewerkers kan informeren.
Iedereen die logisch kan denken, kan formulieren bouwen. De data kan opgeteld worden weergegeven als managementinformatie. Je kunt een ingebouwd piepsysteem opbouwen voor kwaliteits- en risicobeheer.
Kortom je hebt geen IT-kennis nodig, hebt geen jarenlang implementatietraject en krijgt toch precies wat je hebben wilt. Perfect voor ‘niet meer klein’ en ‘nog niet te groot’.
- Wie meer info over Leanforms wil kijkt hier.
- Wie een demo wil kijkt hier.
Leanforms is dé oplossing als je leandenker bent en iets moet met administratieve workflows – en ja – uiteraard is het veilig – werkt ook op tablet en smartphone – niet te duur – bestaat al een poos – wordt in allerlei branches gebruikt – is te koppelen etc. etc.
Laden...
Het idee om een A3 formaat te gebruiken komt van Toyota. Je dwingt jezelf met deze manier van werken om projecten gecomprimeerd weer te geven. Voorwaarde is dat je het A3 permanent tot onderwerp van reflectie houdt en dus ook steeds aanpast.
Het A3 idee is overgenomen door een aantal consultancy bureau’s (waaronder de consultancy tak van TNO) die er een methodiek van hebben gemaakt ter vervanging van grote papieren jaarplannen. Dus alle ambities komen samen op één A3. De A3 van de top is de master A3 waar de rest van de A3’s (afdelingen) is afgeleid.
Aan het A3 jaarplan komen SMART-geformuleerde resultaatslijsten en het idee is dat je daar de rest van het jaar op kunt sturen.
Nee dus! Werkt niet.
Drie grote bezwaren.
- Eenmaal per jaar nadenken over richting en doelen en vervolgens vastzetten (boekhouddenken) kan niet meer in deze wereld.
- Smart is niet Smart.
- Omdat de tijdspanne te lang is gaan we op input sturen in plaats van op klantwaarde (‘hoeveel van iets doe jij dit jaar?).
Daarmee wordt het A3 een verplichte en ‘zonde-van-de-tijd’ exercitie die als een laag boven op werkelijkheid van alledag komt te liggen – en komt als vanzelf in de categorie corvee en dus Business Non Value Adding (BNVA).
Remedie: organiseer een ruimte waar alle A3’s hangen en doe daar je MT-bijeenkomsten. Staat er een bepaald onderwerp op de agenda, ga staan bij het betreffende A3 en neem het als referentie en pas het aan als dat nodig is. Praat je nooit over de onderwerpen van de A3? Dan is dat ook duidelijk.
Wil je terug naar de bron van A3 denken. Lees dan dit boek.
Laden...
Dat was het leukste telefoontje van deze week: ‘Spreek ik met de Chef Mappenstructuur?’. En ja natuurlijk ben ik Chef Mappenstructuur.
Hoewel ogenschijnlijk een doodsaai onderwerp – vol van corvee en ellende – vind ik het altijd heel interessant om zo’n chaos om te toveren naar een mooi elegant overzicht inclusief vuistregels voor het gebruik + een routine om de boel te onderhouden.
Ik heb er al vaker over geschreven:
Over de hoofdstructuur logica
Over bestandsnamen
Mappenstructuur en 5S
Over de 9 vuistregels voor terugvinden van bestanden
Wil je ook een keer een sessie om van jouw rommelige XYZ-schijf iets moois te maken? Bel me dan op 0180 85 11 55 en vraag naar de Chef Mappenstructuur.
Laden...
Een van de deelnemers van de Training Timemanagement | Personal Lean van vorige week vroeg me of ik de leidende principes die ik daar gebruik ergens heb gepubliceerd. Dat is een goede vraag en het antwoord was toen nog dat ik die niet op rij had staan.
Maar nu wel.
Hierna de zeven leidende principes die hoog over de richting bepalen van de zoektocht naar ‘direct toepasbare productiviteit in klare taal voor drukke mensen’.
1. Inbox Zero
Email is communicatie. Communicatie moet stromen. Dus iedere dag is je Postvak In leeg
2. Agenda
Alleen in het NU kun je iets doen. Dus zorg dat je bent waar je bent en doet wat je doet.
3. Vergaderen
Alles draait om synergie. Maak van iedere vergadering een synergetische werkbijeenkomst.
4. Prioriteiten
Er is altijd maar één prioriteit
5. Dashboard
Bouw een betrouwbaar systeem buiten je hoofd voor overzicht, focus en grip – je hoofd is geen kantoor.
6. Slim samenwerken
Doe wat je zegt en zeg wat je doet.
7. Review
Verzilver je lesgeld – ‘vergelijk jezelf met wie je gister was en niet met iemand anders vandaag’.
Dat zijn ze!
Laden...
Overproductie is één van de 7 verspillingen – en ook nog eens een die andere verspillingen oproept.
Bij verspillingen wordt bijzonder vaak als eerst gedacht aan over-productie. Meer maken dan er vraag is. Als kind van het Westland zie ik de stapels op de veiling doorgedraaide tomaten en komkommers nog voor me. Te veel geteeld en daardoor gewoon wegrottend achter of aan de zijkant van een kas.
Overproductie is de start van een aantal andere verspillingen. Als je iets te veel maakt dan moet je het ergens opslaan (verspilling opslag) en vervolgens moet je het daarnaar toe brengen (leidend tot de verspilling transport). Vervolgens ligt je voorraad te wachten totdat het mogelijk ooit nog eens van pas komt (de verspilling wachten).
Kortom in lean thinking wordt overproductie beschouwt als de ergste verspilling die er is.
Er is daarnaast ook nog een andere kant. Onder-produceren leidt ook tot verspilling. Als je minder doet dan gewenst door de klant dan laat je kansen en dus toegevoegde waarde, respectievelijk winst liggen. Als dit onderproduceren voortkomt uit een slechte eigen logistiek, veel herstelwerk of veel zoeken naar spullen dan zijn bij onderproductie de andere drie verspillingen aan de orde.
Het is dus van groot belang over- en onderproductie goed te leren waarnemen. Vanuit een zuiver economisch perspectief zijn over- en onderproductie in balans als de klantvraag de productie bepaalt en deze productie in flow verloopt. Deze logica wordt pull-strategie genoemd en komt in plaats van de huidig gebruikelijke push-strategie (maken en daarna ervoor zorgen dat het verkocht wordt).
Als ik mij inleef in deze verspilling kom ik op de volgende drive:
“Zo veel, vaak en snel als het kan’ is mijn strategie. Als ik machines en mensen veel zie doen, hard zie werken dan ben ik blij. Ik zie graag stapels en voorraden ontstaan, zij zijn de bewijzen van mijn inspanning en gelijk. Ik werk niet voor een ’speciale klant’ maar voor iedereen op deze planeet. Alles wat kan en mogelijk is, wil ik ook gedaan hebben. Steeds mooier, preciezer en vollediger. Klaar ben ik dus nooit. Mijn werk komt niet af. Ik heb haast en maak als het even kan zo veel mogelijk rondes door een proces heen. Ik ben bang voor kapotte spullen en machines omdat zij ervoor kunnen zorgen dat apparaten, machines en mensen niet meer verder kunnen. Ik ben bang voor een tekort aan grondstoffen en bang dat ze er niet op tijd zijn.
Ik ben bang dat mijn werkers uitvallen, weggaan of ziek worden en ik niet meer voldoende kan doen. Mij stelt het pas gerust als ik grote voorraden heb want dan is er op geen enkel moment een tekort.”
Leren Zien
Overproductie wordt zichtbaar bij de afvalstromen van een organisatie. Bij de papierbakken zie je al het te veel gemaakte print en kopieën, bij de werkplaatsen alle ‘scrap’, bij de kantine het overgeproduceerde voedsel enz. Onderproductie wordt zichtbaar in gestress, leidend tot fouten en bijna-ongelukken.
Kanban
Kanban is een kaartje of een ander visueel systeem dat er voor zorgt dat er precies dat wordt geproduceerd wat nodig is voor de volgend stap in het proces. Je verzorgt als het ware de tussenvoorraad voor de volgende stap. In de meest simpele vorm is Kanban te vinden bij McDonalds. Je vraagt een BigMac. Van de drie die er altijd onder de lamp op voorraad zijn krijg jij er een. Aan de andere kant van de tussenvoorraadkast komt een melding: BigMac bij maken. En de tussenvoorraad wordt weer aangevuld. Overigens is de McDonalds verder kampioen overproductie waar het gaat om afval.
Een ander voorbeeld voor thuiswerken kun je hier vinden.
TOC
Zoek de bottleneck in het proces en vlak ervoor zul je overproductie aantreffen. Omgekeerd is het ook geldig. Kijk naar de processtap achter de voorraad die ontstaan is, en je zult een bottleneck vinden. Er is een duidelijke theorie over overproductie, voorraden en processen die als naam TOC heeft. TOC is de afkorting van Theory Of Constraints en komt uit een in romanvorm beschreven managementboek met als titel “Het Doel” van Eliath Goldratt. Het verhaal gaat over de zwakste schakel in het proces en hoe je daar het beste mee om kunt gaan.
Eind van het proces
Kijk naar het eind van je proces en de voorraden die daar ontstaan en je ziet de overproductie tevoorschijn komen. Er is wel product maar (nog) geen klant. In administratieve omgevingen zijn dat de formulieren die wachten op de invullers. Bij uitgevers zijn dat de stapels boeken die wachten op klanten. Bij de oliebollenkraam zijn dat de inmiddels koud geworden oliebollen en appelflappen (terwijl de meeste mensen liever warme hebben).
Klein Experiment
In het huishouden is overproductie ook heel gebruikelijk. Let eens een week op de hoeveelheid eten die wel wordt bereid maar niet wordt opgegeten. Let eens op de thee en koffie die te veel gezet koud in de gootsteen verdwijnt. Wanneer je vervolgens probeert minder te koken of voor te bereiden kun je onderproductie tegenkomen. Zo precies mogelijke hoeveelheden koken en koffie en thee zetten is nog niet eens zo eenvoudig. Vandaar dat het in een complex systeem als een organisatie de intelligentie en creativiteit vergt van iedere medewerker, wil je stappen maken op dit terrein.
Laden...
De start van elke serieuze ontwikkelings- en dus ook productiveits-reis is dezelfde. Niet nieuw. Niet erg sexy. Wel heel onverbiddelijk en tegelijk bijzonder praktisch bruikbaar in het leven van alledag.
Twee grote denkers hebben het voor ons in woorden gevangen.
‘Vergelijk jezelf met je wie je gisteren was, niet met iemand anders vandaag.’ – Jordan Peterson
‘And to measure yourself against no one but yourself. Raise your standards as often as you can, but not because someone else you chose out of the lineup of success is somehow ahead of you.’ – Seth Godin
Heb een goede week.
Laden...
Meer, meer, meer. Maximalisatie is bijna altijd een gevaarlijke en niet duurzame strategie.
Maximalisatie leidt tot sneller en groter. Sneller en groter zijn een geheid recept voor krakende of brekende processen, spullen & mensen.
Misschien is er een betere weg:
- Effectiviteit eerst. Een duidelijk doel hebben, je er aan houden en al je mini-besluiten en acties erop afstemmen.
- Efficiënt als tweede. Als je eenmaal weet wat je wilt (in de richting van je doel) en je moet het in variaties vaker doen, stop er tijd, intelligentie, aandacht en geld in om het gemakkelijker en slimmer te doen.
- Optimaal. Nu is het tijd voor de juiste balans. Zo snel dat het nog te beheersen is, zo vaak dat het niet breekt.
En als het helemaal, helemaal te standaardiseren is, en je weet heel zeker dat er genoeg klanten op jouw toegevoegde waarde wachten, en je blijft aan de goede kant van de lijn, dan kun je misschien, heel misschien wel zinnig maximaliseren.
Maximalisatie blijft wel bijna altijd een gevaarlijke en niet duurzame strategie.
Laden...
Boodschap voor de voorzitter: Beeldvorming is de eerste fase in het proces (oordeel en besluit volgen daarna). Beeldvorming wordt vaak zacht ingezet als de optelsom van meningen. Daarmee kom je nergens.
Neem beeldvorming als een onderzoek en doe dat in drie richtingen:
Terug in de tijd: Intellectuele openheid en moed.
Verzamel en accepteer de feiten (ook al zijn ze bijzonder onaangenaam).
Vooruit in de tijd: Kansen zien en omarmen.
Blijf toekomstgericht en word creatief in de richting van je ‘wild success’.
Realistisch in het nu: Financieel en menselijk inzicht.
Laat de huidige (en misschien vermeende) beperkingen of mogelijkheden van geld en mensen direct aan tafel zitten omdat het je anders in de weg zit verderop in het proces.
Een goed beeld is een bouwsteen voor synergie. Beeldvorming is hard werken.
Laden...
